Projektmanagement. Prof. Dr. Holger Günther.

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1 Projektmanagement Prof. Dr. Holger Günther mindfact Prof. Dr. interaktive Holger Günther medien ag Projektmanagement Seite 1 Agenda Projektmanagement Block 1 - Organisation Organisation des Projektes in der Unternehmenshierarchie des Kunden Projektgründung Exkurs Methoden/Techniken: Zielfindung, Informationsgewinnung Block 2 - Planung Phasen, Life Cycle Phasenmodelle, Planungsmethodik Projektmanagement-Disziplinen Integration Scope Time (evtl. Exkurs Netzplantechnik / Schätzen) Block 3 - Kontrolle Projektmanagement-Disziplinen Cost-, Quality-, Human Resource-, Communications-, Risk-, Procurement-... Projektkontrolle, Projektsteuerung, Fortschrittsüberwachung Projektmanagement Seite 2

2 Agenda Projektmanagement Block 1 - Organisation Organisation des Projektes in der Unternehmenshierarchie des Kunden Projektgründung Exkurs Methoden/Techniken: Zielfindung, Informationsgewinnung Block 2 - Planung Phasen, Life Cycle Phasenmodelle, Planungsmethodik Projektmanagement-Disziplinen Integration Scope Time Exkurs Netzplantechnik / Schätzen Block 3 - Kontrolle Projektmanagement-Disziplinen Cost-, Quality-, Human Resource-, Communications-, Risk-, Procurement-... Projektkontrolle, Projektsteuerung, Fortschrittsüberwachung Projektmanagement Seite 3 Warum Projektphasen Verantwortung des Projektleiters Projekt so planen, daß Umfang und Inhalt der Arbeiten jederzeit klar ersichtlich und kontrollierbar Überblick über Status des Projektes gewährleistet Möglichkeit, in Problemsituationen schnell und wirksam steuernde Maßnahmen einzuleiten Phasenmodell, um Projekt zu organisieren Projektablauf in Etappen bzw. Zeitabschnitte unterteilen definiert durch Phasen-Endergebnisse (Meilensteine) Meilensteine produktbezogene Prüfung (inhaltliche Richtigkeit, Komplettheit) projektspezifische Prüfung (Zeit-, Kosten- und Personalrahmen) Kontrollmechanismen / steuernde Maßnahmen einleitbar Projekt-Stop möglich (weitere finanzielle Einbußen vermeiden) Projektmanagement Seite 4

3 Projekt Prozesse... is an integrative endeavor... Aktionen/Fehler in einem Bereich beeinflussen andere Bereiche Projekt ist... eine Menge untereinander in Beziehung stehender Prozesse Projekt Prozesse verantwortlich für die Beschreibung und Organisierung der Arbeit innerhalb des Projektes Produkt-orientierte Prozesse verantwortlich für die Spezifizierung und Generierung der Projekt- Produkte (Deliverables) Überschneidung Projekt Prozesse und Produkt-orientierte Prozesse überlappen und interagieren während des Projektes z.b.: Definition des Projekt-Scopes nicht möglich ohne ein Verständnis, wie das Produkt zu generieren ist. Projektmanagement Seite 5 Projekt Phasen / Life Cycle Jede Projekt-Phase liefert eine oder mehrere Deliverables Deliverable greifbares, verifizierbares Arbeitsprodukt (work product) z.b. feasibility study, detail design, working prototype Abschluss einer Phase endet mit Review der Deliverables Review der Projekt-Performance Sicherstellen Übergang des Projekts in die nächste Phase entscheiden kosten-effektives Erkennen und Korrigieren von Fehlern Life Cycle definiert Anfang und Ende des Projektes und seine Phasen definiert den Link zu vorangehenden und nachfolgenden Operationen Projektmanagement Seite 6

4 Life Cycle Projektmanagement Seite 7 Phasenmodell - Phasenergebnisse Aufwand Anforderungskatalog Phase 1 Systementwurf Detaillierte Systembeschreibung Programme Handbücher Erstausbildung Daten, Programme und Wartungsunterlagen * Studie Bedarfsanalyse und Lösungsentwurf Phase 2 Detailorganisation Phase 3 Technische Entwicklung Phase 4 Einführung und Übergabe Änderungskontrolle Projektmanagement Übergang zum neuen System Betreuung Qualitätssicherung * Initialisierung Zeit Projektstart Systemüberprüfung Abnahme Projektende Projekt-Reviews Projektmanagement Seite 8

5 Software Development Life Cycle (Munch) Projektmanagement Seite 9 Phasenmodell (nach Rational Unified Processing Model) Phasen Initialisierung (Akquisition) Analyse Lösungskonzept Realisierung Übergabe/ Einführung Kundenanalyse und Strategie-Entwicklung Konzept Entwicklung Anforderungsaufnahme System Analyse & Design Workflows Inhaltlich redaktionelles und grafisches Design Technologische Implementierung & Integration Inhaltlich redaktionelle und grafische Produktion Test Planung & Administration Strategic Level Level Consulting: Geschäftsprozess-Entwicklung Kommunikation & Design Technologie Projektmanagement Seite 10

6 Phasen und Meilensteine Initialisierung Machbar? Profitabel? Analyse Aktuelle Situation? Lösungskonzept Wie? Realisierung Vollständig? Übergabe/ Einführung Fertig? Analyse der Geschäftsprozesse, Strategie entwickeln Analyse der kommunikativen Situation, Strategie entwickeln Analyse der technischen Situation, Strategie entwickeln Analyse der Organisation des Kunden Analyse der kommunikativen Projektparameter Analyse der technischen Projektparameter Entwicklung des kommunikativen Konzepts Entwicklung des kommunikativen Konzepts, der Informationsarchitektur, Design der funktionalen Anforderungen Detaillierung funktionale und nicht-funkt. Anforderungen, Entwicklung Systemarchitektur, Test-/Auslieferungspläne Detailierung Design, Produktion Content (Inhalt), Test Detaillierung Design, kodieren, integrieren, testen Evaluierung Korrektur von Problemen, Evaluierung Auslieferung, Test, Korrektur Probleme, Evaluierung Projektmanagement Pflegen der Kundenbeziehungen, Initiierung der Projekte Etablieren des Projektes Entwicklung des detailierten Projektund Auslieferungs- Plans Kontrollieren, priorisieren, handhaben von Änderungen Handhaben des Auslieferung, evaluieren Projektmanagement Seite 11 Projekt-Ergebnisse ( Deliverables ) Entscheidung Entscheidung Entscheidung Entscheidung Initialisierung Analyse Lösungskonzept Realisierung Übergabe/ Einführung Projekt Analyse Geschäfts-Strategie Kommunikative Strat. Technische Strategie Kunden-Beschreibung Kommunikative Anal. Technische Analyse Projekt Beschreibung Projekt Handbuch Auslieferungs-Plan Kommunikatives Konzept Skizzen (Sketches) Informations Architektur User-Interface Prototypen Funktionale Spezifikation Ergänzende (technische) Spezifikation System Architektur Verteilungs- (Roll-Out) Plan Test-Plan Architektur-Basis Trainings-Material Benutzerhandbuch Technische Dokument. Beta Version Finaler Report Evaluierung Release Version Andere Projekt Ergebnisse Projektmanagement Seite 12

7 Beleuchtung im Detail - neue Welt... und jetzt kommen die auch noch extreme... XP - extreme Programming was hat das Hubble-Teleskop damit zu tun? Extreme Programming - Buzzwords : User Stories The Planning Process Small Releases Metaphor Simple Design Testing Refactoring Pair Programming Collective Ownership Continuous Integration 40-hour Week On-site Customer Coding Standard Projektmanagement Seite 13 Beleuchtung im Detail - neue Welt XP - extreme Programming Projektmanagement Seite 14

8 extreme Programming Projektmanagement Seite 15 extreme Programming Projektmanagement Seite 16

9 extreme Programming Projektmanagement Seite 17 extreme Programming Projektmanagement Seite 18

10 Institute PMBOK A Guide to the Body of Knowledge PMBOK A Guide to the Body of Knowledge (PMBoK Guide) is a recognized standard for the project management profession. A standard is a formal document that describes established norms, methods, processes, and practices. This standard is a guide rather than a methodology. One can use different methodologies and tools to implement framework. Der PMBOK Guide ist eine umfangreiche Sammlung von Projektmanagementmethoden, herausgegeben vom US-amerikanischen Institute (PMI). Es werden 42 Einzelprozesse beschrieben mit ihren Inputs, Outputs und Werkzeugen /Techniken. Als Strukturierung gelten u.a. Wissensgebiete (z. B. Time ). Grundlage für Zertifizierungsverfahren. vom American National Standards Institute (ANSI) und dem Institute of Electrical and Electronics Engineers (IEEE) als Standard anerkannt international weit verbreitet; erste Wahl bei internationalen Großprojekten, insbesondere bei amerikanischer Beteiligung. Projektmanagement Seite 19 Institute PMBOK Alternativen IPMA Competence Baseline (ICB) Grundlage für die Zertifizierung von Projektmanagern von der International Managers Association (IPMA). Mitglieder sind 29 nationale Organisationen, u.a. die Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement (GPM). 42 Wissens- und Erfahrungsbereiche, ggfs. erweitert um nationale Bereiche der National Competence Baseline (NCB). Prince2 wie ITIL von der britischen regierungsnahen Behörde OGC als Best Practice Verfahren entwickelt. Standard für Projekte der britischen Regierung. In Deutschland wird PRINCE2 zunehmend eingesetzt, erlangte bisher jedoch nicht die Verbreitung wie ITIL als defacto-standard für das IT-Service-. nicht so umfangreich wie der PMBOK Guide, unterstützt dafür aber auch das projektübergreifende Programm-. Personenzertifizierung durch akkreditierte Organisationen möglich. Projektmanagement Seite 20

11 Vergleich ICB PMBOK Prince2 Projektmanagement Seite 21 Vergleich ICB PMBOK Prince2 [Buchenau] Projektmanagement Seite 22

12 Vergleich ICB PMBOK Prince2 [Buchenau] Projektmanagement Seite 23 Institute (PMI): Herausgeber des Standardwerks für das Projektmangement: The Body of Knowledge (PMBOK) Scope Time Wissensgebiete (Disziplinen) Procurement Risk Integration Cost Quality Communications Human Resource Projektmanagement Seite 24

13 Wissensgebiete (Disziplinen) Scope Time Procurement Risk Integration Cost Quality Communications Human Resource Projektmanagement Seite 25 Integration Develop Charter Develop Plan Scope Direct and Manage Execution Monitor and Control Work Time Perform Integrated Change Control Close or Phase Procurement Risk Integration Cost Quality Communications Human Resource Projektmanagement Seite 26

14 Scope Scope Collect Requirements Define Scope Time Create WBS Verify Scope Procurement Risk Integration Control Scope Cost Quality Communications Human Resource Projektmanagement Seite 27 Scope Time Procurement Risk Integration Time Define Activities Cost Sequence Activities Estimate Activity Resources Estimate Activity Durations Develop Schedule Control Quality Schedule Communications Human Resource Projektmanagement Seite 28

15 Scope Time Procurement Risk Integration Cost Cost Estimate Costs Determine Quality Budget Control Costs Communications Human Resource Projektmanagement Seite 29 Scope Time Procurement Risk Integration Cost Quality Communications Quality Human Plan Quality Resource Perform Quality Assurance Quality Control Projektmanagement Seite 30

16 Scope Time Procurement Integration Cost Risk Human Resource Develop Human Resource Plan Acquire Team Develop Team Communications Manage Team Human Resource Quality Projektmanagement Seite 31 Scope Time Procurement Communications Integration Identify Stakeholders Plan Communications Distribute Information Risk Manage Stakeholder Expectations Report Performance Cost Quality Communications Human Resource Projektmanagement Seite 32

17 Risk Plan Risk Identify Risks Perform Qualitative Risk Analysis Procurement Perform Quantitative Risk Analysis Plan Risk Responses Monitor and Control Risks Risk Scope Integration Time Cost Quality Communications Human Resource Projektmanagement Seite 33 Procurement Plan Procurements Conduct Procurements Administer Procurements Close Procurements Scope Time Procurement Risk Integration Cost Quality Communications Human Resource Projektmanagement Seite 34

18 Scope Time Procurement Risk Integration Cost Quality Communications Human Resource Projektmanagement Seite 35 Wissensgebiete (PM-Disziplinen) Projektmanagement Seite 36

19 Prozessgruppen einer Phase Initiierungs-Prozesse Erkennen, dass Projekt oder Phase beginnen sollte; Commitment Planungs-Prozesse Entwicklung und Wartung eines Arbeitsschemas, um die Ziele und Anforderungen (business needs) zu erreichen Ausführungs-Prozesse Koordinierung von Menschen und anderen Ressourcen, um den Plan durchzuführen Kontroll-Prozesse Durch Monitoring- und Mess-Prozesse sicherstellen, dass Projekt-Ziele erreicht werden; bei Bedarf korrigierende Aktionen einleiten Abschluss-Prozesse Akzeptanz des Projektes/der Phase formalisieren und zu einem ordentlichen Ende bringen. Projektmanagement Seite 37 Verbindung von Prozessgruppen einer Phase Darstellung 1 Initiierungs- Prozesse Planungs- Prozesse Kontroll- Prozesse Ausführungs- Prozesse Abschluss- Prozesse Der Link zwischen den Prozess-Gruppen entsteht durch ihre Ergebnisse!!! Projektmanagement Seite 38

20 Beispiel für ein Single-Phase Projekt Darstellung 2 Projektmanagement Seite 39 Beispiel für ein Projekt mit überlappenden Phasen Projektmanagement Seite 40

21 Interaktion der Prozess-Gruppen in einer Phase oder im Projekt Projektmanagement Seite 41 Interaktionen von Projektmanagement- Prozessen Projektmanagement Seite 42

22 Abbildung von Prozessgruppen auf Wissensgebiete (PM-Disziplinen) Projektmanagement Seite 43 Projektmanagement Seite 44

23 Projektmanagement Seite 45 Projektgrenzen Projektmanagement Seite 46

24 Prozessgruppe Initiierung Integration Communications Develop Charter Identify Stakeholder Projektmanagement Seite 47 Inputs and Outputs der Prozesse Beispiele Develop Charter Inputs Outputs statement of work Business Case Contract Enterprise environmental factors Organizational process assets charter Identify Stakeholders Inputs charter Outputs from planning processes Outputs management plan Enterprise environmental factors Organizational process assets Projektmanagement Seite 48

25 Prozessgruppe Planung Scope Collect Requirements Define Scope Create WBS Define Activites Sequence Activites Time Develop Schedule Estimate Activity Resources Estimate Activity Durations Cost Estimate Costs Determine Scope Procurement Plan Procurements Integration Develop Plan Quality Plan Quality Plan Risk Identify Risks Risk Plan Risk Responses Perform Qualitative Risk Analysis Perform Quantitative Risk Analysis Comunications Plan Communications Human Resource Develop Human Resource Plan Projektmanagement Seite 49 Prozessgruppe Ausführung ( Execution ) Quality Perform Quality Assurance Integration Direct & Manage Execution Human Resource Acquire Team Develop Team Manage Team Comunications Procurement Distribute Information Conduct Procurements Manage Stakeholder Expectations Projektmanagement Seite 50

26 Prozessgruppe Monitoring and Controlling Scope Verify Scope Time Control Schedule Cost Control Costs Control Scope Procurement Administer Procurements Risk Integration Direct & Manage Execution Perform Integrated Change Control Quality Perform Quality Control Comunications Monitor & Control Risks Report Performance Projektmanagement Seite 51 Prozessgruppe Closing Integration Procurement Close or Phase Close Procurements Projektmanagement Seite 52

27 Wissensgebiete (Disziplinen) Scope Time Procurement Risk Integration Cost Quality Communications Human Resource Projektmanagement Seite 53 Prozesse / PM-Disziplinen Integration Scope Time Projektmanagement Seite 54

28 Integration Develop Charter Projektauftrag (/Projektdefinition) entwickeln Entwickung eines Dokumentes, das ein Projekt oder eine Phase autorisiert und initiale Anforderungen dokumentiert, die die Bedürfnisse und Erwartungen der Stakeholder befriedigen. Develop Plan Projektplan entwickeln Übernahme der Ergebnisse anderer Planungsprozesse in ein konsistentes, kohärentes Dokument Direct and Manage Execution Projektplan dirigieren u. ausführen Durchführen der im Projektplan enthaltenen Aktivitäten zur Erreichung der Projektziele. Monitor and Control Work Projektarbeit überwachen u. kontrollieren Nachverfolgen, überwachen und regulieren des Projektfortschritts; Verwalten von Änderungen an Arbeitsergebnissen, Organisation, Dokumenten und dem Projekt Plan. Perform Integrated Change Control Integrierte Änderungskontrolle Koordinierung von Änderungen im gesamten Projekt Close or Phase Abschluss des Projektes oder einer Phase Beenden aller Aktivitäten über alle Prozessgruppen hinweg. Projektmanagement Seite 55 Integration Übersicht Projektmanagement Seite 56

29 Integration Develop Charter Projektauftrag (/Projektdefinition) entwickeln Entwickung eines Dokumentes, das ein Projekt oder eine Phase autorisiert und initiale Anforderungen dokumentiert, die die Bedürfnisse und Erwartungen der Stakeholder befriedigen. Develop Plan Projektplan entwickeln Direct and Manage Execution Projektplan dirigieren u. ausführen Monitor and Control Work Projektarbeit überwachen u. kontrollieren Perform Integrated Change Control Integrierte Änderungskontrolle Close or Phase Abschluss des Projektes oder einer Phase Projektmanagement Seite 57 Integration Develop Charter: Inputs, Tools & Techniques, Outputs Entwicklung eines Dokumentes, das formal ein Projekt oder eine Phase autorisiert und die initialen Anforderungen der Stakeholder und ihre Erwartungen dokumentiert. Etabilierung einer Partnerschaft zwischen der anfordernden Organisation bzw. dem Kunden einerseits und dem Leistungserbringer andererseits. Identifizierung eines Projekt Managers / Projektleiters und seine Zuweisung zum Projekt so früh wie möglich optimalerweise bereits bei Entwicklung der Charter und vor dem Start aller Planungsaktivitäten. Projektmanagement Seite 58

30 Integration Develop Charter: Inputs, Tools & Techniques, Outputs Inputs Tools & Techniques Outputs statement of work Business Case Contract Enterprise environmental factors Organizational process assets Expert judgment charter Projektmanagement Seite 59 Integration Develop Charter Data Flow Diagram Projektmanagement Seite 60

31 Integration Develop Charter Projektauftrag (/Projektdefinition) entwickeln Develop Plan Projektplan entwickeln Übernahme der Ergebnisse anderer Planungsprozesse in ein konsistentes, kohärentes Dokument Direct and Manage Execution Projektplan dirigieren u. ausführen Monitor and Control Work Projektarbeit überwachen u. kontrollieren Perform Integrated Change Control Integrierte Änderungskontrolle Close or Phase Abschluss des Projektes oder einer Phase Projektmanagement Seite 61 Integration Develop Plan Projekt Plan für Projekt-Durchführung leiten Annahmen zur Projektplanung dokumentieren Entscheidungen zur Projektplanung bei Auswahl aus Alternativen dokumentieren Kommunikation der Stakeholders erleichtern Key-Reviews bzgl. Inhalt, Ausweitungen und Timing definieren Basis für Fortschrittsmessung und Projektkontrolle bereitstellen Projektmanagement Seite 62

32 Integration Develop Plan Inputs Tools & Techniques Outputs charter Outputs from planning processes Enterprise environmental factors Organizational process assets Expert judgment management plan Projektmanagement Seite 63 Integration Projektplan enthält u.a. Projekt Auftrag Beschreibung des Projekt Ansatzes/der Strategie Scope Statement (Projekt Deliverables und Projekt-Ziele) Work Breakdown Structure (bis zur Ebene der Kontrollausübung) Kostenschätzungen, geplanter Beginn, Verantwortlichkeiten (s. WBS) eine Basis für die Leistungsmessung für Zeitplan und Kosten Haupt-Meilensteine und jeweils das Zieldatum Wichtige Schlüsselressourcen Risiken, inkl. Beschränkungen und Annahmen, sowie geplante Reaktionen nebengeordnete -Pläne, z.b. Scope Plan, Zeit Plan, etc. Offene Punkte und Entscheidungen Projektmanagement Seite 64

33 Integration Develop Plan Projektmanagement Seite 65 Projektmanagement Seite 66

34 Projektmanagement Seite 67 Integration Develop Charter Projektauftrag (/Projektdefinition) entwickeln Develop Plan Projektplan entwickeln Direct and Manage Execution Projektplan dirigieren u. ausführen Durchführen der im Projektplan enthaltenen Aktivitäten zur Erreichung der Projektziele. Monitor and Control Work Projektarbeit überwachen u. kontrollieren Perform Integrated Change Control Integrierte Änderungskontrolle Close or Phase Abschluss des Projektes oder einer Phase Projektmanagement Seite 68

35 Integration Direct and Manage Execution Der primäre Prozess für die Umsetzung des Projektplanes. Ein Großteil des Budgets wird für diesen Prozess ausgegeben. In diesem Prozess koordinieren und dirigieren der Projektmanager (-leiter) und das PM-Team die verschiedenen technischen und organisatorischen Schnittstellen. Das Projekt-Produkt wird hier geschaffen. Projektmanagement Seite 69 Integration Direct and Manage Execution Inputs Tools & Techniques Outputs management plan Approved change requests Enterprise environmental factors Organizational process assets Expert judgment management information system Deliverables Work performance information Change requests management plan updates document updates Projektmanagement Seite 70

36 Projektmanagement Seite 71 Integration Develop Charter Projektauftrag (/Projektdefinition) entwickeln Develop Plan Projektplan entwickeln Direct and Manage Execution Projektplan dirigieren u. ausführen Monitor and Control Work Projektarbeit überwachen u. kontrollieren Nachverfolgen, überwachen und regulieren des Projektfortschritts; Verwalten von Änderungen an Arbeitsergebnissen, Organisation, Dokumenten und dem Projekt Plan. Perform Integrated Change Control Integrierte Änderungskontrolle Close or Phase Abschluss des Projektes oder einer Phase Projektmanagement Seite 72

37 Integration Monitor and Control Work Inputs Tools & Techniques Outputs management plan Performance reports Enterprise environmental factors Organizational process assets Expert judgment Change requests management plan updates document updates Projektmanagement Seite 73 Monitor and Control Work Projektmanagement Seite 74

38 Integration Develop Charter Projektauftrag (/Projektdefinition) entwickeln Develop Plan Projektplan entwickeln Direct and Manage Execution Projektplan dirigieren u. ausführen Monitor and Control Work Projektarbeit überwachen u. kontrollieren Perform Integrated Change Control Integrierte Änderungskontrolle Koordinierung von Änderungen im gesamten Projekt Close or Phase Abschluss des Projektes oder einer Phase Projektmanagement Seite 75 Integration Integrierte (globale) Änderungskontrolle Einflussnahme auf die Faktoren, die Änderungen generieren - um sicherzustellen, dass diese sinnvoll und nutzbringend sind. Erkennen, dass eine Änderung anliegt (Änderungswunsch) Managen der aktuellen Änderungen, wenn diese anliegen erforderlich Integrität der Basiswerte (Zeitplanung und Kosten) für die Performance Messungen erhalten alle abgenommenen Änderungen werden im Projektplan reflektiert, aber nur Änderungen am Projekt Scope betreffen die Basiswerte Sicherstellen, dass Änderungen am Produkt Scope in der Definition des Projekt Scopes reflektiert werden Koordination von Änderungen über die Disziplinen hinweg. z.b. eine Zeitplan-Änderung wird meistens auch Kosten, Risiken, Qualität und Staffing betreffen. (Remember: konkurrierende Faktoren!) Projektmanagement Seite 76

39 Integration Perform Integrated Change Control Inputs Tools & Techniques Outputs management plan Work performance information Change requests Enterprise environmental factors Organizational process assets Expert judgment Change control meetings Change requests status updates management plan updates document updates Projektmanagement Seite 77 Integration Perform Integrated Change Control Performance Reporting Integrierte Änderungskontrolle Nebenläufige Änderungskontrolle Scope-Änderungskontrolle Zeitplan-Änderungskontrolle Kosten-Änderungskontrolle Qualität-Änderungskontrolle Risiko-Änderungskontrolle Vertrags-Administration Projektmanagement Seite 78

40 Integration Perform Integrated Change Control Projektmanagement Seite 79 Projektmanagement Seite 80

41 Projektmanagement Seite 81 Einschub Änderungskontrolle Kontrollmechanismus Kontrollmechanismus, bewahrt Projekt vor ständigen Störeffekten von außen (und innen) Änderungskontrolle offiziell vorgeschrieben und allen Beteiligten geläufig Änderungen am Konzept können bis Ende Elaboration-Phase generell eingebracht werden ab Beginn Production-Phase nach Abstimmung und Freigabe der fachlichen Deliverables unterliegen Änderungen den Vorschriften des Änderungsverfahrens Änderungen an den Anforderungen unterliegen bereits in der Elaboration-Phase dem Änderungsverfahren Schriftlicher Änderungsantrag an den PL PL nimmt Änderungsantrag entgegen und bewertet ihn Entscheidung über Änderungen liegen beim PA Berücksichtigung der Konsequenzen (zeitl.verzögerung, Kosten, Personal) PL arbeitet Aufwände für Änderungen in Projektplan ein Projektmanagement Seite 82

42 Änderungsverfahren (Ablauf) Fachabteilung Organisation Programmierung Testteam gesetzl. Vorschriften Änderungsvorschläge Aufwand schätzen Entscheidungsgremium weiterleiten Projektleiter Änderungsauftrag Änderung genehmigt Projektleiter Änderungsauftrag neues Release Pläne ändern abgelehnt Personalplan Projektplan Kostenplan Terminplan Projektmanagement Seite 83 Identification 1 Customer CR Number CR Type Title Date submitted Priority Problem/Enhancement 2 Originator Description Conditions under which the problem occur Operating System Browser Resolution Proposed Change 3 Action Impacts Approval 4 Approved Disapproved Deferred Resolution 5 Estimated Cost Implementer Actual Time to Implement Change <Customer> < Name> Problem/Enhancement <dd/mm/yy> Defect Number Änderungsverfahren Projektmanagement Seite 84

43 Integration Develop Charter Projektauftrag (/Projektdefinition) entwickeln Develop Plan Projektplan entwickeln Direct and Manage Execution Projektplan dirigieren u. ausführen Monitor and Control Work Projektarbeit überwachen u. kontrollieren Perform Integrated Change Control Integrierte Änderungskontrolle Close or Phase Abschluss des Projektes oder einer Phase Beenden aller Aktivitäten über alle Prozessgruppen hinweg. Projektmanagement Seite 85 Integration Close or Phase Abschluss des Projektes oder einer Phase Inputs Tools & Techniques Outputs management plan Accepted deliverables Organizational process assets Expert judgment Final product, service, or result transition Organizational process assets updates Projektmanagement Seite 86

44 Integration Close or Phase Abschluss des Projektes oder einer Phase Projektmanagement Seite 87 Prozesse / PM-Disziplinen Integration Scope Time Projektmanagement Seite 88

45 Scope Produkt Scope Features und Funktionen die im Produkt oder Service enthalten sein müssen. Qualität/Vollständigkeit wird gemessen gegen die Anforderungen Projekt Scope durchzuführende Arbeit, um das Produkt mit seinen spezifizierten Features und Funktionen auszuliefern. Qualität/Vollständigkeit wird gemessen gegen den Plan Projektmanagement Seite 89 Scope Collect Requirements Anforderungen sammeln Definition und Dokumentation der Anforderungen der Stakeholder, um die Ziele des Projektes zu erreichen. Define Scope Inhalt und Umfang (Scope) definieren Entwicklung einer detaillierten Beschreibung von Projekt und Produkt Create WBS Projektstruktur schaffen Untergliederung der übergeordneten Projekt-Deliverables (Arbeitsergebnisse) und Projektarbeit in kleinere, handhabbare Komponenten Verify Scope Abnahme des Scope Formalisieren der Akzeptanz des der vollständigen Projektergebnisse Control Scope Kontrolle des Scope Monitoren von Projektstatus und Produkt Scope und das Managen der Scope Baseline. Projektmanagement Seite 90

46 Scope Projektmanagement Seite 91 Scope Collect Requirements Anforderungen sammeln Definition und Dokumentation der Anforderungen der Stakeholder, um die Ziele des Projektes zu erreichen. Define Scope Inhalt und Umfang (Scope) definieren Create WBS Projektstruktur schaffen Verify Scope Abnahme des Scope Control Scope Kontrolle des Scope Projektmanagement Seite 92

47 Scope Collect Requirements Authorisierung für ein neues Projekt folgt i.d.r. aus: Marktanforderung Geschäftliche Anforderung (Umsatzsteigerung..) Kundenanforderung Technologische Entwicklungen Gesetzliche Anforderungen Stimuli Probleme Opportunities business requirements Projektmanagement Seite 93 Scope Collect Requirements Inputs Tools & Techniques Outputs charter Stakeholder register Interviews Focus groups Facilitated workshops Group creativity techniques Group decision making techniques Questionnaires and surveys Observations Prototypes Requirements documentation Requirements management plan Requirements traceability matrix Projektmanagement Seite 94

48 Scope Collect Requirements Projektmanagement Seite 95 Scope Collect Requirements Anforderungen sammeln Define Scope Inhalt und Umfang (Scope) definieren Entwicklung einer detaillierten Beschreibung von Projekt und Produkt Create WBS Projektstruktur schaffen Verify Scope Abnahme des Scope Control Scope Kontrolle des Scope Projektmanagement Seite 96

49 Scope Define Scope Entwicklung eines Scope-Dokumentes (Scope Statement) als Basis für zukünftige Projekt-Entscheidungen Scope Statement ==> schriftlicher Projekt-Auftrag Basis für die Zusammenarbeit zwischen Projekt Team und Kundenteam identifiziert die zu bewältigenden Aufgaben und die zu erzeugenden Produkte (Deliverables) liefert Projekt-Rechtfertigung (geschäftliche Anforderungen) Produkt (kurze Beschreibung des Produktes) Projekt-Deliverables (Menge aller Teil-Produkte) Projekt-Rahmenbedingungen (inkl. Kosten, Zeitplan, qualitativ messbare Kennzahlen) Projektmanagement Seite 97 Scope Define Scope Inputs Tools & Techniques Outputs charter Requirements documentation Organizational process assets Expert judgment Product analysis Alternatives identification Facititated workshops scope statement document updates Projektmanagement Seite 98

50 Scope Define Scope Projektmanagement Seite 99 Scope Collect Requirements Anforderungen sammeln Define Scope Inhalt und Umfang (Scope) definieren Create WBS Projektstruktur schaffen Untergliederung der übergeordneten Projekt-Deliverables (Arbeitsergebnisse) und Projektarbeit in kleinere, handhabbare Komponenten Verify Scope Abnahme des Scope Control Scope Kontrolle des Scope Projektmanagement Seite 100

51 Scope Create WBS beinhaltet die Unterteilung der Haupt-Produkte (major deliverables) in kleinere, leichter handhabbare Komponenten Verbesserung der Schätzungen von Kosten, Zeit und Ressourcen Definition einer Basis für Performance-Messungen und -Kontrolle Erleichterung für eine klare Zuweisung von Verantwortlichkeiten Projektmanagement Seite 101 Scope Create WBS Inputs Tools & Techniques Outputs scope statement Requirements documentation Organizational process assets Decomposition WBS WBS dictionary Scope baseline Poject document updates Projektmanagement Seite 102

52 Scope Work Breakdown Structure Eine WBS ist eine Ergebnis (deliverable) - orientierte Gruppierung von Projekt- Elementen, die den gesamten Scope des Projektes organisiert und definiert. Arbeit, die hier nicht enthalten ist, gehört auch nicht zum Scope des Projektes. die WBS wird oft verwendet, um ein allgemeines Verständnis des Projekt Scopes zu entwickeln und zu definieren. Jede absteigende Ebene repräsentiert eine zunehmend detailliertere Beschreibung der Projekt-Elemente Work Breakdown Structure Templates WBS eines vorangegangenen Projektes kann als Template für ein neues Projekt dienen. Bei gleichen oder ähnlichen Projekt Life Cycles möglich, da Deliverables der einzelnen Phasen ähnlich sind. Projektmanagement Seite 103 WBS Beispiel Scope - WBS Projektmanagement Seite 104

53 Scope Dekomposition Unterteilung der Haupt-Projekt Ergebnisse (Deliverables) in kleinere, besser handhabbare Komponenten Unterteilung solange, bis die Deliverables genügend detailliert definiert sind, um zuküftige Projektaktivitäten zu ermöglichen (Planung, Ausführung, Kontrolle, Abschluss) Projektmanagement Seite 105 Scope Dekompositions-Schritte 1. Haupt-Elemente des Projektes identifizieren JA Projekt Deliverables Projekt Haupt-Elemente reflektieren, wie das Projekt gemanaged wird, z.b.: Phasen des Projekt Life Cycles als erste Ebene der Dekomposition mit den Deliverables auf der zweiten Ebene (Beispiel 1) organisatorisches Prinzip eines jeden Zweiges der WBS kann variieren (Beispiel 2) 2. Entscheidung, ob Kosten und Aufwände auf diesem Level adequat geschätzt werden können NEIN 3. Bestandteile der Deliverables identifizieren greifbar, verifizierbar? ==> Performance-Messungen erleichtern! sowohl Service als auch Produkte 4. Korrektheit der Dekomposition verifizieren low-level Bestandteile: notwendig? ausreichend? klar definiert? planbar? budgetierbar? einer organisatorischen Einheit zuzuordnen? Projektmanagement Seite 106

54 Scope - WBS Aircraft System Beispiel 1 Training Data Air Vehicle Support Equipment Facilities Test and Evaluation Systems Engineering Equipment Technical Orders Airframe Organizational Level Construction Mock-ups Supporting PM Activities Facilities Engineering Data Engine Intermediate Level Maintenance Operational Test Services Data Communication Depot Level Developmental Test Navigation Test Fire Control Projektmanagement Seite 107 Scope Software Product Release x.0 Beispiel 2: WBS - organisiert nach Phasen Product Requirements Detail Design Construction Integration and Test Planning Software Software Software Software Meetings User Documentation User Documentation User Documentation User Documentation Administration Training Program Materials Training Program Materials Training Program Materials Training Program Materials Projektmanagement Seite 108

55 Scope... frühere Phasen Design Waste Water Treatment Plant Construction Beispiel 3: WBS - variierendes org. Prinzip der Zweige... spätere Phasen Civil Drawings Architectural Drawings Structural Drawings Mechanical Drawings HVAC Drawings Headworks Aeration Basin Effluent Pumbing Station Air Handling Building Sludge Building Plumbing Drawings Instrumentation Drawings Electrical Drawings Projektmanagement Seite 109 Scope Inputs Tools & Techniques Outputs Create WBS scope statement Requirements documentation Organizational process assets Decomposition WBS WBS dictionary Scope baseline Poject document updates Scope Baseline ist eine Komponente des Plans und enthält: Scope Statement enthält die Produkt Scope Beschreibung und die Projekt Deliverables und definiert die Akzeptanzkriterien für die Abnahme WBS definiert jedes Deliverable und die Dekomposition der Deliverables in Arbeitspakete (Work Packages). WBS dictionary eine detaillierte Beschreibung der Arbeit und technische Dokumentation für jedes WBS Element. Projektmanagement Seite 110

56 Scope Create WBS inklusive WBS!!! Projektmanagement Seite 111 Scope Collect Requirements Anforderungen sammeln Define Scope Inhalt und Umfang (Scope) definieren Create WBS Projektstruktur schaffen Verify Scope Abnahme des Scope Formalisieren der Akzeptanz des der vollständigen Projektergebnisse Control Scope Kontrolle des Scope Projektmanagement Seite 112

57 Scope Verify Scope Prozess der Akzeptanz des Projekt Scope durch die Stakeholders (Sponsoren, Kunde, etc.) formalisieren Abnahme erfordert Review (Inspektion) der Produkte und Ergebnisse, um Korrektheit und Vollständigkeit sicherzustellen Unterschied/Gemeinsamkeit zur Qualitäts-Kontrolle bei Scope Verifizierung geht es in erster Linie um die Akzeptanz der Arbeitsergebnisse Bei Qualitäts-Kontrolle geht es in erster Linie um die Korrektheit der Arbeitsergebnisse. Projektmanagement Seite 113 Scope Verify Scope Inputs Tools & Techniques Outputs management plan Requirements documentation Requirements traceability matrix Validated deliverables Inspection Accepted deliverables Change requests document updates ABNAHME Projektmanagement Seite 114

58 Scope Abnahme eigentliche Abnahme der Phase und des Produktes durch formale schriftliche Bestätigung durch FB und PA nach Übergabe der erforderlichen Dokumentationen und Bedienerhandbücher nach Abnahme Nachkalkulation Gründe für Planabweichungen analysieren ==> Aufbau von Erfahrungswerten (Planung und Schätzung!) Projektmanagement Seite 115 Scope Verify Scope Projektmanagement Seite 116

59 Scope Collect Requirements Anforderungen sammeln Define Scope Inhalt und Umfang (Scope) definieren Create WBS Projektstruktur schaffen Verify Scope Abnahme des Scope Control Scope Kontrolle des Scope Monitoren von Projektstatus und Produkt Scope und das Managen der Scope Baseline. Projektmanagement Seite 117 Scope Control Scope (auch: Änderungskontrolle) Kontrolle der Änderungen am Projekt Scope (a) Einflussnahme auf die Faktoren, die Änderungen generieren - um sicherzustellen, dass diese sinnvoll und nutzbringend sind. (b) Erkennen, dass eine Änderung anliegt (Änderungswunsch) (c) Managen der aktuellen Änderungen, wenn diese anliegen Integration in die anderen Kontrollprozesse erforderlich Zeit-Kontrolle Kosten-Kontrolle Qualitäts-Kontrolle etc. Projektmanagement Seite 118

60 Scope Control Scope Inputs Tools & Techniques Outputs management plan Work performance information Requirements documentation Requirements traceability matrix Organizational prozess assets Variance analysis Work performance measurements Organizational prozess assets updates Change requests management plan updates document updates Projektmanagement Seite 119 Scope Control Scope Projektmanagement Seite 120

61 Prozesse / PM-Disziplinen Integration Scope Time Projektmanagement Seite 121 Time Systematik der Planung Projektplanung Tätigkeiten Bedingungen Einsatzmittel Kosten Termine Wann? Wieviel? Womit? Wie? Was? Projektmanagement Seite 122

62 Time Übersicht Projektmanagement Seite 123 Time Übersicht Zeitplanung Ergebnisse von Prozessen zur Definition der Aktivitäten, Festlegung ihrer Reihenfolge, Schätzung der benötigten Ressourcen und der Dauer werden verwendet, um in Kombination mit einem Zeitplanungswerkzeug den Zeitplan zu produzieren. Projektmanagement Seite 124

63 Time Define Activities Definition der Aktivitäten Identifizierung der spezifischen Aktivitäten, die zur Produktion der verschiedenen Projekt Deliverables durchgeführt werden müssen. Sequence Activities Festlegung der Reihenfolge der Aktivitäten Identifizierung und Dokumentation der Abhängigkeiten zwischen den Aktivitäten und resultierend ihrer Reihenfolge. Estimate Activity Resources Schätzung der Ressourcen Schätzen von Typ und Mengen an Material, Personal, Ausstattung oder Unterstützung, benötigt für die Erledigung aller Aktivitäten. Estimate Activity Durations Schätzung der Dauer der Aktivitäten Schätzen der Anzahl von Arbeitseinheiten, die für die Durchführung der individuellen Aktivitäten mit den geschätzten Ressourcen benötigt werden. Develop Schedule Entwicklung des Zeitplans Analyse der Aktivitätenreihenfolgen, der Dauer der Aktivitäten und Rahmenbedingungen, um den Projekt-Zeitplan zu erstellen. Control Schedule Kontrolle des Zeitplans Monitoren von Projektstatus und Projektfortschritt und von Änderungen am Projekt-Zeitplan (baseline). Projektmanagement Seite 125 Time Define Activities Definition der Aktivitäten Identifizierung der spezifischen Aktivitäten, die zur Produktion der verschiedenen Projekt Deliverables durchgeführt werden müssen. Sequence Activities Festlegung der Reihenfolge der Aktivitäten Estimate Activity Resources Schätzung der Ressourcen Estimate Activity Durations Schätzung der Dauer der Aktivitäten Develop Schedule Entwicklung des Zeitplans Control Schedule Kontrolle des Zeitplans Projektmanagement Seite 126

64 Time Define Activities Spezifische Aktivitäten identifizieren, die zur Erstellung der verschiedenen Projekt Deliverables (erkennbar aus der WBS) durchgeführt werden müssen. In diesem Prozess ist implizit die Anforderung enthalten, die Aktivitäten so zu definieren, dass die Ziele des Projektes erreicht werden können. Inputs Tools & Techniques Outputs Scope baseline (inkl. WBS) Enterprise environmental factors Organizational prozess assets Decomposition Rolling wave planning Templates Expert judgment Activity list Activity attributes Milestone list Projektmanagement Seite 127 Time Define Activities Projektmanagement Seite 128

65 Time Define Activities Definition der Aktivitäten Sequence Activities Festlegung der Reihenfolge der Aktivitäten Identifizierung und Dokumentation der Abhängigkeiten zwischen den Aktivitäten und resultierend ihrer Reihenfolge. Estimate Activity Resources Schätzung der Ressourcen Estimate Activity Durations Schätzung der Dauer der Aktivitäten Develop Schedule Entwicklung des Zeitplans Control Schedule Kontrolle des Zeitplans Projektmanagement Seite 129 Time Sequence Activites Festlegung der Abhängigkeiten und Reihenfolge der Aktivitäten ( Sequenzierung ) Identifizierung und Dokumentation der Abhängigkeiten zwischen den Aktivitäten und ihrer Reihenfolge. Muss akurat erfolgen, damit später ein realistischer und erreichbarer Zeitplan erstellt werden kann. Projektmanagement Seite 130

66 Time Sequence Activites Inputs Tools & Techniques Outputs Activity list Activity attributes Milestone list scope statement Organizational process assets Precedence diagramming method (PDM) Dependency determination Applying leads and lags Schedule network templates schedule network diagrams document updates (evtl.) Einschub Netzplantechnik Projektmanagement Seite 131 Time Netzwerk Diagramm mit der PDM - Methode A B C Start Finish D E F (evtl.) Einschub Netzplantechnik Projektmanagement Seite 132

67 Time Sequence Activites Projektmanagement Seite 133 Time Define Activities Definition der Aktivitäten Sequence Activities Festlegung der Reihenfolge der Aktivitäten Estimate Activity Resources Schätzung der Ressourcen Schätzen von Typ und Mengen an Material, Personal, Ausstattung oder Unterstützung, benötigt für die Erledigung aller Aktivitäten. Estimate Activity Durations Schätzung der Dauer der Aktivitäten Develop Schedule Entwicklung des Zeitplans Control Schedule Kontrolle des Zeitplans Projektmanagement Seite 134

68 Time Estimate Activity Resources Schätzen der Ressourcen, die zur Erledigung der individuellen Aktivitäten benötigt werden. Material Personen Ausstattung Unterstützung Erfahrung bzgl. der betrachteten Aktivität notwendig...! Einsatz von Werkzeugen?! Projektmanagement Seite 135 Time Estimate Activity Resources Inputs Tools & Techniques Outputs Activity list Activity attributes Resource calendars Enterprise environmental factors Organizational process assets Expert judgement Alternatives analysis Published estimating data Bottom-up estimating management software Activity resource requirements Resource breakdown structure document updates Projektmanagement Seite 136

69 Time Estimate Activity Resources Projektmanagement Seite 137 Time Define Activities Definition der Aktivitäten Sequence Activities Festlegung der Reihenfolge der Aktivitäten Estimate Activity Resources Schätzung der Ressourcen Estimate Activity Durations Schätzung der Dauer der Aktivitäten Schätzen der Anzahl von Arbeitseinheiten, die für die Durchführung der individuellen Aktivitäten mit den geschätzten Ressourcen benötigt werden. Develop Schedule Entwicklung des Zeitplans Control Schedule Kontrolle des Zeitplans Projektmanagement Seite 138

70 Time Estimate Activity Durations Schätzen der Dauer für die Erledigung der individuellen Aktivitäten. Erfahrung bzgl. der betrachteten Aktivität notwendig...! Betrachtung der elapsed time ebenfalls notwendig (Wochentage, Feiertage,...) Einsatz von Werkzeugen?! Projektmanagement Seite 139 Time Estimate Activity Durations Inputs Tools & Techniques Outputs Activity list Activity attributes Activity resource requirements Resource calendars scope statement Enterprise environmental factors Organizational process assets Expert judgement Analogous estimating Parametric estimating Three-point estimating Reserve analysis Activity duration estimates document updates (evtl.) Einschub Schätzen Projektmanagement Seite 140

71 Time Estimate Activity Durations Projektmanagement Seite 141 Time Define Activities Definition der Aktivitäten Sequence Activities Festlegung der Reihenfolge der Aktivitäten Estimate Activity Resources Schätzung der Ressourcen Estimate Activity Durations Schätzung der Dauer der Aktivitäten Develop Schedule Entwicklung des Zeitplans Analyse der Aktivitätenreihenfolgen, der Dauer der Aktivitäten und Rahmenbedingungen, um den Projekt-Zeitplan zu erstellen. Control Schedule Kontrolle des Zeitplans Projektmanagement Seite 142

72 Time Develop Schedule Entwicklung des Zeitplans Analyse der Aktivitäten-Sequenzen, der Dauer der Aktivitäten, der erforderlichen Ressourcen und aller zeitlichen Einschränkungen, um den Projekt-Zeitplan zu erstellen. Festlegung von Start- und Ende-Datum für die Projekt-Aktivitäten Festlegung von Meilensteinen Iteratives Vorgehen oft erforderlich (insb. abhängig von den Aufwands-/Dauer- und Kosten Schätzungen) Hier wird ein Basisplan (baseline) entwickelt, der dazu dienen wird, den Verlauf und Fortschritt des Projektes zu verfolgen und zu überprüfen. Projektmanagement Seite 143 Time Develop Schedule Inputs Tools & Techniques Outputs Activity list Activity attributes schedule network diagrams Activity resource requirements Resource calendars Activity duration estimates scope statement Enterprise environmental factors Organizational process assets Schedule network analysis Critical path method Critical chain method Resource leveling What-if scenario analysis Applying leads and lags Schedule compression Scheduling tool schedule Schedule baseline Schedule data document updates (evtl.) Einschub Netzplantechnik Projektmanagement Seite 144

73 Time Develop Schedule Projektmanagement Seite 145 Time Develop Schedule Projektmanagement Seite 146

74 Time Develop Schedule Projektmanagement Seite 147 Time Define Activities Definition der Aktivitäten Sequence Activities Festlegung der Reihenfolge der Aktivitäten Estimate Activity Resources Schätzung der Ressourcen Estimate Activity Durations Schätzung der Dauer der Aktivitäten Develop Schedule Entwicklung des Zeitplans Control Schedule Kontrolle des Zeitplans Monitoren von Projektstatus und Projektfortschritt und von Änderungen am Projekt-Zeitplan (baseline). Projektmanagement Seite 148

75 Time Control Schedule Kontrolle des Zeitplans Kontrolle von Änderungen am Projekt-Zeitplan. (a) Einflussnahme auf die Faktoren, die Zeitplan-Änderungen verursachen und sicherzustellen, dass Änderungen sinnvoll sind. (b) Erkennen, dass sich der Zeitplan geändert hat (c) Managen der aktuellen Änderungen, wenn diese anliegen Änderungen müssen sorgfältig in andere Kontrollprozesse integriert werden (siehe Globale Änderungskontrolle). Projektmanagement Seite 149 Time Control Schedule Inputs Tools & Techniques Outputs management plan schedule Work performance information Organizational process assets Performance reviews Variance analysis management software Resource leveling What-if scenario analysis Adjusting leads and lags Schedule compression Scheduling tool Work performance measurements Organizational process assets updates Change requests management plan updates document updates Projektmanagement Seite 150

76 Time Control Schedule Projektmanagement Seite 151 Agenda Projektmanagement Block 1 - Organisation Organisation des Projektes in der Unternehmenshierarchie des Kunden Projektgründung Exkurs Methoden/Techniken: Zielfindung, Informationsgewinnung Block 2 - Planung Phasen, Life Cycle Phasenmodelle, Planungsmethodik Projektmanagement-Disziplinen Integration Scope Time Block 3 - Kontrolle Projektmanagement-Disziplinen Cost-, Quality-, Human Resource-, Communications-, Risk-, Procurement-... Projektkontrolle, Projektsteuerung, Fortschrittsüberwachung Projektmanagement Seite 152