Nachhaltiges IT Assessment mit dem HOT Approach. - IT Supportprozesse global effizient managen -

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1 Nachhaltiges IT Assessment mit dem HOT Approach - IT Supportprozesse global effizient managen - Kick Off Veranstaltung zum Projekt Wertbeitrag IT Frankfurt, Prof. Dr.-Ing. Klaus Henning Colin Messerschmidt M. A. OSTO Systemberatung GmbH

2 Knowledge Management Information Management Aixcore Group Aachen Consulting and Research Change Beratung Facilitating Begleitung Implementation Realisierung Benefits Wirtschaftlichkeit 2

3 Inhalt 1. Anforderungen an IT Support Systeme 2. Der Assessment Ansatz 3. Beispiel 3

4 Inhalt 1. Anforderungen an IT Support Systeme 2. Der Assessment Ansatz 3. Beispiel 4

5 1. Anforderungen an IT Support Systeme Trends in IT organizations within globally acting companies Comments of IT market analysts: Continued increase in centralization: Nine out of 10 of IT organizations that are reorganizing are going through some form of centralization to a single CIO. Even those areas that have resisted this trend, particularly financial services and government, are now following it. In many cases the term centralization is not used and shared services or centers of exellence is used instead. The end result, however, is the same accountability and reporting is consolidated to a smaller number of people, sometimes simply to the CIO. GIGA information Group: `IT Trends 2002: Organizational Design `Through 2005, enterprises that integrate business and IT planning under common strategies will outperform those that do not (0.7 probability) Gartner: Driving IT Planning with Business Strategy Compare: Dr. Clemens Keil, CIO Knorr-Bremse AG 5

6 1. Anforderungen an IT Support Systeme p IT Abteilungen bedienen das Bedürfnis von Fachabteilungen nach spezifischen und zeitnahen technischen Lösungen für ihre Prozesse. von Vorständen nach transparenten und effizienten Prozessen p IT Services sind traditionell an klar geregelte Prozessen orientiert p IT Services sollten sich vom reinen IT-Support zum Prozessberater der Business Units im Unternehmen weiterentwickeln, um die IT-Prozesse effizient an die Business Requirements anzupassen (und nicht umgekehrt). p Der Kostendruck auf IT Abteilungen ist identisch mit dem auf andere wertschöpfenede Unternehmensbereiche. Best of class für IT Services (intern + extern) ist zur Zeit <2% des Unternehmensumsatzes IT muss Bedürfnisse der Business Units vorausschauend bedienen, möglichst bevor die Kunden sich des Problems bewusst werden. Steigende Kosten-effizienz wird vorausgesetzt. 6

7 1. Anforderungen an IT Support Systeme Die Budget-Explosion muss nicht so sein: Trotz Budget Kürzungen sind mit einer guten IT Organisation Effizienzsteigerungen der IT zum Nutzen der Business Units möglich. Aktuelle industrielle Beispiele belegen dies. Quelle: Holtschke, B.; Pfeifer, Andreas: Unternehmenserfolg durch IT. URL: blogs.msdn.com/diplo71/attachment/ ashx [Stand: ] 7

8 1. Anforderungen an IT Support Systeme p Eine transparente weltweite IT Organisation soll der schnellen Entwicklungsdynamik des Unternehmens folgen. p Die IT Oganisation muss den Business Units die lokale Freiheiten sichern, um marktnahe Innovationsprozesse zu fördern. p Die IT ist der strategische Hebel für den Ausbau von Weltmarktpositionen für mittelständisch orientierte Unternehmen. Merger & Aquisition Prozesse mittels IT sind dabei ein zentraler Effizienzbeitrag der IT für global agierende mittelsständisch organisierte Unternehmen. 8

9 1. Anforderungen an IT Support Systeme IT Support Value Chain IT Infrastructure IT Applications Business Customer Innovation Feedback System The customer innovations are the most important innovations for the company and therefore also for the IT supplier. IT Supplier Innovations support the Customer Innovation. Conclusion: IT efficiency is not a goal in itself, but an enabler for efficient business processes. 9

10 Leadership Anforderungen an IT Support Systeme Harmonized Global IT Processes Strategy Vision, Mission Group Targets Leadership Principles Strategic planning Organisational Development M&A People Management People Results Board Meetings People Mgmt Business Results Leader Empowerment BU 1 Customer Principles Top Customer relations Processes, Methods, IT Systems Customer Policies Customer Results BU 2 Cash & Credit. Tax Balance Review Meetings BU n IT Financial Steering Society Results Internal Communication Post-Merger- Integration IT Services Processmgmt Coordination

11 1. Anforderungen an IT Support Systeme Strategic business requirements for more focused and consolidated IT Support Systems Business Strategy Protection of Sales, increase of Profitability - Improve operational performance Benchmark in Quality, Logistics and Innovation - increase delivery performance/supply Chain Optimization - focus on process and product quality - growth through innovation Concentration on Core Businesses and Core Processes Worldwide Expansion of Operations (esp. in BRICS Countries) Further Development of Global Network - Global Sales/Purchasing Organization - Global Product Platforms - Global Project Management/-controlling Develop IT Sourcing Strategy IT Requirements Improve quality, availability and security of IT services Further development of the business critical IT services Utilize possible economy of scale opportunities by further consolidation of IT Services IT as driver for utilization of Best in class/business excellence concepts Groupwide joint projects and work procedures Best practice sharing Focus the divisional IT Organization on the core business Strengthen the IT Services Consolidate the IT Organization Develop the Regional IT Organization Enable the Corporate IT Services to cover the worldwide business needs IT as enabler and driver of global business by common masterdata (supplier, material, ) harmonized business processes standardized software systems global IT Organization Compare: Dr. Clemens Keil, CIO Knorr-Bremse AG 11

12 Inhalt 1. Anforderungen an IT Support Systeme 2. Der Assessment Ansatz 3. Beispiel 12

13 2. Der Assessment Ansatz Business Value Diagramm Dieses Blatt zeigt die bewerteten Projekte im BV Diagramm: Business Value Matrix + IT Effizienz 0 BI-Einführung ERP-Erneuerung DMS-Einführungasdf Maschinensteuerung DB Formularanpassung Entwickungsprozess RUP 0 + Business Value Einheitliche IDE Der Durchmesser repräsentiert den Financial Index. Beitrag des IT Assessments zur Effizienzsteigerung von Business und IT 13

14 2. Der Assessment Ansatz Der Grund für die Existenz des IT Assessments ist das Bedürfnis der Unternehmensführung, das Hauptgeschäft (Business Demands) effizient, kundenorientiert und transparent durch IT Prozesse zu unterstützen. 14

15 2. Der Assessment Ansatz HOT Approach for the IT-Assessment (1/2) Assessment H, O, T Assessment of Interaction H Human Input for global IT-Goals H - O H - T O Organisation O - T T Technology Assessment of H, O, T - Aspects Assessment of Interaction H - O, H - T, O - T Input for Global IT-Goals 15

16 2. Der Assessment Ansatz HOT Approach for the IT-Assessment (2/2) H - O H Human H - T O Organisation T Technology O - T Input for corporate IT-Goals Soll-Ist-Vergleich IT-Goals Redesign of Global IT-Goals (Each year) Business 16

17 2. Der Assessment Ansatz Process Design for the IT-Assessment Control Loop for Continuous Improvement of the IT-Processes Each Year 5-Year-Planning Future Status Strategic IT-planning (Controlling) rollout Implementation results Current Status Continuous Monitoring Compare Business and IT-Goals T Technology O Organization H Human IT-Assessment 17

18 2. Der Assessment Ansatz Process Design for the IT-Assessment IT-Assessment net planning H H Processes month 1 in the previous year H O T H - O Business O Processes in the previous year T Processes in the previous year O month 2 + Workshop T month 3 + Workshop T - H O - T Analysis of Interaction Input for Global IT-Goals Current and Future Status IT-Goals Redesign IT-Goals Rollout 18

19 2. Der Assessment Ansatz IT Budget und IT Asessment Prozess Business Targets Strategic Business Plannings IT Strategic Planning: Feedback and Approval IT Budget Process Global IT Goals IT Budgets Board Review J F M A M J J A S O N D IT Service Assessment IT Strategy Review T O H T IT Customer Satisfaction Assessment IT People/Skill Assessment IT Organization Assessment H O H O T Human Organization Technology IT Assessment Process 19

20 2. Der Assessment Ansatz Die drei Assessments nach dem HOT Approach H O T IT People/Skill Assessment p Im IT People/Skill Assessment werden jährlich Veränderungen bezüglich erfoderlicher Schlüsselqualifika-tionen und Know-How-Träger erfasst. IT Organization Assessment p Durch das IT Organisation Assessment werden jährlich organisationale Maßnahmen für mehr Business Alignment, Servicequalität und Kosteneffizienz der IT entwickelt und beschlossen. IT Service Assessment p Durch das IT Service Assessment werden jährlich Stärken/ Schwächen-Analysen durch jeden Service durchgeführt. Die hieraus abgeleiteten Maßnahmen werden auf dem IT Service Assessment Workshop auf einander abgestimmt. p Über die einelnen IT Services hinweg werden strategisch relevante Potenziale und Gaps für die Gesamtor-ganisation aufgedeckt. p Zudem wird die Umsetzung vormals beschlossener Maßnahmen überprüft, um den Status der Verbesserungen konsequent zu beobachten. p Der intensive Austausch unter den ca. globalen IT Verantwortlichen sollte den IT Service Assessment prägen p Den Abschluss bildet ein gemeinsamer Workshop im Sinne eines Global IT Leadership Meetings. 20

21 2. Der Assessment Ansatz IT Organization Assessment check & assess plan & design implement & control Measurements of the previous year Evaluation of status and relevance today IT Organisation Assessment Questionnaire Current challenges and deficits Summary / Evaluation Workshop Preparation IT Organisation Assessment Workshop Top-management approval Implementation during the following year 21

22 2. Der Assessment Ansatz IT Service Assessment prev. year Month 1 Month 2 Month 3 foll. year Review of prev. Year s Decisions and Feedbacks Collecting Information Workshop Planning By Workshop planning team Input Business Requirements Summary and analysis Preparation of workshop contributions IT Service Assessment and Leadership Workshop Participants: IT leaders from all parts of the world Finalize Dokuments Measurements and Commitments Implementation during the following year 22

23 2. Der Assessment Ansatz IT Shared Service Assessment Workshop, Knorr-Bremse AG 23

24 2. Der Assessment Ansatz Erfolgsfaktoren Erst die Regelmäßigkeit der IT-Assessments über mehrere Jahre bringen den Effekt. Ein festgeschriebene Zeitplan zwingt zur Selbstdisziplin. Weiterentwicklung konsequent an Feedbacks ausrichten. Der Vorstand und Business Units müssen ausdrücklich die Assessments unterstützen, z.b. durch partielle Beteiligung. 24

25 Inhalt 1. Anforderungen an IT Support Systeme 2. Der Assessment Ansatz 3. Beispiel 25

26 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! OSTO Systemberatung GmbH Schurzelter Str Aachen Phone: Fax: Prof. Dr.-Ing. Klaus Henning Colin Messerschmidt M. A