Hinweise zur Erstellung von IMDS-Materialdatenblättern für die BMW Group

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1 Hinweise zur Erstellung von IMDS-Materialdatenblättern für die BMW Group 1. Zweck Diese Arbeitsanweisung fasst die BMW spezifischen Anforderungen zur Erstellung von vorläufigen und endgültigen Materialdatenblättern (MDBs) im internationalen Materialdatenblattsystem (IMDS) zusammen und gibt Hinweise zum korrekten Erstellen von Materialdatenblättern. Die gesetzlichen Bestimmungen sowie die allgemeinen Regelungen zur Erstellung von Materialdatenblättern, wie sie in den Empfehlungen (Recommendations) zum IMDS festgelegt sind, bleiben hiervon unberührt. 2. Allgemeine Hinweise zur Erstellung Materialdatenblätter werden zur Erfüllung gesetzlicher Auflagen und der Dokumentation hierzu zwingend benötigt. Das Fehlen von akzeptierten Datenblättern gefährdet zum Beispiel die Zulassung der Fahrzeuge. Der Hersteller ist gemäß BMW Einkaufsbedingungen verpflichtet, Materialdatenblätter über IMDS an BMW zu senden. Entsprechend der Lieferanteninformation vom 6. August 2012 behält sich BMW vor Teile zur chemischen Analyse zu geben, wenn die Datenbereitstellung nicht termingerecht erfolgt. Die Kosten trägt der Lieferant (siehe BMW b2b Portal, Lieferantenanschreiben). Mit der Bereitstellung der Datenblätter im IMDS entfällt die Erstellung von Materialdatenblättern in Papierform. Für Ersatzteile sind ebenfalls MDBs zu erstellen. 2.1 Zeitpunkt für die Erstellung und Zusendung von Materialdatenblättern Ab Lieferantennominierung, bis spätestens 8 Monate vor Serie (SOP) sind vorläufige Datenblätter (siehe Punkt 2.6) oder endgültige Materialdatenblätter an BMW zu senden. Endgültige Datenblätter sind ab Bestellungseingang bis spätestens zur Erstbemusterung an BMW zu senden. Bei einer frühzeitigen Zusendung endgültiger Datenblätter bis 8 Monate vor SOP kann auf die Erstellung vorläufiger Datenblätter verzichtet werden. 2.2 Überarbeitung von Materialdatenblätter Ändern sich nach Erstellung und Absenden eines Datenblattes Gewicht oder stoffliche Zusammensetzung des Teils, so dass diese nicht mehr innerhalb der im ursprünglichen MDB angegebenen Toleranzen liegen, wird eine entsprechende Überarbeitung des MDBs erforderlich. Bei Überarbeitung eines Datenblattes ohne Veränderung der Sachnummer bitte keine Kopie mit neuer IMDS ID erzeugen. Verwenden Sie stattdessen die Option Neue Version erstellen. Bei Erhöhung des AI einer Sachnummer ohne Änderungen an der Materialzusammensetzung oder dem Gewicht, ist kein neues Datenblatt erforderlich. Bitte vermerken Sie im Rahmen der Erstbemusterung des neuen Teils die IMDS-ID und Version des vorangegangenen akzeptierten AI im RMT-Eintrag. Die neue Sachnummer/AI wird danach vom BMW IMDS Team mit dem von Ihnen genannten IMDS Eintrag verknüpft und gültig gesetzt. 2.3 Teile in verschiedenen Farben Bei der Erstellung von MDBs für ein Teil mit verschiedenen Farbvarianten, besteht die Möglichkeit, ein repräsentatives MDB für alle Farben zu erstellen. Voraussetzung hierfür ist, Name Dr. Karin Oldenburg-Nazaruk Dateiname MDB_Hinweise_fuer_BMW_Lieferanten_V10.docx Firma BMW Group Speicherdatum Version 10 Seite 1 von 8

2 dass die Angaben im repräsentativen MDB auch die tatsächlichen Inhaltsstoffe der Farbvarianten abdecken. Lässt sich dies nicht durch die erlaubten Toleranzangaben und Wildcards erfüllen oder enthält eine einzelne Variante zusätzliche deklarationspflichtige Stoffe, so muss dafür ein separates MDB angefertigt werden. Erstellen Sie das repräsentative MDB für die Sachnummer des Erstmusters oder verwenden Sie die Alle Farben Sachnummer (AF-SachNr.). Die IMDS ID/Version des repräsentativen MDBs wird dann im RMT eingetragen (siehe auch Punkt 7). Die Liste der Sachnummern welche durch das repräsentative MDB abgedeckt werden muss auch direkt an das BMW IMDS Team (IMDS- weitergeleitet werden und die Informationen Sachnummer/AI mit zugeordneter IMDS ID/Version enthalten. 2.4 Lieferumfänge Werden mehrere Teile gemeinsam in einem Lieferumfang bemustert, so ist ein MDB für den kompletten Lieferumfang an BMW zu senden. Auf dem Erstmusterprüfbericht geben Sie bitte die ID und Version dieses MDBs an. Wenn einzelne Teile des Lieferumfangs BMW Sachnummern haben, so sind zusätzlich für diese Teile MDBs zu erstellen. 2.5 Multivariante Teile (Kabelbäume, Sitze) Die Erstellung von Materialdatenblättern für multivariante Teile kann in Abstimmung mit dem BMW IMDS Team auf repräsentative Materialdatenblätter beschränkt werden. 2.6 Vorläufige Materialdatenblätter / Preliminary Material Data Sheets Als Grundlage bei der Erstellung der vorläufigen Materialdatenblätter dient die Recommendation 023. Die vorläufigen Materialdatenblätter werden auch ohne Aufforderung von BMW durchden Lieferanten eingestellt. Im Unterschied zu den endgültigen Materialdatenblättern enthalten vorläufige Materialdatenblätter gegebenenfalls unvollständige Angaben zu Werkstoffen. Für alle anderen Angaben gelten die gleichen Anforderungen an Richtigkeit, Vollständigkeit und Verbindlichkeit wie bei den endgültigen Materialdatenblättern. Diese unvollständigen Materialdatenblätter müssen als Entwicklungsbemusterung gekennzeichnet sein. Die Kennzeichnung Entwicklungsbemusterung bedeutet nicht, dass damit ein Entwicklungsteil/Prototyp etc. bemustert wird. Es wird lediglich darauf Bezug genommen, dass das Materialdatenblatt zeitlich noch in der Entwicklungsphase des Bauteils entstanden ist und die Angaben z.b. zu Werkstoffen noch nicht endgültig sind. Zu Entwicklungsteilen, Prototypen oder Handmustern ist kein Datenblatt erforderlich! Verbotene und deklarationspflichtige Reinstoffe gemäß GADSL / GS93008 müssen angegeben werden. Die Rechtskonformität des Teils ist sicherzustellen. Werden die MDBs als vorläufiges Datenblatt erstellt, so sollten dort, wo die genauen Werkstoffe noch nicht feststehen, die ProtMat-Werkstoffe des IMDS Committees (Recommendation 023) verwendet werden. BMW bevorzugt die Einstellung als endgültiges MDB (siehe Punkt 2.1). Vorläufige MDBs können nicht für die Erstbemusterung verwendet werden. 2.7 Umgang mit Datenblättern Beim Versand der MDBs sollte die Option Senden verwendet und die Option Vorschlagen vermieden werden. (Dazu bitte die Datenblätter nicht vorher intern freigeben.) Abgelehnte MDBs sollten umgehend gemäß dem Ablehnungsgrund von BMW bearbeitet und zurück geschickt werden.

3 Stornieren Sie abgelehnte Materialdatenblätter, die nicht mehr gebraucht werden oder zu denen bereits aktuelle akzeptierte Versionen vorliegen. Die akzeptierten Datenblätter werden dadurch nicht gelöscht. 2.8 Unterteile mit BMW Sachnummern Sollten für Unterteile in den MDBs auch BMW Sachnummern vorliegen, so sollten diese auch unter dem Reiter Details angegeben werden. 3. Formale Anforderungen Die folgenden formalen Anforderungen müssen erfüllt werden, um den notwendigen Datenabgleich mit BMW internen Systemen zu gewährleisten. Die erforderlichen Daten sind in der nachfolgend angegebenen Form beim Versenden oder Vorschlagen des MDBs in die entsprechenden Empfänger-spezifischen Felder einzutragen (s. Abb. 1). Diese Daten sind ausschließlich der aktuellen, bzw. der für die Bemusterung (RMT) relevanten Bestellung zu entnehmen. (s. Bestellmuster im Anhang) 3.1 BMW Company ID im IMDS Die IMDS Company ID für BMW, Mini und Rolls Royce MC ist Benennung Muss wie die Benennung auf der Bestellung von BMW lauten (s. Bestellmuster im Anhang). Bei Normteilen soll die Norm hinter der BMW-Benennung angegeben werden (Ausnahme: Die Normbezeichnung ist schon in der BMW-Benennung enthalten). Bei genormten Verbindungselementen sollten die Nennmaße angegeben werden. Z. B.: Benennung: Sechskantschraube ISO 4014-M12x ZNS3 3.3 Teil-/Sach-Nummer Die Teil-/Sach-Nr. ist eine 7-stellige Zahl. Nachfolgende, durch Punkt abgetrennte Zeichen und Ziffern entfallen bei der Eingabe ins IMDS (s. Abb. 1 und Bestellmuster im Anhang). Z. B.: Teil-/Sach-Nr.: Stand/Datum In diesem Feld muss der Änderungs-Index (AI) eingetragen werden, der in der Bestellung angegeben ist (s. Abb. 1 und Bestellmuster im Anhang). Das Feld ist so formatiert, dass das Datum nicht eingetragen werden kann. Z. B.: Stand/Datum: Änderungs-Nummer NAEL (auch KM-Nr. laut Bestellung) Im Feld Änderungs-Nr. muss die Änderungs-Nummer entsprechend den Angaben der Bestellung eingetragen werden. Dies ist eine 6-stellige Kombination aus Ziffern und Buchstaben (s. Abb. 1 und Bestellmuster im Anhang). Z. B.: Änderungs-Nr.: ELU32S 3.6 Lieferanten-Nummer Die BMW-Lieferanten-Nummer ist im entsprechenden Feld einzutragen. Sie besteht aus 6 Stellen und einer durch Bindestrich abgetrennten, 2-stelligen Zähladresse und ist ohne Leerzeichen und mit dem Bindestrich einzugeben (s. Abb. 1 und Bestellmuster im Anhang). Die DUNS Nummer kann nicht verwendet werden. Z. B.: Lieferanten-Nr.:

4 Abb. 1: Muster zum Eintrag von BMW-Daten beim Versand des IMDS-Materialdatenblattes 4. Verwendung von geeigneten Werkstoffen (geforderte Angaben bei Werkstoffen) Bitte achten Sie auf die Angabe der richtigen Werkstoffklassifizierung gemäß VDA Geben Sie bei Metallen eine Bezeichnung gemäß der entsprechenden Norm an. Verwenden Sie bevorzugt die vom IMDS Steering Committee, Steel & Iron list und ILI erstellten Werkstoffe. Beachten Sie bei Kunststoff-Werkstoffen, dass diese ohne die Angabe der entsprechenden Additive nicht akzeptiert werden. 5. Mengenanteils- und Toleranzangaben Bei der Beurteilung eines MDBs hinsichtlich des Reinstoffgehalts wird davon ausgegangen, dass der vom Lieferanten angegebene Maximalgehalt im Werkstoff vorliegt. Toleranzangaben zu Mengenanteilen und Gewichten sollen nur verwendet werden, um tatsächliche Schwankungen zu beschreiben. Als Toleranzbereich ist daher höchstens +- 5% zulässig. Ausgenommen von dieser Regelung sind Teile, die bedingt durch Ihren Herstellungsprozess eine höhere Abweichung aufweisen. Wenn Komponenten (z.b. Rohteile) durch eine weitere Bearbeitung (z. B. Bohren, Fräsen, etc.) nennenswert an Gewicht verlieren, so müssen diese als Halbzeuge erstellt bzw. angefordert werden. Eine Kompensation des Gewichtsverlustes durch überhöhte Abweichungen (von gemessenem zu errechnetem Einzelgewicht) ist nicht akzeptabel. 6. Rezyklatangaben Die Angaben zum Rezyklat-Anteil ist bei Werkstoffen mit den Klassifizierungen 5.1, 5.1.a/b, 5.3, oder und mehr als 25 g verpflichtend. 7. Eintrag in das RMT (Risikomamagement Teile) Für die Erstbemusterung wird ausschließlich die IMDS-ID mit Version eines bereits akzeptierten Materialdatenblattes benötigt. Tragen Sie diese Nummer in das RMT (über das

5 b2b-portal) unter dem Punkt Musterprüfung gemäß folgendem Beispiel ein: IMDS-ID/Version /1. Vorläufige MDBs können in diesem Fall nicht verwendet werden. Sollte sich bei einer Erhöhung des Änderungsindexes, das Gewicht und die stoffliche Zusammensetzung des Teils nicht ändern, dann können Sie zur Erstmusterprüfung die IMDS ID und Version des zuletzt akzeptierten Datenblattes angeben (siehe Punkt 2.2). Ansonsten muss eine neue Version dieses MDBs erstellt werden. 8. MDB Anfrage (Request Funktion) Seit dem Release 4.0 gibt es die Möglichkeit Materialdatenblätter über das IMDS unter Nutzung der Request - Funktion vom Lieferanten anzufordern. BMW nutzt diesen Weg um fehlende MDBs von den Lieferanten einzufordern. Lieferantenseitig ist die Funktionalität der Request- Funktion sicherzustellen. Bitte achten Sie auf diesen Menüpunkt. Das Vorliegen von MDB- Anfragen muss aktiv im IMDS abgefragt werden. Unter dem Menüpunkt Einstellungen gibt es die Möglichkeit sich über eingehende MDB Anfragen mittels informieren zu lassen. Dazu sollte dort das Feld MDB Anfrage erhalten aktiviert werden. Die unaufgeforderte und termingerechte Einstellung der vorläufigen und endgültigen Materialdatenblätter zu den Terminen für die Typgenehmigung und die Erstbemusterung bleibt weiterhin im Verantwortungsbereich des Lieferanten (siehe Punkt 2.1). Die Anfragen sollten direkt unter dem Menüpunkt MDB Anfrage bearbeitet werden (siehe IMDS Benutzerhandbuch unter Punkt 4.3 MDB Anfrage). So wird eine optimale Rückverfolgung gewährleistet. Außerdem können so, die von BMW vorgegebenen empfängerspezifischen Daten direkt übernommen werden. 9. Weitere Hinweise und Kontaktinformationen Punkt 19.7 der Einkaufsbedingungen der BMW Group behandelt die Bereitstellung von Materialdatenblättern durch die Lieferanten. Materialdatenblätter müssen für alle gelieferten Teile erstellt werden. Die Einkaufbedingungen können über das b2b Portal unter dem Menüpunkt Funktionsbereiche Einkauf / direktes Material aufgerufen werden. Bei allen Fragen oder für die Übermittlung von Sachnummernlisten nutzen Sie bitte folgende E- Mailadresse: Imds-Team@bmw.de Hinweise: Bei Kontaktaufnahme zu Detailfragen geben Sie uns bitte Ihre IMDS-Firmen-ID an. Die BMW Firmen-ID im IMDS lautet: 103 IMDS Recommendations sind nach der Anmeldung zum IMDS unter dem Menüpunkt Hilfe abrufbar. Für spezielle Fragen ist Ihre BMW Ansprechpartnerin: Dr. Karin Oldenburg-Nazaruk Karin.Oldenburg@bmw.de +49 (0)

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7 Bestellmuster 1 (offizielle Bestellung) mit BMW-spezifischen Daten für das IMDS- Materialdatenblatt Benennung Sach-Nr. Beispiel-Automotive GmbH L P / /003 ZB Beispielteil VL Facelift XY E7K44S-09 NAEL MUSTERFRAU Mustermann Änderungsindex (AI) Marta Musterfrau ELU32S-09 (Bestellnummer) Bestellmuster 2 (DFÜ-Bestellung) mit BMW-spezifischen Daten für das IMDS-Materialdatenblatt Anmerkung: Zu jeder DFÜ-Bestellung wird auch eine offizielle Bestellung in Papierform oder als PDF- Datei mit gleicher Bestellnummer übersandt.