Excel für Einkäufer. Strukturierung des Einkaufsvolumens. Andreas Imhof (B.A.) Donnerstag, 07. April 2016

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1 Excel für Einkäufer Strukturierung des Einkaufsvolumens Andreas Imhof (B.A.) Donnerstag, 07. April 2016

2 >>> Agenda <<< ABC-Analyse XYZ-Analyse Kraljic- Matrix Seite 2

3 ABC-Analyse ABC-Analyse Klassifizierung von Materialien Definition: Die ABC-Analyse stellt eine einfache Methode der Materialklassifizierung im Hinblick auf Wert und Menge dar. Seite 3

4 ABC-Analyse Grundlagen Grundlage Das Pareto-Prinzip 80 % der Wirkungen werden von 20 % der Ursachen erreicht. A-Materialien B-Materialien C-Materialien Wertanteil hoher Wertanteil Ca. 80 % mittlerer Wertanteil Ca. 15 % niedriger Wertanteil Ca. 5 % Mengenanteil niedriger Mengenanteil Ca. 10 % mittlerer Mengenanteil Ca. 20 % hoher Mengenanteil Ca. 70 % Seite 4

5 ABC-Analyse Grundlagen Ziel der ABC-Analyse Einfache Identifizierung von Ansatzpunkten zur Verbesserung Vermeidung von unwirtschaftlichen Anstrengungen A-Teile C-Teile - Gründliche Bestellvorbereitung und Durchführung - Vereinfachte Bestellabwicklung - Strenge Terminkontrolle - Automatische Bestellabläufe - Genaue Rechnungs- und Qualitätsprüfung - Outsourcing an externen Dienstleister Seite 5

6 ABC-Analyse Umsetzung Ausgangslage Ergebnis Seite 6

7 ABC-Analyse Umsetzung Sammlung der relevanten Mengen und Werte ERP-System Absteigende Sortierung nach Verbrauchswerten Verbrauchswerte in % vom Gesamtwert Verbrauchswerte kumulieren in % Ermittlung der kumulierten Werte für x- und y-achse Stückbedarf von Gesamtmenge in % Stückbedarf kumulieren in % Wahl der Klassengrenzen und Eingruppierung Darstellung der Ergebnisse in der Lorenzkurve Definition adäquater Strategien Seite 7

8 ABC-Analyse Handlungsempfehlung und Würdigung Dient zur schnellen Orientierung und Konzentration auf Materialien Bildung von Prioritäten mit vertretbarem Aufwand und einfacher Anwendbarkeit Die Einteilung in nur drei Klassen ist sehr grob Die ABC-Analyse bietet nur ein Bild der aktuellen IST-Situation A-Teile C-Teile Beschaffungsmarkt Global Sourcing eprocurement Bedarfsermittlung deterministisch stochastisch Inventur permanent 1x im Jahr Sicherheitsbestand klein groß Einkaufsstrategien oder verbindliche Richtlinien lassen sich allein mithilfe der ABC-Analyse noch nicht verlässlich nachvollziehen, dazu sind weitere Methoden und ergänzende Überlegungen notwendig. Seite 8

9 XYZ-Analyse XYZ-Analyse Planbarkeit der Bedarfe Definition: Die XYZ-Analyse wird im Einkauf zur Bewertung der Planbarkeit des Bedarfs eingesetzt und klassifiziert Materialien anhand ihrer jeweiligen Verbrauchsstruktur. Seite 9

10 XYZ-Analyse Grundlagen Ziel der XYZ-Analyse Optimierung der Materialbedarfsplanung sowie Lagerhaltung Berechenbarkeit des Verbrauchs und dessen Vorhersagbarkeit Klassifizierung Verbrauch Prognostizierbarkeit X Konstant, kaum Schwankung Hoch Y Stärkere Schwankungen, Trendmäßig oder saisonal bedingt Mittel (Trend) Z Hohe Schwankungen Gering Seite 10

11 XYZ-Analyse Umsetzung Ausgangslage Ergebnis Seite 11

12 XYZ-Analyse Umsetzung Sammlung relevanter Mengen und Werte ERP-System Ermittlung der Standardabweichung Ermittlung des Mittelwertes Ermittlung des Variationskoeffizienten XYZ Klassifizierung der Beschaffungsobjekte Grafische Darstellung der Ergebnisse Definition adäquater Strategien Seite 12

13 XYZ-Analyse Bildung des Variationskoeffizienten Die Standardabweichung beschreibt wie stark die durchschnittliche Schwankung der einzelnen Verbrauchswerte gegenüber einem Durchschnittswert innerhalb eines Zeitraums ausfällt. Der Variationskoeffizient, wird aus dem Quotienten der Standardabweichung (s) und dem ermittelten Mittelwert gebildet. Dieser Wert zeigt auf, wie stark die einzelnen Verbrauchswerte bzw. Bestellmengen prozentual zum Durchschnittswert schwanken. Seite 13

14 XYZ-Analyse Handlungsempfehlung X Z Verbrauch konstant unregelmäßig Planbarkeit Hoch Niedrig Maßnahme - Genaue Lieferantenauswahl im Hinblick auf Zuverlässigkeit, Qualität, Flexibilität - Einsatz von einfachen Bestellverfahren - minimierte Sicherheitsbestände oder bestandslose Bereitstellungen wie Just-in- Time bzw. Kanban - Bevorzugt verbrauchsgesteuerte, stochastische Bedarfsrechnungen (geringe Prognostizierbarkeit) - größeren Bevorratung Seite 14

15 XYZ-Analyse Kritik und Würdigung Dient nur für eine erste Bestimmung der grundsätzlichen Ausrichtung einer Einkaufsstrategie Wichtige Kriterien wie die Marktstellung des Unternehmens, die Bedeutung des Materials für das Endprodukt oder die technische Komplexität bleiben für die Einkaufsstrategien unberücksichtigt. Näherungswerte sind jedoch auch ausreichend, da vor allem die extremen Ausprägungen (X- und Z-Artikel) für die Festlegung konkreter Verhaltensweisen in der Praxis herangezogen werden. Daher müssen weitere Analysen durchgeführt und geeignete Verfahren verwendet werden, Einkaufsstrategien noch gezielter zu entwickeln. Seite 15

16 Kombination ABC und XYZ-Analyse Einfügen der Werte [Zusammenfassung] aus der ABC-Analyse Tool ABC-Analyse Einfügen der Werte [Zusammenfassung] aus der XYZ-Analyse Tool XYZ-Analyse Tabelle [ABC-XYZ-Kombiniert] kopieren und Werte in Tabelle [Werte kombiniert] einfügen Spate ABC in Tabelle [Werte kombiniert] absteigend filtern Definition adäquater Strategien Seite 16

17 Vorhersagegenauigkeit Kombination der ABC-XYZ-Analyse Wertigkeit A B C X hoher Verbrauchswert, hohe Vorhersagegenauigkeit R mittlerer Verbrauchswert, hohe Vorhersagegenauigkeit R niedriger Verbrauchswert, hohe Vorhersagegenauigkeit Y Hoher Verbrauchswert, mittlere Vorhersagegenauigkeit mittlerer Verbrauchswert, mittlere Vorhersagegenauigkeit niedriger Verbrauchswert, mittlere Vorhersagegenauigkeit R S Z Hoher Verbrauchswert, niedrige Vorhersagegenauigkeit mittlerer Verbrauchswert, niedrige Vorhersagegenauigkeit niedriger Verbrauchswert, Niedrige Vorhersagegenauigkeit S Rationalisierungspotential / hoher Steuerungsaufwand Seite 17

18 Kombination der ABC-XYZ-Analyse Behandlung der AX-Teile Behandlung der CZ-Teile 1. Beschaffungsteilfunktion Disposition Lieferantenauswahl Bestellabwicklung 2. Beschaffungspolitik Lieferantenpolitik - Deterministische Bedarfsdeckung - Exakte Bestimmung von Anlieferungen Berücksichtigung folgender Vergleichsfaktoren: - Zuverlässigkeit - Flexibilität - Integrationsfähig langjährige Partnerschaftsverträge - JIT-Belieferung - Einschaltung von ERP - Single Sourcing - Partnerschaften - Stochastische Bedarfsrechnung - Abwicklungserleichternde Bestellmengen Berücksichtigung folgender Vergleichsfaktoren: - Einstandspreis - Lieferservice - Umfang der Lagerhaltung kurzfristigere Jahresverträge - Einfache Verfahren / Sammelbestellungen - Automatische Bestellungen (eprocurement) - Local Buying - Übertragung von Aufgaben an Lieferanten - Konsignationslager Beschaffungsweg Hersteller Händler oder Hersteller Vorratspolitik - Mengenbündelung - Niedrige Sicherheitsbestände Gewisse Bestände Seite 18

19 Kraljic Matrix Kraljic Matrix Analyse des Beschaffungsportfolios Auch als Warengruppenportfolio bezeichnet, dient zur Analyse des Beschaffungsportfolios eines Unternehmens und gilt heute als ein Standardinstrument im strategischen Einkauf. Seite 19

20 Kraljic Matrix Grundlagen Das Modell kategorisiert Materialien in die folgenden vier Gruppen: Seite 20

21 Kraljic Matrix Kern-Hebelmaterial Eigenschaften: Die Materialien entsprechen einer standardisierten Qualität Tragen einen hohen Prozentsatz am Gewinn des Unternehmens bei Der Wettbewerb im Beschaffungsmarkt ist ebenfalls groß Die Abschöpfung von Kostensenkungspotenzialen ist daher besonders günstig. Demnach lautet hier die Normstrategie: Nutzen des Marktpotenzials. Seite 21

22 Kraljic Matrix Kern-Hebelmaterial Maßnahmen im Umgang mit diesen Materialien: Konsolidierung und Nutzung des Mengeneffektes Ausnutzen der Konkurrenzsituation durch aggressive Preisverhandlungen Intensivierung des internationalen Einkaufs (Global Sourcing) Verlagerung der Lagerhaltung und Materialdisposition auf Lieferanten Seite 22

23 Kraljic Matrix Strategisches Material Eigenschaften: Diesen Materialien (A-Teile) gehört das höchste Augenmerk im Einkauf Sie sind durch ein hohes Beschaffungsrisiko, aufgrund von Knappheit oder komplizierter Lieferung gekennzeichnet. Die Normstrategie liegt hier in der Wirtschaftlichen bzw. Kostenvorteiligen Absicherung des strategischen Materials Seite 23

24 Kraljic Matrix Strategisches Material Maßnahmen im Umgang mit diesen Materialien: Exakte Bedarfsplanung zur Vermeidung selbstverschuldeter Versorgungsengpässe Gemeinsame Durchführung von preis- und wertanalytischer Maßnahmen Enge Kooperation durch Lieferantenpartnerschaften (langfristige Lieferverträge) Intensivierung der Beschaffungsmarktforschung Seite 24

25 Kraljic Matrix Standardmaterial Eigenschaften: Materialien sind einfach zu beschaffen und entsprechen einer standardisierten Qualität Der Wettbewerb unter den Lieferanten ist meist groß Komplexität der Materialien zumeist eher gering. Aufgrund es geringen Einkaufsvolumens sind Chancen zur nachhaltigen Kostenreduzierung tendenziell weniger vorhanden. Seite 25

26 Kraljic Matrix Standardmaterial Maßnahmen im Umgang mit diesen Materialien: Vereinfachung des Beschaffungsprozesses (z.b. eprocurement) Bündelung durch Sammelbestellungen Standardteile sollten über elektronische Kataloge beschafft werden (EDI) Konzentration auf wenige Lieferanten ggf. Händlerkonzept Seite 26

27 Kraljic Matrix Engpassmaterial Eigenschaften: Material zeichnet sich durch ein geringes Einkaufsvolumen aus Es herrscht jedoch ein hohes Versorgungsrisiko, so dass die gesamte Fertigung des Endproduktes gefährdet sein kann. Der direkte Wettbewerb unter Lieferanten ist gering Die Normstrategische heißt hier Absicherung, kostensenkende Maßnahmen sind daher weniger relevant Seite 27

28 Kraljic Matrix Engpassmaterial Maßnahmen im Umgang mit diesen Materialien: Großzügige Bestellmengen und Aufbau höherer Sicherheitsbestände Paketvergabe und Abschluss langfristiger Lieferverträge Einkauf der Materialien im näheren lokalen Umfeld (Local Sourcing) Neuspezifizierung / Alternative des Materials durch technische Änderung (Wertanalyse) Seite 28

29 Kraljic Matrix Kritik und Würdigung Mithilfe der Kraljic Matrix lassen sich erste Handlungsanweisungen erarbeiten und grundsätzliche Stoßrichtungen im Hinblick auf die analysierten Materialien ableiten. leicht verständliche Handhabung umfassendes Gesamtbild durch Berücksichtigung quantitativer als auch qualitativer Schlüsselfaktoren qualitativer Informationen wie beispielsweise Versorgungsrisiken, Machtverhältnisse oder Komplexitäten sind schwer zu bestimmen, da sie auf subjektiven Einschätzung beruhen Kraljic-Matrix ist in erster Linie eine Abbildung des Ist-Zustands Auch die Kraljic Matrix ist für die Entwicklung von langfristiger Strategien als alleiniges Tool problematisch und durch weitere analytische Methoden und Betrachtung weiterer Dimensionen zu ergänzen. Seite 29

30 # Übersicht der Methodenschulungen Strukturierung des Einkaufsvolumens mit Excel KW 24 Analyse der Beschaffungskosten mit Unterstützung von Excel KW 41 Nach Abstimmung ABC Analyse XYZ-Analyse Kraljic Matrix Materialgruppenstrategien (praktische Umsetzung Kraljic Matrix) Vorschlag: TCO (= Total Cost of Ownership) Vorschlag: DTC (= Design to Cost) MoB (= Make or Buy) LPP (=Linear Performance Pricing) Seite 30

31 # Seite 31