Die elektronische Bilanz: Orientierungs- und Handlungsleitfaden

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1 Die elektronische Bilanz: Orientierungs- und Handlungsleitfaden für Unternehmen

2 Gesetzliche Pflicht Im Zuge der Erstellung des Jahresabschlusses 2013 sind Unternehmen mit den Anforderungen der elektronischen Bilanz (E-Bilanz) konfrontiert. Nachdem für 2012 noch eine Nichtbeanstandungsregelung des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) genutzt werden konnte, wird es jetzt endgültig ernst. Die Pflicht, den Jahresabschluss nicht mehr auf Papier, sondern elektronisch mit einer vorgegebenen Gliederung (Taxonomie) einzureichen, gilt erstmals verbindlich für Wirtschaftsjahre, die nach dem beginnen. Diese steuerlich motivierte Pflicht ist bereits seit Ende 2008 im 5b EStG gesetzlich verankert. Insofern müssen sich alle bilanzierenden Unternehmen spätestens jetzt damit beschäftigen. Die Details regeln BMF-Schreiben, insbesondere die für Besteuerungszwecke vorgegebene Mindestgliederung von Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung. Diese Vorgaben können dazu führen, dass Unternehmen bestimmte Geschäftsvorfälle sinnvollerweise anders buchen sollten als zuvor. Auffangpositionen Der Finanzverwaltung zugutehalten muss man, dass sie auf die Proteste aus der Wirtschaft eingegangen ist nicht nur mit mehreren Verschiebungen. In einer Pilotphase wurde das Verfahren 2011 erfolgreich getestet. Und die Taxonomien wurden in der Zwischenzeit so weiterentwickelt, dass Unternehmen mehr Auffangpositionen als ursprünglich vorgesehen nutzen können. Diese sollen verhindern, dass Unternehmen ihr Buchungsverhalten aus steuerlichen Gründen ändern müssen. Größter Aufwand im Erstjahr Steuerberater, die die ersten E-Bilanzen erstellt und gegebenenfalls testweise übermittelt haben, berichten davon, dass die meisten Unternehmen im Erstjahr den größten Aufwand haben, danach wird dieser jedoch deutlich abnehmen. Firmen, die sich in ihrer Finanzbuchhaltung relativ eng an den Standardkontenrahmen (SKR) 03 oder 04 orientieren, haben mitunter gar nicht so viel Umstellungsbedarf wie vorher befürchtet, lautet eine erfreuliche Erfahrung aus der Praxis. Den tatsächlichen Mehraufwand erkennt jedes Unternehmen aber erst, wenn es sich intensiv mit dem eigenen Kontenplan und den E-Bilanz- Vorgaben intensiv beschäftigt. Beide sind miteinander abzugleichen (Mapping). Solche Vorarbeiten sind zwingend zu erledigen eventuell mit Unterstützung durch einen Steuerberater. Diese Broschüre unterstützt Sie auf Ihrem Weg zu Ihrer ersten E-Bilanz - ob gemeinsam mit dem Steuerberater oder unternehmensintern. Sie erklärt Hintergründe, liefert Ihnen einen Überblick über die neuen Anforderungen und liefert eine Schritt-für-Schritt-Anleitung. 2 E-Bilanz

3 Was ist die E-Bilanz? Alle bilanzierenden Unternehmen müssen» die Bilanz sowie die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)» zwingend erstmals für das Wirtschaftsjahr 2013» elektronisch im standardisierten XBRL-Datenformat» und nach einem vorgeschriebenen Gliederungsschema (Taxonomie)» an die Finanzverwaltung übermitteln. Steuerpflichtige geben entweder eine Handelsbilanz mit steuerlicher Überleitungsrechnung oder eine Steuerbilanz in elektronischer Form ab. Sie dient allein steuerlichen Zwecken. Im Grunde ist die E-Bilanz ein Anhang zur Einkommen- oder Körperschaftsteuererklärung. Hierfür stellt die Finanzverwaltung jedoch kein bestimmtes auszufüllendes Formular zur Verfügung. Stattdessen liegt es am Unternehmen, ein dementsprechend geeignetes Programm zu nutzen, das eine E-Bilanz erstellen und übermitteln kann. Lexware bietet hierfür geeignete Software an. Weitere Anlässe für aperiodische E-Bilanzen Nach Ablauf eines jeden Wirtschaftsjahres ist eine solche periodische Steuerbilanz an die Finanzverwaltung elektronisch zu senden. Im Fall einer Betriebsveräußerung, Betriebsaufgabe, Änderung der Gewinnermittlungsart oder bei Umwandlungen muss der Unternehmer zudem eine einmalige Steuerbilanz erstellen und ebenfalls elektronisch übermitteln. 3 E-Bilanz

4 Finanzverwaltung baut Risikomanagementsystem auf Praxis Tipp Achten Sie unbedingt darauf, dass die per E-Bilanz übermittelten Jahresabschlussdaten nicht von den Werten in den Steuererklärungen (Einkommen-, Körperschaft-, Gewerbe- und Umsatzsteuer) abweichen. Eines muss Ihnen klar sein: Die Einführung der E-Bilanz nutzt in erster Linie der Finanzverwaltung. Damit schafft sie sich mehr Einblicke in die Jahresabschlüsse der Unternehmen, da sie aufgrund der auf vorgegebenen Taxonomien eine tiefer gehende Mindestgliederung für Bilanz und GuV vorschreibt. Insbesondere steuerlich relevante Positionen sind genauer aufzuschlüsseln. Die elektronisch eingereichten Daten kann sie weiterverarbeiten, besser denn je Plausibilitätsprüfungen durchführen und über die nächsten Jahre eine Datenbank für Betriebsvergleiche aufbauen. Die Unternehmensdaten können automatisch ausgewertet und zum Beispiel für Branchen aggregiert werden. Dies ist alles Bestandteil einer E-Government-Strategie und eines neuen Risikomanagements der Finanzverwaltung, das stetig weiterentwickelt wird. Auffällige oder verdächtige Unternehmen versucht sie so schneller identifizieren zu können, um dann gezielt eine Betriebsprüfung anzusetzen. Zumindest müssen sich solche Firmen darauf einstellen, dass bestimmte Daten kritisch hinterfragt werden. Wo Finanzämter Widersprüche oder Ungereimtheiten erkennen, werden sie die Unternehmen auffordern, Belege und Dokumentationen einzureichen. Zeitnahe Betriebsprüfungen sind künftig viel häufiger zu erwarten als heute. Das kann mitunter auch für Unternehmen vorteilhaft sein: Bei strittigen Bilanzierungsfragen kann eine zeitnahe Betriebsprüfung schneller Rechtssicherheit und damit Klarheit für die finanzielle Auswirkung sorgen. 4 E-Bilanz

5 Drei strategische Ansätze für die E-Bilanz Sie haben es ein ganzes Stück selbst in der Hand, beim Finanzamt nicht negativ aufzufallen. Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften sprechen von drei verschiedenen strategischen Handlungsvarianten für Unternehmen: 1. Maximalstrategie: Ein Unternehmen präsentiert sich sehr transparent und liefert über die Pflichtangaben hinaus (Muss- und Summenmussfelder in der Taxonomie) freiwillig zusätzliche Informationen befüllt also so-genannte Kannfelder. Auf die Nutzung von Auffangpositionen verzichtet es. Zweck ist, Rückfragen durch die Veranlagungsstelle zu vermeiden und eine sehr positive Risikoeinstufung durch die Finanzverwaltung zu erhalten. Damit steigen auch die Chancen auf eine schnelle Steuerfestsetzung ohne Nachprüfungsvorbehalt. Letztlich gewinnt das Unternehmen Rechtssicherheit und kann seine Steuerbelastung besser planen. Nachteil ist, dass diese Strategie oft zu einem deutlichen Mehraufwand in der Buchhaltung und damit zu höheren Kosten führt. 2. Minimalstrategie: Hier konzentriert sich das Unternehmen allein auf die Pflichtfelder in der Taxonomie. Auffangpositionen werden extensiv genutzt und auf die Befüllung von Kannfelder verzichtet es, um keine Zusatzinformationen zu liefern. Damit reduziert das Unternehmen zwar seinen Anpassungsaufwand, könnte jedoch beim Finanzamt negativ registriert werden. Mancher misstrauischer Beamter könnte sich veranlasst fühlen, hier kritisch nachzuhaken. Praxis Tipp Überlegen Sie sich als Unternehmer gut, mit welcher Strategie Sie sich beim Finanzamt positionieren möchten. Wägen Sie den Aufwand gegen die möglichen Risiken ab. Die meisten Berater empfehlen die optimale Strategie, da hierdurch der Mehraufwand im Rahmen bleibt und zugleich das Finanzamt erkennt, dass Sie nichts zu verbergen haben. 3. Neutral- oder optimale Strategie: So nennen Berater einen Mittelweg, der den Umstellungsaufwand begrenzen soll, gleichzeitig jedoch dem Finanzamt Transparenz und Kooperationsbereitschaft signalisiert, so dass sich das Unternehmen nicht schadet. Auf die Nutzung von Auffang-positionen soll hierbei weitgehend verzichtet werden. Kannfelder, die sich aus der Finanzbuchhaltung ableiten lassen, werden ausgefüllt. Dies führt meist zu einer moderaten Änderung des Kontenplans und des Buchungsverhaltens. Blockade kann Zwangsgeld nach sich ziehen Abzuraten ist von einer Verweigerungspolitik, also den Jahresabschluss nicht elektronisch abzugeben. Finanzämter dürfen in diesen Fällen ein Zwangsgeld verhängen. Das Gesetz sieht aber auch Ausnahmefälle vor. 5 E-Bilanz

6 Härtefallklausel Praxis Tipp Sie sollten in einem schriftlichen Antrag nach 5b Abs. 2 EStG in Verbindung mit 150 Abs. 8 AO beim Finanzamt nachvollziehbar begründen, warum es für Sie eine unzumutbare Belastung wäre, die E-Bilanz zu erstellen und zu übermitteln. Gute Chancen dürften Sie haben, falls Sie die E-Bilanz nur einmalig abgeben müssten. Dies wäre beispielsweise der Fall, wenn Sie Ihren Betrieb bereits im Jahr 2013 aufgegeben oder verkauft hätten oder kurz davor stehen. Bislang haben Unternehmen ihren Jahresabschluss in Papierform und ohne Taxonomie-Gliederung dem zuständigen Finanzamt übergeben. Dies wird künftig nur noch in Härtefällen möglich sein. Der Gesetzgeber hat mit 5b Abs. 2 EStG eine Härtefallklausel geschaffen, auf die Sie sich gegebenenfalls berufen können. In welchen Fällen dies möglich ist, ist nicht so klar. Die Finanzverwaltung hat bisher noch keine konkreten Anwendungsfälle genannt. Ein Härtefallantrag gilt als begründet, wenn die Einhaltung der elektronischen Übermitt-lungsverpflichtung aus persönlichen oder wirtschaftlichen Gründen unzumutbar ist. Der Antrag ist an keine bestimmte Form gebunden. Bereits die Einreichung einer Bilanz auf Papier zusammen mit der Steuererklärung wird als Härtefallantrag ausgelegt werden können. Eine gesonderte Antragstellung ist nicht zwingend erforderlich. Bis wann ist die E-Bilanz abzugeben? Faktisch handelt es sich bei der E-Bilanz um ergänzende Dokumente zur Einkommen- oder Körperschaftsteuererklärung, quasi wie eine Anlage. Zweckmäßig ist es daher, Steuererklärung und E-Bilanz gemeinsam abzugeben. Die allgemeine Abgabefrist für Steuererklärungen 2013 endet am Auf Antrag kann diese Frist verlängert werden. Wird die Steuererklärung vom Steuerberater erstellt, wird die Abgabefrist regelmäßig mindestens bis zum Jahresende verlängert. Eigene Abgabefristen für die E-Bilanz gibt es nicht. 6 E-Bilanz

7 Wer ist betroffen? Alle bilanzierenden Unternehmen müssen die neuen E-Bilanz-Pflichten berücksichtigen. Als solche gelten Steuerpflichtige, die ihren Gewinn nach 4 Abs. 1, 5 Abs. 1 durch Betriebsvermögensvergleich oder nach 5a EStG (Tonnagenbesteuerung) ermitteln unabhängig von der Rechtsform oder der Unternehmensgröße. Konkret sind dies:» Gewerbetreibende,» bilanzierende Selbstständige (z. B. wenn Freiberufler freiwillig Bücher führen) sowie» Land- und Forstwirte, es sei denn, sie ermitteln ihren Gewinn nach Durchschnittssätzen. Weicht Ihr Wirtschaftsjahr vom Kalenderjahr ab, haben Sie möglicherweise noch etwas länger Zeit. Endet Ihr Wirtschaftsjahr 2013/2014 beispielsweise am , dann müssen Sie Ihre erste E-Bilanz für diesen abgeschlossenen Zeitraum elektronisch abgeben. Nicht betroffen sind generell Freiberufler und andere Selbstständige, die Einnahme-Überschussrechnungen nach 4 Abs. 3 EStG als steuerliche Gewinnermittlung beim Finanzamt abgeben. Sie müssen sich mit der E-Bilanz-Thematik nicht beschäftigen, müssen aber die Anlage EÜR ebenfalls elektronisch übermitteln. 7 E-Bilanz

8 Zeitliche Ausnahmeregelungen Für bestimmte Steuerpflichtige gibt es für den zeitlichen Anwendungsbereich Ausnahmeregelungen. Sie haben in folgenden Fällen etwas mehr Zeit, um erstmals die E-Bilanz-Daten durch Datenfernübertragung zu senden: 1. Inländische Unternehmen bezüglich ihrer ausländischen Betriebsstätten 2. Inländische Betriebsstätten ausländischer Unternehmen 3. Steuerbefreite Körperschaften mit einem steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb 4. Juristische Personen des öffentlichen Rechts mit Betrieben gewerblicher Art Für diese Unternehmen gilt die Pflicht zur elektronischen Abgabe der E-Bilanz erstmals für Wirtschaftsjahre, die nach dem beginnen. Zusätzlichen Bilanzierungsaufwand haben Personengesellschaften. Stellt etwa ein Gesellschafter einer KG dieser seine Immobilie zur Verfügung oder bestehen andere Leistungsbeziehungen, dann sind diese in einer Sonderbilanz zu erfassen. Erwirbt ein Gesellschafter einen Firmenanteil zu einem anderen Wert als das Buchvermögen, so ist die Differenz in einer Ergänzungsbilanz aufzunehmen. Für Wirtschaftsjahre, die vor dem enden, haben Personenhandelsgesellschaften und Mitunternehmerschaften noch die Möglichkeit, die ebenfalls einzureichenden Sonder- und Ergänzungsbilanzen im Freitext unter dem Modul Steuerliche Modifikationen elektronisch zu übermitteln. Dann ist eine Gliederung nach dem Taxonomie-Datensatz nicht nötig. Eine verpflichtende Übermittlung der als Mussfelder definierten Positionen der Kapitalkontenentwicklung für Personengesellschaften ist erst für Wirtschaftsjahre vorgeschrieben, die nach dem beginnen. Diesbezügliche Mussfelder im Berichtsbestandteil Bilanz müssen jedoch bereits jetzt ausgefüllt werden, außer es wird freiwillig eine Kapitalkontenentwicklung für Personenhandelsgesellschaften eingereicht. Konkret müssen nur die Summenmussfelder Kapitalanteile der persönlich haftenden Gesellschafter und Kapitalanteile der Kommanditisten mit Zahlen befüllt werden. 8 E-Bilanz

9 Taxonomie- Struktur Grundlage eines Datenaustausches in XBRL sind gegliederte Datenschemata, sogenannte Taxonomien. Sie beschreiben den Inhalt und die Struktur von Finanzberichten und dienen als Vorlage für einen individuellen Jahresabschluss. Vergleichbar einem Kontenrahmen beinhalten sie die Positionen, die für die Darstellung der Abschlussposten genutzt werden können. Die Taxonomien wurden auf der Webseite publiziert. Sie enthalten» ein Modul zur Übermittlung von Stammdaten ( GCD-Modul ) mit Angaben zum Unternehmen (Firma, Sitz, Eigentümer etc.)» und ein Modul zur Übermittlung der eigentlichen Abschlussdaten ( GAAP-Modul ). Neben weiteren elektronisch übermittelbaren Berichtsbestandteilen sind dies insbesondere die Posten der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung sowie ein Schema für eine strukturierte steuerliche Überleitungsrechnung. Praxis Tipp Kommt es bei relativ vielen Positionen zu unterschiedlichen Werten, dann sollten Sie ernsthaft prüfen, ob Sie auf eine Zweikreisbuchführung umstellen. Das bedeutet, dass auch unterjährig in einem zweiten, parallelen Buchungssystem nach steuerlichen Kriterien Umbuchungen realisiert werden nicht erst im Zuge der Jahresabschlusserstellung. Die handelsrechtlichen Buchungen können für den steuerrechtlichen Buchungskreis dupliziert werden. Nur steuerrechtlich abweichenden Buchungen werden in dem separaten System neu erfasst. Damit lässt sich gezielt Steuerbilanzpolitik betreiben. Und künftige E-Bilanzen können einfach per Knopfdruck erstellt werden. Dieses Jahresabschluss-Modul enthält folgende Berichtselemente:» Bilanz» Haftungsverhältnisse» GuV (nach Umsatzkosten- oder Gesamtkostenverfahren)» Ergebnisverwendungsrechnung» Kapitalkonten für Personenhandelsgesellschaften» Eigenkapitalspiegel» Kapitalflussrechnung» Anhang» Lagebericht» Steuerliche Modifikationen» Andere Berichtsbestandteile» Detailinformationen» Berichtigung des Gewinns bei Wechsel der Gewinnermittlungsart» Steuerliche Gewinnermittlung bzw. Steuerliche Gewinnermittlung bei Personengesellschaften Die gefetteten Module sind zwingend elektronisch zu übermitteln. Die anderen Berichtsbestanteile können freiwillig übermittelt werden. Unternehmen können prinzipiell ihre Finanzbuchhaltung auf rein handelsrechtlicher Basis fortführen. Für den Fall, dass die im Bilanz- und GuV-Modul übermittelten Daten allein auf handelsrechtlichen Überlegungen beruhen, ist zwingend eine Überleitungsrechnung zu erstellen und unter Steuerliche Modifikationen elektronisch zu schicken. Hier sind dann steuerlich zulässige Werte anzugeben. Latente Steuern, die aus dem Unterschied zwischen handels- und steuerrechtlicher Bewertung resultieren, entfallen. 9 E-Bilanz

10 Kerntaxonomie und Branchentaxonomien Rechtsform- und unternehmensgrößenunabhängig gibt es als Standard eine Kerntaxonomie. Für Unternehmen folgender Wirtschaftszweige gelten jedoch spezielle Branchentaxonomien:» Kreditinstitute» Versicherungsunternehmen und Pensionsfonds» Wohnungswirtschaft» Verkehrsunternehmen» Pflegedienstleister» Krankenhäuser» Land- und Forstwirtschaft und» kommunale Eigenbetriebe Während Banken und Versicherungen vorrangige Spezialtaxonomien anwenden müssen, verwenden die anderen erwähnten Branchen die Kerntaxonomie sowie eine branchenspezifische Ergänzungstaxonomie. 10 E-Bilanz

11 Taxonomie 5.2 und künftige Änderungen Praxis Tipp Die Taxonomie 5.2 schafft einheitlich verwendbare Taxonomien sowohl für die E-Bilanz als auch die handelsrechtlichen Berichtsund Offenlegungspflichten. Die steuerlichen XBRL-Datensätze können auch für die Einreichung des Jahresabschlusses beim elektronischen Bundesanzeiger genutzt werden. XBRL ist das günstigste technische Übermittlungsformat beim Bundesanzeiger Verlag mit Festpreisen für viele Jahresabschlüsse, was oft eine Reduktion der jährlichen Offenlegungskosten möglich macht. Mit dem finalen Anwendungsschreiben vom hat das BMF einige grundlegende Erleichterungen und Klarstellungen für die Praxis definiert. Nach den Veröffentlichungen der Taxonomien 5.0 und 5.1 gab das BMF zuletzt am die Taxonomie 5.2 als amtlichen Datensatz bekannt. Dieses jüngste Gliederungsschema ist zwingend für Wirtschaftsjahre zu verwenden, die nach dem beginnen, kann aber bereits für das Wirtschaftsjahr 2013 oder 2013/2014 genutzt werden. Folglich kann sie bei den meisten Unternehmen für das Erstjahr angewandt werden. Inhaltlich hat sich die Taxonomie 5.2 zur Vorgängerversion nur wenig verändert. Künftige Aktualisierungen Es ist davon auszugehen, dass jährlich eine aktualisierte Taxonomie publiziert wird. Stehen zukünftig Änderungen an, dann durchlaufen diese einen zweistufigen Prozess: 1. Zunächst werden die Taxonomien an sich verändernde handelsrechtliche Berichts- und Offenlegungspflichten angepasst. 2. Die steuerrechtlich relevanten Änderungen werden erst nach einer Diskussion mit Fachverbänden und Unternehmensvertretern festgelegt. Auf diese Weise sollen praktische Belange berücksichtigt und bürokratische Lösungen vermieden werden. Sichergestellt werden soll der Charakter der Einheitstaxonomie, sodass der Datensatz sowohl für Steuer- als auch Offenlegungszwecke genutzt werden kann. 11 E-Bilanz

12 Unterscheidung in den Feldern Praxis Tipp Wann gilt ein Wert aus der Finanzbuchhaltung als nicht ableitbar? Für die Einführungszeit der E-Bilanz setzt die Finanzverwaltung insbesondere bei kleineren Unternehmen einen großzügigen Maßstab an. Demnach genügt es zunächst, auf die Daten aus dem Hauptbuch abzustellen. Nur die darin enthaltenen Bilanzpositionen sind zwingend elektronisch zu übermitteln. Daten aus Nebenbüchern oder maschinelle Auswertungen durch Buchungsschlüssel gehören grundsätzlich noch nicht dazu. Allerdings müssen Unternehmen mit sehr vielen NIL-Werten mit einer kritischen Risikoeinschätzung durch die Finanzbeamten rechnen. Für die Befüllung der E-Bilanz entscheidend ist, was die Taxonomie für bestimmte Positionen vorschreibt. Zu unterscheiden sind folgende unterschiedliche Arten von Feldern: Mussfeld: Diejenigen Felder, die in der Taxonomie als Mussfelder markiert sind, sind zwingend mit einem Wert zu befüllen. Praxis-Beispiel: Forderungen gegen verbundene Unternehmen Sollte dieses Mussfeld in der ordnungsmäßigen Buchführung Ihres Unternehmens nicht vorkommen, weil es aus individuellen Geschäftsgründen nicht benötigt wird oder aus dieser nicht ableitbar ist, dann darf dieses Feld mit einer technischen Null (NIL = Not in List) übermittelt werden. Mussfeld, Kontennachweis erwünscht: Bei diesem Mussfeld soll der Steuerpflichtige zusätzlich den Auszug aus der Summen- und Saldenliste der in diese Position einfließenden Konten im XBRL-Format übermitteln. Dazu gehören die Kontonummer, die Kontobezeichnung und der Saldo zum Bilanzstichtag. Dies gilt beispielsweise für etliche Positionen bei den Verbindlichkeiten: Erhaltene Anzahlungen auf Bestellungen Verbindlichkeiten gegenüber persönlich haftenden Gesellschaftern Verbindlichkeiten gegenüber Kommanditisten Summenmussfeld: Auf der unteren Ebene werden mehrere Positionen miteinander addiert, sodass auf der Oberposition rechnerisch ein Summenmussfeld als Pflichtfeld entsteht. Rechnerisch notwendige Position, soweit vorhanden: So werden Positionen benannt, die auf derselben Ebene wie die Mussfelder stehen, und die zwingend zu übermitteln sind, wenn ohne deren Übermittlung die Summe der Positionen auf der gleichen Ebene nicht dem Wert des Summenmussfelds entspricht. Insofern ist dies ein Quasi-Pflichtfeld, um die rechnerische Richtigkeit der Daten sicher zu stellen. Steuerlich unzulässig: Eine so gekennzeichnete Position darf nur in der Handelsbilanz, nicht aber in der E-Bilanz als eine Steuerbilanz enthalten sein und muss daher in der Überleitungsrechnung aufgelöst werden. Praxis-Beispiel: Latente Steuern für diese gilt steuerrechtlich ein Ansatzverbot. 12 E-Bilanz

13 Kannfeld: Hierbei handelt es sich um freiwillig übermittelbare Informationen. Auffangposition ( nicht zuordenbar ): Sofern ein Steuerpflichtiger eine durch Mussfelder vorgesehene Differenzierung nicht aus seiner Finanzbuchführung ableiten kann, darf er für die Erstellung seiner E-Bilanz Auffangpositionen nutzen. Diese soll Eingriffe in das Buchungsverhalten vermeiden, wenn eine von der Taxonomie geforderte Gliederungstiefe bislang noch nicht gebucht wurde. In der Taxonomie sind diese Felder mit dem Zusatz nicht zuordenbar gekennzeichnet. Um arbeitsintensive Nachfragen des Finanzamts zu vermeiden, sollte freiwillig ein Konten-nachweis zur jeweiligen Berichtsposition beigefügt werden. Dies entspricht der bisherigen Praxis, den Finanzbehörden neben dem Jahresabschluss auch eine Summen- und Saldenliste zur weiteren Sachverhaltserläuterung beizulegen. Praxis-Beispiel: Die Taxonomie sieht vor, die Umsatzerlöse nach umsatzsteuerlichen Tatbeständen aufzugliedern. Soweit Sie die Umsatzerlöse nicht nach diesen Kriterien auf getrennten Konten buchen, können Sie die entsprechenden als Mussfeld gekennzeichneten Positionen mit NIL übermitteln. Die aus diesem Grund nicht zuordenbaren Umsatzerlöse können in der Auffangposition Umsatzerlöse ohne Zuordnung nach Umsatzsteuertatbeständen berichtet werden. Mindestgliederungstiefe Die Taxonomie schreibt eine tiefere Gliederung als die handelsrechtliche Bilanz und GuV vor. So ergibt sich bei der Taxonomie 5.1 eine Mindestgliederungstiefe von 604 Positionen bei Einzelunternehmen, 625 bei Kapitalgesellschaften und 674 bei Personengesellschaften. Viele Unternehmen können diese geforderten Positionen allein aus ihren Kontenrahmen nicht abbilden. Auf diese Kritik erwidert das BMF: Der Mindestumfang des amtlichen Datensatzes umfasst nach 51 Absatz 4 Nummer 1b EStG alle Pflichtfelder, das seien aber nur ca. 17 % aller möglichen Taxonomiepositionen. Von diesen Positionen muss der Steuerpflichtige grundsätzlich nur solche Mussfelder befüllen, die für seine Rechtsform und seinen Wirtschaftszweig einschlägig sind. Tatsächlich sind aber hiervon nur diejenigen Mussfelder werthaltig zu übermitteln, welche realisierte steuererhebliche Sachverhalte betreffen und sich aus der ordnungsmäßigen individuellen Buchführung ableiten lassen. 13 E-Bilanz

14 Alle anderen Datenfelder werden von der eingesetzten Software automatisch ohne Wert (NIL) übermittelt. Das Ausmaß der werthaltig zu übermittelnden Datenfelder soll damit nahezu dem Umfang heutiger Gewinnermittlungen in Papierform entsprechen. Praxis-Beispiel: Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe und bezogene Waren wurden in der GuV bislang unter einem einheitlichen Posten Aufwendungen für Roh-, Hilfsund Betriebsstoffe und für bezogene Waren ausgewiesen. Eine Aufgliederung nach einzelnen steuerlichen Sachverhalten erfolgte bislang nicht. Künftig verlangt die Taxonomie eine Aufteilung dieser Aufwendungen in Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe und in bezogene Waren mit jeweiliger Aufgliederung der einzelnen steuerlichen Sachverhalte, also ob mit 7 oder 19 % Umsatzsteuer. Eine Änderung des bisherigen Buchungsverhaltens wird dabei jedoch nicht gefordert. Eine Aufteilung ist nur vorzunehmen, soweit dies in der bisherigen Buchführungspraxis auch gemacht wurde. Daher wird nicht beanstandet, wenn der gesamte Wareneinkauf unter den Aufwendungen für bezogene Waren ausgewiesen wird vorausgesetzt, dass bisher die Aufwendungen für Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe und bezogene Waren nicht auf getrennten Konten gebucht wurden. 14 E-Bilanz

15 Systematische Vorgehensweise Zur Erstellung einer E-Bilanz ist eine systematische Vorgehensweise erforderlich. Technisch sind folgende vier Schritte hintereinander abzuarbeiten: 1. Mapping: Die verwendeten HGB-Hauptbuchkonten sind mit der relevanten Taxonomie abzugleichen. Die Mussfelder müssen vollständig abgebildet werden. Daher kann es erforderlich sein, dass neue Konten angelegt werden, Umbuchungen durchzuführen sind oder Konten umbenannt werden sollten. In Sonderfällen können bei der Verwendung internationaler Rechnungslegungsstandards auch IFRS- bzw. US-GAAP-Hauptbuchkonten gemappt werden. 2. Tagging: Für die E-Bilanz muss ein Datensatz nach dem XBRL-Format erzeugt werden. Zielsetzung ist eine um die XBRL-Tags ergänzte elektronische HGB-Saldenliste. Diese XBRL-Tags nehmen die Zielzuordnung in der Taxonomie vor. Gängige Finanzbuchhaltungssoftware nutzt beim Fremddatenimport diese XBRL-Tags. 3. Erstellen der E-Bilanz: Werden externe Tools wie ein Steuererklärungsprogramm genutzt, dann sind diese Fremddaten zu importieren. Die Abweichungen zwischen Handels- und Steuerbilanz müssen ermittelt werden. Schließlich wird entweder eine elektronische Überleitungsrechnung oder eine eigenständige E-Steuerbilanz erstellt. 4. Übermittlung: Zum Schluss ist der finale Datensatz in XBRL zu konvertieren und elektronisch ans Finanzamt zu übermitteln. Analog wie bei der Übermittlung anderer elektronischer Steuererklärungen wie die Umsatzsteuer-Voranmeldung ist hierfür keine Unterschrift erforderlich. Die Übermittlung des Datensatzes erfolgt als authentifizierte ELSTER- Übermittlung über die Schnittstelle ERiC. 15 E-Bilanz

16 Mit Lexware zur E-Bilanz Praxis Tipp Die Finanzverwaltung prüft automatisch, ob die Daten korrekt eingegangen sind und formal alle Mussfelder befüllt wurden. Wenn dies korrekt ist, dann erhalten Sie eine Rückmeldung über den Status der Übermittlung. Erhalten Sie keine, dann sind die Daten tatsächlich nicht übermittelt worden. Lexware als Marktführer im Bereich kaufmännische Software für kleine und mittlere Unternehmen hat seine Programme E-Bilanz-fähig ausgestaltet. Eine professionelle Buchhaltungssoftware wie beispielsweise Lexware buchhalter pro (ab Version 2013 Update) unterstützt Sie mit der integrierten E-Bilanz-Zentrale. Damit können Sie Ihre Konten auf die Kerntaxonomie mappen. In vier Schritten gelangen Sie schnell und sicher zur E-Bilanz: 1. Stammdaten anlegen: Im Programm haben Sie bereits Ihre Unternehmensdaten hinterlegt. Einige Angaben müssen Sie hier noch eingeben. Hier entscheiden Sie, ob Sie eine Handels- oder Steuerbilanz erstellen möchten. Falls Sie sich für eine Handelsbilanz entscheiden, müssen Sie bei steuerrechtlichen Abweichungen eine Überleitungsrechnung erstellen. Die Abweichungen sind unter steuerliche Modifikationen in der E-Bilanz elektronisch zu übermitteln. 2. Konten zuordnen: Die Standardkonten aus den Kontenrahmen SKR 03 oder SKR 04 werden vom Programm automatisch zugeordnet. Alle bebuchten Konten, bei denen keine klare Zuordnung möglich ist, ordnen Sie mit wenigen Mausklicks ganz leicht selbst zu. 3. E-Bilanz erstellen: Hier prüfen Sie, ob alle Angaben korrekt sind. Falls nicht, können Sie diese korrigieren. Mit dem Programm erzeugen Sie dann automatisch eine E-Bilanz im geforderten Format. 4. Übermittlung: Zu guter Letzt versenden Sie Ihre fertige E-Bilanz per Mausklick an das Finanzamt. Sie können diese zur Archivierung ausdrucken und als pdf-datei abspeichern. 16 E-Bilanz

17 Weitergehende Informationen Die E-Bilanz ist für Sie als Unternehmer ein neues Thema. Dass in einer solchen Situation viele Unsicherheiten bestehen ist nachvollziehbar. Die Finanzverwaltung, die ja unter anderem praktische Erfahrungen in der Pilotphase sammelte und auswertete, hat eine ganze Reihe an Informationen zusammengetragen, die den Einstieg in die E-Bilanz erleichtern sollen. Zentrale Anlaufstelle ist hier die Homepage Finales Anwendungsschreiben zur BMF, Schreiben vom , Az. IV C 6 S 2133-b/11/10009; Anwendung der Taxonomien abrufbar unter Taxonomien Alle Taxonomien (auch die neueste Kerntaxonomie 5.2) sind als Exceltabellen unter herunterladbar. Broschüre mit Hinweisen zur E-Bilanz (Stand September 2012) Fragen und Antworten Fahrplan für Projekt E-Bilanz Die BMF-Broschüre E-Bilanz: Elektronik statt Papier gibt es als pdf unter: Broschueren_Bestellservice/ E-Bilanz-2012.html Die Finanzverwaltung hat im September 2012 einen FAQ-Katalog veröffentlicht; Download unter Im Topthema der bei Haufe-Lexware erscheinenden Fachzeitschrift bilanz + buchhaltung 9/2012, S wurde ein Fahrplan zur E-Bilanz- Erstellung in mittelständischen Unternehmen vorgestellt. Für die praktische Umsetzung wurden zudem Fragen und Antworten aus Haufe-Online- Seminaren ausgewertet. Die Fachzeitschrift kann unter Tel.: im Haufe Service Center abonniert werden. 17 E-Bilanz