Angebotsmanagement als Projektaufgabe

Größe: px

Ab Seite anzeigen:

Download "Angebotsmanagement als Projektaufgabe"

Miriam Otto
vor 7 Jahren
Abrufe

1 6. APMP-DACH-Konferenz 17. September 2013 "Kunden begeistern durch professionelles Angebotsmanagement Angebotsmanagement als Projektaufgabe 17. September 2013 Referent Alan Damen, Shipley (UK) GmbH

Große Angebote besitzen die Eigenschaften eines Projektes und sollten als solche behandelt werden Nach DIN 69 901 ist ein Projekt: ein Vorhaben, das im wesentlichen durch eine Einmaligkeit der

2 Große Angebote besitzen die Eigenschaften eines Projektes und sollten als solche behandelt werden Nach DIN ist ein Projekt: ein Vorhaben, das im wesentlichen durch eine Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist wie zum Beispiel.- Zielvorgabe Projektangebotspezifizis che Organisation Zeitliche, finanzielle und personelle oder andere Bedingungen Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben 2

3 Folgende Charakteristika sind bezeichnend für Projekte Gemeinsamkeiten Abgrenzbare Einzelvorhaben mit definiertem Anfang und Ende Risikoreich (technisch, wirtschaftlich, terminlich) Komplex: viele Beteiligte verschiedenster Disziplinen eventuell mehrere Organisationen Wechselbeziehungen Große Bedeutung für das Unternehmen Termindruck 3

4 Die wachsende Komplexität von Projekten/Angeboten und die zunehmende Dynamik zwingt zur systematischen Projektplanung Planungsqualität und Angebotserfolg stehen in unmittelbarem Zusammenhang Die Planung beginnt mit der Ermittlung sämtlicher zukünftiger Aktivitäten, die zur Erreichung des Angebotziels dienen Richtige und wichtige Aktivitäten erkennen ohne eine angemessene Angebotsplanung ist die Grundlage für einen Misserfolg mit Terminverzögerungen, Qualitätsmängeln und unkontrollierter Hektik bei der Durchführung gelegt (Platz, 1987) 4

5 Daher ist die Frage, die in der Auswahl eines Bidmanagers gestellt werden sollte WER BESITZT DIE FÄHIGKEITEN, UM DIESES ANGEBOT ERFOLGREICH ZU MANAGEN?? und nicht, wie so oft WER HAT ZEIT, UM DIESES ANGEBOT ZU MANAGEN?? 5

Planung ersetzt den Zufall durch Irrtum der Zukunft kann nie geplant werden Pläne können daher letztlich NIE stimmen und können NIE 100%ig eingehalten werden Abweichungen vom Plan

6 Planung ersetzt den Zufall durch Irrtum der Zukunft kann nie geplant werden Pläne können daher letztlich NIE stimmen und können NIE 100%ig eingehalten werden Abweichungen vom Plan werden immer auftreten ABER Pläne sind Instrumenten für: Klarlegen von Zielen Feststellung von Abweichungen Entscheiden von effektiven, korrektiven Maßnahmen Patzak/Rattay,

7 Ziele der Ressourcenplanung ist die Planung und Darstellung des Ressourcenbedarfs im Zeitverlauf Ziele Planung und Darstellung des Bedarfs an Einsatzmitteln im Zeitablauf Zuordnung erforderlichenreinsatzmittel zu Vorgängen und Arbeitspaketen Methodik Ermittlung Ressourcenbedarf Erstellung Ressourcenbedarf Welche Ressourcen (Personal, Sachmittel) sind erforderlich? Wie viele Ressourcen werden benötigt? Wann werden sie benötigt? Wo kommen sie zum Einsatz? 7

8 Der Balkanplan ist eine optisch ansprechende und daher leicht lesbare Darstellung eines Terminplans Soll-Ist Vergleich Beispiel Ist Werte Planwerte Vorschau Kalenderwochen Arbeitspaket Verantwl Angebotsfortschritt Stichtag Source: G. Hab/R. Wagner, Projektmanagement,

Kernteam Für kleinere Angebote eignet sich eine Bid - Teamorganisation mit Kernteam und punktuellen Angebots- Mitarbeitern Bei großen Bids besteht die Notwendigkeit zur Aufteilung des Gesamtteams in

9 Kernteam Für kleinere Angebote eignet sich eine Bid - Teamorganisation mit Kernteam und punktuellen Angebots- Mitarbeitern Bei großen Bids besteht die Notwendigkeit zur Aufteilung des Gesamtteams in Teilteams Kunde Kunde Bid Mgr Teilteam A Bid Mgr Teilteam F Kernteam Teilteam B Kernteam Teilteam E Teilteam C Teilteam D Organisationsform besteht aus Kernteam und erweitertem Team mit punktuellen Bid Mitarbeitern (i.d.r. Experten) Teilteams leisten die wesentliche inhaltliche Arbeit Das Kernteam übernimmt vor allem Koordinationsund Abstimmungsaufgaben:- Aufgabenverteilung Koordination Schnittstellenabstimmung Kommunikation im Team und Extern Controlling Zielerfüllung 9

10 Vorbereitung des Kick-Off Meetings Ein Kick-Off Paket für alle, die anwesend sein werden, vorbereiten Executive Summary Entwurf Kopie der Kundenanfrage (RFP) eine solches Paket beinhaltet :- Angebotsstrategie Briefing Papier Kundenprofil/Analyse Wettbewerberprofil/ Analyse Storyboard Schablone (falls eingesetzt) Kontaktliste Angebot-Formatierungsrichtlinien 10

11 Vorbereitung des Kick-Off Meetings Die richtigen Personen einladen Manager Vertrieb Technische Spezialisten Angebots-Beitragleistende Kalkulatoren Prüfer Vertrag- Rechtsabteilung Einkauf/ Beschaffung Partnerfirmen Sonstige Betroffene 11

12 Kick-Off Meeting durchführen Kompetenten, professionellen Angebotsführungston etablieren Anweisungen um das Kick-Off Paket geben Analyse des Kunden und Wettbewerbs Angebotstermine und Prüfungstermine die Partnerfirmen, Schlüssellieferanten usw. Ressourcen- und Aufgabenbedarf Teils komplettierte Storyboard -Schablone verteilen (falls eingesetzt) 1. Detailebenen und Prüfungsterminerwartungen setzen Beitragsleistende anweisen wie Storyboards ausgefüllt werden 1. Umriss entwickeln 2. Kernaussagen entwickeln 3. Grafik überlegen bevor Text 12

Teamarbeit wird zunehmend zu einem wesentlichen Erfolgsfaktor moderner Organisationen Vor allem in der Bid Vorbereitung ist die Integration verschiedener Disziplinen und Abläufe quer über die

13 Teamarbeit wird zunehmend zu einem wesentlichen Erfolgsfaktor moderner Organisationen Vor allem in der Bid Vorbereitung ist die Integration verschiedener Disziplinen und Abläufe quer über die bestehende Aufbauorganisation notwendig immer öfter sind das Know How und die Kapazitäten von unterschiedlichen Abteilungen und Bereichen erforderlich hohes Ausmaß an Flexibilität und Anpassungsfähigkeit Hierarchische Linienorganisationen sind weniger geeignet 13

Erfolgreiche Teams sind durch ein hohes Ausmaß an Zusammenhalt, Engagement und Zielorientierung gekennzeichnet Arbeitsziel klar definiert und akzeptiert Rollen- und Aufgabenverteilung klar Konflikte

14 Erfolgreiche Teams sind durch ein hohes Ausmaß an Zusammenhalt, Engagement und Zielorientierung gekennzeichnet Arbeitsziel klar definiert und akzeptiert Rollen- und Aufgabenverteilung klar Konflikte im Team offen angesprochen und geklärt Personen mit Entscheidungskompetenz eingebunden Vertrauen unter den Teammitgliedern Fehler sind erlaubt Kritik wird akzeptiert Intrigen werden nicht toleriert 14

Für Bid-Statusbesprechungen im Bid-Team empfehlt sich ein tägliches/wöchenliches Jour fixe einzurichten Kernteam Tägliche Stand-Up-Meetings Standardtagesordnung Dauer: 30 Minuten Kommunikation zum

15 Für Bid-Statusbesprechungen im Bid-Team empfehlt sich ein tägliches/wöchenliches Jour fixe einzurichten Kernteam Tägliche Stand-Up-Meetings Standardtagesordnung Dauer: 30 Minuten Kommunikation zum Team Bid-Team Wöchentliche voll Statusbericht Meetings Standard Tagesordnung Dauer: 2 Stunden Entscheidungsgremium Vorbereitung bei Teammitgliedern Status und Fortschritt Termin Status, Kapazitäten, Konflikte Aktionen vereinbaren Protokoll Schnelle Reaktion auf Probleme Implementierungs-Check 15

Die sieben Sünden, die eine Ablehnung sicherstellen Erfolgreiche Angebote zu schreiben ist keine Schwarze Magie Es ist eine Wissenschaft, die von den meisten Organisationen gemeistert werden kann

16 Die sieben Sünden, die eine Ablehnung sicherstellen Erfolgreiche Angebote zu schreiben ist keine Schwarze Magie Es ist eine Wissenschaft, die von den meisten Organisationen gemeistert werden kann Sinn und Zweck eines Angebots ist der Beurteiler bei den Kunden Gründe zu geben, warum er Sie und nicht ihren Wettbewerber auswählen sollte.. WENN ABER SIE IHREN KUNDEN EINEN EINFACHEN GRUND GEBEN WOLLEN, WARUM ER IHR ANGEBOT ABWEISEN SOLLTE, DANN 16

17 In Ihrem Angebot sollten Sie folgendes komplett ignorieren. den Abgabetermin die Anforderungsbefolgung die hintergründigen Geschäftsfragen die Wertangebote, Kundenreferenzen, Risikoanalyse den Wettbewerb und zusätzlich das Angebot schwierig zu lesen machen die Grafiken außen vor lassen ihre Schlüsselbotschaften in lange Absätze stecken ihr Angebot schwierig zu navigieren machen 17

Ähnliche Dokumente

Projektmanagement. A. Eggers

Projektmanagement. A. Eggers Projektmanagement A. Eggers Kapitel 1 Definition Projekt Projekte sind gekennzeichnet durch eindeutige Zielsetzung Neuartigkeit der Aufgabenstellung Einmaligkeit des Auftrags zeitliche Befristung bereichsübergreifende