Oktober Nr interview Peter Kühne über PRISM. Schwerpunkt: E-Akte - Ersetzendes Scannen - DMS-Einführung - E-Akte statt Papier

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1 Oktober Nr Vitako Intern Liebe Leserinnen und Leser, 1 wir freuen uns, Ihnen die aktuelle Ausgabe unserer elektronischen Hauszeitschrift Vitako intern präsentieren zu können. Zunächst möchten wir Ihr Augenmerk auf ein Interview mit Vitako-Vorstandsvorsitzendem Peter Kühne lenken, der anlässlich der Datenskandale um ausländische Geheimdienste die Haltung der kommunalen IT-Dienstleister zum Ausdruck bringt. Unser Schwerpunktthema in dieser Ausgabe ist die E-Akte. Wir haben einige Mitglieder der Vitako-Facharbeitsgruppe E-Government gebeten, neueste Aktivitäten bei der elektronischen Aktenführung vor dem Hintergrund des in Kraft getretenen E-Government-Gesetzes des Bundes zu schildern. Daran schließt sich ein Interview mit Tanja Laier, Leiterin des Referats O2 im BMI, zum gleichen Thema an. Die im September in Schwerin stattgefundene Vitako-Fachtagung widmete sich dem Thema Big Data und seiner Relevanz für den kommunalen Bereich. Lesen Sie unseren Tagungsbericht. Darüber hinaus ist diese Ausgabe wieder voller interessanter weiterer Themen. Hervorhaben möchten wir an dieser Stelle die im Herbst und Winter stattfindenden Regionalkonferenzen zum E-Government-Gesetz. Sicherlich findet eine dieser Informationsveranstaltungen auch in Ihrer Nähe statt. Wir wünschen eine interessante Lektüre, Ihr Vitako-Team Themen interview Peter Kühne über PRISM Schwerpunkt: E-Akte - Ersetzendes Scannen - DMS-Einführung - E-Akte statt Papier Im gespräch Tanja Laier über das E-Government-Gesetz des Bundes Veranstaltungen Vitako-Fachtagung Big Data Ankündigung Regionalkonferenzen zum E-Government-Gesetz sepa eid für Online-Mandate nutzen Serie: Fachkräfte Work-Life-Balance GGC-Lab Energiebedarf in Echtzeit aus der Branche Kontroverse E-Government- Diskussion im ITDZ Bericht aus der EU - Neue EURITAS-Mitglieder

2 aus aktuellem Anlass Das richtige Maß finden Peter Kühne zum Thema Datenschutz Die Prism-Affäre um den amerikanischen Geheimdienst NSA und Edward Snowden ist Dauerthema in der Presse. Immer schärfer wird die Diskussion um den Datenschutz auch im kommunalen Kontext geführt. Der Vorstandsvorsitzende der Bundes-Arbeitsgemeinschaft der Kommunalen IT-Dienstleister Vitako und zugleich Geschäftsführer der Lecos GmbH, Peter Kühne, zu einigen nahe liegenden Fragen, die sich öffentlichen IT-Dienstleistern stellen. Haben die US-Amerikaner recht, wenn sie sagen, dass wir Europäer zu strenge Regelungen zum Datenschutz haben? Die Amerikaner haben im Fall von Prism deutlich eine Grenze übertreten. Zweifelsohne sollte jeder sein Recht auf informationelle Selbstbestimmung ausüben dürfen und personenbezogene Daten dürften auch nur unter sehr strengen Kriterien ausgewertet werden. Die Privatsphäre ist ein schützenswerter Bereich und muss auch in Zukunft unangetastet bleiben. Das wäre doch eine einfache Norm und dennoch haben wir beinahe regelmäßig eine Diskussion über den Datenschutz. Wie erklären Sie sich das? Im Informationszeitalter ist der Datenschutz stets eine Gratwanderung. Er ist ein stetiges Abwägen von Interessen. Ebenso legitim wie der Wunsch nach Privatheit ist der Wunsch nach Sicherheit. Geheimdienste durchleuchten private Daten, um den Terrorismus zu bekämpfen. Polizisten sammeln Informationen, um Verbrechen aufzudecken oder sie sogar zu verhindern. Das sind gute Gründe, aber ein solches Vorgehen birgt auch Risiken. Ohne einen ausreichenden Datenschutz besteht die Gefahr einer totalen Überwachung. Das kann und darf nicht unser Ziel sein. Ich denke da beispielsweise an die Dystopie, die George Orwell in seinem Buch 1984 beschrieb. Man muss beachten, dass dieser Roman schon 1949 veröffentlicht wurde. Die Debatte ist also nicht neu. Aber im Unterschied zu damals wäre ein solcher Überwachungsstaat heute technisch durchaus möglich. Das macht den Datenschutz so wichtig. Wir müssen also achtsam bleiben. Gibt es auch ein Zuviel an Datenschutz? Ja, natürlich. Zu viel Datenschutz verhindert Kommunikation und erschafft einen hermetischen Raum die Basis für Misstrauen. In einer Demokratie muss dem öffentlichen Interesse Rechnung getragen werden. Ohne eine hohe Transparenz im Bereich der Politik, der Rechtsprechung oder der Verwaltung wäre Demokratie überhaupt nicht möglich. Sie braucht ein gewisses Maß an Informationsfreiheit. Hier hat der Datenschutz seine Grenzen, denn die Öffentlichkeit ist ein genauso schützenswertes Gut. Auch aus ökonomischer Sicht sind Datenschutz und Datensicherheit bedeutsam. Google, Facebook und Co. sammeln Informationen von ihren Kunden. Wie ist das bei der Lecos? Peter Kühne, Vorstandsvorsitzender von Vitako, plädiert für Augenmaß beim Datenschutz. Es ist das Geschäft der großen Internet-Konzerne, Daten zu sammeln. Nur so können sie ihre personalisierte Werbung an den Mann oder an die Frau bringen. Deshalb ist für sie ein hoher Datenschutz geschäftsschädigend. Kommunale IT-Firmen wie die Lecos GmbH brauchen dagegen einen hohen Standard im Datenschutz. Er ist die Basis ihres ökonomischen Erfolges. Würden sie ihn nicht gewährleisten, könnten ihre Kunden ihnen kein Vertrauen entgegenbringen. Deshalb arbeiten wir in der Lecos beispielsweise auch mit Hochdruck an einer Zertifizierung nach ISO Die Informationssicherheit hat bei uns die oberste Priorität. Die Integrität, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit der Daten unserer Kunden ist uns heilig. Ist mit Blick auf die neuen Medien die Diskussion um Datenschutz nicht sowieso verloren? Das würde ich nicht sagen. Das Internet ist ein junges Medium. Der Vitako und mir ist bewusst, dass es schon jetzt vieles verändert hat, und es wird wohl in Zukunft noch weitaus wichtiger werden. Wir vernetzen uns, und unsere Lebensgewohnheiten werden dadurch nachhaltig beeinflusst. Das macht es aber notwendig, dass wir lernen, mit diesem Medium verantwortungsvoll umzugehen. Wir benötigen das richtige Maß an Datenschutz, aber auch an Transparenz. Zu diesem richtigen Maß ist Kommunikation der Schlüssel. Wir müssen über Datenschutz sprechen, uns streiten, uns aber letztlich auch einigen. Das wird ein langer Weg, der nie wirklich zu Ende ist immerhin geht es um unsere Sicherheit, zugleich aber auch um unsere Freiheit. Solange wir noch über Datenschutz reden, ist nichts verloren. Fragen: Mario Stock, Lecos Intern Nr

3 schwerpunkt: E-Akte Knicken, Lochen, Heften Citkomm: Ersetzendes Scannen beendet den Beamtendreikampf Knicken, Lochen und Abheften haben mehr als 125 Jahre die deutsche Verwaltung beschäftigt. Seit der Erfindung des Briefordners und eines dazu passenden Lochers im Jahr 1886 durch den in Iserlohn geborenen Unternehmer Friedrich Soennecken wurde auf diesem Wege Ordnung in die Zettelwirtschaft und zahllose Loseblatt-Sammlungen gebracht. Diese Ära geht nun dem Ende entgegen. Nahezu alle Verwaltungstätigkeiten werden heute mit Einsatz von Informationstechnik erbracht. Viele Dokumente werden elektronisch erstellt, um anschließend ausgedruckt, verschickt oder abgeheftet zu werden. Eingehende Dokumente erreichen die Sachbearbeiter immer öfter als PC-Fax, oder elektronisches Formular. Zahlreiche Kommunen setzen deshalb bereits heute auf Dokumentenmanagementsysteme und nutzen elektronische Archivsysteme für die Ablage digitaler Dokumente. Da die Möglichkeit der elektronischen Aktenführung auch von Softwareherstellern beworben wird, taucht immer öfter die Frage auf, wie eingehende Papierdokumente unter Beibehaltung der Beweiswirkung in elektronische Verwaltungsprozesse übernommen werden können. Ist eine gesetzlich vorgeschriebene Aktenführung in Papierform wirklichkeitsfremd geworden? Jetzt erst Recht Das E-Government-Gesetz des Bundes verpflichtet die von dem Gesetz betroffenen Bundesbehörden zur Einführung der elektronischen Aktenführung. Allerdings legt es nicht fest, wie Papieroriginale behandelt werden müssen. Einige wenige Einzelgesetze beschreiben bereits seit längerer Zeit, wie Papierdokumente in den jeweiligen Fachverfahren durch elektronische Äquivalente ersetzt werden können und unter welchen Bedingungen Originale vernichtet werden dürfen. Eine einheitliche Regelung existiert aber aufgrund der unterschiedlichen Anforderungen nicht. Insofern bleibt es den Verwaltungen und IT-Dienstleistern mangels konkreter Richtlinien überlassen, in diesen Punkten zu entscheiden. Die gleichen Fragestellungen gelten für die Privatwirtschaft, wo Wirtschaftsprüfer die Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführung (GoBS) und die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) aufgestellt haben. Naturgemäß wird hier auch die Frage der Digitalisierung von Schriftgut berührt. Hierzu hatte das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie bereits im Jahr 2008 einen Handlungsleitfaden für das Scannen von Papierdokumenten veröffentlicht. In Verbindung mit der Entwicklung des E-Government-Gesetzes des Bundes wurde das Thema im Auftrag des Bundesinnenministeriums aktuell durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) aufgegriffen. Es wurde eine technische Richtlinie erarbeitet, die Hilfestellung bei den erforderlichen Entscheidungsprozessen bieten soll. Die technische Richtlinie Ersetzendes Scannen (TR-RESISCAN) fasst dabei den aktuellen Stand der Technik zusammen, erläutert Fragen der Risikoanalyse und nennt rechtliche Aspekte. Scannen oder nicht scannen? Die Einführung des ersetzenden Scannens hängt zunächst von rechtlichen Rahmenbedingungen ab. Eine pauschale Regelung für alle Verwaltungsprozesse ist nicht möglich. Das Sozialgesetzbuch IV (SGB) regelt im Paragraph 110 dabei einige wesentliche Fragen. Das Ordnungswidrigkeitengesetz des Bundes (OWiG) regelt ebenfalls im Paragraph 110 ähnliche Fragen für den Bereich des Buß- und Verwarngeldes. In vielen anderen Rechtsbereichen fehlen dagegen klare, detaillierte Regelungen. Um das Thema strukturiert aufzubereiten, sind zunächst organisatorische Fragen zu klären. Hierzu zählt auch die Frage, wie sensibel das Schriftgut ist und welches Personal für die Digitalisierung in welchen Abläufen wie geschult werden muss (Beurteilung von Scannfehlern, Erkennung von Metadaten/Indexierungsinformationen etcetera). Von Bedeutung ist hierbei, ob das Schriftgut einheitlich ist oder viele verschiedene Typen von Schreiben für verschiedene Prozesse an einem Platz gescannt werden. Intern Nr

4 schwerpunkt: e-akte Ja wo scann ich denn? Zunächst ist zu entscheiden, wo und durch wen gescannt werden soll. Bei Massenschriftgut kann ein externer Dienstleister in Frage kommen. In manchen Fällen können aber auch zentrale Scanstellen in einer Verwaltung (zum Beispiel Poststelle) oder Kooperationen von Kommunen und Einrichtungen geeignet sein. In anderen Fällen scannt der Sachbearbeiter selbst am Arbeitsplatz. Auch eine Kombination verschiedener Szenarien ist denkbar. Zu berücksichtigen sind auftretende Laufzeiten, die zum Transport zwischen Verwaltung und zentraler Scanstelle anfallen können und auch Scanzeiten etwa bei Anlieferung von Belegen am Nachmittag oder Wochenende. Darüber hinaus stellt sich die Frage, wer die Verantwortung dafür übernimmt, dass das Digitalisat inhaltlich und bildlich mit dem Original übereinstimmt und dies wie im SGB IV oder OWiG gefordert mit einer qualifizierten Signatur beglaubigt. In diesen Bereich fällt auch die Frage, ob Leerseiten aus den Digitalisaten gelöscht werden können und wann eine Seite tatsächlich eine Leerseite ist (Lochränder, Verschmutzungen, Paraphen auf Rückseiten und so weiter). Ferner gilt es zu entscheiden, ob ein Schreiben bereits bei Eingang gescannt wird (frühes Scannen), oder erst nach Abarbeitung des Geschäftsprozesses zur Archivierung eingescannt wird (spätes Scannen). Nicht zuletzt muss gegebenenfalls entschieden werden, wie mit Fristenregelungen (Eingangsdatum des Poststempels, Eingang in der Scanstelle, Öffnen durch Sachbearbeiter) umzugehen ist. An dieser Stelle muss auch diskutiert werden, wer wann erforderliche Metadaten/ Indexierungsinformationen erfassen kann und sollte. Hier sind Scandienstleister deutlich benachteiligt gegenüber Sachbearbeitern, so dass bei zentralen Scanstellen unter Umständen nur eine Vorindexierung erfolgen kann. Auch die Frage ist zu erörtern, wo die Papieroriginale bis zur Vernichtung zwischen gelagert werden sollen und wie ein fehlerhaft gescanntes Dokument aufgefunden und nachgescannt werden soll. Gern treten schon mal bei hochautomatisierten Prozessen Fehler bei der Separierung der Dokumente auf, die dann erst bei der Bearbeitung durch den Sachbearbeiter auffallen. Alles oder nichts? Auch ist organisatorisch festzulegen, welches Schriftgut tatsächlich gescannt wird. Prozessfremdes Schriftgut muss ausgesondert und dessen Weiterleitung organisiert werden so mancher Bürger nutzt gern einen Briefumschlag für mehrere Schreiben. Schriftgut, welches geöst, geklebt oder geheftet ist, muss gegebenenfalls aufwändig per Hand gescannt und kann nicht automatisch per Einzugscanner behandelt werden. Originale wie Urkunden, Führerscheine oder auch schon mal beigelegte Geldscheine zum Begleichen von ausstehenden Gebühren dürfen nach dem Scannen naturgemäß nicht vernichtet und auch nicht archiviert werden. Weiterhin bedarf die Frage, wann die Papieroriginale vernichtet werden, sorgfältiger Erwägung (beispielsweise sechs Wochen nach dem Einscannen, da Scannfehler bis dahin aufgefallen sein sollten). Auch die Frage der erforderlichen Scanqualität ist nicht pauschal geregelt. Textbasierte Rechnungen unterscheiden sich von Beweisfotos über Unfallorte bezüglich der Anforderungen an Auflösung, Farbtreue, Helligkeits- und Kontrastregelung erheblich, sodass der Gesetzgeber naturgemäß keine starre Regelung getroffen hat. Eine Volltexterkennung scheidet in einigen Fällen aus (handschriftliche Erklärungen können viele Fehler bei der Texterkennung bewirken). Aus diesen Gründen gilt die Regel, dass für das Digitalisieren von Papierdokumenten derzeit nur das pdf/a-1b-format oder TIFF in Frage kommen. Neuere Entwicklungen insbesondere pdf/a-2 sind zu beobachten. Dabei ist auch die Frage entscheidend, wer elektronische Dokumente später einsehen soll. Werden beispielsweise Dokumente an Gerichte abgegeben, bedarf es einer entsprechenden Abstimmung, welche Dateiformate auf der anderen Seite gelesen werden können. Hier kann der xjustiz-standard einigen Aufschluss geben. (Nicht) Alles eine Frage der Technik Duplexfähige Hochleistungseinzugscanner oder preisgünstige Flachbettscanner vom Discounter liefern Scans, die abhängig vom Geschäftsprozess für das ersetzende Scannen geeignet sein können. Die Qualität der verwendeten Hardware, Treiber und Schnittstellen entscheidet dabei wesentlich über die Frage der Verlässlichkeit des Digitalisierungsprozesses. Zur Sicherstellung gleichbleibender Scanqualität sollten die Geräte in regelmäßigen Abständen anhand geeigneter Musterdokumente kalibriert werden. Nötigenfalls sind je nach Scanngut unterschiedliche Scanneinstellungen als Scannprofil zu definieren und die Arbeitsprozesse darauf abzustimmen. Die Anbindung der Scanner an Dokumentenmanagementsysteme oder Fachanwendungen erfordert gerade bei vollautomatisierten Prozessen ein besonderes Augenmerk für die Übertragungswege und deren Absicherung gegen Manipulationen und Verlust von Dokumenten. Werden die Digitalisate mit elektronischen Signaturen versehen, ist eine langfristige Aufbewahrung die Unverfälschbarkeit durch geeignete regelmäßige Übersignierung sicherzustellen. Der Beginn des modernen Fünfkampfes Die Einführung der elektronischen Aktenführung kennzeichnet das Ende des bisherigen Beamtendreikampfes: Knicken, Lochen, Abheften sind ein Auslaufmodell. Es lebe der moderne Fünfkampf: Scannen, Prüfen, Signieren, Indexieren und Archivieren sind die Arbeitsschritte beim Übergang von der Papierwelt zur vollelektronischen, digitalen Arbeitsweise auf Seiten der Bürger und Verwaltungen bis wir alle nur noch digital arbeiten und nur noch digitale Dokumente austauschen. Es ist davon auszugehen, dass dies anders als beim Aktenordner keine 125 Jahre dauern wird Autor: Volker Rombach, Citkomm Intern Nr

5 schwerpunkt: e-akte Beispiel: Elektronische Ausländerakte KIVBF: Mit E-Akten Verwaltungsabläufe modernisieren Nach Verabschiedung des E-Government-Gesetzes ist es von großer Bedeutung, dass innovative Verwaltungen die neuen Möglichkeiten der elektronischen Aktenführung in die Praxis umsetzen, um Verwaltungsabläufe effizienter zu gestalten. Hierzu gehören einfachere Zugänge zu Verwaltungsdiensten ebenso wie die sichere und effiziente Abwicklung der Vorgänge innerhalb einer Behörde. Es gilt nicht nur, die heutige Papierwelt elektronisch abzubilden: Vielmehr kommt es darauf an, die Geschäftsprozesse mit elektronischer Unterstützung zu vereinfachen und zu beschleunigen. Neben der allgemeinen Aktenverwaltung sind insbesondere Akten betroffen, die in Verbindung mit elektronischen Fachverfahren anfallen. Gerade hier entstehen Vorteile, da die Bearbeitungsprozesse meist ähnlich strukturiert sind und aufgrund der hohen Fallzahlen Einsparpotenziale bieten. über die im DMS integrierten Funktionen entsprechend der dort hinterlegten Berechtigungsverwaltung. Posteingang Dokumente, die in Papierform eingehen, werden an zentraler Stelle mit Scannern erfasst, digitalisiert und automatisiert in elektronischer Form an die Sachbearbeiter weitergeleitet. Dies trägt zur schnelleren Bearbeitung und medienbruchfreien Vollständigkeit der Akte bei. Einzelschreiben, die dem Sachbearbeiter direkt vorgelegt werden, können am Arbeitsplatz eingescannt und der Fallakte hinzugefügt werden. Die Stadt Karlsruhe hat dieses Potenzial im Bereich der elektronischen Ausländerakte erkannt und unterstützt durch den Fachverfahrensentwickler Datenzentrale Baden-Württemberg gemeinsam mit der KIVBF umgesetzt. In der Ausländerbehörde erfolgen Aktenführung und Ablage in Papierform. Neben dem Aufwand für Lagerhaltung und Papierorganisation fallen auch lange Recherchezeiten an. Um den Service zu verbessern und intern Kosten zu sparen, wurde eine integrierte Lösung mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) geschaffen. Die Stadt Karlsruhe arbeitet im Ausländerwesen bereits in einer virtualisierten Umgebung. Das DMS und die erforderlichen Schnittstellen zum Fachverfahren wurden in die virtualisierte Umgebung integriert. Da die Installation virtualisiert erfolgte, konnte der Rollout der Lösung ressourcenschonend durchgeführt werden. Innerhalb des Fachverfahrens (LaDiVA) gibt es eine direkte Absprungmöglichkeit in die jeweilige Ausländerakte. Die Sachbearbeiter können alle Dokumente eines bestehenden Falles direkt per Knopfdruck einsehen. Bei den im Fachverfahren neu angelegten Fällen wird anhand der dort erfassten Daten die Akte über die Schnittstelle im DMS vollautomatisch und einheitlich strukturiert angelegt. weitere funktionen Die vom Fachverfahren erzeugten Dokumente (zum Beispiel Office-Dokumente) werden über die Schnittstelle ebenfalls automatisiert in dieser Akte abgelegt. Über die DMS-Funktionen können prinzipiell alle Formate gespeichert werden (Mail-Formate, Word-/ Excel-Dateien, PDF-Dokumente), so dass hier eine vollständige elektronische Akte abgebildet werden kann. Über die integrierte Dokumentenvorschau ist das schnelle Blättern innerhalb der Akten möglich. Auch die Synchronisation der Stamm- beziehungsweise Metadaten wurde automatisiert, so dass die Datenbestände jederzeit konsistent sind. Selbstverständlich kann die Akte auch ohne ein Fachverfahren eingesehen und bearbeitet werden. Dies geschieht Vorteile Die Prozesse zur Ablage und Recherche von Dokumenten und Akten beschleunigen sich durch die Einführung des DMS; der Zugriffsschutz auf die Akten wird verbessert. Daneben sind die Akten jederzeit vollständig. Da sie an zentraler Stelle geführt werden, können die Akten von den Sachbearbeitern (auch über mobile Endgeräte) eingesehen werden,. Organisatorische Veränderungen (etwa Mobilität, Recherche, Zugriff, Wiedervorlage, Vertretung) können so schneller umgesetzt werden. Außerdem reduzieren sich die Kosten für die Lagerung und den Transport sowie die Zugriffszeiten erheblich. Zusätzlich können Akten und Dokumente elektronisch unterstützt bewertet und ausgesondert oder gelöscht werden. Die Einhaltung gesetzlich vorgeschriebener Aufbewahrungsfristen kann somit ebenfalls vereinfacht werden. Bei Zuständigkeitswechsel werden die Akten elektronisch an andere Behörden oder externe Stellen übergeben. Ausblick Im Rahmen einer ganzheitlichen E-Government-Strategie können die elektronischen Kommunikationswege flankierend über XÖV-Austauschformate und D ausgebaut und mit weiteren Funktionen, zum Beispiel Bezahlverfahren, angereichert werden. Ein weiterer Ausbau könnte darin bestehen, dass Bürgerkonten zur Antragsstellung genutzt werden, beziehungsweise dass über das Bürgerkonto eine Einsichtnahme über den Verfahrensstand für einzelne Dokumente (zum Beispiel bei Zwischennachrichten) in die Akte ermöglicht wird. Angesicht dieser klaren Vorteile empfiehlt es sich für jede Verwaltung, die Einführung elektronischer Akten ins Auge zu fassen sowie Einsparpotenziale zu ermitteln und monetär zu bewerten. Autor: Stefan Rotter, KIVBF Intern Nr

6 schwerpunkt: E-Akte Verzicht nicht vorstellbar Gelungene DMS-Einführung in Erlangen Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) entwickeln sich nicht nur in Erlangen, sondern auch in anderen Kommunen und über alle Verwaltungsebenen hinweg zu einem wichtigen Thema. Der Erfolg der Einführung von DMS spricht für sich. Neben den bekannten Vorteilen von DMS etwa die schnelle und leistungsfähige Suche, ein mitlaufender Aktenplan oder eine einheitliche und konsistente Aktenführung in weitgehend digitaler Form, gibt es ein weiteres überzeugendes Argument. Der Leiter des Erlanger Umweltamts bringt es nach zweieinhalb Jahren Praxisbetrieb auf den Punkt: Wir können uns eine Arbeit ohne DMS schon gar nicht mehr vorstellen. DMS hat in Erlangen eine längere Vorgeschichte. Bereits 2003 sind Archivierungslösungen für Kassenbelege und KFZ-Dokumente eingeführt worden. Nach einer EU-weiten Ausschreibung wurde 2009 das System OS ECM der Firma Optimal Systems ausgewählt, eine Lösung, die inzwischen in zahlreichen kleinen, mittleren und großen Kommunen und Landratsämtern vertreten ist. Für das System spricht eine reichhaltige Funktionalität und eine gute Erlernbarkeit letzteres ist ein wichtiges Kriterium für die Akzeptanz bei den Anwendern. Dabei wurden in Erlangen drei parallele Einführungsansätze definiert: Erstens: Allgemeine Schriftgutverwaltung (ASV), die möglichst einheitlich stadtweit eingesetzt werden soll, soweit nicht das Arbeiten mit einer Fach-Software im Vordergrund steht. Eingeführt wird das System zunächst nach Organisationseinheiten. Schwerpunkt bei der Einführung ist die Ablage der Dokumente, das heißt der Ersatz der Papieraktenführung. Die Dokumente werden bereits bei der Entstehung im DMS angelegt und bearbeitet, da bereits hier Vorteile zu verzeichnen sind, beispielsweise die Verortung in der Akte und ein gemeinsamer Zugriff sowie die Variantenverwaltung (Versionen). Durch die Möglichkeit, Verweise auf Dokumente, Vorgänge und Akten per Outlook zu versenden, lässt sich die interne Adhoc-Kommunikation im DMS-Umfeld bewerkstelligen. Durchprogrammierte Workflows sind in Arbeit, zunächst der Posteingang, später auch für Kassenbelege. Zweitens: Kopplung federführender Fachverfahren mit dem DMS, wobei die Dokumenten-Archivierung zum Fachverfahren im DMS stattfindet. Je nach Ausprägung der Schnittstelle arbeitet der Anwender ausschließlich im Fachverfahren oder in beiden Systemen. Beispiele, die erfolgreich im Echtbetrieb laufen, sind das KFZ-Archiv (Kopplung IKOL-KFZ mit OS ECM) oder das Bauaktenarchiv (Kopplung ProBauG mit OS ECM). Drittens: Speziallösungen für besondere Zwecke, etwa Wasserbuch oder Steuerakte. In bestimmten Bereichen sind die Anforderungen durch die Standardlösung nicht erfüllbar. Durch spezielle Metadaten und Funktionen lassen sich notwendige Anpassungen realisieren. Konzentration auf ein Thema Das Projektteam besteht im Kern aus vier Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des E-Government-Centers und der Organisationsabteilung (etwa 2,2 Stellen). In diesem Team wird umfangreiches Know-how zu DMS, Technik und Organisation gebündelt. Die wesentliche Konzentration auf ein Thema ist dabei ein wichtiger Erfolgsfaktor, denn nebenbei lässt sich Intern Nr

7 Schwerpunkt: E-Akte ein DMS-Projekt nicht stemmen. Die Arbeit kann nicht ohne die Zuarbeit der individuellen Projektteams in den einzelnen Teilprojekten und der DMS-Verantwortlichen in den jeweiligen Fachbereichen erfolgen. Sie fungieren als dezentrale Knowhow-Träger und Kommunikationsdrehscheiben. Hinter der inhaltlich-fachlichen Arbeit steht die Technik. Diese wird durch KommunalBIT, dem IT-Dienstleister der Städte Erlangen, Fürth und Schwabach, zur Verfügung gestellt. Moderne Ausstattung und leistungsfähige Strukturen bieten hier die notwendige Performance. Das DMS ist inzwischen auf zwei Anwendungsserver verteilt, weitere Server für Datenbank und Spezialaufgaben sind zusätzlich im Einsatz. Nach einer ersten DMS-Einführung in Pilotämtern, die für DMS immer schon aufgeschlossen waren, war die weitere Durchdringung mit DMS in der Stadt mit gewissen Schwierigkeiten verbunden. Unter anderem wirken die hohe Arbeitsbelastung der Fachämter und eine nachvollziehbare Projektmüdigkeit, die durch diverse andere Vorhaben bedingt ist, bremsend auf den weiteren Fortgang. Um diesem Effekt zu begegnen, wurde Anfang 2013 ein Masterplan aufgestellt. 5-Jahresplan für DMS Im Kern handelt es sich um einen Fünfjahresplan, in dem nach vorhergehender Abstimmung verzeichnet ist, wann in welchem Amt ein Dokumenten-Managementsystem eingeführt wird. Dies bedingt auch, dass die jeweiligen Ämter die DMS-Einführung aktiv planen und angehen müssen. Ergänzt wird dies durch allgemeine Maßnahmen etwa zur Kommunikation sowie ein Vorgehensmodell, in dem die typische Vorgehensweise der DMS-Einführung gut nachvollziehbar aufgezeigt wird (siehe Grafik oben). Die Einführung von DMS aus Werkzeug-Sicht ist dabei relativ unproblematisch: aktenführende Stellen, Rechte und Benutzer einrichten, ein halber Tag Erstschulung, weitere Betreuung und schon läuft das System. Tatsächlich jedoch ist die Einführung nicht ganz so einfach. In jedem Bereich sind besondere organisatorische Bedingungen zu beachten, die häufig erst geklärt und angepasst werden müssen. Beispiele sind hier die Aktualisierung des Aktenplans und die konkrete Organisation der Akten. Durch die Aufgabenvielfalt von Kommunen entsteht hier entsprechender Aufwand: Im Grunde bedeutet jeder Teilbereich ein eigenes Teilprojekt. Nach mehr oder weniger umfangreichen Anpassungen, zum Beispiel spezielle Register, gesonderte Ablageformen und Schnittstellen zu Fachverfahren und so weiter, lässt sich mit DMS dann gut arbeiten. Die übliche Projektweisheit 20 Prozent Technik gegenüber 80 Prozent Organisation bewahrheitet sich auch hier. Ist das Dokumenten- Managementsystem erst einmal erfolgreich umgesetzt, lassen sich die Potenziale dieser IT-Einführung schnell ausschöpfen. Literatur: KGSt-Materialie Nr. 5/2011: Dokumentenmanagementsysteme. Ergebnisse: KGSt-Trendworkshop Zentrale Fragestellungen bei der DMS-Einführung. Autor: Wolfgang Greska, Stadt Erlangen Ein bisschen E-Akte geht nicht! Die Stadt Nürnberg macht einen radikalen digitalen Schnitt Die Einführung des Elektronischen Aufenthaltstitels war der Auslöser. In der Nürnberger Ausländerbehörde bestand akuter Platzmangel: Die neuen Fingerabdruck- Scanner und der neue Betriebsablauf erforderten zusätzliche Schreibtische, doch der Platz war begrenzt. Deshalb sollten die Aktenschränke weichen und den benötigten Raum schaffen. Doch wohin mit all den Akten? Geeignete Räumlichkeiten standen nicht zur Verfügung, und so entschied man, sich von den gelochten Papiermassen komplett zu verabschieden. Die Akten von rund in der Frankenmetropole lebenden ausländischen Mitbürgern sollten digitalisiert und anschließend vernichtet werden. Doch so einfach sich das zunächst anhört, so komplex waren die zu lösenden Fragestellungen: Mit welcher Auflösung soll gescannt werden? In welchem Format sollen die digitalen Akten gespeichert werden? Können die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit der elektronischen Akte genauso gut umgehen wie mit der bisherigen Papierakte? Vor allem aber waren Grundsatzfragen zu beantworten: Welchen Beweiswert haben die elektronischen Abbilder der Originaldokumente? Dürfen Original-Unterlagen überhaupt vernichtet werden? Wie können die elektronischen Akten zwischen Behörden und Gerichten ausgetauscht werden? Um das Ergebnis vorweg zu nehmen: Ja, es geht! Bis Ende 2013 werden die letzten der über Akten der Nürnberger Behörde digitalisiert sein. Doch die Sachbearbeitung findet bereits jetzt fast nur noch mit der E-Akte statt. Längst ist der Umgang damit zur Routine geworden. Strategische Zielsetzung Begonnen hat das Projekt Anfang 2010 mit dem Bereich der EU-Bürger. Hier gibt es eine vergleichsweise einfache Aktenführung, und die benötigte Fläche konnte freigeräumt werden. Die Stadt Nürnberg hatte sich im Dezember 2009 nach einem einjährigen Pilotbetrieb dafür entschieden, die elektronische Aktenführung in der gesamten Verwaltung sukzessive mit der Fabasoft egov-suite als einheitlichem Dokumentenmanagement-System einzuführen. Als strategische Zielsetzung war bereits frühzeitig festgelegt worden, dass das DMS die Fachanwendungen in den Geschäftsbereichen nicht ersetzen, sondern ergänzen sollte. Folglich war eine Verknüpfung zwischen der Fachanwendung (hier: Advis der Fa. Kommunix) und der Fabasoft egov-suite herzustellen. So können Anwender mit ihrer gewohnten Fachanwendung arbeiten und erhalten von dort aus einen direkten Zugriff auf die jeweils benötigte Akte. Das aufwändige Heraussuchen der Akte entfällt. Intern Nr

8 schwerpunkt e-akte Im Oktober 2010 wurden die ersten Akten digital eingelesen, und die Behörde nahm die Arbeit mit der E-Akte auf. Planmäßig wurde das ursprüngliche Ziel erreicht. Doch Herbert Albrecht, dem Chef der Nürnberger Ausländerbehörde, war das nicht genug. Ein bisschen E-Akte macht keinen Sinn, war seine Erkenntnis. Der Umstellungsaufwand, die Gewöhnung an das andere Arbeiten, der Schulungsaufwand und auch die geleisteten Investitionen ergeben im Grunde erst dann Sinn, wenn man nicht auf halbem Weg stehenbleibt. Erst mit einer nahezu vollständigen Umstellung auf die elektronische Aktenführung wird deren Nutzenpotenzial erschlossen. So lag es nahe, mit den Aufgabengebieten Aufenthaltsbeendigung, Namensänderung und Einbürgerungen fortzufahren. konstruktive Lösungen Doch zwischenzeitlich gab es auch Außenwirkung: Da beim Umzug eines ausländischen Mitbürgers die Akte vom alten zum neuen Wohnort wandert, stellte sich die Frage, in welcher Form die Akten mit anderen Behörden ausgetauscht werden können. Die meisten Ausländerbehörden arbeiten noch mit Papier, einige bereits elektronisch. Außerdem war noch die Frage nach dem rechtlichen Status des sogenannten Ersetzenden Scannens ungeklärt. In gemeinsamen Veranstaltungen mit Vertretern der Gerichtsbarkeit wurden diese Fragestellungen sehr konstruktiv erörtert. In der Praxis gibt es hier jedoch erstaunlicherweise selten Probleme: Auch wenn grundsätzlich der Beweiswert des gescannten Schriftgutes im Streitfall niedriger ist als bei einer Original-Urkunde, ist ein Fall, in dem dies tatsächlich relevant wurde, bis heute nicht vorgekommen. Und mit der TR RE- SISCAN hat sich jetzt auch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) des Themas angenommen und eine wie man in Nürnberg überzeugt ist begrüßenswert handhabbare Vorgabe herausgegeben. Komplizierter indes ist der Aktenverkehr zwischen Behörden, die unterschiedlich arbeiten. Papier als das allgemeingültige Transportformat hat ausgedient. Doch die Berücksichtigung des jeweiligen Wunschformates beim Versand ist logistisch nicht leistbar. In Nürnberg hat man sich daher dazu entschlossen, den Medienübergang grundsätzlich beim Empfänger zu sehen. Nürnberg scannt also alle empfangenen Papierakten ein und gibt die Akten in elektronischer Form weiter. Verständlicherweise hat dies auch zu Kritik und Diskussionen geführt. Auf lange Sicht scheint jedoch nur diese Vorgehensweise sinnvoll. Und vielleicht bringt sie die Umstellung der Aktenführung in ganz Deutschland voran. Denn wie gesagt: Ein bisschen E-Akte geht nicht! Autor: Uwe Schmalfeld, Stadt Nürnberg Es bleibt noch Einiges zu tun Im Gespräch: Tanja Laier über das E-Government-Gesetz des Bundes Seit dem 1. August 2013 ist das E-Government-Gesetz des Bundes in Kraft. Wir haben uns bei Tanja Laier, Leiterin Referat O2 im Bundesministerium des Innern, erkundigt, worin die Neuerungen bestehen und was auf Kommunen künftig zukommt. Frau Laier ist zuständig für Bessere Rechtsetzung, Bürokratieabbau, E-Government- Gesetz und Kommunalwesen und hat das Zustandekommen des egovg in allen Facetten begleitet. Das neue E-Government-Gesetz ist nach ausführlicher Diskussion verabschiedet worden und in Kraft getreten. Welches war der umstrittenste Teil, den Sie begleitet haben? In der öffentlichen Diskussion am präsentesten war sicher die Auseinandersetzung um die Sicherheit von D und die Frage der Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Wir haben die Eignung von D als Schriftformersatz sehr genau geprüft und in vielen Abstimmungsrunden erläutert. Es war gut und wichtig, diese Diskussion zu führen, und es ist uns gelungen, viele zu überzeugen, die D am Anfang eher skeptisch gegenüberstanden. Auch Regelungen, die in die Organisation von Behörden eingreifen oder Investitionen erfordern, sind naturgemäß nicht ganz einfach abzustimmen. Hier haben wir aber Erfahrungen gemacht, die mich sehr hoffnungsvoll stimmen: Am Ende ist bei allen Beteiligten die Einsicht gereift, dass mehr Gemeinsamkeit, mehr Standardisierung erforderlich ist und sich die Investition in E-Government lohnt. Nach den Kämpfen der vergangenen Jahre finde ich das sehr ermutigend. Ich wünsche mir sehr, dass dieser Geist der Kooperation bei der Umsetzung des Gesetzes in Bund und Ländern und bei der Erarbeitung der E- Government-Gesetze der Länder erhalten bleibt. Tania Laier kennt alle Gesetzesfacetten In welchen Bereichen ist E-Government eigentlich bei Bundesbehörden wichtig? Letztlich überall dort, wo durch E-Government der Service für Bürger oder Unternehmen verbessert werden kann oder Ressourcen besser genutzt werden können. Das betrifft zum einen Verwaltungsvorgänge mit Außenwirkung die Bundesagentur für Arbeit und die Deutsche Rentenversicherung sind große Behörden, die in ihrer Interaktion mit ihren Kunden stark auf Intern Nr

9 interview E-Government setzen und auf durchgängig elektronische Abläufe hinarbeiten. E-Government betrifft aber auch die innere Verwaltung der Behörden: Beihilfeanträge, Reisekostenabrechnungen, Abwesenheitsmanagement und Vieles mehr. Hier können die Verwaltungen auch durch die Nutzung von Dienstleistungszentren Prozesse optimieren und Ressourcen sparen. Können Sie uns neue Anwendungsbereiche nennen, die vorher nicht bestanden haben? Der ganze Bereich der schriftformbedürftigen Kommunikation war bisher de facto nicht E-Government-tauglich, weil die qualifizierte elektronische Signatur als bisher einzige Möglichkeit, die Unterschrift digital zu ersetzen, so wenig verbreitet ist. Jetzt gibt es zusätzlich die Möglichkeit, mit der eid-funktion des neuen Personalausweises und D die Unterschrift zu ersetzen. Das sind Technologien, die für die Bürger sehr viel leichter zu erhalten und anzuwenden sind. Es ist aber auch notwendig, dass Behörden jetzt stark auf die Nutzerfreundlichkeit der E-Government-Services achten. Nur wenn die Nutzer sich darauf verlassen können, E-Government-Anwendungen vorzufinden, die ihnen vertraut und beherrschbar erscheinen, werden auch die Nutzerzahlen deutlich steigen. Darüber hinaus baut das E-Government-Gesetz auch eine Reihe von Rechtsunsicherheiten ab. So war bisher unsicher, unter welchen Voraussetzungen das Ersetzende Scannen zulässig ist, wie mit Unterschriftsfeldern in Formularen umzugehen ist oder ob rein elektronische Amtsblätter zulässig sind. Hier sind zwar schon einige Mutige vorangegangen. Mit der Klärung der offenen Rechtsfragen besteht nun aber für alle Behörden die nötige Rechtssicherheit für Investition in solche E-Government-Anwendungen. Mit welchen Aktivitäten wollen die Bundesbehörden bei der Umsetzung beginnen? Welche Projekte sind in Vorbereitung? Die Bundesverwaltung arbeitet schon seit Langem an der Digitalisierung ihrer Prozesse. Bei der Umsetzung des E-Government-Gesetzes beginnen wir also nicht bei null. Wir möchten aber das Dienstleistungsangebot der Verwaltung spürbar verbessern und noch stärker am Nutzen von Bürgerinnen und Bürgern sowie von Unternehmen ausrichten. Die heute noch vorhandenen Hürden in der Kommunikation und Interaktion mit der Verwaltung müssen wir abbauen. Die Bundesbehörden werden die Verwaltungsabläufe so optimieren, dass Instrumente des E-Governments in den Fachverfahren durchgängig eingebunden und Infrastrukturkomponenten flächendeckend genutzt werden. Wir werden die Verpflichtungen des Gesetzes auch durch Infrastrukturen und Basisdienste in technischen und organisatorisch-fachlichen Handlungsfeldern umsetzen. Dabei wollen wir zunächst mit Projekten beginnen, die die Bundesverwaltung an das zentrale D -Gateway und die Unterstützung des elektronischen Identitätsnachweises mittels npa oder elektronischem Aufenthaltstitel anbinden, denn diese wirken an den Schnittstellen zu Bürgern und Wirtschaft. Weitere Handlungsfelder sind zum Beispiel das Thema E-Verwaltung, die der verwaltungsinternen medienbruchfreien Arbeit dient. Der IT-Planungsrat hat die Umsetzung des E-Government-Gesetzes auf der Agenda und wird es mit verschiedenen Projekten wie zu den Themen Standardisierung und Interoperabilität begleiten. Anders als im Verwaltungsverfahrensrecht müssen die Länder nun eigene E-Government-Gesetze erlassen. Wer ist da am weitesten? Das E-Government-Gesetz des Bundes hat, obwohl es erst am 1. August 2013 in Kraft getreten ist, schon in vielen Ländern Gesetzgebungsaktivitäten ausgelöst. In Berlin befindet sich bereits ein Referentenentwurf in der Ressortabstimmung, viele andere Länder arbeiten an Gesetzentwürfen. Wo liegt aus Ihrer Sicht das Handlungspotenzial für Kommunen? Das E-Government-Gesetz ist am 1. August 2013 in Kraft getreten. Jede Kommune sollte sich also Gedanken machen, welche E-Government-Dienstleistungen für sie prioritär sind und welche Realisierungsmöglichkeiten ihr das Gesetz eröffnet. Außerdem gibt es einige Verpflichtungen, denen die Kommunen nachkommen müssen, soweit sie Bundesrecht ausführen: Seit dem 1. August 2013 sind sie zum Beispiel verpflichtet, in ganz oder teilweise elektronisch abwickelbaren Verwaltungsverfahren eine elektronische Bezahlmöglichkeit anzubieten. Ab 1. Juli 2014 müssen alle Behörden einen elektronischen Zugang anbieten. Es lohnt sich auch, dass die Behörden ihre Webseiten daraufhin überarbeiten, dass Formulare, bei denen nach 13 des EGovG keine Schriftform vorgeschrieben ist, nun nicht mehr nur zum Download und Ausdruck bereitgestellt werden, sondern auch eine elektronische Versendung ermöglicht wird. Das Bundesministerium des Innern wird gemeinsam mit den regionalen IT-Dienstleistern zwischen Oktober 2013 und Februar 2014 sieben Regionalkonferenzen veranstalten, bei denen Umsetzungsfragen erörtert werden können (siehe Bericht auf der folgenden Seite). Wie stellen Sie sich eine Verwaltung im Jahre 2020 vor? Wie weit ist sie von unserer heutigen entfernt? Als Bürgerin erhoffe ich mir viel mehr lebenslagenbezogene Services. Ich möchte nur mit einer Stelle kommunizieren müssen und erwarte, dass die beteiligten Behörden im Hintergrund zusammenarbeiten. Ich möchte meine Behördenangelegenheiten bei Bedarf durchgehend elektronisch auch über mobile Anwendungen abwickeln können. Dafür ist es erforderlich, Insellösungen zu beseitigen und zu durchgängigen, elektronisch vernetzten und vor allem medienbruchfreien Prozessketten über Verwaltungsebenen und grenzen hinweg zu kommen. Dazu müssen die beteiligten IT-Systeme und Anwendungen reibungslos und zuverlässig miteinander kommunizieren können. Voraussetzung hierfür sind rechtliche, organisatorische, semantische und technische Standards. Die Verwaltung ist bereits auf dem Weg dahin, aber es bleibt noch einiges zu tun. Fragen: Helmut Merschmann, Vitako Intern Nr

10 veranstaltungen Weniger rechtliche Hürden Regionalkonferenzen zum E-Government-Gesetz Vitako und das Bundesministerium des Innern (BMI) veranstalten gemeinsam mit kommunalen IT-Dienstleistern eine Reihe von Regionalkonferenzen zum E-Government an unterschiedlichen Orten. Es sollen erfolgreiche und praxisnahe E-Government-Projekte vorgestellt werden. Ziel der Regionalkonferenzen ist es, eine Plattform zu schaffen, um über die Initiativen des BMI, aber auch Landesinitiativen und regionale Projekte zu berichten. Am 1. August 2013 ist das E-Government- Gesetz in Kraft getreten. Damit wurden die gesetzlichen Rahmenbedingungen geschaffen, um den Bürokratieabbau voranzutreiben, Kosten zu sparen und auf allen föderalen Ebenen für mehr Sicherheit bei der Planung und Umsetzung von konkreten E-Government-Projekten zu sorgen. Das Gesetz zielt vor allem darauf ab, rechtliche Hürden bei der elektronischen Kommunikation zwischen Verwaltungen und ihren Bürgern abzubauen sowie den Einsatz moderner IT in den Verwaltungen zu fördern. Mit seiner Wirkung über die föderalen Ebenen hinweg trägt das E-Government- Gesetz dazu bei, dass Verwaltungen in Zukunft einfachere, nutzerfreundlichere und effizientere elektronische Dienste anbieten können. D und die eid- Funktion des neuen Personalausweises sind geeignete Instrumente für die Gestaltung elektronischer Behördengänge. Mit seiner E-Government-Initiative treibt der Bund die Einführung beider Infrastrukturen seit 2012 voran und unterstützt Behörden insbesondere durch Wissenstransfer bei der Erarbeitung neuer Einsatzszenarien für D und die Online-Ausweisfunktion. Plattform zum Austausch Vitako und das Bundesministerium des Innern veranstalten im Herbst und Winter 2013/14 gemeinsam mit Kommunalen IT-Dienstleistern in verschiedenen Regionen eine Reihe von Regionalkonferenzen, bei denen erfolgreiche und praxisnahe E-Government-Projekte vorgestellt werden. Ziel der Regionalkonferenzen ist es, eine Plattform zu schaffen, um über die Initiativen des Bundesministeriums des Innern, aber auch Landesinitiativen und regionale Projekte zu berichten, die ihre Umsetzungsergebnisse und vor allem gelernte Lektionen vorstellen sollen. Zielgruppen sind Kommunen (Bürgermeister, Dezernenten, Organisatoren, IT- und E-Government-Verantwortliche), aber auch Landesministerien und sonstige Interessierte. Kommunale Umsetzung Noch in diesem Jahr werden vier Regionalkonferenzen stattfinden. Den Auftakt macht Baden-Württemberg am 22. Oktober 2013 im Casino am Neckar in Tübingen. Wir freuen uns sehr, dass wir neben dem DV-Verbund auch das Innenministerium Baden-Württemberg als Mitveranstalter gewinnen konnten Indiz dafür, dass die Bedeutung des Themas allgemein erkannt wird. Am Vormittag sollen die E-Government-Initiative des Bundes und regionale Praxisbeispiele zu den Themen neuer Personalausweis und D vorgestellt werden. Nach der Mittagspause richten wir dann den Blick auf das neue E-Government-Gesetz und auf die Möglichkeiten, wie das Gesetz auf kommunaler Ebene umgesetzt werden kann. Auch erste kommunale Ansätze werden präsentiert. In einem Gespräch mit Vertretern des Innenministeriums, der Kommunalen Spitzenverbände, Kommunalpolitikern und IT-Dienstleistern werden wir abschließend darüber diskutieren, welche konkreten Planungen für ein Landesgesetz in Baden-Württemberg bestehen, welcher Regelungsbedarf aus Sicht der Kommunen und der IT-Dienstleister besteht, ob und welche Unterstützungsmaßnahmen denkbar sind und welche konkreten Umsetzungsmöglichkeiten bis zur Verabschiedung entsprechender Landesgesetze von den beteiligten Akteuren gesehen werden. Wir haben Ihr Interesse geweckt? Wir laden Sie herzlich ein, sich über erfolgreiche Projekte aus der jeweiligen Region zu informieren und gemeinsam in den Erfahrungsaustausch einzutreten. Die Teilnahme an den Regionalkonferenzen ist kostenlos. Details zum jeweiligen Programm finden Sie auf und im ITKalender. Autorin: Tina Siegfried, Vitako Weitere Termine Weitere Regionalkonferenzen mit der gleichen Programmstruktur finden statt am in Gießen in Kooperation mit ekom in Erlangen in Kooperation mit KommunalBIT und AKDB in Dresden in Kooperation mit dem Eigenbetrieb IT- und Organisationsdienstleistungen Zu Beginn des Jahres 2014 sind weitere Regionalkonferenzen geplant in der Region Nord in Zusammenarbeit mit Dataport, in der Region Nordwest in Zusammenarbeit mit GovConnect sowie in Nordrhein-Westfalen. Intern Nr

11 Veranstaltungen Minenrechte sichern Vitako-Fachtagung in Schwerin widmete sich Big Data Am 12. und 13. September versammelte sich die Vitako-Gemeinschaft auf Einladung der Schweriner IT- und Servicegesellschaft SIS im von der mecklenburgischen Landeshauptstadt zwanzig Kilometer entfernt gelegenen Tagungshotel Schloss Basthorst. Traditionell schließt sich an die Mitgliederversammlung im September eine Fachtagung an, in Partnerschaft mit den Firmen Cisco, Hewlett Packard, SAP und Microsoft. Das Thema in diesem Jahr: Von Business Intelligence zu Big Data: Nutzen für Verwaltung und Politik oder nur ein Technik-Hype? Wie Cloud Computing und Mobility gehört Big Data zu den gegenwärtigen Megatrends in der Informationstechnik. Allenthalben ist vom Sammeln und Auswerten von Massendaten zu hören und zu lesen. Die Privatwirtschaft betreibt Big Data längst im großen Stil: die Erfassung, Speicherung, Suche, Verteilung, statistische Analyse und Visualisierung von gewaltigen Datenmengen. Google und Amazon beispielsweise machen Empfehlungsmanagement auf der Basis von Datenanalysen, und Großbanken wie Visa kommen Kreditkartenbetrügern durch Standort-Analysen auf die Schliche. Christian Korff, Vertriebsdirektor Öffentliche Hand bei Cisco, brachte die Perspektive der Privatwirtschaft auf den Punkt: Transformationen im Markt bedeuten für uns Geschäft. Datenveredelung Korff bezeichnete Big Data als eine neue Wertschöpfung durch die Korrelation von Daten. Aus diesem Grund spreche die Wirtschaft auch gerne vom Rohstoff Information und von der Veredelung von Daten statt ihrer bloßen Verarbeitung. So hat etwa Google ein Monopol auf die Auswertung von Suchinformationen aufgebaut, mit dem sich per Big-Data- Analyse beispielsweise der Verlauf von Grippe-Epidemien erkennen lässt. Für den öffentlichen Bereich bieten sich interessante Big-Data-Szenarien unter anderem im Verkehrswesen an. Nizza hat mittels in Fahrbahnen eingebauter Sensoren ein Parkleitsystem errichtet. Die Stadt New York zeigt auf einer Smartphone-App freie Abstellplätze für ihre im Einsatz befindlichen Citybikes an. Korff empfahl dem öffentlichen Sektor, sich die Minenrechte für öffentliche Informationen zu sichern. Gerade vor dem Hintergrund des sich ankündigenden, allseits vernetzten Internet of Everything erhalte das öffentliche Patent auf die eigenen Daten eine große Bedeutung. kommunale korrelationen Doch wie sieht es denn eigentlich mit dem öffentlichen Sektor aus? Können Kommunen, Kreise und Länder ebenfalls von Big Data profitieren und welche Sze- Intern Nr

12 veranstaltungen Die Teilnehmer der Fachtagung bereiten sich für ein Gruppenbild auf der Treppe von Schloss Basthorst vor. (Foto: Dorothea Scherlies-Richter) narien gibt es heute schon? Sicherlich: In öffentlichen Rechenzentren schlummern wahre Datenschätze. Klar ist auch: Hier gelten strenge Datenschutzregeln, über die sich öffentliche IT-Dienstleister nicht so einfach hinwegsetzen können. Zudem nutz die öffentliche Hand vorwiegend strukturierte Daten aus Fachverfahren. Ein Zugriff auf unstrukturierte oder teilstrukturierte (analoge) Daten ist nicht leicht möglich. Insofern trifft auf die momentane Situation der öffentlichen IT-Dienstleister für die öffentliche Datenanalyse eher der Begriff Business Intelligence (BI) zu Steuern mit Zahlen. Sie analysieren Daten und stellen Informationen für die politische Steuerung in Kommunen zusammen. herrschbarkeit einer Auswertung solch riesiger Datenmengen für die Steuerungs- und Prozessoptimierung. Die Diskussion auf der Fachtagung zeigte, dass das Thema für den öffentlichen Bereich noch in den Kinderschuhen steckt. Big Data-Beispiele im Gesundheitswesen (Grippe-Früherkennung bei google.org), Verkehrswesen (Fraunhofer Stadt von Morgen), öffentliche Sicherheit (Video-Analyse) oder bei der CyberSecurity (Kreditkartenbetrug) wecken großes Interesse, gelten aber eher als Zukunftsszenarien. Andreas Reichel, Vorstand Technik bei Dataport, verwies auf Erfolg versprechende Einsatzgebiete Denkbare Szenarien Am Fraunhofer Institut geraten Big Data und BI sowie deren Nutzen für die Verwaltung ebenfalls in den Fokus. KlausPeter Eckert verwies in seinem Vortrag darauf, dass die Europäische Union zu einer positiven Einschätzung von Big Data gekommen sei, da die datengetriebene Analyse besondere Relevanz für die wirtschaftliche Entwicklung der Union habe. Gleichzeitig machte Eckert auf die Nähe von Big Data, Business Intelligence und Data Warehouse aufmerksam letzteres ist ein Terrain, auf dem sich öffentliche IT-Dienstleister besonders gut auskennen. Angesichts einer Datenexplosion im Yottabyte-Bereich stellen sich allerdings ganz praktikable Fragen nach der Be- Intern Nr Die Schweriner Oberbürgermeisterin Angelika Gramkow (Die Linke) schwört auf die Vorteile der Informationstechnik und preist die Wasserseite ihrer Stadt. (Foto: DSR) in der Wirtschaftsförderung, beim Städtebau und bei der Energiewende. Killeranwendung gesucht Einige Teilnehmer stellten beim Workshop am zweiten Tag der Fachtagung fest, dass Big Data und Business Intelligence von Kommunen kaum nachgefragt werden, aber hohe Investitionen voraussetzen, die wiederum erst eingespielt werden müssten. Gleichzeitig wurden einige Themen genannt, bei denen die Verknüpfung und Analyse vorhandener Daten auf kommunaler Ebene sinnvoll erscheinen. Dazu gehören energieeffiziente Bauvorhaben, Verkehrsleitmanagement oder die Schulbedarfs- beziehungsweise Pflege und Sozialplanung. Im Gegensatz zur Privatwirtschaft zeichnet sich bisher allerdings noch keine Killeranwendung ab. Die hat die Privatwirtschaft: Mit der Windel-BierRelation konnte Walmart den Umsatz beider Produktgruppen um 20 Prozent steigern. Man hatte per Datenanalyse herausgefunden, dass Männer abends in die Supermärkte strömen, um Papierwindeln zu kaufen. Stellt man Bierkästen daneben, verkaufen sich auch diese gut. Als Ergebnis des Big-Data-Workshops wurde beschlossen, eine VitakoFacharbeitsgruppe Big Data zu gründen, die die Entwicklungen weiter verfolgt und mögliche Nutzungsszenarien für den kommunalen Bereich erarbeitet. AUtor: Helmut Merschmann, Vitako 12

13 Veranstaltungen Stadt und Netz Kommunen nutzen Erfahrungsschatz von Praktikern bei Social Media Am 24. September 2013 trafen sich in Nürnberg zum dritten Mal kommunale Praktiker zur Tagung Stadt und Netz, die in diesem Jahr von City&Bits und Zebralog in Kooperation mit Vitako und der Stadt Nürnberg veranstaltet wurde. Themenschwerpunkte waren Kommunale Internetportale, E-Partzipation, Social Media, Open Government und medienübergreifende Dialoge. Wolfgang Köhler, Leiter des Referats Allgemeine Verwaltung in Nürnberg, unterstrich in seiner Begrüßungsrede die Bedeutung von Partzipiation und Open Data und kündigte eine Open-Data-Plattform für Nürnberg an. Christoph Habammer, Leiter der CIO-Stabstelle bei der Bayerischen Staatsregierung, wies in seinem Einführungsbeitrag unter anderem auf das Spannungsverhältnis zwischen Gesetzgebungsprozess und Partizipation hin. Das Besondere an dieser Veranstaltung ist der Werkstattcharakter, der es den Teilnehmern ermöglicht, über aktuelle Themen aus der Praxis miteinander zu diskutieren und Erfahrungen auszutauschen. Ziele und Nutzen Mit rund 80 Teilnehmerinnen und Teilnehmern war die Veranstaltung gut besucht. In dem von Tina Siegfried aus der Vitako-Geschäftsstelle moderiertem Workshop zum Thema Social Media stand der Erfahrungsaustausch im Vordergrund. Claus Arndt aus Moers, Timo Keller von der Kommunalen Informationsverarbeitung Baden-Franken (KIVBF) und Thomas Folger von der Stadt Erlangen sind in der Szene bekannte Praktiker mit großem Erfahrungsschatz. Sie berichteten einführend über Ziele und Nutzen von Social Media und gaben Tipps und Empfehlungen, die beim Publikum großen Anklang fanden. Geeigneten Content finden, einen eigenen und unverwechselbaren Stil entwickeln, Aktualität und Geschwindigkeiten sind nur einige der wichtigen Tipps, welche die drei zur Nachahmung empfahlen. Informationsbedarf gab es hinsichtlich der Datenschutzproblematik bei Facebook. Die Nutzung weiterer Informations- und Kommunikations-Kanäle jenseits von Facebook und Twitter geriet angesichts der großen Nachfrage dabei etwas in den Hintergrund. Der Umgang mit Youtube, Flickr, Tumblr, Wikis, Messenger diese Themen sollen auf der nächsten Stadt und Netz behandelt werden, die im Herbst 2014 in Berlin stattfindet. Den genauen Termin werden wir rechtzeitig bekannt geben. Autorin: Tina Siegfried, Vitako Verwaltung und Service 3. Mitglieder- und Partnertag des Zweckverbandes ego-mv in Schwerin Am 18. September 2013 fand in den Räumen der Firma PLANET IC GmbH der 3. Mitglieder- und Partnertag des Zweckverbandes ego-mv statt. Der im Jahr 2006 gegründete Verband mit 94 Mitgliedern in ganz Mecklenburg-Vorpommern gab seinen Gästen die Gelegenheit, sich in zahlreichen Workshops und Vorträgen mit dem Thema Verbesserung des Serviceangebotes für Bürger und Unternehmen in Mecklenburg-Vorpommern intensiv zu beschäftigen. Die Bundes-Arbeitsgemeinschaft der Kommunalen IT-Dienstleister war auf dem Partnertag durch den stellvertretenden Vorsitzenden Reinhold Harnisch (Geschäftsführer des Kommunalen Rechenzentrums Minden-Ravensberg/ Lippe in Lemgo) und durch Geschäftsführerin Marianne Wulff vertreten. Vitako präsentierte sich als Ansprechpartner für alle Bereiche rund um das Thema Einsatz von Informationstechnologie im kommunalen Sektor. Verstärkung erhielt Vitako vor Ort durch das Vitako- Mitgliedsunternehmen Schweriner ITund Service GmbH SIS, die mit ihrem Geschäftsführer Matthias Effenberger und einem eigenen Messeauftritt anwesend war. Zahlreiche weitere Ausstellungsstände von Partnern der Kommunalverwaltungen Mecklenburg-Vorpommerns und des Verbandes egov-mv rundeten mit ihren Präsentationen und Forenbeiträgen die Veranstaltung ab. Referenten aus Bundesbehörden wie dem Bundesministerium des Innern (BMI), aus dem Land Mecklenburg-Vorpommern sowie aus weiteren Bundesländern und Kommunen informierten über die aktuellen Entwicklungen im Bereich E-Government. Dabei standen unter anderem Aspekte wie der Neue Personalausweis (npa), digitaler Sitzungsdienst, Online- Wohngeldfachverfahren und diverse andere Themen auf der Agenda. Bei einer hochkarätig besetzen Podiumsdiskussion zum Thema Mehr Bürgerservice trotz knapper Mittel auch in M-V diskutierten beispielsweise Frank- Rüdiger Srocke (Bundesministerium des Inneren), Franz-Reinhard Habbel (Deutscher Städte- und Gemeindebund), Klaus Wolter (Bundesverwaltungsamt), Jutta Piontek (Leitende Verwaltungsbeamtin in Zarrentin) und Bernd Anders (Verbandsvorsteher des Zweckverbandes ego-mv) über Chancen und Herausforderungen der kommunalen Informationstechnologie. Für Vitako hat die Veranstaltung interessante Gespräche ergeben und neue Kontakte ermöglicht. Autorin: Susanne Böltes, Vitako Intern Nr

14 neues aus den facharbeitsgruppen SEPA: Es gibt noch viel zu tun! Vitako fordert den Einsatz der eid für Online-Mandate Mit der Umsetzung der EU-Verordnung 260/2012 zur Single Euro Payments Area (SEPA) treten zum verschiedene Änderungen bei der Abwicklung von Zahlungstransaktionen in Kraft. Für die kommunalen IT Dienstleister und ihre Kunden, die Kommunen, ergeben sich aus SEPA erhebliche organisatorische Veränderungen und technische Umstellungen. Veränderte Tarife Treffen der Vitako-FAG Qualifizierung und Personalentwicklung in Köln Am 19. September 2013 trafen sich die Mitglieder der Facharbeitsgruppe Qualifizierung und Personalentwicklung im Stadthaus Köln. Auf der Agenda stand die Auseinandersetzung mit dem Haustarifvertrag und der Entgeltordnung (EGO) von Dataport, die am 01. Januar 2013 in Kraft getreten ist. Anlass zur Kritik gibt aus Sicht von Vitako besonders die Tatsache, dass mit SEPA die Abwicklung elektronischer Lastschriften behindert wird. Grund ist das so genannte Online-Mandat: Es dient der Verwaltung bei kostenpflichtigen E-Government-Lösungen als Nachweis, bei der Bank des Bürgers oder Unternehmens Geld abbuchen zu dürfen. Laut Vorgaben der Banken muss ein solches Mandat ab 1. Februar 2014 in einer schriftlichen Form vorliegen. Deutsche Banken haben die SEPA-Anforderungen bislang besonders strikt ausgelegt. Bis auf weiteres wird es in Deutschland keine Möglichkeit geben, Mandate zur Abbuchung ordnungsgemäß auf elektronischem Wege zu erteilen. Genau dieser Prozessschritt ist jedoch ein wichtiges Element bei der Umsetzung effizienter E-Government-Anwendungen. Der nach SEPA erforderliche Medienbruch erschwert die elektronische Interaktion zwischen Bürgern, Unternehmen und Verwaltung erheblich. Die kommunalen IT-Dienstleister drängen darauf, Online- Mandate in der bisherigen Form auch zukünftig zu akzeptieren. Vitako fordert eine praktikable Lösung für eine medienbruchfreie Prozessgestaltung und eine elektronische Mandatserteilung für SEPA-Lastschriften. Ein Lastschriftmandat könnte daran gebunden werden, dass die Authentifizierung über die Online-Ausweis-Funktion (eid-funktion) des neuen Personalausweises erfolgt ist. differenziertes bild Unter Vitako-Mitgliedern sind SEPA-Umsetzungsprojekte in vollem Gange. Auf Basis einer Befragung ergibt sich ein differenziertes Bild der SEPA-Umstellung im kommunalen Bereich. Vielerorts sind die notwendigen Änderungen der Prozesse und Software-Komponenten bereits durchgeführt oder durch erfolgreiche Tests für den Einsatz vorbereitet. Auch die Konvertierung der Stammdaten auf IBAN und BIC ist auf einem guten Weg. Dennoch bleibt bis zur Umstellung am 1. Februar 2014 noch viel zu tun. So gibt es noch einige Fachverfahren, deren Umstellung auf die veränderten Prozesse, Schnittstellen und Datenformate ungeklärt ist. Und auch bei der effizienten Verarbeitung der im Zahlungsverkehr entstehenden Daten gibt es offene Fragen, etwa bei der Verarbeitung von Rücklastschriften oder dem Aufbau von SRZ-Containerdateien. Sorge bereitet den kommunalen IT-Dienstleistern, dass die SEPA-Umstellung bei vielen Unternehmen und Betrieben zu schleppend verläuft. Viele kommunale Rechenzentren bieten ihren Kunden Beratung und Unterstützung an, um die notwendigen Veränderungen der Prozesse zu identifizieren und durchzuführen. Vitako geht davon aus, dass die verbleibende Zeit bis zur Umstellung von allen Zahlungsverkehrsteilnehmern effektiv genutzt werden muss. Autor: Danny Pannicke, Vitako Als Einstieg in die Diskussion erläuterte Wiebke Otto, Bereichsleiterin Service und Finanzen bei Dataport, den Teilnehmerinnen und Teilnehmern die Systematik der Bewertungskriterien für die Eingruppierung in Entgeltgruppen der Dataport EGO. In der anschließenden Diskussion erfolgte zunächst eine Bestandsaufnahme durch die in der Gruppe vertretenen Personalverantwortlichen. Ob die Entgeltordnung von Dataport auf andere Vitako-Mitglieder überhaupt übertragen werden kann, war Gegenstand der Diskussion. Insbesondere die Referenzaufgaben, Tätigkeiten, Bewertungskriterien und auch das Thema Fachkarriere müssen dabei berücksichtigt werden. Einig waren sich die Teilnehmenden in der Einschätzung der Personalsituation der kommunalen IT-Dienstleister. Der demografische Wandel geht auch an ihnen nicht vorbei und wird sie in Zukunft zwingen, mit weniger Personal auszukommen. Zudem wird der Kampf um die besten Köpfe an Schärfe zunehmen. Aus diesem Grund wird ein Entgeltsystem benötigt, das es ermöglicht, auf Veränderungen technischer wie auch personeller Art flexibler reagieren zu können. Ein weiteres Thema der FAG-Sitzung war eine mögliche Initiative von Vitako in Bezug auf die Studienmöglichkeiten an der Fachhochschule des Bundes in Brühl/ Münster. Auf Wunsch der Mitglieder soll mit der FH geklärt werden, ob der dortige Studiengang Verwaltungsinformatik eventuell auch für kommunale Studierende geöffnet werden könnte. Zur nächsten Sitzung der Facharbeitsgruppe (voraussichtlich im Januar 2014) soll ein Vertreter der Fachhochschule (FH) Bund in die Facharbeitsgruppe eingeladen werden. Autorin: Susanne Böltes, Vitako Intern Nr

15 Serie: Fachkräftesicherung (5) Work-Life-Balance Ausgewogenheit zwischen Arbeits- und Privatleben gestalten Teil sechs unserer Serie über Fachkräftesicherung bestreitet die Kommunale Informationsverarbeitung Baden-Franken (KIVBF) mit einem Beitrag über Work-Life-Balance. Das Konzept der Work-Life-Balance beschreibt die Verbindung und Gewichtung von Berufs- und Privatleben. Ziel ist es, geeignete Rahmenbedingungen zu schaffen, so dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beide Bereiche ausgewogen erleben. Betriebliche Work-Life-Balance- Maßnahmen zielen darauf ab, ein gutes Arbeitsumfeld unter Rücksichtnahme auf private und gesundheitliche Erfordernisse für Beschäftigte zu schaffen und somit eine stärkere Bindung an das Unternehmen zu erreichen. Work-Life-Balance-Konzepte sind eine Antwort auf die geänderten Bedingungen in Arbeits- und privater Lebenswelt. Ein zentraler Aspekt ist die Vereinbarkeit von Beruf und Familie. Idealerweise soll ein Ausgleich zwischen den Interessen und Anforderungen des Unternehmens und seiner Beschäftigten hergestellt werden. Dabei berücksichtigen die angewendeten Strategien unterschiedliche Lebenssituationen und die damit einhergehenden Bedürfnisse der Menschen im Unternehmen. Es geht aber auch um den Umgang mit Lebensressourcen in der Arbeit, denn Arbeit und freie Zeit sollen in einem gesunden Verhältnis zueinander stehen. Im Idealbild wird Arbeit nicht als unfreie Zeit empfunden. sowohl-als-auch Durch Work-Life-Balance-Konzepte ergibt sich eine größere Souveränität für die individuelle Lebensführung. Aus zwangsläufigen Entweder-Oder -Entscheidungen werden Sowohl-Als-Auch - Lösungen. Somit haben Beschäftigte die Möglichkeit, ihre Lebens- und Familienplanung flexibler zu gestalten. Wichtig ist, dass Stress, der durch Doppelbelastungen von Arbeit und privaten Verpflichtungen ausgelöst wird, reduziert werden kann. Durch einen besseren Ausgleich zwischen den verschiedenen Bereichen können die Mitarbeiter mehr Energie in ihre Arbeit stecken und Zufriedenheit erleben. Aus einer Tätigkeit, die Erfüllung bringt, kann wiederum Kraft geschöpft werden, um diese in andere Lebensbereiche zu investieren. Laut einer StepStone-Studie ist das Arbeiten im öffentlichen Dienst aufgrund der guten Vereinbarkeit von Familie und Beruf vor allem für Berufstätige mit Familie besonders attraktiv. Diese Arbeitsplätze werden als sicher, zuverlässig, sozial und familienfreundlich eingeschätzt. Softskills zählen Die KIVBF als öffentlicher Arbeitgeber legt sehr viel Wert auf ein gutes Gleichgewicht zwischen Berufs- und Privatleben ihrer Beschäftigten. Um ihnen zu ermöglichen, Beruf und Familie sowie Freizeit besser zu verbinden, werden gleitende Arbeitszeiten (Jahresarbeitszeitkonten), flexible, individuelle Arbeitszeitmodelle, Heimarbeitsplätze sowie die Möglichkeit zur Beurlaubung aus verschiedenen persönlichen Gründen angeboten. Im Rahmen eines Skill- und zentralen Weiterbildungsmanagements werden der gesamten Belegschaft Schulungsmöglichkeiten im Bereich Softskills angeboten. Hierzu zählen Konfliktmanagement, Zeitmanagement, Stressmanagement, Telefontraining, Rhetorik und Präsentation. Damit werden Fähigkeiten weiterentwickelt und der Arbeitsalltag erleichtert. Zur Unterstützung neuer Mitarbeiter wird ein Pate eingesetzt und eine dreitägige, gestaffelte Einführungsveranstaltung durchgeführt. Dies ermöglicht eine schnelle soziale und fachliche Integration im neuen Arbeitsbereich und -umfeld. hohe motivation Im Rahmen des Gesundheitsmanagements ist ein Zirkel implementiert, der Maßnahmen zur Prävention entwickelt. Ziel ist die Erhaltung und Förderung der Gesundheit aller Beschäftigten und - damit verbunden - deren Leistungsfähigkeit und Motivation. So bieten neu eingerichtete Trinkwasserquellen Mitarbeitern gesundes, ionisiertes und mit Sauerstoff angereichertes Wasser. Alle Mitarbeiter können eine Beratung in psychosozialen Fragen in Anspruch nehmen. Dazu gibt es eine Serviceline als Anlaufstelle bei Problemen am Arbeitsplatz oder im familiärenbeziehungsweise persönlichen Umfeld. Auf die KIVBF abgestimmte soziale Leistungen sorgen für weitere positive Effekte zur Work-Life-Balance. Mitarbeitergespräche sowie Coaching im Einzelfall runden unser Angebot ab. Regelmäßig durchgeführte Mitarbeiterbefragungen spiegeln die betrieblichen und individuellen Bedürfnisse wider. Aus diesen werden gezielt Maßnahmen abgeleitet und weiterentwickelt, um eine hohe Zufriedenheit und Motivation zu schaffen. Autor: Michael Köszegi, KIVBF Intern Nr

16 E-Vergabe Standardvergabeverfahren Best Practices zur elektronischen Vergabe Die EU-Kommission forciert den Ausbau der elektronischen Auftragsvergabe als Standardvergabeverfahren in Europa und bereitet eine entsprechende Richtlinie vor. Vitako nimmt dies zum Anlass, ein Forum zu schaffen, um über Plattformen, Prozesse und Perspektiven der elektronischen Vergabe zu diskutieren. Nach einem ersten Vitako-Workshop im März 2013 wurden verschiedene Interviews durchgeführt, um die bisherigen Erfahrungen und Best Practices zur E-Vergabe zu systematisieren. Vor dem Kontakt mit Anbietern elektronischer Vergabeplattformen ist es wichtig zu klären, welche Prozessschritte über die Plattform abgebildet werden sollen, welche Schnittstellen zu anderen Systemen notwendig und welche Prozessveränderungen sinnvoll sind, um die Effizienz des Vergabeprozesses durch eine elektronische Plattform zu erhöhen. Typischerweise setzen die jeweiligen Organisationen bereits Software-Lösungen ein, in denen für Submissionen relevante Daten gespeichert werden, etwa zur Bedarfsermittlung oder zur Verwaltung von Leistungsverzeichnissen. Nach Möglichkeit sollte ein Prozess gestaltet werden, der Medienbrüche und Redundanzen vermeidet. Allerdings kann die Entwicklung und Wartung entsprechender Schnittstellen so kostenintensiv sein, dass eine völlige Integration nicht wirtschaftlich ist. Auf der Basis einer Analyse des beabsichigten Vergabeprozesses sollten verschiedene Anbieter elektronischer Vergabeplattformen zu einer Präsentation aufgefordert werden. Inzwischen gibt es eine Reihe von Herstellern, die entsprechende Lösungen anbieten sowohl als Software-as-a-Service als auch zur Installation vor Ort. Es empfiehlt sich, auf Anbieter zurückzugreifen, die bereits Referenzkunden haben. Neben der Funktionalität der Plattform sollten weitere Kriterien wie Bedienbarkeit, Einfachheit, Service- und Supportleistungen, Verfügbarkeit von Beratern, Releasezyklen, Lizenzbedingungen und natürlich die Preisgestaltung berücksichtigt werden. Beachtenswert ist auch der Aufwand für den laufenden Betrieb der Plattform, soweit eine Installation vor Ort vorgesehen ist. Für die Bieter sollte die Plattform kostenlos und mit geringem Aufwand verbunden sein. In diesem Zusammenhang ist insbesondere die Initiative XVergabe ( zu nennen, die einen plattformübergreifenden Standard für den Austausch von Dokumenten zwischen Bietern und elektronischen Vergabeplattformen schafft. Darüber hinaus ist darauf zu achten, dass nach Möglichkeit die verbreiteten Authentifizierungstechniken (fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signatur) durch die Plattform unterstützt werden. Prozessoptimierung Der Aufwand für die Einführung einer Vergabeplattform ist nicht zu unterschätzen. Je nach Komplexität der organisatorischen Regelungen und der vorhandenen IT-Landschaft sollte das Einführungsprojekt geplant werden. Im Hinblick auf die Organisation wird es in der Regel notwendig sein, Rollen zu definieren, den Prozess neu zu gestalten und den Dokumentenfluss weiter zu standardisieren. Für die Optimierung des Prozesses kann es sinnvoll sein, Beratungsleistungen in Anspruch zu nehmen. Als schwierig erweist sich, wenn hausintern viele Gelegenheitsnutzer mit der Vergabeplattform arbeiten sollen. Hier können organisatorische Zentralisierungen angebracht sein, um die Systeminteraktionen zu bündeln. Vorteile aus dem Einsatz einer Vergabeplattform für Planer und Einkäufer ergeben sich insbesondere aus dem höheren Standardisierungsgrad und der lückenlosen Dokumentation der Vergabeprozesse, was auch ein hohes Maß an Regelkonformität mit sich bringt. Als Argument gegen die Einführung der elektronischen Vergabe wird oft vorgetragen, dass sich weniger Bieter an den elektronischen Submissionen beteiligen. Hier ist es wichtig, einen entsprechenden Kommunikationsplan zu entwickeln. So hat sich bewährt, detaillierte Anleitungen für die Bieter bereitzustellen, eine Telefonsprechstunde einzurichten und öffentliche Demonstrationsveranstaltungen anzubieten. Sinnvoll kann auch die Bereitstellung einer Beispiel-Submission sein, an der die Bieter den Prozess erproben können. Für eine Übergangszeit kann erwogen werden, die Angebotsabgabe sowohl elektronisch als auch papierbasiert zuzulassen. Aufgrund der wachsenden Zahl von eingesetzten Vergabeplattformen ist jedoch davon auszugehen, dass viele Bieter bereits über Erfahrungen mit elektronischen Plattformen verfügen. Der Erfahrungsaustausch zur elektronischen Vergabe wird in der Vitako- Facharbeitsgruppe E-Vergabe zum diesem Thema fortgesetzt. Autor: Danny Pannicke, Vitako Bedarfsermittlung Ausschreibung Angebotsabgabe Angebotsprüfung Zuschlagserteilung Intern Nr

17 Aus der geschäftsstelle Mustergültig Vitako erarbeitet Musterlösung zur Änderung eines Bürgerkontos Bereits im Frühjahr 2011 hat die Bundes-Arbeitsgemeinschaft der Kommunalen IT-Dienstleister gemeinsam mit der Vergabestelle für Berechtigungszertifikate beim Bundesverwaltungsamt Szenarien für den Einsatz des neuen Personalausweises (npa) in kommunalen Portalen entworfen und einen Musterantrag entwickelt. Kommunen, die den npa zur Identifizierung ihrer Bürger bei der Nutzung von Online-Services einsetzen wollen, müssen bei der Vergabestelle für Berechtigungszertifikate (VfB) eine Erlaubnis beantragen, aus der hervorgeht, welche personen- und ausweisbezogenen Daten sie aus dem Personalausweis auslesen wollen. Mit dieser Erlaubnis kann sich die Kommune das Berechtigungszertifikat bei einem Anbieter beschaffen. Nur Anbieter mit einem Berechtigungszertifikat können die beantragten Datenfelder aus den Ausweisen auslesen, wobei der Ausweisinhaber jederzeit die Kontrolle darüber behält, welche seiner Daten er an den Anbieter von Online-Diensten übermitteln will. Dies dient dem Schutz vor einem unberechtigten Auslesen der persönlichen Daten und bietet gleichzeitig den Vorteil, dass man sicher sein kann, dass das Gegenüber im Internet tatsächlich der Anbieter ist, der er vorgibt zu sein. Um ein Zertifikat zu erhalten, müssen der Zweck der Datenerhebung und die Datenkategorien, die für den jeweiligen Dienst ausgelesen werden sollen, angegeben und begründet werden. Außerdem ist eine Darstellung der Geschäftsprozesse notwendig, für die Erlaubnisse beantragt werden. kartenspezifische merkmale In diesem Jahr wurde der Musterantrag überarbeitet und um das Szenario Änderung eines Bürgerkontos ergänzt. Das neue Kapitel 5.4 enthält Angaben zur Vorgehensweise für den Fall, dass ein Ausweis verloren gegangen, defekt oder abgelaufen ist oder wenn sich durch Heirat der Nachname des Besitzers verändert hat. In diesen Fällen wird ein neuer Ausweis ausgegeben mit dem Effekt, dass das kartenspezifische Merkmal nicht mehr mit der ursprünglichen Identifizierung an einem bestehenden Bürgerkonto übereinstimmt. Mehrere Vitako-Mitglieder haben gemeinsam mit der Vergabestelle für Berechtigungszertifikate eine Musterlösung erarbeitet, wie man sich mit einem neuen Ausweis an einem bestehenden Bürgerkonto anmelden kann. Die Vitako-Geschäftsstelle bedankt sich herzlich bei allen Beteiligten für die konstruktive Zusammenarbeit. autorin: tina siegfried, vitako Der überarbeitet Musterantrag steht hier zum Download bereit: vitako_itkalender Anzeige 210x74.indd :34:20 Intern Nr

18 Meldungen Zukunftspanel Staat und Verwaltung 2013 erschienen Im Vorfeld des im Juni 2013 erstmals durchgeführten Zukunftskongresses hat die Wegweiser GmbH Berlin Research & Strategy zusammen mit der Hertie School of Governance das Zukunftspanel Staat & Verwaltung, eine Weiterentwicklung des bereits erfolgreich etablierten jährlichen Monitorings egovernment & Verwaltungsmodernisierung durchgeführt. Bei dieser deutschlandweiten Erhebung wurden die obersten Entscheidungsträger in Bund, Ländern und Kommunen zu aktuellen und zukünftigen Herausforderungen in den Verwaltungen sowie den aktuellen und geplanten Maßnahmen zur Modernisierung befragt. Die Studie leistet damit eine Bestandsaufnahme und liefert vielfältige Anregungen zu folgenden vier zentralen Themenkomplexen der Verwaltungsmodernisierung: Herausforderungen & Lösungsansätze zukunftsorientierten Regierungs- & Verwaltungshandelns Strukturen, Prozesse, Technologien & Dienstleistungen Öffentliche Finanzen, Effizienz & Transparenz Führung, Personal & Kompetenzen Die Studie ist HIER kostenlos zu beziehen. Nachruf Harald Graner, Leiter der Abteilung Systeme und Netze im Kommunalen Rechenzentrum Niederrhein (KRZN), ist plötzlich und unerwartet verstorben. Harald Graner gehörte zu den Mitarbeitern der Gründungsphase des KRZN. Er trat seinen Dienst im Jahr 1968 zu einer Zeit an, als Datenverarbeitung ausschließlich auf Host-Rechnern stattfand. Während der vergangenen Jahrzehnte hat er die Entwicklung des kommunalen IT- Dienstleisters am Niederrhein nicht nur begleitet, sondern auch verantwortlich mitgestaltet. Seit 2000 leitete er die Abteilung Systemtechnik. Zu seinen besonderen Leistungen gehörte unter anderem auch der reibungslose Umzug des Rechenzentrumsbetriebes zum neuen Standort in Kamp-Lintfort Kooperationen Der Normenkontrollrat und der IT- Planungsrat wollen sich gemeinsam für die elektronische Kommunikation mit der Verwaltung stark machen. Ziel der Zusammenarbeit: durch E-Government unnötige Bürokratie abbauen. Hierzu haben beide Institutionen Schwerpunkte ihrer künftigen Zusammenarbeit vereinbart. Ein Prüfleitfaden soll helfen, rechtliche Hindernisse und komplizierte Verwaltungsabläufe und doppelte Datenabfragen zu erkennen und dagegen anzusteuern. Link Austausch von Vitako-mitglieder mit Bundesdruckerei Am 18. September 2013 fand erneut en Entwicklungen. Auch aktuelle technische Probleme und die neuen Hard- und eines der nun regelmäßig stattfindenden Arbeitstreffen von Vertretern der Softwareanforderungen standen auf der Bundesdruckerei und Vitako-Mitgliedern Agenda. in Karlsruhe statt. Die Bundesdruckerei Die Bundesdruckerei äußerte großes Interesse an den zukünftigen tech- informierte bei dieser Sitzung über aktuelle Planungen und präsentierte ihr nischen Entwicklungen der Rechenzentren. Hier wurde ein vertiefter Austausch Konzept zu WebHD. WebHD setzt auf Modularisierung, wird DigID und bcore auf der nächsten Sitzung des Blankenheimer Kreises am November in ersetzen und stellt insgesamt einen Technologiewandel hin zu Webanwendungen und -services dar. sich mit dem Ergebnis des direkten Aus- Berlin vereinbart. Alle Beteiligten zeigten Weitere Themen waren die Organisation der Kommunikationsbeziehungen für 2014 geplant. Interessierte Vitakotausches zufrieden. Weitere Treffen sind zwischen Rechenzentren und der Bundesdruckerei, Testmöglichkeiten und die zu beteiligten. Mitglieder sind herzlich eingeladen sich Beteiligung von Rechenzentren an neu- Kontakt: im Jahr Mit seiner hohen Fachkompetenz und seiner großen Erfahrung hatte er über nunmehr 45 Jahre maßgeblichen Anteil an der Entwicklung des KRZN. Unter seiner Führung wurde der Rechenzentrumsbetrieb zu einem der leistungsfähigsten in Nordrhein-Westfalen ausgebaut. Harald Graner hat sich immer für den Erfolg des Hauses eingesetzt; dies nicht nur innerhalb des Verbandes, sondern auch über die Verbandsgrenzen hinaus. Mit ihm verliert das KRZN einen von allen Beschäftigten und Anwendern geschätzten Kollegen und eine engagierte Führungspersönlichkeit. Harald Graners allzu früher und plötzlicher Tod ist ein großer Verlust für das KRZN und erfüllt seine Kollegen mit tiefer Trauer. Pirna setzt auf KIVAN Nach der Stadt Leipzig und der Landeshauptstadt Magdeburg hat sich nun auch die Große Kreisstadt Pirna für die von der Lecos GmbH entwickelte Kita-Fachanwendung KIVAN entschieden. Sie ermöglicht, alle für die Platzvergabe relevanten Aufgaben effizient zu erledigen und die Betreuungsplätze intelligent zu verwalten. Darüber hinaus können sich Eltern im Web über das Betreuungsangebot informieren und Betreuungswünsche äußern. Nicht nur die Verwaltung, sondern auch die Träger, die Einrichtungen und die Eltern werden von der die IT-gestützten Modernisierung des Vergabeprozesses mittels KIVAN profitieren. Im September wird die Lecos GmbH mit der Umsetzung und der Einführung der Software beginnen. KIVAN wird für Pirna eingerichtet, die Nutzer in Verwaltung, bei Trägern und in Kitas werden geschult und die Daten in die Fachanwendung eingepflegt. Sobald KIVAN auf der Homepage der Stadt Pirna eingebunden ist, können sich die Eltern online über die Pirnaer und die Dohmaer Betreuungseinrichtungen informieren und direkt ihre Betreuungswünsche eingeben. Intern Nr

19 reklame KARRIERE Karriere in der Public Sector IT Besuchen Sie das Karriereportal von Vitako! Stellenmarkt Ausbildungsführer Studienführer Unter Schulabsolventen, Berufseinsteigern und IT-Fachkräften sind die vielfältigen und attraktiven Aus bildungs-, Qualifizierungs- und Stellenangebote in der Public Sector IT oftmals wenig bekannt. Das Karriereportal von Vitako umfasst alle Bereiche: Ein Studienführer präsentiert die relevanten Studiengänge an privaten und öffentlichen Hochschulen. Unser Ausbildungsführer zeigt die Ausbildungsmöglichkeiten bei öffentlichen IT-Dienstleistern. Der Vitako-Stellenmarkt listet viele interessante NEU Hochschulen und Stellenangebote Fachhochschulen können ihre Studienange- bei Vitako-Mitgliedern auf. bote selbst eintragen! Bundes-Arbeitsgemeinschaft der Kommunalen IT-Dienstleister e.v. Vitako Karriere Anzeige_A4_+3.indd :40:59 Intern Nr

20 aus der branche Ruhestand mit 48 Jahren KDZ-WS: Verabschiedung von Geschäftsführer Wolfgang Schnell Was am 1. April 1965 mit dem ersten Tag seiner Ausbildung bei der damaligen Kreisverwaltung Siegen begann, endete nun mit Ablauf des 31. Augusts Nach mehr als 48 Jahren im öffentlichen Dienst ging der langjährige Geschäftsführer der Kommunalen Datenzentrale Westfalen-Süd (KDZ-WS), Wolfgang Schnell, in den wohlverdienten Ruhestand. Im Rahmen einer Feierstunde verabschiedeten der Verbandsvorsteher der KDZ, Theo Hilchenbach (Stadt Drolshagen), Kreisdirektor Frank Bender (Kreis Siegen-Wittgenstein) als stellvertretender Vorsitzender der Verbandsversammlung, sein Nachfolger Thomas Coenen sowie Marianne Wulff, Vitako-Geschäftsführerin, den ersten Geschäftsführer des Zweckverbandes Kommunale Datenzentrale Westfalen-Süd. Marianne Wulff bedauerte, dass mit Wolfgang Schnell ein langjähriges Mitglied des Blankenheimer Kreises und der Vitako aus dem aktiven Dienst ausscheidet mit Wolfgang Schnell hatte sie nicht nur in der Zigarettenpause interessante Ideen austauschen können. Auch Geschäftsführer und Mitarbeiter anderer kommunaler IT-Dienstleister, zahlreiche Vertreter der Verbandsmitglieder, die Mitarbeiter der KDZ und weitere Begleiter seines Berufsweges nahmen an der festlichen Veranstaltung teil. Den größten Teil seines beruflichen Wirkens hat Wolfgang Schnell im Dienste des Kreises Siegen-Wittgenstein zurückgelegt. In dieser Zeit war er unter anderem auch als Dozent für das Südwestfälische Studieninstitut tätig. Zudem wirkte er in verschiedenen Projekten der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt) mit. Zuletzt war Wolfgang Schnell beim Kreis Siegen-Wittgenstein als Leiter des Amtes für Organisation und technikunterstützte Informationsverarbeitung tätig. In Verbindung mit dem sich anbahnenden Wechsel der Kommunalen Datenzentrale Westfalen-Süd von einem Amt der Kreisverwaltung zu einem öffentlich-rechtlichen Zweckverband zu Beginn des Jahres 2001 übernahm Wolfgang Schnell am 1. Oktober 2000 die Geschäftsführung der Datenzentrale. In seiner Verabschiedungsrede führte Verbandsvorsteher Hilchenbach aus: Auf Grund seiner vorhandenen Kenntnisse aus dem Bereich der allgemeinen Verwaltung und seiner gleichzeitigen Affinität zur technischen Informationsverarbeitung war Wolfgang Schnell die ideale und logische Besetzung für den Posten des KDZ-Geschäftsführers. massgebliche projekte In seinen fast 13 Jahren als Geschäftsführer der KDZ Westfalen-Süd hatte Wolfgang Schnell einige maßgebliche Projekte zu verantworten. Hierzu zählt die Umstellung vom jahrzehntelang praktizierten kameralen Buchungssystem auf das Neue kommunale Finanzmanagement (NKF), von der alle Verbandsmitglieder der KDZ betroffen waren. Ein weiterer Schwerpunkt seiner Tätigkeit als Geschäftsführer war nach einer im Jahr 2003 erfolgten Gremienentscheidung der Aufbau des verbandsweiten Richtfunknetzwerkes, das in dieser Größenordnung im kommunalen Bereich bislang einzigartig ist. Zwischenzeitlich sind auch andere kommunale IT-Dienstleister dem Beispiel der KDZ Westfalen-Süd gefolgt und haben in ihrem Verbandsgebiet ein Richtfunknetz aufgebaut. Bei diesem Projekt musste Wolfgang Schnell gemeinsam mit seinen Mitarbeitern auch IT-fremde Herausforderungen bewältigen. Das Spektrum reichte von der Bauherreneigenschaft über den Turmbau und dessen Statik bis hin zur Verteidigung des Projektes in einer Bürgerversammlung. Diese Fähigkeiten kamen auch bei einem weiteren Meilenstein in der Amtszeit von Wolfgang Schnell als Geschäftsführer der KDZ zum Tragen: bei der Planung und der Umsetzung des neuen Rechenzentrums in der St.-Johann-Str. 23. Ein wichtiger Schwerpunkt seiner Arbeit in den vergangenen Jahren war das Streben nach einer Neuausrichtung und Stärkung der KDZ durch Kooperationen mit anderen kommunalen IT- Dienstleistern. Dieses Ziel hat Wolfgang Schnell kurz vor seinem Dienstende mit Feierliche Verabschiedung: Wolfgang Schnell (Mitte) übergibt die Staffel an Thomas Coenen (links), Verbandsvorsteher Theo Hilchenbach (rechts) hält eine Laudatio. der Gründung des neuen Zweckverbandes Südwestfalen-IT erreicht, der mit Wirkung vom 31. März 2013 ins Leben gerufen wurde und von den Datenzentralen in Iserlohn und Siegen getragen wird (Vitako intern berichtete). Bei den vielfältigen Kooperationsaktivitäten verfolgte Wolfgang Schnell stets das Ziel, in wirtschaftlich schwierigen Zeiten zum Wohle der Verbandsmitglieder das Leistungsangebot seiner KDZ zu erhalten, zu stärken und auszubauen. Eine Herzensangelegenheit war Wolfgang Schnell der Umgang mit Menschen. So hatte er immer ein offenes Ohr für die Probleme seiner Mitarbeiter. Auch mit den Mitgliedern der Verbandsmitglieder in den Gremien der KDZ sowie den Geschäftsführern anderer kommunaler IT-Dienstleister pflegte Wolfgang Schnell ein vertrauensvolles Verhältnis. Die Mitarbeiter der Kommunalen Datenzentrale Westfalen-Süd wünschen Wolfgang Schnell alles Gute und vor allem viel Gesundheit für seinen neuen Lebensabschnitt. Dass zukünftig keine Langeweile aufkommt, dafür sorgen vor allem seine zwei kleinen Enkelkinder. Aber auch andere Interessen wie mehrtägige Radtouren, Städtereisen oder der Besuch von kulturellen Veranstaltungen können nun verstärkt in Angriff genommen werden. Autor: hans siebel, kdz-ws Intern Nr