Welchen Mehrwert bietet eine moderne Zeitwirtschaft für Ihr Unternehmen? 1 Werner Judt, Executive Account Manager, ATOSS Software AG

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1 Welchen Mehrwert bietet eine moderne Zeitwirtschaft für Ihr Unternehmen? 1 Werner Judt, Executive Account Manager, ATOSS Software AG

2 A Integriertes Workforce Management reduziert administrative Aufwände Employee Self Service Dienstplanung Mobile Drittsystem Erfassung Zeitwirtschaft Bewertung Zeitwirtschaft Auswertung Therapieplanung, OP-Planung, Schülerverwaltung, usw. Integriertes Workforce Management System Stammdaten Lohnarten und Fehlzeiten Abrechnungssystem (LOGA, SAP, Kidicap, DATEV ) 2 2. Personalforum Dienstplanung & Zeitwirtschaft

3 A Lösung mit zwei Einzelsystemen Komplexität der Schnittstellen Die Komplexität von Schnittstellen ist sehr stark vom jeweiligen Anwendungsgebiet abhängig. Häufigkeit des Datenaustausches Richtung des Datenaustausches Abhängigkeit der Daten Schnittstelle ZW / L&G selten einseitig gering Schnittstelle ZW / PEP kontinuierlich wechselseitig hoch Aufwand keiner hoch Während Schnittstellen zwischen dem ZW und dem Lohn- und Gehalt- System (L&G) einfach und schnell über vorhandene Standardformate durch reine Parametrierung realisiert werden können, sind die Schnittstellen zwischen ZW und PEP äußerst komplex! 3 2. Personalforum Dienstplanung & Zeitwirtschaft

4 A 100% integrierte Lösung Alle Stammdaten und Bewegungsdaten sind in einem einzigen System in einer Datenbank gespeichert. Berechnungen erfolgen online und ohne Schnittstellen. Auch die Administration und Bedienung beschränkt sich auf ein System! Direkte Durchgriffe aus der Personaleinsatzplanung in die Zeitwirtschaft und umgekehrt Keine teuren Schnittstellen erforderlich Eine redundanzfreie Datenbasis Keine Medienbrüche und hohe Transparenz über alle Prozesse Nur ein vollständig integriertes System aus Zeitwirtschaft, Dienstplanung und Self Service bietet eine ganzheitliche, effiziente, kostenoptimale Lösung! 4 2. Personalforum Dienstplanung & Zeitwirtschaft

5 A Arten der Echtzeiterfassung sind beliebig kombinierbar Maximale Flexibilität Terminal Smartphone Computer Dienstplan Zeitwirtschaft Self Service Dienstplanung Telefon Self Service 5

6 A Wie können Korrekturen vorgenommen werden? Abhängig vom Prozess Art der Zeiterfassung Mischbetrieb möglich Erst den Prozess, dann die Art der Zeiterfassung und Zeitkorrektur definieren! 6

7 A Zeiterfassung über einen Self Service / PC Zeiterfassung am Arbeitsplatz mit integrierter Rhythmusbuchungsfunktion * Voraussetzung ist das Modul ATOSS Arbeitsplatzzeiterfassung 7

8 A Zeitkorrekturen und Beantragung von Überstunden über den Self Service Einfache Beantragung für z.b. Zeitpaarkorrektur & Überstunden. * Voraussetzung ist das Modul ATOSS Workflowmanagement 8

9 A Zeiterfassung für Mitarbeiter über Smartphones Mobile Zeiterfassung Mit Mobile Workforce Management können Mitarbeiter von unterwegs Ihre Zeitbuchungen auf einfache Art und Weise absetzen. Aufwändige und intransparente manuelle Prozesse, wie die händische Erfassung bzw. der nachgelagerte manuelle Übertrag von Zeiten, entfallen somit vollständig. 9

10 A Mitarbeiter können Zeiten und Korrekturen beantragen. Das entlastet die Personalabteilung Information über fehlende Buchung Eingabe der fehlenden Buchung Beantragung der fehlenden Buchung Genehmigte Buchung 10

11 B Wie wird Urlaub beantragt, genehmigt und überwacht? Abhängig vom Genehmigungsprozess Nutzung des Employee Self Service Nutzung der Smartphone App Direkte Eingabe im System (z.b. Jahresurlaubsplanung) Erst den Prozess, dann das Medium definieren! 11

12 B Workflows für Abwesenheiten definieren Einfach durch grafischen Designer Auswahl verschiedener Workflowelemente per Drag & Drop Grafische Visualisierung von Workflows 2 12

13 B Abwesenheiten bei Nutzung von Smartphones Mobile Antragsverwaltung und bearbeitung Anträge und Genehmigungen für z.b. Urlaube oder Dienstreisen direkt per Smartphone Beschleunigung von Beantragungsvorgängen Höhere Transparenz und Nachvollziehbarkeit für Mitarbeiter und Vorgesetzte 13

14 B Urlaubsprozess im Self Service Schnelle Übersicht für den Mitarbeiter über Abwesenheiten und Urlaubsanspruch in einem Kalender 14

15 B Urlaubsprozess im Self Service Jahreskalender mit integriertem Antragswesen Einfache Beantragung von Abwesenheiten per Drag&Drop 15

16 B Urlaubsprozess im Self Service Bereichs-/Abteilungskalender Schnelle Übersicht über Abwesenheiten eines Bereichs/Abteilung 16

17 B Wer kann Fehlzeiten pflegen und überwachen? Automatische Ermittlung des Urlaubsanspruches oder Lohnsystem Automatische Ermittlung von Zusatzurlauben durch integrierte Personaleinsatzplanung Fehlzeitenpflege Festlegung über Berechtigungskonzept und Wokflow Designer Mehrstufige Genehmigungsprozesse unter Berücksichtigung von fachlichen Vertretern Fehlzeitenüberwachung Online-Auswertungen und Reports zu Resturlaub Integriertes Aufgabenmanagement zur Prozessunterstützung 17

18 SMS / / Aufgabenliste B EXKURS: Das Aufgabenmanagement unterstützt verschiedene Interessensgruppen Flexibles Systemereignis Mitarbeiter Vorgesetzte Auslöser Personalabteilung Systemadministration Einmaliger/ regelmäßiger Zeitpunkt Betriebsrat 18

19 B Bleiben Sie jederzeit und überall informiert und verbessern Sie die Reaktionszeit. Automatische Mitteilung an Verantwortliche, wenn ein Zeitsaldo (z.b. Arbeitszeitkonto) eines Mitarbeiters den Wert X überoder unterschreitet. das Urlaubssaldo eines Mitarbeiters vor Ende des Geschäftsjahres noch mehr als X Tage beträgt. Abwesenheitsanträge (z.b. Urlaub) eines Mitarbeiters oder Einsatzpläne (z.b. vom Betriebsrat) nicht genehmigt wurde. eine Planänderung stattgefunden hat. 19

20 C Welche Arbeitsrechtlichen Überwachungsfunktionen sind vorhanden? Alle gesetzlichen Regelungen nach Arbeitszeitgesetz, Mindestlohngesetz, Jugendschutz- und Mutterschutzbestimmungen usw. Freie Definition von Prüfregeln möglich wie bspw.: Maximale Anzahl von Arbeitstagen bzw. Schichten hintereinander. Qualifikationsverletzungen Kernzeitverletzungen Unter- und Überbesetzungen Arbeitsschutzkonto (Opt Out) Verteilung der Wochenenddienste Verteilung der Wochenenddienste 20

21 C Wie ist die Benachrichtigungskaskade ausgestattet, wenn Verstöße gegen rechtliche oder unternehmerische Vorgaben entstehen? Was bei Eintritt eines Verstoßes passiert, ist frei definierbar in Bezug auf Prozessbeteiligte (Rollenkonzept) Informationsfluss ( , Report, SMS, ) Auswirkungen im System (Salden, Konten, ) Beispiel: Verletzung der Ruhezeit Überwachung im SOLL (Planung) und IST Hinweis Online im System durch Pop Up, farbliche Markierung, Warnliste Start einer Aufgabe als gesteuerter Prozess mit Hinweisen per oder SMS an frei definierbaren Empfängerkreis 21

22 C Benachrichtigungskaskade bei Verstoß gegen rechtliche oder unternehmerische Vorgaben. Beispiel: MiLoG 17 (1) MiLoG (ZE) + 8 (1) SGB IV (GfB) 1 (1+2) MiLoG (Höhe) Beispiel hier: 450, kann sozialversicherungsrechtlich auch höher sein (Gleitzone) > dann analoge Berechnungen Anforderung: Überwachung der Stundenanzahl bei 450 -Kräften Prozess-Lösung: Darstellung der maximalen Arbeitszeit (450 / 8,50 ) auf einem Saldo mit sofortiger Reduktion des Saldenstands durch erbrachte Arbeitszeit Nutzen: Jederzeit aktuellen Überblick über Reststunden 22

23 C Prozessbeispiel Zeitwirtschaft: Überwachung/ Steuerung Zeitkonto 17 (1) MiLoG (ZE) + 8 (1) SGB IV (GfB) 1 (1+2) MiLoG (Höhe) Beispiel hier: 450, kann sozialversicherungsrechtlich auch höher sein (Gleitzone) > dann analoge Berechnungen Anforderung: Überwachung der Stundenanzahl bei Kräften Alternative Prozess-Lösung: Überwachung des Saldenstands und aktive Information bei Unterschreitung eines Schwellwertes Nutzen: Aktive Information bei bevorstehenden Verstößen 23

24 C Prozessbeispiel Zeitwirtschaft: Überwachung Guthaben-Saldo 2 (2) MiLoG vereinbarten Arbeitszeitkonto eingestellten Arbeitsstunden spätestens innerhalb von zwölf Kalendermonaten nach ihrer monatlichen Erfassung durch bezahlte Freizeitgewährung oder Zahlung des Mindestlohns auszugleichen Anforderung: Beispiel hier: Eine Auszahlung soll vermieden werden, daher muss vorher ausgeglichen werden. Rollierend monatsweise ist die Information erforderlich, welchen Saldo das Zeitkonto vor 12 Monaten auswies. Prozess-Lösung: Überwachung des Saldenstands zur Mitte des 12. Monats und aktive Information bei Vorhandensein von Guthaben Nutzen: Reduktion von kostenintensiven Überstunden 24

25 C Prozessbeispiel PEP: Prognose des Gesamt-Arbeitszeit 2 (2) MiLoG Die auf das Arbeitszeitkonto eingestellten Arbeitsstunden dürfen monatlich jeweils 50 Prozent der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit nicht übersteigen Anforderung: Mitarbeiter dürfen 150% der vereinbarten Arbeitszeit pro Monat nicht überschreiten! Prozess-Lösung: Sofortige Information während der Planung unter Berücksichtigung von Ist-Daten Nutzen: Vermeidung von Verstößen durch optimale Planung 25

26 C Prozessbeispiel PEP: Überwachung der Kräfte 2 (2) MiLoG Die auf das Arbeitszeitkonto eingestellten Arbeitsstunden dürfen monatlich jeweils 50 Prozent der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit nicht übersteigen Anforderung: 450 -Kräfte dürfen nicht mehr als 52:57 Std. arbeiten! Prozess-Lösung: Sofortige Information während der Planung unter Berücksichtigung von Ist-Daten Nutzen: Vermeidung von Verstößen durch optimale Planung 26

27 C Auswertungen & Analysen in ATOSS Übersicht und Abgrenzung ATOSS Tools Ad-hoc Online Auswertungen Ziel Schnelle und einfache Zusammenstellung flexibler Adhoc Auswertungen im Dialog Anwender Geeignet für alle Anwendergruppen Reporting Regelmäßige Ausgabe von grafisch aufbereiteten Berichten Systemadministration Management- Analysen/ BI-Connector Multidimensionale Analyse komplexer und dynamischer Zusammenhänge Personalcontrolling 27

28 C Auswertungen & Analysen in ATOSS Ad-hoc Online Auswertungen ATOSS Tools Ad-hoc Online Auswertungen Ziel Schnelle und einfache Zusammenstellung flexibler Adhoc Auswertungen im Dialog Anwender Geeignet für alle Anwendergruppen Reporting Regelmäßige Ausgabe von grafisch aufbereiteten Berichten Systemadministration Management- Analysen/ BI-Connector Multidimensionale Analyse komplexer und dynamischer Zusammenhänge Personalcontrolling 28

29 C Ad-hoc Online Auswertungen Übersicht Personalstamm Ausgangssituation: Übersicht Personalstamm Exemplarische Fragestellungen: 1. Wie stelle ich die wichtigsten Mitarbeiter-Kontaktdaten einer Abteilung übersichtlichen dar, um die Informationen anschließend als PDF-Datei zu versenden? 2. Wie erstelle ich eine Liste mit den Geburtstagen aller Mitarbeiter? 3. Auf welcher Kostenstellen arbeiten die Mitarbeiter in einer bestimmten Abteilung? 4. Wie viele Teilzeit- oder Vollzeitkräfte gibt es in meinem Unternehmen? 29

30 C Ad-hoc Online Auswertungen Analyse von Arbeitszeitdaten Ausgangssituation: Dialog Zeitdatenmanagement (DTIME) Fragestellungen 1) Wie oft wurde in den letzten 3 Monaten die maximale Arbeitszeit (10h) überschritten? 2) Gab es im vergangenen Monat Verstöße gegen die Ruhezeitbestimmung? 3) Wie lange hat ein Mitarbeiter in einem Monat im Vergleich zur Sollzeit gearbeitet? 4) Wie viele Arbeitsstunden sind in zwei Bereichen im Vergleich angefallen? 30

31 C Auswertungen & Analysen in ATOSS Reporting ATOSS Tools Ad-hoc Online Auswertungen Ziel Schnelle und einfache Zusammenstellung flexibler Adhoc Auswertungen im Dialog Anwender Geeignet für alle Anwendergruppen Reporting Regelmäßige Ausgabe von grafisch aufbereiteten Berichten Systemadministration ( Power-User ) Management- Analysen/ BI-Connector Multidimensionale Analyse komplexer und dynamischer Zusammenhänge Personalcontrolling 31

32 C Auswertungen & Analysen in ATOSS Reporting ATOSS Reporting: Darstellung und Ausgabe von immer wieder benötigten Auswertungen Integraler Bestandteil Ca. 65 Standard-Reports Grafisches Reporting Studio Designvorlagen 32

33 C Auswertungen & Analysen in ATOSS Management-Analysen / BI-Connector ATOSS Tools Ad-hoc Online Auswertungen Ziel Schnelle und einfache Zusammenstellung flexibler Adhoc Auswertungen im Dialog Anwender Geeignet für alle Anwendergruppen Reporting Regelmäßige Ausgabe von grafisch aufbereiteten Berichten Systemadministration Management- Analysen/ BI-Connector Multidimensionale Analyse komplexer und dynamischer Zusammenhänge Personalcontrolling 33

34 C ATOSS Managementanalysen Analysebeispiele Smart Analyzer Zeitkonto Arbeitszeit, Über- und Unterstunden, Plan/Ist-Vergleich Personaleinsatzplanung Abbildung der Forecast- Kennzahlen Mitarbeiter Detaillierte Informationen auf Mitarbeiterebene Abwesenheiten Krankentage, Urlaubstage und Abwesenheitsvergleich Warnungen Arbeitszeitverletzungen und fehlerhafte Zeitbuchungen Export Vorgefertigte Darstellungen für den Druck und Export 34

35 D Welche Schnittstellen zur Personalverwaltung und Abrechnung sind vorhanden? Standardschnittstelle zu allen gängigen Abrechnungssystemen wie bspw. Kidicap, DATEV, LOGA, Paisy, Sage, SAP usw. Erfahrung von Projekten in den letzten 25 Jahren Stammdatenschnittstelle lizenzkostenfrei durch Importprogramme auf Filetransfer Basis Bei SAP: BAPI Schnittstelle sowie Integration in SAP Zeitwirtschaft durch moderne Webservices 35

36 Kontakt ATOSS Software AG Herr Werner Judt Fon Mobil