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1 Export-Aufträge Lieferung Rechnung Warensendung EG Gelangensbestätigung Warensendung Drittland, Zoll Export-Modul Umsatzsteuervoranmeldung ZM-Meldungen Statistisches Bundesamt Wenn Sie Fragen haben dann rufen Sie uns an, wir helfen Ihnen gerne weiter: OFFICE Telefon: / mit Ihrem Wartungsvertrag ist der Supportanruf bei uns kostenlos 1

2 Export-Geschäfte Im- und Exportgeschäfte abzuwickeln ist aufwendig. SAMsurion unterstützt Sie dabei in vielerlei Hinsicht um Ihnen Ihre Arbeit zu erleichtern. Das Export-Modul starten Sie in der Auftragserfassung im Register Export. SAMsurion verwaltet für Sie die Stamm- und Bewegungsdaten: Im Artikelstamm können Sie alle Detailinformationen Ihrer Artikel umfassend hinterlegen mit exakter Bezeichnung, Bemaßung, Farbe etc. Darüber hinaus können Sie die Einfuhr- und Ausfuhrzolltarifnummern sowie die Herkunftsländer abspeichern. Kunden und Lieferanten werden mit Ihrer Umsatzsteuer-IDNummer erfasst, die IDNummer kann aus SAMsurion online beim Finanzamt (in den Stammdaten und in der Auftragserfassung) geprüft werden. Liefer- und Zahlungsbedingungen haben bei Exportgeschäften eine zentrale Bedeutung; in SAMsurion können Sie diese flexibel verwalten. Zollnummern (Kunde, Lieferant, Veredler, MRN Nr. der Rechnung, Intrastatschlüssel) werden auftragsbezogen verwaltet. Das Export-Modul von SAMsurion ermöglicht Ihnen darüber hinaus weitere Funktionen: Kunden und Lieferanten werden mit Ihrer Umsatzsteuer IDNummern erfasst. Die IDNummer kann aus SAMsurion direkt online beim Finanzamt belegsicher geprüft werden. Der Gesetztgeber fordert von Ihnen, dass Sie zu jeder steuerfreien EG- Rechnung die Gültigkeit der Umsatzsteuer IDNr. Ihres Kunden geprüft haben. Deshalb können Sie in der Auftragserfassung von SAMsurion die ID-Nr. online beim Finanzamt prüfen. Hierzu wird eine belegsichere Historie Ihrer geprüften Daten erzeugt. 2

3 Häufig wird eine Spedition bei der Übermittlung der Waren im Export benötigt. Neben Rechnungs- und Lieferadresse Ihres Kunden können Sie auch die Spedition / Transporteure bei jedem Auftrag hinterlegen. Die Stammdaten der Spedition verwalten Sie in den Stammdaten Ihrer Lieferanten, damit Sie hierfür auch die Eingangsrechnungen automatisch zuordnen können. Die Informationen, welche Dokumente für die Auftragsabwicklung benötigt wurden (Tracking Nr. Spedition, CMR Frachtbrief, Konnossement etc.), können Sie im Export-Modul in der betreffenden Rechnung abspeichern. Im Archiv des Export-Moduls werden die Gelangensbestätigungen und Rechnungsausdrucke automatisch gespeichert. Darüber hinaus können Sie alle externen Versand- und Zolldokumente etc. einer Rechnung archivieren. Ist die Rechnung geschrieben, kann für EG-Lieferungen automatisch die vom Gesetzgeber geforderte Gelangensbestätigung direkt aus dem Export-Modul heraus ausgedruckt werden. Sie wird automatisch auch als.pdf-datei erzeugt, so dass Sie sie an Ihren Kunden direkt mailen können. Die Gelangensbestätigung können Sie manuell termin- und ergebnisorientiert verwalten (wann und ob Ihre Firma sie von Ihrem Kunden zurückerhalten hat). So bleiben Ihre EG-Lieferungen auch weiterhin steuerfrei. Der Dokumenten-Ausdruck Gelangensbestätigung wird im Archiv des Export-Moduls gespeichert. ACHTUNG: Die Verwaltung der o.g. Rechnungs-Detaildaten und Gelangensbestätigungen können Sie auch für zurückliegende Rechnungen erfassen. Mit einer Gelangensbestätigung bleibt Ihre EG-Lieferung auch künftig noch steuerfrei Künftig können Rechnungen in EG-Länder für innergemeinschaftliche Lieferungen zu MWSt-Fallen werden, wenn Sie in Ihrer Belegführung keine Gelangensbestätigung nachweisen können. Das Bundesfinanzministerium hat die Anwendung der Beleg- und Buchnachweispflichten neu geordnet. 3

4 Die Übergangsfrist, in der die bisherigen Regelungen noch galten, liefen mit Warensendungs-Liefertermin nach dem 31. Dezember 2013 aus. Neue Belegpflicht für Lieferungen ab 1. Jan der Nachweis der Gelangenheit für EG-Lieferungen sollte zum 1. Januar 2012 eingeführt werden, der Starttermin wurde jedoch mehrfach verschoben und ist seit 1. Oktober 2013 in Kraft. Demnach kommt es zu Änderungen in der Belegführung für die Anforderungen der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung für umsatzbefreite innergemeinschaftliche Lieferungen aus Deutschland an Abnehmer in andere EU-Länder. Ausfuhrsendungen aus Deutschland heraus in Drittländer sind (derzeit) nicht von dieser Änderung betroffen. Danach müssen alle innergemeinschaftlichen Lieferungen, die nach dem 31. Dezember 2013 in die EG geliefert werden, mit einer sogenannten Gelangensbestätigung nicht nur den Versand, sondern auch die Zustellung an den Empfänger nachweisen. Es muss transparent dokumentiert werden, wie und wann die Lieferung bei Ihrem EG-Kunden angekommen ist. Sind Ihre Unterlagen nicht vollständig und leicht zu prüfen, kann auch noch im nachhinein Umsatzsteuer festgelegt werden. Sollte Ihr Abnehmer signalisieren, dass er diese Bestätigung nicht unterzeichnen wird, muss deutsche Umsatzsteuer in Rechnung gestellt werden. Diese Neuregelung stellt innerhalb der EU einen nationalen Alleingang Deutschlands dar. SAMsurion vereinfacht Ihre Exportgeschäfte SAMsurion unterstützt Sie dabei, Ihre Exportgeschäfte möglichst zeitsparend und damit kostengünstig abzuwickeln. SAMsurion sorgt für höchste Transparenz Alle Ihre Lieferungen ins Ausland werden übersichtlich und leicht prüfbar dargestellt mit all den vielen Informationen. 4

5 Artikeldaten Alle für die Exportdokumente notwendigen Daten (z. B. MRN Nr. Zoll, Intrastrat Nr. des Artikels etc.) werden angezeigt. Im Artikelstamm können Sie im Register Artikel alle Detailinformationen Ihrer Artikel umfassend hinterlegen mit exakter Bezeichnung, Bemaßung, Farbe etc. Darüber hinaus können Sie im Artikelstamm im Register Verkauf die Einfuhr- und Ausfuhrzolltarifnummern sowie die Herkunftsländer hinterlegen. Umsatzsteuer ID prüfen Kunden und Lieferanten werden mit Ihrer Umsatzsteuer-IDNummer erfasst, die IDNummer kann in SAMsurion online beim Finanzamt geprüft werden mit dem Symbol! (rotes Ausrufungszeichen) 5

6 Die Prüfung kann in den Stammdaten und in der Auftragsbearbeitung erfolgen. Das Ergebnis der Prüfung und ein entsprechender Fehlercode werden angezeigt und abgespeichert. 6

7 ACHTUNG: Der Gesetzgeber fordert von Ihnen, dass Sie zu jeder steuerfreien EG-Rechnung die Gültigkeit der Umsatzsteuer ID-Nr. Ihres Kunden geprüft haben. Deshalb können Sie in der Auftragserfassung im Register Export von SAMsurion die ID-Nr. online beim Finanzamt prüfen. Im Kundenstamm im Register Statistik USTID History erhalten Sie eine belegsichere Historie Ihrer geprüften ID-Nummern. Liefer- und Zahlungsbedingungen Liefer- und Zahlungsbedingungen haben bei Exportgeschäften eine zentrale Bedeutung; in SAMsurion können Sie diese flexibel verwalten im Menue Konstan- 7

8 ten und diese Informationen dann flexibel jedem Auftrags- oder Bestellvorgang zuordnen. Zollnummern Die EORI Nr. Ihres Kunden, eventueller Lieferanten und Veredler können Sie auftragsbezogen in den entsprechenden Feldern Zollnummer verwalten. Die Nummer Economic Operators Registration and Identification Systems (EORI) hat in der EU die frühere deutsche Zollnummer abgelöst. Diese Daten hinterlegen Sie im Register Kondition in der Auftragserfassung. Die Movement Reference Number verwalten Sie im Feld MRN Nr. im Register Kondition in der Auftragserfassung. Auf Ihrem Formular können Sie diese selbstverständlich mit dem geforderten Barcode ausgeben. Die Ausfuhr-MRN Nr. können Sie verfolgen: 8

9 Versandinfo & Spedition Häufig wird eine Spedition / ein Transportunternehmen für den Versand der Waren bei Exporten benötigt. Die Auftragserfassung verfügt über ein eigenes Register Export. Dort können Sie über die Suchbrille das gewünschte Unternehmen auswählen, das für diesen Auftrag beauftragt wird. Die Stammdaten der Speditionen verwalten Sie in den Stammdaten Ihrer Lieferanten. So ist sichergestellt, dass Sie die Eingangsrechnungen Ihrer Spedition erfassen und verbuchen können. Die Informationen, welche Dokumente für die Auftragsabwicklung benötigt wurden (Tracking Nr. Spedition, CMR Frachtbrief, Konnossement etc.), können Sie im Register Export in Ihrer Auftragserfassung zu einem Vorgang hinterlegen. Ergänzung der Versand- und Exportdaten an bereits gedruckte Rechnungen Ist die Rechnung schon abgeschlossen und in der Auftragserfassung über die Belegart ändern nicht mehr aufrufbar, so können Sie die gewünschten Informationen im Export-Modul in der Auftragserfassung Register Export Button Exportmodul erfassen. 9

10 Dafür wählen Sie über den Button Rechnungen die gewünschte Rechnung aus und tragen die Daten nach. Über den Button Speichern werden die Daten hinterlegt. Gelangensbestätigung Rechnungen in EG-Länder können zu MWSt-Fallen werden wenn Sie in Ihrer Belegführung mittels einer Gelangensbestätigung nicht nachweisen können dass und wann Ihr Kunde seine Ware erhalten hat. Dies gilt für alle EG-Lieferungen nach dem 31. Dezember In einem Steuerprüfbaren Beleg muss die Artikel-, Rechnungs-, Liefer- und Versandinformation eines EG-Exports, der Erhalt der Ware sowie die Bezahlung der Rechnung dokumentiert werden. SAMsurion wäre nicht SAMsurion, wenn wir Ihnen bei der Fülle der geforderten Daten Ihre Arbeit nicht erleichtern würden. 10

11 Die Gelangensbestätigung generieren Sie im Export-Modul (Auftragsbearbeitung Register Export ). Über den Button Rechnungen wählen Sie die gewünschte Rechnung aus und markieren sie zunächst in der Tabellenübersicht. Über den Button pdf erstellen können Sie die Gelangensbestätigung automatisch erzeugen oder über den Button Preview sich zunächst am Bildschirm anzeigen lassen und danach ausdrucken. 11

12 Haben Sie eine Gelangensbestätigung gedruckt, wird diese auch als.pdf-datei im Verzeichnis Ihr Mandant\Formulare\PRE\G gespeichert. Der Dateiname der pdf- Datei wird automatisch aus der Belegnummer der Rechnung generiert und im Archiv des Export-Moduls und im Archiv-Modul des Kunden (Button Export ) automatisch hinterlegt. Ändert sich Ihre Gelangensbestätigung und Sie müssen eine neue pdf-datei erzeugen, müssen Sie das mit Hilfe des Button pdf erstellen erzeugen. Danach wird auch die Archivdatei überschrieben mit der aktuellen Gelangensbestätigung. Über den Button Entwurf können Sie die Formulardatei der Gelangensbestätigung mit den Möglichkeiten des Formulardesigners an Ihre individuellen Wünsche anpassen. Das Formular hat die Endung.pgb und liegt im Verzeichnis Formular. Rechnungsinfos der zuvor ausgewählten Rechnungsnummer sehen Sie links im Fenster und können Sie ggf. vor dem Ausdruck noch vervollständigen. Ihr Rechnungsformular drucken Sie wie gewohnt in der Auftragsbearbeitung oder im Druckmenue aus. Die Rechnung finden Sie im Archiv Ihres Kunden. Die.pdf- 12

13 Datei wird automatisch unter der Belegnummer der Rechnung abgespeichert. Sie finden Sie im Verzeichnis Ihr Mandant\Formulare\PRE. Archiv Exporte & Exportdokumente Um Exporte abzuwickeln sind häufig viele Dokumente und Informationen notwendig um alle Steuer- und Zollformalitäten zu berücksichtigen. Um eine möglichst hohe Transparenz im Bereich der Export-Rechnungen sowohl für EG-, Drittlandund Zollgeschäfte zu haben verfügt SAMsurion über eine eigene Archivfunktion für den Export. Im Archiv sehen Sie Ihre Rechnungen und Gelangensbestätigungen. Alle weiteren Dokumente wie Speditions- und Zollpapiere etc. können Sie direkt einer Rechnung zuordnen. So erhalten Sie ein schnelles und übersichtliches Archiv mit belegsicherer Führung, ohne Ihre Berge von Papier ordnen und ablegen zu müssen. Das Archiv starten Sie über einen gleichnamigen Button über das Menue <Auftragsverwaltung Register Export Button Export-Modul > und wählen zunächst einen Kunden aus (Suchbrille). Mit dem Klick auf den Button Archiv zeigt Ihnen SAMsurion alle für diesen Kunden hinterlegten Exportbelege, Rechnungen und Gelangensbestätigungen an. 13

14 In der Spalte Beleg können Sie dann eine gewünschte Rechnungsnummer selektieren und erhalten eine Übersicht der zu diesem Auftrag hinterlegten Export- Belege wie Ausfuhranmeldung, Spediteurbescheinigung, CMR-Frachtbrief, Warenverkehrsbescheinigung, Bilder wie z. B. die Exportpalette etc. Klicken Sie dann einen der Belege an, öffnet er sich und Sie können die gewünschten Infos einsehen. Zentrale Bedeutung für das Archiv ist die Rechnungsnummer. Nur so ist gewährleistet, dass ein Vorgang in seiner Fülle transparent dargestellt werden kann. Um Belege dem Archiv zuordnen zu können wählen Sie zunächst über den Button Rechnungen die gewünschte Rechnung aus. Danach klicken Sie auf den Button Archiv. In der unteren Bildschirmansicht sehen Sie zusätzliche Eingabefelder: Diese ermöglichen es Ihnen über den Klappordner ein Dokument auszuwählen und über das Speicher-Symbol zu speichern bzw. über das rote x zu löschen (Symbole von links nach rechts). Zusätzlich können Sie für jede Beleg bis zu zwei Begriffe hinterlegen, um Ihre Dokumente schneller ordnen zu können. 14

15 Fazit In der Literatur werden zu diesem umfassenden Thema Export eine Reihe von Praxis-Tipps mit vielen Nachweisvarianten aufgezeigt. SAMsurion unterstützt Sie in der Erfassung Ihrer Exportaufträge und sorgt mit dem Export-Modul dafür, dass Sie jeden Export transparent und zeitsparend verwalten und belegsicher archivieren können. Was ist eine Gelangensbestätigung und in welchen Fällen ist sie erforderlich? Liefert ein deutsches Unternehmen Waren an einen Unternehmer in das EU-Ausland, ist die Lieferung grundsätzlich als sog. innergemeinschaftliche Lieferung von der Umsatzteuer befreit, 4 Umsatzsteuergesetz (UStG). 4 UStG Steuerbefreiungen bei Lieferungen und sonstigen Leistungen: Von den [ ] Umsätzen sind steuerfrei: [ ] Nr. 1 b) die innergemeinschaftlichen Lieferungen ( 6a) [ ] Eine Geltendmachung der Umsatzsteuerbefreiung kann jedoch nur unter der Voraussetzung geltend gemacht werden, dass das Unternehmen nachweisen kann, dass die Lieferung beim ausländischen Empfänger angekommen ist. Kann der Nachweis nicht erbracht werden, ist das Finanzamt berechtigt, die Umsatzsteuer festzusetzen. 6a UStG Innergemeinschaftliche Lieferung: (1) Eine innergemeinschaftliche Lieferung ( 4 Nr. 1 Buchstabe b) liegt vor, wenn bei einer Lieferung die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind: 1. Der Unternehmer oder der Abnehmer hat den Gegenstand der Lieferung in das übrige Gemeinschaftsgebiet befördert oder versendet; [ ] (3) Die Voraussetzungen [ ] müssen vom Unternehmer nachgewiesen sein. [ ] Dieser Nachweis kann z.b. durch die sog. Gelangensbestätigung erfolgen, 17a Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (kurz: UStDV). 15

16 17a Nachweis bei innergemeinschaftlichen Lieferungen in Beförderungs- und Versendungsfällen: (1) Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen hat der Unternehmer im Geltungsbereich dieser Verordnung durch Belege nachzuweisen, dass er oder der Abnehmer den Gegenstand der Lieferung in das übrige Gemeinschaftsgebiet befördert oder versendet hat. Die Voraussetzung muss sich aus den Belegen eindeutig und leicht nachprüfbar ergeben. (2) Als eindeutig und leicht nachprüfbar nach Absatz 1 gilt insbesondere ein Nachweis, der wie folgt geführt wird: 1. durch das Doppel der Rechnung ( 14 und 14a des Gesetzes) und 2. durch eine Bestätigung des Abnehmers, dass der Gegenstand der Lieferung in das übrige Gemeinschaftsgebiet gelangt ist (Gelangensbestätigung) [ ] Wer stellt die Gelangensbestätigung aus? Die Gelangensbestätigung ist vom Abnehmer, also dem Vertragspartner des Zulieferers, auszustellen und zu unterzeichnen. Es ist auch möglich, dass die Gelangensbestätigung direkt gegenüber dem anliefernden Spediteur abgegeben wird, wenn dieser vom Zulieferer entsprechend beauftragt worden ist. Sofern die Spedition, welche mit der Lieferung der Waren beauftragt ist, die Einholung der Gelangensbestätigung beim Abnehmer ablehnt, muss das Unternehmen selber dafür Sorge tragen, dass der Abnehmer diese in schriftlicher oder elektronischer Form ausfüllt und übermittelt. Welche Inhalte enthält eine Gelangensbestätigung? (so das BMF-Schreiben IV D 3 S 7141/11/10003 (2012/ ): Die Gelangensbestätigung hat folgende Angaben zu enthalten: a) den Namen und die Anschrift des Abnehmers, b) die Menge des Gegenstands der Lieferung und die handelsübliche Bezeichnung (ggf. einschließlich der Fahrzeug-Identifikationsnummer, wenn ein Fahrzeug geliefert wird), 16

17 c) im Fall der Beförderung oder Versendung durch den Unternehmer oder im Fall der Versendung durch den Abnehmer den Ort und den Monat des Erhalts des Gegenstands im übrigen Gemeinschaftsgebiet und im Fall der Beförderung des Gegenstands durch den Abnehmer den Ort und den Monat des Endes der Beförderung des Gegenstands im übrigen Gemeinschaftsgebiet, d) das Ausstellungsdatum der Bestätigung sowie e) die Unterschrift des Abnehmers oder eines von ihm zur Abnahme Beauftragten. Bei einer elektronischen Übermittlung der Gelangensbestätigung ist eine Unterschrift nicht erforderlich, sofern erkennbar ist, dass die elektronische Übermittlung im Verfügungsbereich des Abnehmers oder des Beauftragten begonnen hat In welcher Form ist eine Gelangensbestätigung auszustellen? Für die Ausstellung der Gelangensbestätigung gibt es keine gesetzlichen Formvorschriften. Die Gelangensbestätigung kann in jeder die erforderlichen Angaben enthaltenden Form erbracht werden. Welche weiteren Nachweismöglichkeiten gibt es? Der Nachweis, dass die Lieferung im EU-Ausland angelangt ist, kann neben der Gelangensbestätigung in einigen Fällen durch andere formlose Bestätigungen des Warenempfängers erfolgen z.b. bei der Versendung des Gegenstands der Lieferung mittels Dritter (z.b. Spedition) durch einen Versendungsbeleg (z.b. handelsrechtlicher Frachtbrief, Konnossement oder deren Doppelstücke) oder durch einen anderen handelsüblichen Beleg (z.b. eine Bescheinigung des beauftragten Spediteurs). Die Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung nennt weitere Nachweismöglichkeiten. Die Gelangensbestätigung darf aus mehreren Dokumenten bestehen. ACHTUNG: Unser Hinweis ersetzt keine steuerliche Beratung und soll Sie allgemein informieren. Wir übernehmen keine Gewähr für die Vollständigkeit und Aktualität der Inhalte. 17