Managementreview 2016

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1 Managementreview 2016 Der Firma IBS CommNet Service GmbH & Co. KG Eisenerzstraße 36 D Neunkirchen- Seelscheid Berichtszeitraum: bis Inhaltsverzeichnis 1 Darstellung der derzeitigen Situation Wirtschaftliche Lage: Personal Infrastruktur / Arbeitsumgebung Qualitätsbericht Umsatz, Produktivität Rückmeldungen, Produktkonformität Prozessleistung: Akquisition Prozessleistung: Aufträge Prozessleistung: Personal Umgesetzte Vorbeugungsmaßnahmen Arbeits- und Gesundheitsschutzbericht Unfall-/Vorfallstatistik Gefährdungserkennung, Risikobeurteilung, Festlegung der Schutzmaßnahmen Bewertung des Aktionsplans Fähigkeit, Schulung im Managementsystem Kommunikation, Mitwirkung, Beratung Managementsystemleistung Interne Audits Ziele / Maßnahmen aus Managementbewertungen Ziele / Maßnahmen des vergangenen Berichtszeitraums Ziele / Maßnahmen für den künftigen Berichtszeitraum Änderungen auf das Managementsystem Unterschriften / Freigabe Stand: Seite 1 von 12 Managementreview_IBS

2 1 Darstellung der derzeitigen Situation 1.1 Wirtschaftliche Lage: Anfang des Jahres hat die IBS den Bereich Infrastruktur GÜ an die C-Protec übertragen. Es ist uns bewusst, dass die IBS damit einen Umsatz und Ergebnisrückgang in 2016/17 ausweisen wird. Die Auftragslage war bis September gut. Jedoch hat die Vodafone, unser Hauptkunde, Ihr Budget von Oktober bis voraussichtlich Ende März eingefroren. Entsprechende Sparmaßnahmen wurden eingeleitet. Zusätzlich wurden die vertrieblichen Anstrengungen verstärkt, Neukunden außerhalb der Vodafone zugewinnen. Aktuelle Marktsituation: Im Marktsegment Mobilfunk Accessnetz finden seit einigen Monaten erhebliche Verschiebungen statt. Die bisherigen Anbieter Ericsson, ZTE und Huawei verlieren Marktanteile an die STRABAG PFS. Die Strabag bedient derzeit die Vodafone via Huawei und die Telefonica (O2 & E-Plus). Damit hat sie heute den größten Marktanteil, können aber das komplette Segment mit eigener Manpower derzeit nicht abdecken. Besondere Projekte: Vodafone, Ausschreibung von 10 Rechenzentren (Umsatz in 4 Jahren ca. 35 mil. ). Wir sind bereits gut im Rennen und die Entscheidung wird voraussichtlich im Oktober fallen. Strabag, Repair Die Strabag kann mit eigenem Knowhow und Ressourcen die derzeitigen Anforderungen in Preis und Leistung nicht umfänglich erbringen. Dies zunutze machend haben wir der Strabag angeboten, gezielt eine auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Service Organisation aufzubauen. Derzeit verhandeln wir die Rahmenbedingungen. 1.2 Personal Zugänge: 2 Abgänge: 0 Anzahl Mitarbeiter: 41 (per ) 1.3 Infrastruktur / Arbeitsumgebung Die Infrastruktur und die Arbeitsumgebung entsprechen dem Stand der Technik. Stand: Seite 2 von 12 Managementreview_IBS

3 2 Qualitätsbericht 2.1 Umsatz, Produktivität Durch Übertragung der Projekte Infrastruktur GÜ an die C-Protec ist der Umsatzrückgang in 2016 begründet. 12,0 Mio. Umsatz zum Jahresende erreichen AlexanderU Geplant/ Akquisitionsbemühungen in den Zielmärkten verstärken Stand: Seite 3 von 12 Managementreview_IBS

4 2.2 Rückmeldungen, Produktkonformität Die Kundenzufriedenheit wird indirekt mittels Stammkundenanteil und Reklamationsquote bewertet. Der Stammkundenanteil liegt weiterhin auf hohem Niveau am Vorgabewert. Die Anzahl Reklamationen liegt im Mittel des Vorgabewertes. Zusätzlich wird sporadisch insbesondere bei Neukunden die Kundenzufriedenheit direkt abgefragt, zuletzt im September Die Kunden bewerten uns auf einer Skala von 1-völlig zufrieden bis 7- völlig unzufrieden mit 2,0. Dienstleistungsqualität erzeugen / Fehler vermeiden / Personalqualifikation Alle Mitarbeiter Geplant/ sicherstellen Stand: Seite 4 von 12 Managementreview_IBS

5 2.3 Prozessleistung: Akquisition Der Anteil der Aufträge ohne VODAFONE liegt noch unterhalb des Vorgabewertes. Für die Akquisition wurden in 2015 sowie bis zwei externe Vertriebsspezialisten eingesetzt. Für 2017 ist die Einstellung eines angestellten Vertriebsmitarbeiters geplant. Dieser wird in der C.ENTER eingestellt und wird dann für die gesamte Unternehmensgruppe tätig werden. Für 2017 ist die Einstellung eines angestellten Vertriebsmitarbeiters geplant. Dieser wird in der C.ENTER eingestellt und wird dann für die gesamte Unternehmensgruppe tätig werden. Weitere Marktanalyse, Findung von weiteren Märkten der IT-Dienstleistung AlexanderU Geplant/ Stand: Seite 5 von 12 Managementreview_IBS

6 2.4 Prozessleistung: Aufträge Durch das reduzierte Umsatzvolumen in 2016 (Teilverschiebung in die C-Protec) geht die erhöhte Rohmarge zur Deckung der Fixkosten (Personal, Mieten, Energie, Fahrzeuge, etc.) einher. Daher ist die prozentuale Rohmarge für 2016 kein alleiniger Indikator. Zur Absicherung wurde Angfang 2016 ein Programm zur Overhead Stabilisierung gestartet. Die Umsetzung erfolgte in Q und fließt ertragsmäßig in 2017 ein. Programm zur Overhead Stabilisierung starten KemskiA Geplant/ Stand: Seite 6 von 12 Managementreview_IBS

7 2.5 Prozessleistung: Personal Der Status der Personalqualifikation kann noch nicht festgestellt werden, da die Qualifikationsmatrix noch nicht entsprechend konfiguriert ist. Qualifikationsmatrix weiterentwickeln MarkowiakM/ Geplant/ RedmannH Stand: Seite 7 von 12 Managementreview_IBS

8 2.6 Umgesetzte Vorbeugungsmaßnahmen Zur Verbesserung unserer Dienstqualität und Abläufe werden zahlreiche Verbesserungsmaßnahmen generiert, bewertet und umgesetzt. Das Verfahren zur Erfassung der Verbesserungsvorschläge wurde mit der Umstellung auf das ems geändert. Das neue Verfahren wird noch nicht angewendet. Im Tracker Problemlösung (PULS) sollen Verbesserungsaspekte wie: Interne Fehler, Reklamationen von Kunden, Reklamationen an Lieferanten, Verbesserungsvorschläge, Unfälle Vorfälle dokumentiert werden. Die Führungskräfte wurden am geschult und sollen die Verfahrensweise an die Mitarbeiter weitergeben. StegemannC Geplant/ (IA-26) Stand: Seite 8 von 12 Managementreview_IBS

9 3 Arbeits- und Gesundheitsschutzbericht 3.1 Unfall-/Vorfallstatistik Unfälle Vorfälle Für den Berichtszeitraum liegen keine Unfälle vor. Der letzte Unfall ereignete sich am ; ein Wegeunfall zum Arbeitsplatz mit dem Fahrrad (3 AU-Tage). Im Vergleich zum Vorjahr 2015 hat sich die Krankenquote in allen Bereichen verringert. Insbesondere in den Bereichen Monteure (Faktor 7,3) und Fertigung (Faktor 5,5) sank die Krankenquote erheblich. Entsprechend hat sich auch das Gesamtergebnis verbessert. Vorfälle wurden keine gemeldet. Beinaheunfälle werden regelmäßig gemeldet. Bewusstsein für Unfall- und Gesundheitsrisiken hoch halten, Unfälle Vorfälle vermeiden Alle Mitarbeiter Geplant/ Beim Melden keinen Unterschied zwischen Beinaheunfall, Vorfall oder gefährlicher Situation machen, alle o.g. Ereignisse als Beinaheunfall registrieren SchreiberU Geplant/ Stand: Seite 9 von 12 Managementreview_IBS

10 3.2 Gefährdungserkennung, Risikobeurteilung, Festlegung der Schutzmaßnahmen Seit der Einführung der Norm OHSAS18001:2015 besteht das Knowhow um unternehmensweit die Gefährdungen/Belastungen zu erfassen, zu bewerten und Maßnahmen daraus abzuleiten. Die Einarbeitung und Umsetzung ist im Gange. Hohe Gefährdungen und deren Maßnahmen werden sofort der GL vorgelegt um eine zügige Umsetzung zu gewährleisten. Die Überprüfung der Gefährdungsbeurteilung findet nach jedem Vorfall spätestens 1x jährlich statt. Erfassung aller relevanten Gefahren: Unfälle Vorfälle. Alle Mitarbeiter Kontinuierlich Pflege der Gefährdungsbeurteilung und umsetzen der daraus abgeleiteten Maßnahmen. Alle Aushänge und Dokumentationen müssen auf die aktuellen Gefahrenzeichen angepasst werden. AMB AMB Bei bedarf Bewertung des Aktionsplans Mit Einführung des ems wurde das Verfahren angepasst. Ziele und Maßnahmen werden nun in dem entsprechenden Tracker dokumentiert und überwacht. Aus dem Aktionsplan vom ist die Maßnahme Motivationsprogramm offen. Diese wurde in den Tracker Ziele & Maßnahmen übertragen und wird dort verfolgt. Entwicklung eines Motivationsprogramms zur Meldung von AlexanderU Beinaheunfällen. (ZM-1) Stand: Seite 10 von 12 Managementreview_IBS

11 3.4 Fähigkeit, Schulung im Managementsystem Kenntnisse QMB AMB Sicherheitsbeauftragter Ersthelfer Status Nicht ausreichend Nicht ausreichend In Ordnung In Ordnung Weiterbildung zum Auditor für Qualitätsmanagement und AlexanderU Arbeits- und Gesundheitsschutz 3.5 Kommunikation, Mitwirkung, Beratung Zur Einbeziehung externe Interessenten soll die örtliche Feuerwehr zu einer Besichtigung bzw. zu einer Übung eingeladen werden. Je Quartal ein Lieferantenaudit durchführen. Feuerwehr einladen AlexanderU Lieferantenaudit durchführen: Elektroscheune, Audit auf der Baustelle B951 SchreiberU Stand: Seite 11 von 12 Managementreview_IBS

12 4 Managementsystemleistung 4.1 Interne Audits Am und wurde ein Managementsystemaudit durch das Ingenieurbüro Redmann durchgeführt. Es wurden 26 Feststellungen dokumentiert und im Tracker Internes Audit 2016 des ems überwacht. Alle Feststellungen wurden erledigt bzw. sind in Planung. 4.2 Ziele / Maßnahmen aus Managementbewertungen Ziele / Maßnahmen des vergangenen Berichtszeitraums Managementreview des Vorjahres bewerten AlexanderU Erledigt (Managementbewertung vom ) (IA-24) Ziele / Maßnahmen für den künftigen Berichtszeitraum Tracker: Ziele & Maßnahmen umsetzen AlexanderU Erledigt 4.3 Änderungen auf das Managementsystem Managementsystemdokumentation auf ein webbasiertes AlexanderU Erledigt System (ems) umstellen. RedmannH Austausch der QM-Beauftragten Aufgrund des Ausscheidens der früheren QM-Beauftragten wurde Frau Claudia Stegemann zur QM-Beauftragten ernannt AlexanderU Erledigt/ Unterschriften / Freigabe Neunkirchen-Seelscheid, Udo Alexander (GF) Claudia Stegemann (QMB) Uli Schreiber (AMB) Stand: Seite 12 von 12 Managementreview_IBS