1 Einleitung. 2 Stammdaten Finanzbuchhaltung. 3 Stammdaten Kostenrechnung. 4 Planung Gemeinkosten. 5 Ist-Daten Finanzbuchhaltung

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1 1 Einleitung 2 Stammdaten Finanzbuchhaltung 3 Stammdaten Kostenrechnung 4 Planung Gemeinkosten 5 Ist-Daten Finanzbuchhaltung 6 Ist-Daten Kostenrechnung 7 Periodenabschluss Maschinelle Zahlung Kreditor Übung Debitorenmahnung Übung Bilanz erstellen Übung file:///q /gkrewe/content/sap_rw_content_7.html [ :53:15]

2 Maschinelle Zahlung Kreditor 1 / 3 BWL-Sicht SAP-Theorie SAP-Anwendung Zielsetzung maschineller Zahlungen Das maschinelle Zahlen dient einer regelmäßigen Begleichung offener Posten. Ein Zahlungsprogramm ist so ausgelegt, dass sowohl Eingangs- als auch Ausgangszahlungen abgewickelt werden können, also die Funktionen nicht nur für Kreditoren, sondern auch für Debitoren vorhanden sind. Wichtig sind zur Bezahlung drei Fragen: Was soll gezahlt werden? Wann wird gezahlt? Wie wird gezahlt? Die Frage nach dem,wann' ist z.b. dann interessant, wenn verschiedene Skontoabzugsmöglichkeiten vorliegen. Entsprechende Entscheidungen (z.b. immer volles Skonto realisieren) können im System hinterlegt werden und determinieren das Zahlprogramm. Die Standardzahlwege sind zum Beispiel Scheck, Überweisung und Wechsel. Welche Konten werden durch maschinelles Zahlen berührt? Mögliche Veränderungen verschiedener Konten durch ein Zahlprogramm werden durch folgende Abbildung gezeigt. file:///q /gkrewe/content/sap_rw_37_1.html (1 von 2) [ :53:17]

3 SAP und R/3 sind eingetragende Warenzeichen der SAP AG. Alle Screenshots des SAP-Systems unterliegen dem Copyright der SAP AG. 1 / 3 [Impressum] file:///q /gkrewe/content/sap_rw_37_1.html (2 von 2) [ :53:17]

4 Maschinelle Zahlung Kreditor 2 / 3 BWL-Sicht SAP-Theorie SAP-Anwendung Zahlprogramm Die maschinelle Zahlung ist abhängig von folgenden Informationen: Stammsatzinformationen ( allgemeine Daten, Buchungskreisdaten) Beleginformationen ( Skontofelder, Zahlwege, Zahlsperre, Bankangaben) Zahlparameter ( Postenauswahl, Bankenauswahl, Zahlwegauswahl, Mindestbeträge, Disposition) Aktuelle Steuerung für das Zahlungsprogramm ( Zahldatum, Kontenabgrenzung, Buchungskreis, nächstes Zahldatum,...) Das Zahlungsprogramm hat folgende Funktionen: Automatische Selektion der zu zahlenden Posten bzw. der Ausnahmen (z.b. gesperrte Posten) Erstellung von Zahlungslisten und Protokollen Erstellung der Zahlungsbelege Erstellung der Zahlungsträger (Formulare, Disketten) Prinzipieller Ablauf maschineller Zahlungen Ist eine Voreinstellung (Konfiguration) des Zahlprogramms mit entsprechenden Vorgaben vorgenommen worden, müssen bei Aufruf der Transaktion zunächst Zahlparameter (Bukr, Datum, Zahlwege, Datum des nächsten Zahllaufes) gepflegt werden. Die maschinelle Zahlung geschieht dann in drei Schritten: 1. Ermittlung der zu regulierenden offenen Posten und Erstellen einer Vorschlagsliste durch das Zahlungsprogramm. file:///q /gkrewe/content/sap_rw_37_2.html (1 von 2) [ :53:18]

5 2. Die Vorschlagsliste kann dann bearbeitet werden. Unter anderem können Zahlwege oder Banken geändert, Posten gesperrt oder Zahlungssperren aufhoben werden, bevor die Zahlung aufgrund der Vorschlagsliste mit dem Zahlungsprogramm durchführt wird. Es werden nur offenen Posten berücksichtigt, die in der Vorschlagsliste enthalten sind. Das Programm bucht Belege, stellt die Daten für den Formulardruck, zur Erstellung der Datenträger, der Avise und der Zahlungsbegleitlisten bereit. 3. Drucken der Formulare und Erzeugen der Datenträger mit den Zahlungsträgerprogrammen SAP und R/3 sind eingetragende Warenzeichen der SAP AG. Alle Screenshots des SAP-Systems unterliegen dem Copyright der SAP AG. 2 / 3 [Impressum] file:///q /gkrewe/content/sap_rw_37_2.html (2 von 2) [ :53:18]

6 Maschinelle Zahlung Kreditor 3 / 3 BWL-Sicht SAP-Theorie SAP-Anwendung Ablauf als EPK../epk/manuelle_zahlung_debitor.pdf Welche Transaktion ist wesentlich? Die Transaktion zum maschinellen Zahlen (F110) finden Sie vom Menü der Kreditorenbuchhaltung ausgehend über die Verzweigung: PeriodischeArbeiten_Zahlen - Video Maschinelle Zahlung Die Ausführung des Zahlungslaufes soll zum Tagesdatum erfolgen. Als Identifikation hinterlegen Sie bitte ihre Gruppennummer (GR-XX) Was ist zu beachten? Nun müssen Sie als erstes die für den Zahllauf erforderlichen Parameter file:///q /gkrewe/content/sap_rw_37_3.html (1 von 5) [ :53:19]

7 erfassen. Es sind Angaben zu Buchungskreis (1000), Buchungsdatum und Zahlwegen notwendig. Vor jedem Zahllauf wird das Datum des nächsten Zahllaufs(Nächst. Budat.) angegeben, damit das Programm entscheiden kann, in welchem Zahllauf ein Posten berücksichtigt werden muss. Des Weiteren können bestimmte Kreditoren ausgewählt werden. zum Vergrößern ins Bild klicken Hierauf müssen Sie die Parameter speichern ( Strg + S oder Diskettensymbol ) und zurück (grüner Pfeil oder F3 ) ins Einstiegbild. Erstellen des Zahlungsvorschlages: Nach Vervollständigung der Angaben für den Zahlungslauf kann der Zahlungsvorschlag über die Drucktaste file:///q /gkrewe/content/sap_rw_37_3.html (2 von 5) [ :53:19]

8 Vorschlag einplanen erstellt werden. Im folgenden Dialogfeld müssen Sie die Check-Box "Start sofort" aktivieren. Der Zahlungsvorschlag weist die offenen Posten aus, die das Zahlungsprogramm ermittelt hat. Dazu gehört auch die Auswertung einer Ausnahmeliste, die nicht zur Zahlung vorgeschlagene offene Posten ausweist, wie z.b. gesperrte Posten. Bearbeiten des Zahlungsvorschlags: Mit Drucktaste Vorschlag bearbeiten verzweigen Sie in den vom System erstellten Vorschlag. Hier können Sie Änderungen vornehmen, die sich auf die Zahlung (Zahlweg, Hausbank) als auch auf einzelne Posten (Sperrkennzeichen, Skonto, Zuordnung zu einer anderen Zahlung) beziehen. file:///q /gkrewe/content/sap_rw_37_3.html (3 von 5) [ :53:19]

9 Zahlungslauf und Druckprogramme ausführen: Danach müssen Sie zurückgehen zum Einstiegsbild "Maschineller Zahlungsverkehr". Über die Drucktaste Zahllauf einplanen und Aktivierung der Check-Box "Start sofort" im folgenden Dialogfenster starten Sie den Zahllauf. Bei der Ausführung der Zahlungen besteht die Möglichkeit, Zahlungsprogramm und Druckprogramm gleichzeitig einzuplanen, bzw. diese Schritte nacheinander auszuführen, doch das Druckprogramm ist im Rahmen der Musterfirma nicht relevant. Man kann sich jedoch die Zahlliste anschauen. Der Fortgang des Zahllaufes kann über die Drucktaste Status ermittelt werden. 3 / 3 file:///q /gkrewe/content/sap_rw_37_3.html (4 von 5) [ :53:19]

10 SAP und R/3 sind eingetragende Warenzeichen der SAP AG. Alle Screenshots des SAP-Systems unterliegen dem Copyright der SAP AG. [Impressum] file:///q /gkrewe/content/sap_rw_37_3.html (5 von 5) [ :53:19]

11 file:///q /gkrewe/content/image/sap_rw_37_04.gif file:///q /gkrewe/content/image/sap_rw_37_04.gif [ :53:20]

12 Impressum zurück Inhalte Dr. Dirk Kahlert Professur Wirtschaftsinformatik I Technische Universität Chemnitz dikah@hrz.tu-chemnitz.de Umsetzung wi-medialab Professur Wirtschaftsinformatik I Technische Universität Chemnitz Chemnitz zurück file:///q /gkrewe/impressum.html [ :53:21]

13 Übung 30: Maschinelle Zahlung Kreditor - Maschinelle Zahlung Kreditor Übung 30: Maschinelle Zahlung Kreditor 1 / 2 Welche Prozesse werden in diesem Kurs betrachtet? Einzelpostenanzeige Kreditoren Aufgrund der außerordentlich hohen Nachfrage nach Umkleideschränken ist die Finanz- und Ertragslage des Unternehmens als äußerst positiv einzuschätzen. Folglich stellt die Bezahlung offener Rechnungen für Ihr Unternehmen auch kein Problem dar. Einmal pro Monat wird zu diesem Zweck in der Kreditorenbuchhaltung eine maschinelle Zahlung veranlasst. Verzweigen Sie also aus dem Menü der Kreditorenbuchhaltung über PeriodischeArbeiten_Zahlen in das Einstiegsbild zum maschinellen Zahlungsverkehr. Die Ausführung des Zahlungslaufes soll zum Tagesdatum erfolgen - als Identifikation hinterlegen Sie bitte das Kürzel GR-XX, wobei XX für Ihre zweistellige Gruppennummer steht. Als Parameter hinterlegen Sie den Buchungskreis 1000, den Zahlweg Überweisung (U) und datieren Sie das Feld "Nächstes Buchungsdatum" einen Monat in die Zukunft. Tragen Sie in der Rubrik Konten Ihre Kreditorenkonten TUXX-LF01 bis TUXX-LF06 ein, sichern Sie daraufhin die Parameter und gehen Sie zurück ins Einstiegsbild! Nun können Sie Ihren Zahlungsvorschlag über die Drucktaste Vorschlag einplanen erstellen. Aktivieren Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld die Check-Box "Start sofort". Den aktuellen Status Ihres Zahlvorschlages können Sie über die Drucktaste Status so lange abfragen, bis der Zahlungsvorschlag vom System erstellt wurde. Verzweigen Sie daraufhin über die Drucktaste Vorschlag bearbeiten in die vom System vorgeschlagene Zahlliste. Das Dialogfeld Buchhaltungssachbearbeiter kann durch Betätigen der Enter-Taste übergangen werden. Hier muss lediglich geprüft werden, ob für bestimmte Kreditorenpositionen Ausnahmen aufgetreten sind - normalerweise sollte das aber nicht der Fall sein. An dieser Stelle könnten Sie z.b. die vom System vorgeschlagenen Zahlwege ändern oder ganze Belege zur Zahlung sperren - im Beispiel sollen jedoch alle offenen file:///q /gkrewe/content/sap_rw_u30_1.html (1 von 2) [ :53:22]

14 Übung 30: Maschinelle Zahlung Kreditor - Maschinelle Zahlung Kreditor Rechnungen beglichen werden. Verzweigen Sie zu diesem Zweck zurück in das Einstiegsbild "Maschineller Zahlungsverkehr" und planen Sie den vom System erstellten Vorschlag über die Drucktaste Zahllauf einplanen ein! Aktivieren Sie bitte in dem angezeigten Dialogfeld das Kästchen "Start sofort". Der Status des Zahllaufes kann wieder über die Drucktaste Status ermittelt werden - das System startet den Zahllauf und erzeugt die entsprechenden Buchungsaufträge automatisch. Daraufhin können Sie sich über das Menü Bearbeiten_Zahlung_Zahlungsliste die Zahlungsregulierungsliste zum eben gelaufenen Zahllauf anzeigen lassen. SAP und R/3 sind eingetragende Warenzeichen der SAP AG. Alle Screenshots des SAP-Systems unterliegen dem Copyright der SAP AG. [Impressum] 1 / 2 file:///q /gkrewe/content/sap_rw_u30_1.html (2 von 2) [ :53:22]

15 Übung 30: Maschinelle Zahlung Kreditor - Einzelpostenanzeige Kreditoren Übung 30: Maschinelle Zahlung Kreditor 2 / 2 Maschinelle Zahlung Kreditor Welche Prozesse werden in diesem Kurs betrachtet? Lassen Sie sich aus dem Menü der Kreditorenbuchhaltung über Konto_PostenAnzeigen/Ändern einen Einzelpostenbericht zu einem Ihrer Kreditoren anzeigen. Beachten Sie, dass Sie diesmal auch die ausgeglichenen Posten mit selektieren müssen - wenn der Zahllauf ordnungsgemäß gelaufen ist, enthalten Ihre Kreditorenkonten nämlich keine offenen Posten mehr. Aktivieren Sie also im Einstiegsbild zur Einzelpostenanzeige zusätzlich das Feld "ausgeglichene Posten". Unter welcher Belegart wurde die automatische Zahlung verbucht? Lassen Sie sich daraufhin den Zahlungsbeleg anzeigen (Im Menü über Umfeld_BelegAnzeigen oder durch Doppelklick auf die Zeile des Belegs). in die Belegübersicht gelangen Sie weiter mit F9. Von welchem Ihrer Bankkonten wurde die Zahlung abgebucht? SAP und R/3 sind eingetragende Warenzeichen der SAP AG. Alle Screenshots des SAP-Systems unterliegen dem Copyright der SAP AG. [Impressum] 2 / 2 file:///q /gkrewe/content/sap_rw_u30_2.html [ :53:23]

16 Debitorenmahnung 1 / 3 BWL-Sicht SAP-Theorie SAP-Anwendung Aufgabe und Zweck eines Mahnprogramms Im Geschäftsverkehr kommt es häufiger vor, dass ein Kunde seine Verbindlichkeiten nicht fristgerecht erfüllt und damit in Zahlungsverzug gerät. Um ihn an die Außenstände zu erinnern, werden Sie ihm Zahlungserinnerungen oder Mahnungen schicken. Um diesen Teilbereich der Debitorenbuchhaltung effektiv zu gestalten, sollte das Verschicken der Mahnungen automatisch mit dem Mahnprogramm abgewickelt werden. Mit dem Mahnprogramm sollten aber nicht nur Debitoren, sondern auch Kreditoren gemahnt werden können, wenn es sich zum Beispiel um Gutschriften handelt. In der Regel wird bei Nichtleistung des Schuldners mehrmals gemahnt. Die Texte der einzelnen Mahnstufen nehmen an dabei an Schärfe zu. Am Anfang steht meist eine freundliche Erinnerung, während auf der letzten Stufe oft ein gerichtlicher Mahnbescheid angedroht wird. SAP und R/3 sind eingetragende Warenzeichen der SAP AG. Alle Screenshots des SAP-Systems unterliegen dem Copyright der SAP AG. 1 / 3 [Impressum] file:///q /gkrewe/content/sap_rw_38_1.html [ :53:24]

17 Debitorenmahnung 2 / 3 BWL-Sicht SAP-Theorie SAP-Anwendung Welche Daten sind für eine Mahnung notwendig? Eine Mahnung berührt u. a. folgende Daten: Kreditoren-/ Debitorenstammdaten (Name, Adresse,.) Fälliger Beleg (Rechnung/ Gutschrift) Form der Mahnung (Mahntext) Grundeinstellungen zum Mahnprogramm Zunächst müssen Grundeinstellungen im Mahnprogramm vorgenommen sein. Die Konfiguration des Mahnprogramms steuert: steuert: mit welchem Verfahren gemahnt werden soll. Das Mahnverfahren ist buchungskreisunabhängig und bestimmt im Wesentlichen den Mahnabstand, die Kulanztage für die Fälligkeitsermittlung und die Anzahl der Mahnstufen. Es können beliebig viele Mahnverfahren und Mahnstufen definiert werden. welche Buchungskreise und Konten grundsätzlich am Mahnverfahren teilnehmen. Es werden nur die Buchungskreise berücksichtigt, die in der Konfiguration des Mahnprogramms angeben sind. Es werden nur die Konten gemahnt, die im Stammsatz ein Mahnverfahren enthalten. welcher Mahnbrief an den Kunden geschickt wird. Das Layout der Mahnbriefe, die Auszeichnung, Schriftart und Position der Texte kann individuell festlegt werden. Auch die Mahntexte können frei gewählt und abhängig von den Mahnstufen unterschiedlich formuliert werden. Die Mahntexte können in unterschiedlichen Sprachen verfasst sein. Beim Starten des Mahnverfahrens wird automatisch die im Stammsatz des Debitors hinterlegte Sprache gewählt. Wie file:///q /gkrewe/content/sap_rw_38_2.html (1 von 3) [ :53:25]

18 Mahnstufen ermittelt werden. Dies erfolgt i. d. R. mit Hilfe von Verzugstagen der offenen Posten. Sie kann aber auch abhängig sein vom Mahnbetrag oder einem umsatzbezogenen Prozentsatz. Wahlweise können Verzugszinsen und Gebühren berechnet werden sowie ein Zahlungstermin für die fälligen Posten im Mahnbrief gesetzt werden. Der Ablauf der maschinellen Mahnung Der Ablauf erfolgt in 3 grundsätzlichen Schritten: 1. Mahnvorschlag erstellen: Nach Erfassung der Mahnparameter wird vom System automatisch ein Mahnvorschlag erstellt. Dieser kann beliebig oft erstellt werden, da die Mahndaten im Posten und im Konto erst beim Drucken der Mahnbriefe fortgeschrieben werden. 2. Mahnvorschlag bearbeiten: Der Mahnvorschlag wird bearbeitet, indem Mahnsperren gesetzt, zurückgenommen oder Mahnstufen geändert werden. Es können Debitoren einbezogen bzw. ausgeschlossen werden. 3. Mahnbriefe drucken: Der Druck der Mahnbriefe erfolgt über das Druckprogramm. Parallel werden die relevanten Mahndaten im Stammsatz des Geschäftspartners und in den Belegpositionen gespeichert. Das folgende Bild fasst die einzelnen Schritte einer Debitorenmahnung kurz zusammen: file:///q /gkrewe/content/sap_rw_38_2.html (2 von 3) [ :53:25]

19 Zudem können Mahnbereiche verwendet werden, wenn für die Abwicklung des Mahnwesens innerhalb eines Buchungskreises mehrere Organisationseinheiten zuständig sind. Der Mahnbereich kann zum Beispiel einer Sparte, einem Vertriebsweg, einer Verkaufsorganisation oder einem Geschäftsbereich entsprechen. Die Steuerung des Mahnverfahrens und die Durchführung der Mahnungen erfolgt dann getrennt nach Mahnbereichen. SAP und R/3 sind eingetragende Warenzeichen der SAP AG. Alle Screenshots des SAP-Systems unterliegen dem Copyright der SAP AG. 2 / 3 [Impressum] file:///q /gkrewe/content/sap_rw_38_2.html (3 von 3) [ :53:25]

20 Debitorenmahnung 3 / 3 BWL-Sicht SAP-Theorie SAP-Anwendung Ablauf als EPK../epk/mahnung.pdf Welche Transaktion ist wesentlich? Die Transaktion maschinelles Mahnen (F150) finden Sie vom Menü der Debitorenbuchhaltung ausgehend über die Verzweigung: PeriodischeArbeiten_Mahnen. Video Maschinelle Mahnung Was ist zu beachten? Zu den Mahnparametern gehören folgende Angaben: Ausführung am: Es handelt sich um das Datum, an dem das Programm planmäßig ausgeführt werden soll. Eine spätere oder frühere Ausführung des Programms ist jedoch auch zulässig. Am besten geben Sie das Tagesdatum an. Identifikation: Zur Unterscheidung von mehreren Läufen mit gleichem Abstimmungsstichtag nötig. Hier sollten Sie Ihre Gruppennummer angeben. (Bsp: GR_XX) Mahndatum (Dieses Datum kann im Mahnbrief angegeben werden. Mit ihm werden die Verzugstage der offenen Posten berechnet.) Belege gebucht bis (Hier werden die Belege ausgewählt, die für die Mahnverarbeitung berücksichtigt werden.) Buchungskreise (Da die Verarbeitung mehrerer Buchungskreise erfolgen kann) Zu verarbeitende Debitoren (Es kann eine Auswahl einzelner Debitoren bzw. Debitorenbereiche erfolgen; Debitorenkonten der Übungsfirma haben die Form: TUXX-KD02) file:///q /gkrewe/content/sap_rw_38_3.html (1 von 4) [ :53:26]

21 zum Vergrößern ins Bild klicken Sind diese Parameter gepflegt und gesichert ( Strg + S oder Diskettensymbol ), können Sie, nachdem Sie zurück ins Einstiegsbild verzweigt sind, den Mahnvorschlag über die Drucktaste Einplanen erstellen (1. Schritt). Aktivieren Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld die Check-Box "Start sofort". Den aktuellen Status Ihres Mahnvorschlages können Sie mit Hilfe der Enter-Taste so lange abfragen, bis der Vorschlag vom System erstellt wurde. Über die Drucktaste Probedruck können Sie sich von der Richtigkeit des Mahnvorschlages am Bildschirm überzeugen. Beachten Sie, dass Sie dazu in dem eingeblendeten Dialogfeld "Probedruck" die Schaltfläche "Anzeigen" ( Brille) betätigen und die Ausgabe nicht!!! auf den Drucker leiten. Eventuell kann der Vorschlag noch bearbeitet werden (2.Schritt). Haben sie einen Probedruck angesehen, müssen sie vor weiteren Schritten zurück in das Einstiegsbild. Durch Drücken der Schaltfläche Einplanen und Angabe eines Starttermins im nächsten Dialogbild ist auch dieser Schritt file:///q /gkrewe/content/sap_rw_38_3.html (2 von 4) [ :53:26]

22 abgeschlossen. Ist dieser erreicht, wird die Mahnung automatisch gedruckt (3.Schritt). Nach Druck der Mahnung erst werden die Stammdaten fortgeschrieben. Sie können sich im Stammsatz des gemahnten Debitors die geänderte Mahnstufe anzeigen lassen. Wie sie Debitorenstammdaten anzeigen oder ändern, wissen Sie ja. zum Vergrößern ins Bild klicken file:///q /gkrewe/content/sap_rw_38_3.html (3 von 4) [ :53:26]

23 SAP und R/3 sind eingetragende Warenzeichen der SAP AG. Alle Screenshots des SAP-Systems unterliegen dem Copyright der SAP AG. 3 / 3 [Impressum] file:///q /gkrewe/content/sap_rw_38_3.html (4 von 4) [ :53:26]

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26 Übung: Debitorenmahnung 1 / 3 Debitorenstammsatz anzeigen Maschinelle Debitorenmahnung Nochmals Debitorenstammsatz anzeigen Lassen Sie sich in der Debitorenbuchhaltung die Korrespondenzdaten der Buchhaltung für Ihren Kunden TUXX-KD02 im Buchungskreis 1000 anzeigen. Welche Mahnstufe weist dieser Stammsatz auf? SAP und R/3 sind eingetragende Warenzeichen der SAP AG. Alle Screenshots des SAP-Systems unterliegen dem Copyright der SAP AG. 1 / 3 [Impressum] file:///q /gkrewe/content/sap_rw_u31_1.html [ :53:28]

27 Übung: Debitorenmahnung 2 / 3 Debitorenstammsatz anzeigen Maschinelle Debitorenmahnung Nochmals Debitorenstammsatz anzeigen Einmal im Menü der Debitorenbuchhaltung angelangt beschließen Sie, gleich noch einen automatischen Mahnlauf zu starten. Verzweigen Sie also aus dem Menü der Debitorenbuchhaltung über Periodische Arbeiten_Mahnen in das Einstiegsbild zum maschinellen Mahnen. Die Ausführung des Mahnlaufes soll zum Tagesdatum erfolgen - als Identifikation hinterlegen Sie bitte das Kürzel GR-XX, wobei XX wieder für Ihre zweistellige Gruppennummer steht. Nun müssen Sie als erstes die für den Mahnlauf erforderlichen Parameter erfassen. Das Ausstellungsdatum soll dem Tagesdatum entsprechen - gleiches gilt für die Berücksichtigung gebuchter Belege. Hinterlegen Sie den Buchungskreis 1000 und tragen Sie in der Rubrik Debitoren Ihre Debitorenkonten TUXX-KD01 bis TUXX- KD02 ein. Sichern Sie daraufhin die Parameter und gehen Sie zum Übersichtsbild zurück! Nun können Sie Ihren Mahnvorschlag über die Drucktaste Einplanen erstellen. Aktivieren Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld die Check-Box "Start sofort". Den aktuellen Status Ihres Mahnvorschlages können Sie mit Hilfe der Enter-Taste so lange abfragen, bis der Vorschlag vom System erstellt wurde. Lassen Sie sich daraufhin über die Drucktaste Probedruck einen solchen am Bildschirm anzeigen. Wählen Sie ggf. den Drucker,LP01' aus. Beachten Sie, dass Sie dazu in dem eingeblendeten Dialogfeld "Probedruck" die Schaltfläche Anzeigen (Brille) betätigen und die Ausgabe nicht!!! auf den Drucker leiten. Nachdem Sie sich von der Richtigkeit der hinterlegten Mahntexte überzeugt haben, können Sie wieder in das Einstiegsbild zurückkehren. Planen Sie daraufhin den Mahndruck durch Betätigen der Schaltfläche Einplanen ein. file:///q /gkrewe/content/sap_rw_u31_2.html (1 von 2) [ :53:29]

28 Aktivieren Sie bitte in dem daraufhin angezeigten Dialogfeld das Kästchen "Start sofort" und hinterlegen Sie als Ausgabegerät die Druckerdestination LP01. Der Status des Mahnlaufes kann wieder über die Drucktaste Status ermittelt werden - es dauert jedoch eine gewisse Zeit, bis der Mahndruck beendet ist. SAP und R/3 sind eingetragende Warenzeichen der SAP AG. Alle Screenshots des SAP-Systems unterliegen dem Copyright der SAP AG. 2 / 3 [Impressum] file:///q /gkrewe/content/sap_rw_u31_2.html (2 von 2) [ :53:29]

29 Übung: Debitorenmahnung 3 / 3 Debitorenstammsatz anzeigen Maschinelle Debitorenmahnung Nochmals Debitorenstammsatz anzeigen Lassen Sie sich erneut die Korrespondenzdaten der Buchhaltung für Ihren Kunden TUXX-KD02 im Buchungskreis 1000 anzeigen! Welche Mahnstufe weist dieser Stammsatz diesmal auf? Wofür steht dieses Kennzeichen? SAP und R/3 sind eingetragende Warenzeichen der SAP AG. Alle Screenshots des SAP-Systems unterliegen dem Copyright der SAP AG. 3 / 3 [Impressum] file:///q /gkrewe/content/sap_rw_u31_3.html [ :53:30]

30 Bilanz erstellen 1 / 4 BWL-Sicht I SAP-Theorie I SAP-Theorie II SAP-Anwendung Erstellung des Jahresabschlusses Wie Sie wissen, sind die Bestandteile des Jahresabschlusses die Bilanz, die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), der Anhang und Lagebericht,Anhang und Lagebericht, Eine Übersicht über die Grundstruktur einer Bilanz gibt folgende Abbildung: file:///q /gkrewe/content/sap_rw_39_1.html (1 von 2) [ :53:31]

31 SAP und R/3 sind eingetragende Warenzeichen der SAP AG. Alle Screenshots des SAP-Systems unterliegen dem Copyright der SAP AG. 1 / 4 [Impressum] file:///q /gkrewe/content/sap_rw_39_1.html (2 von 2) [ :53:31]

32 Bilanz erstellen 2 / 4 BWL-Sicht I SAP-Theorie I SAP-Theorie II SAP-Anwendung Die Abschlussarbeiten im SAP-System Bei den Abschlussarbeiten erfolgt eine zeitliche Unterteilung in Tagesabschluss, Monatsabschluss und Jahresabschluss. Zu den Abschlussarbeiten im System zählen: Die periodengerechte Abgrenzung der Aufwendungen und Erträge Die Bestandsaufnahme und Bewertung der Forderungen und Verbindlichkeiten (z. B. Wertberichtigungen) Das Erstellen der Bilanz und GuV Die Dokumentation der Buchungen Im Rahmen des Monatsabschlusses wird der Buchungsstoff für den Jahresabschluss periodisch vorbereitet. Dabei lassen sich mit Hilfe von Standardprogrammen Belege reorganisieren und archivieren die ausgeglichenen Posten der Konten aktualisieren ein vollständige Übersicht (Buchungsjournal) mit beliebigen Selektionsvarianten erstellen die Abstimmungen zwischen den Werten der Belege und den summierten Werten herstellen. Am Ende eines jeden Monats (Buchungsperiode) sollten die erlaubten Buchungsperioden gepflegt werden, um Buchungen für vergangene Buchungsperioden abzuschließen. Mit Hilfe spezieller Reports ist es möglich, monatliche Berichte (wie z.b. file:///q /gkrewe/content/sap_rw_39_2.html (1 von 2) [ :53:32]

33 Bilanz und GuV) als auch interne Auswertungen zur Weitergabe an das Controlling zu erstellen. Außerdem werden die Umsatzsteuervoranmeldung und andere externe Berichte, wie beispielsweise gemäß Außenwirtschaftsverordnung erstellt. Aufbauend auf dem Monatsabschluss (jedoch nicht als zwingende Voraussetzung) erfolgt der Jahresabschluss. Der Jahresabschluss Der Jahresabschluss lässt sich in zwei Zeitabschnitte untergliedern: 1. Zu Beginn des neuen Geschäftsjahres werden die Buchungsperioden für das neue Geschäftsjahr geöffnet und der Saldovortrag durchgeführt. Mit der ersten Buchung in das Geschäftsjahr wird dieses eröffnet. Beim Saldovortrag werden die GuV-Konten auf die Ergebnisvortragskonten vorgetragen. Die Bestandskonten werden auf sich selbst vorgetragen. Eine spezielle Eröffnungsbilanz ist nicht erforderlich. Buchungen in das alte Geschäftsjahr führen automatisch zur Korrektur des Saldovortrags. Das alte Geschäftsjahr muss also nicht geschlossen werden, um das neue zu eröffnen. Auch die Abschlussbuchungen müssen noch nicht durchgeführt worden sein für die Eröffnung des neuen Geschäftsjahres. 2. Zu einem späteren Zeitpunkt werden dann die Bilanzvorbereitungen durchgeführt, das alte Geschäftsjahr gesperrt, die Bilanz und GuV erstellt, die Geschäftsvorfälle mit Hilfe der Kontenschreibung dokumentiert und diejenigen Belege archiviert, die online nicht mehr benötigt werden. SAP und R/3 sind eingetragende Warenzeichen der SAP AG. Alle Screenshots des SAP-Systems unterliegen dem Copyright der SAP AG. 2 / 4 [Impressum] file:///q /gkrewe/content/sap_rw_39_2.html (2 von 2) [ :53:32]

34 Bilanz erstellen 3 / 4 BWL-Sicht I SAP-Theorie I SAP-Theorie II SAP-Anwendung Ablauf als EPK../epk/bilanz_erstellen.pdf Die Erstellung der Bilanz und GuV Unterschiedliche Gestaltung Im SAP-System lassen sich Bilanz und GuV hinsichtlich folgender Kriterien unterschiedlich gestalten: Erstellung für unterschiedliche Organisationseinheiten (Konzern, Buchungskreis, Geschäftsbereiche) Erstellung in unterschiedlichen Sprachen (Landessprache des Buchungskreises bzw. Konzernsprache) Erstellung in einer beliebigen Währung (z.b. Konzernbilanz für Buchungskreise mit unterschiedlichen Hauswährungen) Erstellung mit unterschiedlichem Detaillierungsgrad (nach Adressaten) Bilanz/GuV-Struktur Die Basis der Bilanz bildet die Bilanz-/GuV-Struktur. Mit dieser Struktur wird folgendes festgelegt: die Positionen, die in der Bilanz und GuV ausgewiesen werden sollen, und deren Reihenfolge die Positionstexte und die Sprache, in der Sie ausgegeben werden sollen die Kontenpläne und Konten, die für die Bilanz und GuV relevant file:///q /gkrewe/content/sap_rw_39_3.html (1 von 2) [ :53:33]

35 sind. Konten können saldoabhängig Bilanzpositionen zugeordnet werden. die Summen, die ausgewiesen werden sollen. Es können mehrere Bilanz-/GuV-Strukturen angelegt werden, da Handelsbilanz, Steuerbilanz und interne Bilanz möglicherweise mit unterschiedlichen Gliederungsschemata erstellt werden. Es gibt im R/3 System aber auch vordefinierte Bilanzstrukturen. Andere Festlegungen werden jeweils über Selektionskriterien und Parameter des Bilanzreports getroffen. Der Jahresüberschuss bzw. Jahresfehlbetrag wird vom Report, der die Bilanz und GuV erstellt, errechnet. Die klassische Buchung Gewinn an Eigenkapital bzw. Eigenkapital an Verlust ist daher nicht erforderlich. Berichtsparameter Sind alle Vorbereitungen, wie Definition der Bilanzstruktur getroffen, kann die Bilanz erstellt werden. Dafür ist die Angabe von Berichtsparametern erforderlich: Angabe der Bilanzstruktur Angabe des Buchungskreises Auswahl des Berichtszeitraumes Auswahl des Vergleichszeitraumes SAP und R/3 sind eingetragende Warenzeichen der SAP AG. Alle Screenshots des SAP-Systems unterliegen dem Copyright der SAP AG. 3 / 4 [Impressum] file:///q /gkrewe/content/sap_rw_39_3.html (2 von 2) [ :53:33]

36 Bilanz erstellen 4 / 4 BWL-Sicht I SAP-Theorie I SAP-Theorie II SAP-Anwendung Welche Transaktionen sind wesentlich? Die Bilanz erstellen Sie im Hauptbuch über folgenden Pfad: Infosystem_Berichte-zum- Hauptbuch_Bilanz/GuV/CashFlow_Allgemein_Ist-/Ist- Vergleiche_Bilanz/GuV Was Ist zu beachten? Die Bilanz soll für den Buchungskreis 1000 erstellt werden. Die Bilanz/GuV-Struktur ist die Handelsbilanz unserer Musterfirma (INT) Der Kontenplan ist ebenfalls INT SAP und R/3 sind eingetragende Warenzeichen der SAP AG. Alle Screenshots des SAP-Systems unterliegen dem Copyright der SAP AG. 4 / 4 [Impressum] file:///q /gkrewe/content/sap_rw_39_4.html [ :53:34]

37 Übung: Bilanz erstellen 1 / 1 Nun ist es endlich so weit: alle Buchungen des externen Rechnungswesens sind erfasst. Da klingelt auch schon das Telefon und Ihr Geschäftsführer bittet Sie, ihm für das monatlich anstehende Leitungs-Meeting "doch mal eben schnell" eine Bilanz zu erstellen. Früher wäre Ihr Blutdruck spätestens in diesem Moment auf 180 gestiegen und Sie wären beim Anblick all der Papierberge und Excel-Tabellen augenblicklich wieder um zwei Jahre gealtert. Doch früher war bekanntlich alles anders, denn früher hatten Sie noch kein R/3! Also lehnen Sie sich gelassen zurück und fragen Ihren Geschäftsführer ob Sie die Bilanz gleich vorbeibringen sollen oder ob Sie ihm diese auch zur Mittagspause übergeben könnten. Er will Sie natürlich gleich haben - also bleibt Ihnen nichts anderes übrig, als sich sofort ans Werk zu machen. Verzweigen Sie also aus dem Hauptbuch über Infosystem _Berichte zum Hauptbuch in den Anwendungsbaum der Hauptbuchberichte. Wählen Sie dort den Pfad Bilanz/GuV/CashFlow_Allgemein_Ist-/Ist- Vergleiche_Bilanz/GuV aus. Die Bilanz soll für den Buchungskreis 1000 erstellt werden. Als Struktur verwenden Sie bitte die Handelsbilanz INT. Berichtsjahr soll das aktuelle und Vergleichsjahr das vorherige Geschäftsjahr sein. Führen Sie daraufhin den Bericht aus. Da alle Teilnehmer in diesem Kurs im gleichen Buchungskreis arbeiten (Sie erinnern sich an diesen Begriff und seine Bedeutung!) hat jeder Teilnehmer auch die gleiche Bilanz (sofern man den Bericht mit denselben Parametern aufruft). Sie können daher von der Bilanz nicht darauf schließen, dass Sie alles richtig gebucht haben. Ihr Kursleiter wird daher Ihren ausgefüllten BAB zur Beurteilung heranziehen. 1 / 1 file:///q /gkrewe/content/sap_rw_u32_1.html (1 von 2) [ :53:35]

38 SAP und R/3 sind eingetragende Warenzeichen der SAP AG. Alle Screenshots des SAP-Systems unterliegen dem Copyright der SAP AG. [Impressum] file:///q /gkrewe/content/sap_rw_u32_1.html (2 von 2) [ :53:35]