Die VgV in der Anwenderpraxis

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1 Die VgV in der Anwenderpraxis» Erfahrungen aus der Vergabebetreuung hpm Henkel Projektmanagement GmbH Könneritzstraße 15, Dresden

2 AGENDA Schätzung Auftragswert Elektronische Vergabe Bekanntmachung Vergabeunterlagen Eignungskriterien Europäische Eigenerklärung Nachforderungen Zuschlagskriterien Planungswettbewerbe Fazit Seite 2 / 23

3 SCHÄTZUNG AUFTRAGSWERT VOF 1 (2) mit Verweis auf VgV 3 (1) (9) VgV 3 (1) (12) Klarstellung: Planungs- und Bauleistungen können getrennt vergeben werden, VgV 3 (6) Änderung Regelung zur Additionspflicht von Fachlosen bei Planungsleistungen, VgV 3 (7) ( Additionspflicht bei gleichartigen Leistungen, früher derselben freiberuflichen Leistung - Fachlose) Im Referentenentwurf 11/2015 fehlte die Formulierung zu den Planungsleistungen. Hintergrund: anhängiges Vertragsverletzungsverfahren (Stadt Elze) Die bisherige Praxis der Nicht-Zusammenrechnung von nicht gleichartigen Planungsleistungen wird hier beanstandet. Entscheidung des EuGH speziell zu dieser Frage soll abgewartet werden. Seite 3 / 23

4 SCHÄTZUNG AUFTRAGSWERT Was sind gleichartige Leistungen? Bisher: die früheren Fachlose entsprechend der HOAI-Leistungsbilder, also Objektplanung Gebäude, Freianlagenplanung, etc. sowie Fachplanungen Tragwerksplanung, Technische Ausrüstung Schreiben Sächs. Städte- und Gemeindetag vom : Wir bitten daher, bei der Umsetzung des EFRE die Auffassung zur Anwendung zu bringen, wonach bei der Auftragswertschätzung freiberuflicher Leistungen nicht nur die Leistungsphasen, sondern auch die Leistungsbilder nach HOAI zusammenzurechnen sind. Dies gilt für Vergabeverfahren, die ab 18. April 2016 begonnen haben bzw. beginnen. Addition aller Fachlose (d.h. aller für ein Bauvorhaben notwendigen Planungs- und Gutachterleistungen) für die Schwellenwertbetrachtung Große Herausforderung für Kommunen Achtung: Dokumentationspflicht bei Unterschwellenvergabe im Rahmen des 20%- Kontingentes Seite 4 / 23

5 ELEKTRONISCHE VERGABE VOF 8 (1) (6) VgV 9 (1) (3), 10 und 53 (1) Neu: Grundsätzlich nur noch elektronische Mittel für die Kommunikation VgV 9 (1) und die Übermittlung von Teilnahmeanträgen, Angeboten sowie von Plänen und Entwürfen VgV 53 (1) und 10 (2) Übergangsvorschriften VgV 81: für öffentliche AG zwingend ab Verschiedenste Vergabeplattformen (z.b. evergabe, cosinex (z.b. Vergabemarktplatz Brandenburg), deutsche evergabe, Vergabeplattform Hessen) Unterschiedliches Handling für Bewerber/Bieter und Auftraggeber/Verfahrensbetreuer Kein einheitliches System Veröffentlichungen oft nur über Dritte (Plattformbetreiber) möglich kurzfristiges Agieren z. B. beim Einstellen von Rückfragen teilweise schwierig Kleine Kommunen überfordert Seite 5 / 23

6 ELEKTRONISCHE VERGABE Neu: kostenfreier und anonymer Zugang zu Auftragsbekanntmachung und Vergabeunterlagen VgV 9 (3) Anonymer Zugang: AG hat keinen Überblick, wer Vergabeunterlagen herunterlädt (Interessentenkreis bisher haben Fördermittelgeber Abruflisten in der Vergabedokumentation gefordert). Bewerberunfreundlich, da die Anmeldung auf den Vergabeportalen oft unterschiedlich und sie sich regelmäßig über Änderungen informieren müssen (z.b. Beantwortung von Rückfragen). Empfehlung freiwillige Registrierung: Oft mit Kosten für die Bewerber verbunden Seite 6 / 23

7 WAHL DER VERGABEART VOF 3 (1) (4) VgV 14 (1) (6) und VgV 74 (1) Neu: Wahlmöglichkeit (offenes, nicht offenes, Verhandlungsverfahren, wettbewerblicher Dialog, Innovationspartnerschaft), VgV 14 (1) VgV 14 (2) definiert beschränkende Bedingungen für Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb oder wettbewerblichem Dialog. VgV 74 Architekten- und Ingenieurleistungen werden in der Regel im Verhandlungsverfahren oder im wettbewerblichen Dialog vergeben. Seite 7 / 23

8 WAHL DER VERGABEART Prüfung der beschränkenden Bedingungen für die Durchführung eines Verhandlungsverfahrens gemäß 14 (2) VgV Ausschreibung Leistungsphasen 1 bis 4/5 oder 1 bis 8/9: Schwerpunkt auf kreativer Planung konzeptionelle oder innovative Lösung (vorab nicht beschreibbar) => Durchführung Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb Begründung im Rahmen der Dokumentationspflichten Werden die Bedingungen nicht erfüllt, Durchführung Vergabeverfahren im offenen bzw. zumeist nicht offenem Verfahren. z.b. Leistungen der Leistungsphasen 5 bis 9, da in der Regel beschreibbar Gutachterleistungen wie Bestandsaufnahme, Überwachung, Brandschutzplanung, Wärmeschutz, Schallschutz, Baugrund, da in der Regel beschreibbar Seite 8 / 23

9 BEKANNTMACHUNG VOF 9 (1) (5) VgV 37 (2) und 40 (1) (4) Neu: Bekanntmachungen ausschließlich mit elektronischen Mitteln, VgV 40 (1) Neu: Bekanntmachung auf nationaler Ebene erst nach der Veröffentlichung im EU-Amtsblatt bzw. 48 Stunden nach der Bestätigung über den Eingang der Bekanntmachung durch das Amt für Veröffentlichungen der EU, Tag der Übermittlung an des EU-Amtsblatt ist anzugeben, VgV 40 (3). Verwendung eines neuen Musters für die Auftragsbekanntmachung, VgV 37 (2) Seite 9 / 23

10 BEKANNTMACHUNG Seite 10 / 23

11 BEKANNTMACHUNG Auftragsbekanntmachung nach DVO (EU) 2015/1986 enthält Zeichenbegrenzungen. Widerspruch zu VgV 48 (1): Eignungskriterien sind der Auftragsbekanntmachung zu benennen, d.h. kein Ausschluss eines Bewerbers wegen Nichtvorlage eines Eignungsnachweises, wenn dieser nur in den Vergabeunterlagen, nicht aber in der Bekanntmachung gefordert war. Widerspruch zu VgV 51 (1) Eignungskriterien gemäß Auftragsunterlagen: wird hier ein Häkchen gesetzt, können die Eignungskriterien nicht beschrieben werden. Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien mit Zeichenbegrenzung auf 4000 Zeichen einschließlich Leerzeichen. Gleiches gilt für II 2.9) Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Zahl von Bewerbern. Derzeit ganz unterschiedliche Handhabung Seite 11 / 23

12 VERGABEUNTERLAGEN VOF 8 (1) (6) VgV 41 (1) (3) Die Vergabeunterlagen müssen unentgeltlich, uneingeschränkt und vollständig direkt mit der Auftragsbekanntmachung zur Verfügung gestellt werden. Vergabeunterlagen VgV 29 ( sie bestehen in der Regel aus ) Unklar, welche Unterlagen im Teilnahmewettbewerb zur Verfügung gestellt werden müssen (z.b. bereits alle Vertragsunterlagen) derzeit unterschiedliche Handhabung Sollte Rechtsprechung ergeben, dass es sich hierbei um alle Vergabeunterlagen handelt, ist Vorbereitungsphase für VgV-Verfahren entsprechend länger. Siehe auch 39 (6) Der AG ist nicht verpflichtet, einzelne Angaben zu veröffentlichen, wenn sie unter anderem: dem öffentlichen Interesse zuwiderlaufen den berechtigtem geschäftlichen Interesse eines Unternehmens schaden (Projektantenproblematik z.b. Veröffentlichung einer kompletten LPH 3) Seite 12 / 23

13 EIGNUNGSKRITERIEN VOF 5 (1) (9) VgV und 75 Neu: Eignungskriterien müssen mit dem Auftragsgegenstand in Verbindung und in angemessenem Verhältnis stehen, VgV 75 (4). Neu: Mindestjahresumsatz maximal das Zweifache des geschätzten Auftragswertes, VgV 45 (2) Objektive und nicht diskriminierende Kriterien VgV 51 (2) - beispielhafte Auswahlkriterien: Umsatz für die entsprechende Dienstleistung Qualifikation des Projektteams Berufserfahrung im Projektteam, ggf. Fortbildung Technische Ausstattung Büro Anzahl der beschäftigten Architekten und Ingenieure Referenzen (Umfang, Größe, Alter der Referenzen, Nutzungen und spezielle Eigenschaften) Seite 13 / 23

14 EIGNUNGSKRITERIEN - Referenzen VOF 5 (1) (9) VgV 46 (3) sowie 75 (5) Neu: Ausweitung Referenzzeitraum, um ausreichenden Wettbewerb zu gewährleisten (> 3 Jahre) Neu: wenn Referenzen, dann Referenzobjekte, deren Planungsanforderungen mit denen der zu vergebenden Planungsleistungen vergleichbar sind. Für die Vergleichbarkeit der Referenzobjekt ist es in der Regel unerheblich, ob der Bewerber bereits Objekte derselben Nutzungsart geplant oder realisiert hat. VgV 75 (5) Gesetzesbegründung: Regelung als Signal an die Praxis gedankenlose Forderungen der gleichen Nutzungsart zu überdenken Planungsanforderungen als Verweis/Hilfestellung auf 5 HOAI (Definition Honorarzonen) explizit: Ermessensspielraum des AG muss im Einzelfall erhalten bleiben Genauso wenig ist für die Vergabe der Planung eines Kindergartens erforderlich, dass das Referenzobjekt ebenfalls ein Kindergarten war. Jedenfalls müssen dann zusätzliche Umstände gegeben sein, die dies rechtfertigen. Seite 14 / 23

15 EIGNUNGSKRITERIEN - Referenzen derzeit Referenzen mit sehr unterschiedlichen Anforderungen, Beispiele: Referenzlisten: Gestaffelte Wertung nach Anzahl der umgesetzten vergleichbaren Bauvorhaben in gleicher HZ, mit bestimmten Bauvolumen und Leistungen (Leistungsphasen) meist der letzten 5 Jahre Zusatzpunkte für bestimmte Nutzungsart, Denkmalschutz, öffentlicher Nutzung, Umgang mit Fördermitteln Planungswettbewerb / VgV mit Lösungsvorschlag: Wertung prämierter Wettbewerbsbeitrag mit vergleichbarer Leistung oder Sieger im VOF/VgV-Verfahren mit Lösungsvorschlag! Achtung: Gefahr der Vermischung von Eignungs- und Zuschlagskriterien, VgV 75 (1). Die Präsentation von Referenzen ist zugelassen, keine Doppelbewertung möglich! Seite 15 / 23

16 LOSVERFAHREN VOF 10 (3) VgV 51 (1) und (2), VgV 75 (6) Erfüllen mehrere Bewerber die Anforderungen und ist die Anzahl auch nach objektiver Auswahl zu hoch, kann die Auswahl durch Losentscheid getroffen werden. Durch die geringeren Referenzanforderungen kommt es häufiger zu voller Punktzahl bei den Teilnehmern. Losentscheid als letztes Mittel der Wahl zur Begrenzung der Teilnehmer als Vorzugslösung? Losziehungen VOF: 2 / 41 (5 %) (Verfahren der hpm von ) Losziehungen VgV: 7 / 12 (58 %) (Verfahren der hpm seit 2016) Vergaberechtlich kritisch: Siehe Gesetzesbegründung VgV 51 (2) ein Mehr an Eignung. Mittel der Wahl? Nein, da ausreichend detaillierte Eignungsanforderungen eine rein objektive Auswahl der Bewerber nach qualitativen Kriterien gewährleisten müssen. Auftragsvergabe nach dem Zufallsprinzip gerecht? Seite 16 / 23

17 EINHEITLICHE EUROPÄISCHE EIGENERKLÄRUNG (EEE) -- VgV 50 (1) (3) 50 (1) Bewerber kann EEE aus früheren Verfahren wiederverwenden, wenn die darin enthaltenen Informationen weiterhin zutreffend sind 50 (2) öag kann jederzeit während des Verfahrens die nach den 44 bis 49 geforderten Unterlagen anfordern, wenn dies zur angemessenen Durchführung des Verfahrens erforderlich ist. EEE bisher keine Verwendung oder in seltenen Ausnahmen Problematik: Geforderte Eignungsnachweise, die in Form anerkannter Präqualifikationsnachweise vorliegen, werden zugelassen und anerkannt, wenn die Präqualifikationsnachweise in Form und Inhalt den geforderten Eignungsnachweisen entsprechen. Verfahren oft mit sehr unterschiedlichen Anforderungen Seite 17 / 23

18 NACHFORDERUNGEN VOF 5 (3) und 11 (3) VgV 56 (1) (5) Für unternehmensbezogene Unterlagen können fehlende, unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen nachgefordert werden. Für leistungsbezogene Unterlagen fehlende oder unvollständige Unterlagen nachgereicht oder vervollständigt werden Der AG kann auch in der Bekanntmachung festlegen, dass er keine Unterlagen nachfordern wird. Ermessensentscheidung des Auftraggebers? Austausch von Unterlagen im Teilnahmeantrag möglich (Tausch von Referenzen); jedoch wie kann das Gleichbehandlungsgebot sichergestellt werden? Daher schließen viele Auftraggeber einen Austausch oder eine Korrektur von Unterlagen aus. Keine Nachforderungen sehr selten Seite 18 / 23

19 ZUSCHLAGSKRITERIEN VOF 11 (4) und (5) VgV 58 (1) (5) sowie 76 Neu: Neben Preis können auch qualitative, umweltbezogene und soziale Aspekte berücksichtigt werden, VgV 58 (2). Neu: Preis kann als Festpreis vorgegeben werden, VgV 58 (2). Wirksame Überprüfung der Zuschlagskriterien muss möglich sein, VgV 58 (3). Seite 19 / 23

20 ZUSCHLAGSKRITERIEN Preis untergeordnet, da vorwiegend HOAI-Leistungen, ggf. Nachdenken über Festpreisregelung ansonsten Umgang mit Minderangeboten im Bezug auf ausländische Bewerber Unterschreitung der Mindestsätze der HOAI derzeit noch unklar, VgV 76 (1) Bisherige strikte Trennung von Eignungs- und Zuschlagskriterien aufgeweicht: Bewertung der Erfahrungen von Mitarbeitern oder die Präsentation von vergleichbaren Referenzen ist nun möglich; Doppelbewertung ist jedoch auszuschließen. Mögliche Zuschlagskriterien: Preis, Konzeptidee oder Lösungsvorschlag, Arbeitsprobe, Präsentation von vergleichbaren Referenzen oder der Herangehensweise an das Projekt Umweltbezogene und soziale Aspekte werden bei Planungsleistungen derzeit nach unseren Erfahrungen nicht berücksichtigt. Seite 20 / 23

21 PLANUNGSWETTBEWERBE VOF 15 VOF 17 VgV sowie 78, 79 Stärkung des Planungswettbewerbs durch Einführung einer Prüf- und Dokumentationspflicht über Durchführung eines Planungswettbewerbs bei Aufgabenstellungen im Hoch-, Tief-, und Brückenbau, VgV 78 (2). Dokumentationsverpflichtung führt zu Argumentationszwang insbesondere bei Neubauvorhaben, jedoch nicht zu mehr Planungswettbewerben. öag skeptisch bzgl. Umfang, Kosten und Zeiten bei der Durchführung eines Wettbewerbs öag aufgeschlossen bei Vorhaben im besonderen Fokus der Öffentlichkeit Einbettung Planungswettbewerb ist aus AG-Sicht nun komplizierter geregelt (vor oder ohne Verhandlungsverfahren) Eignungsprüfung erst mit Angebotsaufforderung (VgV 80 Abs. 1) Seite 21 / 23

22 FAZIT Ziel der Novellierung: Umsetzung der EU Richtlinie in nationales Recht Vereinfachung für Bewerber und Anwender Vereinheitlichung der Anforderungen Stärkung Planungswettbewerbe Praxis: Keine Vereinfachung für die Anwender - VgV Paragraphen haben sich verdoppelt, z.t. viele Querverweise, Auftraggeber oft überfordert Schätzung Auftragswert - Additionspflicht Fachlose bei Planungsleistung in der Praxis unklar Vereinheitlichung Bewerbungsverfahren mit Einführung der EEE in der Praxis kaum angewandt; EEE für öag und Bewerber aufwendig und nicht auf alle Verfahren anwendbar, immer zusätzliche Eignungsnachweise erforderlich Stärkung Planungswettbewerb? Seite 22 / 23

23 IHRE ANSPRECHPARTNER» Dipl.-Ing. Thomas Henkel Geschäftsführer hpm Henkel Projektmanagement GmbH Könneritzstraße 15, Dresden Kontaktdaten: Tel.: 0351 / Mob.: 0151 / Mail: thomas.henkel@henkel-pm.de» Dipl.-Wirtsch.-Ing. Dorit Landgraf Projektmanagerin hpm Henkel Projektmanagement GmbH Könneritzstraße 15, Dresden Kontaktdaten: Tel.: 0351 / Mob.: 0151 / Mail: dorit.landgraf@henkel-pm.de Seite 23 / 23