SKOS-Forum vom 12. Sept Internes Kontrollsystem IKS SYNTHESE

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1 SKOS-Forum vom 12. Sept Internes Kontrollsystem IKS SYNTHESE Prof. Dr. Daniel Krucher Mitglied SKOS-Kommission Oe+F

2 IKS - ein taugliches Instrument für Soziale Dienste? SKOS-Forum IKS Synthese Gesetzliche Grundlagen - OR 728a+b - FHG Art HRM2/MFHG Art IKS praxistauglich gestalten IKS aus Sicht einer Revisionsstelle IKS konkret IKS als Konzept Unterstützungsantrag und Anspruchsberechtigung Prozessbeschreibung Fallrevision und Dossierführung

3 SKOS-Forum IKS Synthese Definition, Ziel und Zweck «internes Kontrollsystem IKS» Unter «internem Kontrollsystem» [ ] versteht man die Gesamtheit der internen Kontrollmassnahmen, die dazu beitragen, dass die Aufgaben der öffentlichen Verwaltung effektiv und effizient erreicht werden, indem Prozesse sicher ablaufen und damit Fehler verhindert oder reduziert werden. (Bergmann 2009, S. 545 f., zit. nach Lötscher 2012, S. 68). Bergmann, Andreas (2009): IKS in öffentlichen Verwaltungen. Ein traditionelles Instrument wird aufgefrischt. Der Schweizer Treuhänder, 8 (2009), S Lötscher, Alex (2012): Leitfaden «internes Kontrollsystem» in Sozialen Diensten. In: Rimmele, Sabine; Näpfli, Nadine: Sozialdienste managen. Leitfäden für kleine und mittelgrosse Sozialdienste. Interact Verlag Luzern

4 SKOS-Forum IKS Synthese Tragweite des «internen Kontrollsystems IKS» Das interne Kontrollsystem umfasst regulatorische, organisatorische und technische Massnahmen. (Lötscher 2013, S. 17) Unter regulatorischen Massnahmen versteht man die klare Definition von Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung innerhalb einer Organisation. Mit organisatorischen Massnahmen sind Funktionentrennungen innerhalb der Prozessabläufe, Vier- Augen-Prinzip für Schlüsseltätigkeiten sowie klare Regelungen von Stellvertretungen und Hierarchien gemeint. Technische Massnahmen betreffen die Bereitstellung von technischen Hilfsmitteln zur Fallbearbeitung (Software, Hardware, Intranet, Vorlagen, Checklisten usw.). (Lötscher 2013, S. 17) Lötscher, Alex (2013): Fallrevision. Fallrevisionen sind Bestandteil eines internen Kontrollsystems. In: ZESO 1/13

5 IKS als integraler Bestandteil eines umfassenden Qualitätsund Risikomanagements einer exzellenten Organisation SKOS-Forum IKS Synthese

6 IKS als integraler Bestandteil eines umfassenden Qualitätsund Risikomanagements einer exzellenten Organisation SKOS-Forum IKS Synthese

7 Befähiger Mitarbeiter/-innenbezogene Adressat/-innenbezogene Gesellschaftsbezogene Adressat/-innen Mitarbeiter/-innen sind transparent über ihre Prozesse Rechte und Pflichten und in diesem Zusammenhang auch über erforderliche Dienstleistungen Kontrollprozesse informiert und erhalten die ihnen zustehende Hilfe unter Wahrung der Führung Strategie Grundprinzipien der Sozialhilfe. Dienst- leistungs- erbringung Kritischer Erfolgsfaktor (uno-actu- Schlüsselergebnisse Partnerschaften & Grundprinzipien der Sozialhilfe Adressat/-innen Ressourcen fühlen sich individuell ernst Prinzip) (SKOS 2005, Kap. A4) genommen in ihrer Situation und kommen Wahrung der Menschenwürde zu ihrem Recht vs. haben den Eindruck, Subsidiarität unter «Generalverdacht» zu stehen, Individualisierung unrechtmässig 100% = Punkte Leistungen (Idealwert) zu beziehen Bedarfsdeckung bzw. permanent Rechenschaft darüber ablegen = zu European müssen, Foundation wie sie for Quality ihr Leben Management) führen. Professionalität Abb. Struktur des EFQM-Excellence-Modells (vgl. EFQM Excellence Modell 2013) und Gewichtung Angemessenheit der Kriterien der in Hilfe % (EFQM Effektivität: Tun wir die richtigen Dinge? Effizienz: Tun wir die Wirtschaftlichkeit Dinge richtig? Leistung und Gegenleistung. Lernen, Kreativität und Innovation

8 Befähiger Die Mitarbeiter/-innen fühlen sich dank der Übereinstimmung Mitarbeiter/-innen von Aufgaben, Prozesse Verantwortung und Kompetenzen, der gezielten Qualifizierung sowie hilfreichen Dienstleistungen Instrumenten und Abläufen bestmöglich unterstützt, um die Dienstleistungen im Führung Sinne der Grundprinzipien Strategie der Sozialhilfe Dienst- und eines ausgewogenen Qualitäts- und leistungs- erbringung Risikomanagements erbringen zu können. (uno-actu- Partnerschaften & Prinzip) Ressourcen Kritischer Erfolgsfaktor Für die Mitarbeiter/-innen ethisch vertretbares Risikomanagement vs. Mitarbeiter/-innenbezogene Adressat/-innenbezogene Schlüsselergebnisse Gesellschaftsbezogene Grundprinzipien der Sozialhilfe (SKOS 2005, Kap. A4) Wahrung der Menschenwürde Subsidiarität Individualisierung 100% Instrumentalisierung = Punkte (Idealwert) der Mitarbeiter/- Bedarfsdeckung innen zur Identifizierung «potenzieller Abb. Struktur des EFQM-Excellence-Modells (vgl. EFQM Excellence Modell 2013) und Gewichtung Angemessenheit der Kriterien der in Hilfe % Risiken» der Organisation. (EFQM = European Foundation for Quality Management) Professionalität Effektivität: Tun wir die richtigen Dinge? Effizienz: Tun wir die Wirtschaftlichkeit Dinge richtig? Leistung und Gegenleistung. Lernen, Kreativität und Innovation

9 Befähiger eines effektiven und effizienten Qualitätsund Führung Risikomanagements Strategie keine Leistungen erhalten bzw. angemessen sanktioniert werden. Vertrauen der Bevölkerung, dass anspruchsberechtigte, kooperative Mitarbeiter/-innen Adressat/-innen ihr Prozesse Recht auf Hilfe in Notlagen erhalten, und dass nicht anspruchsberechtigte, Dienstleistungen unkooperative Adressat/-innen aufgrund Dienstleistungserbringung (uno-actu- Prinzip) Mitarbeiter/-innenbezogene Adressat/-innenbezogene Schlüsselergebnisse Partnerschaften & Gesellschaftsbezogene Ressourcen Kritischer Erfolgsfaktor Wahrnehmung und Würdigung einer qualitativ hochstehenden Arbeit der öffentlichen Verwaltung 100% = vs. Punkte Wahrnehmung (Idealwert) von kritischen Lernen, Kreativität und Innovation Einzelfällen, welche an die Öffentlichkeit Abb. Struktur des EFQM-Excellence-Modells (vgl. EFQM Excellence Modell 2013) und Gewichtung der Kriterien in % gelangen (EFQM = European und die Foundation Mitarbeiter/-innen for Quality Management) der öffentlichen Verwaltung in einem «schlechten Effektivität: Tun wir die richtigen Dinge? Effizienz: Tun wir die Dinge richtig? Licht» dastehen lassen.

10 Befähiger Führung technischen Massnahmen vs. Vorstellung, die blosse Einführung des IKS wirke «von selbst». 100% = Punkte (Idealwert) Mitarbeiter/-innenbezogene Adressat/-innenbezogene Gesellschaftsbezogene Abb. Struktur des EFQM-Excellence-Modells (vgl. EFQM Excellence Modell 2013) und Gewichtung der Kriterien in % (EFQM = European Foundation for Quality Management) Effektivität: Tun wir die richtigen Dinge? Das IKS erweist Mitarbeiter/-innen sich tatsächlich als effektive Prozesse Methode zum Management strategischer Risiken und trägt zur Qualitätssicherung Dienstleistungen und -entwicklung von Prozessen und der Dienstleistungserbringung bei. Strategie Dienst- leistungs- erbringung Kritischer (uno-actu- Partnerschaften Erfolgsfaktor & Evaluation der Prinzip) Ressourcen durch die Einführung des IKS getroffenen regulatorischen, organisatorischen und Schlüsselergebnisse Lernen, Kreativität und Innovation Effizienz: Tun wir die Dinge richtig?

11 IKS als integraler Bestandteil eines umfassenden Qualitätsund Risikomanagements einer exzellenten Organisation

12 Prüfungshandlungen durch Revisionsstelle bzw. Finanzkontrolle: Befragung bezüglich identifizierten Risiken und IKS Prozess; Einsichtnahme in die von der Führung durchgeführten Kontrollen sowie deren kritische Beurteilung. Befähiger Führung Führungskräfte exzellenter Organisationen Mitarbeiter/-innenbezogene Mitarbeiter/-innen Prozesse erteilen den Mitarbeiter/-innen einen klaren Auftrag zur Einführung des IKS (Aufgaben/Verantwortung/Kompetenzen) Dienstleistungen überprüfen die Umsetzung verfügen über die erforderlichen Adressat/-innenbezogene Führungskennzahlen Schlüsselergebnisse Strategie informieren Interessengruppen Dienst- erkennen Verbesserungsmöglichkeiten leistungs- erbringung Verantwortung für deren Realisierung. laufend und übernehmen die (uno-actu- Partnerschaften & Gesellschaftsbezogene Prinzip) Ressourcen Potenzielle Risiken: - Fehlende/mangelhafte Organisations- und Führungskultur - fehlende Vorbildfunktion der Führungskräfte - fehlende Flexibilität, um auf 100% = Punkte (Idealwert) Lernen, Änderungen Kreativität und Innovation rechtzeitig/hinreichend reagieren zu können - mangelnde Transparenz bzw. unzureichende Information/Kommunikation. Abb. Struktur des EFQM-Excellence-Modells (vgl. EFQM Excellence Modell 2013) und Gewichtung der Kriterien in % (EFQM = European Foundation for Quality Management) Effektivität: Tun wir die richtigen Dinge? Effizienz: Tun wir die Dinge richtig?

13 Prüfungshandlungen durch Revisionsstelle bzw. Finanzkontrolle: --- Befähiger Führung Mitarbeiter/-innen Strategie Partnerschaften & Ressourcen 100% = Punkte (Idealwert) Exzellente Organisationen Prozesse verfügen Mitarbeiter/-innenbezogene über eine klare Risiko-Strategie und unterstützende Leitlinien, die kommuniziert, umgesetzt und überwacht werden Dienstleistungen wenden effektive Methoden zum Management Adressat/-innenbezogene strategischer Risiken an Schlüsselergebnisse die Dienst- richten Strukturen und Prozesse auf leistungs- erbringung gewählte Strategie 20% aus. (uno-actu- Potenzielle Gesellschaftsbezogene Risiken: Prinzip) - Fehlende, unklare oder widersprüchliche Risiko-Strategie - angewandte Methoden zum Management strategischer Risiken Lernen, Kreativität und Innovation erweisen sich als nicht zielführend - Strategie bleibt «Worthülse» und erfährt deshalb keine reale Umsetzung. Abb. Struktur des EFQM-Excellence-Modells (vgl. EFQM Excellence Modell 2013) und Gewichtung der Kriterien in % (EFQM = European Foundation for Quality Management) Effektivität: Tun wir die richtigen Dinge? Effizienz: Tun wir die Dinge richtig?

14 Prüfungshandlungen durch Revisionsstelle bzw. Finanzkontrolle: Befragung der Mitarbeitenden betr. Kenntnis des IKS; Einbezug der internen Revision bzw. Prüfung der Arbeiten der internen Revision. Befähiger Exzellente Mitarbeiter/-innenbezogene Organisationen Mitarbeiter/-innen Prozesse stellen sicher, dass ihre Mitarbeiter/-innen über die notwendigen Kompetenzen, Mittel Dienstleistungen regulatorischen, organisatorischen und und Möglichkeiten verfügen, um die Adressat/-innenbezogene Schlüsselergebnisse Führung Strategie technischen Massnahmen des IKS effektiv Dienst- und effizient umsetzen zu können. leistungs- erbringung Potenzielle (uno-actu- Risiken: Partnerschaften & Gesellschaftsbezogene zu wenig Prinzip) personelle Ressourcen bzw. nicht Ressourcen genügend qualifizierte Mitarbeiter/-innen Verlust wichtiger Mitarbeiter/-innen Nicht-Übereinstimmung von Aufgaben, 100% = Punkte (Idealwert) Verantwortung und Kompetenzen. Lernen, Kreativität und Innovation Ungenügende Qualifizierung der Mitarbeiter/-innen Abb. Struktur des EFQM-Excellence-Modells (vgl. EFQM Excellence Modell 2013) und Gewichtung der Kriterien in % (EFQM = European Foundation for Quality Management) Effektivität: Tun wir die richtigen Dinge? Effizienz: Tun wir die Dinge richtig?

15 Prüfungshandlungen durch Revisionsstelle bzw. Finanzkontrolle: Dossierprüfung (inkl. Berechnungen Budgets); Prüfung Buchführung, Datenschutz und Datensicherheit sowie Zahlungsverkehr und Einhaltung Kompetenzen; Einblick in Reporting- und Überprüfungsprozesse inkl. Berichterstattung z.hd. der Führung. Befähiger Führung Mitarbeiter/-innen Strategie Partnerschaften & Ressourcen 100% = Punkte (Idealwert) Effektivität: Tun wir die richtigen Dinge? Exzellente Organisationen Mitarbeiter/- Prozesse gestalten die innenbezogene Zusammenarbeit mit internen und externen Partnern so, dass im Sinne Dienstleistungen alle Beteiligten von der Einführung des IKS eines gemeinsamen Risikomanagement profitieren Adressat/-innenbezogene können. Schlüsselergebnisse wie Dienst- setzen die erforderlichen Ressourcen leistungs- erbringung und Wissen gezielt zur Unterstützung der technologische Hilfsmittel, Informationen (uno-actu- Strategie ein. Gesellschaftsbezogene Prinzip) Potenzielle Risiken: Nicht abgestimmtes Risikomanagement ( produziert selbst Risiken) Fehlende, bzw. Lernen, nicht Kreativität zielführende und Innovation Hilfsmittel Fehlendes/unzureichendes Wissen Informationen fliessen nicht wie erforderlich. Abb. Struktur des EFQM-Excellence-Modells (vgl. EFQM Excellence Modell 2013) und Gewichtung der Kriterien in % (EFQM = European Foundation for Quality Management) Effizienz: Tun wir die Dinge richtig?

16 Prüfungshandlungen durch Revisionsstelle bzw. Finanzkontrolle: Walk-through; kritische Beurteilung Prozesse und Risikobeurteilung Dienstleistungserbringung sowie getroffene Massnahmen. Befähiger Führung Mitarbeiter/-innen Strategie Grundprinzipien der Sozialhilfe (SKOS 2005, Kap. A4) Partnerschaften & Wahrung der Menschenwürde Ressourcen Subsidiarität Individualisierung Bedarfsdeckung Angemessenheit 100% = Punkte der Hilfe (Idealwert) Professionalität Wirtschaftlichkeit Leistung und Gegenleistung. Prozesse Exzellente Organisationen konzipieren ihre Abläufe und die Dienstleistungserbringung so, dass anspruchsberechtigte, kooperative Mitarbeiter/-innenbezogene Adressat/-innen unkompliziert und menschenwürdig zu ihrem Recht kommen und nicht anspruchsberechtigte sowie unkooperative Adressat/-innen transparent und Adressat/-innenbezogene korrekt darüber informiert sind, Schlüsselergebnisse unter welchen Bedingungen sie anspruchsberechtigt wären und welche allfälligen anderen Hilfsangebote ihnen zur Verfügung stehen. Gesellschaftsbezogene Dienstleistungen Dienstleistungserbringung (uno-actu- Prinzip) Potenzielle Risiken: Nicht die Beratung, sondern das Risikomanagement Lernen, Kreativität steht im Vordergrund und Innovation Adressat/-innen und deren Verhalten werden als potenzielles Unternehmensrisiko «identifiziert». Abb. Struktur des EFQM-Excellence-Modells (vgl. EFQM Excellence Modell 2013) und Gewichtung der Kriterien in % (EFQM = European Foundation for Quality Management) Effektivität: Tun wir die richtigen Dinge? Effizienz: Tun wir die Dinge richtig?

17 ANHANG: Gesetzliche Grundlagen SKOS-Forum IKS Synthese (OR 728a sowie Bundesgesetz über den eidg. Finanzhaushalt (FHG) Art. 39): sowie (letzter Zugriff: )

18 ANHANG: Gesetzliche Grundlagen Harmonisiertes Rechnungsmodell 2 (HRM2), Musterfinanzhaushaltgesetz (MFHG) Art : SKOS-Forum IKS Synthese Mit der Einführung von HRM2 wird IKS auch in öffentlichen Verwaltungen gesetzlich verlangt. Das Rechnungsprüfungsorgan (Finanzkontrolle) prüft den gesamten Finanzhaushalt und ob ein IKS existiert. (letzter Zugriff: )