Dr. Antje Grobe Dr. Volker Brennecke

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1 Dr. Antje Grobe Dr. Volker Brennecke Frühe Öffentlichkeitsbeteiligung realisieren: Erfahrungen aus öffentlichen und privatwirtschaftlichen Industrieund Infrastrukturprojekten 1 /

2 Hintergrund der VDI 7000 Wie können heute Industrie- und Infrastrukturprojekte umgesetzt werden? -Erfolgskriterien aus über 60 Projekten -Über 100 Interviews -Best Practice Workshops Management-Leitfaden VDI 7000 Bildquellen: DIALOG BASIS 2

3 Rechtlicher Hintergrund Bundesebene Frühe Öffentlichkeitsbeteiligung 25 (3) VwVfG Verwaltungsverfahrensgesetz Hinwirkungspflicht auf frühe Öffentlichkeitsbeteiligung durch die Behörde jedoch keine rechtliche Verpflichtung für den Vorhabenträger Durchführung möglichst bereits vor Stellung eines Antrags Ergebnis der frühen ÖB ist spätestens mit der Antragstellung einzureichen 3

4 Rechtlicher Hintergrund Baden-Württemberg Frühe Öffentlichkeitsbeteiligung VwV BW Verwaltungsvorschrift Öffentlichkeitsbeteiligung Für Planfeststellungs- und BImSchG-Verfahren Land als Vorhabenträger: Beteiligungsscoping, frühe und nicht-förmliche Öffentlichkeitsbeteiligung verpflichtend Unternehmen und Kommunen: Verweis auf VDI 7000 und 7001 Leitfaden für eine neue Planungskultur Baden-Württemberg Beteiligungsscoping Umsetzung der frühen und nicht förmlichen ÖB Evaluation und Bewertung Checkliste für Verwaltungsmitarbeiter 2 Umweltverwaltungsgesetz Frühe Öffentlichkeitsbeteiligung vor Antragsstellung bei allen UVP-pflichtigen Verfahren Erkenntnisse aus früher ÖB werden ins Zulassungsverfahren einbezogen Kosten beim Vorhabenträger 4

5 Frühe, formelle und informelle Öffentlichkeitsbeteiligung Frühe Öffentlichkeitsbeteiligung Formelle Öffentlichkeitsbeteiligung Informelle Öffentlichkeitsbeteiligung Erörterungstermin Nichtförmliche Ö.Beteiligung Nachlaufende Ö.Beteiligung 201J Beauftragung Gutachter Ergebnisse Gutachten Variantenentscheidung Einreichung PFV Genehmigung Realisierung

6 Kommunikation gehört vom Ende an den Anfang Bisher: Kommunikation am Ende des Prozesses GENEHMIGUNG KOMMUNIKATION Künftig: Kommunikation gehört an den Anfang KOMMUNIKATIO N PROJEKT ENTWICKLUNG PROJEKT ENTWICKLUNG GENEHMIGUN G 6

7 Kommunikation verändert sich in Ziel und Form Bisher: Öffentlichkeit vom Ergebnis überzeugen PROJEKT ENTWICKLUNG GENEHMIGUNG ÜBERZEUGUNG Künftig: Beteiligung verbessert Ergebnisse, die überzeugen BETEILIGUNG PROJEKT ENTWICKLUNG GENEHMIGUN G 7

8 Integration des Vorgehens nach VDI 7000 in das Projektmanagement Begleitende Öffentlichkeitsarbeit Sensibilisierung im Vorfeld Phase 1: Strukturen und Kompetenzen aufbauen Phase 2: Phase 3: Öffentlichkeit Genehmigungs- strukturiert verfahren beteiligen unterstützen VDI 7000 Phase 4: Bauphase und Projekt begleiten Technische Projektentwicklung Genehmigung Realisierung Projektmanagement 8

9 Integration in das Projektmanagement nach VDI 7000 Begleitende Öffentlichkeitsarbeit Sensibilisierung im Vorfeld Phase 1: Strukturen und Kompetenzen aufbauen Phase 2: Öffentlichkeit strukturiert beteiligen VDI 7000 Phase 3: Genehmigungsverfahren unterstützen Phase 4: Bauphase und Projekt begleiten Technische Projektentwicklung Genehmigung Realisierung Projektmanagement 9

10 Integration in das Projektmanagement nach VDI 7000 Begleitende Öffentlichkeitsarbeit Sensibilisierung im Vorfeld Phase 1: Strukturen und Kompetenzen aufbauen Phase 2: Öffentlichkeit strukturiert beteiligen VDI 7000 Phase 3: Genehmigungsverfahren unterstützen Phase 4: Bauphase und Projekt begleiten Technische Projektentwicklung Genehmigung Realisierung Projektmanagement 10

11 Integration in das Projektmanagement nach VDI 7000 Begleitende Öffentlichkeitsarbeit Sensibilisierung im Vorfeld Phase 1: Strukturen und Kompetenzen aufbauen Phase 2: Öffentlichkeit strukturiert beteiligen VDI 7000 Phase 3: Genehmigungsverfahren unterstützen Phase 4: Bauphase und Projekt begleiten Technische Projektentwicklung Genehmigung Realisierung Projektmanagement 11

12 Projektentwicklung der Organisation Begleitende Öffentlichkeitsarbeit Beteiligung der Öffentlichkeit durch die Organisation Informationsformate z.b. Internetplattform z.b. Presseveranstaltung Konsultationsformate z.b. 1.Bürgerforum z.b. Experten-Anhörung Mitgestaltungsformat z.b. Arbeitsgruppen z.b. 2. Bürgerforum z.b. Baustellenbeirat Beteiligung durch zuständige Behörde Zeitachse Phase 1: Strukturen und Kompetenzen aufbauen Phase 2: Öffentlichkeit strukturiert beteiligen Phase 3: Genehmigungsverfahren unterstützen Ö Ö Ö Ö Ö Ö Ö Ö Ö Ö Ö Ö Ö Ö Ö Ö G S B A EW ET B Phase 4: Bauphaseund Projekt begleiten Phase 1: Strukturen und Kompetenzen aufbauen Abs Abs Abs Abs Öffentlichkeits- beteiligung in die Projektentwick- lung integrieren Akteure und deren Themenfelder analysieren Handlungsspiel- räume und Optionen intern aufbereiten Beteiligungs- prozesse und Kommunikation planen Ziele und Budget definieren Kriterien der öffentl. Relevanz Kompetenzen des Projektteams Aufbau- Ablaufplanung Medienanalyse Akteursanalyse Vorgespräche durchführen Themenfeld- Analyse Techn. Projektentwicklung dokumentieren Kriterienliste erweitern Bewertung der Risiken Varianten vergleichen Zielsetzung der Beteiligung Prozessarchitektur festlegen Akteure definieren Öffentlichkeitsarbei t planen Bildquellen: DIALOG BASIS, VDI 12

13 Projektentwicklung der Organisation Begleitende Öffentlichkeitsarbeit Beteiligung der Öffentlichkeit durch die Organisation Informationsformate z.b. Internetplattform z.b. Presseveranstaltung Konsultationsformate z.b. 1.Bürgerforum z.b. Experten-Anhörung Mitgestaltungsformat z.b. Arbeitsgruppen z.b. 2. Bürgerforum z.b. Baustellenbeirat Beteiligung durch zuständige Behörde Zeitachse Phase 1: Strukturen und Kompetenzen aufbauen Phase 2: Öffentlichkeit strukturiert beteiligen Phase 3: Genehmigungsverfahren unterstützen Ö Ö Ö Ö Ö Ö Ö Ö Ö Ö Ö Ö Ö Ö Ö Ö G S B A EW ET B Phase 4: Bauphaseund Projekt begleiten VDI 7000: Phase 1 Strukturen und Kompetenzen aufbauen Intern / Beteiligungsscoping 13

14 Themenfeldanalyse nach VDI 7000 Themenfeldanalyse: Identifikation der Themen Zentrale Fragen und Anliegen Aufnahme Wissen vor Ort 14

15 Akteursanalyse nach VDI 7000 Gemeinden, Verwaltung Politik (Entscheidungsträger, Meinungsführer etc.) Interne Stakeholder (Leitungsgremien, Betriebsrat, Gliederungen der Organisation etc.) Finanzelle Stakeholder (Investoren, Banken, Ratingagenturen etc.) Kunden Wettbewerber Industrieund Branchenverbände, IHK etc. o o o o o o o Projekt o o o Medien Wissenschaft/ Gutachter Akteursanalyse: Identifikation der zentralen Akteure Aufnahme Wissen vor Ort Beseitigung blinder Flecken Zivilgesellschaftliche Gruppen (NGO s, Gewerkschaften, Kirchen, Bürgerinitiativen etc. ) Nicht organsierte Stakeholder (Nachbarn, Anwohner, Bürger etc.) 15

16 Phase 2: Öffentlichkeit strukturiert beteiligen Abs Abs Abs Abs Dialogverfahren initiieren Inhalte und Prozessschritte definieren Fakten und Bewertungs- kriterien klären Antragsvariante erarbeiten Feinkonzept Dialogformat Aktivierung Einladungsmanagement Räumlichkeiten Aufgaben Moderation Transparenz von Ziel und Prozess Fragen & Konflikte identifizieren Arbeit an Optionen Fragen & Kriterien priorisieren Gutachter auswählen Kriterien der Bewertung Transparente Kommunikation Produktiver Umgang mit Dissens Variante ausarbeiten Auswahlprozess dokumentieren Variante festlegen Bildquellen: DIALOG BASIS, 16

17 Kosten der Projekte explodieren Bürgerbeteiligung als Abwehr von Kostenrisiken Quelle: VDI

18 Planung des Dialogverfahrens Initiierung Varianten gemeinsam erarbeiten Zielsetzung der Organisation Rückkopplung in den Organisationen Transparenz des Prozesses Antragsvariante auswählen Fragen und Konflikte identifizieren Dokumentation des Auswahlprozesses Gemeinsame Suche nach Optionen Festlegung durch die Organisation Fakten und Kriterien klären Antrag an die Behörde 18

19 Phase 3: Genehmigungsverfahren unterstützen Abs Abs Abs Abs Kooperatives Verfahrens- management praktizieren Genehmigungs- verfahren konstruktiv unterstützen Genehmigungs- verfahren kommunikativ begleiten Alternative Konflikt- lösungen zu recht- lichen Auseinander- setzungen finden Rollenklärung Informationen und Antragsunterlagen Offizielle Behördengespräche auf verschiedenen Stufen des Genehmigungsverfahrens (8 Schritte) Medienarbeit Internet Begleitende Informationsveranstaltung oder informelle Verfahren Mediation und Konfliktbearbeitung Schlichtungsverfahren Bürgerentscheid Bildquellen: DIALOG BASIS, 19

20 Phase 4: Bauphase und Projekt begleiten Abs Abs Abs Abs Information und Medienarbeit vor Ort organisieren Stakeholder- Management und Krisenkommunika- tion sicherstellen Kontinuierliche Nachbarschafts- dialoge durchführen Organisationales Lernen ermöglichen Informationsknotenpunkt Baustelleninformationsmanagement Vor Ort Medienmanagement Stakeholder- Management / Baustellenbeirat Krisenkommunikation Nachbarschafts- Dialog / Bürger- Stammtisch nutzen oder für das neue Projekt aufbauen Rückkopplungen zu den Erfahrungen mit Öffentlichkeitsbeteiligung intern organisieren Bildquellen: DIALOG BASIS, 20

21 Workshop 1. In welchen Projekten / Themenfeldern haben Sie Erfahrungen mit Öffentlichkeitsbeteiligung gemacht? 2. Wann hat die Öffentlichkeitbeteiligung eingesetzt? 3. Welche Empfehlungen können Sie für die Umsetzung der VDI 7000 geben? 21

22 Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Kontakt: Dr. Volker M. Brennecke Koordinator Gesellschaft und Innovation Verein Deutscher Ingenieure e.v. VDI-Platz Düsseldorf Tel: Fax: brennecke@vdi.de Dr. Antje Grobe DIALOG BASIS / Universität Stuttgart Breitwasenring Dettenhausen / Tübingen Tel: Fax: antje.grobe@dialogbasis.de 22