Durchführung des Jahresabschluss in Jack

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1 Durchführung des Jahresabschluss in Jack Allgemein Warum wird der Jahresabschluss durchgeführt? Laut Buchführungspflicht ( 238 HGB) ist jeder Vollkaufmann dazu verpflichtet Bücher zu führen. Ein wesentlicher Bestandteil hierzu ist der Jahresabschluss. Dieser dient zur 1. Selbstinformation 2. Rechenschaftslegung 3. Besteuerungsgrundlage 4. Gläubigerschutz 5. Beweismittel Auf den nachfolgenden Seiten haben wir für Sie eine Anleitung mit wichtigen Informationen zum Thema Jahresabschluss in Jack zusammengefasst. Einige wichtige Informationen im Voraus Bitte führen Sie in jedem Fall vor diesen Arbeiten eine vollständige Datensicherung Ihres Jack-Programms durch. Denken Sie außerdem daran, dass während eines Salden erneuern und während des Jahresabschluss niemand außer Ihnen im Jack arbeiten darf. Führen Sie die Aktionen wenn möglich nur am Hauptrechner aus. Dort dauert ein Salden erneuern meist nur ein Drittel der Zeit, die es sonst an einer Arbeitsstation benötigen würde. Bevor Sie einen Jahresabschluss durchführen, müssen Sie überprüfen, wie Ihr Wirtschaftsjahr eingestellt ist. Sie können in Jack immer in zwei Wirtschaftsjahren arbeiten. Unter <Buchhaltung Stammdaten Einstellungen Wirtschaftsjahr> können Sie diese beiden Jahre sehen. Hinweis: Jack wird das erste hier genannte Jahr abschließen, wenn Sie einen Jahresabschluss durchführen. Möchten Sie ein anderes Jahr abschließen, so stellen Sie zuvor das Wirtschaftsjahr um (siehe Wie stelle ich das Wirtschaftsjahr um? ). Die Angabe Endet im Monat zeigt an, in welchem Monat Ihr Wirtschaftsjahr endet. Zu Beginn eines jeden Wirtschaftsjahres stehen in Jack die Salden auf 0. Das bedeutet, wenn Sie z.b. in 2006 und 2007 arbeiten, steht die Bank am wie auch am , automatisch auf 0. Wenn Ihr Wirtschaftsjahr im Monat 10 endet, stehen die Salden am bzw. am auf 0. 1

2 Damit Debitoren und Kreditoren korrekt vorgetragen werden können, müssen diese die Kontenart Debitor bzw. Kreditor haben. Prüfen Sie unter <Buchhaltung Listen Kontenliste>, ob in der Spalte <Kontenart> immer die richtige Kontenart hinterlegt ist und korrigieren diese gegebenenfalls (durch einen Rechtsklick auf das jeweilige Konto und <Konto ändern>). Wie stelle ich das Wirtschaftsjahr um? Generell wird am Anfang eines neuen Wirtschaftsjahres zunächst nur das Jahr umgestellt, da noch Abschlussarbeiten durchgeführt werden müssen. Dazu gehen Sie wie folgt vor: Beenden Sie Jack an allen Rechnern. Wechseln Sie an den Hauptcomputer von Jack. Am Hauptcomputer starten Sie nun Ihr Jack und wählen <Buchhaltung Stammdaten Einstellungen>. Unter <Wirtschaftsjahr> wird 2006 / 2007 stehen. Ändern Sie 2007 in 2008 und klicken auf <OK>. Nun müssen die Salden erneuert werden. Bestätigen Sie dies mit <OK>. Es wird Ihnen als Start Buchungsjahr 2007 / Monat 01 vorgeschlagen. Wenn Sie ein abweichendes Wirtschaftsjahr verwenden, ist dort ein abweichender Monat angegeben. Der Start des Salden erneuern ist 2007, damit Sie nach dem Salden erneuern in 2007 und in 2008 arbeiten können. Das Salden erneuern dauert je nach Datenbestand zwischen 2 und 30 Minuten. Währenddessen darf niemand im Jack arbeiten. Folgende Fragen können vor dem Jahresabschluss auftreten: Frage: Ich habe auf den Debitoren bzw. den Kreditoren noch offene Salden? Antwort: Es wurde noch nicht für alle Vorgänge die Veranstalterabrechnung durchgeführt. Dies hat zur Folge, dass Kreditoren und Verrechnungskonten noch nicht ausgeglichen sind und auch weitergegebene Rabatte und Provisionen noch nicht auf den entsprechenden Konten auflaufen. Sie können unter <Vorgang Veranstalterabrechnung> diese Vorgänge nach Abreisedatum suchen. Klicken Sie oben rechts auf <offene Rechnungen>, <offene Zahlungen> bzw. <offene Erlöse> und filtern so die jeweils offenen Vorgänge heraus. Weiterhin ist es möglich, dass noch nicht für alle Vorgänge die Abschlussrechnung gedruckt wurde. Leistungen von Veranstaltern, die auf Tabelle 2 (B = Belastung) stehen (siehe <Basisdaten Veranstalter Konten>) und die sonstigen Beträge aus den Reiseanmeldungen (z.b. Gutscheine, Service-Gebühren) sind dann noch nicht auf das zugehörige Umsatzkonto gebucht worden. IATA-/DB-/DER-Werte werden über <Buchhaltung Vorgang/Anmeldung Sammelfaktura Leistungen> verbucht. Zu der genauen Verbuchung dieser Fälle schauen Sie bitte in der Anleitung zur Verbuchung von DB- und IATA-Werten nach und entnehmen dieser auch das einzustellende Verbuchungsdatum. Wenn Sie die Verbuchung dieser Vorgänge durchgeführt haben, können Sie die restlichen Leistungen über <Buchhaltung Vorgang/Anmeldung Sammelfakturierung> verbuchen. Auch wenn Sie diese Punkte überprüft haben, werden noch nicht alle Debitoren und Kreditoren ausgeglichen sein. Das kann daher kommen, dass der Kunde noch nicht alles bezahlt hat oder Sie noch nicht alle Veranstalterzahlungen geleistet haben. Hier muss nichts weiter unternommen werden. Für diesen Fall werden die noch offenen Debitoren und Kreditoren durch den Jahresabschluss automatisch vorgetragen. 2

3 Frage: Wofür benutzt Jack die Verrechnungskonten (diese liegen beim Standardkontenrahmen SKR03 im Kontenbereich 3000)? Antwort: Jack bucht über diese Konten die Erlöse, wenn es sich bei einer Leistung um Veranstalter-Inkasso (Direktinkasso) handelt. Diese Konten können noch nicht ausgeglichen sein, wenn die Rechnung eines Veranstalters schon eingegeben und verbucht wurde ( grünes Häkchen im oberen Bereich der Veranstalterabrechnung), aber noch keine Erlöse gebucht wurden. Frage: Was ist ein Periodenabschluss? Antwort: Mit dem Periodenabschluss können Sie bestimmte Monate sperren, damit nicht mehr in diese Zeiträume gebucht werden kann (z.b. Kundenzahlungen/ Veranstalterrechnungen etc.). Gehen Sie auf <Buchhaltung Abschluss Periodenabschluss>. Setzen Sie einen Haken in die entsprechenden Monate, um diese zu sperren, und entfernen Sie ihn wieder, um ihn freizugeben. Diese Option ist besonders vor einem Jahresabschluss hilfreich, um das Buchen in schon abgeglichene Monate zu verhindern. Frage: Wie funktioniert ein Kontenabgleich? Antwort: Sofern sich Konten in der Buchhaltung ausgleichen sollen, ist es möglich einen Kontenabgleich durchzuführen. Es ist auch möglich, nach Vorgangsnummer und nach Belegnummer abzugleichen. Wählen Sie hierzu <Buchhaltung Abschluss Kontenabgleich> und selektieren die Konten, die abgeglichen werden sollen. Gleichen sich die Buchungssätze aus, wird der Status <OK> vergeben. Diese Status können unter <Buchhaltung Kontenblätter> eingesehen werden. Auf der rechten Seite des Kontenblattes wird in der Spalte <St.> der entsprechende Status angezeigt. Wenn Sie Kontenblätter drucken, können Sie auch nur die abgeglichenen oder nicht abgeglichenen Buchungssätze drucken. Frage: Wo finde ich die Liste Abgrenzung Jahresabschluss? Antwort: Gehen Sie auf <Listen Buchungen> und grenzen Sie nach Abreisejahr ein. Geben Sie die Liste auf den Drucker aus und wählen Sie die Liste Abgrenzung Jahresabschluss. Sollte diese Auswahl nicht zur Verfügung stehen, wenden Sie sich bitte an unseren Support- und Helpdesk (Die Kontaktdaten stehen am Ende dieser Anleitung). Diese Liste zeigt an, für welche Vorgänge veranstalterseitig (Kreditor) oder kundenseitig (Debitor) noch im alten / abzuschließenden Jahr eine Zahlung eingegangen ist, die eine Abreise im kommenden Jahr betrifft. Für den Jahresabschluss gehen Sie nun wie folgt vor: Drucken Sie sich vor dem Abschluss die Saldenlisten und Kontenblätter aller Konten zur Kontrolle aus. Prüfen Sie weiterhin folgende Punkte: o <Buchhaltung Zahlungskontrolle> Suchen Sie hier nach offenen Vorgängen der Kunden aus dem Abreisejahr. Sie können nach Datum oder nach Kundennummer eingrenzen. Bitte grenzen Sie dabei einen großen Fälligkeitszeitraum ein (z.b ). Es wird vorgangsbezogen in der Karteikarte <Termine> geprüft, welche Anzahlungen und Restzahlungen noch nicht geleistet sind. Mit Hilfe der Schaltfläche <Abfrage> können Sie Ihre Abfrage auch weiter auf alle Abreisen des abzuschließenden Jahres 3

4 einschränken (z.b. Abreise - größer als und - Abreise - kleiner als ) und so die Vorgänge mit Abreise aus dem Jahr 2007 selektieren. Diese Liste prüft nicht die Buchhaltung, sondern nur die Vorgänge, die noch nicht bezahlt sind. o <Listen Buchungen> Hier können Sie eine Liste aller noch nicht bezahlten Buchungen abfragen. Geben Sie oben den Abreisezeitraum ein (z.b bis ), setzen links ein Häkchen bei <offene Zahlungen> und entfernen den Haken bei <nicht stornierte Buchungen>. Wählen Sie unten links die Ausgabe an <Vorschau> oder <Drucker>. Nur bei dieser Abfrage erhalten Sie den Reisepreis des Kunden und den noch offenen Betrag nebeneinander dargestellt. o <Vorgang Veranstalterabrechnung> Hier ist zu prüfen, ob noch offene Erlöse oder offene Zahlungen der Veranstalter vorhanden sind. Setzen Sie dazu oben rechts bei <offene Erlöse> und anschließend bei <offene Zahlungen> einen Haken und geben auf der linken Seite das Abreisejahr ein. Nur wenn Sie die Punkte <offene Erlöse> und <offene Zahlungen> jeweils einzeln auswählen, erhalten Sie alle betroffenen Vorgänge. Wenn Sie zusätzlich einen Haken bei <Ink. VA> (Inkasso Veranstalter / Direktinkasso) setzen, bekommen Sie auch die Vorgänge, bei denen Ihnen der Veranstalter etwas schuldet. Auch hier führen Sie eine Abfrage durch. Wenn hier noch offene Vorgänge vorhanden sind, so kann es sein, dass sich Debitoren und Kreditoren nicht ausgleichen (siehe oben). o <Buchhaltung Vorgang/Anmeldung Sammelfakturierung> Hier grenzen Sie nach Abreisejahr ein und bekommen alle noch nicht verbuchten Vorgänge. Sollten Ihnen verbuchte Vorgänge angezeigt werden, so kann es sein, dass Debitoren, Kreditoren und/oder Sonstige Erlöse noch nicht verbucht sind (siehe Folgende Fragen können vor dem Jahresabschluss auftreten ). o <Buchhaltung Vorgang/Anmeldung Prüfliste Vorgangsbuchhaltung> Die vorgangsbezogene Buchhaltung lässt sich mit diesem Menüpunkt kontrollieren. Es wird geprüft, welche Konten sich für die Jack-Vorgänge noch nicht ausgeglichen haben. Sie können dabei festlegen, dass bestimmte Konten nicht berücksichtigt werden. Wählen Sie bitte diese Option für die im Folgenden genannten Konten: Erlöskonten, Steuerkonten, Finanzkonten, Sammelzahlungskonten (diese verhalten sich wie Finanzkonten), Rabattkonten und Gutscheinkonten. Hingegen sollten die folgenden Konten ausgeglichen sein, wenn ein Vorgang abgeschlossen und bezahlt ist: Debitoren, Kreditoren und Verrechnungskonten. Alle anderen Konten und Vorgänge prüfen Sie bitte z.b. durch Aufrufen des Vorgangsjournals. Die Liste darf am Ende nur noch Vorgänge enthalten, die berechtigt offen sind, weil z.b. der Kunde noch nicht komplett bezahlt hat. In diesem Fall können Sie mit einem Rechtsklick auf die Zeile und der Funktion Status OK setzen den Vorgang auf geprüft stellen. So geprüfte Vorgänge können bei zukünftigen Abfragen der Liste auch ausgeblendet werden. 4

5 Sie können hierüber Vorgänge herausfinden, die nicht korrekt verbucht wurden oder im Rahmen einer Sammelzahlung noch eine Rundungsdifferenz enthalten. Bitte wenden Sie sich bei Fragen hierzu an unseren Support- und Helpdesk. o <Buchhaltung Auswertungen Steuerauswertung> In Jack sollten Konten nur mit einem Steuersatz bebucht werden. Wenn Sie z.b. Büromaterial mit 7% Mehrwertsteuer kaufen, so soll dieses auf das Konto mit 7% hinterlegter Steuer gebucht werden, Büromaterial mit 19% soll auf ein separates Konto mit 19% hinterlegter Mehrwertsteuer gebucht werden. Mit der Steuerauswertung können Sie Buchungssätze aufspüren, bei denen die gebuchte Steuer nicht der Steuer entspricht, die in dem Konto hinterlegt ist. Auch wenn ein steuerfreier Erlös auf ein steuerfreies Erlöskonto gebucht wird und hinterher das Erlöskonto auf 19% Umsatzsteuer geändert wird, wird dies in der Steuerauswertung ausgegeben. Entweder wird der hinterlegte Steuersatz bei dem Konto geändert oder die Buchungen werden korrigiert. Bitte kontaktieren Sie bei Fragen unseren Support- und Helpdesk. Führen Sie nun, nach diesen Abschlussarbeiten, erneut eine Datensicherung durch und drucken die Saldenlisten und Kontenblätter für den Steuerberater aus. Eventuelle Nachbuchungen, die Ihr Steuerbüro wünscht, sollten noch vor dem Jahresabschluss durchgeführt werden. Kontrollieren Sie, ob an allen Rechnern Jack geschlossen ist und wechseln Sie an den Hauptrechner. Während des eigentlichen Jahresabschlusses darf Jack an keiner anderen Arbeitsstation geöffnet werden. Starten Sie Jack und gehen auf <Datei Dateien Reorganisation>. Jack wird dadurch geschlossen und es öffnet sich ein neues Fenster. Gehen Sie hier auf <Alle Alle Dateien>. Alle Daten in Jack werden nun auf Ihre Konsistenz geprüft. Es dürfen während der Reorganisation keine Fehler auftreten. Fehler sind daran zu erkennen, dass das Programm anhält und Sie eine Meldung mit <OK> bestätigen müssen. Wenden Sie sich bei aufgetretenen Fehlern bitte an unseren Support- und Helpdesk. Sollte alles fehlerfrei durchlaufen, so erhalten Sie einen leeren Bildschirm, den Sie wieder schließen können. Starten Sie nun Jack und wählen <Datei Dateien Salden erneuern>. Bestätigen Sie die Meldung mit <Ja>. Es wird Ihnen vorgeschlagen, ab wann die Salden erneuert werden sollen. Verändern Sie diese Angaben nicht und bestätigen nur mit <OK>. Hierdurch wird die Buchhaltung geprüft und neu aufgebaut. Es erscheint keine explizite Meldung, dass alles korrekt durchgeführt wurde, sondern das Fenster schließt sich automatisch. Die Anzeige kann sich unter Umständen bereits nach 60% schließen, dies bedeutet nur, dass Jack keine weiteren Buchungssätze gefunden hat und alles korrekt abgearbeitet wurde. Zum Jahresabschluss selbst gehen Sie nun auf <Buchhaltung Abschluss Jahresabschluss>. Kontrollieren Sie im oberen linken Bereich das abzuschließende Jahr. Ist dies nicht korrekt, so muss zuvor das Wirtschaftsjahr umgestellt werden (siehe Wie stelle ich das Wirtschaftsjahr um? ). Weiterhin kann unten links angeklickt werden, welche Konten vorgetragen werden sollen. Man trägt die Debitoren- und die Kreditorenkonten vor. Die Finanzkonten werden bereits beim Jahreswechsel manuell über <Buchhaltung Buchen> vorgetragen 5

6 (z.b. Bank/Kasse). Erlöskonten werden gar nicht vorgetragen, da diese am Jahresanfang neu beginnen. Die Funktion <mit Schlussbilanzbuchung> bucht im alten Geschäftsjahr am den vorhandenen Saldo aus. So stehen am Ende des Jahres die Salden auf 0. Dies wird von einigen Steuerbüros verlangt. Hinweis: Wenn Sie diesen Punkt (mit Schlussbilanzbuchung) benutzen, ist es nicht mehr möglich, eine Summen- und Saldenliste für das alte Jahr zu drucken. Wenn Sie nun mit <OK> bestätigen, so wird automatisch ein Salden erneuern durchgeführt. Hier, wie auch bei späteren Nachfragen, verändern Sie die Angaben zum Start Buchungsjahr / Start Buchungsmonat nicht. Nach diesem ersten Salden erneuern trägt Jack die Salden vor und es folgt noch ein zweiter Durchlauf des Salden erneuern mit veränderten Daten. Bestätigen Sie mit <OK>. Der Jahresabschluss wurde nun durchgeführt. Was passiert beim Jahresabschluss? Beim Jahresabschluss wird das Wirtschaftsjahr umgestellt und die Salden übertragen. Es wird beim Übertragen auf die unter <Buchhaltung Stammdaten Einstellungen> hinterlegten Saldenvortragskonten gebucht. Auch nach einem Jahresabschluss kann das Wirtschaftsjahr zurückgestellt und Kontenblätter aus vorherigen Jahren ausgedruckt werden. Für Rückfragen steht Ihnen unser Support- und Helpdesk unter der Nummer Tel. +49 (0) 22 05/ oder Fax +49 (0) 22 05/ oder Jacksupport@Bewotec.de gerne zur Verfügung. Hallo, ich bin Jack! Ich wünsche Ihnen weiterhin viel Erfolg! 6