Inhaltsverzeichnis Seite 2 von 53

Transkript

1

2 Inhaltsverzeichnis Der Kontoplan... 4 Kontoart... 6 Bankkonto... 6 Postkonto... 6 Kassenkonto... 6 Kontenklassen... 7 Buchungen erfassen... 9 Rapporte... 9 Funktionen... 9 Rapport-Typen Perioden Konto Einzelbuchung Sie können hier die einzelnen Buchungen korrigieren Sammelbuchung Korrekturen (zahlte Belege aus dem Hilfsbüchern) Journal Funktionen Export/Import Buchungs-Vorlagen Konten-Vorlage Journal-Vorlage Buchen mit Vorlagen Buchen mit Fremdwährung Währungsausgleich Währungsausgleich in den Hilfsbüchern Kreditoren Debitoren Gesamtrechnung Bilanz und Erfolgsrechnung Auswertungen Saldodifferenzen finden Zusatzrechnung Budget und Archiv Archiv Archivzahlen manuell aufbereiten Archivzahlen automatisch aufbereiten Budget Budget-Gruppen Monatsbudget Die Mehrwertsteuer MwSt.-Codes Buchungen mit 100% Mehrwertsteuer Funktionen Saldosteuern MwSt.-Abrechnung Seite 2 von 53

3 MwSt.-Guthaben Umbuchung Guthaben erhalten Guthaben an MWSt-Abrechnung abziehen MwSt.-Nachweis Der Jahreswechsel Vor dem 20. Dezember Bis zum 31. Dezember Kontrolle der Buchungen Integritäts-Check Kontrolle Kontrollkonten Anfang Januar Mitte bis Ende Januar Eingangsbilanz Transitorische Buchungen Anhang Seite 3 von 53

4 Der Kontoplan Bei der Erstellung eines neuen Mandanten wird festgelegt, welcher Kontoplan als Vorlage verwendet werden soll. Zur Auswahl steht der KMU- oder der Schweizer 2014-Kontenplan. Die Standard- Kontopläne finden Sie im Anhang dieser Unterlagen. Die Kontonummer kann zwischen einer und sechs Stellen lang und alphanumerisch sein, das heisst Sie können sowohl Zahlen als auch Buchstaben verwenden. Sie können die Kontonummer jederzeit ändern, auch wenn das Konto bereits verwendet wurde. Die vorhandenen Buchungen werden entsprechend auf die neue Konto-Nummer umgeschrieben. Die Bezeichnung ist frei wählbar und zur Ergänzung kann die Bezeichnung2 ebenfalls genutzt werden. In der Gesamtrechnung kann entsprechend gewählt werden, ob die Bezeichnung2 angedruckt wird oder nicht. Der MwSt.-Code wird als Vorschlage-Wert auf dem Konto hinterlegt, kann jedoch für jede einzelne Buchung übersteuert werden. Die Währung wird fix pro Konto hinterlegt. Sobald die erste Buchung auf dem Konto erstellt wurde, kann die Währung nicht mehr umgestellt werden. Konten die in Fremdwährungen geführt werden, werden auf Bilanz und Erfolgsrechnung sowohl mit dem Saldo in der Leitwährung als auch mit der Fremdwährung geführt. Die Währung selber wird nicht gedruckt. Für die Sammelkonto Debitoren und Kreditoren sollte die Leitwährung der Firma übernommen werden. Für Fremdwährungsbelege wird jeweils ein Umrechnungskurs auf der Buchung selbst verwendet Seite 4 von 53

5 Folgende Status stehen auf dem Konto zur Verfügung: Aktiv Gesperrt Inaktiv Spiegelkonto Konto ist aktiv und kann verwendet werden Konto ist temporär gesperrt und kann nicht verwendet werden Konto ist dauerhaft gesperrt und kann nicht verwendet werden Konto kann nicht direkt verwendet werden. Wird in der Bilanz angedruckt, wenn das entsprechende Parallelkonto einen Soll- (bei Passivkonto), bzw. Habensaldo (Aktivkonto) aufweist Als Beispiel sei hier das Bankkonto 1020 in der Kontenklasse AKTIVE. Weist dieses Konto einen Habensaldo aus und es wurde ein entsprechendes Spiegelkonto (z.b. 2020) eingerichtet, wird in der Bilanz das Passivkonto 2020 anstelle des Aktivkonto 1020 angedruckt. Die Detailbuchungen von Zahlungsaufträgen werden nicht direkt auf die Geldkonten gebucht, sondern immer über ein Verrechnungskonto. Grundsätzlich wird dafür das Kontrollkonto 1990 verwendet. Wenn Sie ein anderes Kontrollkonto für ein Bankkonto verwenden möchten, können Sie dieses Konto im Feld Verrechnungskto angeben. Die Komprimierung dient dazu, die Ansicht der Kontenblätter übersichtlicher zu gestalten. Sie haben die Auswahl zwischen den folgenden Einstellungen: Detail Buchung Tag Monat Sämtliche Positionen eines Beleges, einer Buchung werden angezeigt Es wird eine Zeile pro Buchung angezeigt Gruppierung pro Tag auf Gegenkonto und Buchungstext Gruppierung pro Monat auf Gegenkonto und Buchungstext Neben der Übersicht der ausgedruckten Kontenblätter dient die Komprimierung auch dazu, Konten für Mitarbeiter mit Berechtigungsstufe Benutzer auf Journal und Konten unsichtbar zu machen. Das heisst mit anderen Worten, Konten die standardmässig komprimiert (Buchung, Tag oder Monat) sind, sind unter dem Journal nicht sichtbar und die einzelnen Konten nicht auswählbar. Das Feld Kostenstelle erlaubt bereits im Kontenplan zu definieren bei welchen Konten eine Kostenstelle angegeben werden muss und bei welchen eine Eingabe optional ist. Für die Kostenrechnung wird das entsprechende Modul benötigt Seite 5 von 53

6 Kontoart Grundsätzlich wird die Kontoart Standard zugeteilt. Bei einigen Konten muss jedoch eine andere Kontoart gewählt werden. Bankkonto Wird die Kontoart Bankkonto ausgewählt werden die unteren Felder aktiv. Comatic hat einen Bankenstamm hinterlegt, dadurch haben Sie die Möglichkeit die Clearingnummer mit dem Knopf hinter dem Feld zu suchen. Erfassen Sie unter Bank- /PC-Konto ihre eigene Bankkontonummer im korrekten DTA-Format. Sobald eine Internet-Adresse hinterlegt ist, erstellt Comatic bei Kreditoren- und Lohnzahlungen automatisch DTA-Dateien. Bei bekannten Banken erscheinen diese Daten automatisch nach dem Erfassen der Clearingnummer. Die Angaben ESR-Bankname bis ESR-Kunden-Ref. sind für den Andruck des ESR-Einzahlungsscheins nötig. Erst wenn diese Angaben ausgefüllt sind, kann das Konto unter >Verkauf >Rechnungen ausgewählt werden. Nur wenn diese Angaben korrekt sind, kann die Zahlung mittels ESR-Scheins korrekt verarbeitet werden. Postkonto Bei Postkonten müssen Sie nur die ESR-Teilnehmer-Nummer ausfüllen um ESR-Scheine für die Post auszudrucken. Für DTA-Dateien erfassen Sie analog den Bankkonten die eigene PC-Konto-Nummer und eine Internet-Adresse. Kassenkonto Die Kontoart Kassenkonto dient zur Kennzeichnung sämtlicher Bareinlagen. Diese Konten werden jeweils angezeigt, wenn es sich um Barzahlungsfunktionen handelt Seite 6 von 53

7 Kontenklassen Die Kontenklassen dienen zur Einteilung der Konten. Mit den Standard-Kontenplänen wird hier auch eine entsprechende Struktur mitgegeben. Die vorgegebenen Kontenklassen sehen Sie im Anhang bei den beiden Kontenplänen. Für die Bilanz bzw. Erfolgsrechnung wird die Hauptklasse Gesamtrechnung (Kontoklasse1) ausgefüllt. Werden weitere Auswertungen benötigt, können Sie die beide zusätzlichen Klassensets 2 (Kontoklasse2) und 3 (Kontoklasse3) verwenden. Die Struktur kann maximal sechs Stufen aufweisen, also eine Strukturtiefe von sechs Ebenen. Die Indexierung der Klassen ist streng hierarchisch. Mögliche Zeichen sind die Ziffern von 0 bis 9 sowie die Buchstaben von A bis Z. Dabei kann es durchaus Lücken haben, jedoch ist es zwingend, dass die jeweils übergeordnete Klasse existiert. Um die Auswertungen von Comatic korrekt nutzen zu können müssen gewisse Strukturen eingehalten werden. Die ersten beiden Kontenklassen sind für die Bilanz reserviert: 1 Aktiven und 2 Passiven. Alle anderen Kontenklassen bis auf die letzte (Z Intern) gehört zu der Erfolgsrechnung. Die letzte Kontenklasse Z Intern ist für die Zusatzrechnung reserviert. Die Klassenbezeichnung ist nur für den internen Gebrauch bestimmt, auf den Auswertungen erscheint der Titeltext aus den Eigenschaften. Die Eigenschaften sind via Kontextmenü (rechte Maustaste) auf der Kontenklasse aufrufbar Seite 7 von 53

8 Der Totaltext erscheint auf den Auswertungen jeweils am Ende der entsprechenden Kontenklasse. Der Saldotext beim Saldo kann nur bei Hauptgruppen hinterlegt werden und weist ein Zwischenbzw. End-Total der Auswertung aus. Die Vorzeichen-Logik definiert wie der Saldo auf den Auswertungen angezeigt werden soll, das bedeutet soll der Soll-Saldo als positiver Betrag angezeigt werden oder eben der Haben-Saldo. In einigen Auswertungen werden die Haupttotale in Relation zu einer Relationsklasse gesetzt. Das Ergebnis wird in Prozent dargestellt. Pro Auswertung kann nur eine Klasse als Relationsklasse (100%) dienen. Wenn keine Klasse als Relationsklasse definiert wird, werden Relationen zur Gesamtsumme berechnet. Die Checkbox Zusammenfassen bewirkt, dass die jeweilige Klasse als eine Zeile angedruckt wird und keine Detailzahlen der Konten ersichtlich sind. Beachten Sie hier, dass nur dreistellige Klassen zusammengefast werden können. Wenn Sie die Schrift-Attribute und die Darstellungs-Parameter einer bestimmten Klasse definiert haben, können Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche Klassen angleichen die gleichen Angaben auf alle Klassen der gleichen Hierarchiestufe anwenden. Damit sparen Sie viel Aufwand, indem Sie nicht Klasse für Klasse auf die gleichen Parameter einstellen müssen Seite 8 von 53

9 Buchungen erfassen Comatic bietet Ihnen drei Möglichkeiten um zu buchen: Den Rapport, das Konto und das Journal. Es spielt keine Rolle wo Sie die Buchungen vornehmen, solange Sie sich in der entsprechende Maske wohlfühlen. Rapporte Rapporte stellen ein Hilfsmittel dar, um schnell und sicher viele Buchungen zu erfassen, zu kontrollieren und auszudrucken. Der Vorteil der Rapporte liegt darin, dass diese in erster Linie nur provisorisch gebucht werden. Diese Möglichkeit ist die optimale Lösung für das Erstellen der Eingangsbilanz oder auch Abschluss- oder Zwischenabschlussbuchungen. Auch für Personen mit wenig Buchhaltungskenntnissen eignen sich die Rapporte gut. Für die Rapportbezeichnung stehen Ihnen maximal 50 Zeichen zur Verfügung. Bauen Sie ein eigenes System auf, sodass die Übersicht eine logische Reihenfolge erhält. Mögliche Rapportbezeichnungen könnten sein: Kasse Januar, UBS-Auszug Nr. 105, Postkonto Februar oder Abschlussbuchungen, Eingangsbilanz etc. Der Status der Verarbeitung eines Rapports wird in vier Phasen unterschieden: Erfasst Gedruckt Provisorisch Verbucht in Bearbeitung zuletzt gedruckt, Mutationen jederzeit möglich auf Konten ersichtlich, kann nur nach Rückbuchung wieder mutiert werden definitiv auf Konten verbucht, enthält keine Buchungen mehr und kann gelöscht werden Funktionen Übersicht Setzt den Cursor an den Anfang einer neuen Rapport-Definition. Kopiert den angewählten Rapport. Titel kann neu eingegeben werden, Datum kann um gewünschte Anzahl Tage/Monate verschoben werden Rapport wird mit sämtlichen enthaltenen Buchungen gelöscht. Rapporte mit Status Provisorisch können nicht gelöscht werden. Rapport wird gedruckt, bzw. in der Vorschau angezeigt. Die Buchungen werden provisorisch auf die Konten geschrieben, und wirken sich somit auf die Bilanz, Erfolgsrechnung und MwSt-Abrechnung aus. Der provisorisch verbuchte Rapport wird zurückgebucht. Die Buchungen sind nicht mehr in der Finanzbuchhaltung sichtbar. Mutationen sind wieder möglich. Sämtliche Buchungen des Rapports werden definitiv auf die Konten geschrieben. Zurück bleibt eine leer Hülle, die gelöscht werden kann Seite 9 von 53

10 Ermöglicht es einzelne Rapporte von einem anderen Mandant (Kopie des Treuhänders) zu importieren. Erstellt die Eingangsbilanz >Details siehe Punkt Jahresabschluss. Detail Erstellt einen Rapport mit den Transitorischen Rückbuchungen >Details siehe Jahresabschluss. Erstellt eine neue Position. Löscht unwiderruflich die markierte Position. Wechselt den Betrag von Soll auf Haben oder umgekehrt. Rapport-Typen Journal Beim Rapport-Typ Journal wird immer das Soll- und Habenkonto angegeben. Für beide Seiten kann eine Kostenstelle und ein MwSt.-Code angegeben werden. Es können Buchungen aus allen Konten erfasst werden. Dieser Rapporttyp kann für Vorlagen für die Journalbuchungen genutzt werden. Konto Wird ein Rapport mit dem Typ Konto erstellt, wird ein fixiertes Konto (ein Geld-Konto) hinterlegt. Die Sicht erfolgt von diesem Konto aus. Das bedeutet, dass die Buchungsangabe, ob Ein- oder Ausgaben, sich auf dieses Fixkonto (im Beispiel das Konto 1000 Kasse) bezieht. Die Kostenstelle und der Mehrwertsteuercode kann jeweils nur für das Gegenkonto angegeben werden. Es können nur Buchungen von diesem Fixkonto Seite 10 von 53

11 erfasst werden. Kann auch verwendet werden um Vorlagen für Konto-Buchungen zu hinterlegen. Gegenkonto Beim Rapport mit dem Typ Gegenkonto wird ebenfalls auf ein fixiertes Konto (im Beispiel rechts das Konto 1990 Kontrollkonto) gebucht. Jedoch ist hier im Gegensatz zum Rapport-Typ Konto, die Buchungsangabe nicht für das Fixkonto massgebend, sondern für das variable Konto. Dieser Rapporttyp wird für die Eingangsbilanz benötigt. Die Kostenstelle und der MwSt-Code werden hier ebenfalls für das variable Konto angegeben. Perioden Die Option Periode hilft Ihnen, spezielle Buchungsfälle korrekt abzuwickeln. Standard Eröffnung Transitorisch Rückbuchungen Alle normalen Buchungen werden mit Periode Standard gebucht. Nur Buchungen mit dieser Periode werden in der MwSt.-Abrechnung berücksichtigt. Diese Periode wird für die Eingangsbilanz verwendet. Wird diese vom Vor- Jahr übernommen erstellt Comatic die Periode automatisch auf Eröffnung. Sind für transitorische Buchungen reserviert. Sind für Rückbuchungen der erstellten transitorischen Buchungen reserviert Seite 11 von 53

12 Konto Buchungen wie Kassenquittungen oder Bankabschlüsse können Sie auch direkt in den Konten einbuchen, diese Buchungen sind sofort definitiv, können aber mit den entsprechenden Berechtigungen korrigiert oder gelöscht werden. Der Vorteil vom direkten buchen in den Konten ist, dass die Spalten Soll und Haben bei den Geldkonten, von dem aus Sie buchen, in Einnahmen bzw. Ausgaben umbenennt sind. Ausserdem haben Sie immer den laufenden Saldo des Kontos im Blick. Sobald Sie ein Konto ausgewählt haben, werden alle Buchungen dieses Kontos in der hinterlegten Periode (aktueller Monat oder aktuelles Jahr gemäss den Firmeneinstellungen) angezeigt. Sie können die Zeitspanne von bis ändern oder alle Buchungen gemäss Zahldatum auflisten lassen. Einzelbuchung Um Beispielsweise eine Post-Quittung zu buchen, wählen Sie unter >Hauptbuch >Konten das Kassenkonto aus und drücken auf [Neue Buchung] oder die Tastenkombination Alt + n. Geben Sie das Datum der Quittung und einen Buchungstext ein. Erfassen Sie eventuell eine Belegnummer sowie das Gegenkonto und den Mehrwertsteuer-Code. Kontrollieren Sie, dass die Währung korrekt ist und tippen Sie den Betrag unter Ausgaben, bzw. Einnahmen ein. Funktionen Setzt den Cursor auf das Datum einer neuen Buchung Eröffnet eine neue Sammelbuchung. Sie können hier die einzelnen Buchungen korrigieren Seite 12 von 53

13 Sammelbuchung Haben Sie einen Buchungsbeleg wie zum Beispiel eine Quittung mit Papier und Getränken für die Mitarbeiter, die auf mehrere Konten und/oder mehrere Mehrwertsteuer-Codes verteil werden müssen, können Sie eine 1:X-Buchung (Sammelbuchung) erfassen. Passen Sie das Datum an, und geben Sie den Buchungstext für das Sammelkonto, im obigen Beispiel die Kasse, und eventuell eine Belegnummer ein. Erfassen Sie einen Zeilentext, dieser ist auf den einzelnen Aufwand-, bzw. Ertragskonten sichtbar, sowie das Gegenkonto mit der dazugehörigen Kostenstelle und dem Mehrwertsteuer-Code. Der Betrag wird im Soll oder Haben gemäss dem erfassten Gegenkonto eingegeben. Der gesamte Betrag wird automatisch von Comatic berechnet und in der obersten Zeile laufend angepasst. Damit die Mehrwertsteuer korrekt verbucht wird, müssen die Sammelkonti einen Aktiv-, bzw. Passivkonto sein. Funktionen Setzt den Cursor auf den Zeilentext einer neuen Zeile. Löscht endgültig die markierte Zeile. Eröffnet eine neue Sammelbuchung Seite 13 von 53

14 Korrekturen (zahlte Belege aus dem Hilfsbüchern) Neben der reinen Finanzbuchhaltung-Buchungen haben Sie auch die Möglichkeit die Kontierung von bereits gezahlten Debitoren-, Kreditoren- oder Lohn-Buchungen zu korrigieren. Wählen Sie das entsprechende Sammelkonto (Debitoren, Kreditoren oder Lohn) aus, suchen Sie den gewünschten Beleg und markieren Sie diesen. Anschliessend klicken Sie auf den Knopf [Korrekturen ]. Comatic ruft nun die Kontierungsdetails dieses Belegs auf. Hier kann nun das Konto und die Kostenstelle geändert werden. Nicht möglich ist eine Mutation des Mehrwertsteuer-Codes, da dies eine Neuberechnung der Buchung und eventuell eine Veränderung des Betrags verursachen würde. Der Buchungstext kann nur in Kreditor-Rechnungen Seite 14 von 53

15 Journal Das Journal bietet die Möglichkeit an, sämtliche Buchungen, die in der Finanzbuchhaltung sind auf einen Blick zu sehn. Die Buchungen können auf das Belegdatum oder Buchungsdatum (= Erfassungsdatum) eingegrenzt werden. Im Gegensatz zum >Hauptbuch >Konten jedoch nicht auf ein Konto. Natürlich haben Sie auch hier die Möglichkeit einen Filter zu setzen, beachten Sie dabei, dass die Konten gemäss Finanzbuchhaltung im Soll und Haben aufgeführt sein kann. Sie können auch in dieser Ansicht Buchungen erfassen. Hier ist zu erwähnen, dass für die Erfassung direkt im Journal gewisse Buchhaltungs-Kenntnisse vorausgesetzt sind, da hier im Gegensatz zum Rapport oder Konto mit Soll und Haben gearbeitet wird. Hier haben Sie analog dem Konto die Möglichkeit eine neue Einzelbuchung oder eine Sammelbuchung zu machen. Die Einzelbuchung kann entweder mit dem Knopf [Neue Buchung] oder Alt + n und die Sammelbuchung mit [Neue 1:X-Buchung] oder Alt + x erstellt werden. Beim Buchungssatz kann pro Konto die Kostenstelle und den Mehrwertsteuer-Code eingegeben werden Seite 15 von 53

16 Funktionen Setzt den Cursor auf das Datum einer neuen Buchung Analog > Hauptbuch >Konten >Sammelbuchungen Analog >Hauptbuch >Konten >Korrekturen Wechselt Soll und Haben bei einer reinen FiBu-Buchung Druckt, bzw. zeigt eine Vorschau des gesamten Journals gemäss den oben angewählten Selektionen aus. Auf der letzten Seite ist eine MwSt.-Rekapitulation aufgeführt. Export/Import Bei dem Export und Import handelt es sich um die Treuhand-Schnittstelle. Der Treuhänder nimmt für den Abschluss des Geschäftsjahrs eine Kopie der gesamten Datenbank zu sich und erfasst auf dieser die entsprechenden Abschlussbuchungen. Anschliessend startet er im Journal zwei Exporte: Einmal den Export sämtlicher geänderter Buchungen und einmal einen Export über sämtliche hinzugefügten Buchungen. Es wird jeweils beim Export einer CSV-Datei erstellt. Diese Datei kann nun auf der produktiven Datenbank, auf der in der Zwischenzeit weitergearbeitet wurde, importiert werden. Beim ersten Import, die Buchungen mit angepassten Buchungen, beineinhaltet, die Option Bestehende Buchungen ersetzen aktiviert wird, ist diese Checkbox beim zweiten Import (neue Buchungen) deaktiviert. Ist die Checkbox aktiviert nimmt Comatic einen Vergleich des Primärschlüssels (Buchungs_ID) vor und ersetzt so die vorhandenen Buchungen. Bei einer deaktivierten Checkbox Ersetzen fügt Comatic die Buchungen als neue Datensätze ein und vergibt entsprechend auch eine neue Buchungs_ID Seite 16 von 53

17 Buchungs-Vorlagen Um das Eingeben von Buchungen, die regelmässig wieder auftauchen, zu erleichtern, können Buchungs-Vorlagen erstellt werden. Diese Vorlagen werden als Rapporte erfasst. Dabei wird unterschieden zwischen Buchungen im Konto und Buchungen im Journal. Konten-Vorlage Unter >Hauptbuch >Rapporte wird ein neuer Rapport erstellt. Als Namensgebung empfiehlt sich zum Beispiel der Text Kassen-Vorlage. Der Typ dieses Rapports muss Konto sein und als Fixkonto wird das entsprechende Konto direkt ausgewählt. Nun werden sämtliche wiederkehrende Buchungen, wie zum Beispiel Miete, Geldtransfer, Porto etc. erfasst. Bei Buchungen mit einem variablen Betrag wird der Betrag auf null stehen gelassen. Sind sämtliche Buchungen erfasst, wird der Rapport mit Status Erfasst stehen gelassen. Journal-Vorlage Für eine Buchungs-Vorlage im Journal können Sie analog dem Konto vorgehen, allerdings muss der Rapporttyp Journal gewählt werden. Der Betrag kann analog der Konten-Vorlage leergelassen werden. Der fertige Rapport bleibt auf Status Erfasst Seite 17 von 53

18 Buchen mit Vorlagen Alle erfassten Rapporte mit Typ Konto sind unter >Hauptbuch >Konten und alle mit Typ Journal unter >Hauptbuch >Journal im Dropdown Vorlagen ersichtlich. Wählen Sie den Rapport aus, den Sie als Vorlage verwenden möchten. Nun wird bei der Erfassung der nächsten Buchung im Buchungstext eine Auswahlliste zur Verfügung gestellt, in der die einzelnen Rapport-Buchungen ausgewählt werden können. Somit muss lediglich das Datum und allenfalls der Betrag noch eingegeben werden. Mit dem Knopf [Buchen] können Sie alle Buchungen mit erfasstem Betrag aus dem Rapport erstellen. Die Buchungen erhalten allesamt das Buchungsdatum aus dem Feld Datum Seite 18 von 53

19 Buchen mit Fremdwährung Um mit Fremdwährungen in Comatic zu arbeiten brauchen Sie nichts weiter, als die Währungstabelle (>Stammdaten >Währungen) mit Ihren Währungen zu ergänzen. Sie haben die Möglichkeit jeden Monat die jeweiligen Kurse von Comatic herunterzuladen. Aktivieren Sie einfach die Option Amtliche Wechselkurse automatisch vom Internet laden oder holen Sie die Kurse manuell über [Download]. Es handelt sich dabei um die amtlichen, steuerbereinigten Kurse. Achtung: Sie können sie amtliche Wechselkurse nur verwenden, wenn Sie CHF Ihre Leitwährung ist. Bei Buchungen in Fremdwährung müssen Sie jeweils den entsprechenden Betrag in der Fremdwährung angeben, Comatic rechnet dann automatisch den Leitwährungs-Betrag gemäss hinterlegtem Kurs aus. Falls Sie mit den amtlichen Wechselkursen arbeiten, holt Comatic auf Grund des Buchungsdatums den gültigen Kurs aus der Tabelle. Werden die Kurse erst nachträglich geholt, werden bestehende Buchungen nicht neu gerechnet. Bei Finanzbuchhaltungsbuchungen können Sie auch manuell den berechnenden Leitwährungsbetrag überschreiben bzw. korrigieren. Auf dem Ausdruck des Kontos sehen Sie dann beide Beträge. Auch die Gesamtrechnung zeigt Ihnen bei einem Fremdwährungskonto jeweils die Fremdwährung und den Leitwährungs-Saldo an Seite 19 von 53

20 Währungsausgleich Damit die CHF-Saldi Ihrer Fremdwährungskonten auf der Bilanz auch mit dem Bank- bzw. Postauszug übereinstimmen, müssen Sie einen Währungsausgleich buchen. Wählen Sie die Zeitperiode für welche Sie den Währungsausgleich buchen wollen unter >Hauptbuch >Währungsausgleich aus. Der Saldo (in der Fremdwährung) und der Buchsaldo (in CHF) sämtlicher Konten die in Fremdwährungen geführt werden, werden angezeigt. Aufgrund des Buchkurses aus dem Währungsstamm per Datum bis: wird der aktuelle Saldo berechnet und daraus ergibt sich die Differenz zum Buchsaldo. Eine positive Differenz bedeutet einen Währungsgewinn, eine negative Differenz einen Währungsverlust. Der Buchkurs kann für die automatische Ausgleichsbuchung angepasst werden. Dadurch wird jedoch nicht der Kurs im Währungsstamm verändert. Bei hohen Kursschwankungen wird eine entsprechend hohe Differenz ausgewiesen. Für die Ausgleichsbuchung wählen Sie das entsprechend Währungsausgleichs-Konto und allenfalls eine Kostenstelle. Mit dem Knopf [Verbuchen] wird für sämtliche Konten, die in der Spalte OK ein Häkchen gesetzt haben, ein entsprechender Buchungssatz erstellt Seite 20 von 53

21 Währungsausgleich in den Hilfsbüchern Werden Kreditoren- oder Debitorenrechnungen in Fremdwährungen über einen Konto das in der Leitwährung geführt wird bezahlt, müssen Sie einen Währungsausgleich buchen damit der Konto- Saldo stimmt. Um offene Posten Differenz zu verhindern bucht Comatic die Zahlung immer zum selben Kurs wie die Rechnung. Kreditoren Die Zahlungen in Fremdwährung erfolgen genau gleich wie alle anderen Zahlungen auch. Wenn Sie dann die Belastungsanzeige erhalten, suchen Sie unter >Kreditoren >Kreditoren-Zahlungsarchiv Ihren Zahlungsauftrag. Markieren Sie unter Sammelbuchungen Ihre Fremdwährungszahlung, damit Sie den Währungsausgleich buchen können. Erfassen Sie eine evtl. Kostenstelle und passen Sie die Belastung in der Leitwährung an. Debitoren Erhalten Sie Zahlungen von Kunden in Fremdwährungen müssen Sie diese manuell unter >Debitoren >Zahlungen buchen. Und zwar mit zwei Buchungen. Die erste Buchung erfolgt wie eine ganz normale Zahlung, achten Sie aber darauf, die Währung umzustellen und den Betrag in der Leitwährung anzupassen. Mit der zweiten Buchung buchen Sie dann den Kursausglich indem Sie den entsprechenden Buchungstext auswählen. Passen Sie die Währung an und verbuchen Sie die Rechnung mit Ihrer erfassten Zahlungen Seite 21 von 53

22 Gesamtrechnung Comatic ERP bietet Ihnen eine Vielzahl von Auswertungen. Neben Bilanz und Erfolgsrechnung stehen auch individuell definierte Listen zur Auswahl. Für jeden Auswertungstyp existieren die Darstellungen Standard, Mehrjahresvergleich und Monatsvergleich. Zudem lässt sich jede Liste auch in Kurzform darstellen. Bei den Datenbeständen wählen Sie zwischen den aktuellen Salden, den Vorjahren und den Budgetzahlen. Der Zeitraum lässt sich manuell anpassen. Sie können die jeweiligen Einstellungen speichern, damit Sie diese nicht jedes Mal erneut eingeben müssen. Klicken Sie dafür einfach auf den Knopf [Einst. Speichern] und geben Sie eine entsprechende Bezeichnung ein. Die Bilanz umfasst sämtliche Konten der Klassen 1 und 2, die Erfolgsrechnung läuft von Hauptklasse 3 bis zur vorletzten Hauptklasse. Die höchste Hauptklasse des Kontenplans ist per Definition eine interne Klasse. Alle darunter angefügten Klassen und Konten sind intern, und werden weder in der Bilanz noch in der Erfolgsrechnung berücksichtigt. Die Zusatzrechnung (der letzten Kontoklasse) kann für Buchungen verwendet werden, welche zum Beispiel nur in der Kostenrechnung wirksam sein dürfen oder in der Gewinn-Verteilung. Neben dem Standard-Kontenplan können die Konten noch in zwei weiteren Ebenen in Klassen eingeteilt werden. Diese Ebenen werden als Auswertung 2 und 3 angesprochen. Damit lassen sich zusätzliche Listen wie z.b. Management-Rechnungen oder Mittelflussrechnungen erstellen Seite 22 von 53

23 Bilanz und Erfolgsrechnung Für den definitiven Abschluss kann die Bilanz mit einem Titelblatt ausgedruckt werden. Bei der Bilanz sowie der Erfolgsrechnung kann ausgewählt werden, ob die Konten mit Null-Salden angedruckt werden sollen oder nicht. Ebenfalls ist es möglich anzugeben, ob die Bezeichnung 2 der Konten ausgegeben werden soll. Standardmässig wird das heutige Datum als Druckdatum übernommen, dies kann jedoch überschrieben werden. Falls Sie mit der Kostenrechnung arbeiten, haben Sie auch die Möglichkeit auf eine oder mehrere Kostenstellen zu sortieren. Die Ausgabe definiert wie detailliert die Auswertung gedruckt werden soll. Folgende Möglichkeiten stehen zur Auswahl: - Normal: Die Einstellung wird gemäss Kontenklassen übernommen - Detailliert: Sämtliche Konten werden angedruckt - Kurzform: Nur die Klassentotale werden ausgegeben Seite 23 von 53

24 Auswertungen Müssen Sie z.b. eine Mittelflussrechnung ausdrucken, können Sie die Auswertung 2 dafür verwenden. Unter >Stammdaten >Konten >Auswertung 2 müssen Sie zuerst die Konten in die entsprechenden Kontenklassen einteilen. Wir haben die Klassen Mittelzuflüsse und Mittelabflüsse gemacht. Die Kontenklasse "Mittelabflüsse" ist noch in Abflüsse, Personalkosten und Betriebskosten unterteilt. Nach dem Einrichten der Kontenklassen in Auswertung 2 müssen Sie die Konten verteilen. Suchen Sie Ihr Konto, und halten Sie unter Kontenklasse 2 fest, in welche Kontenklasse das Konto gehört. Unter >Hauptbuch >Gesamtrechnung können Sie Ihrer Auswertung noch einen Titel geben und ausdrucken. Die Darstellung können Sie mit Hilfe der Kontenklassen ändern (siehe Kontenklassen) Seite 24 von 53

25 Saldodifferenzen finden Weist die Bilanz und die Erfolgsrechnung zwei unterschiedliche Salden aus, gibt es ein paar einfache Möglichkeiten die Differenz ausfindig zu machen. Zusatzrechnung Als erstes sollte kontrolliert werden, ob die Zusatzrechnung einen Betrag enthält. Die Zusatzrechnung zeigt Ihnen sämtliche Buchungen, die auf ein Internes Konto zum Beispiel das Konto 9999 gebucht wurden. Diese Buchungen müssen für den Jahresabschluss entsprechend umgebucht werden. Sollten auch nach der Kontrolle der Zusatzrechnungen noch Differenzen vorhanden sein, können diese allenfalls via des Integritäts-Checks identifiziert werden. Weitere Informationen zum Integritäts-Check finden Sie unter dem Absatz Der Jahreswechsel > Kontrolle der Buchungen > Integritäts-Check Seite 25 von 53

26 Budget und Archiv Im Menü >Hauptbuch >Budget und Archiv werden einerseits die Archivzahlen angezeigt, und andererseits kann hier das Budget gepflegt werden. Archiv Die Archivzahlen werden beim Erstellen der Eingangsbilanz generiert und dienen vor allem der Performance bei der Generierung von Statistiken. In der Gesamtrechnung sind diese Archivzahlen gut ersichtlich. Bei einem Jahresvergleich wird beim Vorjahr automatisch die Checkbox Archiv bei der Datenquelle angewählt. Wurden im Nachhinein Buchungen im Vorjahr vorgenommen und die Eingangsbilanz manuell korrigiert, führt dies dazu, dass die Archivzahlen eine Differenz zur effektiven Schlussbilanz aufweisen. In diesem Fall können die Zahlen im Archiv direkt neu aufbereitet werden. Die Archivzahlen können manuell überschrieben werden, um Tippfehler zu vermeiden und allfällige Buchungsfehler sichtbar bleiben, ist die automatische Generierung via Eingangsbilanz zu empfehlen. Archivzahlen manuell aufbereiten Stellen Sie die Auswahl auf Archiv, und wählen Sie das entsprechende Geschäftsjahr aus. Mit dem Button Alle Zahlen löschen werden sämtliche Zahlen der gewählten Periode gelöscht. Das Archiv ist somit für das gewählte Geschäftsjahr leer. Mit dem Button Zahlen aus Saldi bilden werden die Zahlen gemäss den effektiven Buchungs-Saldi neu gebildet und in das Archiv geschrieben. Dadurch werden allfällige Korrekturen im Vorjahr berücksichtigt. Archivzahlen automatisch aufbereiten Bei der Erstellung der Eingangsbilanz haben Sie die Checkbox Vorjahreszahlen aufbereiten. Ist diese aktiv, werden allfällige vorhandene Archivzahlen der gewählten Periode gelöscht, und das Archiv neu geschrieben Seite 26 von 53

27 Budget Wenn das Budget eingegeben werden soll, muss der Radio-Button auf Budget stehen und das gewünschte Geschäftsjahr ausgewählt werden. Das Budget kann pro Konto und Kostenstelle eingegeben werden. Die beiden Register Kontensicht und Kostenstellensicht führen die Liste unten entsprechend auf: Bei der Kontensicht sind sämtliche Aufwands- und Ertragskonten links aufgeführt, bei der Kostenstellensicht die Kostenstellen. Entsprechend können entweder die Kostenstellen oder die Konten über den Spalten selektiert werden. Die Gewichtung des Budgets erfolgt standardmässig linear. Mit dem Button Linear kann die Gewichtung nach Mutation wieder auf linear, das heisst 8.333% pro Monat, zurückgestellt werden. Wird die Gewichtung geändert wird im Monat Dezember automatisch die Differenz auf 100% berechnet. Entsprechend können auch nur die Monate Januar bis November eingegeben werden. Mit dem Button Neu rechn. wird das Budget im Hintergrund gemäss der Gewichtung auf die Monate verteilt. Das Ergebnis ist in der Erfolgsrechnung (Menü >Hauptbuch >Gesamtrechnung) ersichtlich Seite 27 von 53

28 Budget-Gruppen Die Budget-Gruppen dienen zwei unterschiedlichen Zwecken: Einerseits kann die Selektion der Kostenstellen, beziehungsweise in der Kostenstellensicht der Konten gespeichert werden, um so die unterschiedlichen Budgetzahlen einzugeben und in einer Übersicht zu haben. Andererseits kann über die Budgetgruppe die Gewichtung geändert werden. Um mit unterschiedlichen Gewichtungen arbeiten zu können, muss das Budget zwingend auf der Kostenstelle eingegeben werden. Soll das Budget nicht auf eine effektive Kostenstelle gebucht werden, muss eine neue Budget-Kostenstelle eröffnet werden. Mit dem Button Gruppe speichern werden alle Budget-Gruppen eröffnet. Die Gruppenbezeichnungen können entweder in Text- oder Zahlenform eingegeben werden. In unserem Beispiel unten arbeiten wir mit zwei Gruppen, eine für die lineare und eine für die nicht lineare Berechnung. Wählen Sie die erste Gruppe und geben Sie die Gewichtung ein. Erfassen Sie die dazugehörigen Konten mit dem Budget-Betrag für das ausgewählte Jahr. Die Speicherung erfolgt automatisch sobald das Konto und Betrag ausgewählt worden ist. Berechnen Sie mit [Neu rechn.] die Bewertung neu und speichern Sie zum Abschluss die Gruppe neu. Wiederholen Sie für die restlichen Gruppen. Mit dem Button wird die gewählte Budget-Gruppe gelöscht Seite 28 von 53

29 Beispiel Budget-Gruppen In dem folgenden Beispiel wurden drei Budget-Gruppen mit unterschiedlichen Gewichtungen erstellt. Da die einzelnen Kostenstellen nicht budgetiert werden, wurde in diesem Beispiel nur auf die Kostenstelle 100 Budget gebucht. Je nach Budgetierung ist es empfehlenswert eine separate Kostenstelle für das Budget zu eröffnen. Gruppe Linear mit Personalaufwand (Gewichtung 8,333% pro Monat) Gruppe Nicht Linear mit Ertrag Auswertung: >Hauptbuch >Gesamtrechnung (Format: Monatsvergleich, Datenquelle: Budget, Auswertung: Erfolgsrechnung) Seite 29 von 53

30 Monatsbudget Die eben erwähnte Methode um das Budget gemäss Gruppen unterschiedlich zu bewerten bedingt, dass Sie nur zwei unterschiedliche Bewertungen haben oder Sie müssen mit Kostenstellen arbeiten. Eine andere und einfachere Methode ist das Budget pro Konto und Monat zu erfassen: Unter >Hauptbuch >Monatsbudget ist es möglich: Hier können Sie jedes einzelne Konto mit unterschiedlichen Beträgen pro Monat und falls notwendig per Kostenstelle, in dem Sie oben auch noch eine Kostenstelle auswählen Seite 30 von 53

31 Die Mehrwertsteuer MwSt.-Codes Damit die Mehrwertsteuer-Abrechnung korrekt erstellt werden kann, müssen die Mehrwertsteuer- Codes korrekt eingerichtet sein. Diese sind unter >Stammdaten >MwSt.-Code zu finden. Der Code selbst ist frei definierbar. Bei der Erfassung sollte überlegt werden, ob sprechende Codes verwendet werden oder nicht. Standardmässig sind die Vorsteuer-Codes in Comatic als dreistellige Ziffern eingegeben. Die Umsatzsteuern tragen bei den Standard-Codes einen sprechenden Code. Wie zum Beispiel Codes mit B für Brutto (inkl. MwSt.) oder N für Netto (exkl. MwSt.) gefolgt vom Prozentsatz. In der Spalte Ziffer wird die Verknüpfung mit der Mehrwertsteuerabrechnung hinterleg. Halten Sie also hier fest welchen Code wo auf der Abrechnung gedruckt werden muss. Diese Zuteilung kann, im Gegensatz zu den Prozentsätzen, auch nachträglich geändert werden. Wichtig: Die Mehrwertsteuer kann nur inklusive berechnet werden, wenn die Checkbox Inkl. auf dem Code gesetzt ist. Achten Sie darauf, dass diese Checkbox entsprechend der Bezeichnung aktiv oder inaktiv ist. In der Spalte Steuer-Satz wird der Prozentsatz des Steuercodes eingegeben, dieser Satz wird auf den Kundenbelegen gedruckt. Der Anteilsatz wird normalerweise auf 100% belassen, kann aber aufgrund der Gesetzgebung bei gewissen Codes angepasst werden. Im Kalkulationssatz wird der effektiv anzuwendende Prozentsatz aufgeführt. Diese Spalte wird vom System automatisch aufgrund des Steuersatzes und des Anteilsatzes berechnet. Der Abrechnungssatz berechnet die effektive Mehrwertsteuer-Buchung und somit die Mehrwertsteuer-Abrechnung Seite 31 von 53

32 Es gibt drei unterschiedliche Prioritäten, diese sind massgebend für die Sortierung der Liste. Als erstes werden sämtliche aktuellen Codes aufgeführt, anschliessend die mit der Priorität Vorjahr und zuletzt die archivierten. Die beiden Daten Gültig ab und Gültig bis beachten das Belegdatum, d.h. ein Code mit dem Gültig bis -Datum , kann nur für Belege mit einem Datum kleiner verwendet werden. Buchungen mit 100% Mehrwertsteuer Buchungen mit 100% Steuer wie z.b. Importrechnungen oder Schadenfälle, wo die Versicherung alle Kosten ohne Steuer übernimmt, braucht Comatic keinen speziellen Code. Diese Buchungen werden direkt auf das Vorsteuerkonto mit Mehrwertsteuercode 0 gebucht. Möchten Sie die Buchungen für Statistiken mit einem separaten Code versehen, können Sie einen entsprechenden Code erstellen. Dieser muss aber identisch mit dem Code 0 sein. Funktionen Werden fremdsprachige Belege gedruckt, achten Sie darauf, dass die Mehrwertsteuer-Codes entsprechend übersetzt werden. Die Übersetzungen finden Sie mit Klick auf den Button. Nachdem im Dropdown die entsprechende Sprache ausgewählt wurde, werden sämtliche Mehrwertsteuer-Codes aufgeführt. Der mittlere graue Knopf kopiert die Bezeichnung in die Fremdsprache. Bei einem Wechsel der Mehrwertsteuer können Sie die Funktion nutzen. In dem aufgerufenen Fenster können Sie den bisherigen Satz mit einem Gültig bis -Datum ergänzen und den neuen Satz bestimmen und falls gewünscht mit einem Gültig ab -Datum eröffnen. Es werden sämtliche Codes mit dem bisherigen Satz kopiert und mit dem neuen Satz eröffnet. In der Bezeichnung wird der eingegebene Satz ebenfalls ersetzt. Anschliessend können Sie die Priorität der alten Steuercodes auf Vorjahr stellen. Mit der Funktion MwSt.-Code in Artikel- und Kontenstamm ändern tauscht Comatic die Steuercodes aus. Wählen Sie im ersten Dropdown den alten und im zweiten den neuen Steuercode aus. Anschliessend klicken Sie auf den Knopf [MwSt. ändern]. Führen Sie diesen Vorgang für jeden verwendeten MwSt.-Code durch Seite 32 von 53

33 Saldosteuern Der Saldosatz wird bis und mit Kundenrechnung genau gleich behandelt, wie ein normaler Steuersatz. Auf der Abrechnung wird der Umsatz aber immer Brutto (inkl. Steuer) ausgewiesen und davon wird entsprechend der Saldosatz gerechnet. Bei Saldosteuersatz sollten also die Mehrwertsteuer-Konten keine Bilanzkonten sein, sondern Konten in der Erfolgsrechnung. Um die Saldosteuer einzurichten gehen Sie wie folgt vor: Eröffnen Sie zwei neue Erfolgsrechnungskonto: 1 x Verrechnete Mehrwertsteuer in der Gruppe Ertrag 1 x Zahlte Mehrwertsteuer in der Gruppe Ertragsminderung Entfernen Sie im Kontostamm die hinterlegten MwSt.-Codes bei allen Aufwandskonten sowie die hinterlegten Standard-Codes für Kreditoren in den Firmeneinstellungen. Löschen Sie sämtliche Vorsteuercodes aus >Stammdaten >MwSt.-Codes, falls diese schon verwendet wurden, setzen Sie sie auf Archiv und geben ein entsprechendes Gültig bis -Datum ein. Nun sind nur noch folgende Codes gültig: Keine MwSt. (0), Normalsatz Brutto, Normalsatz Netto, Reduzierter Satz Brutto, Reduzierter Satz Netto und Export. Hinterlegen Sie das Konto Verrechnete Mehrwertsteuer und passen Sie das Formular-Ziffer an bei den noch aktiven Codes, und geben Sie Ihren Saldosteuer-Prozentsatz in der Spalte abrechn. Satz % ein. Auf der Mehrwertsteuer-Abrechnung (>Hauptbuch >MwSt.-Abrechnung) geben Sie im Feld Aufwand-Konto das Ertragskonto Zahlte Mehrwertsteuer ein Seite 33 von 53

34 MwSt.-Abrechnung Ende jedes Quartals wird die Abrechnung für die Mehrwertsteuer-Behörde gedruckt. Sie finden die Abrechnung unter >Hauptbuch >MwSt.-Abrechnung. Wählen Sie das Geschäftsjahr sowie das entsprechende Quartal aus. Bei Saldosteuersatz können Sie um halbjährige Abrechnung zu erstellen, einfach nur das 2. und 4. Quartal ausdrucken. Beim Druck der Mehrwertsteuer-Abrechnung erscheint die Frage, ob die Abrechnung in Ordnung ist und entsprechend verbucht werden kann. Comatic erstellt bei einen MwSt-Schuld eine Kreditor- Rechnung, die der Abrechnung entspricht, und die die entsprechend Steuerkonten saldiert. Als Kreditor wird die Adresse gemäss dem Feld Kreditor MwSt. gewählt. Sobald die Abrechnung verbucht ist, wird das Verbuchungsdatum beim Quartal hinzugeschrieben. Um die Abrechnung zu kontrollieren können Sie die Zahlen mit den jeweiligen Salden der Steuer- Konten vergleichen. Wichtig: Ist die Vorperiode nicht verbucht resp. das Abrechnungsdatum rechts vom Quartal fehlt, enthält die MwSt.-Abrechnung den gesamten Zeitraum. Das Bild oben weisst die Steuer des ersten Halbjahres von 2014 aus. Der Grund hierfür ist, dass Comatic immer die Salden der Steuer-Konten von 1.1.xx bis Ende Quartal übernimmt. So werden auch Änderungen von einer schon abgerechneten Periode automatisch in der nächsten Abrechnung innerhalb des Kalenderjahres mitgenommen. Bei jeder Ziffer ist ein grauer Button platziert. Klickt man auf diesen Button wird das MwSt.-Journal angezeigt. Die Beträge sind jeweils vom 1. Januar bis Ende des gewählten Quartals berechnet. Bereits abgerechnete Umsätze sind als manuelle Korrektur am Ende der Liste vermerkt Seite 34 von 53

35 Als Abrechnungsart kann zwischen Standard (Vereinbartem Entgelt), Vereinnahmt mit Hilfsbüchern und Vereinnahmt ohne Hilfsbüchern (Vereinnahmten Entgelt) gewählt werden. Wobei sich beim vereinbartem Entgelt die Berechnung aufgrund des Belegdatums der Buchungen zusammensetzt und beim vereinnahmten Entgelt aufgrund des Zahldatums der Buchung. Wichtig: Achten Sie darauf, dass die Abrechnungsart nur auf Anfangsjahr geändert wird und nicht während eines laufenden Jahres. Wenn jahrelang mit Comatic gearbeitet worden ist, kann nicht mehr umgestellt werden, ohne eine neue Datenbank zu erstellen. Achtung: Rechnen Sie die Mehrwertsteuer nach vereinnahmten Entgelt ab, müssen Sie die von Comatic erstellte Kreditor-Rechnung sofort über eine MwSt.-Kontrollkonto zahlen. Erfassen Sie dann manuell eine neue Rechnung in der Sie das MwSt.-Kontrollkonto saldieren. Mit den beiden Dropdown-Feldern MwSt.-Formular unter Positionierung können Sie den Ausdruck des Formulars beeinflussen, damit der Andruck entsprechend in die Kästchen des Formulars erfolgt. MwSt.-Guthaben Haben Sie bei der MwSt-Abrechnung ein Guthaben? Comatic saldiert, in diesen Fall die Mehrwertsteuerkonten über der Kontrollkonto: Umbuchung Möchten Sie dieses Guthaben nicht auf dem Kontrollkonto belassen, beziehungsweise wenn es sich um das vierte Quartal handelt, können Sie den Betrag auf ein beliebiges Konto umbuchen. Erstellen Sie, falls noch nicht vorhanden, eine neue Konto wie zum Beispiel MwSt.-Kontrollkonto, und buchen Sie den Betrag via Finanzbuchhaltung (>Hauptbuch >Konten oder >Journal) auf das neue Konto Seite 35 von 53

36 Guthaben erhalten Sobald die Steuerbehörde das Guthaben überweist erstellen Sie die entsprechende Gutschriften- Buchung in der Finanzbuchhaltung: Geldkonto an MwSt.-Kontrollkonto, mit entsprechender Text z.b. Gutschrift MwSt. (zum Beispiel 1020 an 2205). Durch diese Buchung ist das MwSt.-Kontrollkonto wieder saldiert. Guthaben an MWSt-Abrechnung abziehen Wird das Guthaben nicht direkt ausgezahlt, sondern soll an der nächste MWSt.-Abrechnung in Abzug gebracht werden? Sie erstellen die folgende Quartals-Abrechnung wie gewohnt. Ergänzen Sie die erstellte Kreditor-Rechnung mit einer zusätzlichen Position. Erfassen Sie Ihr Guthaben als Minusbetrag und beim Konto wählen Sie das Kontrollkonto aus, auf dem sich das Guthaben befindet (Standardmässig 1990 / das MwSt.-Kontrollkonto). Somit überweisen Sie den gewünschten Betrag der Steuerbehörde, und Ihr Kontrollkonto ist entsprechend wieder saldiert Seite 36 von 53

37 MwSt.-Nachweis Mit dem integrierten Mehrwertsteuer-Nachweis kann die Abrechnung mit der Finanzbuchhaltung verglichen und dadurch kontrolliert werden. Wählen Sie das entsprechende Quartal oder den gewünschten Zeitraum aus, und stellen Sie sicher, dass die Abrechnungsart korrekt gewählt ist. Bei der Umsatzart können Sie unterscheiden, welchen Teil der Mehrwertsteuer-Abrechnung Sie kontrollieren möchten. Comatic Business Software führt Ihnen pro MwSt.-Code und Konto den gebuchten Netto- und Steuerbetrag auf. Für weitere Detail drücken Sie auf den grauen Button in der Liste. So erhalten Sie die einzelnen Buchungen in die Ansicht. Mit dem Button Korrektur können Sie eine Buchung öffnen und korrigieren. Wichtig: Der MwSt.-Code kann nur in offenen Belegen oder Finanzbuchhaltungs-Buchungen angepasst werden. Achtung: Buchungen die mit 100 Prozent Mehrwertsteuer und mit MwSt.-Code 0 verbucht sind, werden unter der Umsatzart Nicht steuerrelevant aufgelistet. Deshalb können Abweichungen zwischen dem MwSt.-Nachweis und der MwSt.-Abrechnung auftreten Seite 37 von 53

38 Der Jahreswechsel Zu einem beliebigen Zeitpunkt wird das neue Jahr eröffnet. Gehen Sie dazu unter >Optionen >Firmeneinstellungen. Wählen Sie die Schaltfläche Neues Jahr. Die Daten werden analog den Einstellungen des Vorjahres übernommen. Wenn Sie in der Symbolliste direkt das Jahr 2015 anwählen und dieses in den Firmeneinstellungen noch nicht eröffnet wurde, werden Sie gefragt, ob Sie das neue Jahr direkt eröffnen möchten. Gibt es im Bereich der Personalbuchhaltung Änderungen (zum Beispiel: Neue AHV-/ALV-/NBUV- Sätze), müssen diese neuen Lohnparameter (>Personal >Lohn-Einstellungen) vor dem Erstellen der ersten Lohnabrechnung heruntergeladen, beziehungsweise manuell eingegeben werden Seite 38 von 53

39 Vor dem 20. Dezember Möchten Sie Buchungen vom neuen Jahr buchen ohne das aktuelle Jahr zu wechseln, so erweitern Sie den erlaubten Buchungszeitraum. Setzen Sie bei dem zu Ende gehenden Jahr unter >Firmeneinstellungen >Buchhaltung das Datum Buchungen bis auf den des neuen Jahres. Achtung: Nur mit Berechtigungen Operator kann dieses Datum übersteuert werden! Müssen noch Kreditorenzahlungen im alten Jahr ausgeführt werden, sollten diese frühzeitig an die Bank übermittelt werden, damit die Zahlung vor den Festtagen ausgeführt werden kann. Ebenfalls sollten sämtliche Lohnzahlungen (inklusive Gratifikation und 13. Monatslohn) jetzt verarbeitet und zur Auszahlung weitergeleitet werden. Bis zum 31. Dezember Kreditoren: Erfassen Sie alle Kreditorenrechnungen. Beachten Sie aber, dass Sie Rechnungen, deren Aufwände bereits das neue Jahr betreffen mit einem Datum im neuen Jahr eingeben. Wir empfehlen Ihnen ein Datum ab dem 3. Januar. Um eine gute Übersicht zu gewährleisten sollte die Eingangsbilanz per , die Transitorischen Rückbuchungen per und alle normalen Buchungen ab dem gebucht werden. Debitoren: Alle im alten Jahr erbrachten Leistungen müssen verrechnet werden. Lager: Das Inventar muss erstellt werden, gedruckt und bereinigt. Achtung: Das Inventar kann nicht rückwirkend erstellt werden! Seite 39 von 53

40 Kontrolle der Buchungen Stellen Sie sicher, dass das Ergebnis der Erfolgsrechnung und der Bilanz mit einander übereinstimmt. Sollten Sie eine Differenz feststellen, nehmen Sie die Zusatzrechnung (Die Auswertung der internen Konten, die weder auf der Bilanz noch auf der Erfolgsrechnung gedruckt werden) in die Seitenansicht um sicherzustellen, dass diese keinen Saldo ausweist. Integritäts-Check Besteht nach der Kontrolle der Zusatzrechnung immer noch eine Differenz, kann diese meist auf technisch bedingte Netzwerk-Ausfälle oder ähnliches zurückgeführt werden. Bei einem Netzwerkoder Server-Unterbruch können Buchungen nicht berechnet werden und führen dadurch zu Differenzen und Fehlbuchungen. Diese Differenzen finden Sie mit Hilfe des Integritäts-Checks. Wählen Sie das abzuschliessende Geschäftsjahr aus, und führen Sie den Check mittels Button Integritäts-Check ausführen aus. Wenn Fehlern existieren, wird der entsprechende Punkt auf der rechten Seite mit einem roten Kästchen markiert, und Sie sehen die entsprechenden Buchungen unten aufgeführt. Bei einem grünen Kästchen und der Bemerkung Erfolgreich (0 Fehler)! ist alles in Ordnung, und es müssen keine Korrekturen vorgenommen werden. Fehlende Adressen in Buchungen Hier handelt es sich um Debitoren-, Kreditoren- oder Personal-Buchungen ohne Zuweisung zu einer Adresse. Diese Buchungen können Sie öffnen und die Adresse in der Buchung ergänzen. Buchungen mit leeren Konten-Feldern Öffnen Sie die Buchung, und ergänzen Sie das nicht vorhandene Konto in der Soll- oder Haben-Spalte. Buchungen mit ungültigen Konten (nicht im Kontenstamm definiert) Öffnen Sie die Buchung, und passen Sie das nicht vorhandene Konto an, oder ergänzen Sie das Konto im Kontenstamm Buchungen mit Rundungsfehlern / Buchungen mit unausgeglichenem Tagessaldo Öffnen Sie die Buchung, und lösen Sie eine Neuberechnung aus, indem Sie eine Mutation vornehmen von zum Beispiel der Menge oder eines Betrages Seite 40 von 53

41 Bezahlte Debitoren- / Kreditoren-Rechnungen mit unausgeglichenen Tagessaldo Kontrollieren Sie die Beträge der Rechnungen des aufgeführten Kunden sowie der dazugehörigen Zahlungen. Dieser Fehler weist darauf hin, dass eine Zahlung oder eine Rechnung nicht korrekt Berechnet wurde. Allenfalls kann die Rechnung oder Zahlung mittels Neuberechnung (siehe Buchungen mit Rundungsfehlern) korrigiert werden, oder die Zahlung muss nochmals storniert werden und neu verbucht werden. Die Stornierung nehmen Sie via Hilfsbücher (>Kreditoren >Zahlungsarchiv oder >Debitoren >Debitorenkonten >Zahlung stornieren) vor. Wenn Sie Unterstützung bei diesen Korrekturen wünschen, rufen Sie uns auf unsere Helpline an. Kontrolle Kontrollkonten Kontrollieren Sie sämtliche Kontrollkonten. Diese müssen Ende Jahr ausgeglichen sein. Ist ein Saldo auf zum Beispiel dem Systembedingten Kontrollkonto 1990 vorhanden, muss der Betrag gesucht und entsprechend umgebucht oder ausgeglichen werden. Auch das Personal-Sammelkonto (KMU- Kontenplan 2009) sollte saldiert sein, wenn keine offenen Lohnabrechnungen im Nebenbuch Personal vorhanden sind Seite 41 von 53

42 Anfang Januar Erfassen Sie alle Debitorenzahlungen mit Valutadatum des alten Jahres, die auf dem Bank-/Postauszug per Ende Dezember sind. Drucken Sie die OP-Liste Debitoren und kontrollieren Sie den Saldo mit dem Hauptbuchkonto Debitoren diese beiden Saldi müssen übereinstimmen. Kontrollieren Sie anhand der Schlussauszüge der Bank/Post die Kontensaldi und nehmen Sie die noch nötigen Abschlussbuchungen vor Seite 42 von 53

43 Mitte bis Ende Januar AHV-/ALV- und Suva-Abrechnungen drucken und kontrollieren, Lohnausweise erstellen und ausdrucken sowie sämtliche Lohnkonten und Rekapitulationen archivieren. Erfassen Sie alle Kreditoren-Rechnungen, die noch das alte Jahr betreffen. Drucken Sie die Kreditoren-OP-Liste aus, und kontrollieren Sie den Saldo mit demjenigen auf dem Hauptbuchkonto Kreditoren. Achtung: Beachten Sie, dass die Mehrwertsteuer-Abrechnung des 4. Quartals nochmals eine letzte Buchung in die Kreditorenbuchhaltung erstellt Seite 43 von 53

44 Eingangsbilanz Damit Sie sofort weiterarbeiten können, übernehmen Sie als erstes die Saldi der Bilanzkonten per 31. Dezember. Wählen Sie dazu das Programm >Hauptbuch >Eingangsbilanz. Kontrollieren Sie, ob im Feld Eingangsbilanz aus Firma der korrekte Mandant angegeben wird. Wenn nicht klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen, um die entsprechende Firma auszuwählen. Als Geschäftsjahr wird das vorgehende Jahr angewählt und das Buchungsdatum der vom neuen Jahr. Bestätigen Sie anschliessend die Angaben. Die erstellte Eingangsbilanz finden Sie unter >Hauptbuch >Rapporte. Kontrollieren Sie die Buchungen in der Eingangsbilanz. Sollten diese noch einen Saldo ausweisen, schliessen Sie den Rapport und buchen diesen zurück. Öffnen Sie den Eingangsbilanzrapport erneut und buchen Sie den Saldo über das Konto Gewinnvortrag (ein Bilanzkonto) aus. Wenn alle Buchungen im alten Jahr erfasst wurden und der Abschluss definitiv ist, wechseln Sie ins neue Jahr. Wählen Sie unter >Hauptbuch >Rapporte den anfangs Jahr erstellten Eingangsbilanz- Rapport und löschen diesen (Rückbuchen und danach löschen). Jetzt übernehmen Sie die Bilanzzahlen aus dem Vorjahr nochmals (siehe oben) und saldieren diese. Danach können Sie den Rapport definitiv verbuchen Seite 44 von 53

45 Transitorische Buchungen Transitorische Buchungen können mittels Programm >Hauptbuch >Rückbuchungen automatisch im neuen Jahr gegengebucht werden. Wählen Sie unter Geschäftsjahr das Vorjahr aus. Falls Sie Transitorische Aktiven und Passiven gebucht haben, starten Sie das Programm zweimal. Beim Feld Buchungen ab Datum wählen Sie den XX aus, vorausgesetzt Sie haben die Buchungen im Vorjahr mit dem Datum XX erfasst. Als Buchungsdatum empfehlen wir Ihnen den XX. Dieses Programm generiert den neuen Rapport Transitorische Passiven, bzw. Transitorische Aktiven, den Sie nun noch verbuchen sollten. Nach dieser Verbuchung ist der Saldo auf dem Transitorischen Konto wieder ausgeglichen Seite 45 von 53