Das BESR Handbuch. Banken-Einzahlungsschein mit Referenznummer. Version 01.07

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1 3 Das BESR Handbuch Banken-Einzahlungsschein mit Referenznummer Version 01.07

2 Das BESR/BESR+ Handbuch der Thurgauer Kantonalbank Inhaltsverzeichnis Allgemeines... 3 Einleitung... 3 Unterschied zwischen dem orangen- (BESR) und dem roten Einzahlungsschein... 3 Wer kann den BESR verwenden?... 3 Rückmeldungen der Zahlungsdetails... 3 Vorteile für den TKB-BESR-Benutzer... 3 BESR-Teilnehmer... 4 Grundlage... 4 Anmeldung... 4 ESR-Kreislauf... 5 Ablaufschema... 5 Valuta... 6 Datenauslieferung... 6 Periodizität der ESR-Gutschrift Auslieferung... 6 Sortierung der Daten... 6 Transaktionscodes... 6 BESR-Daten elektronisch abholen... 6 Papier-Avis mit Saldoanzeige... 6 Papier-Avis mit oder ohne EPO... 6 Nachforschungsbegehren... 7 BESR-Daten Rekonstruktion... 7 Belegarten... 8 BESR... 8 BESR Technischer Anhang... 9 Referenznummer... 9 Belegartcode 01 (BESR)... 9 Belegartcode 04 (BESR+)... 9 nberechnung Modulo 10, rekursiv ESR Record Transaktionscodes Verzeichnis der Transaktionscodes für Record Typ 3 (nur ESR in CHF) Bareinzahlungstaxen Nachbearbeitungstaxen BESR Rejects

3 Allgemeines Einleitung Mit dem orangen Einzahlungsschein BESR (Banken-Einzahlungsschein mit Referenznummer) in CHF (Schweizer Franken) bietet die Thurgauer Kantonalbank ihren Kunden seit Jahren eine Dienstleistung für die Rationalisierung ihrer Fakturen und Debitorenbewirtschaftung. Für die Debitorenerkennung steht eine 27 stellige Referenznummer zur Verfügung. Von diesen 27 Stellen kann man 20 Stellen mit einem Zahlencode füllen (z. B. Kundennummer, Rechnungsnummer, etc.). Unterschied zwischen dem orangen- (BESR) und dem roten Einzahlungsschein Der Gläubiger erstellt eine Rechnung mit einem BESR mit einer Referenznummer (27-stellig). Der Schuldner begleicht diese Rechnung über eine Bank oder über die Postfinance. Die TKB stellt über das e-banking ein normiertes File (ESR Typ3) bereit. Es kann aber auch eine Papieravisierung gewünscht werden. Mittels der Referenznummer kann nun der Gläubiger seine Buchhaltung elektronisch oder manuell abgleichen. Er erkennt den Einzahler mittels der Referenznummer. Anders bei den roten Einzahlungsscheinen. Hier werden sämtliche Daten auf dem Einzahlungsschein an den Gläubiger übermittelt. Er erhält die Einzahlungsdetails mittels Papieravis oder holt sie in elektronischer Form ab (MT940). Durch den normierten Gutschriftsrecord des BESR's kann die Verarbeitung schneller und dadurch mit weniger Kosten bewerkstelligt werden. Wer kann den BESR verwenden? Der BESR-Einzahlungsschein eignet sich für Grossfirmen, KMU's und Vereine. Um die Vorteile des BESR's voll auszunutzen, ist es von Vorteil, wenn man die Verarbeitung mittels einer EDV-Anlage mit geeigneter Software dazu verwendet. Natürlich ist die Benutzung auch ohne Computer und Software möglich. Da der Einzahler nur noch durch die Referenznummer erkannt wird, ist eine Debitorenliste zu führen. Rückmeldungen der Zahlungsdetails Papiergutschriftsanzeige BESR-File via TKB-e-banking Vorteile für den TKB-BESR-Benutzer Die TKB-BESR können automatisiert und deshalb wesentlich schneller und fehlerfrei dem Gläubiger zur Verfügung gestellt werden. Durch die Möglichkeit der täglichen elektronischen Aktualisierung (abholen der BESR-Files) ist der Gläubiger immer auf dem neusten Stand der Einzahlungen. Das Mahnwesen wird dadurch schneller und einfacher. 3

4 BESR-Teilnehmer BESR-Handbuch Grundlage Zwischen der Bank und der Postfinance besteht ein Vertragsverhältnis betreffend der Verwendung von Einzahlungsscheinen mit Referenznummer (ESR) für optisch/maschinelle Zeichenerkennung. Gestützt auf dieses Vertragsverhältnis ist der Bankkunde berechtigt, für Einzahlungen und Überweisungen auf sein Bankkonto BESR-Zahlungsbelege mit der Teilnehmer-Nummer der Bank zu verwenden ( ). Die BESR-Verarbeitung der TKB basiert auf dem ESR/ESR+ - System der Postfinance. Vorgaben: Herausgeber: ESR - Handbuch und Yellownet Business Recordstrukturen Postfinance , Anmeldung Für eine Anmeldung zur Teilnahme am BESR-System meldet sich der Kunde bei seinem Kundenberater. Dieser wird dafür besorgt sein, dass ein BESR Vertrag/Vereinbarung eröffnet und zur Unterschrift zugestellt wird. In diesem Schriftstück sind die Weisungen für den Umgang mit BESR enthalten. Nachdem wir den unterschriebenen Vertrag zurück erhalten haben, bekommt der Vertrag den Status "Test". Um produktiv mit dem BESR zu arbeiten, muss der Kunde zusätzlich 5 Original-Rechnungsexemplare einsenden. Wir werden diese prüfen und etwelche Mängel mittels dem TKB-BESR Testprotokoll zurückmelden. Konto : Testi Hans, Bischofszell Anzahl TEST-Belege: Anzahl erfolgreich: BESR-ID: RERI1.BS Anzahl fehlerhaft: visuelle Prüfungen : JA NEIN O O Teilnehmer-Nr. korrekt? O O Anschrift KB korrekt? O O Anschrift Begünstigter korrekt? O O OCR-B-Schrift korrekt? (Schablone) O O Positionierung Codierzeile korrekt? (Schablone) O O Belegartcode richtig, Trennzeichen vorhanden? O ESR+-Prüfen Belegartcode, PZ = 042, Pos V O O ESR-Betragszeile richtig, Pos. 6-15, P1 = Pos. 16 O O Referenznummer-Bankreferenz Pos richtig? O O Referenznummer 27-stellig i.o. O O Teilnehmernummer 9-stellig i.o. O O Sind Angaben Referenzzeile und Verarbeitungsteil identisch? (Konto-Teilnehmer-Nr., Ref.zeile-Ref.Nr., Betragsfeld-Zeile, Betrag in Ref.zeile) Einlesekontrolle: O O Kann BESR eingelesen werden? O O Sind keine Lesefehler vorhanden? Stimmt berechnung? O O a) Betragsfeld O O b) Referenzzeile O O c) Teilnehmernummer O O Gesamttest erfolgreich O O Status produktiv gesetzt Datum: Unterschrift des Prüfers: Falls alles in Ordnung ist, bekommt der Kunde die BESR-Freigabebestätigung und der Status wird auf "Produktiv" gewechselt. 4

5 ESR-Kreislauf Ablaufschema Rechnungs-Nr. XXXXX Gläubiger Schuldner BESR-Daten elektronisch abholen - e-banking Einzahlung Fremdbank SIC AG BESR-Gutschrift Thurgauer Kantonalbank 5

6 Valuta Die Gutschriftsvaluta entspricht dem Gutschiftsdatum im ESR-Record. Datenauslieferung Nach jeder Tagesendverarbeitung (TEV) werden die Einzahlungsdaten per Avis versandt und/oder elektronisch bereitgestellt. Periodizität der ESR-Gutschrift Auslieferung - täglich (an jedem Bankwerktag) Sortierung der Daten Die Daten sind pro Valutatag aufsteigend nach Referenznummern und bei gleichlautenden Referenznummern nach Transaktionsart sortiert. Der elektronische Datenträger enthält einen Totalrecord. Transaktionscodes Die auszuliefernden Records werden mit einem Code gekennzeichnet, der auf Beleg- und Zahlungsart basiert. Die Transaktionscodes werden im Technischen Anhang aufgelistet. BESR-Daten elektronisch abholen Die Daten stehen dem Kunden werktags ab ca Uhr zur Verfügung. 7x24h können die BESR-Daten abgeholt werden. Sie bleiben im e-banking unbeschränkt bis zur Abholung bereit. Papier-Avis mit Saldoanzeige Mit dieser Funktion werden die Tagesavis (= Saldoanzeige BESR-Eingänge) gesteuert. Der Kunde kann wählen zwischen einem Tagessaldoavis oder keinem. Papier-Avis mit oder ohne EPO Der BESR-Avis kann mit Einzelpostenanzeige (EPO) gewünscht werden oder nur mit dem Gesamttotal. 6

7 Nachforschungsbegehren Die Begehren um Nachprüfung von Daten sind schriftlich oder mündlich mit folgenden Angaben an die TKB zu leiten. BESR/BESR+ BESR-Nr. oder BESR-ID = BESR-Vertrag Referenznummer = Gutschriftsrecord Betrag = Gutschriftsrecord Aufgabedatum = Gutschriftsrecord Verarbeitungsdatum = Gutschriftsrecord Mikrofilm-Nr. = Gutschriftsrecord Nachfragen betreffend dem bestrittenen Empfang eines einbezahlten oder überwiesenen Betrages sind durch den Einzahler oder Überweiser mit einem Laufzettel bei seiner Bank, bei der Aufgabepoststelle oder beim Operations Center Postfinance einzureichen. BESR-Daten Rekonstruktion Die BESR-Daten können bis zu 12 Monate nochmals bereitgestellt werden. Dies kann schriftlich oder telefonisch beim Kundenberater bestellt werden. Der Kundenberater benötigt die Kontonummer und den genauen Datumsbereich. Die aufbereiteten Daten sind am nächsten Tag verfügbar. Es ist darauf zu achten, dass keine doppelte Verbuchungen dadurch passieren. Nicht alle Buchhaltungsprogramme besitzen eine Doppeleinlesekontrolle. Kosten Die Aufbereitung ist prinzipiell kostenlos. Durch Dritte erbrachte kostenpflichtige Aufwendungen für die Rekonstruktion werden dem Auftraggeber verrechnet. 7

8 Belegarten BESR oranger Einzahlungsschein mit eingedrucktem Betrag. Empfangsschein/Récépissé/Ricevuta Einzahlung Giro Versement Virement Versamento Girata Einzahlung für/versement pour/versamento per Einzahlung für/versement pour/versamento per THURGAUER KANTONALBANK THURGAUER KANTONALBANK 8570 WEINFELDEN 8570 WEINFELDEN keine Mitteilungen anbringen Pas de communications Non aggiungete comunicazioni Zugunsten von / En faveur de / A favore di Zugunsten von / En faveur de / A favore di FRITZ MUSTER FRITZ MUSTER BANKPLATZ 1 BANKPLATZ WEINFELDEN 8570 WEINFELDEN Referenz-Nr./N de référence/n di riferimento Konto / Compte / Conto Konto / Compte / Conto CHF CHF Einbezahlt von / Versé par / Versato da Einbezahlt von / Versé par / Versato da > > BESR+ oranger Einzahlungschein ohne Betrag. Empfangsschein/Récépissé/Ricevuta Einzahlung Giro Versement Virement Versamento Girata Einzahlung für/versement pour/versamento per Einzahlung für/versement pour/versamento per THURGAUER KANTONALBANK THURGAUER KANTONALBANK 8570 WEINFELDEN 8570 WEINFELDEN keine Mitteilungen anbringen Pas de communications Non aggiungete comunicazioni Zugunsten von / En faveur de / A favore di Zugunsten von / En faveur de / A favore di FRITZ MUSTER FRITZ MUSTER BANKPLATZ 1 BANKPLATZ WEINFELDEN 8570 WEINFELDEN Referenz-Nr./N de référence/n di riferimento Konto / Compte / Conto Konto / Compte / Conto CHF CHF Einbezahlt von / Versé par / Versato da Einbezahlt von / Versé par / Versato da > > 8

9 Technischer Anhang BESR-Handbuch Referenznummer Allgemein Für die Kodierzeile ist der Zeichensatz der Schrift OCR-B, Grösse 1 (inkl. der drei Hilfszeichen <+>), 10 Zeichen pro Zoll, zu verwenden. Für die Zeichengestaltung und für die Nennmasse der Zeichen gelten die Bestimmungen der Norm "DIN 6609" Auflage Belegartcode 01 (BESR) Belegartcode Franken Rappen Hilfszeichen Kontocode TKB (31XXXX oder 32XXXX) Kundenspezifische Rechnungsnummer Hilfszeichen Kontonummer Hilfszeichen > > Der Betrag darf nicht 0.00 sein. Belegartcode 04 (BESR+) Belegartcode Hilfszeichen Kontocode TKB (31XXXX oder 32XXXX) Kundenspezifische Rechnungsnummer Hilfszeichen Kontonummer Hilfszeichen 04 2 > > 9

10 nberechnung Modulo 10, rekursiv Übertrag Ziffernreihe Beispiel: Kontonummer TKB ? Bankkontonummer auf 8 Stellen erweitern: ? => ? Regeln: Beginn mit Übertrag "0" und kombinieren mit der 1. Ziffer des Beispiels "0" ergibt den Kombinationswert bzw. Übertrag "0" Übertrag "0" kombiniert mit der Ziffer "1" ergibt den Kombinationswert bzw. Übertrag "9" usw Übertrag "6" kombiniert mit der Ziffer "2" ergibt den Kombinationswert bzw. Übertrag "3". Der Wert in der letzten Kolonne in der Verlängerung des Übertrages "3" ist die "7". 10

11 ESR Record Gutschriftsrecordtyp 3 Feldname Pos Picture Inhalt fak./obl. Bemerkungen Transaktionsart 1 a(3) siehe Abschnitt Transaktionscode obl. ESR-Kunden-Nr. 4 n(9) nnnnnnnnp obl P = (Modulo 10 rekursiv) Referenznummer 13 n(27) nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnp P = (Modulo 10 rekursiv) obl. Die Daten sind rechtsbündig eingesetzt. Fehlende Stellen sind mit Nullen links ergänzt. Betrag 40 n(10) nnnnnnnnvnn obl. Aufgabereferenz 50 a(10) obl. Zahlen/Spaces Aufgabedatum 60 n(6) JJMMTT (Jahr, Monat, Tag) obl. Einzahlungsdatum bei Poststelle bzw. Belastungsdatum der Überweisung durch Operations Center Postfinance/ belegloser Zahlungsverkehr Verarbeitungsdatum 66 n(6) JJMMTT (Jahr, Monat, Tag) obl. Einlesedatum im Operation Center Gutschriftsdatum 72 n(6) JJMMTT (Jahr, Monat, Tag) obl. Mikrofilm-Nr. 78 n(9) obl. TKB Valutadatum Rejectcode 87 n(1) obl. 0 = kein Reject 1 = Reject Reserve 88 a(9) " " Nullen fak. Preise für Einzahlungen 97 n(6) nnnnvnn obl. Bareinzahlungstaxen Totalrecord Typ 3 Feldname Pos Picture Inhalt fak./obl. Bemerkungen Transaktionsart 1 a(3) siehe Abschnitt Transaktionscode obl. ESR-Kunden-Nr. 4 n(9) nnnnnnnnp obl P = (Modulo 10 rekursiv) Sortierschlüssel 13 n(27) nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnp obl. Betrag 40 n(12) nnnnnnnnnnvnn obl. Anzahl 52 n(12) ohne Totalrecord obl. Transaktionen Erstellungsdatum des 64 n(6) JJMMTT (Jahr, Monat, Tag) obl. Datenmediums Preise für 70 n(9) nnnnnnnvnn obl. Einzahlungen Nachbearbeitung 79 n(9) nnnnnnnvnn obl. ESR+ Reserve 88 a(13) SPACES fak. n = numerisch a = alphanumerisch 11

12 Transaktionscodes Die auszuliefernden Records werden mit einem Code gekennzeichnet der auf Beleg- und Zahlungsart basiert. Verzeichnis der Transaktionscodes für Record Typ 3 (nur ESR in CHF) Gutschrifts- und Korrekturrecords = zugunsten des Kunden Stornorecords = zulasten des Kunden Belegart Zahlungsart Gutschrift (+) Storno (-) ESR über Konto/belegloser Zahlungsverkehr am Postschalter ESR+ über Konto/belegloser Zahlungsverkehr am Postschalter Totalrecord Korrektur (+) Bareinzahlungstaxen Die aktuellen Bareinzahlungsspesen sind unter abrufbar. Die Taxen werden dem Konto des Zahlungsempfängers belastet. Stand: oranger ESR (BESR) roter ES bis über 50.- bis über bis über bis je weitere oder Bruchteile davon Einzahlung zur sofortigen Gutschrift Nachbearbeitungstaxen BESR+ pro BESR+ werden Fr verrechnet Rejects Die TKB verzichtet auf die Weiterverrechnung der durch die Postfinance anfallenden Rejecttaxen. Der Kunde wird jedoch gebeten, seine Belege auf Aufforderung der TKB korrekt und sauber zu bedrucken. 12