Mai Informationen für Vereine Geschäftsfeld Zahlungsverkehr. Walter W. Lilienbecker Prokurist / Abteilungsdirektor WGZ BANK

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1 Mai 2013 Informationen für Vereine Geschäftsfeld Zahlungsverkehr Walter W. Lilienbecker Prokurist / Abteilungsdirektor WGZ BANK 1

2 Agenda Allgemeine Informationen & aktueller Stand SEPA-Überweisung SEPA-Lastschriften SEPA-Basis-Lastschriften EURO-Eil-Lastschriften SEPA-Firmen-Lastschriften Umgang in der Praxis / Handlungsempfehlungen 2

3 Was ist SEPA? SEPA steht für Single Euro Payments Area Verschmelzung des Inlands-Zahlungsverkehrs und des EU-Zahlungsverkehrs SEPA löst die nationalen Verfahren ab SEPA betrifft alle! Betrifft Überweisungen, Lastschriften, Kartenzahlungen betrifft nicht: Schecks, Wechsel, Geldwechselgeschäfte, Wertpapier- Abwicklungssysteme 3

4 Gültigkeitsbereich der SEPA 32 (33) Staaten Alle 17 Euro-Staaten 10 EU-Mitglieder (ohne Euro-Bargeld) ab Kroatien Norwegen, Island, Liechtenstein, Monaco* & Schweiz* * Teilnahme an SEPA aber keine Umsetzung der einheitlichen ZV- Richtlinie 4

5 SEPA-Zeitplan Januar 2008 Einführung SEPA-Überweisung November 2009 Einführung SEPA-Lastschrift November 2010 Alle Banken der -Zone müssen SEPA-Basis-Lastschriften akzeptieren 09. Juli 2012 Umdeutungsmöglichkeit für Einzugsermächtigungen 1. Februar 2014 Ablösung der nationalen ZV-Verfahren 5

6 Vorteile Vereinheitlichung und Verkürzung von Fristen Europaweit transparente Preise Einheitlicher europäischer Rechtsrahmen (Ausnahme: Schweiz, Monaco) Risikoreduktion durch Insolvenzfestigkeit der SEPA-Lastschrift und Unwiderrufbarkeit von Aufträgen Effektiveres Liquiditätsmanagement möglich Reduktion von Bankverbindungen im europäischen Zahlungsverkehr 6

8 SEPA-Überweisung (SEPA Credit Transfer, SCT) Einführung Januar 2008 Beleghafte und beleglose Einreichung möglich Ausführungsfrist max. 1 Bankarbeitstag (seit ) + 1 Tag bei Belegen IBAN & BIC ersetzen Konto-Nr. & BLZ (Übergangsfrist für Verbraucher bis zum ) IBAN only im nationalen Zahlungsverkehr (voraussichtlich erst ab ) Grundsätzlich kein Widerruf möglich AWV-Meldepflicht besteht unverändert für Beträge von mehr als

9 IBAN und BIC * erein IBAN: DE ISO-Ländercode (2) Prüfziffer (2) Bankleitzahl (8) Kontonummer (10) BIC: GENO DE XX XXX = Volksbank Überall eg Der Kontoauszug Ihrer VR-Bank enthält schon seit geraumer Zeit diese Angaben Auf jeder VR-BankCard (der Girokarte ) stehen diese Angaben auf der Rückseite zwischen dem Magnetstreifen und dem Unterschriftsfeld * IBAN = International Bank Account Number / BIC = Business Identifier Code 9

11 SEPA-Lastschriftverfahren (SEPA Direct Debit) SEPA-Basis-Lastschrift (CORE) statt Einzugsermächtigung EURO-Eil-Lastschrift (COR1) statt Einzugsermächtigung SEPA-Firmen-Lastschrift (B2B) statt Abbuchungsauftrag Jeder Zahlungsempfänger benötigt eine Gläubiger-ID Einreichung nur noch beleglos möglich, auch nicht mit Disketten, USB-Sticks oder anderen Datenträgern 11

12 Gläubiger-Identifikationsnummer Jeder Einreicher von Lastschriften benötigt eine Gläubiger-ID Vergabe in Deutschland durch die Deutsche Bundesbank unter Die VR-Banken unterstützen ihre Kunden bei der Beantragung Aufbau der Gläubiger-Identifikationsnummer ISO-Ländercode DE 78 ZZZ Prüfziffer Geschäftsbereichskennung (Individuell nutzbar z.b. BUC = Buchhaltung LG1 = Lager1) Nationales Identifikationsmerkmal 12

14 SEPA-Lastschriften (CORE und COR1) Zahlungspflichtiger 1. Mandatseinholung 2. Mandat 3. Vorabinformation Zahlungsempfänger 6. Belastungsbuchung 4. transaktions- & mandatsbezogene Daten Bank des Zahlungspflichtigen Clearing & Verrechnung 5. Weiterleitung aller Daten Bank des Zahlungsempfängers 14

15 SEPA-Lastschriften (CORE und COR1) Muster-Mandat Muster GmbH, Musterstr. 1, Bonn Gläubiger-ID DE99ZZZ Mandatsreferenz CB 2 SEPA-Lastschriftmandat Ich ermächtige die Muster GmbH, Zahlungen von meinem Konto mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein Kreditinstitut an, die von der Muster GmbH auf mein Konto gezogenen Lastschriften einzulösen. Hinweis: Ich kann innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Belastungsdatum, die Erstattung des belasteten Betrages verlangen. Es gelten dabei die mit meinem Kreditinstitut vereinbarten Bedingungen. 1. Daten des Gläubigers 2. Eindeutige Bezeichnung 3. Vorgegebener Mandatstext zweifache Weisung Name & Anschrift Kreditinstitut (Name und BIC) IBAN: DE BIC: Datum, Ort und Unterschrift 4. Daten des Zahlungspflichtigen 15

16 Muster eines SEPA-Basis- Lastschriftmandats integriert in ein Beitrittsformular eines Vereins erein 16

17 Neue Mitglieder Bis zum von Ihnen festgelegten Umdeutungstermin sollten Sie sich auch von neuen Mitgliedern eine Einzugsermächtigung (EZE) erteilen lassen. Die anstehende Umdeutung ist dann für alle EZE s in einem Arbeitsschritt zu erledigen. Die VR-NetWorld-Software unterstützt Sie auch hier mit integrierten Musteranschreiben etc. erein 17

18 Achtung bitte beachten: Prüfen Sie die Satzung Ihres Vereins, ob Bankaktivitäten (Zahlungen / Einzüge) nur von zwei Personen gemeinsam durchgeführt werden dürfen (z. B. durch zwei Unterschriften auf dem Datenträger-Begleitzettel), Verschiedene Software-Produkte bieten das 4-Augen-Prinzip für die Verarbeitung von Zahlungsaufträgen nicht an (z. B. VR-NetWorld-Software). Lösung 1: Nutzung von Profi cash mit HBCI Lösung 2 Satzungsänderung bei der nächsten Hauptversammlung erein 18

19 SEPA-Basis-Lastschrift (SDD CORE) Die SEPA-Basis-Lastschrift (SDD CORE) ist europaweit einsetzbar Zahlungspflichtiger ist spätestens 14 Tage vor Fälligkeit über Betrag und Termin zu informieren ( Pre-Notification ), wenn nicht anderes vereinbart Vorgegebene Vorlagefristen (5 bzw. 2 Bankarbeitstage vor Fälligkeit) (Einreichungsfristen bei Ihrer Bank 6 bzw. 3 Bankarbeitstage) Einer SEPA-Basis-Lastschrift kann innerhalb von 8 Wochen nach Kontobelastung widersprochen werden, so dass der Belastungsbetrag wieder gutgeschrieben wird. Bei einer nicht autorisierten Zahlung, d. h. Einzug ohne gültiges SEPA- Mandat, kann der Zahlungspflichtige innerhalb von 13 Monaten nach Belastung die Erstattung des Lastschriftbetrages verlangen. 19

20 Einreichungsbeispiel: SEPA-Basis-Lastschrift (CORE) fällig per 7. eines Monats 20

21 Euro-Eil-Lastschrift (SDD COR1) Die SEPA-Lastschrift mit verkürzter Vorlagefrist SEPA-Lastschrift (COR1) ab 4. November 2013 nur innerhalb Deutschlands einsetzbar, z. Zt. nicht europaweit Vorgegebene Vorlagefristen (1 Bankarbeitstage vor Fälligkeit) (Einreichungsfristen bei Ihrer Bank 2 Bankarbeitstage) Es gilt das SEPA-Basislastschrift-Mandat (keine spezifischen Regelungen) Separate Vereinbarungen in Inkassovertrag ist notwendig Zahlungspflichtiger ist spätestens 14 Tage vor Fälligkeit über Betrag und Termin zu informieren ( Pre-Notification ), wenn nicht anderes vereinbart Rückgaben bis 8 Wochen nach Belastung durch Zahlungspflichtigen möglich bei autorisierten Mandaten Rückgaben bei nicht autorisierter Lastschrift bis 13 Monate möglich 21

22 Vorabankündigung (Pre-Notification) Verpflichtende Information des Einreichers an den Zahlungspflichtigen über die anstehende Lastschrift Der Zahlungspflichtige kann so für ausreichende Deckung sorgen Frist 14 Kalendertage vor Fälligkeit, wenn nichts anderes vereinbart Bei wiederkehrenden Lastschriften mit gleichen Beträgen reicht eine einmalige Aufstellung pro Jahr (erste Fälligkeit beachten) Inhalt der Vorabankündigung: Belastungsbetrag Belastungstermine Gläubiger-Identifikationsnummer Mandatsreferenznummer Keine Formvorgabe, möglich sind z. B. Brief, Vertrag, Rechnung SMS, Telefon, , Fax 22

23 SEPA-Lastschriften (SDD CORE und COR1) Umdeutungslösung Zielsetzung: Nutzung der vorhandenen, schriftlich vorliegenden Einzugsermächtigung als SEPA-Basis-Lastschriftmandat Anstelle der Einholung eines separaten Mandats besteht die Möglichkeit, Geschäftspartnern / Vereinsmitglieder schriftlich über den Schwenk von Einzugsermächtigungslastschriften auf SEPA-Basis- Lastschriften zu informieren unter Nennung von Gläubiger-ID, Mandatsreferenz und Umstellungstermin Umdeutung in das SEPA-Mandat ist erfolgt, wenn der Zahlungspflichtige nicht widerspricht Es ist keine explizite Zustimmung des Zahlungspflichtigen erforderlich Die Inkasso-Vereinbarung mit Ihrer Bank muss die SEPA-Lastschrift-Verfahren (CORE und COR1) beinhalten! 23

24 SEPA-Lastschriften (SDD CORE und COR1) Wichtig ist, dass man nur gültige Einzugsermächtigungen (EZE) in SEPA-Mandate umwandeln kann, daher bietet sich Umdeutungslösung hier die Chance, den Datenbestand an EZE s zu überprüfen und zu aktualisieren (gültig ist eine EZE nur in Schriftform Zielsetzung: Nutzung mit Unterschrift der vorhandenen, des Bezogenen). schriftlich vorliegenden Einzugsermächtigung als SEPA-Basis-Lastschriftmandat Anstelle der Einholung eines separaten Mandats besteht die Möglichkeit, Geschäftspartnern / Vereinsmitglieder schriftlich über den Schwenk von Einzugsermächtigungslastschriften auf SEPA-Basis- Lastschriften zu informieren unter Nennung von Gläubiger-ID, Mandatsreferenz und Umstellungstermin Umdeutung in das SEPA-Mandat ist erfolgt, wenn der Zahlungspflichtige nicht widerspricht Es ist keine explizite Zustimmung des Zahlungspflichtigen erforderlich Die Inkasso-Vereinbarung mit Ihrer Bank muss die SEPA-Lastschrift-Verfahren (CORE und COR1) beinhalten! 24

25 Wie nutzt man als Verein die Möglichkeit der Umdeutung sinnvoll und richtig? Alle Mitglieder, von denen eine gültige EZE vorliegt, werden in geeigneter Form z. B.: in der Einladung zur Jahreshauptversammlung, über eine Mitteilung in der Vereinszeitschrift, per Newsletter, per , letztem Beitragseinzug etc. informiert, dass ab einem bestimmten Termin der Einzug von Lastschriften auf das SEPA-Verfahren umgestellt wird von der Umdeutungslösung Gebrauch gemacht wird die Gläubiger-Identifikationsnummer des Vereins wie folgt lautet die Mandatsreferenz wie folgt lautet (z. B. Mitglieds-Nummer) erein Das Anschreiben für die Umdeutung kann - wenn Mitgliedsbeiträge in regelmäßigen Abständen in gleicher Höhe eingezogen werden sollen - gleichzeitig als erste Vorabinformation (Pre-Notification gem. SEPA-Rules) genutzt werden 25

27 SEPA-Firmen-Lastschrift (B2B) Zahlungspflichtiger 1. Mandatseinholung 2. Mandat 3. Vorabinformation Zahlungsempfänger 2b. Mandat 6. Belastungsbuchung 6a. Mandatsprüfung 4. transaktions- & mandatsbezogene Daten Bank des Zahlungspflichtigen Clearing & Verrechnung 5. Weiterleitung aller Daten Bank des Zahlungsempfängers 27

28 SEPA-Firmen-Lastschrift Muster-Mandat (SDD B2B) Muster GmbH, Musterstr. 1, Bonn Gläubiger-ID DE99ZZZ Mandatsreferenz CB 2 SEPA-Firmen-Lastschriftmandat Ich ermächtige die Muster GmbH, Zahlungen von meinem Konto mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein Kreditinstitut an, die von der Muster GmbH auf mein Konto gezogenen Lastschriften einzulösen. Hinweis: Dieses Lastschriftmandat dient nur dem Einzug von Lastschriften, die auf Konten von Unternehmen gezogen sind. Ich bin nicht berechtigt, nach der erfolgten Einlösung eine Erstattung des belasteten Betrages zu verlangen. Ich bin berechtigt, mein Kreditinstitut bis zum Fälligkeitstag anzuweisen, Lastschriften nicht einzulösen. Name & Anschrift 1. Daten des Gläubigers 2. Eindeutige Bezeichnung 3. Vorgegebener Mandatstext zweifache Weisung Kreditinstitut (Name und BIC) IBAN: DE BIC: Datum, Ort und Unterschrift 4. Daten des Zahlungspflichtigen 28

29 SEPA-Firmen-Lastschrift (SDD B2B) Nur zwischen Nicht-Verbrauchern möglich Zahlungspflichtiger muss seiner Bank vor dem ersten Einzug eine Kopie des Mandats vorlegen Beleglose Einreichung bei Ihrer Bank spätestens 2 Tage vor Fälligkeit Bank des Zahlungspflichtigen ist zur Prüfung des Mandats verpflichtet Kein Widerspruch durch den Zahlungspflichtigen möglich Rückgaben durch die Bank müssen innerhalb von 2 Target-Tagen erfolgen Keine Umdeutung von Abbuchungsaufträgen möglich! 29

30 SEPA-Lastschriften Gesamtübersicht: * Verbraucher = natürliche Personen ** Nicht-Verbraucher = juristische Personen, Vereine, Selbstständige in ihrer Firmenrolle 30

31 Einreichungsfristen für SEPA-Lastschriften bzgl. der Vorlage bei der Bank des Zahlungspflichtigen SEPA-Basis-Lastschrift (CORE) Erst-Lastschrift und Einmal-Lastschrift Früheste Einreichung per EBICS**: 14 Kalendertage vor Fälligkeit Späteste Vorlage: 5 TARGET-Tage vor Fälligkeit => Einreichung bei Ihrer Bank: spätestens 6 TARGET*-Tage vor Fälligkeit Folge- und letztmalige Lastschrift Früheste Einreichung per EBICS**: 14 Kalendertage vor Fälligkeit Späteste Vorlage: 2 TARGET-Tage vor Fälligkeit => Einreichung bei Ihrer Bank: spätestens 3 TARGET*-Tage vor Fälligkeit EURO-Eil-Lastschrift (COR1) -ab 4. November Erst-Lastschrift und Einmal-Lastschrift sowie Folge- und letztmalige Lastschrift Früheste Einreichung per EBICS**: 14 Kalendertage vor Fälligkeit Späteste Vorlage: 1 TARGET-Tag vor Fälligkeit => Einreichung bei Ihrer Bank: spätestens 2 TARGET*-Tage vor Fälligkeit SEPA-Firmen-Lastschrift (B2B) Erst- Lastschrift / Einmal- Lastschrift sowie Folge- und letztmalige Lastschrift Früheste Einreichung per EBICS**: 14 Kalendertage vor Fälligkeit Späteste Vorlage: 1 TARGET-Tag vor Fälligkeit => Einreichung bei Ihrer Bank: spätestens 2 TARGET*-Tage vor Fälligkeit *TARGET-Tage: 365 Tage im Jahr mit den Ausnahmen: Samstag, Sonntag sowie Neujahr, Karfreitag, Ostermontag, 1.Mai, 25. und 26. Dezember **mit HBCI-Einreichung früher möglich 31

33 Praktischer Umgang mit Mandaten Feste Vorgabe für die Gestaltung und Formulierung der Mandate Mandatstext in der Sprache des Zahlungspflichtigen oder zweisprachig (zusätzlich in Englisch) Für alle Sprachen des SEPA-Raumes liegen die Mandatstexte vor damit auch fremdsprachige Mandate prüfbar Abruf unter: für CORE/COR1: für B2B: Aufbewahrungspflicht mind. 14 Monate nach letztem Einzug Zahlungspflichtiger hat Recht auf Mandatsanforderung über seine Bank Ein Mandat verfällt 36 Monate nach letztem Lastschrifteinzug 33

34 Was ist zu tun? SEPA-Verantwortliche(n) bestimmen Prüfen und Anpassen der technischen Voraussetzungen (Fibu /ZV-Software) Vorhandensein der Einzugsermächtigungen auf Vollständigkeit prüfen Werden aktuell Abbuchungsaufträge genutzt Beantragung der Gläubiger-ID IBAN & BIC des Vereins in die Kommunikation integrieren IBAN & BIC von Ihren Vereinsmitgliedern einholen Festlegung einer Mandatsreferenz (z. B. Mitgliedsnummer) 34

35 Was ist zu tun? Vereinbarungen mit Bank aktualisieren (Lastschriftinkassovereinbarung, DFÜ-Vereinbarung) Wurde schon ein Umstellungstermin festgesetzt? Nach Festlegung des Umstellungstermins: o Kunden / Vereinsmitglieder über die Umdeutung informieren o Künftig nur noch SEPA-Mandate einholen Mandatsverwaltung organisieren Organisation, dass die Lastschriftdaten rechtzeitig an die Bank geliefert werden (Prozessanpassung an neue Vorlauffristen) Sicherstellung der Archivierung der Original-Mandate 35

36 Wir machen den Weg frei! Bereitstellung von Checklisten IBAN-Konverter Unterstützung bei der Beantragung der Gläubiger-ID Wir beraten Sie gerne bei der Analyse der Umstellungsanforderungen bei der Anpassung Ihrer Zahlungsverkehrssoftware zu neuen Dienstleistungen 36

37 Haben Sie zum Thema SEPA Fragen? Sprechen Sie Ihren Berater der gerne an: Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 37