S PA. Informationen für Vereine. Neuerungen im Zahlungsverkehr für Deutschland und Europa. Thema

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1 S PA Informationen für Vereine Neuerungen im Zahlungsverkehr für Deutschland und Europa Volksbank Bonn Rhein-Sieg Stand: April 2013 Frank Ackermann Seite - 1 -

2 Agenda Allgemeine Informationen & aktueller Stand SEPA-Überweisung SEPA-Lastschrift Handlungsempfehlungen Software-Lösungen Diese Präsentation und viele Mustertexte finden Sie unter: Volksbank Bonn Rhein-Sieg Stand: April 2013 Frank Ackermann Seite - 2 -

3 Agenda Allgemeine Informationen & aktueller Stand SEPA-Überweisung SEPA-Lastschrift Handlungsempfehlungen Software-Lösungen Volksbank Bonn Rhein-Sieg Stand: April 2013 Frank Ackermann Seite - 3 -

4 Was bedeutet SEPA? SEPA = Sicher Ein Problem Anderer? SEPA steht für Single Euro Payments Area Verschmelzung des Inlands- und des EU-Zahlungsverkehrs SEPA löst die nationalen Verfahren ab SEPA betrifft jeden! Betrifft Überweisungen, Lastschriften & Kartenzahlungen Volksbank Bonn Rhein-Sieg Stand: April 2013 Frank Ackermann Seite - 4 -

5 Der SEPA-Raum in Zahlen 32 Staaten Alle 17 Euro-Staaten 10 EU-Mitglieder (ohne Euro-Bargeld) Norwegen, Island, Liechtenstein, Monaco & Schweiz über 500 Mio. Einwohner über 25 Mio. Unternehmen über 9 Mio. Bankinstitute ein einheitliches Verfahren! Volksbank Bonn Rhein-Sieg Stand: April 2013 Frank Ackermann Seite - 5 -

6 Stichtag endgültige Ablösung der nationalen Verfahren Überweisungen und Lastschriften nur noch im SEPA-Verfahren Übergangsfrist bis für wenige Ausnahmen: inländische Überweisungen (von Verbrauchern) - die Bank wandelt diese in SEPA um das Elektronische Lastschriftverfahren (ELV) steht mangels Alternative weiter zur Verfügung Volksbank Bonn Rhein-Sieg Stand: April 2013 Frank Ackermann Seite - 6 -

7 IBAN und BIC IBAN = International Bank Account Number ersetzt die Konto-Nr. BIC = Bank Identifier Code ersetzt die BLZ Aufbau der deutschen IBAN D E Länderkennzeichen Prüfziffer Bankleitzahl Kontonummer 10-stellig Volksbank Bonn Rhein-Sieg Stand: April 2013 Frank Ackermann Seite - 7 -

8 IBAN und BIC Hier finden Sie Ihre IBAN: Rückseite der VR-Bankcard Kontoauszug So kommen Sie an IBAN & BIC Ihrer Mitglieder: IBAN-Konverter ( Automatische Umrechung in VR-Networld Software Volksbank Bonn Rhein-Sieg Stand: April 2013 Frank Ackermann Seite - 8 -

9 Agenda Allgemeine Informationen & aktueller Stand SEPA-Überweisung SEPA-Lastschrift Handlungsempfehlungen Software-Lösungen Volksbank Bonn Rhein-Sieg Stand: April 2013 Frank Ackermann Seite - 9 -

10 SEPA-Überweisung Ausführungsfrist max. 1 Bankarbeitstag + 1 Tag bei beleghafter Einreichung IBAN only im nationalen Zahlungsverkehr bei Inlandsüberweisungen reicht die IBAN grundsätzlich kein Widerruf möglich Prüfen Sie alle Angaben vor Ausführung genau Volksbank Bonn Rhein-Sieg Stand: April 2013 Frank Ackermann Seite

11 Agenda Allgemeine Informationen & aktueller Stand SEPA-Überweisung SEPA-Lastschrift Handlungsempfehlungen Software-Lösungen Volksbank Bonn Rhein-Sieg Stand: April 2013 Frank Ackermann Seite

12 SEPA-Lastschrift SEPA-Basis-Lastschrift statt Einzugsermächtigung gebräuchlichstes Verfahren bestehende Einzugsermächtigungen können umgedeutet werden keine neuen Unterschriften der Mitglieder notwendig SEPA-Firmen-Lastschrift statt Abbuchungsauftrag zukünftig nur noch zwischen Nicht-Verbrauchern möglich somit nicht nutzbar für Vereine keine Umdeutung möglich, Lastschriftmandate müssen neu erteilt werden Keine Umdeutung von Abbuchungsaufträgen in SEPA-Basis-Lastschriften möglich Volksbank Bonn Rhein-Sieg Stand: April 2013 Frank Ackermann Seite

13 SEPA-Lastschrift nur noch beleglos keine Einreichung von beleghaften SEPA-Lastschriften möglich keine Verarbeitung von Datenträgern (Disketten, CD-ROMs, USB-Sticks, ) keine manuelle Erfassung durch Bankmitarbeiter Nutzen Sie unser Online-Banking bequem und sicher Internetbanking unter Noch komfortabler mit der VR-Networld Software Sprechen Sie uns an, wir beraten Sie gerne! Volksbank Bonn Rhein-Sieg Stand: April 2013 Frank Ackermann Seite

14 SEPA-Lastschrift nur noch beleglos Prüfen Sie Ihre Vereinssatzung auf Regelungen zu Bankgeschäften Sind z.b. für Überweisungen/Einzüge zwei Unterschriften erforderlich? Handlungsmöglichkeiten Änderung der Satzung auf der nächsten Mitgliederversammlung Nutzung eines Online-Banking Verfahrens, welche das 4-Augen-Prinzip ermöglicht z.b. mit ProfiCash und HBCI Volksbank Bonn Rhein-Sieg Stand: April 2013 Frank Ackermann Seite

15 Gläubiger Identifikationsnummer Jeder Zahlungsempfänger (Verein) benötigt eine Gläubiger-ID Vergabe in Deutschland durch die Deutsche Bundesbank unter Beantragung direkt der VR-Networld Software heraus möglich Aufbau der Gläubiger-ID D E Z Z Z Länderkennzeichen Prüfziffer Geschäftsbereichskennung (Individuell belegbar) Nationales Identifikationsmerkmal Volksbank Bonn Rhein-Sieg Stand: April 2013 Frank Ackermann Seite

16 SEPA-Lastschrift-Mandat Vorgegebener Mandatstext Eigenhändige Unterschrift notwendig (keine elektronischen Mandate) Mandatsreferenz Jedes erteilte Mandat benötigt eine eindeutige Mandatsreferenz Frei wählbar (z.b. Mitgliedsnummer) Bis zu 35 alphanumerische Stellen (kein Leerzeichen) Kann nachträglich mitgeteilt werden Volksbank Bonn Rhein-Sieg Stand: April 2013 Frank Ackermann Seite

17 SEPA-Lastschrift-Mandat Musterverein e.v., Musterstr. 1, Musterstadt Gläubiger-ID: DE99ZZZ Mandatsreferenz: (wird gesondert mitgeteilt) SEPA-Lastschriftmandat Ich ermächtige die Muster GmbH, Zahlungen von meinem Konto mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein Kreditinstitut an, die von der Muster GmbH auf mein Konto gezogenen Lastschriften einzulösen. Hinweis: Ich kann innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Belastungsdatum, Die Erstattung des belasteten Betrages verlangen. Es gelten dabei die mit meinem Kreditinstitut vereinbarten Bedingungen. 1. Daten des Gläubigers 2. Eindeutige Bezeichnung 3. Vorgegebener Mandatstext Name & Anschrift (des Mitglieds) Kreditinstitut: BIC: DE IBAN 4. Daten des Zahlungspflichtigen Datum, Ort und Unterschrift Volksbank Bonn Rhein-Sieg Stand: April 2013 Frank Ackermann Seite

18 Praktischer Umgang mit Mandaten Erstellen Sie neue Mandatsvordrucke z.b. integriert in Aufnahmeantrag verpflichtende Unterschrift des Mitglieds Aufnahmeantrag enthält künftig zwei Unterschriften (Antrag + Mandat) Verbleib des Mandats Original bleibt bei Ihnen Aufbewahrungspflicht 14 Monate nach letztem Einzug (Original) Kopie erhält Ihr Mitglied ergänzen Sie die Mandatsreferenz Volksbank Bonn Rhein-Sieg Stand: April 2013 Frank Ackermann Seite

19 Praktischer Umgang mit Mandaten Nennen Sie im Aufnahmeantrag Beitragshöhe und Beitragsfälligkeit Erfassung der Mandatsdaten in Zahlungsverkehrs- oder Vereinsverwaltungssoftware Mandatsgültigkeit: Mandat erlischt 36 Monate nach dem letzten Einzug Achtung bei Beitragsbefreiung und ruhenden Mitgliedschaften Zahlungspflichtiger hat Recht auf Mandatsanforderung über seine Bank Stellen Sie sicher dass Sie jederzeit eine Mandatskopie bereitstellen können Volksbank Bonn Rhein-Sieg Stand: April 2013 Frank Ackermann Seite

20 Vorabankündigung (Pre-Notification) Verpflichtende Information des Einreichers an Zahlungspflichtigen über die anstehende Lastschrift Frist 14 Kalendertage vor Fälligkeit, wenn nichts anderes vereinbart Bei wiederkehrenden Lastschriften mit gleichen Beträgen reicht eine einmalige Information Keine Formvorgabe, möglich sind z.b. Brief, Vertrag, Rechnung SMS, Telefon, , Fax Schwarzes Brett Verkürzen Sie die Frist (Satzung, Aufnahmeantrag, Beitragsordnung, ) Ziehen Sie Mitgliedsbeiträge immer an festen Terminen ein Nennen Sie Beitragshöhe und Zahlungsrhythmus im Aufnahmeantrag Volksbank Bonn Rhein-Sieg Stand: April 2013 Frank Ackermann Seite

21 SEPA-Basis-Lastschrift: Fristen Vorgegebene Vorlauffristen zur Übermittlung der Lastschrift bei erst- oder einmaliger Lastschrift 6 Buchungstage vor Fälligkeit bei Folgelastschriften 3 Buchungstage vor Fälligkeit Eil-Lastschrift mit 2 Buchungstagen Vorlauffrist ab November 2013 Einreichung schon 14 Kalendertage vorher möglich Widerspruchsfrist: 8 Wochen ab Belastungsdatum Rückgaben nicht autorisierter Zahlungen bis 13 Monate möglich Volksbank Bonn Rhein-Sieg Stand: April 2013 Frank Ackermann Seite

22 Einreichung von SEPA-Lastschriften Unterschiedliche Vorlauffristen (Erst- oder Folgelastschrift) Wochenenden Feiertagen können die Vorlauffrist erhöhen Keine Buchungstage (= TARGET-Tage) sind: Wochenenden (Samstag und Sonntag) 6 europaweit einheitliche Feiertage: Neujahr, Karfreitag, Ostermontag, 1. Mai, 25. & 26. Dezember Reichen Sie die Lastschriften rechtzeitig ein Nutzen Sie die Möglichkeit, SEPA-Lastschriften bereits früher einzureichen Verwenden Sie Dauerauftragslastschriften (in Kürze verfügbar) Volksbank Bonn Rhein-Sieg Stand: April 2013 Frank Ackermann Seite

23 Beispiel: SEPA-Basis-Lastschrift fällig am 7. eines Monats Volksbank Bonn Rhein-Sieg Stand: April 2013 Frank Ackermann Seite

24 Umdeutungslösung Zielsetzung: Nutzung der vorhandenen Einzugsermächtigung als Mandat Schriftliche Information der Zahlungspflichtigen statt Einholung eines SEPA-Mandates Nennung von Gläubiger-ID, Mandatsreferenz und Umstellungstermin Umdeutung in Mandat ist erfolgt, wenn der Zahlungspflichtige nicht widerspricht keine explizite Zustimmung erforderlich Nur gültige (eigenhändig unterschriebene) Einzugsermächtigungen können umgedeutet werden Volksbank Bonn Rhein-Sieg Stand: April 2013 Frank Ackermann Seite

25 Umdeutungslösung - Praxistipps Prüfen Sie, ob Ihnen die Einzugsermächtigungen Ihrer Mitglieder vorliegen Nutzen Sie die Gelegenheit zur Bereinigung Ihrer Unterlagen Informieren Sie Ihre Mitglieder über die Umdeutung in der Einladung zur jährlichen Mitgliederversammlung in Ihrer Vereinszeitschrift per Newsletter, , Serienbrief, Nennen Sie auch die Fälligkeitstermine und die Beitragshöhen (somit ist auch die Vorabankündigung erfolgt) Die VR-Networld Software unterstützt Sie bei der Umdeutung Volksbank Bonn Rhein-Sieg Stand: April 2013 Frank Ackermann Seite

27 Was ist zu tun? Informieren (ggf. SEPA-Verantwortlichen bestimmen) IBAN & BIC in Vereinskommunikation integrieren IBAN & BIC von Kunden einholen Umrechnung über Zahlungsverkehrssoftware Kostenloses Tool für Kunden der VR-Banken Beantragung der Gläubiger-ID Vereinbarungen mit der Bank aktualisieren Lastschriftvereinbarung ggf. Vereinbarung zur Nutzung des Online-Bankings Volksbank Bonn Rhein-Sieg Stand: April 2013 Frank Ackermann Seite

28 Was ist zu tun? Prüfen und Anpassen der technischen Voraussetzungen (z.b. ZV-Software) Mandate einholen bzw. über Umdeutung informieren Mandatsverwaltung organisieren Festlegung einer Mandatsreferenz (Mitgliedsnummer) Sicherstellung der rechtzeitigen Übermittlung der Lastschriftdaten an Bank Organisation der Archivierung der Mandate frühzeitiger Probelauf, ggf. mit ausgewählten Mitgliedern Volksbank Bonn Rhein-Sieg Stand: April 2013 Frank Ackermann Seite

30 Zahlungsverkehr mit VR-Networld Software SEPA-Zahlungsverkehr höchste Sicherheitsstandards Umwandlung von Inlands-Lastschriften in SEPA-Lastschriften Erstellung und Verwaltung von SEPA-Mandaten Erstellung von Umdeutungsanschreiben Automatisierte Vergabe von Mandatsreferenzen Beantragung der Gläubiger-ID Volksbank Bonn Rhein-Sieg Stand: April 2013 Frank Ackermann Seite

31 Vereinsverwaltung mit PC VAB Verwaltung der Mitgliederdaten Beitragswesen inkl. Beitragseinzug Diverse Auswertungen Umfangreiche SEPA-Funktionen IBAN-Konverter Erstellung und Verwaltung von SEPA-Lastschriftmandaten Erstellung von Serienbriefen für die Umdeutung über die integrierte Textverarbeitung Volksbank Bonn Rhein-Sieg Stand: April 2013 Frank Ackermann Seite

32 Welche Fragen haben Sie? Volksbank Bonn Rhein-Sieg eg Frank Ackermann 0228/ Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Volksbank Bonn Rhein-Sieg Stand: April 2013 Frank Ackermann Seite