Informationsforum Gelebte Verwaltung- Von der Behörde ins Archiv Koblenz, 13.Januar 2015 Großformate im BBR

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1 Informationsforum Gelebte Verwaltung- Von der Behörde ins Archiv Koblenz, 13.Januar 2015 Großformate im Matthias Reif, Referat A5- Baufachliche Software, Baudokumentation

2 Übersicht Aufgaben / A5 Schriftgut im Aufbewahrungsfristen 1 2 Großformate im 3 6 Großformate/ Pläne 5 Digitale Gebäudedokumentation 4 Standards/ DokuRL 2/14

3 Bundesamt für Bauwesen und Raumordnung - Bundesoberbehörde im Geschäftsbereich des Bundesministeriums für Umwelt, Naturschutz, Bau und Reaktorsicherheit (BMUB) - mit Baubereich () und Bundesinstitut für Bau-, Stadt- und Raumforschung (BBSR) - betreut Bauaufgaben des Bundes - der Bundesregierung, der Verfassungsorgane und Ministerien in Berlin, Bonn und im Ausland sowie die Kulturbauten der Stiftung Preußischer Kulturbesitz - derzeit ca. 230 Große Baumaßnahmen - BBSR im berät als Ressortforschungseinrichtung die Bundesregierung bei Aufgaben der Stadt- und Raumentwicklung, des Wohnungs-, Immobilienund des Bauwesens - ca MitarbeiterInnen in 4 Bau- Abteilungen, 2 Abteilungen BBSR, Abteilungen A- Baufachliche Dienste und Z- Zentrale Dienste an den Standorten Bonn und Berlin 3/14

4 Aufgaben Referat A5 im Baufachliche Software Baudokumentation Bauarchive ProjektKommunikations- ManagementSystem Administrative Grundlagen Bau- und Sachaktenarchive Baukostenplanung/ -überwachung/-abrechnung Entwicklung von Dokumentationsstandards Plankammern Bauregister, AVA-Programme Qualitätssicherung Foto-, Bild-, Modellarchive CAD-/ CAFM- Software CAD-/ CAFM-Daten Scancenter System zum Archivieren, Verwalten, Bereitstellen der technischen Bau-/ Bestandsdokumentation Primärnachweis/ Bestandsdatenpflege Gremienarbeit Baubibliothek Normenverwaltungssystem 4/14

5 Schriftgut im gemäß GO/ RegAnw. und Aktenplan I. Verwaltung/ Service: - Personal - Information, Kommunikation - Organisation - Haushalt - Innerer Dienst - Justiziariat II. Grundsatz- Baufachl. Dienste: - Baufachlicher Grundsatz - Wettbewerbe, Zuwendungen - Wirtschaftliches Bauen - Vergabe - Baufachliche IT - Grundsatz Dokumentation III. Bauen - Betreuen: - Grundsatz Bauen - Konkretes Bauvorhaben -- BV- spezifisch -- BV- übergreifend Akten einer Baumaßnahme: Neubau Bundesministerium (BGF ,00qm): ca. 110 lfm Akten/ Aktenordner 01- Projektentwicklung/ Nutzerberatung 02- Grundlagen des Projekts 03- Wettbewerbe Architekt, TGA, Kunst 04- VOF- Verfahren 05- Aktuelle Kenndaten des Projekts 06- Schriftverkehr mit Nutzer/ Behörden 07- Verträge mit FbT, Schriftverkehr 08- Vor-/Entwurfs-/Genehmigungsplanung 09- Ausführungsplanung 10- Ausschreibungen, Angebote 11- Verträge mit ausführenden Firmen 12- Baubestandsunterlagen 13- Rechtliche Dienste 14- Bauaufsichtsakte 03/ / / / / /2004 Analoge Unterlagen Bau-/ Sachakten Zeichnungen Fotos, Dias, Modelle Digitale Daten CAD- Pläne Technische Unterlagen Bilddateien 5/14

6 Dokumentation im Lebenszyklus Baumaßnahme Bedarfsermittlung, Variantenuntersuchung Projektbeginn Stilllegung/ Abriss Liegenschaft Entscheidungs-/ Entwurfsunterlage Ausführungsplanung Ausschreibung/ Vergabe Bauausführung, Abnahme, Mängelmanagement Rechnungslegung Bauen Projektdokumentation DRL BfR GBestand Objektdaten Betreiben Bestandsdokumentation (H2 RBBau) Technisches und infrastrukturelles Gebäudemanagement Facility Management Umbau/ Modernisierung als eigene Projekte Bauunterhalt, Gebäudebestand Baudokumentation (H1 RBBau) Primärnachweispflege Übergabe, Inbetriebnahme Gewährleistung, Projektende Nutzung/ Betrieb Mehrwertschöpfung = Bauen + Nutzung/ Betrieb über den Lebenszyklus eines Gebäudes 6/14

7 Aufbewahrungsfristen gemäß GO/ RegAnw. I. Z- Akten: - Personal - Information, Kommunikation - Organisation - Haushalt - Innerer Dienst - Justiziariat II. A- Akten: - Baufachlicher Grundsatz - Wettbewerbe, Zuwendungen - Wirtschaftliches Bauen - Vergabe - Baufachliche IT - Grundsatz Dokumentation III. Bauakten: - Grundsatz Bauen - Konkretes Bauvorhaben -- BV- spezifisch -- BV- übergreifend 30 J Prozessakten 20 J Akten zu Liegenschaften (Erwerb/ Veräußerung) 10 J übrige Altakten 1 J Weglegesachen 01- Projektentwicklung/ Nutzerberatung 02- Grundlagen des Projekts 03- Wettbewerbe Architekt, TGA, Kunst 04- VOF- Verfahren 05- Aktuelle Kenndaten des Projekts 06- Schriftverkehr mit Nutzer/ Behörden 07- Verträge mit FbT, Schriftverkehr 08- Vor-/Entwurfs-/Genehmigungsplanung 09- Ausführungsplanung 10- Ausschreibungen, Angebote 11- Verträge mit ausführenden Firmen 12- Baubestandsunterlagen 13- Rechtliche Dienste 14- Bauaufsichtsakte RBBau K10 Aufbewahrungsstelle Baudurchführende Ebene Rechnungslegung RBBau J2 Vergabeunterlagen 5 J nach Prüfung BRH, 7 J nach Rechnungslg. Pläne, Flächenberechnungen, der Bauausführung entsprechend ES Bau, EW Bau Wichtige Unterlagen zur fachlichen und rechtlichen Beurteilung Unterlagen öff.-rechtl. Behandlung Zweitschriften der Verträge mit FbT HÜL Bau 3 J nach Veräußerung! der Liegenschaft bzw. Bauwerks- Beseitigung gemäß VSA 30 J für VS- eingestufte Akten 7/14

8 Dokumentationsrichtlinie des Kapitel 1 Kapitel 2 Kapitel 3 Kennzeichnung AKS Geometrische Daten, CAD Kapitel 0 Beschriftung Gliederung DRL 02/ 2008 Alphanumerische Daten, RGB Kapitel 4 Erläuterung Kapitel 6/ 6A Inhalt, Umfang, Gewerkespezifische Anhänge Besondere/ Fotodokumentation Kapitel 5 - einheitliche Beschriftung/ Gliederung, Strukturierung Aktenordner, Datenträger - einheitliche Kennzeichnung Gebäude/ Liegenschaft, wartungsrelevante Anlagen/Bauteile - konkrete Vorgaben Inhalt/ Umfa Dokumentation - Erhöhung Qualität der Dokumentation, inhaltlich, formell- strukturell, vollständig - Sicheru Lesbarkeit, Weiterbearbeitbarkeit digitaler Unterlagen in Systemen des AG 8/14

9 CAD- Vorgaben lt. Kapitel 3 DRL des Allgemeine Vorgaben: - interne Bearbeitung - Anforderungen bei Übergabe einzuhalten Fachliche Vorgaben: - Anwendung genormter Papierformate, einheitliches Planlayout, Übersichtsplan, - Plankopf des nach Corporate Design - - Bürostandard- Schriftarten, Stiftdicken, Linienarten, Flächenelemente CAD- spezifische Vorgaben: - Modellbereich/ Papierbereich - Folien-/ Layerstrukturen Hochbau, TGA und Außenanlagen - aktuelle Austauschformate/ Versionen CAD: -- *.dwg/ *.dxf Version 2004, 2007, 2010, -- Allplan, Version 2011, 2012, /14

10 Digitale Gebäudedokumentation Geometrische Daten: - bauliche und technische Grundrisspläne - weitere Pläne (Ansichten, Schnitte, Schemapläne, Fluchtwege, Rettungs-, Brandschutzpläne ) 2 D CAD (dwg/ dxf oder Allplan) zzgl. pdf- Dateien als Abbild der Papierpläne Alphanumerische Daten: 340GB Projektdaten, Einzelprojekte, ca. 100 CAD-User - bauliche und technische Beschreibungsdaten zu Liegenschaft, Gebäude, Bauteil, Raum, Ausstattung Datenbanken/ Raum- und Gebäudebuch (Allfa) oder Excel- Datei Datenbank- Einträge mit CAD repliziert Angabe von Ausstattungen/ Merkmalen je Raum, Flächen, Boden, Wände, Decken, Türen, Fenster ca. 120 Raum- und Gebäudebücher, 30 CAFM-User 10/14

11 Virtuelles Gebäudemodell 3 D CAD/ BIM* am Humboldt-Forum * Building Information Modeling 11/14

12 Großformate/ Pläne Planer/ Ausführende Gewerke DRL - Nachrichtenversand - Dokumentenmanagement - Planmanagement - Reprobestellung - Protokolle, Berichte - Fotodokumentation - Projektleitungen Aktenbildung lt. Aktenplan, Akten-/ Planverzeichnisse Referats-/ Sachbearbeiter- Registraturen D10117MG1U1B430_GR001-2A Nutzer/ Maßnahmenträger Digitale Gebäudebestandsdokumentation - Pflege des Primärnachweises während des Gesamt- Lebenszyklus Gebäude - geometrischer Primärnachweis durch Bauverwaltung BfR Gebäudebestand dwg/ dxf, pdf PKM- System Baudokumentation Digitales Archiv Bearbeitung Archivierung CAD- System Archivsystem Sicherstellen der Lesbarkeit + Weiterbearbeitbarkeit Allplan dwg/ dxf, pdf Referat A5 Archive/ Plankammern (Altregistratur) - Verwalten von Bau-/Sach- Akten (Papier, Datenträger) - Digitalisieren von Plänen 03/ Aussonderung nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen K10 RBBau 03/ /2004 ZBSA Berlin: lfm Akten 154 Planschränke Folgeprojekte, Information Bundesarchiv 12/14

13 Großformate/ Pläne - sind Bestandteil der Bauakten - Planungen werden in Fachverfahren bzw. CAD- Programmen erstellt, digital ausgetauscht - werden in Papier- und digitaler Form übergeben (nach Dokumentationsrichtlinie ) - Aufbewahrungsfristen von Bestandsplänen reichen über den Lebenszyklus von Gebäuden, i.d.r. >30 Jahre, bedeutet Langzeit- Aufbewahrung/ Archivieren von Papier und Dateien Bei elektronisch gespeichertem Schriftgut sind durch geeignete Maßnahmen die Vollständigkeit, Integrität, Authentizität und Lesbarkeit zu gewährleisten ( 18 Registraturrichtlinie für das Bearbeiten von Schriftgut in Bundesministerien) Bauliche Bestandspläne werden zur CAD- Bearbeitung/ Datenpflege bzw. zur Sicheru Lesbarkeit und Weiterbearbeitbarkeit in das CAD- System Allplan (Bearbeitungskomponente) übernommen, mit Weiterentwicklung des Systems migriert. Der Übergabestand wird zusätzlich als dwg- und pdf- Dateien gesichert (Archivsystem). Technischen Bestandspläne nach DRL werden als dwg- und pdf- Dateien gesichert, um sie bei späteren Baumaßnahmen als Informationsgrundlage zu verwenden. Transparent- Originale werden gescannt, als tif-/ pdf- Datei gesichert und bei Bedarf digital als Informationsgrundlage zur Verfügung gestellt. (Ziel: Ersetzendes Scannen) 13/14

14 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Matthias Reif Bundesamt für Bauwesen und Raumordnung Referat A5/ Baufachliche Software, Baudokumentation Straße des 17.Juni 112, Berlin /14