1 AUTODB HAUPTMENÜ... 3

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1 Inhalt 1 AUTODB HAUPTMENÜ KFZ NEU ANLEGEN KFZ LÖSCHEN EINKAUFSPREIS KFZ VERKAUF STORNIEREN EXTRAS UND AUSSTATTUNGEN INVESTITIONEN ÜBERSICHT KFZ AKTIONS-SCHALTER FILTER-FELDER BERICHTS-SCHALTER KAUFVERTRAG RECHNUNG QUITTUNG ABHOLAUFTRAG EK BERECHTIGUNG BESTELLUNG LIEFERSCHEIN VERBRINGUNGSNACHWEIS BESTANDLISTE ANKAUF VERKAUFTE KFZ ANGEBOT ANGEBOTSLISTE ROTES KENNZEICHEN KURZZEITKENNZEICHEN PREISSCHILD EUR.1/ZOLL SPEZ. FUNKTIONEN SCHLÜSSEL-KENNZEICHEN AGB EINZUGSERMÄCHTIGUNG ÜBERSICHT UMSATZ AUFTRÄGE UND RECHNUNGEN FÜR REPARATUR, ERSATZTEIL, ZUBEHÖR UND SERVICE STATISTIK KASSENBUCH UND BANKBUCH EIGENE DATEN KENNWORT FORMULARSCHUTZ STAMMDATEN KUNDEN LIEFERANTEN Seite 1

2 9.5 HERSTELLER FARBEN LÄNDER EXTRAS UND AUSSTATTUNGEN BLANKO VERTRAG VK BLANKO VERTRAG EK ENDE KONTAKT Seite 2

3 1 AUTODB HAUPTMENÜ 1 Das Hauptmenü von AutoDB. (1) Aktuelle Programm-Version sehen Sie hier. Seite 3

4 2 KFZ NEU ANLEGEN Um ein neues KFZ anzulegen wählen Sie NEU ANLEGEN im Hauptmenü. Tragen Sie hier die Daten aus dem KFZ-Brief ein. 2.1 KFZ löschen Über diesen Schalter läßt sich das ausgewählte KFZ wieder löschen. Buchungen im Kassenbuch oder Bankbuch im aktuellen Monat werden ebenfalls gelöscht. Buchungen vom letzten Monat und älter bleiben bestehen. Seite 4

5 3 Einkaufspreis KFZ 1 1 Tragen Sie hier die Einkaufsdaten ein. Der Rechnungsbetrag wird automatisch in das Kassenbuch bzw. Bankbuch eingetragen. Wichtig: Wählen Sie die richtige Vertragsart EK (1) : mit MwSt, 25a oder Netto (Auslandeinkauf). Seite 5

6 Verkaufspreis KFZ Tragen Sie hier die Verkaufsdaten ein. Der Rechnungsbetrag wird automatisch in das Kassenbuch bzw. Bankbuch eingetragen. Sobald Sie den Schalter verkauft (1) wählen, wird die nächste laufende Vertragsnummer ermittelt und zugewiesen. Links unten bei Sonstiges für den Vertrag werden Standardtexte und Freitexte eingestellt. Die Standardtexte werden durch die Schalter (2) mit Doppelklick eingetragen. Sie können aber auch individuelle Texte eintragen. Wichtig: Wählen Sie die richtige Vertragsart VK (3). (4) Hier bitte den Kunden auswählen. Ist ein Kunde neuanzulegen, dann mit dem blauen Pfeil nach rechts zur Kunden-Neuanlage springen. Danach kann der Kunde ausgewählt werden. (5) Wählen Sie die gewünschte Vertragsart. 25a, EG-Netto, mit MwSt oder Ausfuhr- Netto. Seite 6

7 3.1 Verkauf stornieren Mit diesem Schalter können Sie den Verkauf stornieren. Seite 7

8 4 Extras und Ausstattungen Tragen Sie hier die Extras und Ausstattungen des KFZs ein. Nach dem Eintragen der Daten können Sie Preisschilder (s. Kap. 6.18) erstellen. Sie können auch die Liste der Extras bei Mobile oder autoscout kopieren und in das rechte Fenster eintragen. Anschliessend können Sie die Extas und Ausstattungen mit dem Button schwarzer Pfeil links übernehmen. Seite 8

9 5 Investitionen Tragen Sie hier Ihre Investitionen für das KFZ ein. z.b. Tankbelege, Reparaturrechnungen, Aufbereitungsrechnungen etc. Der Rechnungsbetrag wird automatisch in das Kassenbuch bzw. Bankbuch eingetragen. Seite 9

10 6 Übersicht KFZ 2 1 In der Übersicht KFZ verwalten Sie Ihre KFZ. Standardmäßig werden nicht verkaufte KFZ also der aktuelle Bestand angezeigt. Um verkaufte KFZ anzuzeigen, wählen Sie den Schalter verkauft (1) und aktualisieren Sie die Ansicht mit dem Tabellen-Schalter (2) links oben. Seite 10

11 Aktions-Schalter Mit diesen Schaltern gelangen Sie in die jeweiligen Daten, des ausgewählten KFZs: Einkaufpreis Verkaufspreis KFZ-Daten Extras/Ausstattungen Investition Seite 11

12 6.1 Filter-Felder 1 1 Mit diesen Feldern und Schaltern können Sie die KFZ-Liste filtern. Wenn Sie z.b. alle verkauften Audi anzeigen möchten, wählen Sie bei Hersteller (1) Audi und bei Status verkauft. Aktualisieren Sie die Ansicht mit dem Tabellen-Schalter links oben. Um die Filter wieder zu entfernen wählen Sie links oben den Schalter Radiergummi. Seite 12

13 6.2 Berichts-Schalter Hier befinden sich alle Berichte und Formulare, die entweder Sie benötigen oder der Kunde, der Lieferant, der Steuerberater oder der Finanzprüfer benötigt. Wählen Sie das KFZ und anschliessend den Bericht bzw. das Formular aus. Seite 13

14 6.3 Kaufvertrag Bei einem verkauften KFZ können Sie den Kaufvertrag erneut anzeigen und drucken. Dies ist ein Standard-Kaufvertrag. Es gibt Kaufvertäge für 25a (ohne MwSt.), EU- Gebiet (Netto), außerhalb EU-Gebiet (Netto) und Inland-Brutto (mit MwSt). Seite 14

15 6.4 Rechnung Bei einem verkauften KFZ können Sie die Rechnung erneut anzeigen und drucken. Eine Rechnung ist ohne Gesetzestext und Unterschriftsleiste. Seite 15

16 6.5 Quittung Bei einem verkauften KFZ können Sie die Quittung erneut anzeigen und drucken. Eine Quittung ist ohne Gesetzestext. Seite 16

17 6.6 Abholauftrag Wenn der Käufer eine Person zum Abholen des KFZ beauftragt, muß der Käufer den Abholauftrag unterschreiben. Seite 17

18 6.7 EK Berechtigung Wenn der Käufer eine Person zum Abholen des KFZ, zum Bezahlen und zum Unterschreiben des Kaufvertrages beauftragt, muß der Käufer die Einkaufsberechtigung unterschreiben. Seite 18

19 6.8 Bestellung Kunden, die ein KFZ kaufen möchten aber persönlich nicht anwesend sind, können eine verbindliche Bestelllung unterschreiben und per Fax zusenden. Seite 19

20 6.9 Lieferschein Bei Übergabe des KFZ bekommt der Kunde einen Lieferschein. Seite 20

21 6.10 Verbringungsnachweis Bei Übergabe des KFZs unterschreibt der Kunde einen Verbringungsnachweis, falls das KFZ in das Ausland exportiert wird. Seite 21

22 6.11 Bestandliste Geben Sie das Datum ein zu dem Sie die Bestandsliste erstellen wollen. Standardmäßig wird das Datum Ende letzter Monat eingestellt. Drücken Sie danach auf den Schalter Bestandliste. Seite 22

23 In der Bestandsliste werden die KFZ nach 25a, Netto-Einkauf, Brutto-Einkauf getrennt summiert. Seite 23

24 6.12 Ankauf Einkaufsvertrag anzeigen und drucken. Seite 24

25 6.13 verkaufte KFZ Geben Sie den Zeitraum an, für den Sie die Liste der verkauften KFZ anzeigen möchten. Drücken Sie danach auf den Schalter Gebrauchtwagenliste. Liste verkaufter KFZ für einen den angegeben Zeitraum anzeigen und drucken. Seite 25

26 6.14 Angebot Angebot für ein KFZ erstellen und drucken. Seite 26

27 6.15 Angebotsliste Angebotsliste für den KFZ-Bestand erstellen und drucken. Seite 27

28 6.16 Rotes Kennzeichen Vor jeder Probefahrt und Überführung im Inland ist dieses Formular vom Interessenten zu unterschreiben. Seite 28

29 6.17 Kurzzeitkennzeichen Vor jeder Überführung im Inland oder Ausland ist dieses Formular vom Kunden zu unterschreiben. Seite 29

30 6.18 Preisschild Wenn Sie Extras und Ausstattungen gepflegt haben (s. Kap. 4) können Sie ein Preisschild erstellen und drucken. Seite 30

31 6.19 EUR.1/Zoll EUR1-Formular benötigen Sie bei Verkauf in das Ausland außerhalb EU-Gebiet. Bitte legen Sie das Formpapier in Ihren Drucker und drucken das Formular inder Reihenfolge Blatt 1 Vorderseite und Blatt 2 Vorder und Rückseite aus. Seite 31

32 Kaution Kaution behalten Sie bei Verkauf in das Ausland außerhalb EU-Gebiet. Sobald der Käufer den Nachweis für die Einfuhr des KFZ in das jeweilige Land liefert, kann die Kaution wieder ausbezahlt werden. Seite 32

33 Übergabe-Protokoll Detaillierte Übergabeliste über den technischen Zustand des KFZ. Seite 33

34 6.20 spez. Funktionen Spezielle Anwendungen der Kunden. Seite 34

35 6.21 Schlüssel-Kennzeichen Liste der KFZ nach Nummernschildern und Schlüsselnummer. Seite 35

36 6.22 AGB Allgemeine Geschäftsbedingungen für den Gebrauchtwagenhandel. Seite 36

37 6.23 Einzugsermächtigung Vollmacht für die Zulassungstelle und Einzugsermächtigung für das Finanzamt. Seite 37

38 6.24 Übersicht Umsatz 1 Auswertung der Einnahmen und Ausgaben. Ermitlung des Rohertrages. Sie können die KFZs mit den Filterfunktionen (1) oben filtern. Seite 38

39 Aufträge und Rechnungen für Reparatur, Ersatzteil, Zubehör und Service Hier können Sie Aufträge und Rechnungen für Reparatur, Ersatzteile, Zubehör oder Dienstleistungen (Werkstattrechnungen) erstellen. Über Artikel/Service-Liste können Sie Ihre Artikel und Dienstleistungen mit Preisen hinterlegen und später in der Rechnungsposition auswählen. Um eine Rechnung zu erstellen, wählen Sie bitte zuerst den Schalter Rechnung erstellen (1) aus. Wählen Sie dann Positionen bearbeiten/drucken (2) um die Positionen zu pflegen. Um einen Auftrag zu erstellen können Sie (4) Auftrag bearbeiten wählen und den Auftrag beschreiben. Später kann der Auftrag zu einer Rechnung umgewandelt werden. Mit (3) können Sie Rechnungen oder Aufträge filtern. Weitere Filter sind Einkaufsdatum, Verkaufdatum, Auftragsdatum, Kundenname und Firmenname. Seite 39

40 Tragen Sie die Rechnungspositionen ein. Seite 40

41 7 Statistik Wählen Sie den Monat aus für den Sie die Intrastat Statistik erstellen möchten. Weiter mit Statistik. Seite 41

42 Um das Formpapier VERSENDUNG (NV 2002) automatisch auszufüllen legen Sie bitte die Erhebungsvorducke (Formblätter) in Ihren Drucker. Seite 42

43 8 Kassenbuch und Bankbuch Mit Kassenbuch und Bankbuch verwalten Sie die Umsätze für Bargeld und Bankbeträge (Überweisungen). Seite 43

44 9 Eigene Daten Bei Eigene Daten verwalten Sie Ihre Betriebsdaten und Vertragsnummern und Rechnungsnummern. Feld Vertragsnummer ist für KFZ-Verträge. Feld Rechnungsnummer ist für Ersatzteile und Service-Leistungen. Wenn Sie eine Lücke bei den Vertragsnummern oder Rechnungsnummern haben z.b. durch eine Stornierung, können Sie diese Lücke wieder auffüllen, wenn Sie die Vertragsnummer bzw. die Rechnungsnummer vor der Lücke eintragen. z.b. wenn die Vertragsnummer 4711 fehlt, tragen Sie bei letzter Vertragsnummer 4710 ein. Danach wird die Vertragsnummernvergabe automatisch fortgesetzt. Vertragsnummer bzw. Rechnungsnummer, die bereits existieren werden übersprungen. Nach dem Datum (Jahreswechsel) wird das Feld letzte Vertragsnr bzw letzte Rechnungsnr auf 0 gesetzt. Seite 44

45 9.1 Kennwort Über den Button Kennwort können Sie das Programm mit einem Kennwort schützen und eine Sicherheitsfrage hinterlegen. 9.2 Formularschutz Über den Button Formularschutz können Sie einzelne Formulare und Berichte (z.b. Einkaufsvertrag) mit einem Kennwort schützen. 1 2 Schutzkennwort für die Formulare. (2) Tragen Sie hier die zu schützenden Masken ein z.b. F_Einkauf, um den Einkaufspreis zu schützen. Seite 45

46 Stammdaten 9.3 Kunden Verwalten von Kundendaten. Bei Kunden aus dem EU-Gebiet können Sie über die Online-Abfrage die Bestätigung von ausländischen Umsatzsteuer- Identifikationsnummern über die Homepage des Bundeszentralamts für Steuern einholen. Sie können Kunden nach Firma, Nachname oder Vorname filtern. Dabei können Sie auch Wildcards * einsetzen Seite 46

47 9.4 Lieferanten Lieferanten Daten verwalten. Sie können Lieferanten nach Firma, Nachname oder Vorname filtern. Dabei können Sie auch Wildcards * einsetzen Seite 47

48 9.5 Hersteller KFZ-Hersteller verwalten. Bei Hersteller außerhalb Deutschland tragen Sie bitte Ursprungsregion 99 ein, innerhalb Deutschland wählen Sie das jeweilige Bundesland aus. Seite 48

49 9.6 Farben KFZ-Farben verwalten. Seite 49

50 9.7 Länder 1 Export-Länder verwalten. Den ISO-Alpha-2 Code eines Landes bekommen Sie über den Link oben rechts (1). Seite 50

51 9.8 Extras und Ausstattungen Extras und Ausstatungen verwalten. Seite 51

52 10 Blanko Vertrag VK Blanko-Vertrag für den Verkauf. 11 Blanko Vertrag EK Blanko-Vertrag für den Einkauf. 12 Ende Programm beenden. 13 Kontakt Homepage von AutoDB. Hier sind auch die Kontaktdaten. Seite 52