Digitale Signatur in Theorie und Praxis

Transkript

1 Digitale Signatur in Theorie und Praxis Kostensenkung durch aktives Rechnungsoutputmanagement 1

2 Agenda 1. Ausgangssituation (Status Quo) 2. Gesetzeslage qual. digitale Signatur in Deutschland 3. Erfahrungsbericht Herr Claus Bäumler, Robert Bosch GmbH 4. Live-Präsentation Signatur und Archivierung 2

3 Status Quo Rechnungsversand heute (1/2) Aufgabenstellung: Wie optimieren Sie den Rechnungsprozess? Ausgangsseitig Eingangsseitig Buchhaltung Rechnung erzeugen und drucken Eintüten und verschicken POST Auspacken und sortieren Manuell eingeben und ablegen Sender Empfänger 3

4 Status Quo Rechnungsversand heute (2/2) Elektronisch, verfügbare Information 100% 100% Ausdruck/Kuvertieren 1,50-3,00 Manuelle Korrektur 0,80 Informationsvernichtung Papierversand 0,55 Manuelle Eingabe, Scannen 0,60 Informationsaufbau Rechnung erzeugen und drucken Eintüten und verschicken POST Auspacken und sortieren Manuell eingeben und ablegen Sender Empfänger 4

5 Abbildung des Gesamtprozesses mit Archivlösung 2 Signatur Trustcenter 3 (online Zertifikatsprüfung) Übergabe an nexmart PCL, PDF, EDI 1 Übermittlung an Empfänger PDF, EDI, FAX Sign. Rechnung + Prüfdokument 4 Empfänger ERP-System/ Rechnungswesen Rechnungsersteller Signierte Rechnung Prüfdokumente Logfiles 5 Archivzugriff auf revisionssichere Dokumente Archiv 5

7 Status Quo - aktuelle Gesetzeslage Deutschland (1/4) Bei Versand von elektronischen Rechnungen auf elektronischem Weg müssen zahlreiche rechtliche Vorschriften beachtet werden Auszug aus 14 Abs. 3 UStG [ ] Bei einer auf elektronischem Weg übermittelten Rechnung müssen die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleistet sein durch 1. eine qualifizierte elektronische Signatur [ ] 2. elektronischen Datenaustausch (EDI) [ ] unter den Voraussetzungen der Nummer 1 auf elektronischem Weg übermittelt wird. Gleiches gilt entsprechend dem Schreiben des BMF vom für die Übermittlung von Faxrechnungen, die über einen Faxserver versendet werden 7

8 Status Quo - aktuelle Gesetzeslage Deutschland (2/4) Zusammenfassung des Grundlagendschungels Umsatzsteuergesetz: 14 Abs. 3 UStG, GDPdU: Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen GobS: Grundsätze ordnungsgmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme Schreiben des BMF (Bundesministerium der Finanzen) vom : GZ IV B 7 S /04) Signaturgesetz (SigG): vollständig Signaturverordnung (SigV ( SigV): vollständig EU-Richtlinie: 2001/115/EG v Rechenzentrum: Zugangsschutz (24 x 7 x 365) und Zugangskontrolle (z.b. Iris-Scan) 8

9 Status Quo - aktuelle Gesetzeslage Deutschland (3/4) Pflichten des Rechnungssenders Einsatz der qualifizierten elektronischen Signatur Elektronische Aufbewahrung (Archivierung): nach den gesetzlichen Vorschriften über einen Zeitraum von mindestens 10 Jahren Rechtliche Grundlagen der Aufbewahrungspflicht GdPdU, GoBS, 147 Abgabenordnung Bereitstellung der Daten für Finanzbehörden (Idealerweise IDEA - Schnittstelle) 9

10 Status Quo - aktuelle Gesetzeslage Deutschland (4/4) Pflichten des Rechnungsempfängers ngers Prüfung der elektronischen Signatur und Dokumentation der Prüfung Elektronische Aufbewahrung (Archivierung) nach den gesetzlichen Vorschriften Dauer von mindestens 10 Jahren Rechtliche Grundlagen der Aufbewahrungspflicht GdPdU, GoBS 147 Abgabenordnung Bereitstellung der Daten für Finanzbehörden (Idealerweise IDEA - Schnittstelle) Bei Nichtbeachtung der gesetzlichen Vorschriften kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug verweigern bzw. zurückfordern 10

11 Die digitale Signatur als zentrales Element eines E-Business Dienstleisters nexmart = 1. Ihr strategischer E-Business Business-Dienstleister 2. Abbildung von Branchen-Standardprozessen (Bestellung bis zur Rechnung) 3. Service-Provider für f die qualifizierte digitale Signatur Umsetzung der technischen Herausforderungen Einhaltung der räumlichen Anforderungen (Rechenzentrum) Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben Übernahme der gesamten Administration Ganzheitlicher Ansatz unter Einbeziehung der Kunden 11

13 Geschäftsbereich Power Tools Bosch Gruppe Umsatz: 43,7 Mrd. EURO Kraftfahrzeugtechnik Umsatz: 27,2 Mrd. EURO Industrietechnik Umsatz: 5,5 Mrd. EURO Gebrauchsgüter und Gebäudetechnik Umsatz: 11 Mrd. EURO Power Tools Vertraulich PT/SCS-EC Herr Bäumler Robert Bosch GmbH Alle Rechte vorbehalten, auch bzgl. jeder Verfügung, Verwertung, Reproduktion, Bearbeitung, Weitergabe sowie für den Fall von Schutzrechtsanmeldungen.

14 Geschäftsbereich Power Tools Bosch-Geschäftsbereich Power Tools 2007 Daten und Fakten auf einen Blick Kennzahlen 2007 Umsatz nach Regionen Umsatz Wachstum zum Vorjahr (währungsbereinigt) 3,1 Mrd Euro + 11% Nordamerika -3% Asien - Pazifik +14% Umsatz mit Produktneuheiten (jünger als 2 Jahre) Mitarbeiter 36% ca Lateinamerika +18% Europa +17% Power Tools 14 Vertraulich PT/SCS-EC Herr Bäumler Robert Bosch GmbH Alle Rechte vorbehalten, auch bzgl. jeder Verfügung, Verwertung, Reproduktion, Bearbeitung, Weitergabe sowie für den Fall von Schutzrechtsanmeldungen.

15 Geschäftsbereich Power Tools Bosch Power Tools Geschäftsfelder Handgehaltene Elektrowerkzeuge Stationärgeräte Zubehör Elektrische Gartengeräte Intelligente Messtechnik Nr.1 weltweit Nr.5 weltweit Nr.1 weltweit Nr.2 in Europa Nr.3 in Europa 15 Power Tools Vertraulich PT/SCS-EC Herr Bäumler Robert Bosch GmbH Alle Rechte vorbehalten, auch bzgl. jeder Verfügung, Verwertung, Reproduktion, Bearbeitung, Weitergabe sowie für den Fall von Schutzrechtsanmeldungen.

16 Vertriebsorganisation PT/SEC Sales Europe Central Power Tools Vertraulich PT/SCS-EC Herr Bäumler Robert Bosch GmbH Alle Rechte vorbehalten, auch bzgl. jeder Verfügung, Verwertung, Reproduktion, Bearbeitung, Weitergabe sowie für den Fall von Schutzrechtsanmeldungen.

17 Umsatzentwicklung CSO-spezifisch 378 Mio. Euro 331 Mio. Euro +15 % YDT DE Mio. 308 Mio. CH60 78,68% 81,28% AT60 +18,6% YDT 41 Mio. 12,36% 43 Mio. 11,45% 27 Mio. 30 Mio. 8,95% 7,26% Power Tools 17 Vertraulich PT/SCS-EC Herr Bäumler Robert Bosch GmbH Alle Rechte vorbehalten, auch bzgl. jeder Verfügung, Verwertung, Reproduktion, Bearbeitung, Weitergabe sowie für den Fall von Schutzrechtsanmeldungen.

18 Umsatzentwicklung Distributionsweg SEC Wert ~166 Mio. Euro + 21,1% Wert ~195 Mio. Euro + 9,5 % Großfläche Fachhandel Power Tools 18 Vertraulich PT/SCS-EC Herr Bäumler Robert Bosch GmbH Alle Rechte vorbehalten, auch bzgl. jeder Verfügung, Verwertung, Reproduktion, Bearbeitung, Weitergabe sowie für den Fall von Schutzrechtsanmeldungen.

19 Status Quo Robert Bosch GmbH Ausgangssituation Schritt 1 100% ausdrucken / kuvertieren 1,50-3,00 Die aufgeführten Zahlen entsprechen den Erfahrungswerten von Bosch Maßnahme Papierversand 0,55 Informationsvernichtung Umstellung auf Vollautomatisierung (ohne digitale Signatur, ausschließlich Optimierung des klassischen Print-Prozess) Rechnung erzeugen Eintüten und und drucken verschicken Sender POST Definition interner Workflowprozesse Outsourcing des Outputmanagements durch Kooperation mit externem Druckdienstleister Porto-Optimierung 19

20 Status Quo Robert Bosch GmbH konkrete Maßnahmen Schritt 2 100% ausdrucken / kuvertieren 1,50-3,00 Papierversand 0,55 Informationsvernichtung Interne Kosteneinsparung bei Bosch Schnelle Prozessdurchlaufzeit Senkung der Materialkosten Fehlerreduzierung Porto-Optimierung Ergebnis Wir haben die richtige Entscheidung getroffen, den klassischen Print-Prozess Prozess zu optimieren Rechnung erzeugen Eintüten und und drucken verschicken Sender POST Nächster logischer Schritt Weiter Prozessoptimierung durch die digitale Signatur und somit Generierung weiterer Einsparpotentiale 20

21 Vorteile für Robert Bosch mit Einführung der digitalen Signatur Weitere Optimierung der Prozessdurchlaufzeit durch Wegfall des Druckprozesses Wegfall sämtlicher Materialkosten für Papier, Druck und Kuvertierung schnellerer Zahlungseingang durch schnellere Zustellung (keine Postlaufzeit) Wegfall von Portokosten durch elektronischen Versand der Rechnung Insbesondere auch im internationalen Rechnungsversand (Postlaufzeit, Porto) Das erwartete langfristige Einsparpotenzial liegt insgesamt bei nochmals 50% - und dies bei einem ohnehin bereits optimierten Print-Prozess Prozess! 21

22 Kriterien für die Auswahl des richtigen Signaturpartners Umsetzung der anspruchsvollen Gesetzeslage Dauerhafte Beobachtung der Gesetzeslage und ggf. Anpassung der Prozesse Umsetzung der technischen Anforderungen Infrastruktur: Soft- und Hardware, räumliche Gegebenheiten Organisatorisch: Vertretungsregelungen oder Administration der Signaturkarten. Verwaltung der Zustellwege an den Empfänger (kann variieren) Zuverlässige, vertrauenswürdig und langfristige strategische Partnerschaft Bestehende Prozess- und Branchenkenntnisse Unabhängiger, neutraler Dienstleister Die Erwartungshaltung ist hoch! 22

23 Die Entscheidung für nexmart fiel aufgrund: Langjährige und positive Zusammenarbeit Vorhandenes Prozess Know-How Hohe Vertrauensbasis für dieses Projekt vorhanden Räumliche Infrastruktur gegeben Prozessseitig: Ganzheitlicher Ansatz 1. nexmart bietet nicht nur die digitale Signatur, sondern auch das klassische Rechnungsoutputmanagement des Druckdienstleisters als Outsourcinglösung an. 2. nexmart bildet den Prozess mit Archivierungsfunktion an. Dies stellt vor allem auch einen Mehrwert für den Empfänger dar und entspricht somit unserem Gedanken der Kundenfokussierung und Kundbenbindung. nexmart-lösung = zentraler Ansatz = Signatur-Branchenportal 23

24 Abbildung des Gesamtprozess mit Archivlösung 2 Signatur Trustcenter 3 (online Zertifikatsprüfung) Übergabe an nexmart PCL, PDF, EDI 1 Übermittlung an Empfänger PDF, EDI, FAX Sign. Rechnung + Prüfdokument 4 Empfänger ERP-System/ Rechnungswesen Rechnungsersteller Signierte Rechnung Prüfdokumente Logfiles 5 Archivzugriff auf revisionssichere Dokumente Archiv 24

25 Verschiebung der Versand-Verhältnisse in den nächsten Jahren Erwartete Entwicklung Rechnungsoutputmanagement 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Print elektronis ch Die Entwicklung des elektronischen Rechnungsversand mit digitaler Signatur wird zum Standard werden wie die Bezahlung mit Kreditkarte. Dieser Wandel kann mit dem ganzheitlichen Ansatz von nexmart problemlos vollzogen werden! 25

26 Agenda 1. Ausgangssituation (Status Quo) 2. Gesetzeslage qual. digitale Signatur in Deutschland 3. Erfahrungsbericht Herr Claus Bäumler, Robert Bosch GmbH 4. Live-Pr Präsentation Signatur und Archivierung 26

27 Abbildung des Gesamtprozess mit Archivlösung 2 Signatur Trustcenter 3 (online Zertifikatsprüfung) Übergabe an nexmart PCL, PDF, EDI 1 Übermittlung an Empfänger PDF, EDI, FAX Sign. Rechnung + Prüfdokument 4 Empfänger ERP-System/ Rechnungswesen Rechnungsersteller Signierte Rechnung Prüfdokumente Logfiles 5 Archivzugriff auf revisionssichere Dokumente Archiv 27

28 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Ihr Kontakt: Udo von Meltzing und Björn Bode nexmart Branchentag 05. Mai