Die Logical Framework Matrix (LFM) Erläuterung und Praxisübung

Transkript

1 Die Logical Framework Matrix (LFM) Erläuterung und Praxisübung Intensivseminar zum 6. Aufruf TEMPUS IV Frank Bösenberg, Bonn,

2 Referent : Mitgründer und stellvertretender Leiter des European Project Center der TU Dresden Administrative Betreuung von mehr als 10 TEMPUS-Projekten JEP Informatikcurriculum für das Fachgebiert Datensicherheit und Datenschutz JEP Retraining courses on intercultural marketing REMARK Seit 2009: Geschäftsführer Eurogrant GmbH Projektplanung und management für EU-geförderte Projekte 2

3 Agenda 1. Vorstellung Logical Framework Approach/ Logical Framework Matrix 2. Übungsbeispiel 3. Fragen/Diskussion 3

4 Logical Framework Approach (LFA) Methode zur Projektplanung In den späten 60er Jahren entwickelt, um der US Agency of International Development bessere Projektplanung und -auswertung zu ermöglichen EC verlangt Nutzung des LFA als Teil ihres Project Cycle Management seit 1993 LFA: analytischer Prozess zur Planung von Projekten LFM = Logical Framework Matrix = LogFrame = dokumentiertes Ergebnis des analytischen Prozesses 4

5 LFA LFM warum? Eine gute LFM: Ermöglicht eine objektive Projektüberprüfung (Evaluation) zeigt eine klare Verteilung von Verantwortlichkeiten (Management responsibilities) sorgt für ein gemeinsames Projektverständnis 5

6 Logical Framework Matrix die Felder Globales Ziel: Welches ist die globale Zielsetzung, zu der das Projekt beiträgt? Spezifische Projektziel/e: Welches ist/sind das/die spezifische/n Ziel/e, die das Projekt erreichen will? Indikatoren für den Erfolg: Welches sind die Schlüsselindikatoren hinsichtlich der globalen Zielsetzung? Indikatoren für den Erfolg Welches sind die quantitativen und qualitativen Indikatoren die aufzeigen, inwieweit das/die spezifische/n Projektziel/e erreicht ist/sind? MESSUNG DER INDIKATOREN Welches sind die Informationsquellen zu diesen Indikatoren? Messung der Indikatoren Welches sind die vorhandenen und verwertbaren Informationsquellen? Welche Methoden werden zur Informationsbeschaffung angewandt? Voraussetzungen & Risiken Welches sind Faktoren und Bedingungen, die nicht der direkten Kontrolle des Projekts unterliegen und die notwendig sind, um die Zielsetzungen zu erreichen? Welche Risiken sind in Erwägung zu ziehen? Produkte (greifbar) und Ergebnisse (nicht greifbar): Bitte erstellen Sie eine Liste der konkreten PRODUKTE / ERGEBNISS, (in Arbeitspakete aufgeteilt): Indikatoren für den Erfolg: Welches sind die Indikatoren, die messen in welchem Ausmaß das Projekt die geplanten Ergebnisse erzielt? Messung der Indikatoren Welches sind die Informationsquellen zu diesen Indikatoren? Voraussetzungen & Risiken Welche externen Faktoren und Bedingungen müssen erfüllt werden, um die erwarteten Ergebnisse fristgemäß zu erzielen? Aktivitäten: Welches sind die Schlüsselaktivitäten (in Arbeitspakete aufgeteilt) und in welchen Abläufen müssen sie durchgeführt werden, um die geplanten Ergebnisse zu erzielen? Erforderliche Ressourcen: Welche Ressourcen werden benötigt, um die Aktivitäten durchzuführen, z.b. Arbeitsaufwand der Mitarbeiter, Ausstattung, Mobilitäten, Veröffentlichungen usw.? Voraussetzungen, Risiken und Bedingungen Welche Voraussetzungen müssen vor Projektbeginn gegeben sein? Welche Bedingungen, die außerhalb der direkten Einflussnahme des Projekts liegen, müssen gegeben sein, um die Durchführung der geplanten Aktivitäten gewährleisten zu können? Bonn, Die Logical Framework Matrix 6

7 Logical Framework Approach Analysephase Stakeholderanalyse -> Partnersuche, Auswahl des Konsortiums, -> Qualität der Partnerschaft (E2) Problemanalyse Schlüsselprobleme identifizieren, Bedarfsanalyse -> Projektbegründung (E1) Zielanalyse Lösungen für die Probleme entwickeln -> C2 Strategieanalyse Auswahl der richtigen Strategie -> E3 Planungsphase Entwicklung der LFM Definition der Projektstruktur, Prüfung der internen Logik und Risiken Zeitliche Planung der Aktivitäten Festlegung der Reihenfolge und Abhängigkeiten der Aktivitäten -> Zeitplan -> Arbeitsplan (Part 3, xls) Budgetplanung Ausgegend von der Aktivitätenplanung: Inputs und Kosten bestimmen (Part 3, xls) 7

8 Stakeholderanalyse Stakeholder = Alle Individuen, Gruppen oder Institutionen, die ein (bedeutendes) Interesse am Gelingen oder Scheitern des Projektes haben bzw. vom Projekt betroffen sind Interessierte Parteien Betroffene Interessengruppen Etymologisch: etwas steht auf dem Spiel (at stake) ein Interesse (stake) an der Sache 8

9 Begriffsklärung Beneficiaries: Alle, die in irgendeiner Weise Nutzen von der Projektdurchführung haben Unterscheidung möglich in: -Target group(s): Gruppe, die direkt positiv betroffen ist (z.b. Personal von Partner-Organisationen) Final beneficiaries: Personenkreise mit Langzeitnutzen vom Projekt, z.b. Studenten, Arbeitgeber etc. 9

10 Problemanalyse Am besten in Gruppenarbeit durchzuführen Ausgehend von identifizierten target groups/beneficiaries Ursache und Wirkung berücksichtigen Möglichkeit der grafischen Darstellung: Problembaum -> Input sollte von Partnern kommen, genaue Problembeschreibung als Ausgangspunkt für Zielplanung 10

11 Beispiel: Problembaum Ungedeckter Bedarf an Fachkräften zum Thema XYZ Fehlende Weiterbildungsangebote Schlechte Beschäftigungsfähigkeit von Berufsanfängern Mangelnder Praxisbezug der existierenden Studiengänge Veraltetes Lehrmaterial Lehrpersonal zu unerfahren im Umgang mit neuen Lehrmethoden Fehlende Interdisziplinarität 11

12 Zielformulierung Schritt 1: alle negativen Situation in positive und realistisch erreichbare umformulieren Schritt 2: Ursache-Wirkung prüfen Schritt 3: Anpassen (Umformulieren, Ziele löschen) 12

13 LFM - Reihenfolge der Befüllung Globales Ziel: Welches ist die globale Zielsetzung, zu der das 1 Projekt beiträgt? Spezifische Projektziel/e: Welches ist/sind das/die spezifische/n Ziel/e, die das Projekt erreichen will? 2 Indikatoren für den Erfolg: Welches sind die Schlüsselindikatoren hinsichtlich der globalen Zielsetzung? 8 Indikatoren für den Erfolg Welches sind die quantitativen und qualitativen Indikatoren die aufzeigen, inwieweit das/die spezifische/n Projektziel/e erreicht ist/sind? 10 MESSUNG DER INDIKATOREN Welches sind die Informationsquellen zu diesen Indikatoren? 9 Messung der Indikatoren Welches sind die vorhandenen und verwertbaren Informationsquellen? Welche Methoden werden zur Informationsbeschaffung angewandt? 11 Voraussetzungen & Risiken Welches sind Faktoren und Bedingungen, die nicht der direkten Kontrolle des Projekts unterliegen und die notwendig sind, um die Zielsetzungen 7 zu erreichen? Welche Risiken sind in Erwägung zu ziehen? Produkte (greifbar) und Ergebnisse (nicht greifbar): Bitte erstellen Sie eine Liste der konkreten PRODUKTE / ERGEBNISS, (in Arbeitspakete aufgeteilt): 3 Indikatoren für den Erfolg: Welches sind die Indikatoren, die messen in welchem Ausmaß das Projekt die geplanten Ergebnisse erzielt? 12 Messung der Indikatoren Welches sind die Informationsquellen zu diesen Indikatoren? 13 Voraussetzungen & Risiken Welche externen Faktoren und Bedingungen müssen erfüllt werden, um die erwarteten Ergebnisse fristgemäß zu erzielen? 6 Aktivitäten: Welches sind die Schlüsselaktivitäten (in Arbeitspakete aufgeteilt) und in welchen Abläufen müssen sie durchgeführt werden, um die geplanten Ergebnisse zu erzielen? 4 Erforderliche Ressourcen: Welche Ressourcen werden benötigt, um die Aktivitäten durchzuführen, z.b. Arbeitsaufwand der Mitarbeiter, Ausstattung, Mobilitäten, Veröffentlichungen usw.? Voraussetzungen, Risiken und Bedingungen Welche Voraussetzungen müssen vor Projektbeginn gegeben sein? Welche Bedingungen, die außerhalb der direkten Einflussnahme des Projekts liegen, müssen gegeben sein, um 5 die Durchführung der geplanten Aktivitäten gewährleisten zu können? Bonn, Die Logical Framework Matrix 13

14 Spezifische Ziele Programm = Globale Ziele Projekt Förderung der Reformierung und Modernisierung des Hochschulwesens in den Partnerländern; Förderung von Qualität und Relevanz der Hochschulbildung in den Partnerländern; Ausbau der Fähigkeiten der Hochschuleinrichtungen in den Partnerländern und der EU, insbesondere ihrer Fähigkeit zur internationalen Zusammenarbeit und zu einer ständigen Modernisierung, sowie Unterstützung bei ihrer Öffnung zur Gesellschaft, zur Welt der Arbeit und zur übrigen Welt mit dem Ziel, - die Zersplitterung des Hochschulwesens zwischen den Ländern und zwischen Einrichtungen innerhalb eines Landes zu überwinden; - Inter- und Transdisziplinarität zu stärken; - die Beschäftigungsfähigkeit der Hochschulabsolventen zu verbessern; Förderung der wechselseitigen Entwicklung der Humanressourcen; Verstärkte Vernetzung von Hochschul- und Forschungseinrichtungen zwischen den Partnerländern und den EU-Mitgliedstaaten. Verbesserung des gegenseitigen Verständnisses von Menschen und Kulturen in der EU und in den Partnerländern. 14

15 Aktivitäten Entwicklung (DEV): das Wesentliche der geplanten Arbeit, einschließlich Produktion, Tests usw.; Qualitätsplan (QPLN): Qualitätskontrolle und Monitoring, interne und externe Evaluierungen; Verbreitung (DISS): Informationsbereitstellung und Bewusstseinsbildung über das Projekt und dessen Ergebnisse; Nutzung der Ergebnisse (EXP): Nachhaltigkeit der Projektergebnisse bei den Begünstigten während der Lebenszeit des Projekts und darüber hinaus; Management (MNGT): Aktivitäten, die eine gute Durchführung des Projekts garantieren. Für jede der fünf oben aufgeführten Arten von Arbeitspaketen muss mindestens ein Arbeitspaket in die Übersicht aufgenommen werden. 15

16 Passt alles? (Management influence) Logframe hilft dabei, Grad der Steuerbarkeit des Projektes zu bestimmen bzw. transparent zu halten. Koordinator (und Projektteam) haben direkten Einfluss auf Inputs, Aktivitäten und Ergebnisse -> Vertragsbestandteil Einfluss auf Erreichung der spezifischen Ziele nur über Outputs möglich, kein direkter Einfluss auf Erreichung der globalen Ziele -> definierte Ziele in den Feldern daraufhin kontrollieren! 16

17 Logical Framework Matrix die Felder Globales Ziel: Welches ist die globale Zielsetzung, zu der das Projekt beiträgt? Spezifische Projektziel/e: Welches ist/sind das/die spezifische/n Ziel/e, die das Projekt erreichen will? Indikatoren für den Erfolg: Welches sind die Schlüsselindikatoren hinsichtlich der globalen Zielsetzung? Indikatoren für den Erfolg Welches sind die quantitativen und qualitativen Indikatoren die aufzeigen, inwieweit das/die spezifische/n Projektziel/e erreicht ist/sind? MESSUNG DER INDIKATOREN Welches sind die Informationsquellen zu diesen Indikatoren? Messung der Indikatoren Welches sind die vorhandenen und verwertbaren Informationsquellen? Welche Methoden werden zur Informationsbeschaffung angewandt? Voraussetzungen & Risiken Welches sind Faktoren und Bedingungen, die nicht der direkten Kontrolle des Projekts unterliegen und die notwendig sind, um die Zielsetzungen zu erreichen? Welche Risiken sind in Erwägung zu ziehen? Produkte (greifbar) und Ergebnisse (nicht greifbar): Bitte erstellen Sie eine Liste der konkreten PRODUKTE / ERGEBNISS, (in Arbeitspakete aufgeteilt): Indikatoren für den Erfolg: Welches sind die Indikatoren, die messen in welchem Ausmaß das Projekt die geplanten Ergebnisse erzielt? Messung der Indikatoren Welches sind die Informationsquellen zu diesen Indikatoren? Voraussetzungen & Risiken Welche externen Faktoren und Bedingungen müssen erfüllt werden, um die erwarteten Ergebnisse fristgemäß zu erzielen? Aktivitäten: Welches sind die Schlüsselaktivitäten (in Arbeitspakete aufgeteilt) und in welchen Abläufen müssen sie durchgeführt werden, um die geplanten Ergebnisse zu erzielen? Erforderliche Ressourcen: Welche Ressourcen werden benötigt, um die Aktivitäten durchzuführen, z.b. Arbeitsaufwand der Mitarbeiter, Ausstattung, Mobilitäten, Veröffentlichungen usw.? Voraussetzungen, Risiken und Bedingungen Welche Voraussetzungen müssen vor Projektbeginn gegeben sein? Welche Bedingungen, die außerhalb der direkten Einflussnahme des Projekts liegen, müssen gegeben sein, um die Durchführung der geplanten Aktivitäten gewährleisten zu können? Bonn, Die Logical Framework Matrix 17

18 Und noch eine Prüfmethode Globale Ziele Vertikale Logik der Projektziele Spezifische Ziele Notwendig aber nicht ausreichend Outputs/Results Notwendig aber ggf. nicht ausreichend Aktivitäten Notwendig und ausreichend Inputs Notwendig und ausreichend Necessary and sufficient 18

19 Klare Aussagen keine Dopplungen Globale Ziele To contribute to Spezifische Ziele Outputs/Results Aktivitäten Nutzen für die Zielgruppe herausstellen Increased/improved/ Tangible vs. intangible results Delivered/produced vs. Conducted/trained Verben: prepare, design, train, identify,. 19

20 Annahmen/Risiken Globale Ziele Spezifische Ziele + Annahmen/Risiken Outputs/Results + Annahmen/Risiken Aktivitäten + Annahmen/Risiken Vorbedingungen 20

21 Überprüfung von Annahmen/Risiken ja Ist die Annahme relevant/wichtig? nein Wird sie eintreffen? So gut wie sicher Wahrscheinlich/Möglich Sehr unwahrscheinlich Änderung einarbeiten ja Raus aus der LogFrame In LogFrame aufnehmen Änderung des Projektes möglich? nein Projekt evtl. nicht durchführbar Bonn, Die Logical Framework Matrix 21

22 Aus der Richtlinie für Antragsteller Die Projektpartner sollten im Antrag geeignete Mittel und Aktivitäten vorsehen, um jenen Risiken begegnen zu können, die innerhalb der Partnerschaft liegen, wie beispielsweise fehlende Beherrschung von EU-Sprachen durch die Mitarbeiter der Partnerhochschulen, mangelndes Interesse der Studierenden, Zeitmangel der Lehrkräfte 22

23 Spalte 2 und 3 - Indikatoren Wegweiser, die herangezogen werden, um während der gesamten Laufzeit des Projekts die einschlägigen Leistungen zu bewerten Sowie deren Quelle -> wo bekomme ich die Infos her? 23

24 S.M.A.R.T. denken OVI = objectively verifiable indicator - Specific to the objective it is supposed to measure - Measurable (either quantitatively or qualitatively) - Available at an acceptable cost - Relevant to the information needs of managers/evaluators - Time-bound sein Bonn, Die Logical Framework Matrix 24

25 Beispiele Beispiel 1 (quantitative Indikatoren): Indikator: 200 Studierende im neuen Master-Studiengang eingeschrieben oder Erhöhung der Zahl der Studenten bis 2015 Messung des Indikators: Einschreibungen an der Universität, offiziell veröffentlichte Daten usw. Beispiel 2 (qualitative Indikatoren): Indikator: Verbesserte IT-Leistungen für die Durchführung des E- Learning-Kurses Messung des Indikators: Zufriedenheitsumfrage 25