Best Practics im Projektmanagement

Transkript

1 Best Practics im Projektmanagement bei

2 Unternehmen der Würth Gruppe Gegründet 1979 als reines Handelsunternehmen 50 MA im Innendienst / 140 MA im Außendienst ca. 25 Mio. Umsatz aktive Kunden (Wiederverkäufer) Produkte im Bereich Befestigungstechnik und Chemie

3 Die Entstehung des Projektes Zu wenig Kapazität im alten Lager. Veränderte Anforderungen an die Logistik von Seiten des Verkaufs Kein Optimierungspotential mehr vorhanden 2004: erste Ideen / Gespräche 2005: Planungsbeginn Ende 2005: Beginn der Realisierung Ende 2006: Umzug in das neue HRL 2007: Umstellung der Logistik-SW Ende 2008: Inbetriebnahme der letzten Baustufe inkl. Technik

4 Die einzelnen Projekte Die Planung Baustufe 1 Lager Verwaltungs Software (LVS) Change Management 1 Baustufe 2 Lager Technik (FT+WCS) Change Management 2

5 Projektorganigramm iag (Dr. Told) Gesamtprojektleitung (Jochen Platzgummer) Planung (Martin Fuchser) Bau 1 (Dr. Told) LVS (Jochen Platzgummer) CM 1 (Rainer Barbieri) Technik (Martin Fuchser) Bau 2 (Dr. Told) CM 2 (Rainer Barbieri)

6 Die Planung Analyse der bestehenden Prozesse Analyse der Artikelstruktur, Kenzahlen Projektion der Zahlen bis 2015 Definition des Lagers und der Lagerbereiche Definition der zukünftigen Prozesse (MTM Studien) Definition der Lager Technik

7 Baustufen 1/2 Planung des Baus Ausschreibung der einzelnen Gewerke Umsetzung des Baus Koordination der einzelnen Bauabschnitte

8 LVS Analyse der erforderlichen Funktionalitäten Erstellen eines Lastenheftes Ausschreibung der Software Erstellen eines Pflichtenheftes Anpassen des existierenden ERP-Systems Erstellen diverser Schnittstellen Testen des gesamten Gewerkes Schulung der Mitarbeiter Inbetriebnahme

9 Pick by Voice (Film)

10 Change Management 1/2 Analyse der möglichen Szenarien für den Umzug Analyse der Ressourcen Testläufe Risikoanalysen Planung des Umzugs / Bereitstellung von Ressourcen Motivierung der Mitarbeiter Durchführung des Umzugs

11 Lager Technik Planung der Lager Technik Erstellen eines Lastenheftes Ausschreibung und Vergabeverhandlungen Erstellen der Pflichtenhefte für die Gewerke FT, WCS und Schnittstellen Test des gesamten Gewerkes Implementation im teilweise laufenden Betrieb Hochfahren der Anlage / Verbundinbetriebnahme

12 PM im Projekt LVS Projektauftrag Zieldefinition Umweltanalyse / Umweltbeziehungen Beziehungen zu anderen Projekten Projektorganigramm / -organisation Betrachtungsobjekte-, Projektstrukturplan Projektmeilensteinplan / Projektbalkenplan Projektpersonaleinsatzplan / Ressourcenplanung

13 PM im Projekt LVS Projektkostenplan Kommunikationsstrukturen Risikoanalyse Projekt Controlling Projekt Marketing Spielregeln Tools & Programme

14 Der Projektauftrag Der formale Projektauftrag enthält: Start und Ende (Termin und Ereignis) Projektziele / Nicht Ziele Hauptaufgaben Ressourcen und Kosten Projektteam Der Projektauftrag ist eine klare und verbindliche Vereinbarung zwischen iag und PL.

15 Zieldefinition Definition dessen, was zum Projekt gehört (Ausgrenzung dessen, was nicht Inhalt des Projektes ist). Ziele unterschieden nach Projektauftraggeber: interne Ziele externe Ziele (nur bei externen Projekten) Ziele unterschieden nach Zeithorizont: Ergebnisziele Prozessziele Nutzungsziele Ziele sollen immer messbar sein und müssen erreichbar sein.

16 Zieldefinition - LVS

17 Umweltanalyse - Ziele Ganzheitliche und frühzeitige Erkennung aller Einflussfaktoren auf ein Projekt Früherkennung von Potenzialen und Problemfeldern eines Projektes Beurteilung der Konsequenzen auf die Projektdurchführung Feststellen der Abhängigkeiten zu anderen Aufgaben und Projekten im Unternehmen Verbesserung der Kommunikation Ableitung von Maßnahmen zur Optimierung der Umweltbeziehungen (Projektmarketing)

18 Umweltanalye - Howto Identifikation des Projektumfeldes (Erfassen aller Einflussgrößen) Gruppierung nach sachlichen und sozialen Einflüssen Bewertung des Umfeldes und detaillierte Analyse einzelner Einflussgrößen Ableitung von Strategien und Maßnahmen

19 Umweltanalyse - LVS

20 Beziehungen zu anderen Projekten Es gibt zu folgenden Projekten einen direkten Bezug: Planung Bau Phase 1 Change Management 1 Lager Technik Schnittstellen

21 Projektorganigramm Aufbau einer sinnvollen Organisationsform Eindeutige Zuordnung von Personen zu wichtigen Projektrollen Klare Aufgaben, Verantwortungs- Und Kompetenzabgrenzung zwischen den Beteiligten Abgrenzung der Projektrollen zu den Rollen der Stammorganisation

22 Objektstrukturplan (OSP) Stellt die einzelnen Teile und Subsysteme des Objektsystems (Produkts) dar, gegliedert nach deren Zusammengehörigkeit. Wird entweder in Listenform und als Baumstruktur erstellt. Ist die Basis zur Erstellung des Projektstrukturplans (PSP) Ist die Basis zur Schaffung einer gemeinsamen Sichtweise der zu bearbeiteten Objekte.

23 OPS - LVS

24 Projektstrukturplan (PSP) Systematische Erfassung (durch Zerlegung/Sammlung) aller Projektaufgaben Untergliederung des Projekts bis zu plan- und kontrollierbaren Arbeitspaketen Übersichtliche Darstellung des Projektinhalts (Kommunikationsinstrument) Definition einer Struktur, die für das gesamte Projekt gilt und Basis für Nachfolgende Aktivitäten ist: Terminplanung, Aufgabenverteilung, Personal- und Kostenplanung, Ablagesystem, Controlling usw.

25 PSP - LVS Phasenorientierter PSP: 1. Projektmanagement 2. Analyse 3. Entwicklung 4. Umsetzung 5. Abschluss

26 Vernetzter Balkenplan Darstellung der Aufgaben und ihrer Ablauflogik (Abhängigkeiten) in grafischer Form Sichtbarmachen von kritischen Wegen und Pufferzeiten Wesentliches Kommunikationsinstrument Wichtiges Instrument für das Zeit- und Ressourcenmanagement

27 Balkenplan - LVS

28 Personal-, Ressourcenplanung Erstellen eines Projekt-Funktionen-Diagramms (Zuweisung der Rollen zu den AP D/M/I) Erstellen eines Personaleinsatzplanes (pro Arbeitspaket und Ressourcentyp werden die Aufwände ermittelt) Frühzeitiges Erkennen von Ressourcenengpässen Planung der Ressourcen (auch terminlich in Abstimmung mit dem Terminplan) und deren Kosten Optimierung der Ressourcen

29 Kostenplanung Basis für die Projektkalkulation, -budgetierung Ermittlung der Plankosten als Basis für das Projektcontrolling Ergebnisse: Gesamtprojektkosten, Kosten pro Arbeitspaket, Kosten je Kostenart, Kosten im Zeitablauf, Kostenzuwachs über den Zeitablauf Ermittlung der Wirtschaftlichkeit des Projektes (Kosten-Nutzen-Rechnung, ROI)

30 Kostenplanung Pro Arbeitspaket Unterteilt nach Kostenart Geplante Kosten Adaptierte Kosten Istkosten Kostenabweichung Wird in Excel erfasst

31 Projekt Kommunikation Projektauftraggebersitzungen 4-6 wöchentlich Projektcontrollingsitzungen alle 2 Monate oder bei Erreichen eines Meilensteines Projektteamsitzungen: 1 x pro Woche Protokolle noch am selben Tag der Besprechung Ablagesystem: DMS über Web (KnowledgeTree Open Source) Definition der Projektdokumentation! Schnittstellen zu anderen Projekten und zu externen Dienstleistern!

32 Risikoanalyse Analyse anhand des PSP Analyse anhand der Umweltanalyse Einsatz von Checklisten Bewertung der Risiken nach Eintrittswahrscheinlichkeit und Schaden (Vier- Felder-Methode) Maßnahmen zur Risikogestaltung: Risikovermeidung, Risikoverringerung, Risikoüberwälzung, Risiko-Selbst-Tragen Ausarbeitung von konkreten Gegenmaßnahmen

33 Risikoanalyse

34 Projektcontrolling Koordination und Überwachung der Projektpläne und Projektmanagementstandards Rechtzeitiges Erkennen von Abweichungen Entwicklung und Umsetzung adäquater Steuerungsmaßnahmen Betrachtung der folgenden Parameter: Leistung, Termine und Kosten

35 Projektcontrolling Projektplanung Erstplanung (Basisplan) Änderungsplanung Projektcontrolling Entwicklung korrektiver Maßnahmen Soll-Ist-Vergleich Abweichungsanalyse Ursachenanalyse Konsequenzenanalyse Ist-Erfassung Umfeldanalyse Risikoanalyse Trendbeobachtung /Terminplanung Projektausführungsprozess Durchführung der Projektarbeit

36 Erfassung des Ist-Zustandes Leistung: Fertigstellungsgrad der AP, Dokumentation Termine: Iststart, Istende sowie Restdauer der AP Ressourcen: Ermittlung der Istmengen und Restmengen Kosten: Ermittlung der Istkosten und Restkosten (Earned-Value-Analyse)

37 Controllingbericht Gesamtübersicht Generelle Statusbeschreibung Detail Termine Detail Leistungen Detail Kosten Detail Aufwand EVA

38 Projektmarketing Projektlogo Newsletter 1 x pro Monat am schwarzen Brett Informationsveranstaltungen für alle Mitarbeiter Screensaver News im DMS Eigener Projektraum für Sitzungen usw.

39 Projekt Spielregeln Definition sowie Pflichten und Rechte der einzelnen Rollen Spielregeln für Gruppen / Besprechungen Wichtigste Regel: Nichts sagen bedeutet Zustimmung! Hall of Fame

40 Tools & Programme MS Excel, MS Word, MS Powerpoint MS Project MS Visio Mindjet Mindmanager KnowledgeTree (DMS-Server)

41 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit