Das digitale Archiv Akten Belege Zeichnungen Transport ++ Digitalisierung ++ Datenvernichtung Alles aus einer Hand für höchste Sicherheit!

Transkript

1 Das digitale Archiv Akten Belege Zeichnungen Transport ++ Digitalisierung ++ Datenvernichtung Alles aus einer Hand für höchste Sicherheit! Inhalt

2 Inhalt Das digitale Archiv Vorteile Kostenersparnis Wissensmanagement Workflow Konzeption Belegaufbereitung Rohdatenscan Nachbearbeitung Integration Papiervernichtung Das fertige Dokument Kontakt Startseite

3 Das digitale Archiv auf CD

4 Systemunabhängig Langzeitarchivierung Durchsuchbarkeit Digitale Signatur Verschlüsselung Metadaten PDF als Dateiformat CO2 Heizung Luftfeuchte Vorteile Umweltbilanz Kosten Zeit Wege Arbeitssicherheit Personal Personal Zeit Sicherheit Volumen Energie Verfügbarkeit Kosten Zeit Sicherheit Volumen Arbeitssicherheit Personensicherheit Revisionssicherheit Papier vs. DVD Halle vs. Tasche Personal Kosten Sicherheit Wege Verfügbarkeit

5 PDF als Dateiformat Umweltbilanz Volumen Personal Kosten ersparnis Vorteile Kosten Zeit Sicherheit

6 e g a n a PDF als Dateiformat m s sen Personal ag n a M e s i g d e WVolumen l Sicherheit w o n K Umweltbilanz Vorteile t n me tkosten n e em Zeit

7 Workflow Konzeption Beleg aufbereitung Rohscan PDF Papier vernichtung Integration Nach bearbeitung

8 Konzeption Was soll gescannt werden? Welches Dateiformat wird benötigt? Ist eine Texterkennung gewünscht? Sollen die Dokumente verifizierbar sein? Ist eine Revisionssicherheit erforderlich? Handelt es sich um aufbewahrungspflichtige Dokumente? Sollen die Dokumente in bestehende Datensysteme integriert werden? Welche Dateinamen bzw. Art der Indexierung?

9 Belegaufbereitung je nach Materialbeschaffenheit: Art der Heftung unterschiedliche Papierstärken unterschiedliche Papierformate Papierzustand Verwendung der Aktenrücken als Deckblatt

10 Rohdatenscan unterschiedliche Papierstärken unterschiedliche Papieroberflächen unterschiedliche Papiergrößen verschiedene Papierlängen nach Vorgabe in Farbe oder monochrom je nach Vorgabe und Konzeption werden verschiedene Papiergrößen und Papiertypen anschließend zu einem Dokument zusammengefasst.

11 Nachbearbeitung je nach Vorgabe und Konzeption bieten sich viele Möglichkeiten: Texterkennung Indexierung Digitale Signatur Papierzwischenlagerung und viele weitere

12 Integration in bestehende Datenstrukturen je nach Vorgabe z. B. in Datenbanksysteme Office-Systeme und weitere

13 Papiervernichtung nach Freigabe durch den Eigentümer gemäß der gesetzlichen Vorgaben für Papiervernichtung des Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) der DIN Sicherheitsstufe 3 Ausschluss von Rekonstruktion höchste Datensicherheit

14 Das fertige Dokument ist beispielsweise: PDF/A revisionssicher digital signiert integriert durchsuchbar

15 Kontakt Göbel Logistik GmbH & Co. KG Göbel Archiv GmbH & Co. KG Am Kalverkamp Ennigerloh Gerhard-Frede-Straße Ennigerloh-Westkirchen Telefon: info (at) lastentaxi.de Telefon: info (at) goebel-archiv.com Amtsgericht Münster HRA 8877 Amtsgericht Münster HRA 8837 Persönlich haftende Gesellschafterin: Göbel Logistik Beteiligungs GmbH Amtsgericht Münster HRB: Geschäftsführung: Ulrike Göbel USt-IdNr. DE Persönlich haftende Gesellschafterin: Göbel Archiv Beteiligungs GmbH Amtsgericht Münster HRB: Geschäftsführung: Joachim Göbel USt-IdNr. DE