Wir sind Ihre IT-Partner von der Infrastruktur über die Softwarelösung bis zum Sicherheitskonzept. 25.04.2012, 1
AGENDA Vorstellung ASCOTA-IT GmbH und Vorstellung DATEV DMS LIVE! DATEV DMS in der Kanzlei DATEV DMS Optionen DATEV DMS Einführungs-Szenario 25.04.2012, 2
Vorstellung ASCOTA-IT GmbH Raiko Linzmann 25.04.2012, 3
ASCOTA-IT GmbH Gründung am 01.09.1991 in Chemnitz zur Zeit sind 35 Mitarbeiter im Unternehmen beschäftigt seit 2000 ist das ASCOTA-BÜRO-CENTER nach ISO 9001 zertifiziert 25.04.2012, 4
DATEV-Anwendungen 25.04.2012, 5
Informationsmanagement 25.04.2012, 6
Ressourcenmanagement 25.04.2012, 7
Produktentwicklung 25.04.2012, 8
Informationstechnik 25.04.2012, 9
Sicherheitsmanagement 25.04.2012, 10
Vorstellung DATEV DMS Raiko Linzmann (ASCOTA-IT) 25.04.2012, 11
Die Herausforderung 17:30 Uhr Anruf vom Mandant: Wie ist der Stand bei meiner Einkommenssteuererklärung? 25.04.2012, 12
Ziele mit DATEV DMS für die Kanzlei Standardisierung: Digitalisierte Dokumente werden in der digitalen Mandantenakte strukturiert archiviert. Sofortige Auskunftsbereitschaft: Dokumente sind jederzeit und schnell auffindbar. Ihre Mitarbeiter sind bei Anfragen von Mandanten sofort auskunftsbereit. Zeitersparnis: Zahlreiche Programmverbindungen von DATEV- und Microsoft Office-Anwendungen nach DATEV DMS classic pro erleichtern Ihnen die tägliche Arbeit. 25.04.2012, 13
Ziele mit DATEV DMS für die Kanzlei Historisierung/Revisionierung: Bei Bedarf können Sie Bearbeitungsschritte an Dokumenten lückenlos nachvollziehen und mit der Bearbeitung auf vorherigen Versionen wieder aufsetzen. Rationalisierung: Automatische Weiterleitung an den zuständigen Mitarbeiter -> Minimierung der Durchlaufzeiten Kein Transport und zeitraubender Umlauf -> Verfügbarkeit der Dokumente Reduzierung des Papieraufkommen: Nachhaltige Verringerung des Papieraufkommen im Arbeitsprozess und Archiv 25.04.2012, 14
Die Lösung - DATEV DMS DMS = Dokumenten Management System Revisionssicheres Archiv Speziell für Steuerkanzleien zugeschnitten Integration in DATEV Programme Integration in MS-Office 25.04.2012, 15
Auswertungen DATEV Alle Auswertungen in DATEV können an DATEV-DMS übergeben werden Ablage einzeln oder in Paket Aktenplan kann vorbelegt werden 25.04.2012, 16
Unterschiede DATEV DMS - Dokorg DATEV-DMS ist revisionssicher (Historisierung) Aktive Benachrichtigungen über neue Dokumente (per Desktop-Benachrichtigung/E-Mail) Definition von Stellvertreter nur in DATEV DMS möglich DATEV DMS ist prozessorientiert (Workflow) Schutz von vertraulichen Dokumenten durch Zugangssperren Volltextrecherche 25.04.2012, 17
Beispiel-Prozesse 25.04.2012, 18
Beispiel-Prozess Bearbeitung Einkommensteuerbescheid Sachbearbeiter Sekretariat Chef 25.04.2012, 19
Posteingang Scan Ablage in DMS Bearbeitung durch Sachbearbeiter Sekretariat Scannen über Netzwerkscanner/Arbeitsplatz-Scanner Ablage direkt über DMS Programm Erfassung von Fristen Verteilung an den Sachbearbeiter 25.04.2012, 20
Beispiel-Prozess Bearbeitung Einkommensteuerbescheid Sachbearbeiter Sekretariat Chef 25.04.2012, 21
Ablagerahmenplan/Knigge ca. 340 Beschreibungen im Standard Aktenplan und Knigge sind individualisierbar Ablageort und Dokumentenart können vorbelegt werden 25.04.2012, 22
Bescheidprüfung Posteingang Prüfung durch Sachbearbeiter Anschreiben erstellen Postausgang Sachbearbeiter Prüft Bescheid in DMS Prüfungsvermerke (Notiz, Stempel etc.) Erstellt Anschreiben und gibt ihn zu Postausgang Sekretariat Druckt Anschreiben Trägt Fristen aus, erstellt Postausgangssatz Kanzleileitung Unterzeichnet Anschreiben 25.04.2012, 23
Postausgang Dokument Postausgang Dokument wird von Bearbeiter zu Postausgang gegeben Sekretariat Druckt aus Trägt Fristen aus Holt erforderliche Unterschriften ein Kuvertiert/frankiert Erstellt Postausgangssatz 25.04.2012, 24
Optionen E-Mail Archivierung DATEV DMS OCR-Erkennung DATEV DMS OCR Buchungsassistent 25.04.2012, 25
E-Mail-Archivierung (rechtliche Anforderungen) Die Finanzbehörde kann im Rahmen einer Außenprüfung das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung der Unterlagen nutzen ( 147 Abs. 6 AO). Originär digitale Unterlagen nach 146 Abs. 5 AO sind auf maschinell verwertbaren Datenträgern zu archivieren (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen GDPdU Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 16.07.2001). Eine Archivierung von E-Mails mit geschäfts- und steuerlich relevantem Inhalt ausschließlich in Papierform genügt aus rechtlicher Sicht nicht. 25.04.2012, 26
E-Mail-Archivierung (Prozess) E-Mail Posteingang Regelbasierte Ablage E-Mail wird durch Link ersetzt Exchange- Server DMS-System E-Mail Anzeige im Outlook E-Mail Anzeige in Mandanten-Akte 25.04.2012, 27
E-Mail-Archivierung Leistung Microsoft Outlook bleibt weiterhin die gewohnte E-Mail-Software Archivierung ein- und ausgehender E- Mails erfolgt automatisiert zeit- oder eigenschaftsgesteuerte Archivierung Email wird nur noch im DMS gespeichert (im Outlook verbleibt nur ein Link ins DMS) Vorteil - gewohntes Arbeitsumfeld, einfaches Handling - kein Aufwand für Einarbeitung - kein Aufwand für die Mitarbeiter zur Archivierung, Löschung und Organisation von E-Mails - alle E-Mails immer verfügbar - kein versehentliches Löschen möglich - Entlastung des Exchange-Servers 25.04.2012, 28
E-Mail-Archivierung (Varianten) Komplettarchivierung Alle E-Mail-Ordner werden archiviert Ordnerorientierte Archivierung Nur ausgewählte Ordner werden archiviert Modus Kopie: E-Mail wird im DMS und Exchange gespeichert Referenz: E-Mail wird im DMS gespeichert und im Exchange durch Link ersetzt Zeitpunkt Zeitnah: E-Mail wird nach einer Minute archiviert Zeitversetzt: E-Mail wird bspw. nach 14 Tagen archiviert 25.04.2012, 29
OCR-Erkennung Volltexterkennung von Textinhalten nicht nur in Microsoft Office-Dokumenten, sondern auch innerhalb von Bilddateien, z. B. TIFF, JPG und PDF Ermöglicht Volltextrecherchen über den gesamten Datenbestand in DATEV DMS classic pro Die Google-Suche für Ihr Archiv 25.04.2012, 30
DATEV DMS OCR Buchungsassistent Enthält das Zusatzmodul DATEV DMS OCR Buchungsassistent erkennt Daten eines Belegs mittels Texterkennung und übernimmt diese in die Buchungszeile von DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro Bei wiederkehrenden Buchungen: Vorschlag einer Buchungszeile (Betrag, Datum, Beleg-Nr., Konto, KOST) Schnelle Verbuchung Verknüpfung Buchung mit Beleg 25.04.2012, 31
DATEV DMS Einführung Raiko Linzmann 25.04.2012, 32
Projekt DATEV DMS Check Workshop Konzeption DATEV DMS Einführung Installation / Konfiguration Schulung Mitarbeiter und Admin Go-live-Support DATEV DMS Review 25.04.2012, 33
Projekt / DMS-Check Erhebung der Ausgangssituation in der Kanzlei (Technik, Struktur) Definition der Zielsetzung Erhebung ausgewählter, aktueller, papiergebundener Prozesse Definition der technischen Ausstattung (Server, Arbeitsplätze, Scanner) Erarbeitung eines Projektplans zur Einführung, inklusive der zu erwartenden Aufwendungen Ergebnis: Pflichtenheft 25.04.2012, 34
DATEV DMS Einführung Anpassungen im Ablagerahmenplan Anpassungen an den Masken Einbindung Scan-Technik Einbindung Remote-Standorte Import Dokorg-Daten Einbindung weiterer Medien (Fax/E-Mail) Mitarbeiterschulung/Admin-Schulung (auch deutschlandweit über Service-Connect-Gruppe www.scgruppe.de gleichzeitig möglich) 25.04.2012, 35
DATEV DMS Review Mitarbeiternachschulung Anpassung am Workflow/Masken/Beschreibungen etc. 25.04.2012, 36
Lizenzkosten (unverbindlich) DATEV DMS classic: 1. AP: 50,00 EUR weitere AP: 25,00 EUR DATEV E-Mail-Archivierung: je 10 Postfächer: 30,00 EUR DATEV DMS OCR: 1. AP: 5,00 EUR weitere AP: 2,50 EUR DATEV DMS OCR Buchungsassistent: 1. AP: 22,00 EUR weitere AP: 12,00 EUR 25.04.2012, 37
Projektkosten DATEV DMS Check: 1 Tag DATEV DMS Einführung: 1,5 - x Tage Installation / Konfiguration Schulung Mitarbeiter und Admin Go-live-Support DATEV DMS Review: 0,5 - x Tage Durchschnittliche Projektgröße: 3-5 Tage 25.04.2012, 38
Das Ergebnis Sie haben alles unter Kontrolle und können sich auf Ihre eigentliche Arbeit konzentrieren. 25.04.2012, 39
Fragen? 25.04.2012, 40
Kontakt Dipl. Bw. (BA) Raiko Linzmann Prokurist / Leiter DATEV ASCOTA-IT GmbH Annaberger Straße 105 09120 Chemnitz Telefon: 0371-5351-200 Telefax: 0371-5351-203 E-Mail: datevdms@ascota.de Web: www.ascota.de 25.04.2012, 41