ABACUS Lohn Jahresendverarbeitung Anleitung
Inhaltsverzeichnis 1 L56 Neues Jahr eröffnen 3 2 Daten im neuen Kalenderjahr überprüfen 5 2.1 Programm 43 Nationale Daten 5 2.2 Programm 418 oder 443 Basen definieren 6 2.3 Programm 441 Firmenstammfelder 6 2.4 Programm 441 Abteilungs- und/oder Geschäftsbereichstammfelder 6 2.5 Programm 32 Lohndaten 6 2.6 Programm 421 Tabellen erfassen 7 2.7 Quellensteuertarife 7 2.8 Familienzulagentabellen 7 3 Nationale Auswertungen 8 3.1 AHV-/ALV-Abrechnung (Programm 2911) 8 3.2 SUVA-/UVG-Abrechnung (Programm 2921) 8 3.3 UVGZ-Abrechnung erstellen (Programm 2922) 8 3.4 KTG-Abrechnung erstellen (Programm 2923) 8 3.5 Revisionsprotokolle (Programm 293) 8 3.6 Für die AHV-Revision ist zudem kurzfristig bereitzustellen: 9 3.7 FAK-Abrechnung (Programm 2941) 9 3.8 Familienzulagen-Auswertung (Programm 2945) 9 3.9 Beschäftigungsstatistik (Vierteljährlich, Programm 2984) 9 3.10 Quellensteuerabrechnung (Programm 2951) 9 3.11 PK/BVG-Abrechnung erstellen (Programm 2961) 9 4 Lohnausweise 11 4.1 Lohnausweis Spesenvergütungen Ziffer 13.1 11 4.2 Lohnausweis Quellensteuer GE: 11 4.3 Aufbereitung der Lohnausweise 12 4.3.1 Programm 31 Personalstamm 12 4.3.2 Programm 414 (vor V.2015 Prog. 2979) Lohnarten den Lohnausweisfeldern zuordnen 12 4.3.3 Programm 2971 Lohnausweise aufbereiten 12 4.3.4 Programm 2972, Lohnausweise mutieren 12 4.3.5 Programm 2974 Lohnausweise Schweiz ausgeben 12 5 Jahr abschliessen (definitiver Jahresabschluss) 14 6 Programm 381 Globalmutationen 15 2 16
1 L56 Neues Jahr eröffnen Damit im neuen Jahr Lohnperioden eröffnet werden können, muss zuerst das neue Jahr eröffnet werden. Auch nach der Eröffnung des neuen Jahres können immer noch Lohnläufe im alten Jahr eröffnet und verarbeitet werden. Beim Start des Programmes Jahresabschluss dürfen keine weiteren Personen im selben Mandant im Modul Lohn arbeiten. Falls Sie das Vorjahr 2014 zuerst abschliessen müssen, gehen Sie in dieser Anleitung bitte zuerst auf Punkt 5/Jahr abschliessen. Flag (grau schattiert) muss auf Jahr 2016 eröffnen stehen. Ansonsten muss das Vorjahr zuerst abgeschlossen werden. grundsätzlich werden alle Personalwerte (Lohndaten) ins neue Jahr übertragen. Das Anwählen eines Feldes (Inhalt auf 0 stellen) ist hier also normalerweise nicht nötig (mögliche Ausnahmen: Wertefelder für Lohnausweise oder Saldo-Felder, welche Anfang Jahr mit Wert 0 starten sollen). Die Daten allfällig bereits eröffneter Lohnachsen im Folgejahr werden nicht überschrieben. mit F2 oder Icon Jahresabschluss starten Die Meldung, dass eine Datensicherung erstellt werden muss, kann in der Regel ignoriert werden, falls bei Ihnen die Daten in der Nacht gesichert werden. Bei grösseren Installationen empfehlen wir, das Prog. L56 direkt am Morgen nach Arbeitsstart laufen zu lassen. in der Regel sollten alle jahresabhängigen Tabellen ins neue Kalenderjahr kopiert werden, welche im neuen Jahr NICHT ändern werden bereits existierende Tabellen sollen nicht kopiert werden, da sonst bereits bestehende Tabellen im neuen Jahr wieder mit den Werten des alten Jahres überschrieben werden neue, angepasste Tabellen im Anschluss importieren via Programm 422/Tabellen einlesen das Programm 423 (Tabellen in neues Jahr kopieren) kann auch zu einem späteren Zeitpunkt durchgeführt werden 3 16
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2 Daten im neuen Kalenderjahr überprüfen Eine gesamte Übersicht der Änderungen in den Sozialversicherungen finden Sie auf folgender Homepage: http://www.bsv.admin.ch/themen/ueberblick Direkter Link: klicken Sie hier. 2.1 Programm 43 Nationale Daten Nationale Stammfelder bei gesetzlichen Änderungen von AHV, ALV, BVG etc. Anpassung ALV- und UVG-Jahreshöchstlohn von 126 000 auf 148 200 Franken. Senkung Beitragssatz AHV/IV/EO: Per 1. Januar 2016 reduziert sich der EO-Beitragssatz von 0,5 auf 0,45 %. Der AHV/IV/EO-Beitrag beträgt daher anstatt wie bisher 10.3% neu 10.25%, was wiederum pro AN und AG neue Sätze ergibt von 5.125% (bis Ende 2015 sind es je 5.15%) Tagespauschale ALV und UVG neu je 406 Franken (nur informativ, Wert wird im ABACUS in der Regel nicht verwendet für Berechnungen). Anpassung im ABACUS Lohn Prog. L43/Nationale Daten: Tipp: Auf Lohnabrechnungsformular L14 können 3 Nachkommastellen im Ansatz (%) dargestellt werden (Menü Gestaltung, Lasche Formatierung ) 5 16
2.2 Programm 418 oder 443 Basen definieren Da sich per 2016 Maxima verändern (UVG-Maxima) müssen diese Einstellungen hier überprüft und ggf angepasst werden. Wenn Sie Ihre Versicherungen bereits auf ELM 3.0 umgestellt haben (möglich ab V.2012), befinden sich die Höchstwerte direkt bei der Versicherung unter Programm L443. Diese können auf Zeitachse Januar 2016 entsprechend mutiert werden. Wir empfehlen Ihnen, im L443 für die UVGZ-Versicherung eine neue Zeitachse per 2016 anzulegen, damit die Höchstlöhne korrekt angezeigt werden. Prog. L443: UVG, KTG, UVGZ: Bei der jeweiligen Versicherung können im Register Beiträge (auf Zeitachse!) zudem die korrekten Beitragssätze überprüft/angepasst werden: 2.3 Programm 441 Firmenstammfelder Gibt es im neuen Jahr eine Änderung der firmenspezifischen Sätze, z.b. Ansatz pro Kilometer, Essensentschädigung etc.? 2.4 Programm 441 Abteilungs- und/oder Geschäftsbereichstammfelder Gibt es im neuen Jahr eine Änderung der Abteilungs- und/oder geschäftsbereichsspezifischen Sätze, z.b. Spesen-Ansätze, durchschnittliche Jahresarbeitszeit etc.? 2.5 Programm 32 Lohndaten Eingabe allfälliger Lohnänderungen für das neue Jahr. Ohne Änderungen werden automatisch die Lohndaten des Vorjahrs übernommen. 6 16
2.6 Programm 421 Tabellen erfassen Überprüfen und Aktualisieren der Tabelleninhalte (z.b. neue BVG-Sätze, Quellensteuertarife, Familienzulagen etc.). 2.7 Quellensteuertarife Die Quellensteuertarife können wieder wie gewohnt auf der Internetseite heruntergeladen und eingelesen werden: https://www.estv.admin.ch/estv/de/home/direkte-bundessteuer/dienstleistungen/quellensteuer.html Eine separate Dokumentation zum Thema Quellensteuer kann Anfang Jahr via Internet-Link heruntergeladen werden: http://www.abacus.ch/downloads-page/weitere-applikationsdokumente/lohnbuchhaltung/ ELM 4.0 Schnittstelle zu allen 26 Kantonen: Die XML-Schnittstelle wird von ABACUS mit Version 2015 ausgeliefert (Zertifizierung ELM 4.0). Bis zum Update 2015 und Umstellung ELM 4.0 kann die Quellensteuerabrechnung nur in Papierform aufbereitet werden. 2.8 Familienzulagentabellen Die Tabellen können auf folgender Homepage heruntergeladen und ins ABACUS importiert werden: http://www.abacus.ch/downloads-page/weitere-applikationsdokumente/lohnbuchhaltung/ Direkter Link für Download der Tabellen: Klicken Sie hier. Familienzulagen: Tabelle 15-19, wird längerfristig von ABACUS nicht mehr gewartet Detaillierte Familienzulagen: Tabelle 20-22, Umstellung muss jedoch vorgängig pro Mandant vorgenommen werden (= Einstellungen im Prog. L443 Menü Versicherungen/Statistik überprüfen) 7 16
3 Nationale Auswertungen Alle Lohnläufe des betreffenden Auswertungsjahres müssen definitiv verbucht sein! Hinweis: ABACUS unterstützt bei den meisten Jahresendprogrammen die elektronische Schnittstelle ELM (Einheitliches Lohnmeldeverfahren). Die ursprüngliche Option Sozialversicherungsschnittstelle wurde in die Grundlizenz Lohn integriert. Die elektronischen Auswertungen erfolgen mit ELM 3.0 via Programm L2995. Für Ausdrucke auf Papier (auch bei elektronischer Übermittlung vorgängig auszuführen für Kontrolle und interne Ablage): 3.1 AHV-/ALV-Abrechnung (Programm 2911) 1. Programm 2911, AHV-/ALV-Abrechnung erstellen, anwählen 2. Monat 1 bis 12 des aktuellen Jahres auswählen 3. in Gestaltung Sachbearbeiter Infos hinterlegen 4. Liste AHV-pflichtiges Personal anwählen, Ansicht und/oder ausdrucken 5. Liste AHV-befreites Personal anwählen, Ansicht und/oder ausdrucken 6. Liste mit Aufrechnung Brutto-Lohnsummen (falls verwendet), Ansicht und/oder drucken 3.2 SUVA-/UVG-Abrechnung (Programm 2921) 1. Programm 2921, SUVA-/UVG-Abrechnung erstellen, anwählen 2. Monat 1 bis 12 des aktuellen Jahres auswählen 3. allenfalls in der Lasche Versicherungen Selektion treffen, falls unterschiedliche Versicherungen bestehen und diese separat abgerechnet werden müssen 4. in Gestaltung Sachbearbeiter Infos hinterlegen 3.3 UVGZ-Abrechnung erstellen (Programm 2922) Gleiche Schritte wie SUVA/UVG-Abrechnung. Voraussetzung für diese Jahresend-Liste ist die vorgängige Definition der benötigten Parameter (Verwendung neuer Basen, zusätzliche Mitarbeiterflags). 3.4 KTG-Abrechnung erstellen (Programm 2923) Gleiche Schritte wie SUVA/UVG-Abrechnung. Voraussetzung für diese Jahresend-Liste ist die vorgängige Definition der benötigten Parameter (Verwendung neuer Basen, zusätzliche Mitarbeiterflags). 3.5 Revisionsprotokolle (Programm 293) 1. Programm 2931, Lohnartenrekapitulation pro Monat 2. Programm 2933, Lohnkonto Diese Protokolle benötigt der AHV-Revisor. Es wird je nach Personenanzahl ziemlich viel Papier ausgedruckt. Evtl. vorab nur Rekapitulation anwählen (Menü Gestaltung Journal Details drucken Kreuz herausnehmen) und dann bei Bedarf des Revisors weitere Ausdrucke machen (kann ohne Probleme auch zu einem späteren Zeitpunkt ausgedruckt werden). 8 16
3.6 Für die AHV-Revision ist zudem kurzfristig bereitzustellen: Lohnartenliste mit Basenverteilung, aktueller Ausdruck Programm 4151 AHV-/SUVA-Jahresabrechnung (wird jährlich ausgedruckt siehe oben) (Programm 2911 und 2921) Kumulativjournal ganzes Jahr über alle Lohnarten jedoch nur Rekap Programm 221 (Rekap = in Gestaltung, Rekap Kumulativjournal ohne Detail und Nachzahlungen abger. Monat ankreuzen) 3.7 FAK-Abrechnung (Programm 2941) 1. Programm 2941, FAK-Abrechnung erstellen, anwählen 2. Jahr sowie Monate (1-12) auswählen 3. im Menü Gestaltung die gewünschte Lohnartengruppen wählen 4. Allenfalls via L414 einmalig definieren: Welche Lohnarten bilden die Kinderzulagen? 3.8 Familienzulagen-Auswertung (Programm 2945) Fakultativ, Übersicht nach Bedarf, via Gestaltung können zusätzliche Felder ausgewertet werden. Diese Auswertung ist nur möglich, wenn mit detaillierte Familienzulagen abgerechnet werden. Ihr/e Kundenbetreuer/in nimmt auf Wunsch gerne eine entsprechende Umstellung vor. 3.9 Beschäftigungsstatistik (Vierteljährlich, Programm 2984) Im ABACUS ist das Formular im PDF-Format hinterlegt und kann hier bequem aufbereitet werden 3.10 Quellensteuerabrechnung (Programm 2951) 1. Programm 2951, Quellensteuerabrechnung erstellen anwählen 2. monatliche oder Quartalsweise Abrechnung wählen 3. Im Prog. L443 unter Kantonaseinstellungen Abrechnungsnummer hinterlegen 4. Allenfalls via L414 einmalig Lohnarten für Quellensteuer korrekt zuordnen 5. L2955: Formular TI ist ab ABACUS Version 2015 integriert (Attestato-ricevuta) 6. L2959: Schnittstellen für Kt. GE und VD 3.11 PK/BVG-Abrechnung erstellen (Programm 2961) 1. in der Gestaltung müssen die PK-Abzugslohnarten angegeben werden 1. gewünschtes Layout z.b. BVG-Abrechnung (Mitarbeiter-Informationen) wählen 2. zusätzliche Angaben Sachbearbeiter etc. hinterlegen 3. Export in Excel und/oder Ausdruck Tipp Für alle Versicherungen: Diverse Ausgleichskassen und auch UVG-Versicherer etc. unterstützen in der Zwischenzeit die Möglichkeit von ELM (Einheitliches Lohnmeldeverfahren) oder allenfalls den elektronischen Upload via XML-Datei. Beide Varianten können mit der ABACUS Software erstellt werden, sofern die nötigen Einstellungen und Vorbereitungen in Ihrem Mandanten durchgeführt worden sind. Für allfällige Unterstützung bei der Einrichtung steht Ihnen das Lohnsupport-Team von OBT AG gerne zur Verfügung. Liste der aktuellen ELM-Teilnehmer: http://www.swissdec.ch/fileadmin/user_upload/empfaengerliste.pdf 9 16
Im Programm 443 können die verschiedenen Versicherungen inkl. Adresse und Policen-Nummer hinterlegt werden. Diese Angaben werden wiederum direkt auf den Jahresend-Abrechnungen vermerkt. 10 16
4 Lohnausweise Neue Wegleitung Lohnausweis per Januar 2016. Download PDF unter: https://www.estv.admin.ch/dam/estv/de/dokumente/bundessteuer/formulare/lohnausweis/605-040- 18-1_20160101.pdf.download.pdf/605-040-18-1-d_20160101.pdf Die wesentlichen Änderungen per Januar 2016 sind: Geschäfts-/Servicefahrzeug: Neue Regelung betreffend Geschäfts-/Servicefahrzeug im Zusammenhang mit Umsetzung FABI (Angenommene Initiative Finanzierung und Ausbau der Bahninfrastruktur ) : Konkret bedeutet dies, dass ab 2016 bei allen MA mit Geschäfts- oder Servicefahrzeugen, bei welchen bisher entweder ein Kreuz im Feld F (Arbeitsweg bezahlt) deklariert wurde und/oder der Kaufpreis des Geschäftswagens zu 0.8% aufgerechnet wird, der %-tuale Anteil Aussendienst unter Ziffer 15/Bemerkungen bescheinigt werden muss! Diese Änderung erfolgt im Zusammenhang mit der Begrenzung des Fahrkostenabzugs. Je nach Situation ist es evtl. sinnvoll, diese Bemerkung auch für weitere Mitarbeiter anzubringen. Die Unternehmen müssen sich überlegen, für welche Mitarbeitergruppe dies zutrifft und wie sie diesen Prozentsatz ermitteln und auf dem Lohnausweis ausweisen können. 4.1 Lohnausweis Spesenvergütungen Ziffer 13.1 Das kleine Feld (effektive Spesen: Reise, Verpflegung, Übernachtung) bei Ziffer 13.1.1 muss bei genehmigten Spesenreglementen NICHT angekreuzt werden (ansonsten erscheint beim Aufbereiten der Lohnausweise eine Warnmeldung). Weiterbildung: 4.2 Lohnausweis Quellensteuer GE: zusätzlicher Bemerkungstext in Ziffer 15 (Ersetzt Formular Att. De Quittance in Genf). Kann via L31 in Templates definiert werden. 11 16
4.3 Aufbereitung der Lohnausweise 4.3.1 Programm 31 Personalstamm In der Lasche Lohnausweis bei allen Mitarbeitern überprüfen, ob ein Template zugeordnet ist. Bei Bedarf können in diesem Programm auch bestehende Templates angepasst werden. Für eine Kontrolle/Mutation der Templates siehe auch Kapitel Nr. 6 381 Globalmutationen. 4.3.2 Programm 414 (vor V.2015 Prog. 2979) Lohnarten den Lohnausweisfeldern zuordnen Dies ist grundsätzlich eine einmalige Tätigkeit und erfolgt meist bei der Einführung oder zu einem späteren Zeitpunkt zusammen mit OBT. Es wird jedoch empfohlen, vor jeder Aufbereitung der Lohnausweise diese Einstellungen zu überprüfen (z.b. falls unterjährig neue Lohnarten definiert wurden etc.!). 4.3.3 Programm 2971 Lohnausweise aufbereiten Der Switch Bereits mutierte Felder (Programm 2972) neu aufbereiten muss in der Regel nicht aktiviert werden. Er ist nur wirksam, wenn jemand im Programm 2972 bereits Lohnausweise mutiert hat und dies wieder rückgängig machen will. Das heisst, der Lohnausweis wird einfach nochmals vollständig aufbereitet und die getätigten Änderungen im Programm 2972 sind nicht mehr vorhanden. 4.3.4 Programm 2972, Lohnausweise mutieren Dieses Mutationsprogramm wird nur benötigt, um allfällig Daten manuell zu ändern. In der Regel erübrigt sich dieses Programm, wenn die Templates (Vorlagen) im Personalstamm Programm 31/Lasche Lohnausweis korrekt gespeichert wurden. Evtl. muss jedoch z.b. das Austrittsdatum eines einzelnen Mitarbeiters manuell angepasst werden, falls dieses in den Stammdaten nicht korrekt gesetzt werden konnte. Bemerkung: Diese Mutationen werden wieder gelöscht, sobald die Lohnausweise erneut aufbereitet werden mit dem angekreuzten Flag unter Icon Kriterien Bereits mutierte Felder neu aufbereiten. 4.3.5 Programm 2974 Lohnausweise Schweiz ausgeben Im Kalenderjahr auswählen im Menü Gestaltung - Druckeinstellungen angeben, ob mit oder ohne Formular gedruckt werden soll - Anzahl Kopien definieren - Abstand Mitarbeiteradresse vom linken Rand wählen (je nach Couvert-Fenster-Position) - Eingabe Name Firma und Verantwortliche Person inkl. Tel.-Nummer - der Ausdruck des Barcodes auf dem Lohnausweis ist nicht zwingend, jedoch gemäss Wegleitung wünschenswert Vorschläge zum Ausdruck/Ablage für Arbeitgeber Reihenfolge/Sortierung nach Namen und im Ordner Register A-Z ablegen für Arbeitnehmer und Steuerbehörde in der Lasche Gestaltung 2 Kopien wählen und verschicken Kopie in Mitarbeiterdossier im Programm L31 ablegen (elektronisch) ABACUS unterstützt die elektronische Aufbereitung ELM (Übermittlung an Kant. Steuerämter) 12 16
Speichern des Lohnausweises ins (elektronische) Mitarbeiterdossier: 13 16
5 Jahr abschliessen (definitiver Jahresabschluss) Dieser Abschluss ist definitiv und kann nicht mehr rückgängig gemacht werden. Aus diesem Grunde empfehlen wir Ihnen, den definitiven Abschluss erst ein paar Monate später, d.h. ca. im 1. oder 2. Quartal des neuen Jahres durchzuführen, nachdem man sich vergewissert hat, dass nichts mehr ins alte Jahr zu buchen ist. Die Meldung, dass eine Datensicherung erstellt werden muss, kann in der Regel ignoriert werden, falls bei Ihnen die Daten in der Nacht gesichert werden. Bei grösseren Installationen empfehlen wir, das Prog. L56 direkt am Morgen nach Arbeitsstart laufen zu lassen. Definitiver Jahresabschluss (Programm L56 Jahresabschluss ) Vorjahr abschliessen Personendaten nicht löschen. Daten mind. 10 Jahre behalten bei Lohnwerte nichts auswählen (nur Ausnahmen werden angekreuzt) 14 16
6 Programm 381 Globalmutationen Gerade auf ein neues Jahr gibt es diverse Mutationen im Personalstammbereich. Für die Lohn- und Stammdaten besteht ein Programm, in welchem globale Mutationen durchgeführt werden. Dieses Programm kann für globale wie auch individuelle Mutationen verwendet werden. z.b. Global: Erhöhung Pauschalspesen um 20 Franken, Teuerungsausgleich pauschal 1% etc. Individuell: z.b. neue Löhne, neue PK-Beiträge etc. Tipp Auch die Templates für den Lohnausweis können in diesem Programm auf bequeme Art überprüft und bei Bedarf auch angepasst werden. Ebenso auch Kostenstellen, LSE-Statistikfelder, UVG- Codes, QST-Codes, Zivilstands-Datum (SP 20.12.15) etc. Wichtig: Wenn die vorgenommenen Änderungen in die Personaldaten übertragen werden sollen, muss der Speicher-Button (oben links in vorgängiger Abbildung: rot markiertes Disketten-Symbol) gedrückt werden. Tipp 2: Falls Sie die Option AbaConnect lizenziert haben, können Sie ab ABACUS V.2015 diese Daten ins Excel exportieren, dort bearbeiten und wiederum ins ABACUS importieren! Bei Fragen Sollten Sie Fragen zum Jahresabschluss haben, rufen Sie uns bitte an. Sie erreichen uns während der Bürozeit unter der Hotline-Nummer 0844 80 35 35 oder via www.support.obt.ch 15 16
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