Praxiswissen Umweltmanagement Dr. Ludger Pautmeier Grenzen von UM-Systemaudits
Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie. Detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.d-nb.de abrufbar. ISBN 978-3-8249-1536-1 by TÜV Media GmbH, TÜV Rheinland Group, Köln 2012 TÜV, TUEV und TUV sind eingetragene Marken. Eine Nutzung und Verwendung bedarf der vorherigen Zustimmung. Gesamtherstellung: TÜV Media GmbH, Köln 2012 Den Inhalt dieses E-Books finden Sie auch in dem Handbuch Der TÜV-Umweltmanagement-Berater, TÜV Media GmbH, Köln. Die Inhalte dieses Werks wurden von Verlag und Autor nach bestem Wissen und Gewissen erarbeitet und zusammengestellt. Eine rechtliche Gewähr für die Richtigkeit der einzelnen Angaben kann jedoch nicht übernommen werden. Gleiches gilt auch für Websites, auf die über Hyperlinks verwiesen wird. Es wird betont, dass wir keinerlei Einfluss auf die Inhalte und Formulierungen der verlinkten Seiten haben und auch keine Verantwortung für sie übernehmen. Grundsätzlich gelten die Wortlaute der Gesetzestexte und Richtlinien sowie die einschlägige Rechtssprechung.
Grenzen von UM-Systemaudits von Dr. Ludger Pautmeier Beginnen wir mit einem Fachgespräch unter Kollegen: Einhaltung aller Umweltvorschriften geht das? Frau Müller: Was denken Sie, Herr Schmidt? Kann ich mit einem Umweltmanagementsystem wirklich sicherstellen, dass alle geltenden Umweltvorschriften eingehalten werden? Herr Schmidt: Das ist zumindest das Ziel. Insbesondere EMAS III spricht in den Zusatzanforderungen in Anhang II B2 von der Identifizierung aller geltenden rechtlichen Verpflichtungen im Umweltbereich. Frau Müller: Aber das ist doch gar nicht möglich bei dieser Fülle an Umweltvorschriften und einschlägigen technischen Regeln. Auch bei einer sehr systematischen Vorgehensweise wird man sicher das eine oder andere übersehen. Oder es liegt einfach ein Fehler in der Gesetzesdatenbank vor. Hinzu kommt die nicht immer triviale Anwendung der Rechtslage auf die Sachlage (Subsumtion). Herr Schmidt: Eine gewisse Qualifikation ist da schon erforderlich. Frau Müller: Meinen Sie, das ist nur etwas für Rechtsanwälte? Bei den gesetzlich geforderten Beauftragten hat der Gesetzgeber aber einen technischen Hintergrund eingefordert. Umweltrecht ist doch Teil des Technikrechts, und meistens geht es darum, den Stand der Technik aus untergesetzlichen Regelwerken und Normen zu ermitteln. TÜV Media GmbH Seite 1
Herr Schmidt: Ein Rechtsanwalt muss es sicher nicht immer sein. Aber Kenntnisse der Rechtssystematik und der wichtigsten einschlägigen Umweltgesetze sowie praktische Erfahrung in der Anwendung sollten schon vorliegen. Frau Müller: Aber die Identifizierung aller Pflichten ist auch bei größter Sorgfalt kaum möglich. Im Verkehr erforderliche Sorgfalt was heißt das? Herr Schmidt: Laut BGB müssen Sie die im Verkehr erforderliche Sorgfalt anwenden. Das heißt, es kommt nicht darauf an, wie sich Beteiligte in bestimmten Verkehrskreisen üblicherweise verhalten, sondern wie sie sich verhalten müssen, um als sorgfältig zu erscheinen. Frau Müller: Was heißt das konkret für die Umwelt-Compliance- Frage? Herr Schmidt: Allgemeingültige Regeln für die im Verkehr erforderliche Sorgfalt gibt es nicht. Ausgefüllt wird der Sorgfaltsmaßstab vor allem durch Gesetze, Rechtsverordnungen, aber auch durch rein technische Regelwerke ohne Gesetzes - charakter wie z. B. Normen. Frau Müller: Also in unserem Fall die ISO 14001/EMAS, ISO 19011, ISO 17021 und dieses Dokument der europäischen Akkreditierungskooperation zur Legal Compliance bei ISO- 14001-Zertifizierungen EA-7/04. Herr Schmidt: Ja, ich denke schon, dass man diese Normen zurate ziehen kann. Immerhin geht es bei der ISO 14001 darum, rechtliche und andere Anforderungen, die mit den beeinflussbaren Umweltaspekten der Organisation zusammenhängen, zu erkennen und zu lenken. TÜV Media GmbH Seite 2
Frau Müller: Gewisse Unzulänglichkeiten bei der Identifizierung der Aspekte oder der Anforderungen werden dann durch die Prüf- und Bewertungsbausteine optimiert. Herr Schmidt: Genau, so kann schrittweise eine immer größere Compliance sichergestellt werden. Verwirrung durch deutsche EMAS III Frau Müller: Mmh klingt alles sehr einleuchtend, aber warum verlangt EMAS die Identifizierung aller Pflichten, wo das doch gar nicht möglich ist? Herr Schmidt: Lassen Sie uns mal den englischen Text lesen das wirkt oft erhellend. Frau Müller: Im Deutschen steht im Anhang II B2: Organisationen, die sich nach EMAS registrieren möchten, weisen nach, dass sie alle geltenden rechtlichen Verpflichtungen im Umweltbereich ermittelt haben und die im Rahmen der Umweltprüfung gemäß Anhang I festgestellten Auswirkungen dieser Verpflichtungen auf ihre Organisationen kennen. Herr Schmidt: Im Englischen steht: Organizations wishing to register with EMAS shall be able to demonstrate that they have identified, and know the implications to the organization of all applicable legal requirements relating to the environment, identified during the environmental review according to Annex I. Frau Müller: Da steht ja etwas ganz anderes im Englischen. Dort steht,, dass sie die organisationsbezogenen Auswirkungen aller geltenden Umweltrechtsvorschriften, die sie im Rahmen der Umweltprüfung gemäß Anhang I erfasst haben, ermittelt haben und kennen. TÜV Media GmbH Seite 3
Herr Schmidt: Das heißt, das Wort alle steht dort nicht absolut, sondern bezieht sich auf alle Anforderungen, die in der Bestandsaufnahme identifiziert wurden. Frau Müller: Das ergibt Sinn und passt in das Gesamtbild, das die Normen vorgeben. Um welche Grenzen geht es? Im folgenden Artikel werden die Grenzen von UM-Systemaudits aufgezeigt, die gemäß den oben aufgeführten Regelwerken durchgeführt werden. Da EMAS im Kern die ISO 14001 beinhaltet, werden die ergänzenden Feinheiten nur erwähnt, wenn sie zu anderen materiellen Anforderungen führen. Grenzen ergeben sich z. B. durch den Stichprobencharakter eines Audits, aber auch bei der Abgrenzungsfrage zu anderen Disziplinen wie Arbeitsschutz oder Qualität. Im Mittelpunkt eines Audits steht der Auditor bzw. das Auditteam. Auch dessen Ressourcen und Kompetenzen sind begrenzt. Das oben aufgeworfene Thema der Compliance (= Regelkonformität) ist eines der Kernthemen der Umweltsystemaudits. Dennoch führt ein Systemauditor kein Compliance-Audit durch. Compliance-Audits sind von keiner der aufgeführten Normen abgedeckt oder gefordert. Auch diese Grenze wird im Folgenden klar herausgearbeitet. Durch das Aufzeigen der Grenzen von UM-Systemaudits soll dem Auftraggeber aufgezeigt werden, was er erwarten kann, dem Auditor soll es helfen, sich der Grenzen seines Tuns bewusst zu sein. Bei einem Audit handelt es sich um einen systematischen, unabhängigen und dokumentierten Prozess zur Erlangung von Auditnachweisen und zu deren objektiver Auswertung, um zu ermitteln, inwieweit die Auditkriterien erfüllt sind (ISO 19011). Im Gegensatz zu einer Selbstbewertung oder Selbstprüfung muss der Prüfer unabhängig sein. So soll Unpartei- TÜV Media GmbH Seite 4
Einstellung der Leitung zum Audit entscheidend für das Ergebnis Audit eine Stichprobe lichkeit und Objektivität der Auditergebnisse sichergestellt werden. Auditoren sollen daher ihre eigenen Tätigkeiten nicht auditieren. Interne Auditoren sollen unabhängig von den Leitern der auditierten Abteilungen sein. Interessenkonflikte sollen vermieden werden. Zertifizierungsauditoren z. B. dürfen daher zwei Jahre lang die Systeme der Organisationen nicht auditieren, bei denen sie als Berater den Aufbau unterstützt haben. Fachlich lässt sich diese Unabhängigkeit in den allermeisten Fällen gut realisieren. Wirtschaftlich besteht jedoch bei internen Auditoren eine Abhängigkeit, und bei externen Zertifizierungsauditoren kann sich zumindest ein Interessenkonflikt auftun. Dieser Konflikt wird jedoch erst wirksam, wenn das Audit und seine Ergebnisse von der Geschäftsleitung nicht erwünscht sind. Der Auditor gerät dann selbst in die Schusslinie und wird wenn überhaupt nur sehr vorsichtig seine Auditfeststellungen formulieren. Unabdingbare Voraussetzung für erfolgreiche Audits ist daher eine klare Unterstützung der Leitung und eine offene, hindernisfreie Auditkultur. Üblicherweise haben Auditoren vier Möglichkeiten, Informationen zu sammeln: Prüfen der Vorgabedokumente/Anweisungen Prüfen von Nachweisdokumenten/Aufzeichnungen Beobachten von Prozessen/Tätigkeiten/Anlagen Sprechen mit Mitarbeitern Dabei liegt es nicht in der Natur des Audits an sich, sondern in der Begrenztheit an Zeit und Ressourcen, dass die verfügbaren Informationen nur stichprobenartig gesammelt werden. Die Probenahme kann dabei statistisch oder auf Basis von Wertungen (judgemental sampling) erfolgen. TÜV Media GmbH Seite 5
Umfang der Population In Anhang B3 der ISO 19011:2011 werden einleitende Hinweise zum Prozess der Auditprobenahme gegeben: 1. Festlegen der Ziele 2. Ermitteln des Umfangs und der Zusammensetzung der Population, von der Proben zu entnehmen sind. 3. Auswählen der Probenahme-Methode 4. Bestimmen des Probenumfangs 5. Durchführen der Probenahme 6. Zusammenstellen und Bewerten der Ergebnisse Bei den wertenden Probenahmen greift der Auditor auf sein Wissen, seine Fertigkeiten und seine Erfahrung zurück. Er wählt die Stichproben, die er für wichtig erachtet oder bei denen das Risiko erhöht ist (auch sog. risikobasierte Stich - probe). Eine wissenschaftliche Angabe der Unsicherheit bzw. des Vertrauensniveaus ist bei dieser Methode nicht möglich. Für die statistischen Stichprobenprüfungen gibt es eine Fülle unterschiedlicher Verfahren, die häufig im Rahmen der Wirtschaftsprüfung eingesetzt werden. Bei Umweltsystemaudits sind sie bisher kaum verbreitet. Um Regelkonformität zu prüfen, kann man die sogenannte Entdeckungsprobenahme (discovery sampling) benutzen. Die Tabelle 1 gibt einige Beispiele für einen Vertrauenslevel von 95 %. 10 000 5 000 1 000 500 200 5 % Nichtkonformitäten in der Population Probenumfang 60 60 58 56 52 3 % Nichtkonformitäten in der Population Probenumfang 99 99 95 91 79 1 % Nichtkonformitäten in der Population Probenumfang 295 291 259 225 155 Tab. 1: Die Werte wurden mit einem Statistikprogramm für Wirtschaftsprüfer berechnet. Die Proben müssen zufällig gewählt werden. [1] TÜV Media GmbH Seite 6