CRM Plus / Interessentenmanagement

Connext GmbH Balhorner Feld 11 D-33106 Paderborn FON +49 5251 771-150 FAX +49 5251 771-350 hotline@connext.de www.connext.de CRM Plus / Interessentenmanagement Produkt(e): Vivendi NG Kategorie: Stammdaten Version: 6.43 Erstellt am: 06.10.2015 Frage: Welche Möglichkeiten hab ich in Vivendi Interessenten zu verwalten? Antwort: Zur Verwaltung Ihrer Interessenten steht Ihnen unser neues Modul CRM Plus zur Verfügung. Neben jeglicher Korrespondenz zu Interessenten und zugeordneten Bewerbern, können auch die Beziehungen zu Multiplikatoren und Fürsprechern der Einrichtung überblickt werden. Das Modul integriert sich in die bestehenden Bereichsstrukturen. Bereits vorhandene Funktionen wie Reservierungsmanager, CRM-Kontakte und Dateiablage werden gebündelt in einer eigenen Kartei zur Verfügung gestellt. Musterlösung Nummer: 590546 1

Inhalt 1. Grundsätzliches... 3 1.1 Allgemein... 3 1.2 Definitionen... 3 1.3 Rechte... 3 1.4 Layout... 4 1.5 Aufbau der Hauptansicht... 5 2. Datenpflege... 5 2.1 Interessent... 5 2.2 Bewerber... 8 2.3 Dateiablage... 11 2.4 Multiplikator... 11 3. Anordnung in der Hauptansicht... 14 3.1 Symbole... 14 3.2 Filter... 14 3.3 Suche... 15 4. Karteikarte Anforderungen... 16 4.1 Checkliste Anmeldung... 16 4.2 Aufnahmekriterien... 17 4.3 Zimmermerkmale... 19 4.4 Anforderungsbereiche auch ohne CRM Plus... 20 5. Bewerber wird zum Klient... 21 6. CRM Plus im Belegungsmanagement... 23 6.1 Filtern... 23 6.2 Reservierung... 27 6.3 Probewohnen... 28 7. CRM Plus in der Dateiablage... 29 8. CRM Plus in der CRM... 30 9. CRM Plus in den Workflows... 31 10. CRM Plus in den Kontakten... 32 11. CRM Plus im Klienten... 32 12. CRM Plus im Cockpit... 34 13. Reports... 34 2

1. Grundsätzliches 1.1 Allgemein Ab der Version 6.41 steht Ihnen unser neues, kostenpflichtiges Modul CRM Plus zur Verfügung. Hier pflegen Sie die Bewerber, Interessenten, Multiplikatoren und deren Beziehungen untereinander. Aufnahmekriterien und Ausstattungswünsche der Zimmer können hinterlegt werden. Eventuelle Zimmerreservierungen sind mit dem Belegungsmanagement gekoppelt. Der Bewerber kann direkt in einen Klienten gewandelt werden. Sie können Wordformulare erstellen, und Workflows starten. Standardberichte können aufgerufen und Cockpitberichte erstellt werden. Das alles ist möglich, ohne einen extra Bereich dafür anlegen zu müssen, so dass Sie auch die Möglichkeit haben, einem Bewerber mehrere Wunschbereiche (mit Priorität) zuzuordnen. 1.2 Definitionen CRM Plus = ist die Abkürzung für Customer-Relationship-Management, auf Deutsch bedeutet es so viel wie Kundenbeziehungsmanagement; Plus deshalb, weil es nochmal eine Erweiterung zu unseren bereits bekannten CRM-Kontakten ist Bewerber = der eventuell zukünftige Klient Interessent = die Person, die sich im Auftrag eines Bewerbers bei Ihnen meldet (kann auch der Bewerber selbst sein) Multiplikator = die Person, die Ihre Einrichtung empfohlen hat (z.b. Arzt, Sozialarbeiter, ) 1.3 Rechte Über eine Lizenz wird Ihnen das Modul auf der Karteikarte 'Aufgaben' freigeschalten. Weitere Rechte (z.b. über die Benutzerverwaltung) werden nicht benötigt. Was ein Benutzer sehen darf oder nicht, stellen Sie über das Layout ein. 3

1.4 Layout Sobald Sie auf den Button CRM Plus geklickt haben, öffnet sich entsprechend der Dialog in der Hauptansicht. Zusätzlich erscheint in der Menüleiste die Karteikarte Details. Dort finden Sie den Punkt Layout bearbeiten: Wir liefern ein Standardlayout mit. Hier haben Sie aber die Möglichkeit, nicht benötigte Felder auszublenden bzw. die Eingabemöglichkeiten zu erweitern. Wie gewohnt, können hier auch Bereichs- und Benutzerrolleneinschränkungen vorgenommen werden. Beachten Sie bitte bei der Anlage neuer Layouts, dass diese nach den Kontaktarten unterschieden werden: Berücksichtigen Sie hierzu unsere Anleitung: VK-Layout_bearbeiten.pdf 4

1.5 Aufbau der Hauptansicht Im linken Detailbereich finden Sie die Auflistung der Interessenten bzw. der Multiplikatoren. Wenn Sie Interessenten gewählt haben, werden im unteren Bereich noch die zugeordneten Bewerber angezeigt. Im rechten Teil des Dialogs finden sie die Daten des ausgewählten Interessenten. Auf den Bewerber-Karteikarten sind die Daten zu einem zum Interessenten gehörenden Bewerber zu sehen. Beispiel: Sie haben sich einen Interessenten markiert, dessen Daten erscheinen auf den Karteikarten Interessent Stammdaten und Interessent CRM. Dazu passend wählen Sie einen Bewerber. Seine Daten sind auf den Karteikarten Bewerber Stammdaten und Bewerber Anforderungen zu sehen. Wenn Sie aber einen anderen Bewerber anklicken, bleiben die Daten des Interessenten bestehen, und nur die Bewerberdaten ändern sich. 2. Datenpflege 2.1 Interessent Über Details Neu öffnet sich ein Dialog, über den direkt die Beziehung zwischen Interessent und Bewerber definiert wird: 5

Im oberen Bereich tragen Sie den Namen des Interessenten ein. Sollten Interessent und Bewerber eine Person sein, haken Sie im Mittelteil den Punkt Gleiche Person wie Interessent an. Die Daten werden dann entsprechend übernommen. Sonst hinterlegen Sie hier den Namen des Bewerbers, und ab wann er als Bewerber bei Ihnen gilt (meist identisch mit der ersten Kontaktaufnahme). Im unteren Bereich legen Sie die Beziehung untereinander fest, z.b. Beziehung "Angehöriger", Funktion "Sohn" (bekannt aus der Vorgehensweise bei den Kontakten). Diese Informationen werden nach Bestätigen über OK auf die entsprechenden Karteikarten übernommen: Auf der Karteikarte Interessent Stammdaten pflegen Sie die für Sie relevanten Felder. Die Adresse 1 ist dabei die Hauptadresse, welche auch Verwendung in den Wordformularen und Berichten findet. Bei Adresse 2 können Sie z.b. die Adresse der Arbeit erfassen. Die Personenmerkmale sind bereits aus den Kontakten bekannt. Hierüber ordnen sie dem Interessenten ein Merkmal (z. B. Weihnachtskarte) zu. Personenmerkmale werden direkt der Person zugewiesen, d. h. sie beziehen sich stets auf den Interessent und gelten damit auch, wenn der Interessent einem anderen Bewerber zugeordnet wird. Die Definition von Personenmerkmalen nimmt der Vivendi-Administrator unter Extras Optionen Beziehungen Personenmerkmale vor. Nach den Personenmerkmalen kann auf der Hauptkarteikarte Kontakte gefiltert werden. Unter Eigenschaften verknüpfen Sie einen gegebenenfalls vorhandenen Multiplikator. Bei den Hauptbezügen wird der im Bereichsstammbaum ausgewählte Bereich vorgegeben. Dieser kann noch manuell angepasst werden. Soll ein Interessent nicht mehr verwendet werden, begrenzen Sie einfach den Hauptbezug: 6

Damit wird der Interessent im linken Detailbereich nur noch mit aktivierter Weltkugel und schwarzem Kreuz (für ausgeschieden) angezeigt: Erste CRM-Kontakte hinterlegen Sie auf der Karteikarte Interessent CRM: Die hier hinterlegten Daten finden Sie auch auf der Karteikarte CRM in den Klientenstammdaten wieder (sofern aus dem Bewerber ein Klient werden sollte). Allerdings gilt das nur für die Einträge, welche Sie mit der Bezugsart Klient eingetragen haben. Sollte die Bezugsart Kontakt sein (also ohne Bewerber-/Klientenbezug), werden die Kontakteinträge nur auf der Hauptkarteikarte CRM angezeigt. Unter VK-CRM_Kontakte.pdf werden Ihnen die einzelnen Schritte hierfür nochmal erläutert. Bei den beiden unteren Feldern Sonstiges und Zusatz handelt es sich um Bemerkungsfelder, welche über das Layout ausgetauscht, umbenannt bzw. entfernt werden können. 7

2.2 Bewerber Als nächstes vervollständigen Sie die Bewerberdaten. Dies erfolgt auf dem Karteireiter Bewerber Stammdaten: Wenn Interessent und Bewerber identisch sind, oder wenn Sie beim Interessent eine Änderung vornehmen (z.b. neue Adresse), dann können diese Daten über den Button Interessent übernehmen auf die Karteikarte des Bewerbers übernommen werden. Hier können Sie auch schon die Pflegestufe und Pflegemerkmale, falls bekannt, definieren. Die genaue Vorgehensweise finden Sie hier VK-Klientenstammdaten.pdf beschrieben. 8

Im Feld Bereichszuordnung hinterlegen Sie alle Wunschbereiche des Klienten (vorgegeben wird standardmäßig der Bereich, der im Bereichsstammbaum ausgewählt ist). Dies ist z.b. von Vorteil, wenn Sie mehrere Einrichtungen in einer Stadt haben. Um dann aber besser Differenzieren zu können, wählen Sie in dem Dialog die Priorität aus: Konfiguriert werden die Prioritäten unter Extras Optionen Beziehungen Bereichszuordnung: Prioritäten. Die Reihenfolge der angelegten Prioritäten hat Auswirkungen darauf, in welcher Reihenfolge sie auf dem Report V_CRM_BereichsPrioritaeten.rpt erscheinen. Soll auf diesem Report die für Sie wichtigste Priorität als Erstes aufgelistet werden, muss diese in den Optionen auch ganz oben stehen. Entscheidet sich ein Bewerber, doch nicht zu Ihnen zu kommen oder ist er leider verstorben, begrenzen Sie einfach den Pflegezeitraum und die Bereichszuordnung. Auf diese Weise können Sie ihn bezüglich seiner Zeit, die er als Bewerber bei Ihnen vermerkt war, auswerten. Gehen Sie zusätzlich im Detailbereich im Block für die Zugeordneten Bewerber noch auf das Kalendersymbol, und geben Sie dort ebenfalls das Ende ein: Damit ist der Bewerber im Detailbereich nur noch über den Filter bei Zugeordnete Bewerber zu finden: 9

Auf der nächsten Karteikarte (Bewerber Anforderungen) können Sie bestimmte Kriterien und Wünsche des Bewerbers definieren: CRM-Basisinformationen: Checkliste Anmeldung: Aufnahmekriterien: Zimmermerkmale: Hier können nochmal weitere Informationen bezüglich der Aufnahme hinterlegt werden. Die ausgewählten Daten werden dann auch in die Klientenstammdaten auf die Karteikarte CRM-Kontakte übernommen. Neue Akquisitionskanäle legen Sie unter Extras Optionen Beziehungen CRM: Akquisitionskanäle fest. Mit Hilfe der hier definierten Punkte behalten Sie den Überblick bezüglich der noch vom Bewerber/Klienten benötigten Unterlagen. Die Konfiguration hierfür wird Ihnen unter Punkt 4.1 erklärt. Über die Aufnahmekriterien können Sie die Aufnahmereihenfolge der Bewerber priorisieren. Dabei erhält jedes Kriterium einen Punktwert, so dass danach entsprechend gefiltert werden kann. Die Anlage dieser Kriterien wird unter Punkt 4.2 ausgeführt. Hier haken Sie die Wünsche des Bewerbers an das Zimmer an. Soll es z.b. ein bestimmte Größe haben, oder mit einem Wannenbad ausgestattet sein, oder unbedingt einen Balkon haben? Standardmäßig sehen Sie hier die Zimmermerkmale des im Bereichsstammbaum ausgewählten Bereiches. Diese Informationen können dann im Belegungsmanagement entsprechend gefiltert werden. Die Konfiguration hierzu wird Ihnen unter Punkt 4.3 näher gebracht. Und die Vorgehensweise wird im Punkt 6.1 erläutert. 10

2.3 Dateiablage Informations- und sonstige Anschreiben generieren Sie über die Dateiablage: Die Ordnerstruktur im linken Bereich wird dabei aus dem im Bereichsstammbaum gewählten Bereich gezogen. Aufgeführt werden hier sämtliche Schreiben an den Interessenten und an den Bewerber. Über eine Abfrage wählen Sie, für wen ein Schreiben erstellt werden soll: Sofern aus dem Bewerber ein Klient wird, sehen Sie dann auf der Karteikarte Dateiablage in den Klientenstammdaten aber nur noch die Schreiben an den Bewerber/Klienten. Vom Interessenten sehen Sie nur noch die Schreiben, welche einen klaren Bezug zum Bewerber/Klienten haben. Alle neutralen Schreiben an den Interessenten (z.b. Werbematerial) finden Sie weiterhin auf der Hauptkarteikarte Dateiablage. Ausführliche Beschreibungen zum Thema "Dateiablage" finden Sie in den folgenden Anleitungen: VK-Dateiablage.pdf VK-Word_Formulardruck.pdf 2.4 Multiplikator Um einen Multiplikator anlegen zu können, wählen Sie zuerst im linken Detailbereich die Beziehung Multiplikator aus: 11

Über Details Neu erfolgt dann die Abfrage nach dem Namen: Nach dem Bestätigen über OK werden die Daten auf die Karteikarte Multiplikator Stammdaten übernommen. Hier füllen Sie dann noch die übrigen Felder aus wie bereits unter Punkt 2.1 Interessent erläutert. Auch ein Begrenzen des Multiplikators erfolgt auf die gleiche Art und Wiese wie beim Interessenten. Statt der Personenmerkmale gibt es hier aber den Block Zugeordnete Interessenten. Entweder ordnet man hierüber bestehende Interessenten zu. Oder man ordnet einen bestehenden Multiplikator beim Interessent zu, dann wird der Interessent hier automatisch mit angezeigt. Er braucht dann also nicht nochmal explizit über das grüne Plus hinzugefügt werden: 12

Über die Karteikarte Multiplikator CRM können Sie auch für den Multiplikator CRM-Kontakte hinterlegen. Diese Einträge können aber nur mit der Bezugsart Kontakte definiert werden. Ein Klientenbezug ist hier nicht möglich. Demzufolge sind die Einträge dann auch nicht in den Klientenstammdaten zu finden: Genauso stehen Ihnen auf der Karteikarte Multiplikator Dateiablage auch nur die Ordner mit Personenbezug zur Verfügung bzw. können Sie nur den Hauptbezug Person auswählen: Sollte es sich beim Multiplikator um die gleiche Person handeln wie dem Interessenten, muss die Person nicht extra als Multiplikator angelegt werden. Es sei denn, Sie wollen entsprechende Auswertungen darüber machen. 13

Neue Interessenten, Bewerber und Multiplikatoren können Sie auch jeweils über das grüne Plus in der Detailansicht anlegen: Damit können Sie dann einem Interessenten zum Beispiel mehrere Bewerber zuordnen. 3. Anordnung in der Hauptansicht 3.1 Symbole Es werden die Ihnen bekannten Symbole verwendet: = Herr = Frau = Familie oder Gemeinschaftspraxis = Ausgeschieden Neu ist, dass die Bewerber, solange sie als Bewerber geführt werden, im Block Zugeordnete Bewerber an dem üblichen Symbol noch ein "i" (steht für die Verknüpfung zu einem Interessenten) haben:. Sobald aus den Bewerbern "echte" Klienten geworden sind, ist auch das "i" nicht mehr zu sehen. 3.2 Filter Der Filter im Bereich Zugeordnete Bewerber zeigt Ihnen standardmäßig alle Bewerber an, die eine gültige Beziehung zu einem ausgewählten Interessenten haben. Wenn Sie den Filter entfernen, sehen Sie auch alle Bewerber, die inzwischen zu Klienten geworden sind, bzw. die Bewerber, die begrenzt wurden, weil sie doch nicht in ihr Haus kommen werden: Über die Weltkugel werden Ihnen nämlich noch die Bewerber angezeigt, die in einer anderen Beziehung z.b. Angehöriger zum Interessent stehen. Auch wenn sie nicht mehr die Bewerber-Interessent-Beziehung haben. 14

3.3 Suche Sollten Sie irgendwann einen sehr großen Interessentenstamm haben, können Sie über das Feld Suche nach Person/Zugeordneter Person suchen: Hier geben Sie entweder den gesamten Suchbegriff ein, oder nur den Teil eines Namens. In diesem Feld können Sie auch nach Bewerbern suchen. Dazu geben sie einen entsprechenden Suchbegriff ein. Ihnen wird dann zuerst der Interessent zu dem Bewerber angezeigt. Sobald Sie den Interessent aber markieren, sehen Sie auch den bzw. die gewünschten Bewerber: 15

4. Karteikarte Anforderungen 4.1 Checkliste Anmeldung Auf der Karteikarte Bewerber Anforderungen können sie im Bereich Checkliste Anmeldung die Dinge anhaken, die bereits erledigt sind, bzw. die Unterlagen anhaken, welche der Bewerber bezüglich seiner eventuellen Aufnahme schon vorgelegt hat: Die Liste ist beliebig erweiterbar. Dazu gehen Sie über Extras Sonstiges Merkmal-Bausteine Kita Checkliste Anmeldung: Über das grüne Plus ordnen Sie ein neues Merkmal zu. Kürzel und Kennzeichen sind nicht zwingend notwendig. 16

Im Bewerber setzen Sie dann entsprechend den Haken: Um die Punkte auswerten zu können, gibt es einen Report. Näheres dazu finden Sie unter Punkt 13. 4.2 Aufnahmekriterien Auch auf der Karteikarte Bewerber Anforderungen finden Sie die Aufnahmekriterien: Hierüber können Sie anhand von Priorisierungen der Merkmale besser entscheiden, welcher Bewerber am ehesten als Nächstes aufgenommen werden müsste. 17

Über Extras Sonstiges Merkmal-Bausteine Sonstiges Aufnahmekriterien definieren Sie Ihre Merkmale: Sie geben die entsprechende Bezeichnung ein und gegebenenfalls auch ein Kürzel. Über das Feld Statistik- Knz legen Sie die Gewichtung fest. Also welche Priorität z.b. ein demenzkranker Bewerber hinsichtlich der Aufnahme in Ihr Haus hat. Beim Bewerber haken Sie dann ein oder mehrere Punkte an. Bezüglich der Gewichtungen werden alle angehakten Merkmale zusammengerechnet: Der Report V_KlientenNachAufnahmekriterien.rpt listet ihnen die Klienten sortiert nach der höchsten Gewichtungssumme auf. 18

4.3 Zimmermerkmale Die Zimmermerkmale helfen Ihnen dabei, die Wünsche des Bewerbers an sein zukünftiges Zimmer berücksichtigen zu können. Hier geht es hauptsächlich um die Größe der Räumlichkeiten und die Ausstattung: Welche Kategorien und Ausstattungsmerkmale bei Ihnen benötigt werden, definieren Sie über Extras Optionen Beziehungen Zimmerausstattungen bzw. Zimmerkategorien: 19

Quadratmeter und Anzahl der Plätze wird im Belegungsmanagement im Zimmer hinterlegt: Hier werden auch die Ausstattungsmerkmale angehakt, die dann zum Abgleich mit den Bewerberwünschen dienen. Das Abgleichen/Filtern der Zimmer wird Ihnen unter Punkt 6.1 näher erläutert. 4.4 Anforderungsbereiche auch ohne CRM Plus Die drei Bereiche Checkliste Aufnahme, Aufnahmekriterien und Zimmermerkmale können Sie auch nutzen, ohne eine Lizenz für das Modul CRM Plus erwerben zu müssen. Dazu blenden Sie sich in ihrem Klientenlayout eine neue Karteikarte ein: Fügen Sie dann entsprechend die Datenbereiche von der rechten Seite des Bildes hinzu. 20

Damit können Sie auch im Kleinen eine Interessentenverwaltung betreiben: 5. Bewerber wird zum Klient Um aus einem Bewerber einen Klienten zu machen, brauchen Sie in der Menüleiste nur auf den Button Bewerber übernehmen zu klicken: 21

Danach erfolgt noch folgende Abfrage: Nachdem Sie mit Ja bestätigt haben, werden Sie noch gefragt, in welchen Bereich der Klient gelegt werden soll. Gerade, wenn Sie einem Bewerber mehrere Wunschbereiche zugeordnet haben, muss hier eine Auswahl vorgenommen werden. Es muss zusätzlich noch ein Zimmer ausgewählt werden: Über die Menüleiste speichern Sie das Ganze noch: Im Detailbereich ist die Bewerberin/Klientin dann nur noch ohne Filter zu sehen, und hat auch nicht mehr das "i" als Kennzeichen: 22

In der Klientenhauptansicht ist sie jetzt aber als aktive Klientin zu finden: 6. CRM Plus im Belegungsmanagement 6.1 Filtern Wenn Sie für den Bewerber Ausstattungswünsche definiert haben, können Sie über diese Kriterien im Belegungsmanagement ein passendes Zimmer finden. Hierzu gehen Sie im Belegungsmanagement auf den Button Suche / Neu. 23

Auf der rechten Seite des Dialogs finden Sie die Ihnen bereits bekannten Zimmermerkmale. Im linken Bereich können Sie entweder schauen, ob Sie zu einem freien Zimmer einen Bewerber mit passenden Wünschen haben, oder ob Sie zu den Wünschen eines Bewerbers ein entsprechendes Zimmer finden. Als Erstes müssen Sie im Bereich Bewohner zu Zimmer darauf achten, dass in dem Dropdown-Feld auch Bewerber ausgewählt ist: Wenn Sie zu einem freien Zimmer einen passenden Bewerber finden wollen, wählen Sie im oberen Feld Bewohner zu Zimmer suchen: Danach markieren Sie ein Zimmer, welches Sie belegen möchten. Auf der rechten Seite werden Ihnen die Ausstattungsmerkmale des Zimmers aufgelistet. Im unteren linken Bereich sehen Sie, wenn vorhanden, die Bewerber, deren Wünsche mit den Zimmerkriterien übereinstimmen: ohne passenden Bewerber: 24

mit passenden Bewerber: Sollte ein Zimmer diverse Kriterien hinterlegt haben, wo es derzeit keinen Bewerber für gibt, kann man über Entfernen einiger Haken bei den Kriterien schauen, ob Wünsche eines Bewerber annährend zur Zimmerausstattung passen. Beispiel: Das Zimmer 19 ist momentan ein 2-Bett-Zimmer. Die restlichen Kriterien entsprechen aber den Wünschen von Frau Wunderlich. Wenn man also aus der Platzzahl 2 eine 1 macht, ist es genau das, was gebraucht wird: vorher: 25

nachher: Wollen Sie dem Zimmer einen Bewerber zuordnen, markieren Sie das Zimmer, wählen dazu den Bewerber, schauen noch ob der Zeitraum passt und klicken dann auf Zimmer zuordnen: 26

Nun müssen Sie noch auswählen, ob es sich um eine Belegung oder eine Reservierung handelt: Um zu einem Bewerber ein passendes Zimmer zu finden, müssen Sie nur im oberen Dropdown-Feld Zimmer für Bewohner suchen auswählen. Die restliche Vorgehensweise entspricht der Suche Bewohner zu Zimmer suchen: 6.2 Reservierung Eine Reservierung können Sie auch ohne Berücksichtigung der Zimmermerkmale über den Button Neu anlegen. Im Feld Person müssen Sie aber darauf achten, dass dort Bewerber ausgewählt ist: 27

6.3 Probewohnen Möchte ein Bewerber einige Tage zum Probewohnen kommen, können Sie dies im Belegungsmanagement als neue Belegung definieren, oder Sie ordnen dem Bewerber einen zusätzlichen Bereich in der Bereichszuordnung zu: Damit belegt der Bewerber schon ein Zimmer. Zählt aber nicht als Klient, sondern weiter als Bewerber. Die Zimmer, welche man als Reservierung oder für das Probewohnen bereits definiert hat, werden, sobald man den Bewerber zum Klienten macht bzw. aus der Reservierung im Belegungsmanagement eine Belegung macht, zur Übernahme in die Bereichszuordnung des Bewerbers / Klienten vorgeschlagen. Nähere Informationen zum Belegungsmanagement bekommen Sie unter VS-Belegungsmanagement.pdf 28

7. CRM Plus in der Dateiablage Zum Erstellen von Wordformularen stehen Ihnen sämtliche bekannten Felder zur Verfügung: Für den Bewerber nutzen Sie die Felder aus dem Knotenpunkt klient. Die Felder unter klient kontakte kontakt (sonstiger kontakt) verwenden Sie für den Interessenten. Die in der CRM Plus gespeicherten Dokumente finden Sie auch auf der Hauptkarteikarte Dateiablage wieder. Dort jeweils in dem Ordner in dem die Dokumente gespeichert wurden. Die Unterlagen, welche nur für den Interessenten erzeugt wurden, sind in dem mit der Bezugsart Person gewählten Ordner abgespeichert: Die Dokumente für den Bewerber, sind in dem von Ihnen zum Speichern gewählten Ordner mit Klientenbezug zu finden. Hierzu müssen Sie aber die Weltkugel aktivieren, sonst sind die Unterlagen eines Bewerbers nicht sichtbar: 29

In den Klientenstammdaten (wenn aus dem Bewerber ein Klient geworden ist) sind nur die Unterlagen mit Klientenbezug abgespeichert: Weitere Informationen finden sie auch unter Punkt 2.3. 8. CRM Plus in der CRM Die über die CRM Plus erstellten CRM-Kontakte finden Sie auf der Hauptkarteikarte CRM-Kontakte wieder: Im Klienten sehen Sie nur die CRM-Kontakte, die mit der Bezugsart Klient angelegt worden. Neutrale Anfragen des Interessenten ohne Klientenbezug werden hier nicht mit angezeigt: 30

CRM-Kontakte werden Ihnen hier VK-CRM_Kontakte.pdf beschrieben. 9. CRM Plus in den Workflows In den Workflows kann der Trigger Neuanlage eines CRM-Kontaktes gesetzt werden. Sobald Sie also für den Interessenten einen CRM-Kontakt anlegen, wird ein neuer Workflowschritt ausgelöst: Der Trigger kann entweder an eine CRM-Gruppe geknüpft werden, oder an eine CRM-Kategorie. Wie Sie Workflows anlegen, wird Ihnen hier beschrieben: VK-Workflow.pdf 31

10. CRM Plus in den Kontakten Unter Stammdaten Kontakte gibt es den neuen Block Interessent / Multiplikator. Hier finden Sie die Kontakte, welche Sie über die CRM Plus angelegt haben: 11. CRM Plus im Klienten In den Klientenstammdaten sehen Sie die Einträge zu den CRM-Kontakten und der Dateiablage wie unter Punkt 7 und 8 beschrieben. Auf der Karteikarte Pflegezeiträume sehen Sie im Verlauf der Pflegezeiten den Zeitraum, während dem der Klient als Bewerber geführt wurde. Und in der Bereichszuordnung finden Sie den Interessentenbereich: 32

Auf der Karteikarte Kontakte finden Sie im Container sonstige Kontakte den Interessenten zugeordnet: Dieser wird aber nur noch mit einem schwarzen Kreuz, also auch nur noch über die aktivierte Weltkugel, angezeigt.sobald aus dem Bewerber ein Klient wird, wird im CRM Plus die Verbindung von Bewerber/Klient zum Interessenten automatisch begrenzt. 33

12. CRM Plus im Cockpit Über Extras gelangen Sie ins Cockpit: Hier stehen Ihnen für selbst erstellte Bericht die Felder aus der Kategorie Kontaktpersonen (Zuordnung) zur Verfügung. Damit können Sie unter anderen die Bewerber zu den Interessenten auswerten: Wie Sie eigene Bericht erstellen, erfahren Sie hier: VK-Kennzahlen_Cockpit.pdf VK-Reportgenerator.pdf 13. Reports Unter Extras Berichte stehen Ihnen diverse Reports zur Verfügung. Hier listen wir Ihnen die Wichtigsten zum Thema CRM-Plus und Interessentenmanagement auf: Organisation\V_CRM_BereichsPrioritaeten.rpt Der Bericht listet alle Bewerber eines Bereiches auf sortiert nach den Prioritäten in den Bereichszuordnungen. 34

Organisation\V_CRM_InteressentenMitBewerbern.rpt Er listet alle Interessenten mit den dazugehörenden Bewerbern auf. Über Optionen kann eingestellt werden, dass alle Multiplikatoren mit den dazugehörenden Interessenten und Bewerbern aufgelistet werden sollen. Organisation\V_CRMAkquisitionskanalVermittler.rpt Der Bericht steht für die Auswertung der CRM-Basisinformationen zur Verfügung. Organisation\V_CRMKontakte.rpt Dieser Bericht ermöglicht die Auswertung der CRM-Kontakte. Hier kann nach Status und Bezug differenziert werden. 35

Klienten\V_AufnahmeCheckliste.rpt Hier kann klientenübergreifend ermittelt werden, ob alle Unterlagen vollständig sind. Klienten\V_KlientenNachAufnahmekriterien.rpt Die Gewichtungen der Kriterien der einzelnen Bewerber werden hier nach der Höhe der Bewertung aufgelistet. Feedback Fanden Sie diese Anleitung hilfreich? Wir bemühen uns stetig, unsere Dokumentationen zu verbessern. Helfen Sie uns dabei und geben Sie uns ein kurzes Feedback unter dem folgenden Link: https://www.connext.de/faq/feedback.aspx?1714. Seminare Webinare Unser Seminarkonzept ist darauf ausgelegt, die tägliche Arbeit mit Vivendi zu vereinfachen und die Organisationsabläufe in den Einrichtungen zu optimieren. Sowohl Vivendi-Neueinsteiger ohne Vorkenntnisse als auch routinierte Anwender erhalten nachvollziehbare Antworten und Anleitungen auf alle Fragen und Themen rund um den ressourcenschonenden Einsatz von Vivendi. Unser komplettes Weiterbildungsangebot finden Sie im Internet unter der Adresse www.vivendi-seminare.de. 36