Anleitung CSV-Import

IRM@-ANWENDUNG Anleitung CSV-Import Version vom 01.02.2018

Inhaltsverzeichnis INHALTSVERZEICHNIS Inhaltsverzeichnis Seite 1 Einleitung... 3 2 Beschreibung...4 3 neue Felder... 6 4 Anforderungen...8 5 Beispiele... 9 6 Beschreibung des Datensatzes...12 2

Einleitung 1 EINLEITUNG Ab dem IRM@-Release 7.11.07 ist es möglich, bei der Erstellung einer Sammel-Anordnung im Rahmen eines CSV-Imports auch KLR-Zuordnungen und ab dem IRM@-Release 8.01.12 USt.-Zuordnungen zu importieren. Es ist jedoch nicht erforderlich, bisher verwendete CSV-Datei-Strukturen auf die geänderten Funktionen anzupassen. Es ist sichergestellt, dass die seither verwendeten Formate auch weiterhin importiert werden können. Maßgeblich ist die IRM@-Schnittstellenbeschreibung. In dieser Anleitung wird die Struktur der CSV-Datei zum Import von KLR und USt. -Zuordnungen erläutert. 3

Beschreibung 2 BESCHREIBUNG Für den Import von Sammel-Anordnungen aus Excel-Listen kann das CSV-Format verwendet werden. Die erste Zeile enthält die Spaltenüberschriften, die mit den Feldnamen der Datensatzbeschreibung übereinstimmen müssen. Als Feldtrenner wird das Semikolon ';' verwendet. Falls Feldinhalte '"' (Anführungszeichen) oder ';' (Semikolon) enthalten, muss der Feldinhalt in Anführungszeichen eingeschlossen werden. Einfache Anführungszeichen im Feldinhalt müssen verdoppelt werden. Folgende Felder der Datensatzbeschreibung können in der CSV-Datei geliefert werden: 2, 9, 21, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 31, 32, 33, 34, 35, 36, 37, 38, 39, 40, 41, 42, 43, 44, 45, 49, 54, 85, 87, 89, 90, 92, 93 Die Felder sind in Abschnitt "Beschreibung des Datensatzes", Seite 12 beschrieben. Abweichend von dieser Beschreibung ist bei der Lieferung von Sammelanordnungen in der CSV-Datei nur der Name (Feld 26) ein Mussfeld. Wenn kein Fälligkeitsdatum angegeben wird, wird der aktuelle Tag im aktuellen Haushaltsjahr verwendet. In den Betragsfeldern muss als Dezimalzeichen ein Komma verwendet werden. Die Bankleitzahl kann leer sein oder muss aus genau 8 Ziffern bestehen. Die Kontonummer kann leer sein oder aus Ziffern bestehen. BIC kann leer sein oder aus 11 Zeichen bestehen. IBAN kann leer sein oder aus max. 34 Zeichen bestehen. Die Zuordnung von Anordnungsbeträgen auf Kostenstellen- bzw. Produktnummern erfolgt durch die Angabe der Felder 89 (KOSTENST_NR) und 90 (AUFNR). Bei einer Mehrfachzuordnung können Folgedatensätze durch die Angabe des Feldes 2 (ANZAHL_FOLGE_DS) hinzugefügt werden. Die Zuordnung der USt. Daten erfolgt als Folgedatensatz durch die Angaben der Felder 2 (ANZAHL_FOLGE_DS), 9 (BETRAG), 21 (VERZUGSZINSSATZ), 30 (ORT), 45 (FAELLIGKEITSDATUM), 54 (BETRAG_2), 88 (KOSTENART), 89 (KOSTENST_NR) und 90 (AUFNR). Das Feld ANZAHL_FOLGE_DS enthält den Wert 0, der BETRAG enthält den Zahlbetrag, der VERZUGSZINSSATZ enthält den Schlüssel (anteiliger Vorsteuerabzug), der ORT das Länderkennzeichen, das FAELLIGKEITSDATUM das steuerrelevante Datum, der BETRAG_2 den USt. Satz, die KOSTENART die Position Id und ggf. eine Zuordnung einer KOS- TENST_NR oder AUFNR. Falls das Kennzeichen Einzugsverfahren (Sammel-Annahme) bzw. Barauszahlung (Sammel-Auszahlung) nicht gesetzt ist, muss eine komplette Bankverbindung angegeben werden. In diesem Fall dürfen vor der SEPA-Aktivierung die Felder Bankleitzahl und Kontonummer nicht leer sein. Nach der SEPA-Aktivierung im IRM@-Verfahren müssen die Felder BIC und IBAN gefüllt sein. Bei Annahme-Anordnungen darf der Verwendungszweck nicht leer sein. Rechnungsnummer und datum werden in die 2. Zeile des Verwendungszweckes eingestellt. Fehlerfreie Zeilen werden importiert, fehlerhafte Zeilen nicht. Das Ergebnis des Imports kann anhand der durch den CSV-Import erzeugten Anlagen zur Sammelanordnung geprüft werden. Fehlerhafte Datensätze werden mit einer Fehlermeldung angezeigt, die auch ausgedruckt werden kann. Bei einem erneuten Import dürfen nur noch die korrigierten Datensätze importiert werden. 4

Beschreibung Alternativ kann das Formular BWL3031 Anlage zur Sammel-Annahme-Anordnung bzw. BWL3521 Anlage zur Sammel-Auszahlungs-Anordnungnsonsten durch Betätigen der Schaltfläche Abbrechen geschlossen werden. Erzeugte Anlagen werden dann nicht gespeichert. 5

neue Felder 3 NEUE FELDER Felder für die KLR-Zuordnung Für den CSV-Import ergeben sich die nachfolgend beschriebenen drei neuen Felder: Felder der CSV-Datei für die KLR-Zuordnungen Nr. Feld Feldname CSV Anfang Länge Format 2 Anzahl Folgedatensätze ANZAHL_ FOLGE_ DS 89 Kostenstelle KOSTENST_ NR 90 Auftrags- bzw. Produkt-Nr. M 4 3 nummerisch K 2081 10 nummerisch AUFNR K 2091 12 nummerisch Felder für die USt. -Zuordnung Für den CSV-Import ergeben sich die nachfolgend beschriebenen Felder: Felder der CSV-Datei für die USt. -Zuordnungen Nr. Feld Feldname CSV Anfang Länge Format 2 Anzahl Folgedatensätze ANZAHL_ FOLGE_ DS M 4 3 nummerisch 21 Prozentsatz Zinsen 9 Betrag BETRAG M 76 18 Vorzeichen, 15 Vor- und 2 Nachkommastellen VERZU- GSZINSSATZ M 387 6 Numerisch 30 Ort ORT M 548 25 Alphanum. 54 Betrag Fremdwährung Aufrechnung 88 (V4+) Kostenart 45 Fälligkeitsdatum FAELLIG- KEITS DATUM 89 Kostenstelle KOSTENST_ NR 90 Auftrags- bzw. Produkt-Nr. M 1129 8 Numerisch (TTMMJJJJ) BETRAG_2 M 1163 18 Vorzeichen, 15 Vor- und 2 Nachkommastellen KOSTENART M 2064 17 Alphanum. K 2081 10 nummerisch AUFNR K 2091 12 nummerisch Es ist nicht erforderlich, dass die CSV-DateiI die Spalte 2 (Anzahl Folgesätze) enthält. Ist Sie aber vorhanden, dann ist das Feld 2 ein Mussfeld ist. Anzahl Folgedatensätze Feld 02 / ANZAHL_FOLGE_DS (Anzahl Folgedatensätze eines Anordnungsdatensatzes) Numerisches Feld mit maximal 3 Zeichen Wert Bedeutung 0 Bei diesem Datensatz handelt es sich a) um einen Datensatz mit einer 100%igen Zuordnung des Anordnungsbetrages zu einer Kostenstellen- oder Produktnummer. 6

neue Felder Wert Bedeutung b) um einen Datensatz ohne Zuordnung zu einer Kostenstellen- oder Produktnummer c) um einen Folgedatensatz mit einer Kostenstellen- oder Produktnummer. 1-999 Bei diesem Datensatz handelt es sich um eine Anlage mit Folgedatensätzen. Der Datensatz selbst enthält keine Zuordnung zu einer Kostenstellen- oder Produktnummer. Kostenstelle Feld 89 / KOSTENST_NR (Kostenstellennummer) Numerisches Feld mit maximal 10 Zeichen Produkt Feld 90 / AUFNR (Auftrags- bzw. Produktnummer) Numerisches Feld mit maximal 12 Zeichen Verzugszinssatz (USt. -Zuordnung) Feld 21 / VERZUGSZINSSATZ (Schlüssel, anteiliger Vorsteuerabzug) Numerisch mit maximal 6Zeichen Ort (USt. -Zuordnung) Feld 30 / ORT (Länderkenzeichen) Alphanum. Feld mit maximal 25 Zeichen Fälligkeitsdatum (USt. -Zuordnung) Feld 45 / FAELLIGKEITS DATUM (steuerrelenates Datum) Numerisch (TTMM- JJJJ) Betrag Fremdwährung Aufrechnung (USt. -Zuordnung) Kostenart (USt. -Zuordnung) Feld 54 / BETRAG_2 (USt. -Satz) Vorzeichen, 15 Vor- und 2 Nachkommastellen Feld 88 / KOSTENART (Position) Alphanum. Feld mit maximal 17 Zeichen 7

Anforderungen 4 ANFORDERUNGEN Für die per CSV zu importierenden KLR oder USt. -Zuordnungsdaten gelten die folgenden Anforderungen, die beim Import geprüft werden: Die KLR-Zuordnung (Kostenstelle, Auftrags- oder Produkt-Nr.) kann in dem eigentlichen Anordnungsdatensatz oder in einem oder mehreren Folgedatensätzen (max. 999) enthalten sein. Die USt.-Zuordnung erfolgt ausschlieslich über Folgedatensätze. Die USt. -Zuordnungen eines Anordnungsdatensatz müssen das gleiche steuerrelevante Datum, Länderkennzeichen anteilige Vorsteuerabzug enthalten. Wenn das Feld 2 (ANZAHL_FOLGE_DS) als Spalte in der CSV-Datei enthalten ist, dann ist das Feld ein Muss-Feld und muss einen Wert zwischen 0 und 999 enthalten. Wenn das Feld 2 (ANZAHL_FOLGE_DS) einen Wert größer 0 enthält, dann muss die Anzahl der Folgedatensätze genau diesem Wert entsprechen. Die Summe der Zuordnungsbeträge aller Folgedatensätze darf den Anordnungsbetrag nicht übersteigen. Die Summe kann aber geringer als der Anordnungsbetrag sein. Zuordnungen sind nur auf die Kostenstellen bzw. Produkte möglich, die in dem für den Ermächtigungsbereich gültigen Kostenstellen- oder Produktplan enthalten sind. In einem Datensatz oder Folgedatensatz darf immer nur eines der Felder 89 (KOSTENST_NR) oder Feld 90 (AUFNR) einen Wert enthalten. Das andere Feld muss dann leer sein. 8

Beispiele 5 BEISPIELE Nachfolgend wird der Aufbau der Datei anhand Beispielen erläutert. Der Übersichtlichkeit wegen sind die Tabellen nur auszugsweise dargestellt. Der vollständige Tabellenaufbau ergibt sich aus dem Kapitel "Beschreibung des Datensatzes", Seite 12. 1 Datensatz 1 beinhaltet eine 100%igen Zuordnung des Anordnungsbetrages von 3.000,00 auf das Produkt 45711. 2 Datensatz 2 enthält keine KLR-Zuordnung. 3 Datensatz 3 beinhaltet eine 100%ige Zuordnung des Anordnungsbetrages von 10.500,00 auf die Kostenstelle 8000000001. 1 Datensatz 1 enthält keine KLR- Zuordnung. 2 Datensatz 2 beinhaltet die Anordnungsdaten. In Feld 2 (ANZAHL_FOL- GE_DS) ist definiert, das drei Folgedatensätze mit den KLR-Zuordnungen zu diesem Anordnungsdatensatz vorhanden sind. 3 Datensatz 3 (erster Folgedatensatz zum Datensatz 2) enhält eine Zuordnung von 3.000,00 auf die Kostenstelle 8000000001. 4 Datensatz 4 (zweiter Folgedatensatz zum Datensatz 2) enthält eine Zuordnung von 2.500,00 auf das Produkt 12348. 5 Datensatz 5 (dritter Folgedatensatz zum Datensatz 2) enthält eine Zuordnung von 5.000,00 auf die Kostenstelle 8014120201. 6 Datensatz 6 enhält keine KLR-Zuordnung. 1 Datensatz 1 beinhaltet die Anordnungsdaten. In Feld 2 (ANZAHL_FOL- GE_DS) ist definiert, das ein Folgedatensatz mit einer USt-Zuordnung zu diesem Anordnungsdatensatz vorhanden ist. 2 Datensatz 2 (Folgedatensatz mit einer eine USt. -Zuordnung zum Datensatz 1) enthält den Zahlbetrag 40, eine anteiliger Vorzsteuerabzug von 100%, dem Länderkennzeichen "DE", die Position 81, Steuerpflichtige Einnahmen 19%, dem steuerrelevanten Datum 18.02.2090 und einer Kostenstellenzuordnung 3 Datensatz 3 beinhaltet die Anordnungsdaten. In Feld 2 (ANZAHL_FOL- GE_DS) ist definiert, das ein Folgedatensatz mit einer USt-Zuordnung zu diesem Anordnungsdatensatz vorhanden ist. 4 Datensatz 4 (Folgedatensatz mit einer eine USt. -Zuordnung zum Datensatz 3) enthält den Zahlbetrag 60, eine anteiliger Vorzsteuerabzug von 100%, dem Länderkennzeichen "DE", die Position 81, Steuerpflichtige Einnahmen 9

Beispiele 19%, dem steuerrelevanten Datum 18.02.2090 und einer Produktzuordnung 333333333333. 5 Datensatz 5 beinhaltet die Anordnungsdaten. In Feld 2 (ANZAHL_FOL- GE_DS) ist definiert, das ein Folgedatensatz mit einer USt-Zuordnung zu diesem Anordnungsdatensatz vorhanden ist. 6 Datensatz 6 (Folgedatensatz mit einer eine USt. -Zuordnung zum Datensatz 5) enthält den Zahlbetrag 30, eine anteiliger Vorzsteuerabzug von 100%, dem Länderkennzeichen "DE", die Position 86, Steuerpflichtige Einnahmen 7%, dem steuerrelevanten Datum 18.02.2090 und einer Kostenstellenzuordnung 1 Datensatz 1 beinhaltet die Anordnungsdaten. In Feld 2 (ANZAHL_FOL- GE_DS) ist definiert, das vier Folgedatensätze mit zwei KLR und zwei USt. - Zuordnung zu diesem Anordnungsdatensatz vorhanden sind. 2 Datensatz 2 (erster Folgedatensatz mit einer eine KLR-Zuordnung zum Datensatz 1) enhält eine Zuordnung von 20,00 auf die Kostenstelle 3 Datensatz 3 (zweiter Folgedatensatz mit einer eine KLR-Zuordnung zum Datensatz 1) enhält eine Zuordnung von 20,00 auf das Produkt 333333333333. 4 Datensatz 4 (dritter Folgedatensatz mit einer eine USt. -Zuordnung zum Datensatz 1) enthält den Zahlbetrag 30, eine anteiliger Vorzsteuerabzug von 100%, dem Länderkennzeichen "DE", die Position 81, Steuerpflichtige Einnahmen 19%, dem steuerrelevanten Datum 18.02.2090 und einer Kostenstellenzuordnung 5 Datensatz 5 (vierter Folgedatensatz mit einer eine USt. -Zuordnung zum Datensatz 1) enthält den Zahlbetrag 10, eine anteiliger Vorzsteuerabzug von 100%, dem Länderkennzeichen "DE", die Position 86, Steuerpflichtige Einnahmen 7%, dem steuerrelevanten Datum 18.02.2090 und einer Produktzuordnung 333333333333. 1 Datensatz 1 beinhaltet die Anordnungsdaten. In Feld 2 (ANZAHL_FOL- GE_DS) ist definiert, das drei Folgedatensätze mit drei USt. -Zuordnung zu diesem Anordnungsdatensatz vorhanden sind. 2 Datensatz 2 (erster Folgedatensatz mit einer eine USt. -Zuordnung zum Datensatz 1) enthält den Zahlbetrag 20, eine anteiliger Vorzsteuerabzug von 100%, dem Länderkennzeichen "DE", die Position 66, A/Inland/Steuersatz Variabel 5,5%, dem steuerrelevanten Datum 18.02.2090 und einer Kostenstellenzuordnung 3 Datensatz 3 (zweiter Folgedatensatz mit einer eine USt. -Zuordnung zum Datensatz 1) enthält den Zahlbetrag 20, eine anteiliger Vorzsteuerabzug von 100%, dem Länderkennzeichen "DE", die Position 66, A/Inland/Steuersatz 19%, dem steuerrelevanten Datum 18.02.2090 und einer Kostenstellenzuordnung 4 Datensatz 4 (dritter Folgedatensatz mit einer eine USt. -Zuordnung zum Datensatz 1) enthält den Zahlbetrag 20, eine anteiliger Vorzsteuerabzug von 100%, dem Länderkennzeichen "DE", die Position 10, E+A/nicht steuerrelevante Vorgänge (0), dem steuerrelevanten Datum 18.02.2090 und einer Kostenstellenzuordnung 10

Beispiele 1 Datensatz 1 beinhaltet die Anordnungsdaten. In Feld 2 (ANZAHL_FOL- GE_DS) ist definiert, das ein Folgedatensatz mit einer USt-Zuordnung zu diesem Anordnungsdatensatz vorhanden ist. 2 Datensatz 2 (erster Folgedatensatz mit einer eine USt. -Zuordnung zum Datensatz 1) enthält den Zahlbetrag 20, eine anteiliger Vorzsteuerabzug von 100%, dem Länderkennzeichen "AU", die Position 89/61, A/Ausland EU/Lieferung mit LVB Bezug 19%, dem steuerrelevanten Datum 18.02.2090 und einer Kostenstellenzuordnung 3 Datensatz 3 beinhaltet die Anordnungsdaten. In Feld 2 (ANZAHL_FOL- GE_DS) ist definiert, das ein Folgedatensatz mit einer USt-Zuordnung zu diesem Anordnungsdatensatz vorhanden ist. 4 Datensatz 4 (erster Folgedatensatz mit einer eine USt. -Zuordnung zum Datensatz 3) enthält den Zahlbetrag 20, eine anteiliger Vorzsteuerabzug von 50%, dem Länderkennzeichen "DE", die Position die Position 81, Steuerpflichtige Einnahmen 19%, dem steuerrelevanten Datum 18.02.2090 und einer Kostenstellenzuordnung 11

Beschreibung des Datensatzes 6 BESCHREIBUNG DES DATENSAT- ZES Die CSV-Datei wird aus den Spalten der nachfolgenden Tabelle gebildet. Dabei gelten die folgenden Abkürzungen: M K B Bei einem Datensatz ist dieses Feld ein Mussfeld, d.h. es muss einen Wert haben, der sich vom Leerzeichen-String der entsprechenden Feldlänge unterscheidet. Bei einem Datensatz kann dieses Feld jeden möglichen Wert beinhalten. Bei einem Datensatz ist dieses Feld zwingend mit einem Leerzeichen-String (Blanks) der entsprechenden Feldlänge zu belegen. Tabellenstruktur CSV-Datei Nr. Feld Feldname Anfang Länge Format 2 Anzahl Folgedatensätze ANZAHL_ FOLGE_DS 4 3 Numerisch 9 Betrag BETRAG 76 18 Vorzeichen, 15 Vor- und 2 Nachkommastellen 21 Prozentsatz Zinsen VERZUGSZINSSATZ 387 6 Numerisch 24 Anrede ANREDE 418 25 Alphanum. 25 Vorname VORNAME 443 25 Alphanum. 26 Name NAME 468 25 Alphanum. 27 Zusatz zum Namen ZUSATZ 493 25 Alphanum. 28 Straße STRASSE 518 25 Alphanum. 29 Postleitzahl PLZ 543 5 Alphanum. 30 Ort ORT 548 25 Alphanum. 31 Kontonummer KONTO 573 10 Alphanum. 32 Bankleitzahl BLZ 583 8 Alphanum. 33 Name der Bank BANKNAME 591 60 Alphanum. 34 Kennzeichen Ausländische Bank KZ_AUSLAND 671 1 Numersich 35 Adresse Zeile 1 AUSL_BANK_1 672 80 Alphanum. 36 Adresse Zeile 2 AUSL_BANK_2 752 80 Alphanum. 37 Adresse Zeile 3 AUSL_BANK_3 832 80 Alphanum. 38 Adresse Zeile 4 AUSL_BANK_4 912 80 Alphanum. 39 Zahlungsgrund-1 GRUND_1 992 27 Alphanum. 40 Zahlungsgrund-2 GRUND_2 1019 27 Alphanum. 41 Zahlungsgrund-3 GRUND_3 1046 27 Alphanum. 42 Zahlungsgrund-4 GRUND_4 1073 27 Alphanum. 43 Rechnungsdatum RECHNUNGS DATUM 44 Rechnungsnummer RECHNUNGS NUMMER 45 Fälligkeitsdatum FAELLIGKEITS DATUM 49 Kennzeichen Lastschrifteinzug / Inlandsüberweisung 1100 8 Numerisch (TTMMJJJJ) 1108 21 Alphanum. 1129 8 Numerisch (TTMMJJJJ) KZ_EINZUGSVF 1141 1 Numerisch 12

Beschreibung des Datensatzes Nr. Feld Feldname Anfang Länge Format 54 Betrag Fremdwährung Aufrechnung BETRAG_2 1163 18 Vorzeichen, 15 Vor- und 2 Nachkommastellen 85 (V4+) Kundennummer KUNDEN_NR 1974 20 Alphanum. 87 (V4+) ID-Nummer ID_NR 2044 20 Alphanum. 88 (V4+) Kostenart KOSTENART 2064 17 Alphanum. 89 (V4+) Kostenstelle KOSTENST_NR 2081 10 Alphanum. 90 (V4+) Auftragsnummer bzw. Produktnummer AUFNR 2091 12 Alphanum. 92 (V6+) IBAN IBAN 2359 34 Alphanum. 93 (V6+) BIC BIC 2393 11 Alphanum. 13