Ignatz Schels Projektmanagement mit Excel An imprint of Pearson Education München Boston San Francisco Harlow, England Don Mills, Ontario Sydney Mexico City Madrid Amsterdam
Vorwort 11 Symbole helfen Ihnen bei der Orientierung 13 Einleitung 15 Kapitel 1 Grundlagen des Projektmanagements 19 1.1 Begriffe und Normen im Projektumfeld 20 1.1.1 Der PM-Wortschatz Deutsch-Englisch 24 1.2 Wann ist ein Projekt ein Projekt? 26 1.2.1 Checkliste: Projektmerkmale 26 1.3 Der Projektauftrag 27 1.3.1 Excel-Praxis: Projektauftrag 28 1.4 Dokumentation im Projektmanagement 29 1.4.1 Das Projektmanagement-Handbuch 29 1.4.2 Das Projekthandbuch 31 1.5 Das Beispielprojekt»Golfplatz«32 1.5.1 Ihr Projektmanagement-Profil 33 1.5.2 Der Projektauftrag»Golfplatz Alte Mühle«34 1.5.3 Die Projektprüfung 34 Kapitel 2 Projektziele 39 2.1 Zielgrößen und Zieleigenschaften 40 2.1.1 Ergebnis- und Vorgehensziele 41 2.2 Zielformulierung nach SMART 42 2.3 Zielbeziehungen und Zielkonflikte 43 2.3.1 Eingabewerte für die Matrix per Gültigkeitsliste vorschreiben 44 2.3.2 Zielbeziehungen auswerten 45 2.4 Die Präferenzmatrix 46 2.5 Praxisbeispiel: Zieldefinition für Projekt»Golfplatz«50 2.5.1 Muss-, Soll- und Kann-Ziele 51 2.5.2 Ergebnisziele und Vorgehensziele 51 5
Kapitel 3 Das Projektteam 55 3.1 Projektteam und Projektkultur 55 3.1.1 Who is who? 56 3.2 Der Projektleiter 57 3.3 Der Lenkungsausschuss 59 3.4 Kommunikation im Projektteam 59 3.4.1 Eine Plattform schaffen 59 3.5 Praxisbeispiel»Golfplatz«: das Projektteam 61 3.5.1 Das Projektteam-Organigramm 62 3.5.2 Organigramm mit verknüpften Zellinhalten zeichnen 62 Kapitel 4 Projektumfeld und Stakeholder 67 4.1 Das variable Projektumfeld 68 4.1.1 Umfeld-Monitoring 68 4.2 Die Stakeholder-Analyse 69 4.2.1 Identifikation 69 4.3 Das Stärken-Schwächen-Profil 71 4.4 Die Kraftfeldanalyse 72 4.5 Strategien 73 4.6 Excel-Vorlage Stakeholder-Analyse 73 4.6.1 Erwartungen gliedern 74 4.6.2 Weitere Gliederungsebenen 75 4.6.3 Stärken-Schwächen-Profil 76 4.6.4 Faktoreingabe mit Gültigkeitsliste 76 4.7 Portfolio-Diagramm für Einfluss und Konfliktpotential 79 4.7.1 Makro: Portfolio-Diagramm zeichnen 80 4.8 Praxisbeispiel»Golfplatz«: Die Stakeholder-Analyse 84 Kapitel 5 Projektplanung und Projektstruktur 87 5.1 Die Projektplanung 88 5.1.1 Top-down oder Bottom-up 89 5.1.2 Planungsarten 89 5.1.3 Checkliste zur Ablauf- und Terminplanung von Projekten 91 5.1.4 Checkliste Ablauf- und Terminplanung 91 5.2 Strukturierung des Projekts 92 5.2.1 Checkliste Projektstrukturplanung 93 5.3 Projektphasen 94 5.3.1 Phasenmodelle 95 5.3.2 Das Lebensphasenmodell 96 5.3.3 HOAI-Phasen 98 5.4 Meilensteine 99 5.4.1 Der Meilensteinplan 99 5.5 Der Projektstrukturplan (PSP) 102 5.5.1 Strukturierungstypen für Projektstrukturpläne 103 5.6 Die Arbeitspaketbeschreibung 105 5.6.1 Basisinformationen 106 5.6.2 Ziele und Ergebnisse 107 6
5.7 Der Projektabschluss 108 5.7.1 Checkliste: Projektabschluss-Sitzung 109 5.7.2 Ein Feedback-Formular 110 5.8 Praxisbeispiel»Golfplatz«: der Projektstrukturplan 113 5.8.1 Aufgabensammlung im Workshop 113 5.8.2 Der Phasenplan 113 5.8.3 Eine Symbolleiste für die Projektsteuerung 116 5.8.4 Gliederungsebenen einziehen 121 5.8.5 Meilensteine 124 5.8.6 Die Projektphasen im Einzelnen 125 5.8.7 Bedingte Formate für Phasen und Meilensteine 130 5.8.8 Phasenplan und Meilensteinplan 132 5.8.9 Nützliche Tipps und Tricks für den gegliederten Projektstrukturplan 137 Kapitel 6 Termin- und Ablaufplanung 141 6.1 Terminmanagement 142 6.1.1 Terminverantwortung im Projektteam 143 6.1.2 Methoden und Werkzeuge für die Terminplanung 143 6.2 Das Balkendiagramm (Gantt-Chart) 145 6.2.1 Ein GANTT-Diagramm mit Excel 145 6.2.2 Das»GANTT-Maker«-Makro 152 6.3 Netzplan und Netzplantechnik 157 6.3.1 PERT und kritischer Pfad 158 6.3.2 Anordnungsbeziehungen 159 6.3.3 Vorwärts- und Rückwärtsrechnung 161 6.3.4 Excel-Praxis: ein Makro für PERT-Charts 162 6.4 Praxisbeispiel»Golfplatz«: die Terminverwaltung 168 6.4.1 Vorgangsdauer berechnen 168 6.4.2 Projekttage berechnen, Feiertage ausschließen 172 6.4.3 Projektbeginn in der Projektinfo festlegen 177 6.4.4 Ein Kalender-Steuerelement 178 6.4.5 Trennungsbalken und Spaltengliederung 181 6.4.6 GANTT-Balken mit Bedingungsformaten 183 6.4.7 Bedingte Formatierung für die Gantt-Balken 187 6.4.8 Makros für die Zeitachsensteuerung 189 6.4.9 Terminauswertungen in der ProjektINFO 192 6.4.10 Datenbankauswertungen 193 Kapitel 7 Ressourcenverwaltung 195 7.1 Der»Human Factor«196 7.1.1 Definition Ressourcen 197 7.1.2 Ressourcenplanung und Projektstruktur 198 7.2 Aufwandschätzung und Kapazitätsplanung 199 7.2.1 Excel-Praxis: Aufwandschätzung und Bedarfsplanung kombiniert 199 7.2.2 Ein Balkendiagramm für die Kapazitäten 205 7.3 Urlaubs- und Abwesenheitsplanung 206 7.3.1 Die Mitarbeiterliste 207 Inhaltsverzeichnis 7
7.3.2 Die Urlaubs- und Anwesenheitsübersicht 208 7.3.3 Feiertage und Wochenenden 210 7.3.4 Monats- oder Quartalsübersicht transponieren 216 7.3.5 Die Makrolösung»Verfügbarkeit«218 7.4 Ressourcen zuweisen, Verfügbarkeit prüfen 223 7.5 Ressourcenmanagement mit Listen und Datenbanken 227 7.6 Access-Datenbanken für Ressourcen 229 7.6.1 Excel-Tabellen nach Access exportieren 229 7.6.2 Excel-Tabellen in Access verknüpfen 234 7.6.3 Abfragen generieren 235 7.6.4 Ressourcen aus Access nach Excel exportieren 237 7.7 Praxisbeispiel»Golfplatz«: Ressourcendatenbanken 243 7.7.1 Kapazitätsplanung mit Datenbankunterstützung 243 7.7.2 Ressourcenauswertungen in der ProjektINFO 250 7.8 Ressourcenberichte mit Pivot-Tabellen 251 7.9 Ressourcenberichte mit Spezialfilter 255 Kapitel 8 Projektkosten und Projektbudget 259 8.1 Kostenmanagement 260 8.2 Das Projektbudget 261 8.2.1 Projekte budgetieren 262 8.3 Kostenplanung 264 8.3.1 PSP und Kostenplan verknüpfen 264 8.3.2 Kostenplan aufstellen 266 8.3.3 Istkosten, Restkosten und Sollkosten 267 8.4 Ampelformatierung für die Kostenüberwachung 269 8.5 Das Kosten/Termin-Diagramm 272 8.6 Kostenauswertungen mit Teilergebnissen und AutoFilter 275 8.6.1 Der Kostenbericht 276 8.6.2 Teilergebnisse für Zwischensummen 277 8.6.3 Auswertungsformeln im Kopfbereich 278 8.6.4 Kostenberichte für den Druck aufbereiten 280 8.7 Kostenberichte mit PivotTable-Assistent 281 8.8 Praxisbeispiel»Golfplatz«: Projektbudget und Kosten 285 8.8.1 Kostenaufstellungen für das Budget 286 8.8.2 Budget aus Gesamtkosten ermitteln 288 8.8.3 Kostenplanung auf Projektphasenebene 289 8.8.4 Der Kostenbereich im Projektstrukturplan 291 8.9 Zielfindungswerkzeuge: Zielwertsuche und Solver 292 8.10 Ergebnisrechnungen 294 8.10.1 Was wäre, wenn? 297 8.10.2 Die Mehrfachoperation 297 Kapitel 9 Projektcontrolling 301 9.1 Die Meilenstein-Trendanalyse (MTA) 302 9.1.1 Meilensteinliste mit Endterminen 303 9.1.2 Die Berichtszeitpunkte 305 9.1.3 Das Liniendiagramm als MTA-Chart 306 8
9.2 Termin-Trendanalyse 311 9.3 Kosten-Trendanalyse 315 9.4 Leistungsbewertung 316 9.4.1 Die PM-Todsünde 316 9.4.2 Begriffe der Leistungsbewertung 317 9.5 Earned Value Management 318 9.5.1 Die Berechnung des Earned Value (Fertigstellungswert) 322 9.6 Earned Value-Kennzahlen 324 9.7 Earned Value-Berechnung mit Stichtag 326 9.7.1 Projektstruktur und Plandaten 327 9.7.2 IST-Daten 327 9.7.3 Der Stichtag 328 9.7.4 Der EVA-Bereich 331 9.7.5 Die Kennzahlenberechnung 333 9.8 Ein Statusreport mit Szenarien 334 9.8.1 Stichtag als Szenario speichern 335 9.8.2 Szenarienliste in die Symbolleiste holen 337 9.8.3 Ein Szenarienbericht als Statusreport 338 9.9 Earned Value-Diagramme 340 Kapitel 10 Portfolio-Management 343 10.1 Der Begriff 343 10.2 Portfolio-Reporting (Soll-Ist-Vergleich) 344 10.2.1 Die Projektleiterliste 344 10.2.2 Die Projektliste 346 10.3 Projektleiterbericht mit Spezialfilter 348 10.3.1 Datenbank 349 10.3.2 Suchkriterien 349 10.3.3 Zielbereich 349 10.3.4 Makro für automatischen Projektleiterbericht 351 10.4 Projektbericht per Mail versenden 353 10.4.1 Funktion für den Mailversand programmieren 356 10.4.2 Aufrufprozedur für die Mailfunktion 359 10.4.3 Berichte an alle Projektleiter versenden 360 10.5 SAP R/3 PM 363 10.5.1 Excel und SAP R/3 365 10.5.2 PivotTable-Bericht für SAP-Daten 367 Kapitel 11 Risikomanagement 371 11.1 Der Begriff Risikomanagement 372 11.1.1 Von Anfang an und permanent 373 11.1.2 Vorgehensweise 374 11.2 Risk-Maps 375 11.2.1 Schematische Darstellung 375 11.3 Risikoanalyse per Fragebogen 378 11.3.1 Fragebogen schützen 381 11.4 Praxisbeispiel»Golfplatz«: Risikoerhebung und Risk-Map 382 11.4.1 Die Fragebogen-Risikoanalyse 384 Inhaltsverzeichnis 9
Kapitel 12 Excel-Praxis 393 12.1 Das Add-In Analyse-Funktionen 393 12.1.1 Das Add-In-Prinzip 394 12.1.2 Neue Assistenten, neue Funktionen 395 12.1.3 Funcres.xla entschlüsseln 396 12.1.4 Funktionen und Beschreibungen in der Tabelle 398 12.2 Verknüpfungen 399 12.2.1 Verknüpfungsanfrage unterdrücken 399 12.2.2 Fehlende Verknüpfungen auflösen 400 12.2.3 Alle Verknüpfungen löschen 400 12.3 Matrixfunktionen und Matrixformeln 401 12.3.1 Die Matrixformel 402 12.3.2 Beispiel: Projektkosten in Matrixform berechnen 402 12.3.3 Matrixbereiche aufspüren 404 12.3.4 Matrixformeln in der Praxis: Positiv/Negativ-Summen 405 12.3.5 Matrixfunktionen 406 12.4 Gültigkeitslisten spezial 408 12.4.1 Gültigkeitsliste erstellen 408 12.4.2 Variable, selbstberechnende Gültigkeitslisten 409 12.5 Diagramme und grafische Objekte zeichnen 411 12.5.1 Objekte vergrößern, verkleinern und verschieben 412 12.5.2 Proportional zeichnen und gerade Linien produzieren 413 12.5.3 Die Objekttypen 413 12.5.4 Mit Objekten arbeiten 413 12.5.5 AutoFormen 416 12.5.6 Tipps und Tricks mit Zeichenwerkzeugen in Excel 418 12.6 Diagrammvorlagen für Projekte 421 Kapitel 13 Einführung in die VBA-Programmierung 425 13.1 VBA im Projektmanagement 426 13.2 Programmierwerkzeuge 427 13.2.1 Hilfe ist verfügbar 427 13.3 Der Makrorecorder 428 13.3.1 VBA-Praxis: Makro»TabWechsel«430 13.4 Der VBA-Editor 430 13.4.1 Praxis: Makro»TabWechsel«bearbeiten 433 13.5 Codiertechniken 436 13.5.1 Praxis: Makro»Tabwechsel«erweitern 437 13.6 Die UserForm der Dialog mit dem Anwender 438 13.6.1 UserForm und OK-Schaltfläche 439 13.6.2 Ein Aufrufmakro für die UserForm 442 13.7 Makros aufrufen über Schaltflächen, Symbole und Menüs 443 13.8 Das VBA-Objektmodell 445 13.8.1 Der Objektkatalog 446 13.8.2 Die Objekthierarchie 446 Stichwortverzeichnis 449 10