L O H N B U C H H A L T U N G
Denkbares ist auch machbar Diese Philosophie und die Freude am Neuen und Unkonventionellen, stehen hinter jeder kreativen, überzeugenden Lösung auch bei der Entwicklung von betriebswirtschaftlicher Software. Den Rahmen schaffen jedoch ganz konkrete Vorgaben: die Erfahrungen aus tausenden von Anwendungen und der ständige Kontakt mit der Praxis. Das Ergebnis: die ABACUS Lohnbuchhaltung besticht durch klare, logische Strukturen, optimal gelöste, perfekt integrierte Komponenten und echte Benutzerfreundlichkeit. Die Liebe zum Detail Die Liebe zum perfekt ausgearbeiteten Detail bringt zusammen mit einer ganzheitlichen Betrachtungsweise Lösungen, die überzeugen. Anpassungsfähigkeit in jeder Dimension sorgt für die heutzutage unerlässliche Flexibilität. Weitgehende Kommunikationsmöglichkeiten erlauben die Integration auch in ein grösseres Arbeitsumfeld. Der Blick aufs Ganze Konsequente Ausrichtung auf Bedürfnisse und Möglichkeiten von morgen machen die ABACUS Lohnbuchhaltung zur zukunftssicheren Investition. Dabei ist vor allem der modulare Aufbau eine ihrer Stärken. Sie spielt bei wachsenden Anforderungen und neuen Bedingungen problemlos mit. Damit präsentiert sich dem Anwender ein funktionierendes, leistungsfähiges Werkzeug, das auch komplexe Aufgaben schnell, elegant und kostensparend erledigt. 3
A B A C U S I S T M E H R A L S N U R S O F T W A R E Leistungsfähig ABACUS Produkte haben sich in den unter- ABACUS bietet selbst eine eigene Hotline Hotline und bewährt schiedlichsten Branchen und in über 20 000 an, die den Anwender schnell und kompe- Betrieben im täglichen Einsatz bewährt. Die tent unterstützt. universelle Einsetzbarkeit und Leistungsfähigkeit beweist die ABACUS Software so- Ein umfassendes Schulungsangebot erlaubt Schulung wohl als einfache Anwendung in Kleinbe- ein schnelles Erlernen und produktives trieben als auch im Einsatz in grösseren Einsetzen der ABACUS Programme. Unternehmungen mit mehr als 4 000 Mitarbeitern. Pro Monat werden mit der ABACUS Die ABACUS Lohnbuchhaltung wird regel- SUVA-Prüfung/ Lohnbuchhaltung in etwa 600'000 Lohn- mässig durch die SUVA und KPMG auf die Software- abrechnungen erstellt. ABACUS Software Einhaltung der SUVA-Richtlinien und die kor- Zertifikat wird von den grössten und renommierten rekte Abrechnung von AHV/ALV überprüft. schweizerischen Treuhandgesellschaften selber eingesetzt und empfohlen. ABACUS Vertriebspartner mit mehrjähriger Einführung und Erfahrung bieten das betriebswirtschaftliche Betreuung Integriert Der modulare Aufbau und die Möglichkeit, und technische Know-how für die erfolgrei- und flexibel die ABACUS Programme als Einplatz-Lösung che Einführung und den Unterhalt der oder in Netzwerken integriert einzusetzen, Software. erlauben jederzeit eine nachträgliche Erweiterung der Anwendung. Der Betrieb kann so ABACUS Logo-Partner erfüllen im Minimum Vertriebspartner die ABACUS Software seinen wachsenden folgende Bedingungen: Anforderungen anpassen. ABACUS Spezialist mit fundierten Produkt- HÄNDLER Customizing Lohnartenstämme, Lohnlisten und Personalstammfelder können den individuellen Be- Kenntnissen und Minimalumsatz. ABACUS dürfnissen der Betriebe angepasst werden. ABACUS Spezialist mit fundierten Produkt- Kenntnissen und Betriebssystem-Zertifikat Modernste ABACUS bietet in der 32-Bit Windows-Ver- der Microsoft (MCP) oder Novell (CNE) und PROFESSIONAL Technologien sion eine optimale Integration mit Windows-Produkten wie MS-Office an. Ein Minimalumsatz. ABACUS direkter Anschluss zum Internet und Elec- ABACUS Software Partner mit fundierten tronic Mail ist in der Software integriert. Kenntnissen der gesamten ABACUS Produkte-Familie, permanenter ABACUS Hot- SOFTWARE PARTNER Weiterentwicklung Die permanente Weiterentwicklung der Software garantiert den Schutz der in Software line und Spezialisten mit Betriebssystem- Zertifikat der Microsoft (MCP) oder Novell ABACUS und Ausbildung getätigten Investitionen. (CNE) und Minimalumsatz. 4
S I C H E R H E I T U N D E F F I Z I E N Z D A N K B E W Ä H R T E R S O F T W A R E Die ABACUS Lohnbuchhaltung wird permanent weiterentwickelt und vereint die Erfahrungen, die in dieser komplexen Materie durch mehr als 6'000 Installationen (Stand Ende 1999) mit sehr unterschiedlichen Bedürfnissen gewonnen werden konnten. Ein stark erweiterter Leistungsumfang und ein modularer, flexibler Programmaufbau haben dazu geführt, dass die Lohnbuchhaltung heute von Firmen aller Branchen und jeder Grösse sowie auch Organisationen mit weit über 4 000 Mitarbeitern eingesetzt wird. Eine strukturierte, ablauforientierte Gestaltung sowie moderne Technologien, die sich an der grafischen Benutzeroberfläche orientieren, sorgen für eine klare Benutzerführung. Ein übersichtliches Hauptmenü, einheitlich angewendete Funktionstasten und ein konsequent eingehaltenes Programmdesign erlauben ein schnelles Auffinden von Informationen und gestatten so ein effizientes Arbeiten. Ausführliche Hilfsbildschirme und sinnvolle Systemvorschläge erleichtern auch dem Neuanwender einen problemlosen Einstieg. Auf den folgenden Seiten sind die vielfältigen Möglichkeiten der Grundversion der ABACUS Lohnbuchhaltung beschrieben. Die Systemvoraussetzungen und Optionen sind auf den Zusatzseiten im Anhang wie folgt aufgeführt: Datenblatt/Systemvoraussetzungen Mandanten Kostenstellen Quellensteuer FIBU-Verbuchungsmatrix Geschäftsbereiche ASCII-Schnittstelle Fremdwährungen Electronic Banking Daten-Vorerfassungsversion AbaView Report Writer ABACUS Tool-Kit 5
I N T E G R I E R T E S O F T W A R E F Ü R A L L E A N S P R Ü C H E Fremdprodukte/ Individual-Lösungen Intranet Internet Adressverwaltung Zeiterfassungs- Systeme AbaShop E-Commerce Fakturierung/ Debitorenkontrolle FIBU Light Electronic Banking Produktionsplanung und -steuerung Auftragsbearbeitung Finanzbuchhaltung/ Kostenrechnung Archivierung Leistungs-/ Projektabrechnung Debitorenbuchhaltung Kreditorenbuchhaltung Anlagenbuchhaltung Personal- Informations- System Lohnbuchhaltung 6
P E R S O N A L D A T E N
P E R S O N A L D A T E N Personal-Stammdaten Die allgemeinen Stammdaten umfassen für die Lohnabrechnung notwendigen Daten wie Name, Adresse, Geburtsdatum, Geschlecht, Eintrittsdatum usw. Sie beinhalten auch diverse nationale Informationen wie AHV-Nummer, SUVA/UVG-Code, BIGA-Code, Wohnkanton, Arbeitsort und Quellensteuer-Informationen für Ausländer. Die integrierte Zeitachse ermöglicht die korrekte Dateneingabe bei jeglichen Änderungen im Personalstamm innerhalb eines Jahres (z.b. ändernde Quellensteuerdefinitionen, Kantonswechsel usw.). Ergänzt werden kann der Stamm mit fakultativen Informationen wie Telefon, Zivilstand, Beruf, Nationalität, Heimatort usw. Im Personalstamm kann für jeden Mitarbeiter das Passfoto abgelegt werden. Wird ein Mitarbeiter im Personalstamm aufgerufen, erscheint automatisch auch das entsprechende Bild. Ein- und Austritte Pro Mitarbeiter ist eine unbeschränkte Anzahl Ein- und Austrittsdaten in Tabellenform verwaltbar. Bei jedem Ein- und Austritt wird die jeweilige Dauer der Anstellung ausgerechnet und archiviert. Kinderstamm Eine Kinderstammtabelle erlaubt, alle Kinder eines Mitarbeiters aufzuführen und ihren Geburtstag sowie die Bezugsdauer von Kinderzulagen oder Ausbildungszulagen zu hinterlegen. Mit Lohnarten und Tabellen kann auf die Anzahl der zulagenberechtigten Kinder zugegriffen werden, womit die Kinderzulage oder Ausbildungszulage in der Lohnabrechnung automatisch berechnet wird. Personal-Lohndaten Die Lohndaten wie Monatslohn, Stundenansatz, Fixspesen usw. können auf max. 80 frei zu bezeichnenden Feldern eingegeben werden. Die Werte dieser Felder fliessen via Lohnarten in die Lohnberechnung. Mutationen von Lohndaten sind im voraus möglich, ohne dass aktuelle Abrechnungen davon beeinflusst würden. Ändern für einen Mitarbeiter Daten wie Monatslohn, Stundenansatz usw. ab einem bestimmten Datum, können diese Änderungen bereits Monate vor deren Wirksamkeit erfasst werden. 8
P E R S O N A L D A T E N Mit der Möglichkeit des automatischen Iterierens wird dem Bedürfnis von vertraglich fix vereinbarten Nettolöhnen entsprochen. Bei der Lohnabrechnung erfolgt dann automatisch eine Rückrechnung. Mitarbeiter-Zahlstellen Die Mitarbeiter-Zahlstellen enthalten im wesentlichen die Beschreibung der Konten des Personals, auf welche ausbezahlt wird, sowie die Zuordnung der entsprechenden Firmenkonten, ab welchen überwiesen wird. Neun Zahlstellen pro Mitarbeiter Für die Auszahlungen stehen pro Mitarbeiter neun Auszahlungsadressen zur Verfügung. Personal-Listen Die Auswertung der Personalstämme erfolgt über eine Vielzahl von vordefinierten Listen. Personal-Stammblätter Personal-Standardliste Lohndatenliste Adressliste Zahlungsverbindungsliste Kinderstammliste Telefonliste Ein- und Austrittsliste Geburtstagsliste Dienstaltersliste Etiketten Ablauf Ausländerbewilligungen Globalmutationen Verschiedene Globalmutationen vereinfachen speziell Anwendern mit einer grossen Anzahl Mitarbeitern Mutationen und Löschungen. Globalmutationen von Lohndaten Wichtigstes Programm in diesem Zusammenhang ist die Globalmutation von Lohndaten auf ein gewisses Datum hin. So ist es bspw. möglich, automatisch alle Monatslöhne per 1. Januar des Folgejahres prozentual, betraglich, gerundet oder ungerundet zu erhöhen. Globallöschungen Löschbar sind alle Mitarbeiter, die in den offenen, noch nicht abgeschlossenen Kalenderjahren kein Salär erhalten haben. Globalmutationen können eingeschränkt werden auf Abteilungen, Lohntypen oder nach Personalnummernbereich. 9
B E S O N D E R H E I T E N D E R P E R S O N A L D A T E N Basen inaktivieren Dokumente Pro Mitarbeiter können einzelne Basen wie AHV, ALV inaktiviert werden, z.b. bei Ausländern mit Wohn- und Arbeitsort im Ausland, die keine AHV-Beiträge bezahlen müssen. Mit dem Programm Dokumente können Serienbriefe erstellt werden. So werden zum Beispiel Ende Jahr Lohnerhöhungsbriefe, bei Geburtstagen Gratulationsschreiben usw. erstellt. Die Dokumente können mit verschiedenen Dateien der Lohnbuchhaltung beliebig verknüpft werden. Clearingstamm Dossiers Standardmässig ist in der Lohnbuchhaltung der Clearingstamm aller Schweizer Banken enthalten, der einen schnellen Zugriff auf die Clearingnummer jeder Bank ermöglicht. Der Clearingstamm kann via Internet laufend aktualisiert werden. Für die Mitarbeiter können Dossiers eingerichtet werden. So ist es zum Beispiel möglich, jeweils eine Kopie der Lohnabrechnung direkt im Dossier des betreffenden Mitarbeiters abzulegen und so zu archivieren. 10
L O H N V E R A R B E I T U N G
L O H N V E R A R B E I T U N G Die Lohnverarbeitung umfasst alle periodisch wiederkehrenden Arbeiten für die Auszahlung der Löhne und Gehälter. Sie beinhaltet unter anderem die Vorerfassung periodischer Daten, die Abrechnung und Korrektur der Saläre, die Durchführung von Auszahlungen, das Drucken von Lohn- und Gehaltsabrechnungen, die automatische Kostenstellenverteilung sowie die Verbuchung in die Finanzbuchhaltung. Abrechnungsperioden Die Anzahl der Abrechnungsläufe pro Kalendermonat ist unbegrenzt. Abrechnungsvarianten Für die eigentliche Abrechnung der Saläre stehen zwei verschiedene Programme zur Verfügung: Die automatische Lohnverarbeitung und die Dialogverarbeitung. Automatische Lohnverarbeitung Die automatische Verarbeitung rechnet Mitarbeiter aufgrund vorerfasster Daten und Stammdaten selbständig in einem Batchlauf ab. Dabei werden bei entsprechenden Hardwarevoraussetzungen bis zu 20'000 Lohnabrechnungen pro Stunde berechnet und erstellt. Dialogverarbeitung Die Dialogverarbeitung erstellt die Lohnabrechnung direkt am Bildschirm und verlangt vom Anwender im Dialog die Eingaben der variablen Lohndaten. Bereits abgerechnete und gespeicherte Lohnabrechnungen können jederzeit einzeln mutiert oder gelöscht werden. Änderungen werden dabei online mit allen notwendigen Folgeanpassungen nachgerechnet und entsprechend aufgeführt. Auszahlungsarten Folgende Zahlungsarten werden von der Lohnbuchhaltung unterstützt: Barauszahlungen via Kasse Bankvergütungsaufträge DTA-Zahlungen (Option) EZAG (elektronischer Zahlungsauftrag der Post; ehemals SAD) Einfache Bankchecks Postvergütungen mittels Giro Postchecks 12
L O H N V E R A R B E I T U N G Lohnabrechnung Den Mitarbeitern kann zur Dokumentation ihres erhaltenen Salärs eine versandfertige Lohnabrechnung mit Adresse und relevanten Lohnarten ausgedruckt werden. Die Lohnabrechnungen können individuell angepasst werden. Sortierung und Selektion Die Abrechnungen können nach diversen Kriterien wie z.b. nach Mitarbeiter-Nummer, Mitarbeiter-Name usw. sortiert werden. Die Ausgabe kann gleichzeitig nach verschiedenen Kriterien selektiv eingeschränkt werden, so z.b. auf verglichen mit einer Vorperiode mutierte Lohnabrechnungen. Kommentare Eine Lohnabrechnung kann durch textliche Kommentare begleitet werden, die je nach Bedürfnis der ganzen Firma, einer einzelnen Abteilung oder nur einem einzelnen Arbeitnehmer mitgeteilt werden. Definitive Lohnverarbeitung Das Konzept der ABACUS Lohnbuchhaltung erlaubt bis zur Verbuchung in die Finanzbuchhaltung, jede Salärabrechnung beliebig zu korrigieren. Mit der definitiven Lohnverarbeitung werden alle Jahreskumulative, die für die verschiedenen Abrechnungen der Sozialleistungen und für die Lohnausweise erforderlich sind, gebildet. Finanzbuchhaltung Die Verbuchung der Lohnabrechnungen in die Finanzbuchhaltung kann auf vier verschiedenen Wegen erfolgen: Direkte Verbuchung in die ABACUS Finanzbuchhaltung Indirekte Verbuchung via ASCII-File im Format ABACUS Externe Übertragung Für Kunden mit fremden Buchhaltungsprogrammen kann eine Datei in einem speziellen ASCII-Format mit fixen Feldlängen generiert werden. Buchungsbeleg In allen Fällen wird ein herkömmlicher Buchungsbeleg erstellt, der übersichtlich alle generierten Buchungssätze ausweist und kleinen Firmen mit wenig Buchungen als Ausgangsbasis für eine manuelle Verbuchung dienen kann. 13
B E S O N D E R H E I T E N D E R L O H N V E R A R B E I T U N G Fliessender Maxima-Ausgleich Iteration fixer Nettolöhne Die Höchstgrenzen von Rentnerfreibeträgen der AHV oder von den Beiträgen der ALV und der SUVA bzw. des UVG werden nicht nur monatlich abgegrenzt, sondern in jeder Abrechnung aufgrund der bis dahin gesamthaft ausbezahlten Beträge neu berechnet. Nachbelastungen bei Austritten oder am Jahresende sind somit nicht notwendig. Die in der Praxis verbreitete Gewohnheit, einem Arbeitnehmer vertraglich einen bestimmten Nettolohn zuzusichern und anschliessend den entsprechenden Monatslohn oder Stundenansatz zu ermitteln, auf dem dieser Nettolohn basiert, bedingt zeitraubende und komplizierte Berechnungen. Die Iteration erledigt diese Aufgabe automatisch. Pro-Rata Berechnungen Sprungmöglichkeit Jede Lohnart kann so definiert werden, dass sie bei Eintritt und Austritt oder in Teilzeitverhältnissen automatisch pro rata berechnet wird. Manuelle Umrechnungen von Monatsgehältern oder Pensionskassenbeiträgen bei Ein- oder Austritten sind nicht notwendig. Die direkte Sprungmöglichkeit aus dem Lohnabrechnungsprogramm in andere wichtige Programme ermöglicht auf elegante Weise, während der Lohnverarbeitung Personal-Lohndaten oder vorerfasste Daten zu korrigieren, kontrollieren oder zu ergänzen. 14
A U S W E R T U N G E N
A U S W E R T U N G E N Zusätzlich zu den Lohnabrechnungen, Auszahlungslisten und Buchungsbelegen erlauben dem Anwender über dreissig verschiedene Journale und Listen, die abgerechneten periodischen oder kumulativen Daten auszuwerten. Gestaltung Sortierung Die Auswertungen können verschieden sortiert werden, z.b. nach Personal-Nummern, Namen, Abteilungen usw. Selektion Alle Auswertungen bieten weitgehende Selektionen an, mit denen für einzelne Mitarbeiter, Abteilungen, Betriebe oder Lohnarten spezifische Listen erstellt werden. Detailjournale Die Detailjournale beinhalten alle abgerechneten Lohnarten einer Lohnperiode. Auf Wunsch kann auch nur eine Rekapitulation aller Lohnarten ausgegeben werden. Die Daten der Detailjournale können bis zu 10 Jahre gespeichert werden. Kumulativjournale Die Kumulativjournale geben Auskunft über die abgerechneten Lohnarten eines Mitarbeiters, verdichtet pro Kalendermonat und kumulierbar über maximal 24 Monate. Die Daten der Kumulativjournale können bis zu 99 Jahre gespeichert werden. Schweizerische und kantonale Abrechnungen Selbstverständlich integriert sind die wichtigen, von schweizerischen bzw. kantonalen Behörden verlangten Abrechnungen: Die AHV/ALV-Abrechnung Speziell von der ABACUS entwickelt wurde eine Liste, in der die Aufrechnungen brutto für netto berechneter Saläre revisionstauglich nach den SUVA-Richtlinien dokumentiert wird. Die SUVA/UVG-Abrechnung Die ABACUS Lohnbuchhaltung ist bereits dreimal SUVA-geprüft worden. Die letzte Prüfung erfolgte Anfangs 2000 nach den SUVA-Richtlinien des Jahres 1999. Die SUVA-Richtlinien enthalten auch für alle AHV-Ausgleichskassen verbindliche Listenbilder. 16
A U S W E R T U N G E N Abrechnung für die Familien-Ausgleichskasse Ausdruck detailliert pro Mitarbeiter und Kind oder kumuliert pro Mitarbeiter, zusammengefasst pro Firma oder getrennt nach Arbeitsort bzw. Kanton. Die Quellensteuer-Abrechnung ausländischer Arbeitnehmer Die Abrechnung kann pro Kanton, pro Monat oder pro Quartal ausgedruckt werden. Die Reihenfolge der auszudruckenden Felder kann der Anwender selber festlegen. Die BIGA-Statistik Die BIGA-Codes sowie die wichtigen BIGAspezifischen Lohnsummen sind frei definierbar. ASM-Statistik Als Option kann die ASM-Statistik gemäss den Richtlinien des Arbeitgeberverbandes Schweizerischer Maschinenindustrieller ausgegeben werden. Lohnausweise Die Lohnausweise können in einem eigenen Aufbereitungslauf vorbereitet werden, wobei jede Lohnart auf das ihr zugeordnete Lohnausweisfeld übertragen wird. Dabei werden mitarbeiterspezifische Daten, welche im Personalstamm hinterlegt werden können, entsprechend berücksichtigt. Bei der Ausgabe selbst werden die von der eidgenössischen Steuerverwaltung vorgegebenen Hoch- und Querformulare für Matrixund Laserdrucker unterstützt. Revisionslisten Verschiedene Revisionslisten ermöglichen der internen und externen Revision zusätzliche Kontrollen. Lohndaten-Mutations-Protokoll Die Mutationen betraglich relevanter Lohndatenfelder auf Mitarbeiter-, Abteilungsund Firmaebene werden protokolliert. Protokoll manueller Mutationen der Jahresdatei Manuelle Mutationen der Jahresdatei werden protokolliert und ausgewiesen, da diese Mutationen ihre Begründung in Ereignissen ausserhalb der abgerechneten Saläre haben. 17
B E S O N D E R H E I T E N D E R A U S W E R T U N G E N Ausgabe Kommunikation mit Fremdsoftware Alle Auswertungen können am Bildschirm, auf den Drucker oder als ASCII- bzw. Druckdatei oder im HTML-Format ausgegeben werden. In Bildschirmlisten kann beliebig vorwärts, rückwärts und seitwärts gescrollt werden. ABACUS bietet bei Auswertungen eine enge Verbindung zu anderen Windows-Programmen. So kann z.b. eine Telefonliste oder ein Kumulativjournal direkt über Excel ausgedruckt und im XLS-Format gespeichert werden, wobei ABACUS die Verbindung über DDE-Kommunikation sicherstellt. Suchen Vorgaben Durch eine Suchfunktion kann in jeder Liste am Bildschirm nach einer beliebigen Zahl oder einem beliebigen Text gesucht werden. Gefundene Zahlen und Texte werden dabei markiert. Wird eine speziell sortierte oder selektierte Liste regelmässig benötigt, können individuell eingestellte Vorgaben mit einem Namen versehen und abgespeichert werden. 18
D E F I N I T I O N E N
D E F I N I T I O N E N Unter dieser Menüposition sind folgende Definitionen zusammengefasst: Lohnarten Tabellen Firma- und Abteilungsstammdaten Nationale Stammdaten Kostenstellen (Option) Verbuchung in die Finanzbuchhaltung Lohnarten Eine der grossen Stärken der ABACUS Lohnbuchhaltung liegt in den Definitionsprogrammen der Lohnarten. Verschiedene Massnahmen machen die Definition von Lohnarten auch für diejenigen Anwender verständlich, welche nur selten neue Lohnarten definieren: Vollständig menügesteuerter Ablauf Erklärende Texte direkt am Bildschirm Weitergehende, sehr detaillierte Hilfetexte Kopieren bestehender Lohnarten Vordefinierte Lohnartenstämme Der mit jeder Lohnbuchhaltung mitgelieferte, umfassende Standard-Lohnartenstamm hat sich als Ausgangsbasis für grundsätzlich alle Branchen bewährt. Für Kunden aus den folgenden zwei Branchen stehen Spezial- Lohnartenstämme zur Verfügung: Baubranche Die diversen Spezialprobleme der Baubranche wurden mit einem eigenen, massgeschneiderten Baulohnartenstamm gelöst. Gastgewerbe Die hohen Anforderungen dieser Branche an die Lohnabrechnung wurde mit dem Gastgewerbe-Lohnartenstamm umfassend und anwenderfreundlich in die Praxis umgesetzt. Die Lohnartenstämme der Baubranche und des Gastgewerbes sind ausführlich dokumentiert. 20
D E F I N I T I O N E N Basen Die Basen besitzen verschiedene, sehr komfortable Eigenschaften: Basen können frei definierbare Jahresund Monatsmaxima verwalten (ALV/SUVA- Modell). Die Jahreskumulative der Basen sind jederzeit aktuell, also schon vor der definitiven Lohnverarbeitung. Die AHV- und ALV-Basis verwalten brutto für netto ausbezahlte Beträge getrennt von normal pflichtigen Lohnsummen und ermöglichen der AHV/ALV- bzw. der SUVA/ UVG-Abrechnung, die gesetzlich vorgeschriebene Aufrechnung von Arbeitnehmerbeiträgen nachträglich ohne Belastung der eigentlichen Lohnabrechnung vorzunehmen. Tabellen Für die Abwicklung komplizierter Berechnungen stehen dem Anwender frei definierbare Tabellen zu Verfügung. Über Tabellen erfasst werden in der Regel: Provisionsansätze mehrstufiger Provisionsabrechnungen Salär- und Spesenansätze bei Lohnklassen und -stufen Quellensteuer-Tabellen (Option) Die Ansätze der Kinder- und Ausbildungszulagen aller Kantone der Schweiz BVG-Ansätze getrennt nach Alter und Geschlecht Nationale Stammdaten Im wesentlichen handelt es sich hier um Ansätze, Altersangaben und Maxima- Limiten für die Sozialversicherungen wie AHV, ALV, SUVA und BVG. Der Anwender wird somit in die Lage versetzt, auf Änderungen der Gesetzgebung schnell und selbständig zu reagieren, ohne eine neue Programmversion abwarten zu müssen. Verbuchung in Finanzbuchhaltung Standardmässig kann pro Lohnart ein FIBU- Konto für die Verbuchung in die Finanzbuchhaltung festgelegt werden. Weitergehende Möglichkeiten siehe Option FIBU- Verbuchungsmatrix. Vorschlagswerte Für die Erfassung von neuen Mitarbeitern werden aus dem Firmenstamm sinnvolle Vorschlagswerte mitgegeben. Somit ist eine einfache Erfassung von Mitarbeitern garantiert. 21
B E S O N D E R H E I T E N D E R D E F I N I T I O N E N Austrittsabhängige Lohnarten Betriebe und Abteilungen Für die Lohnarten besteht die Möglichkeit, sie nicht im Austrittsmonat, nur im Austrittsmonat oder nur im ungekündigten Arbeitsverhältnis berechnen zu lassen. Verschiedene anspruchsvolle Gratifikationssysteme und Austrittsabrechnungen können so automatisiert werden. In der Lohnbuchhaltung kann jeder Mitarbeiter eindeutig einer Abteilung zugeordnet werden. Für grosse oder dezentral organisierte Firmen besteht ausserdem die Möglichkeit, die Abteilungen ihrerseits zu gruppieren und in Betrieben zusammenzufassen. Lohnarten und Tabelleninhalte übertragen Unverdichtbare Lohnarten Lohnarten-Definitionen und erfasste Tabellenwerte können als ASCII-File ausgelesen und in andere Mandanten oder Lohnbuchhaltungen übertragen werden. Anwender und Händler haben so die Möglichkeit, definierte Lohnarten und Tabelleninhalte untereinander auszutauschen, was oft grosse Arbeitseinsparungen mit sich bringt. In der Definition der FIBU-Verbuchung können einzelne Lohnarten als unverdichtbar bezeichnet werden, wodurch auch bei sonst verdichteter Verbuchung die Übertragung revisionskritischer Lohnarten wie gewährte Vorschüsse oder Spesen detailliert pro Mitarbeiter erfolgt. 22
S Y S T E M P R O G R A M M E
S Y S T E M P R O G R A M M E Grösste Aufmerksamkeit muss in der Lohnbuchhaltung der Sicherheit der Daten und der Vertraulichkeit der darin enthaltenen Informationen beigemessen werden. ABACUS bietet generell diverse Programme, die diesem Zweck dienen: Passwortschutzsystem Jeder Benutzer muss sein Passwort selbst verwalten. Durch den Master kann ein neuer Benutzer einer Benutzergruppe zugeordnet oder ein bestehender gelöscht werden. Der Zugriff kann auf gewisse Mandanten oder einzelne Menüpositionen der Lohnbuchhaltung beschränkt sein oder in zeitlicher Hinsicht auf gewisse Tageszeiten reduziert werden. Passwortschutz pro Mitarbeiter Jeder Mitarbeiter kann einem Benutzer der Lohnbuchhaltung zugeordnet werden. In sämtlichen Stammdaten und Auswertungsprogrammen werden diesem Benutzer diejenigen Mitarbeiter angezeigt, die ihm zugeordnet sind. So kann z.b. für einen bestimmten Benutzer der Zugriff auf die Daten der Geschäftsleitung ganz oder teilweise gesperrt werden. Zusätzlich kann definiert werden, ob der Passwortschutz zwischen Lohnbuchhaltung und PIS unterschiedlich sein soll. Pro Anwender kann festgelegt werden, ob er nur Leserechte oder Schreib- und Leserechte besitzt. Rekonstruktionsprogramme Werden Daten durch Strom- oder Systemunterbrüche beschädigt, so sind die Rekonstruktionsprogramme in den meisten Fällen in der Lage, die interne Konsistenz der Daten wieder herzustellen. Transaktionssicherheit Mit der Client/Server-Version der ABACUS Lohnbuchhaltung wird u. a. eine erhöhte Transaktionssicherheit durch integrierte Roll-Back Prozeduren erreicht. Dies ist insbesondere bei grossen Datenmengen nützlich, da bei Kommunikations- oder Stromunterbrüchen zeitaufwendige Rekonstruktionen der Daten entfallen. 24
S Y S T E M P R O G R A M M E Storno-Programme Die Lohnbuchhaltung bietet während der Lohnverarbeitung praktisch unbeschränkte Korrekturmöglichkeiten. Ist hingegen nach erfolgter Auszahlung die sogenannte definitive Lohnverarbeitung erfolgt und sind bereits Lohndaten in die Finanzbuchhaltung übertragen worden, dürfen die entsprechenden Saläre in der Lohnbuchhaltung nicht mehr ohne weiteres verändert werden. Ein Stornolauf ermöglicht in diesen Situationen, schwere Fehler durch die kontrollierte Annullierung eines gesamten Lohnabrechnungslaufs zu beheben. Fremdsprachen Die Lohnbuchhaltung selbst ist in den Sprachen Deutsch und Französisch erhältlich. Unabhängig von diesen zwei Benutzersprachen sind die Sprachen der Arbeitnehmer. Die Lohnbuchhaltung ermöglicht hier die parallele Verwaltung verschiedensprachiger Textbezeichnungen für Lohnarten, Abteilungen usw., was eine vom Sprachcode des Mitarbeiters abhängige Ausgabe von Dokumenten erlaubt. Jahresabschluss Durch eine konsequente Berücksichtigung der Zeitachse in allen Tabellen ist es der ABACUS Lohnbuchhaltung möglich, ein Kalenderjahr provisorisch abzuschliessen und parallel im alten und neuen Kalenderjahr Lohnverarbeitungen durchzuführen. Das erlaubt z. B. die rückwirkende Auszahlung von Spesenabrechnungen, von Inhaber- oder Partnersalären usw. für das abgelaufene Kalenderjahr. Ausserdem entscheidet der Benutzer beim definitiven Jahresabschluss darüber, welche Daten früherer Kalenderjahre gespeichert bleiben und welche gelöscht werden sollen. Grundsätzlich besteht die Möglichkeit, periodische Daten 10 Jahre und Jahresdaten 99 Jahre dem direkten Zugriff zu erhalten. Druckersteuerung Die flexible Druckersteuerung unterstützt den Anwender bei der gestalterischen Anpassung aller Auswertungen. 25
BESONDERHEITEN IN DEN SYSTEMPROGRAMMEN Bildschirm-Ansicht Update-Programm In allen Druckprogrammen unterstützt die Bildschirmausgabe ebenfalls die Proportionalschrift. Diese Bildschirm-Ansicht kann durch einen Mausklick zur Druckvorschau umgewandelt werden, womit Hoch/Quer, Ränder und das Erscheinungsbild ohne Papierverbrauch kontrolliert werden können. Ein für den Anwender aufrufbares Updateprogramm vergleicht physikalisch jede Datei eines Mandanten mit seiner aktuellsten Vorlage und gleicht alte Datensätze früherer Lohnversionen automatisch an. Bei wichtigeren Versionswechseln mit zwingenden Dateiänderungen wird dieses Programm automatisch ausgeführt. Applikationsunabhängiges Passwort Sicherungsprogramme Das Passwortschutzsystem ist so aufgebaut, dass die Zugriffsrechte eines Benutzers nicht nur für die Lohnbuchhaltung, sondern applikationsübergreifend auch für Mandanten und Menüpositionen anderer ABACUS Applikationen definiert werden. Integrierte Kopierprogramme, die unabhängig von Betriebssystem-Versionen arbeiten, erlauben, bequem eine Datensicherung zu erstellen resp. zurückzuladen. Ein Kompressionsmechanismus verdichtet die Daten bis auf einen Achtel. 26
DATENBLATT D A T E N B L A T T / S Y S T E M V O R A U S S E T Z U N G E N Mandanten Maximal Mandantennummer Mandantenname 9 999 Mandanten 4 Stellen numerisch 25 Stellen Mitarbeiter Maximale Anzahl Mitarbeiter Personal-Nummer Name Vorname Personal-ID Badge-ID Bestimmt durch Grundversion 10 Stellen numerisch 30 Stellen alphanumerisch 25 Stellen alphanumerisch 16 Stellen alphanumerisch 15 Stellen alphanumerisch Abteilungen Abteilungs-Nummer 8 Stellen numerisch Abteilungs-Bezeichnung 30 Stellen alphanumerisch Jeder Mitarbeiter kann einer Abteilung zugeordnet werden Betriebe Betriebs-Nummer 8 Stellen numerisch Betriebs-Bezeichnung 35 Stellen alphanumerisch Jede Abteilung kann einem Betrieb zugeordnet werden Kostenstellen/Kostenträger Kostenstellen/Kostenträger-Nummer 8 Stellen numerisch Kostenstellen/Kostenträger-Nummer Alternativ 18 Stellen alphanumerisch Kostenstellen/Kostenträger-Bezeichnung 30 Stellen alphanumerisch Ein Mitarbeiter kann maximal 10 Kostenstellen fix zugeordnet werden
Lohnarten Maximal 999 Lohnarten pro Mandant Maximal 30 Basen pro Lohnart Lohnarten-Nummer Lohnarten-Bezeichnung 4 Stellen numerisch 30 Stellen Tabellen Tabellen-Nummer Maximal 12 Spalten pro Tabelle Unbeschränkte Anzahl Tabellen 4 Stellen numerisch Abrechnungsperioden Maximal 99 Abrechnungsperioden pro Kalendertag Unbeschränkte Anzahl Mitarbeiter pro Abrechnungsperiode Kalenderjahre Lohnabrechnungen in 2 Kalenderjahren gleichzeitig abrechenbar Periodendaten (Detailjournale) 10 Jahre speicherbar Stammfelder 99 Jahre speicherbar Jahreskumulative 99 Jahre speicherbar Systemvoraussetzungen Hauptspeicher 128 MB RAM Prozessor Pentium II oder III Betriebssysteme Arbeitsstation Windows NT 4.x mind. Service Pack 5, Windows 98, 2000 Professional Betriebssysteme Server Windows NT Server 4.x (SP5) Windows 2000 Server (SP2), Linux (SuSe) Die ABACUS Research AG behält sich vor, die beschriebenen Systemanforderungen und Datengrössen in neuen Programmversionen zu ändern.