Evaluierungsbericht und Handlungsempfehlungen Versin: 1.2 Status: Freigabe
Inhalt 1 Situatin im kmmunalen E-Gvernment...3 2 Psitinierung der VPlanung...4 3 Evaluierung zur VPlanung...6 3.1 Rlle im (ebenenübergreifenden) E-Gvernment in Sachsen...6 3.2 Rlle in natinalen Initiativen / Prjekten...7 3.3 Rlle bei der Standardisierung...7 3.4 Rlle in kmmunalen Prjekten...8 3.5 Bedeutung für IT-Dienstleister...8 3.6 Nutzung in knkreten IT-Prjekten mit Sftware-Herstellern...8 3.7 Bedeutung für andere Methden...8 3.8 Bedeutung für Lehre/Frschung...9 3.9 Kperatinsnetzwerk...9 4 Hemmnisse und Erwartungen...10 5 Schlussflgerungen und Handlungsempfehlungen...11 SAKD 2013 Seite 2 vn 11
1 Situatin im kmmunalen E-Gvernment In Vrbereitung strategischer E-Gvernment-Prjekte haben KISA, LECOS GmbH, die SV Chemnitz und die SAKD die aktuelle Situatin im E-Gvernment bewertet 1. Diese Einschätzung hat die SAKD bei verschiedenen Gelegenheiten kmmuniziert und sie wurde ihr vielfach bestätigt. Zur Situatin werden flgende Kernaussagen getrffen: - Der Ratinalisierungsdruck auf öffentliche Verwaltungen nimmt zu. Die IT ist nicht per se Allheilmittel, slange Infrmatinssils mit mangelnder Datenqualität und Integratinsfähigkeit die Regel sind. Die Abhängigkeit vn Fachverfahren nimmt mit steigender Kmplexität der IT-Systeme zu, deren Offenheit nimmt ab. IT-Querschnittsthemen sind schwer einzurdnen. Systemintegratren investieren unnötig viele Prjektressurcen in immer wiederkehrende Ist-Analysen. Arbeitsteilung im Bereich E-Gvernment ist bisher Wunschtraum. Es fehlt ein bereichsübergreifend einheitliches fachlich-inhaltliches Verständigungsmittel und Zielsystem für den IT-Einsatz. Ferner wird festgestellt, dass bisher prklamierte Lösungsansätze zu kurz greifen: - Ganzheitlichkeit (grße Lösungen, die alles können ) und Zentralisierung (zentrale Lösungen entwickeln und betreiben) Hierbei gibt es erhebliche Risiken (die Flexibilität der Lösungen nimmt mit zunehmender Kmplexität ab, Anwender sind gezwungen, ihre Organisatin dem Prdukt anzupassen, die Abhängigkeit vn einzelnen Unternehmen steigt, der Einfluss des einzelnen Anwenders geht zurück, der Kntakt zum Hersteller bricht ab, der Wettbewerb und damit Innvatinsfreude des Markts wird unterdrückt). Gravierend wirkt sich aus, dass diese Lösungen häufig aus einer (ministeriellen) Fachsicht geplant und realisiert werden, bei kmmunalen Endanwendern aber schwer in deren (ganzheitlicher) Verwaltungsrganisatin und IT-Struktur integriert werden können. Es fehlt eine sinnvlle Trennung zwischen verwaltungsübergreifenden Infrmatinsangebten und Diensten swie der verwaltungsspezifischen Vrgangsbearbeitung. - Przessrientierung (Przessmanagement als IT-Organisatinsmittel): Das klassische Przessmanagement macht drt halt, w das eigentliche Prblem beginnt am Fachverfahren, Datensil. Es tastet die Hheit zueinander inkmpatibler bzw. sich in Bereichen überschneidender Fachverfahren und Datensils nicht an und verschenkt Effizienzptenzial. Dass dies kein Einzelprblem ist, hat die AG Reginales E-Gvernment zum natinalen IT-Gipfel herausgearbeitet. Danach gibt es im Przessmanagement verschiedene Sichtweisen. Je nach Zielstellung werden deshalb unterschiedliche Methden zur Mdellierung verwendet. Dazu gehören die Kundenmdelle mit einer anliegen- / kmmunikatinsrientierten Kundensicht (z.b. verwaltet in Amt24), die Organisatinsmdelle mit einer ressurcen- / tätigkeitsrientierten Verwaltungssicht (z.b. im PICTURE-Przessregister), die IT-Anfrderungsmdelle mit einer fachlich-knzeptinellen IT-Sicht (z.b. VPlan-Muster in VPlan-Transfer) und die IT- Umsetzungsmdelle mit einer technische Applikatinssicht (z.b. UML-Mdelle der Hersteller). Es fehlt am gezielten, abgestimmten Einsatz der richtigen Methden für die jeweiligen Zielstellungen und einem nutzbarem Übergang zwischen den Methden. - Schnittstellen (zwischen Fachverfahren): Die klassischen Schnittstellen lösen die Prbleme redundanter und sich überschneidender Datenbestände nicht. Ex- und Imprt duplizieren Infrmatinen anstatt Duplikate zu vermeiden. Die XÖV-Standardisierung standardisiert Austauschfrmate hne das Grundprblem einer effektiven verteilten Datenhaltung zu lösen. Es fehlt ein strategischer Ansatz für die fachlich-inhaltlich ptimierte Ausprägung vn technischen Schnittstellen der Knnektren. Im Rahmen der EU-DLR wurde in einer kmmunalen AG unter Leitung der SAKD eine umsetzungsunabhängige fachliche Rahmenarchitektur für eine kmmunale Infrmatinsinfrastruktur entwickelt. Diese hat nach wie vr Gültigkeit, hilft den Kmmunen die Landesentwicklungen (EU- DLR, Frmularservice, E-Gvernment-Plattfrm 2.0) kritisch zu bewerten und eigene Entwicklungen strategisch einzurdnen. 1 WhitePaper Intelligente IT Integratin mit E-Gvernment-Generalplan SAKD 2013 Seite 3 vn 11
Die fachliche Rahmenarchitektur muss bei ihrer Umsetzung fachlich-inhaltlich knkret spezifiziert werden. Dies sllte nicht der einzelnen Lösung überlassen, sndern ganzheitlich (fach- /verwaltungsübergreifend, sftwareübergreifend) und umsetzungsneutral (beliebige Organisatin, beliebige Sftware-Architektur) erflgen. Zur Sicherung der Nachhaltigkeit der Entwicklung und einer breiten (individuellen) Umsetzung unter Berücksichtigung der Interessenlagen der Anwender ist eine Standardisierung der erarbeiteten IT-Anfrderungen ntwendig. Aufgrund der Kmplexität und der Ntwendigkeit der Einbindung verschiedenster Wissensträger müssen die IT-Anfrderungen krdiniert und kperativ entwickelt werden. Es fehlt ein eines standardisierendes IT-Anfrderungsmanagement zur fachlichen Beschreibung der kmmunalen Infrmatinsinfrastruktur. Bestätigt werden die gewnnenen Erkenntnisse durch Diskussinen in der Initiative Kmmune 2.0. - These: Zukünftig gibt es nur nch IT aus der Clud und in Apps! Für die Nutzer ist die Ergnmie entscheidend. Um hier Qualität zu erreichen, ist die Wirkung des Marktes ntwendig, der Applikatinen zu standardisierten Diensten entwickelt und anbietet. Für die erflgreiche Integratin ist eine Abgrenzung und Standardisierung feingranularer Dienste entscheidend. - Frage: Wer ist eigentlich zuständig für die fachliche IT-Bedarfsermittlung und -kmmunikatin? Diese sllte weniger technkratisch (technische Vrgaben) bzw. plitisch (Lösungsvrgabe), sndern mehr übergreifend fachlich krdinierend sein. Wer erarbeitet die Vrgaben und wird dabei akzeptiert? Die Frschung ist zu weit weg. Die Privatwirtschaft ist nicht ausreichend mtiviert bzw. knkurrenzbehaftet. Die Verwaltungen können nur (und müssen) die vllständige Innensicht einbringen. Junge innvative Firmen und Einrichtungen sind bei den Geldgebern nicht auf dem Schirm. - These: Neue Kperatinskultur ntwendig! Integrierte Lösungen sind nur kperativ zu schaffen. Um erflgreich zu sein, muss die Vielschichtigkeit der individuellen Mehrwerte beachtet werden. Unzureichende individuelle Mehrwerte führen zu Blckadehaltungen. Neue Geschäftsmdelle sind ntwendig. 2 Psitinierung der VPlanung Gegenstand der VPlanung Die Verwaltungsplanung (VPlanung) umfasst die Vrgehensweisen zur kperativen Erstellung und Nutzung vn Verwaltungsplänen (VPlänen). VPläne beschreiben systematisch den Infrmatins- und (IT-) Funktinsbedarf in einzelnen Handlungsabschnitten der Verwaltungsverfahren in Frm vn rganisatinsneutralen Mustern ( Blaupausen ) und daraus abgeleiteten individualisierten (rganisatinsbezgenen) Endnutzer-VPlänen in abgestimmten Planungsebenen. Die Planungsebenen/Teilpläne unterstützen vrrangig flgende Nutzungen Blaupause für integriertes Dkumentenmanagement abgestimmten Kerndefinitinen zu den Verwaltungsverfahren, Anfrderungen an die Vrgangsprtkllierung, Anfrderungen an die Dkumentenablage, Blaupause für (technische) Kmmunikatin, Vrgangsintegratin und (IT-) Knslidierung Anfrderungen an die Abgrenzung vn Vrgangsrechten statusrientiertes Fallmanagement (mit Kunden und im rganisatinsübergreifenden Beteilungsmanagement) Blaupause für Diensteintegratin und Onlinedienste (Apps) Aufbau und Nutzung vn (standardisierten) Daten- und Infrmatinsdiensten SAKD 2013 Seite 4 vn 11
Entwicklung und Nutzung vn integrierten Online-Anwendungen. Die neutralen Muster/Blaupausen sind Grundlage für die rganisatrische und sftwaretechnische Individualisierung in den Verwaltungen, deren Verwendung in IT-Knzepten und Sftware- Lösungen, in der Sftware-Administratin und für die Knslidierung der hetergenen IT- Landschaften (Verfahren, Daten, Infrastruktur) in den Verwaltungen. Der ganzheitliche und kperative Ansatz wird unterstützt durch Grundregelungen zur kperativen Erstellung, Pflege und Nutzung vn Muster-VPlänen und Muster-Fachknzepten. Nutzen der VPlanung Die Evaluierung der VPlanung durch die SAKD (s. Kap. 4) führt zur Erkenntnis, dass mit dem methdisch-systematischen Ansatz die im Kap. 2 angeführten Defizite im E-Gvernment schrittweise abbaubar sind, da sie die systembedingten Prbleme angeht und auf Nachhaltigkeit und Integratinsfähigkeit vn Entwicklungen ausgerichtet ist. Vm Einsatz der VPlanung haben die Anwender unterschiedlichen Nutzen (Win-Win-Situatin) Verwaltungen Die Funktinalität und Anwendung vn IT-Applikatinen (auch im Verhältnis zu den fachlichen Anfrderungen) und damit auch funktinale Ksten werden transparent. Ntwendige Integratinen bzw. das Ptenzial integrierter IT-Lösungen werden erkannt. Fachliche (bjektivierte) Anfrderungen können mit mdernen Technlgien des Marktes umgesetzt werden. Die Dienstleister werden durch die Anfrderungen gesteuert, nicht die Verwaltung durch die (begrenzten) Angebte der Dienstleister. Innvatinen und Wettbewerb in der Regin werden befördert. Dienstleister Es können abgestimmte Anfrderungen der kmmunalen Gemeinschaft umgesetzt werden, wdurch die Sicherheit steigt, zukunftsfähige Applikatinen zu entwickeln. Das bereitgestellte Wissen zum IT-Bedarf schafft effektive Vermarktungsmöglichkeiten. Der Angebtszuschnitt der Prdukte wird verbessert, deren interne Organisatin effektiver gestaltet. Die Integratinsfähigkeit der Angebte kann nachhaltiger gesichert werden. Standardisierer Der Bedarf zum Einsatz und zur Entwicklung vn Standards wird systematisch erkannt. Aus umsetzungsunabhängigen, fachübergreifenden Lösungsschablnen können knkrete technische Standards abgeleitet werden. Vrhandene Daten- und Infrmatinsstandards werden berücksichtigt, angewendet und die praktische Nutzung befördert. Der Wirkungsgrad der Standards wird verbessert. Kperatives Knzept der VPlanung VPlanung erfrdert verschiedene Rllen und Funktinen: Clearing- und Lizenzierungsstelle für VPlan-Muster SAKD 2013 Seite 5 vn 11
Diese Funktin wird derzeit vn einer externen Stelle (Inn-VPlan-Transfer UG - IPT) wahrgenmmen. Die IPT entwickelt ferner Werkzeuge zur Unterstützung der VPlanung (VPlan-Sftware) und führt Ausbildung und Schulung durch. Berater zur Anwendung der VPlan-Muster in Prjekten In bisherigen Prjekten wurde diese Rlle vm IPT bzw. vm IfGCC (Institute fr E- Gvernment - Cmpetence Center der Universität Ptsdam) wahrgenmmen. Jeder Dienstleister aber auch die Verwaltungen selbst (Organisatins- und IT-Abteilungen) können diese Rlle wahrnehmen (Angebt an KISA, LeCs, EBit, PICTURE u.a.). Rlle der SAKD Entsprechend ihren satzungsgemäßen Aufgaben übernimmt die SAKD gegenwärtig flgende Aufgaben: Krdinierung, Beratung und Beförderung vn Prjekten mit Einsatz der VPlanung Perspektivisch kann die SAKD im Rahmen ihrer satzungsgemäßen Aufgaben weitere Funktinen übernehmen: Krdinierungsstelle für die Entwicklung und Nutzung der Muster, Vereinbarung günstiger Knditinen zur Nutzung der Muster, Empfehlung vn Mustern, Zertifizierung vn musterknfrmen Lösungen, Infrmatin über und Demnstratin vn Lösungen (Kmpetenzzentrum IVB, Lösungskatalg in Erweiterung des Sftware-Verzeichnisses). 3 Evaluierung zur VPlanung In Untersetzung ihrer vrgenannten Rlle hat die SAKD seit 2009 eine Vielzahl vn Aktivitäten unternmmen, um die VPlanung auf verschiedenen Ebenen zu evaluieren und Prjekte vrzubereiten. 3.1 Rlle im (ebenenübergreifenden) E-Gvernment in Sachsen Hierzu wurden verschiedene Abstimmungen mit den verantwrtlichen Stellen im Freistaat (u.a. SMJus, SMI, GDI-Krdinierungsstelle) durchgeführt. Dabei wurden die Ansätze zum kmmunalen E-Gvernment-Rahmenknzept und zur VPlan-basierten Integrierten Vrgangsbearbeitung verdeutlicht und eine fachliche Akzeptanz erreicht. Der Schwerpunkt der VPlanung wird in der Standardisierung vr allem im Backffice der Kmmunen gesehen, der Wert für das Frnt-Office (E- Gv-Plattfrm) und für staatliche E-Gv-Dienste durch eine standardisierte fachliche Kmmunikatin mit dem kmmunalen Backffice aber nch unzureichend erkannt. In knkrete staatliche Entwicklungen (z.b. Gewerbe-Online, Prjekte zum Ebenenübergreifenden Przessmanagement wie Elektrnisches Straßenregister, zentrale GDI-Kmpnenten, Lizenz- und Bepreisungsknzept im Rahmen der GDI Sachsen) knnte die VPlanung nch unzureichend integriert werden, da u.a. Hindernisse in der Mittelbereitstellung bestanden. Die VPlanung könnte kmmunale fachliche Anfrderungen bündeln und in den Prjekten den (staatlichen und kmmunalen) Dienstleistern transprtieren und s zielgerichtet Entwicklungen be- SAKD 2013 Seite 6 vn 11
fördern. Sie könnte den wachsenden Bedarf der prjektübergreifenden Krdinierung des Infrmatinsmanagement decken. 3.2 Rlle in natinalen Initiativen / Prjekten Hierzu hat sich die SAKD in verschiedenen natinalen Initiativen / Prjekten engagiert: - Reginale AG zum natinalen IT-Gipfel: Hier hat die SAKD die Ebenen des Przessmanagements und die besndere Bedeutung des IT-Anfrderungsmanagements mit VPlanung als ntwendige Erweiterung zum klassischen Przessmanagement (Organisatinsmdelle, IT- Umsetzungsmdelle, Kundenmdelle) verdeutlicht 2. In der flgenden AG Ebenenübergreifenden Przessmanagement beim SMJus wurden Vrschläge für Fachprjekte zum Przessmanagement und zum virtuellen Przess- und Dienstatlas (VPDA) abgeleitet. - Föderales Infrmatinsmanagement FIM: VPlanung könnte hier den fehlenden methdischen Ansatz liefern. - Natinale Przessbiblithek NPB: Die NPB sammelt verschiedene Przessmdelle. Der Ansatz einer Standardisierung (hne Vereinheitlichung) bzw. Transfrmatin vn Przesssichten ist nicht erkennbar. Die VPlanung könnte hier für Weiterentwicklungen Mehrwerte liefern (z.b. VPDA-Ansatz). Dazu ist die VPlanung zunächst in Sachsen zu etablieren. - KGSt Materialie zum Dkumentenmanagement: Mehrwerte einer standardisierten Indizierung vn Dkumenten nach VPlanung wurden vermittelt und in die Studie eingebracht. - Kmmune 2.0: Hier hat der strategische Ansatz der VPlanung Beachtung gefunden. In Dezernatsknferenzen wurde er zusammen mit dem LRA Mittelsachen verdeutlicht. Die VPlanung kann für alle Ebenen (Infrmatinsmanagement, Przessmanagement, Dienstemanagement) nachhaltige Mehrwerte bieten. Eine natinale Platzierung VPlan-basierter Innvatinsprjekte aus Sachsen ist möglich. 3.3 Rlle bei der Standardisierung Die Datenaustauschstandardisierung (XÖV, vn der SAKD aktiv begleitet) ist nur ein Teilaspekt der Standardisierung. Sie ist derzeit nicht effektiv wegen dem fehlenden Gesamtansatz (Zielsystem) und der fehlenden przessualen Verankerung in der Vrgangsbearbeitung. Die VPlanung kann Einzelstandards verbinden, knkurrierende Standards auflösen, die Nutzung vn Standards befördern, Lücken schließen und s zum ptimierten XÖV-Einsatz beitragen. Dagegen können unterschiedliche individuelle Umsetzungsprjekte nur einen geringen Beitrag zur Standardisierung leisten. Die Frtführungsprbleme vn Standards aus den gesetzlichen Anfrderungen speziell der Landesgesetzgebung (z.b. Umweltschutz und Funktinal-Refrmen) machen einen landesspezifischen Ansatz der Standardisierung und deren Krdinierung erfrderlich. Dementsprechend hat die SAKD begnnen, den Standard XPlanung landesspezifisch umzusetzen und mit Hilfe der VPlanung u.a. in kmplexe Entscheidungsprzesse mit hhem Kmmunikatinsaufwand (hier die kmmunalen Planungen) zu integrieren. 2 Quelle: SAKD 2013 Seite 7 vn 11
3.4 Rlle in kmmunalen Prjekten Die VPlanung kann das kmmunale E-Gvernment-Gesamtsystem fachlich planen, fachliche Lösungsschablnen (Blaupausen) liefern und die einzelnen Umsetzungsprjekte befördern. Sie erlaubt die Umsetzung vn standardisierten Anfrderungen mit verschiedenen Dienstleistern in unterschiedlichen Anwendungen und kann Best Practices vermitteln. Verschiedene Teilprjekte zum Integrierten Infrmatinsmanagement (u.a. Umsetzung XPlanung) sind in Vrbereitung. Prjekte zum Dkumentenmanagement wurden u.a. mit dem LRA Vgtlandkreis vrbereitet. Im letztendlich gestellten Förderantrag beschränken sich die Antragsteller/KISA auf die Einführung eines DMS mit der prttypischen Realisierung vn Schnittstellen. Eine Weiterführung der Prjektergebnisse zu VPlan-Standards zur Integrierten Vrgangsbearbeitung wird angestrebt, bedarf aber nch einer separaten Finanzierung. Letztendlich ist es nch nicht gelungen, ein IT-Anfrderungsmanagement in kmmunalen IT- Praxisprjekten anzuwenden, da in diesen sich auf individuelle pragmatische Lösungen ( Bastellösungen ) fkussiert wird und die Nachhaltigkeit bzw. fachliche (nicht technische) Nachnutzbarkeit der Lösungen nicht angestrebt wird. Der vn der SAKD knzipierte Kmmunale Frmulardienst (KFD) integriert ein IT- Anfrderungsmanagement. 3.5 Bedeutung für IT-Dienstleister Die SAKD hat den VPlan-Ansatz verschiedenen IT-Dienstleistern vrgestellt. Dazu gehörten Integratren, DMS-Hersteller, GIS-Hersteller und Fachverfahrenshersteller. Hierbei knnte zunächst Verständnis und Akzeptanz erreicht werden. Für die ntwendige Anwendung in IT-Prjekten fehlen in der Regel die kmmunalen Praxispartner und/der fertig gestellte Blaupausen in Frm vn VPlan-Mustern. 3.6 Nutzung in knkreten IT-Prjekten mit Sftware-Herstellern Hierzu beteiligte sich die SAKD an dem FuE-Prjekt Entwicklung vn Sftware für Facility Management auf mbilen Endgeräten (CAFM-mbil) der Firma N+P Infrmatinssysteme Meerane in Zusammenarbeit mit der Inn-VPlan-Transfer Gesellschaft Dresden (IPT). In dem Prjekt knnte die Nutzungsfähigkeit der VPlanung und des VPlan-Repsitrys für mbile Anwendungen im Facility Management (z.b. Störungsmeldungen) im Zusammenwirken mit der FM-Sftware und für mbile Anwendungskatalge nachgewiesen werden. Für die SAKD entstand aus dem Prjekt die Knzeptin eines frtgeschrittenen Sftware-Katalgs, der die Anfrderungen an die Bausteine integrierter Lösungen zur Klassifizierung vn Sftwarelösungen (Angebte) benutzt. 3.7 Bedeutung für andere Methden Die VPlanung mdelliert die (standardisierten) Kernanfrderungen an die Vrgangsbearbeitung und IT-Unterstützung und lässt verschiedene rganisatrische und technische Umsetzungen zu. Deshalb macht sie andere (spezialisierte) Methden nicht überflüssig, sndern kann deren An- SAKD 2013 Seite 8 vn 11
wendung vielmehr sinnvll unterstützen. Um dies zu evaluieren, hat die SAKD mit der IPT Untersuchungen zur möglichen Integratin mit verschiedenen Methden vrgenmmen. - Die Integratin zu Organisatinsmdellen nach PICTURE wurde u.a. mit KISA-Beispielen demnstriert und in Wrkshps mit der PICTURE GmbH diskutiert. - Die Integratin zu Kundenmdelle nach Amt24 wurde mit dem VPlan-Demnstratr zur EU- DLR (SV Wilsdruff) demnstriert und anhand des Infrmatinsmdell vn Amt24 vrgeschlagen. - Die Integratin in BPMN-Mdelle (genutzt in EGP 2.0) wurde im Prjekt CAFM-mbile demnstriert. Da viele Methden nur Teilaspekte (z.b. Organisatin, IT-Umsetzung, Datensemantik) mdellieren und sie selten den Ansatz kperativ zu nutzender Muster beherrschen, kann die VPlanung als Methden-Integratr sinnvll eingesetzt werden. 3.8 Bedeutung für Lehre/Frschung Thematisch ist es durchaus denkbar, Frschungsgelder zu generieren. Verschiedene Gespräche dazu wurden geführt (u.a. IFG.CC Ptsdam, FH Bern). In der Lehre wurde die VPlanung bereits in der FHSV Meißen eingebunden. 3.9 Kperatinsnetzwerk Der Aufbau eines (ntwendigen) Kperatinsnetzwerks ist nicht s vran geschritten wie erwartet. Dies liegt begründet in der Anlaufprblematik, dass zunächst die Methde hne eine Vielzahl vrhandener und validierter Muster angewendet werden muss (Henne-Ei-Prblem). Es fehlt ein (in der Verwaltung) akzeptierter und verankerter Akteur hne wirtschaftliche Eigeninteressen, der die Kperatinen nachdrücklich fördert und zumindest initial Inhalte erstellen bzw. bereit stellen lässt. Verwaltungen sind derzeit in ihren Prjekten kaum bereit, über unmittelbar individuell sichtbare Aufwände hinweg für die Gemeinschaft zu erbringen. Aus Effizienzgründen (reduzierter Aufwand in Prjekten, Sicherung der Nachnutzbarkeit, Nachhaltigkeit und Integratinsfähigkeit der Ergebnisse; Kstensenkung im IT- Betrieb durch knkrete Anfrderungen bis zur technischen Ebene reduziert; gezielt verfügbares Verwaltungswissen führt zu Kstensenkung und Perfrmancesteigerung insgesamt) sllten sie jedch bereit sein, sich dem Netzwerk anzuschließen. Die Dienstleister werden dann s die Erklärungen verschiedener Marktteilnehmer flgen, schn um im kmmunalen Markt präsent zu bleiben. Im Kperatinsnetzwerk müssen Leistungen zur Erstellung, Pflege und zum Vertrieb der Muster in Anbetracht einer fehlenden zentralen Finanzierung erbracht und über Lizenzmdelle finanziert werden. Diese Lizenzierung erflgt ähnlich einer Sftwarelizenzierung. Um auch Rückflüsse aus der Verwaltungspraxis ins Netzwerk zu gewährleisten (swhl aus Verwaltungen als auch vn den beratend tätigen Dienstleistern), ist ein vertraglich rganisiertes Netzwerk erfrderlich. Die Clearing- und Lizenzierungsstelle ist bereits institutinalisiert, wird aber derzeit in ihrer Rlle nicht wahrgenmmen (Prblem Vertrauensvrschuss). Die SAKD kann als nicht perativ am Markt tätiger Akteur und als bestimmende, empfehlende und fördernde Stelle das Kperatinsnetzwerk beleben. SAKD 2013 Seite 9 vn 11
4 Hemmnisse und Erwartungen Derzeit existieren Hemmnissen, die im Verlaufe des Betrachtungszeitraums nicht abgebaut werden knnten und die die erflgreiche Nutzung der VPlanung behindern. Einige davn resultieren aus Erwartungen der ptenziellen Anwender, die derzeit nicht erfüllt sind. Dienstleister sind abwartend: Dem allgemeinem Verständnis zum Nutzen der VPlanung stehen individuelle (egistische) Interessen (Furcht um Transparenz ihrer Angebte und Lösungen) gegenüber. Ein investives Engagement erscheint den Dienstleistern aufgrund der (nch) fehlenden strategischen Verankerung zu risikvll. Eine entsprechende Psitinierung der Methdik und deren Verankerung in einzelnen Prjekten könnte dazu beitragen, dass die Dienstleister und Verwaltungen den unmittelbaren Nutzen für den Einzelnen evaluieren. Verwaltungen sind überfrdert: Kleine Verwaltungen sind allein vn der Kmplexität erschlagen, grße Verwaltungen pflegen bereichsweise ebens wie die Dienstleister eigene Egismen. Der Nutzen wird nicht aufgrund der Erläuterung der theretischen Zusammenhänge, sndern ft erst im Nachgang zur knkreten Anwendung der Ergebnisse erkannt. Die Verwaltungen wllen nicht Vrreiter sein bzw. können die erfrderlichen Vrleistungen aus eigener Kraft nicht leisten. Für den möglichen punktuellen Einsatz fehlen eine strategische Verankerung und Referenzprjekte. Verwaltungen schauen zum Freistaat: Die Verwaltungen sehen hier den Freistaat in der (Finanzierungs-) Verantwrtung. Auf staatlicher Seite gibt es aber keine Stelle, die sich der Prblematik mit der nötigen Autrität und Intensität annimmt. Der Freistaat verfügt über kein entsprechendes methdisches Instrumentarium, sndern vertraut vielmehr auf externes und damit beraterspezifisches und interessengelenktes KnwHw. Verwaltungen schauen zur SAKD: Die Verwaltungen erwarten, dass die SAKD methdische Ansätze zur Unterstützung der Vrhaben vrschlägt und durch- bzw. umsetzt (zumindest den Tn angibt). SAKD kann diese Erwartung nur bedingt erfüllen: Für Verwaltungen darf die Leistung der SAKD in Prjekten nichts ksten. Der Freistaat lehnt in knkreten Fällen eine unmittelbare Beauftragung der SAKD aus vergaberechtlichen Gründen ab. Für Dienstleister ist die SAKD zu wenig praxisrelevant, da ihr eine für Dienstleister interessante Finanzausstattung bzw. eine Verankerung in knkreten Praxisprjekten fehlt. Für eigene Initiativen in Praxisprjekten fehlt die Finanzausstattung (fehlende Mittel für das Thema). Es fehlt an der erfrderlichen plitischen Unterstützung für die Thematik. Resultierend fehlt eine gewisse Breite vn Vrleistungen/Ergebnissen. Diese kann auch die eingesetzte Clearingstelle IPT hne die Aussicht auf eine breite Nutzung investiv nicht leisten. Damit sind auch ntwendige Maßnahmen wie der Aufbau eines Kmpetenzzentrums für die Integrierte Vrgangsbearbeitung in der SAKD, die Erarbeitung/Umsetzung eines Standardisierungs- bzw. Zertifizierungsknzepts durch die SAKD und letztendlich die schrittweise Verankerung in der Praxis aus einer sich vn Anfang an selbst tragenden Finanzierung nicht möglich. SAKD 2013 Seite 10 vn 11
5 Schlussflgerungen und Handlungsempfehlungen Es gibt derzeit keinen alternativen methdisch-systematischen Lösungsansatz, der geeignet und einsatzbereit wäre, die im Bericht beschriebenen Defizite in der kmmunalen Infrmatinsinfrastruktur zu vermeiden bzw. zu beheben. Die Ntwendigkeit eines slchen wird zwar in vielen, auch länderübergreifenden Vrhaben erkannt (FIM Föderatives Infrmatinsmanagement, Kmmune 2.0, KGSt-Przessdatenbank, Natinale Przessbiblithek). Knkrete Umsetzungen sind aber immer mit partikularen Zielstellungen versehen und in aufwändigen Kmmunikatins- und Krdinierungsprzessen in sehr kleinen Schritten möglich. Im Freistaat Sachsen gibt es mit der SAKD einen Akteur, der frei vn Individual- und Partikularinteressen mit gesetzgeberischem Auftrag für die strategische und praktische Entwicklung einer effektiven kmmunalen Infrmatinsinfrastruktur in der Breite aufgestellt ist. Die SAKD hat in vielen Prjekten und fachlichen Themenbereichen festgestellt, dass ein systematischer Ansatz wie die VPlanung geeignet wäre, die Situatin im E-Gvernment und bei der IT-gestützten ebenenübergreifenden Zusammenarbeit nachhaltig zu verbessern und als Blaupause für neue IT-Lösungen swie zur Standardisierung vn Lösungselementen zu dienen. Die SAKD allein ist nicht in der Lage (und strebt das auch künftig nicht an), VPlanung zu machen. Sie kann und sllte aber als Kern eines Netzwerks eine aktivere Rlle in der Vermittlung vn IT-Anfrderungen zwischen Verwaltungen und Dienstleistern einnehmen. Verwaltungen, IT-Dienstleister und Systemhersteller erwarten einen aktiven und anerkannt neutralen Kümmerer, der auch über entsprechende plitische Rückendeckung verfügt. Für die SAKD leiten sich aus den vrgenannten Schlussflgerungen Handlungsempfehlungen ab: mit plitischer Unterstützung sich als Kern (und kmmunaler Hauptakteur) eines Kperatinsnetzwerks für standardisiertes IT-Anfrderungsmanagement und Integrierte Vrgangsbearbeitung (IVB) mit VPlanung aufzustellen (auch gegenüber dem Freistaat), Prjekte und Vrhaben mit verwaltungs- bzw. ebenenübergreifendem Ansatz aktiv mit dem Ziel zu begleiten, Nachnutzungsptenzial zu erkennen, und den Verwaltungen swie dem Markt neutralisiert zur Verfügung zu stellen, hierzu die vrhandenen persnellen und finanziellen Möglichkeiten zu nutzen, um Demnstratinslösungen, Blaupausen und Gd Practices zu entwickeln und zu kmmunizieren. SAKD 2013 Seite 11 vn 11