PRODUKTIV ARBEITEN Die Dinge erledigt kriegen DAS ERWARTET SIE Produktivität und klassisches Zeitmanagement Dinge erledigen: Getting Things Done Dinge konzentriert anpacken: Pomodoro-Technik Dinge ablegen und finden: Classei -Ablage Evernote: Ein elektronischer Zettelkasten Tricks, Tipps und wenn gewünscht Problemlösungen
WISSENSQUIZ UND SELBSTEINSCHÄTZUNG Wie viel Arbeitszeit wird durch unproduktive Tätigkeiten in Deutschland durchschnittlich verschwendet? (10% 20% 30% mehr) Wie lange dauert es, einen Vorgang in einen Leitz-Ordner abzulegen? (30 sec 50 sec 90 sec mehr) Wie viel Papier verbraucht ein Bundesdeutscher jährlich? (50 kg 100 kg 200 kg mehr) Würde ich mit einer zusätzlichen Arbeitsstunde täglich alles erledigt bekommen? Wie plane ich meine Arbeit? Das Ziel ist es, alle Projekte und Angelegenheiten aus deinem Kopf zu bekommen und trotzdem keine gute Idee zu vergessen David Allen
Input Black Box Output INPUT BLACK BOX OUTPUT Alles Verschriftlichen Keine Trennung beruflich privat Immer etwas zu Schreiben dabei haben Das RAM leeren einfach und schnell In Eingängen ans System übergeben
INPUT BLACK BOX OUTPUT Echte To-do s Mehrere To-do-Listen, nach Kontexten geordnet EXKURS 1: RICHTIGE TO-DO S Frau Schorn anrufen Neuen Marketingplan erstellen Finanzbericht 2012 durchlesen Vorbereitung Gespräch Frau Schuster - Fragen in leitfaden.doc Welche Aufgabe würden Sie liegen lassen?
EXKURS 1: RICHTIGE TO-DO S Richtige To-do s lassen sich mit einem Schritt erledigen Sie sind klar und eindeutig Unklarheit und Komplexität dagegen führen zur Prokrastination EXKURS 2: MEHRERE TO-DO-LISTEN To-Do-Listen mit örtlichen Zusammenhängen Alles, was ich an einem Ort, in einer Situation tun kann, kommt auf die gleiche Kontext-Liste. Beispiele: @Telefon @Büro @HomeOffice @Mac @Einkaufen
EXKURS 2: MEHRERE TO-DO-LISTEN Helmut: Welche Winterreifen sind gut? Shampoo, Zahncreme Oma Erna nach Apfelkuchen-Rezept fragen Urlaubsantrag stellen Ferienhaus reservieren @Telefon @Büro @Mac @Stadt EXKURS 2: MEHRERE TO-DO-LISTEN Helmut: Welche Winterreifen sind gut? Shampoo, Zahncreme Oma Erna nach Apfelkuchen-Rezept fragen Urlaubsantrag stellen Ferienhaus reservieren @Telefon @Büro @Mac @Stadt
INPUT BLACK BOX OUTPUT Im Alltag arbeiten wir auf beiden Seiten des Systems. Alles Zeugs sammeln und in Eingänge bringen Im Alltag die entsprechenden Kontextlisten abarbeiten INPUT BLACK BOX OUTPUT Das System braucht Pflege Einmal am Tag oder mindestens einmal pro Woche werden alle Eingänge nach einem festgelegten Schema durchgearbeitet Konkrete nächste Schritte werden identifiziert und auf Kontext-Listen übertragen Evtl. werden Projekte angelegt
INPUT BLACK BOX OUTPUT So werden die Eingänge durchgearbeitet: Kann ich was tun? Ja in einem Schritt? Ja kürzer als 2 min? Ja Tu es gleich! nein nein nein Müll, Referenz-material Projekt anlegen auf die @Liste INPUT BLACK BOX OUTPUT Auf der Projektliste sind To-do s inhaltlich (nach Projekt) sortiert. Und es stehen dort nicht nur die nächsten konkreten Schritte, sondern alle To-do s Was sind Projekte? Alles, was mehrere Schritte erfordert, ist ein Projekt Jedes Projekt hat eine Liste mit allen To-Do s Alle Projekte werden auf einer Projektliste notiert
BEISPIEL: PROJEKTLISTE STEUERERKLÄRUNG Alle Belege suchen Gewerkschaft: Bestätigung des Beitrags Klaus: welches Steuerprogramm? Stadtbücherei: Finanztest letzter Monat Vordrucke unvollständig Excel-Tabellen BEISPIEL: PROJEKTLISTE STEUERERKLÄRUNG Alle Belege suchen @homeoffice Gewerkschaft: Bestätigung des Beitrags @mac Klaus: welches Steuerprogramm? @telefon Stadtbücherei: Finanztest letzter Monat @stadt Vordrucke unvollständig @stadt Excel-Tabellen @homeoffice
GTD IM ALLTAG Immer ein Notizbuch mitführen, alle Ideen und Arbeitsaufträge kurz: alles Zeug notieren Alle Notizen in Eingangskörben verstauen, diese regelmäßig leeren. Fester Termin für Weekly Review Kalender ist nur für feste Termine Die Listen: Kontextlisten (die @-Listen) Projekt-Listen plus Inhaltsverzeichnis aller Projekte Irgendwann/Vielleicht ( Just for fun ) Warten auf ANALOGE WERKZEUGE Karteikarten, Notizzettel Ein Kalender Pultordner, Karteisystem (43 Folder) Hängemappen, Classei Ordner für Listen, Atoma
DIGITALE WERKZEUGE Simpler Texteditor Mail-Programm mit @Ordnern Remember the milk Simple GTD Things Evernote GTD AUFGEBOHRT GTD ist einfach, passt sich dynamisch dem hektischen Arbeitsalltag an, ist umfassender als reines Zeitmanagement Aber, es kann zu Beginn Probleme machen: zu wenig Struktur, keine Prioritäten, kein Blick auf die persönlichen Ziele
GTD INDIVIDUELL ANPASSEN Plane deine Tage: maximal fünf großen Brocken für die Woche (mit Termin) Liste für jeden Tag mit drei wichtige To-do s auf Nutze eine Wochenübersicht Reflektiere über dein Leben Setze dir Lebens- und Jahresziele FOKUSSIEREN Arbeiten im 25-Minuten-Rhythmus Nach jeder Pomodoro 5 Minuten Pause Nach vier Pomodoros ½ Stunden Pause Eine Pomodoro kann nicht geteilt oder unterbrochen werden! Die ersten 90 Minuten stille Arbeit
PAPIERABLAGE CLASSEI-ORDNER passend zu GTD Jedes Projekt bekommt eine Classei-Mappe als Projektmappe Zusätzliche Mappen für @warten auf und @irgendwann/vielleicht, etc.
ABLAGE MIT CLASSEI Sofort-Ordnung Vereinzelung, kleine Einheiten Finden leicht gemacht, durch Farben und Alphabet Vertikale Ordnung keine Blätterstapel mehr! spart Zeit und Platz EVERNOTE: EIN ZETTELKASTEN Elektronisch alle Notizen an einem zentralen Ort sammeln.txt,.pdf,.jpg,.avi Starke Suchfunktion Sync über die Cloud überall dabei
VERSCHIEDENES Versehen Sie jede Notiz mit einem Datum Setzen Sie sich smarte Ziele Kommen Sie zu Treffen oder Konferenzen 10 Minuten früher und nehmen Sie sich etwas zu Arbeiten mit Limitieren Sie das Fach für Lesestoff und haben Sie immer etwas dabei. Nutzen Sie Sparschweinchenzeiten Nutzen Sie schöne Tools WQS - ANTWORTEN Wie viel Arbeitszeit wird durch unproduktive Tätigkeiten in Deutschland durchschnittlich verschwendet? 10% 20% 30% mehr: 38% (laut Fraunhofer IPA) Wie lange dauert es, einen Vorgang in einen Leitz-Ordner abzulegen? 30 sec 46,6 sec 50 sec 90 sec mehr Zum Vergleich: Ablage in Classei: 13,1 sec Wie viel Papier verbraucht ein Bundesdeutscher jährlich? 50 kg 100 kg 200 kg mehr: 256,4 kg, knapp die Hälfte davon sind grafische Papiere
WAS NEHMEN SIE MIT? Welche Idee hat mich am meisten angesprochen? Was werde ich in der kommenden Woche konkret tun, um meine Produktivität zu erhöhen? Welche Gewohnheit werde ich in der nächsten Woche ändern? Und welche Gewohnheit werde ich nächsten Monat ändern? FRAGEN, AUSTAUSCH Wenn Sie mögen, frage ich in vier Wochen bei Ihnen per Mail nach, wie es um Ihre Produktivität steht. Ralf Grabowski: office@grabowski.de Artikel und Kommentare unter: www.einfach-produktiv-sein.de