Schritt für Schritt zur rechtssicheren Betriebskostenabrechnung 5. Schritt: Mieter erfassen / Mietvertrag erstellen Beim Aufsetzen des Mietervertrags sollten Sie gründlich sein und sich nicht auf das erstbeste Vertragsmuster verlassen. Mit WISO Hausverwalter sind Sie auf der sicheren Seite. Wollen Sie die Daten eines bereits bestehenden Vertrags erfassen, sollten Sie den Punkt Daten erfassen Stammdaten Mieter / Verträge wählen und dort die Daten direkt eingeben. Wollen Sie hingegen einen neuen Mieter erfassen und für diesen auch gleichzeitig einen Mietvertrag mit erstellen, so sollten Sie in der Navigation Daten erfassen Stammdaten und dann in der Übersicht auf dem mittleren Teil des Bildschirm unter Assistenten einen weiteren Mietvertrag anlegen / einen Mieterwechsel durchführen auswählen. Wählen Sie die betreffende Wohnung aus. Danach wählen Sie im Feld Neuer Mieter entweder einen bestehenden Kontakt aus oder legen über den Link einen neuen Kontakt als Mieter für die Wohnung an.
WISO Hausverwalter 2011
Schritt für Schritt zur rechtssicheren Betriebskostenabrechnung Informationen zu einem Kontakt Wenn Sie einen Kontakt als Mieter, Eigentümer, Hausmeister oder Verwalter ausgewählt haben, zeigt Ihnen der WISO Hausverwalter diese Zuordnung am unteren Rand der Eingabemaske Kontakte in einem Infobereich an, beispielsweise als Herr Mustermann ist Mieter. Das Kreuzchen bei eine neue Miete festlegen aktiviert das Folgefenster Miete und zeigt darin die bei der Wohnung definierte Miete diese können Sie dann ändern oder einfach bestehen lassen. Setzen Sie hier keine Markierung, wird das Fenster Miete nicht angezeigt und die bei der Wohnung angegebenen Daten verwendet. Das Kreuz Mietvertrag aus Vorlage erstellen sollten Sie setzen, wenn Sie einen mit den Daten ausgefüllten Standard- Mietvertrag ausdrucken möchten. Es gibt noch weitere Mieter brauchen Sie in der Regel nicht anzukreuzen. Dies gilt nur, falls mehrere Personen gleichzeitig die Wohnung gemietet haben (z.b. Wohngemeinschaften). Schließen Sie den Schritt mit Weiter ab.
WISO Hausverwalter 2011 Im Schritt Miete werden die aktuellen (zur Wohnung hinterlegten) Zahlen automatisch angezeigt. Das Kreuz bei Staffelmiete sollten Sie nur setzen, wenn eine entsprechende Regelung im Mietvertrag vorliegt. Sollte dies der Fall sein, wird eine zusätzliche Tabelle eingeblendet, in der Sie die Schritte und das jeweilige Anpassungsdatum erfassen können. Das Programm wird dann die Anpassungen zum gewünschten Termin automatisch berücksichtigen.
Schritt für Schritt zur rechtssicheren Betriebskostenabrechnung Falls eine Umsatzsteuerpflichtige Vermietung vorliegt (z.b. bei einem Ladenlokal oder sonstigen Gewerbeflächen) setzen Sie das Kreuz. Es wird ein zusätzliches Feld eingeblendet in dem Sie den für die Vermietung relevanten MwSt. Satz auswählen können (seit 2007: 19 %, davor: 16 %). Im nächsten Feld geben Sie an, ab wann die Miete gelten soll bzw. seit wann sie gilt. Geben Sie hier den Vertragsbeginn des neuen Mieters ein. Im nächsten Feld wählen Sie die Zahlungsweise aus, in der Regel ist dies monatlich. Kontrollieren Sie anschließend in den nächsten Feldern die Kaltmiete, Neben- und Heizkostenvorauszahlung sowie eventuell eine gesonderte Garagen- und Stellplatzmiete. Sollten sonstige regelmäßige Zahlungen (wie z.b. Wegerecht oder Nutzungsgebühren) zur Miete gehören, können Sie diese auch erfassen. Mit Weiter gelangen Sie zur Seite Vertrag. Umsatzsteuer Einnahmen aus Vermietung und Verpachtung sind normalerweise von der Umsatzsteuer befreit. Falls Sie Räume an gewerbliche Mieter überlassen, kann es im Einzelfall sinnvoll sein, sich freiwillig der Umsatzsteuer zu unterwerfen. Im Gegenzug darf die in den Ausgaben enthaltene Mehrwertsteuer (= Vorsteuer ) von der Steuer abgezogen werden. Für den Mieter ändert sich durch die in Rechnung gestellte Umsatzsteuer nichts. Die Möglichkeit zur Umsatzbesteuerung nur besteht, wenn der Mieter seinerseits diese als Vorsteuer wieder geltend machen kann. Der Mieter bekommt also die zusätzlich zur Miete und den Betriebskosten erhobene Umsatzsteuer vom Finanzamt erstattet. Falls Sie für die Umsatzsteuer optiert haben, setzen Sie ein Kreuz vor der Option umsatzsteuerpflichtige Vermietung. Das Programm berücksichtigt dann in der Nebenostenabrechnung die Umsatzsteuer und unterstützt Sie bei der Erstellung korrekter Umsatzsteuervorauszahlungen und -erklärungen.
WISO Hausverwalter 2011 Jetzt werden Sie nach mehreren Datumswerten gefragt. Vertragsbeginn: Dieser Wert ist das abrechnungsrelevante Datum. Geben Sie hier den Tag ein, ab dem der Mieter die Wohnung gemietet hat und Miete sowie Vorauszahlungen bezahlt. Vertragsende: Dieser Wert liegt in der Regel beim Vertragsabschluss nicht vor und kann freigelassen werden. Ausnahme: der Vertrag wurde auf Zeit geschlossen. Vertragsdatum: Dieser Wert ist keine Pflichtangabe und auch nicht relevant für die Abrechnung. Hier kann das Datum erfasst werden, an dem der Vertrag unterschrieben wurde. Einzugsdatum: Dieser Wert ist ebenfalls rein informativ und in der Regel identisch mit dem Vertragsbeginn (daher wird dieser Wert automatisch vorbelegt).
Schritt für Schritt zur rechtssicheren Betriebskostenabrechnung Im nächsten Feld geben Sie die aktuelle Anzahl der Personen im Haushalt an. Die Eingabe erfolgt mit einer Nachkommastelle, da in manchen Fällen Kleinkinder nur mit 0,5 Personen angesetzt werden. Die Anzahl der Personen wird für die Berechnung des Umlageschlüssels Personen x Monate verwendet, der standardmäßig für einige Kosten verwendet wird. Falls eine gewerbliche Nutzung der Wohnung vorliegt setzen Sie das Kreuzchen. Es werden dann weitere Angaben erfasst, die sich auf eine abweichende Fristenregelung bei der Kündigung beziehen. Im nächsten Feld können Sie die Bankverbindung des Mieters angeben (z.b. für Lastschrifteinzug). Entweder wählen Sie diese aus der Liste aus, oder legen über den Link eine neue Bankverbindung an. Die Bankverbindung des Eigentümers ist bereits vorbelegt und kann in der Regel so übernommen werden. Kaltmiete (höchstens das 3-fache!). Die vereinbarte Kaltmiete wird vom Programm automatisch ausgefüllt, so dass Sie nur noch den Faktor eintragen müssen (z.b. 2 ). Falls Sie einen anderen Betrag vereinbart haben, können Sie diesen eintragen und bei den Monaten 1x angeben. Wenn Sie keine Kaution vereinbart haben brauchen Sie nichts zu verändern. Die beiden folgenden Felder sind nicht abrechnungsrelevant. Tipp: Die mit WISO Hausverwalter erzeugten Vertragsformulare entsprechen dem aktuellen Stand der Gesetzgebung und Rechtsprechung und werden bei Rechtsprechungsänderungen aktualisiert. Eine Gewähr für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Inhalte für jeden Einzelfall kann jedoch nicht übernommen werden. Bevor Sie das Dokument Ihrem Mieter zur Unterschrift vorlegen, sollten Sie es daher noch einmal prüfen. Falls Sie eine Kaution mit dem Mieter vereinbart haben, können Sie diese in den nächsten beiden Feldern eingeben. In der Regel ist die Kaution ein Vielfaches der monatlichen
WISO Hausverwalter 2011
Schritt für Schritt zur rechtssicheren Betriebskostenabrechnung
WISO Hausverwalter 2011 Für alle zur Wohnung gehörenden Zähler, erfolgt nun die Eingabe der aktuellen Zählerstände bei Mietbeginn. Fallen das Ende des vorhergehenden Vertrags und des Beginns des neuen Vertrags auseinander, so müssen Sie die Zählerstände zweimal erfassen Tragen Sie hier also die Zählerstände ein und verlassen die Eingabemaske jeweils mit einem Klick auf Weiter. Wenn Sie eingangs Mietvertrag aus Vorlage erstellen markiert haben, erscheint nun die Seite zur Auswahl der Mietvertragsvorlage. Wählen aus den angebotenen Musterbriefvorlagen den für Ihre Zwecke am besten passenden Vertragsentwurf, meist ist das der Mietvertrag - Standardwohnraum. Als Dateinamen des Vertrags sollte Sie die Vorgabe beibehalten. Sie können aber auch die Vertragsvorlage in einem anderen Verzeichnis speichern, wenn Sie auf die Schaltfläche am rechten Rand klicken. Geben Sie dazu anschließend eine Bezeichnung, bzw. einen Dateinamen für das Dokument an und klicken auf Speichern. Sie können die Vertragsvorlage auch in die Dokumentenverwaltung übernehmen, wenn Sie das Ankreuzfeld aktivieren. Ebenso können Sie weitere Dokumente als Anlagen anhängen. Verlassen Sie die Seite mit einem Klick auf Weiter. Auf der Übersichtsseite können Sie nun Ihre Angaben noch einmal abschließend überprüfen. Sollten Sie einen Fehler entdecken Navigieren Sie mit der Schaltfläche Zurück an die entsprechende Stelle und korrigieren die Angaben. Schließen Sie die Erfassung des Mieters mit einem Klick auf OK ab. Mietvertrag bearbeiten und drucken Der Mietvertrag wird standardmäßig als Datei im Word- Format (*.doc) im Dokumenten -Verzeichnis ( Hausverwalter\2011\Dokumente ) abgelegt. Mithilfe Ihres Textverarbeitungsprogramms können Sie den Mietvertrag nun öffnen, ergänzen, überprüfen und drucken. Wenn Sie die Vertragsvorlage in die Dokumentenverwaltung übernommen haben, können Sie den Mietvertrag auch aus dem Programm heraus aufrufen. Wählen Sie dazu in der Navigation Daten erfassen Schriftverkehr Dokumente. In der Liste der gespeicherten Dokumente ist der Mietvertrag aufgeführt, den Sie mit einem Mausklick markieren. Wenn Sie in der Eingabemaske Dokumente auf den Link Dokument anzeigen klicken, öffnet WISO Hausverwalter ihr Textbearbeitungsprogramm mit dem gewählten Mietvertrag.