Aufbewahrungspflichten für Gewerbetreibende Ein Merkblatt der Industrie- und Handelskammer Hannver 1. Wer ist aufgewahrungspflichtig? Die Aufbewahrungspflicht ist Teil der steuerlichen und handelsrechtlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht. Jeder, der nach Steuer- der Handelsrecht zum Führen vn Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet ist, ist daher auch aufbewahrungspflichtig. Auch Gewerbetreibende, die ihren Gewinn durch Einnahme- Überschussrechnung ermitteln, sind verpflichtet, ihre Gewinnermittlung swie die zu Grunde liegenden Belege aufzubewahren. (Ein Merkblatt, das die Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten für Gewerbetreibende zusammenfasst, finden Sie auf der Website der IHK Hannver in der Rubrik Steuern unter Snstiges Steuerrecht, Gewinnermittlung/Bilanzsteuerrecht.) Die Buchführungs-, Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht bezieht sich dabei auf den einzelnen Betrieb, bei dem die gesetzlichen Merkmale zutreffen. Dies gilt auch dann, wenn mehrere Persnen an dem Betrieb beteiligt sind. Zur Aufbewahrung vn Unterlagen sind daher verpflichtet: bei Einzelunternehmen der Geschäftsinhaber, bei der GbR der OHG die Gesellschafter, bei der KG die persönlich haftenden und die zur Geschäftsführung berufenen Gesellschafter, bei der (atypisch) stillen Gesellschaft nur der Inhaber des Handelsgeschäfts, bei der GmbH der/die Geschäftsführer, bei der AG, bei Vereinen, Stiftungen und Genssenschaften die Vrstände. Auch Steuerpflichtige, die nicht Gewerbetreibende, Selbständige der Land- und Frstwirte sind, und Privatpersnen kann eine Aufbewahrungspflicht treffen: Erzielen Steuerpflichtige aus sgenannten Überschusseinkünften (nichtselbständige Arbeit, Kapitaleinkünfte, Vermietung und Verpachtung, snstige Einkünfte) psitive Einkünfte vn mehr als 500.000 Eur im Jahr, s unterliegen sie besnderen Aufbewahrungsvrschriften ( 147a AO). Für Privatpersnen gilt unter bestimmten Vraussetzungen eine zweijährige Aufbewahrungsfrist: Beziehen sie Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück (zum Beispiel Bauleistungen, planerische Leistungen, Bauüberwachung, Renvierung, Gartengestaltung), s haben sie Rechnungen, Zahlungsbelege und andere beweiskräftige Unterlagen, die sie diesbezüglich erhalten, aufzubewahren. Der leistende Unternehmer hat sie nach dem Umsatzsteuergesetz in der Rechnung auf diese Aufbewahrungspflicht hinzuweisen. 2. Was ist aufzubewahren? Aus steuerlichen Gründen sind sämtliche Unterlagen aufzubewahren, die für die Besteuerung vn Bedeutung sind. 147 Abs. 1 AO nennt dabei insbesndere die flgenden Unterlagen: Seite 1 vn 7
(Handels-)Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse (Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung), Lageberichte, Eröffnungsbilanz und die zum Verständnis dieser Unterlagen erfrderlichen Arbeitsanweisungen und Organisatinsunterlagen empfangene Handels- und Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe, Buchungsbelege Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zllanmeldung beizufügen sind, sfern die Zllbehörden auf ihre Vrlage verzichtet der sie nach erflgter Vrlage zurückgegeben haben, snstige steuerrelevante Unterlagen. Das Prblem, das sich in der Praxis stellt, ist die richtige Einrdnung der Unterlagen. Nicht jeder Brief ist ein Handels- der Geschäftsbrief und nicht jeder Beleg ein Buchungsbeleg. Zu den (Handels-)Büchern und Aufzeichnungen gehören Jurnal (Grundbuch) und Hauptbuch swie Nebenbücher. Letztere werden bei der dppelten Buchführung in Frm vn Knten geführt. Bei der Offene-Psten-Buchhaltung ersetzen Belege die snst zu führenden Knten. Es kmmt darauf an, dass die Bücher für die Besteuerung in irgendeiner Frm vn Bedeutung sind. Inventare sind Aufzeichnungen über die körperliche und wertmäßige Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände und Schulden. Das Inventar kann auf verschiedene Art und Weise ermittelt werden. Je nach angewandtem Verfahren müssen zusätzlich Inventuranweisungen, Verfahrensbeschreibungen und ähnliche Aufzeichnungen aufgewahrt werden. Sweit für das Verständnis der Aufzeichnungen erfrderlich, sind auch Arbeitsanweisungen und Organisatinsvrschriften aufzubewahren dazu gehören beispielsweise Unterlagen, die die Technik eines DV-gestützten Buchführungssystems erläutern. Als Handels-/Geschäftsbrief ist sämtliche Krrespndenz anzusehen, mit deren Hilfe ein Geschäft vrbereitet, durchgeführt der rückabgewickelt wird. Krrespndenz, die nicht zum Abschluss eines Geschäfts geführt hat, ist kein Handels-/Geschäftsbrief (zum Beispiel Werbeflyer, Prspekte, nicht erflgreiche Angebte). Buchungsbelege dienen als Nachweis, dass einem gebuchten Sachverhalt auch ein tatsächlich existierender Vrgang zu Grunde liegt. Oft sind externe Buchungsbelege auch gleichzeitig Handels-/Geschäftsbriefe. Snstige Unterlagen können beispielsweise Kalkulatinsunterlagen, Ausfuhrbelege der Bewertungen vn Eigenleistungen sein. Ihre Relevanz für die Besteuerung ist im Einzelfall zu prüfen. Eine spezielle Regelung zur Aufbewahrung vn Rechnungen findet sich im Umsatzsteuergesetz ( 14b UStG). Danach hat der Unternehmer ein Dppel der Rechnung, die er selbst der ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat, swie alle Rechnungen, die er erhalten der die ein Leistungsempfänger der in dessen Namen und für dessen Rechnung ein Dritter ausgestellt hat, aufzubewahren. Dies gilt unter anderem auch für den Fall, dass die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger verlagert ist. Nicht aufbewahrungspflichtig sind betriebsinterne Aufzeichnungen wie Kalender, Arbeits- und Fahrberichte, die keine steuerliche Relevanz haben. Diese Unterlagen können zeitnah vernichtet werden und müssen dem Außenprüfer der Steuerfahnder nicht vrgelegt werden. Seite 2 vn 7
3. Wie lange sind die Unterlagen aufzubewahren? Die Aufbewahrungsfrist für Bücher und Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Inventare, Lageberichte, Eröffnungsbilanz, Buchungsbelege, bestimmte Zllunterlagen (vgl. ben Ziffer 2) und Rechnungen beträgt zehn Jahre. Alle anderen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen sind sechs Jahre aufzubewahren. Erfüllen Unterlagen die Kriterien mehrerer Kategrien, ist beispielsweise ein Handels-/Geschäftsbrief gleichzeitig Rechnung der Buchungsbeleg, s gilt die längere Aufbewahrungsfrist (im Beispiel: zehn Jahre). Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzten Eintragungen in den Büchern gemacht wurden, die Handels-/Geschäftsbriefe empfangen der abgesandt wurden, die Buchungsbelege der snstigen Unterlagen entstanden sind der die entsprechenden Aufzeichnungen vrgenmmen wurden. Bei Vertragsunterlagen beginnt die Frist nach Ablauf des Vertrages. Die Aufbewahrungsfrist kann sich unter bestimmten Vraussetzungen jedch auch verlängern. Dies ist dann der Fall, wenn die Unterlagen für Steuern vn Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist nch nicht abgelaufen ist, bei der eine Steuerfestsetzung der deren Änderung/Aufhebung als nch zulässig ist. Der Ablauf der Festsetzungsfrist kann durch eine Reihe vn Ereignissen hinausgeschben der gehemmt sein, beispielsweise durch eine verspätete Abgabe der Steuererklärung, einen Einspruch der eine Klage der durch eine Außenprüfung. Unterlagen sind nach Ablauf der Festsetzungsfrist auch dann länger aufzubewahren, wenn und sweit sie für flgende Sachverhalte vn Bedeutung sind: begnnene Außenprüfung, vrläufige Steuerfestsetzung, anhängige steuerstraf- der bußgeldrechtliche Ermittlungen, schwebendes der aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren, zur Begründung vn Anträgen des Steuerpflichtigen an das Finanzamt. Unabhängig vn Aufbewahrungspflichten nach Handels- und Steuerrecht kann es aus anderen Gründen erfrderlich und angebracht sein, Unterlagen länger aufzubewahren beispielsweise aus Beweiszwecken der auch aufgrund vn Spezialvrschriften für einzelne Berufe, Branchen etc. 4. In welcher Frm sind die Unterlagen aufzubewahren? Für die Aufbewahrung sind gesetzlich die flgenden Frmen vrgeschrieben: Jahresabschlüsse, die Eröffnungsbilanz und bestimmte Zllunterlagen (vgl. ben Ziffer 2) sind im Original aufzubewahren (durch Allgemeinverfügung des Bundesfinanzministeriums (BMF) vm 8. März 2004, III B 7 S 01317 3/04, hat die Finanzverwaltung hiervn Abstand genmmen, s dass es bei diesen Unterlagen nun auch gestattet ist, sie als Wiedergabe auf einem Bild der Datenträger aufzubewahren ausgenmmen sind hiervn lediglich amtliche Urkunden jeder Art swie Unterlagen mit Urspruchsbescheinigungen); Handels- und Geschäftsbriefe swie Buchungsbelege sind s aufzubewahren, dass sie bildlich mit dem Original übereinstimmen; Snstige Unterlagen sind s aufzubewahren, dass sie inhaltlich mit dem Original übereinstimmen. Seite 3 vn 7
4.1 Aufbewahrung im Original Die Aufbewahrung der Unterlagen im Original muss gesichert und gerdnet vrgenmmen werden. Gesichert bedeutet in diesem Zusammenhang, dass die Unterlagen s aufzubewahren sind, dass sie insbesndere vr Risiken wie Feuer, Wasser und Feuchtigkeit geschützt werden. Es muss dafür Srge getragen sein, dass die Gefährdung der Unterlagen durch diese Risiken minimiert wird, zum Beispiel indem in den Räumen, in denen die Unterlagen aufbewahrt werden ein Rauchverbt besteht, keine feuergefährlichen Güter aufbewahrt werden, die Räumlichkeiten nicht hchwassergefährdet sind und ausreichend belüftet werden, um ein Vermdern der Unterlagen zu verhindern. Auch ist darauf zu achten, dass die Unterlagen durch Ausbleichen nicht unleserlich werden. Die Gefahr besteht insbesndere beispielsweise bei Thermpapier, s dass in diesen Fällen rechtzeitig Kpien der Unterlagen gefertigt und zu den Originalen geheftet werden sllten. Um ein Abhandenkmmen der Unterlagen möglichst auszuschließen, sllten sie darüber hinaus in Räumlichkeiten aufbewahrt werden, die einer Zugangskntrlle unterliegen. Gerdnet meint, dass die Unterlagen s aufzubewahren sind, dass es einem sachverständigen Dritten möglich ist, sie innerhalb angemessener Zeit zu prüfen. Dazu empfiehlt es sich, ein verbindliches Regelwerk zu installieren, das festlegt, welche Unterlagen nach welchen Ordnungskriterien archiviert werden, wer dafür zuständig ist, wie die Aus- und Rückgabe vn Archivmaterial zu handhaben ist und wer nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist die Vernichtung der Unterlagen veranlassen kann. 4.2 Aufbewahrung auf einem Bildträger der anderen Datenträger 4.2.1 Bildliche Wiedergabe Die bildliche Wiedergabe vn Unterlagen erfrdert die riginalgetreue Übertragung des Bildes auf das gewählte Speichermedium, die gesicherte und gerdnete Aufbewahrung der Speichermedien und eine lesbare bildliche Wiedergabe des Bildes bei Bedarf. Begründet wird das das Erfrdernis einer bildlichen Wiedergabe mit der Beweisfunktin der zu archivierenden Unterlagen. Sie muss daher alle auf dem Original angebrachten Sicht-, Kntrll- und snstige Bearbeitungsvermerke enthalten, kann aber auch in einem anderen Größenfrmat als das Original erflgen. Auch die Farbe kann im Einzelfall Beweiskraft besitzen, wenn zum Beispiel allein anhand der Farbe erkennbar ist, b es sich um ein Original der eine Kpie handelt. Aus spezialgesetzlichen Regelungen kann sich ergeben, dass ausnahmsweise keine bildliche Wiedergabe ausreichend, sndern die Aufbewahrung im Original erfrderlich ist. S kann bei Eingangsrechnungen nur beim Vrliegen der Originalrechnung ein Vrsteuerabzug geltend gemacht werden. Wird das Original der Rechnung nicht aufbewahrt, ist der Nachweis, dass das Original der Rechnung beim Vrsteuerabzug vrgelegen hat, schwierig. Auch für Ausfuhrbelege, bei denen die Originale mit Dienststempelaufdrucken versehen sind, ist die Aufbewahrung im Original vrgeschrieben, da nach Auffassung der Finanzverwaltung bei bildlicher Wiedergabe nicht hinreichend sicher festgestellt werden kann, b der Stempelaufdruck vn einem Originalstempel stammt. Dies gilt auch dann, wenn die Stempelaufdrucke keine speziellen Pigmentierungen enthalten. Einzelheiten hierzu regelt die zwischen dem Bundesfinanzministerium und den bersten Finanzbehörden der Länder abgestimmte Verfügung der Oberfinanzdirektin Kblenz vm 7. Mai 2007 (S 7134 A St 442). Seite 4 vn 7
4.2.2 Inhaltliche Wiedergabe Im Gegensatz zur bildlichen Wiedergabe erfrderliche die inhaltliche Wiedergabe lediglich, dass die aufzubewahrenden Infrmatinen vllständig und richtig auf das Speichermedium übernmmen werden. Der Inhalt darf während der Aufbewahrung nicht verändert werden, und die Wiedergabe des Inhalts muss während der Aufbewahrungsfrist jederzeit möglich sein. 4.3 Beweiskraft Vr einer Vernichtung der Originalunterlagen sllte sichergestellt werden, dass die Aufbewahrung der Originale nicht aufgrund anderer steuerlicher Vrschriften (beispielsweise zur Geltendmachung des Vrsteuerabzugs, 62 Abs. 2 UStDV) der anderen Beweisgründen erfrderlich ist. Insbesndere für den Vrsteuerabzug ist es nämlich erfrderlich, dass die Rechnung entweder in Papierfrm vrliegt der für den Fall einer elektrnischen Rechnung mit einer qualifizierten elektrnischen Signatur beziehungsweise Signatur mit Anbieter-Akkreditierung versehen ist. Auch aus anderen Beweisgründen kann es ntwendig sein, die Originale aufzubewahren. S lassen sich beispielsweise in einem Przess Rechtsansprüche zum Teil nur durch Vrlage des Originals belegen. Grundsätzlich genügt zwar auch die Möglichkeit einer bildlichen Wiedergabe für Zwecke der Beweissicherung, da sie der freien richterlichen Würdigung unterliegen. Als Urkundsbeweis im besnderen gerichtlichen Verfahren sind sie jedch nicht zulässig, da als bildliche Wiedergabe gespeicherte Daten nicht als Urkunden im Sinne der Zivilprzessrdnung gelten. 4.4 Exkurs: Originär digitale Unterlagen (insbesndere E-Mails) Unterlagen, die steuerlich relevant und zugleich riginär digital sind, müssen s aufbewahrt werden, dass sie maschinell auswertbar sind. Diese riginär digitalen Unterlagen müssen elektrnisch aufbewahrt, das heißt archiviert werden, wenn sie auf dem Prduktivsystem, mit dem gearbeitet wird, nicht mehr vrgehalten können (gemäß GBS Grundsätze rdnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme). Das bedeutet, dass für diese Unterlagen die bildliche Wiedergabe auf Papier, Mikrfilm der als Image in einem ptischen Archiv der die inhaltliche Wiedergabe auf einem beliebigen Datenträger für sich allein nicht mehr ausreicht. Die Archivierung muss auf nicht änderbaren Datenträgern revisinssicher erflgen. Der Originalzustand der ins Archiv übermittelten Daten ist dabei sicher zu stellen. Da ab dem 1. Januar 2002 alle Eingangsrechnungen, die mit einer qualifizierten elektrnischen Signatur versehen sind, auch zum Vrsteuerabzug berechtigen, sind diese Dkumente einschließlich Signatur, Schlüssel und Zertifikaten zu speichern. E-Mails, die für die Besteuerung vn Bedeutung sind, müssen nach den allgemeinen Vrschriften aufbewahrt werden. Sie stellen riginär digitale Dkumente dar, s dass sie für den Datenzugriff im Originalfrmat maschinell auswertbar vrgehalten werden müssen. Dies gilt zum Beispiel für eine per E-Mail übermittelte Reisekstenabrechnung in einem Tabellenkalkulatinsfrmat. Nach den GBS sind auch E-Mails als riginär digitale Dkumente mit einem unveränderlichen Index zu versehen, unter dem das archivierte digitale Dkument bearbeitet und verwaltet werden kann. Signierte E-Mail-Dkumente sind zusammen mit der Signatur aufzubewahren. Anhänge vn E-Mails sind wie Anlagen vn Handels-/Geschäftsbriefen zu behandeln: Sie sind dann aufbewahrungspflichtig, wenn die E-Mail hne sie nicht verständlich der als Dkumentatin des Geschäftsvrgangs snst unzureichend ist. Seite 5 vn 7
5. W sind die Unterlagen aufzubewahren? Nach den steuerrechtlichen Vrschriften sind die Unterlagen grundsätzlich im Inland aufzubewahren ( 146 Abs. 2 AO). Das Handelsrecht schreibt keinen bestimmten Ort vr, sndern legt nur fest, dass die Unterlagen in einer angemessenen Zeit vrgelegt werden können ( 239 Abs. 4 HGB). Auf schriftlichen Antrag kann das zuständige Finanzamt allerdings auch bewilligen, dass die elektrnische Bücher und snstige erfrderliche Aufzeichnungen in einem anderen Staat der Eurpäischen Unin geführt und aufbewahrt werden können ( 146 Abs. 2a AO). Unter bestimmten Vraussetzungen ist dies auch in anderen Staaten des Eurpäischen Wirtschaftsraums (Island, Liechtenstein, Nrwegen) möglich. Bei der Aufbewahrung vn Rechnungen ist zu beachten, dass im Inland ansässige Unternehmer verpflichtet sind, alle Rechnungen im Inland aufzubewahren. Werden die Rechnungen jedch elektrnisch aufbewahrt und ist eine vllständige Fernabfrage der Daten gewährleistet, s ist auch hier eine Aufbewahrung im übrigen Gemeinschaftsgebiet zulässig. Das Finanzamt ist jedch darüber zu infrmieren, dass die Rechnungen nicht im Inland aufbewahrt werden. 6. Was passiert bei einem Verstß gegen die Aufbewahrungspflichten? Verstöße gegen die Aufbewahrungspflichten haben grundsätzlich dieselben Rechtsflgen wie ein Verstß gegen Dkumentatinspflichten. Die Buchführung entspricht nicht den Vrschriften der 140 bis 148 AO, s dass die Finanzbehörde berechtigt ist, die Besteuerungsgrundlage zu schätzen. Werden gleichzeitig Steuerstraftatbestände der snstige Straftatbestände verwirklicht, s kann die Verletzung vn Aufbewahrungspflichten auch zu Geld- der Freiheitsstrafen führen. Zwar kann auch höhere Gewalt (zum Beispiel Hchwasser, Feuer der snstige Katastrphen) zum Verlust vn Unterlagen und damit einem Verstß gegen Aufbewahrungspflichten führen. Jedch kmmt in diesen Fällen in aller Regel ein Erlass etwaiger Steuern aus Billigkeitsgründen in Betracht. 7. Wie sind die zu erwartenden Ksten für die Aufbewahrung zu berücksichtigen? Für die zu erwartenden Aufwendung für die Aufbewahrung der Unterlagen ist in Handels- und Steuerbilanz eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten zu bilden, weil hierfür eine öffentlich-rechtliche Verpflichtung besteht. Details zur Rückstellung für Aufbewahrungsksten und insbesndere zur Berechnung der berücksichtigungsfähigen Ksten enthält eine Verfügung der Oberfinanzdirektin Hannver vm 27. Juni 2007 (S 2137 106 StO 222/221). 8. Beispiele Flgende Beispiele verdeutlichen die Fristberechnung: Beispiel 1: Den Jahresabschluss für das Kalenderjahr 2009 haben Sie am 18. Juni 2010 aufgestellt. Wie lange müssen Sie den Jahresabschluss und die ihm zu Grunde liegenden Unterlagen aufbewahren und wann können Sie die Unterlagen hierzu vernichten? Seite 6 vn 7
Für den Jahresabschluss (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung) und die hierzu erfrderlichen Unterlagen gilt eine Aufbewahrungsfrist vn zehn Jahren. Sie beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem der Jahresabschluss aufgestellt wurde (hier: mit Ablauf des 31. Dezember 2010). Ab dem 1. Januar 2021 können die Unterlagen dann grundsätzlich vernichtet werden. Beispiel 2: Ein Kunde bestellt bei Ihnen am 23. Februar 2010 Waren. Sie liefern die Waren und schicken ihm am 9. März 2010 die Rechnung mit einem Zahlungsziel vn 30 Tagen. Nachdem die Frist verstrichen ist, schicken Sie dem Kunden am 1. Juni 2010 eine Mahnung, auf die er nch im selben Mnat bezahlt. Aus dem Kntauszug für Juni 2010 ergibt sich die Zahlung, die Sie entsprechend buchen. Für Handels-/Geschäftsbriefe, zu denen auch Bestellunterlagen und Mahnungen zählen, gilt eine Aufbewahrungsfrist vn sechs Jahren. Für Buchungsbelege wie Rechnungen und Kntauszüge gilt eine Aufbewahrungsfrist vn zehn Jahren. Die Frist beginnt jeweils mit Ablauf des Jahres, in dem der Handels-/Geschäftsbrief empfangen der abgesandt wurde beziehungsweise der Buchungsbeleg entstanden ist (hier in allen Fällen: 31. Dezember 2010). Die Bestellunterlagen und Mahnungen können daher grundsätzlich ab dem 1. Januar 2017, die Rechnungen und Kntauszüge grundsätzlich ab dem 1. Januar 2021 vernichtet werden. Hinweis Dieses Merkblatt sll als Service Ihrer Industrie- und Handelskammer Hannver nur erste Hinweise geben und erhebt keinen Anspruch auf Vllständigkeit. Obwhl es mit größtmöglicher Srgfalt erstellt wurde, kann eine Haftung auf die inhaltliche Richtigkeit nicht übernmmen werden. Stand: September 2010 Autr Thrsten Krpp Abteilung Handel und Dienstleistungen Tel. (0511) 3107-230 Fax (0511) 3107-435 krpp@hannver.ihk.de Industrie- und Handelskammer Hannver Schiffgraben 49 30175 Hannver www.hannver.ihk.de Seite 7 vn 7