Unternehmen operativ besser steuern Business case mit SAP S/4 HANA

Unternehmen operativ besser steuern Business case mit SAP S/4 HANA Horváth & Partners Horst Müller Frankfurt, 18. November 2015

Inhalt SAP S/4 HANA: Wesentliche Änderungen Operative Steuerung: Bewährte Konzepte - neu gedacht Anhang: Referenzen und Kontakt 2

Externe und interne Faktoren führen zu Änderungsbedarfen im operativen Management Internal drivers for change Projektbeispiel External drivers for change Strategy Operation IT Changing organizational structures lead to new management control requirements Gap between external and internal accounting Complexity in data processing and high resource requirements Different reporting solutions with divergent results Need of consolidation of heterogeneous IT systems Operational management on S/4 HANA Big data changes way of data processing and analysis SAP technology innovation (S/4 HANA) is next generation of data processing 3

S/4 HANA wird der neue SAP Standard werden SAP R/2 SAP R/3 SAP S/4 1980 1985 1990 1995 2000 2005 2010 2015 2020 2025 2030 R3 has become standard solution S4 innovation No further maintenance S4 is standard solution 4

S/4 HANA vereinfacht das Datenmodell - Transaktion und Analyse werden zusammengeführt Compression Column storage Any attribute as an index OLAP + OLTP together New database concept S/4 HANA Integrated data in universal journal Reduced data volume General ledger Profitability Traditional DB Facilitated data model Management accounting Universal journal Asset accounting Material ledger 600 GB HANA 120 GB S/4 HANA 40 GB Simplified reporting S/4 BW view on S/4 data No data transport No data pre-aggregation Real-time reporting enabled 5

Mit S/4 HANA wird der Single-source of truth Ansatz jetzt auch technisch umgesetzt R3 S/4 HANA Accounting Planning Reporting Controlling Cash Management Operational management on S/4 HANA Verschiedene Lösungen und Datentabellen erhöhen die Komplexität und erschweren die Abstimmbarkeit Ein single-source of truth für alle Finance Daten vereinfacht und verbessert die operative Steuerung 6

Einheitlicher Kontenplan / Ledger Technology Basis für eine sinnvolle Nutzung von S/4 HANA bildet ein umfassendes, integriertes Konzept zur operativen Steuerung 6 Finance 5 4 Funktionsbereichs-Controlling 2 1 Verantwortlichkeit (PCA) Verrechnung & Charging Kostenart Kostenstelle Kostenträger Ergebnisrechnung (COPA) Region Kunde Projektbeispiel Produkt Umsatz/-schmälerung Produktion Kostenstelle 3 FAUF Kalkulation SHK Standardherstellkosten Einkauf / Eingangslogistik Vertriebsaußendienst Vertriebsinnendienst & -management After Sales Marketing Forschung & Entwicklung Verwaltung Vertriebsaußendienst Vertriebsinnendienst After Sales Marketing F&E Verwaltung 7 Planung / Reporting IT System / Lösung (S/4 HANA) 8

Horváth & Partners Best-Practice Konzepte, umgesetzt auf S/4 HANA ermöglichen Operational Excellence Enhancement of data acceptance due to congruent concept Projektbeispiel Enabling of a single source of truth for FI / CO / sales Significant savings in FI / CO and IT to ensure benchmark position Operational management on S/4 HANA Increase of data quality and improved handling of data volume and structure Increase of speed - real time reporting is achievable Boost in transparency - root causes are visible 9

Eine Implementierung des Konzeptes zur operativen Steuerung auf S/4 erhöht die Datenqualität & verkürzt die Amortisationszeit (Kosten, Einsparungen) Einsparungen 2 Implementierung auf R3 Kosten Signifikante Verbesserung der Datenqualität 2015 2020 2025 (Kosten, Einsparungen) Einsparungen 3 Implementierung auf S/4 HANA Signifikante Verbesserung der Datenqualität, Detailtiefe und Datenintegration 2015 Kosten 2020 2025 Die Amortisierung eines Konzeptes zur operativen Steuerung wird bei Implementierung auf S/4 HANA geschätzt 3-5 Jahre früher erreicht 10

Projektbeispiel: Die Implementierung des Konzeptes zur operativen Steuerung auf S/4 HANA wird empfohlen Projektbeispiel Results of feasibility study Recommendation 5 reasons to implement concept for operational management on simple finance (sfin): 1) One single universal ledger serve all FI and CO requirements - account based profitability analysis is possible. 2) Inventory valuation: Stock of self-made goods can be evaluated at legal costs and at group costs. 3) Integrated and simplified planning is enabled. 4) Integrated, simplified and detailed (no pre-aggregated) reporting and increase of speed (real-time reporting) is achieved. 5) S/4 HANA (and therefore sfin) is future (SAP) standard - R/3 support is estimated to stop 2025. Furthermore it leverages self-learning systems (e.g. predictive analysis). Test of the companies customer developments: Major customer developments work on sfin with few adaptions. Critical issue: Account based profitability analysis is the prerequisite for identity of FI and CO. Therefore a detailed (and account based) view on group standard costs is required but the SAP solution is currently not working in S/4. Implementation of the new concept for operational management on S/4 HANA is recommended 11

Projektbeispiel: Das Reporting wird durch die Änderungen in der operativen Steuerung, implementiert auf S4 deutlich vereinfacht Results of feasibility study Projektbeispiel Recommendation S/4 universal ledger BW data cubes are replaced by New concept for operational management combined with S/4 HANA leads to crucial simplification of reporting landscape: Most BW functionalities for financial data are replaced directly in new S/4 system. Future reporting landscape self-service S/4 BW non S/4 External Virtual access Data staging One single group BW is still required - e.g. for integration of data from non-s/4 entities or external data. Data transport from S/4 to BW is replaced by virtual access. Therefore real-time reporting is enabled, data quality rises and self-service is leveraged. A new reporting concept is required, considering e.g. landscape (one single BW), data access & security. To achieve advantages (e.g. realtime reporting, simplification, savings) business logic takes place on ERP level: As a consequence there are no data manipulation ( corrections ) in BW. All required reporting dimensions are posted directly on account level. 12

Projektbeispiel: Das neue Konzept zur operativen Steuerung, implementiert auf S/4 bietet 6 Quellen für Einsparungen Identified potentials for Finance and Controlling savings Projektbeispiel Posting Reconciliation Reporting Analysis Reduced transaction time Efficiency increase No FI/CO reconciliation effort No CO/CO reconciliation effort Real time reporting is enabled Low effort for data preparation Reports are defined integrated Analysis of causes is simplified Identified potentials for IT savings Standardization System architecture Self-developments Reporting Reduced maintenance due to standardization of FI/CO methods Reduced effort due to consolidation of ERP systems SAP standard replaces companies customer developments Simplified landscape Self-service reporting is enabled 13

Projektbeispiel: Bei Nutzung der Einsparpotentiale, werden die Einsparungen in FI/CO auf 30%, in der IT auf 15% geschätzt $ Potential savings Finance & Controlling $ Potential savings IT Projektbeispiel 30% 15% 1,2% FI/CO costs (% of revenues) Median* 0,9% 0,8% IT costs for FI/CO data related to run & change in ERP & BW *Data source: Horváth & Partners CFO Panel benchmark, n=148, 2010; FI/CO costs are total costs comprising personnel costs, IT costs, training costs, etc. 14

Für ein Konzept zur operativen Steuerung ist Horváth & Partners der richtige Partner Wir sind die führende Beratung für Finanzen und Controlling Namhafte Kunden haben sich unserer Expertise anvertraut Auszug: Projekte zu operativer Steuerung und Einführung One-ERP Wir sind die Nr. 1 Beratung der Finanzbereiche mit regelmäßigen Auszeichnungen durch die Wirtschaftspresse. fischerwerke GmbH & Co KG Konzept und Umsetzung: Kostenrechnung, Ergebnisrechnung Werksergebnisrechnung, Vertriebscontrolling, Konzernherstellkostenkalkulation Deutsche Telekom AG One ERP Programm Konzept, Projekt- und Stammdatenmanagement Evonik Industries AG One ERP, Redesign Konzern Controlling Konzept und internationaler Roll-Out Festo AG & Co. KG Steuerungslogik, Konzept und operatives Berichtswesen Konzept und internationaler Roll-Out Wir schaffen eine enge Verbindung zwischen strategischer und operativer Steuerung. Wir verzahnen Konzept mit Umsetzung und stellen damit den effektiven Nutzen unserer Projekte sicher. Wir betreuen unsere Kunden international und stellen den globalen Roll-Out unserer Projekte sicher. Fritz Dräxlmaier GmbH & Co. KG One ERP und Transferpreismanagement Konzept und Projekt Management Globaler Roll-Out Plansee SE Redesign Konzerncontrolling One ERP, Konzept, Projekt Management und Umsetzung Internationaler Roll-Out 16

Ihre Ansprechpartner für die operative Steuerung auf S/4 HANA René Linsner Rosemarie Pichler Oliver Glustin Horst Müller Partner Controlling and Finance Principal Controlling and Finance Principal Controlling and Finance Senior Project Manager Controlling and Finance T +49 711 66919 1477 M +49 160 367 0699 rlinsner@horvath-partners.com T +49 89 544625 1361 M +49 162 278 6311 rpichler@horvath-partners.com T +49 211 577908 1260 M +49 162 278 6262 oglustin@horvath-partners.com T +49 69 2695898 1342 M +49 162 278 6327 hmueller@horvath-partners.com Horváth & Partners offices in: Abu Dhabi - Berlin - Bucharest - Budapest - Dusseldorf - Frankfurt - Hamburg - Jeddah - Munich - Riyadh - Stuttgart - Vienna - Zurich Member of Cordence Worldwide with offices in: Australia - Belgium - Brazil - China - France - Italy - Japan - the Netherlands - Portugal - Singapore - South Korea - Spain - UK - USA 17