Buchführung Industrie Herausgeber: Landesverband der Volkshochschulen Niedersachsens e. V. Europäische Prüfungszentrale Hannover Wolfgang Lemke, Hellmuth Angrick 4. Ausgabe, nuar 2016 inkl. Lösungsanhang KP-BF-I-LA ISBN: 978-3-86249-526-9
Vorwort Vorwort Angesichts des vielfältigen Angebots an Fachliteratur steht jeder Interessierte, der sich in der Aus- oder Fortbildung auf dem Gebiet des Rechnungswesens befindet, vor dem Problem der Auswahl geeigneten Übungsmaterials. Das vorliegende Buch wendet sich an Teilnehmende im Kurssystem Finanzbuchhalter (VHS) ; die Konzeption des Buches folgt weitgehend dem Stoffverteilungsplan dieses Kurssystems Weiterbildungsinteressierte im Rahmen des Berufseinstiegs oder -umstiegs allgemein an kaufmännischen Fragestellungen Interessierte Mitarbeiter in Betrieben Lernende im Akademiebereich Existenzgründer Auszubildende, bei denen Fertigkeiten im Umgang mit dem Industriekontenrahmen erwartet und geprüft werden Studierende für den Einstieg Schüler und Schülerinnen Das Buch eignet sich aufgrund der Kontrollfragen und Übungsfälle auch für das Selbststudium. Die inhaltliche Darstellung konzentriert sich auf Problemstellung, Problemlösungen in tabellarischen Übersichten, Musterfälle mit Lösungen und Sachverhalte zur übenden Anwendung. Sachliche Darstellungen in tabellarisch aufbereiteter Form begünstigen erfahrungsgemäß den leichteren Erwerb von Kenntnissen und den schnelleren Überblick. Dazu sollen die tabellarischen Übersichten dienen. Symbolerläuterungen Zusatzinformationen Merksätze/Definitionen Warnhinweis Praxistipp Hinweis auf Gesetzestexte 2 HERDT-Verlag
1 Einführung in das betriebliche Rechnungswesen In diesem Kapitel erfahren Sie welche Aufgaben das Rechnungswesen hat in welche Bereiche das Rechnungswesen eingeteilt ist 1.1 Aufgaben und Gliederung des betrieblichen Rechnungswesens Problemstellung Jede unternehmerische Tätigkeit besteht darin, zukunftsorientierte Entscheidungen über den Einsatz von Mitarbeitern, Kapital und Boden, also von sog. Produktionsfaktoren, zu fällen. So werden durch den Groß- und Außenhandel eingekaufte Waren an Abnehmer vor allem auf den inländischen, aber zunehmend auch auf den ausländischen Märkten verkauft. Aus den erzielten Erlösen werden wiederum die benötigten Maschinen, Fahrzeuge, Mieten, Personalkosten u. Ä. finanziert. Dieser Entscheidungsprozess löst wert- und mengenmäßige Veränderungen aus, die mit Hilfe von Belegen erfasst, gesammelt, sinnvoll aufbereitet, ausgewertet und kontrolliert werden müssen. Damit stehen diese Daten der Unternehmensleitung als wichtige Information zur weiteren Planung zur Verfügung. Problemlösung Ziel des Rechnungswesens ist es, sämtliche Vorgänge innerhalb des Unternehmens sowie die Beziehungen zu Geschäftspartnern wert- und zahlenmäßig zu erfassen, zu kontrollieren und auszuwerten. Um dieses Ziel erreichen zu können, muss das Rechnungswesen unterschiedliche Aufgaben erfüllen, die sich wegen ihrer unterschiedlichen Zielsetzung nicht in einem einzigen Arbeitsvorgang erledigen lassen. So unterliegt die Rechenschaftslegung gegenüber der Finanzverwaltung anderen Zielen als die interne Kontrolle der wirtschaftlichen Situation. Die Hauptaufgaben, die dem Rechnungswesen gestellt sind, lassen sich wie folgt beschreiben: Dokumentation und Rechenschaftslegung Sämtliche Geschäftsvorfälle werden auf der Basis von Belegen chronologisch und sachlich geordnet, um die Vermögens-, Schulden- und Erfolgssituation des Unternehmens darstellen zu können. Rechenschaftslegung gegenüber den Kapitalgebern, der Finanzverwaltung und der Öffentlichkeit. Kontrolle der Wirtschaftlichkeit Kontrolle der Wirtschaftlichkeit in den betrieblichen Teilbereichen und der Rentabilität des Unternehmens. Disposition Bereitstellung von Unterlagen für unternehmerische Entscheidungen, wie z. B. für 1. Investitionsentscheidungen, absatzpolitische Maßnahmen, 2. finanzielle Dispositionen. Diese unterschiedlichen Aufgaben erfordern daher eine Trennung des Rechnungswesens in verschiedene Zweige, die zwar eng zusammenhängen und sich gegenseitig ergänzen, aber jeweils ihre eigenen Verfahren und Anwendungsbereiche haben. Umfang und Bedeutung der vier Zweige hängen vor allem von Größe und Branche des Unternehmens ab. 4 HERDT-Verlag
Einführung in das betriebliche Rechnungswesen Zweige des Rechnungswesens Buchhaltung Kosten- und Leistungsrechnung Betriebsstatistik Planungsrechnung Hauptaufgaben Aufzeichnung des Stands und der Veränderungen des Anlage- und Umlaufvermögens sowie des Eigen- und Fremdkapitals; der Aufwendungen und der Erträge zur Ermittlung des Erfolgs. 1. Systematische Erfassung der Kosten (= Kostenartenrechnung) 2. Verrechnung der Kosten nach Kostenstellen (= Kostenstellenrechnung) 3. Verrechnung der Kosten auf die Erzeugnisse (= Kostenträgerrechnung) Ermittlung von Kennzahlen, um durch innerbetriebliche Vergleiche und zwischenbetriebliche Vergleiche die Lage und die künftige Entwicklung des Unternehmens zu verfolgen und zu kontrollieren. Festlegung von Plänen zur künftigen Entwicklung von Investitionen Investitionsplan Finanzen Finanzplan Produktion Produktionsplan Absatz Absatzplan Werbung Werbeplan Controlling Als fünfter Zweig des Rechnungswesens wird in zunehmendem Maße das Controlling angesehen, das die vier anderen Bereiche ergänzt und unterstützt. Mit dem Begriff Controlling ist jedoch nicht die Vorstellung einer Kontrolle zu verbinden, sondern einer Steuerung. Hauptaufgaben Vergleich von Soll- und Istwerten; Ermittlung von Ursachen, wenn Abweichungen vorliegen; Erarbeitung von Lösungsvorschlägen Beispiel Die Unternehmensleitung hat geplant, im zweiten Halbjahr für die Region Niedersachsen Umsatzerlöse in Höhe von 50 Millionen EUR zu erzielen (= Sollwert). Tatsächlich wurden in diesem Zeitraum dort nur 30 Millionen EUR erzielt (= Istwert). Es gehört zu den Aufgaben des Controllings, im Rahmen einer Schwachstellenanalyse die Ursachen für die Abweichung zu ermitteln und der Unternehmensleitung geeignete Lösungsvorschläge zur Verbesserung der Absatzsituation zu unterbreiten. HERDT-Verlag 5
1.2 Buchführung als Teilbereich des betrieblichen Rechnungswesens Von diesen fünf Zweigen, zu denen das Controlling erst in den vergangenen hren hinzugekommen ist, ist die Buchführung der historisch älteste Zweig des Rechnungswesen, der erstmals 1494 durch den italienischen Franziskanermönch Luca Pacioli in einem Lehrbuch zusammenfassend dargestellt worden ist. Begriff Vermögen und Schulden sowie Erfolg eines Unternehmens werden ständig durch Geschäftsvorfälle verändert, wie z. B. durch den Kauf und Verkauf von Waren, durch Zahlung von Mieten u. Ä. Die planmäßige, vollständige und zeitlich geordnete Erfassung dieser Geschäftsvorfälle anhand von Belegen wird als Buchführung bezeichnet. Auf der Grundlage dieser Aufzeichnungen werden in der Regel zum Ende eines hres Abschlüsse erstellt, um den Stand und die Veränderungen des Vermögens und der Schulden sowie der Aufwendungen und Erträge ermitteln zu können. Aufgaben Rechenschaftslegungen Für Gründung und Führung eines Unternehmens ist Kapital erforderlich, das nicht nur von dem Unternehmer, sondern auch von weiteren Gesellschaftern als Eigenkapital oder von Kreditinstituten als Fremdkapital zur Verfügung wird. Da diese Kapitalgeber nicht immer an der Geschäftsführung beteiligt sind, fehlen ihnen Informationen über Verwendung und Stand ihres eingesetzten Kapitals. Darüber wird den Kapitalgebern Rechenschaft in Form des hresabschlusses gegeben, der von den Aufzeichnungen in der Buchführung ausgeht. Insofern bildet die Buchführung die Grundlage der Rechenschaftslegung, die von den Gesellschaftern kontrolliert werden kann, wie z. B. im Fall der OHG gemäß 118 Abs. 1 HGB: Ein Gesellschafter kann, auch wenn er von der Geschäftsführung ausgeschlossen ist, sich von den Angelegenheiten der Gesellschaft persönlich unterrichten, die Handelsbücher und Papiere der Gesellschaft einsehen und sich aus ihnen eine Bilanz und einen hresabschluss anfertigen. Selbstinformation Anhand der Aufzeichnungen in der Buchführung kann sich der Unternehmer zu jedem Zeitpunkt selbst informieren über: Stand und Veränderungen des Vermögens und der Schulden, Höhe des erwirtschafteten Gewinns oder Verlustes, wesentliche Ursachen für den Gewinn oder den Verlust. Besteuerungsgrundlagen Die aus der Buchführung erkennbaren Daten sind jedoch nicht nur für den Unternehmer oder die Gesellschafter informativ, sondern auch für die Finanzverwaltung, denn wesentliche Grundlagen für die Besteuerung ergeben sich aus der Buchführung, wie z. B. Umsatz oder Gewinn. Ob die in Steueranmeldungen oder -erklärungen angegebenen Besteuerungsgrundlagen zutreffend sind, kann die Finanzverwaltung anhand der Buchführung prüfen. Gläubigerschutz Gläubiger sind neben den Lieferern vor allem Kreditinstitute, die vor der Gewährung eines Kredites die Kreditwürdigkeit des Unternehmens beurteilen wollen und während der Laufzeit des Kredites einen Einblick in die wirtschaftliche Situation benötigen. 6 HERDT-Verlag
Einführung in das betriebliche Rechnungswesen Beweismittel Wenn es zu Prozessen mit Gläubigern, Lieferern, Arbeitnehmern oder amtlichen Stellen kommt, ist das zuständige Gericht berechtigt, die Vorlage von Handelsbüchern als Beweismittel anzuordnen. Im Laufe eines Rechtsstreits kann das Gericht auf Antrag oder von Amts wegen die Vorlegung der Handelsbücher einer Partei anordnen. ( 258 Abs. 1 HGB) 1.3 Kontrollfragen und Übungen Aufgabe 1 Eine quantitative Auswertung der Stellenangebote in der Wochenendausgabe der Frankfurter Allgemeinen Zeitung für das 4. Kalenderhalbjahr 2015 ergab, dass knapp über 30 % der Anzeigen im kaufmännischen Bereich auf Angebote im Bereich des betrieblichen Rechnungswesens entfielen. Erläutern Sie Aufgaben und Gliederung des betrieblichen Rechnungswesens. Aufgabe 2 Dem betrieblichen Rechnungswesen ist u. a. die Buchführung zuzurechnen. Erläutern Sie die Aufgaben, die die Buchführung innerhalb des Rechnungswesens zu erfüllen hat. Aufgabe 3 Die Buchführung liefert interessierten Personenkreisen Informationen über das Unternehmen. Nennen und erläutern Sie die Informationen, die die Buchführung dem Inhaber zur Verfügung stellt. Aufgabe 4 Neben dem Inhaber sind noch andere Personenkreise an den Informationen der Buchführung interessiert. 1. Nennen Sie diese Personenkreise. 2. Erläutern Sie Motive, die diese Personenkreise an den Informationen der Buchführung haben könnten. HERDT-Verlag 7
2 Allgemeine Vorschriften zur Buchführung In diesem Kapitel erfahren Sie wer zur Buchführung verpflichtet ist und was eine ordnungsgemäße Buchführung bedeutet 2.1 Buchführungspflicht Die Entscheidung, ob freiwillig Bücher geführt werden oder nicht, wird nicht dem Unternehmer überlassen. Er wird vielmehr durch gesetzliche Bestimmungen verpflichtet, Bücher zu führen, falls bestimmte Voraussetzungen gegeben sind. Arten der Buchführungspflicht Die Buchführung ist das Spiegelbild des unternehmerischen Geschehens in Zahlen und enthält wichtige Informationen für verschiedene Personenkreise, wie z. B. für die Unternehmensleitung, für Gesellschafter, für Gläubiger oder für den Staat. Diese Informationen werden außenstehenden Personenkreisen jedoch nicht freiwillig zu Verfügung gestellt, sondern nur in den Fällen, in denen Unternehmen durch gesetzliche Bestimmungen dazu gezwungen werden, wie z. B. durch das Publizitätsgesetz. Diese außenstehenden Personenkreise haben unterschiedliche Informationsbedürfnisse. So besteht beim Staat der Wunsch nach exakter und vollständiger Erfassung der Besteuerungsgrundlagen, während Gläubiger eher an einer zutreffenden Darstellung der Vermögenslage ihrer Schuldner interessiert sind. Diese unterschiedlichen Bedürfnisse erfordern unterschiedliche Vorschriften, die einerseits im Handelsrecht und andererseits im Steuerrecht verankert sind. Handelsrechtliche Buchführungspflicht Die handelsrechtliche Vorschrift des 238 Abs. 1 HGB verpflichtet nur Kaufleute zur Buchführung: Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen. Die handelsrechtliche Buchführungspflicht, ihr Beginn und ihre Beendigung, sind folglich eng mit der Kaufmannseigenschaft verknüpft. Allerdings sind je nach Unternehmensform die zu beachtenden Vorschriften unterschiedlich streng. Einzelkaufleute und Personengesellschaften müssen die Bestimmungen der 238 bis 263 HGB beachten, während Kapitalgesellschaften neben den allgemeinen Vorschriften ( 238-263 HGB) die ergänzenden Vorschriften der 264 bis 335 HGB einzuhalten haben. Kaufmann kraft Eintragung ins Handelsregister Gewerbetreibender Unternehmer Kaufmann kraft Betätigung Ist nach Art und Umfang eine kaufmännische Organisation erforderlich? Nein Kaufmann nach HGB Kein Kaufmann Buchführungspflicht nach HGB Keine Buchführungspflicht 8 HERDT-Verlag
Allgemeine Vorschriften zur Buchführung Steuerrechtliche Buchführungspflicht Die grundlegenden steuerrechtlichen Vorschriften befinden sich in der Abgabenordnung, die folgende Unterscheidung trifft: Abgeleitete Buchführungspflicht nach 140 AO, mit der die handelsrechtlichen Bestimmungen auch vom Steuerrecht übernommen werden. Damit wird die steuerrechtliche Buchführungspflicht aus dem Handelsrecht abgeleitet. Darunter fallen alle Kaufleute, denn sie sind nach nichtsteuerlichen Gesetzen, wie z. B. dem HGB, verpflichtet, Bücher zu führen. Originäre steuerrechtliche Buchführungspflicht nach 141 AO, die beim Überschreiten bestimmter Grenzen den Kreis der buchführungspflichtigen Gewerbetreibenden erweitert und auch einen Teil der Land- und Forstwirte erfasst. Dabei genügt es, wenn eine der Grenzen überschritten ist. Abgeleitete Buchführungspflicht gem. 140 AO Wer nach anderen Gesetzen als den Steuergesetzen Bücher und Aufzeichnungen zu führen hat, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, hat die Verpflichtung, die ihm nach den anderen Gesetzen obliegen, auch für die Besteuerung zu erfüllen. ( 140 AO) Originäre Buchführungspflicht gem. 141 AO Gewerbliche Unternehmen sowie Land- und Forstwirte, die nach den Feststellungen der Finanzbehörde für den einzelnen Betrieb Umsätze von mehr als 500.000 EUR im Kalenderjahr oder Gewinn aus Gewerbetrieb oder Land- und Forstwirtschaft von mehr als 50.000 EUR im Kalenderjahr oder einen land- und forstwirtschaftlichen Wirtschaftswert von mehr als 50.000 EUR gehabt haben. 238 Abs. 1 HGB 242 Abs. 1 und 2 HGB 140 AO (1) Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen. (1) Der Kaufmann hat zu Beginn seines Handelsgewerbes und für den Schluss eines jeden Geschäftsjahres einen das Verhältnis seines Vermögens und seiner Schulden darstellenden Abschluss aufzustellen. (2) Er hat für den Schluss eines jeden Geschäftsjahres eine Gegenüberstellung der Aufwendungen und Erträge des Geschäftsjahres aufzustellen. Wer nach anderen Gesetzen als den Steuergesetzen Bücher und Aufzeichnungen zu führen hat, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, hat die Verpflichtungen, die ihm nach den anderen Gesetzen obliegen, auch für die Besteuerung zu erfüllen. Seit Inkrafttreten des Bilanzrechtsmodernisierungsgesetzes (BilMoG) gelten für Einzelkaufleute die folgenden Untergrenzen: 241a HGB - Befreiung von der Pflicht zur Buchführung und Erstellung eines Inventars Einzelkaufleute, die an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren nicht mehr als 500.000 Euro Umsatzerlöse und 50.000 Euro hresüberschuss aufweisen, brauchen die 238 bis 241 nicht anzuwenden. Im Fall der Neugründung treten die Rechtsfolgen schon ein, wenn die Werte des Satzes l am ersten Abschlussstichtag nach der Neugründung nicht überschritten werden. Für diese Einzelkaufleute gilt die Pflicht zur Aufstellung des hresabschlusses gemäß 242 Abs. 1 und 2 HGB nicht: 242 (4) Die Absätze 1 bis 3 sind auf Einzelkaufleute im Sinn des 241 a nicht anzuwenden. Im Fall der Neugründung treten die Rechtsfolgen nach Satz 1 schon ein, wenn die Werte des 241 a Satz 1 am ersten Abschlussstichtag nach der Neugründung nicht überschritten werden. HERDT-Verlag 9
1. Buchführungspflicht nach Handelsrecht Grundsatzprüfung 238 HGB - Jeder Kaufmann ist buchführungspflichtig; Kaufmann ist,, wer ein Handels gewerbe betreibt. Kaufmann? Nein nein Ausnahme: 241a HGB - Einzelkaufleute, die folgende Grenzen nicht überschreiten, sind nicht buchführungspflichtig : Einzelkaufmann? Nein Umsatz 500.000 EUR und Gewinn 50.000 EUR ja nein Nein Ergebnis Grenzen überschritten? Buchführungspflicht lt. HGB keine Buchführungspflicht lt. HGB Beachten Sie: Angehörige freier Berufe oder anderer selbständiger Tätigkeit wie z. B. Steuerberater, Ärzte, Anwälte, Architekten sind nur dann buchführungspflichtig, wenn sie als Gesellschaft kraft Eintragung im Handelsregister Kaufmann im Sinne des HGB sind (GmbH, AG, OHG). Sie können aber freiwillig Bücher führen und Bilanzen aufstellen. 10 HERDT-Verlag
Allgemeine Vorschriften zur Buchführung 2. Buchführungspflicht nach Steuerrecht Grundsatzprüfung 140 AO - Wer nach anderen Gesetzen (HGB) Bücher bücher führen muss, muss dies auch nach Steuerrecht. Bf-Pflicht nach anderen Gesetzen? Nein 141 AO - Gewerbetreibende und Land- und Forstwirte sind buchführungspflichtig, wenn eine der folgenden Grenzen überschritten wird: Gewerbebetrieb, Landund Forstwirt? Nein Umsatz 500.000 EUR oder Gewinn 50.000 EUR nein Nein Ergebnis Grenzen überschritten? keine Keine Buchführungspflicht lt. StR Buchführungspflicht lt. StR HERDT-Verlag 11
Matchcode: KP-BF-I-LA Autoren: Wolfgang Lemke, Hellmuth Angrick Herausgeber: Landesverband der Volkshochschulen Niedersachsens e. V. Europäische Prüfungszentrale Hannover Redaktion: Andrea Weikert Produziert im HERDT-Digitaldruck 4. Ausgabe, nuar 2016 HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH Am Kümmerling 21-25 55294 Bodenheim Internet: www.herdt.com E-Mail: info@herdt.com HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH, Bodenheim Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Verlags reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Dieses Buch wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Wenn nicht explizit an anderer Stelle des Werkes aufgeführt, liegen die Copyrights an allen Screenshots beim HERDT-Verlag. Sollte es trotz intensiver Recherche nicht gelungen sein, alle weiteren Rechteinhaber der verwendeten Quellen und Abbildungen zu finden, bitten wir um kurze Nachricht an die Redaktion. Die in diesem Buch und in den abgebildeten bzw. zum Download angebotenen Dateien genannten Personen und Organisationen, Adress- und Telekommunikationsangaben, Bankverbindungen etc. sind frei erfunden. Eventuelle Übereinstimmungen oder Ähnlichkeiten sind unbeabsichtigt und rein zufällig. Die Bildungsmedien des HERDT-Verlags enthalten Verweise auf Webseiten Dritter. Diese Webseiten unterliegen der Haftung der jeweiligen Betreiber, wir haben keinerlei Einfluss auf die Gestaltung und die Inhalte dieser Webseiten. Bei der Bucherstellung haben wir die fremden Inhalte daraufhin überprüft, ob etwaige Rechtsverstöße bestehen. Zu diesem Zeitpunkt waren keine Rechtsverstöße ersichtlich. Wir werden bei Kenntnis von Rechtsverstößen jedoch umgehend die entsprechenden Internetadressen aus dem Buch entfernen. Die in den Bildungsmedien des HERDT-Verlags vorhandenen Internetadressen, Screenshots, Bezeichnungen bzw. Beschreibungen und Funktionen waren zum Zeitpunkt der Erstellung der jeweiligen Produkte aktuell und gültig. Sollten Sie die Webseiten nicht mehr unter den angegebenen Adressen finden, sind diese eventuell inzwischen komplett aus dem Internet genommen worden oder unter einer neuen Adresse zu finden. Sollten im vorliegenden Produkt vorhandene Screenshots, Bezeichnungen bzw. Beschreibungen und Funktionen nicht mehr der beschriebenen Software entsprechen, hat der Hersteller der jeweiligen Software nach Drucklegung Änderungen vorgenommen oder vorhandene Funktionen geändert oder entfernt.