Musterprüfung zum Modul Zeit optimal nutzen Prüfungszentrale: Prüfungssatz: Reg.Nr.: 5/02-a Europäische Prüfungszentrale Xper personal business skills, Düsseldorf 29
Zur Beantwortung der Fragen haben Sie eine Stunde (60 Minuten) Zeit. Hilfsmittel sind nicht zugelassen. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg! Aufgabe 1 Für ein erfolgreiches Zeitmanagement ist es notwendig Ziele zu formulieren. Dabei sollte darauf geachtet werden, die Ziele ambitioniert, realistisch, positiv, konkret (überprüfbar) und terminiert zu formulieren. Formulieren Sie zwei Ziele, die diesen Anforderungen entsprechen. 12 P / 1. 2. Aufgabe 2 Welche Aussage zum Zeitmanagement entspricht dem sogenannten Pareto-Prinzip? 6 P / a) Mit 20% Input, das heißt mit 20% aufgewendeter Zeit oder Energie erreichen Sie schon 80% Output, das heißt 80% der Ergebnisse. b) Mit 80% Input, das heißt mit 80% aufgewendeter Zeit oder Energie erreichen Sie schon 20% Output, das heißt 20% der Ergebnisse. c) Mit 50% Input, das heißt mit 50% aufgewendeter Zeit oder Energie erreichen Sie schon 50% Output, das heißt 50% der Ergebnisse. 2 Europäische Prüfungszentrale Xper personal business skills, Düsseldorf 29
Wichtigkeit Prüfung: Aufgabe 3 Das sogenannte Eisenhower-Prinzip unterscheidet zwischen wichtigen und dringlichen Aufgaben. Es gibt vier Kombinationsmöglichkeiten: 1. Aufgaben mit geringer Dringlichkeit und geringer Wichtigkeit 2. Aufgaben mit geringer Dringlichkeit und hoher Wichtigkeit 3. Aufgaben mit hoher Dringlichkeit und geringer Wichtigkeit 4. Aufgaben mit hoher Dringlichkeit und hoher Wichtigkeit Ordnen Sie die Zahlen in die vier Felder der Entscheidungsmatrix ein. 16 P / Dringlichkeit Erläutern Sie kurz wie mit den Aufgaben nach Eisenhower umgegangen werden kann. Welche Aufgaben sollten z. B. delegiert oder terminiert werden, welche sollten selbst oder gar nicht erledigt werden? 1. 2. 3. 4. Aufgabe 4 Bei der Analyse von Aufgaben nach dem ABC-Prinzip kann man in vier Schritten vorgehen. Kennzeichnen Sie die unten aufgeführten Schritte in der richtigen Reihenfolge mit den Zahlen 1 bis 4. Ordnen der Aufgaben nach Wichtigkeit. Einteilung nach ABC-Aufgaben (die ersten 15% der Aufgaben sind A- Aufgaben, die nächsten 20% B-Aufgaben und die letzten 65% C-Aufgaben). Verplanen Sie Ihre Zeit entsprechend der ABC-Analyse. 65% der Zeit für A-Aufgaben, 20% der Zeit für B-Aufgaben und nur 15% der Zeit für C- Aufgaben. Machen Sie eine Liste mit Aufgaben, die für den nächsten Zeitraum anstehen. 8 P / 3 Europäische Prüfungszentrale Xper personal business skills, Düsseldorf 29
Aufgabe 5 Beim Einsatz von Planungsinstrumenten im Zeitmanagement haben sich verschiedene Planungsregeln bewährt. Zu den Planungsregeln gehören: 6 P / a) Prinzip der Schriftlichkeit (schriftlich planen). b) Nur den Zeitpunkt und nicht die Zeitdauer einer Aktivität planen. c) Pufferzeiten einplanen. d) Konsequent in der Anwendung des gewählten Planungsinstrumentes sein. Aufgabe 6 Unten sehen Sie einen exemplarischen Tagesplan aus einem Zeitplanbuch. Bei der Anwendung des Tagesplans gibt es einige Regeln und typische Elemente. Nennen Sie vier Regeln oder Tagesplanelemente. 20 P / 1. 2. 3. 4. 4 Europäische Prüfungszentrale Xper personal business skills, Düsseldorf 29
Füllen Sie exemplarisch den unten abgebildeten Tagesplan. Achten Sie dabei auf die Planungsregeln. Es sollen folgende Aktivitäten im Tagesplan geplant werden: Telefonat mit Herrn Schulze (Besprechungstermin abklären), Brief (Absage Präsentationstermin), Besprechung wegen Messe in München, Telefonat mit Frau Lose (EDV Problem), Telefonat mit Herrn Hader (hat um Rücksprache gebeten), Brief (Einladung zur Besprechung am 03.03.), Geschäftsmittagessen mit Herrn Haber, Konzept für das neue Marketing erarbeiten, Entwurf für neues Plakat gestalten, Telefonat mit Frau Deger (Urlaubsvertretung), Zeit zum Nachdenken und Ideenfinden (ruhige Stunde), Erstellen des Tagesplans für den nächsten Tag, Brief (Rechnung für Plakatentwurf) Monat: Kalenderwoche: Wochentag: Datum: Aufgabe 4 Tagestermine To do Liste ABC 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 5
Aufgabe 7 Ein häufiger "Zeitdieb" ist das nicht "Nein" sagen können. Erläutern Sie kurz zwei Strategien oder Möglichkeiten, wie man mit diesem "Zeitdieb" umgehen kann um mit seinem eigenen Zeitmanagement im Gleichgewicht zu bleiben. 8 P / 1. 2. Aufgabe 8 8 P / Uneffektive Besprechungen sind "Zeitfresser". Nennen Sie vier Strategien oder Möglichkeiten Besprechungen effektiver zu gestalten. 1. 2. 3. 4. Aufgabe 9 Das Problem beim Zeitmanagement ist die konsequente Anwendung der bewährten Methoden. Kennzeichnen Sie die Aussagen, die man als eine sinnvolle Transferhilfe für ein erfolgreiches Zeitmanagement bezeichnen kann. a) Mit allen Methoden auf einmal beginnen. b) Auch scheinbar einfache Methoden ausprobieren. c) Überprüfen, ob die neu angewendete Methode positive Auswirkungen auf das Zeitmanagement hat. d) Von Anfang an den Anspruch haben, alle Methoden perfekt und fehlerfrei umzusetzen. 6 P / 6 Europäische Prüfungszentrale Xper personal business skills, Düsseldorf 29
Aufgabe 10 Manchmal kann es hilfreich sein, sich selbst durch ein paar "Tricks" zu einer Veränderung im Zeitmanagement-Verhalten zu motivieren. Skizzieren Sie kurz zwei verschiedene Möglichkeiten wie man sich selbst zur Umsetzung der gewählten Zeitmanagementmethoden motivieren kann. 10 P / 1. Möglichkeit: 2. Möglichkeit: 7 Europäische Prüfungszentrale Xper personal business skills, Düsseldorf 29
Auswertung Name Vorname Geburtsdatum Straße / Nr. PLZ / Ort Prüfungssatz Zeit optimal nutzen Reg.Nr.: 5/02-a Prüfungs-VHS Prüfungsdatum Name des Prüfers Unterschrift Gesamtbewertung Aufgabe max. Punktzahl erreichte Punktzahl Aufgabe 1 Aufgabe 2 Aufgabe 3 Aufgabe 4 Aufgabe 5 Aufgabe 6 Aufgabe 7 Aufgabe 8 Aufgabe 9 Aufgabe 10 Gesamt Bestanden (mehr als 60 Punkte) 12 Punkte 6 Punkte 16 Punkte 8 Punkte 6 Punkte 20 Punkte 8 Punkte 8 Punkte 6 Punkte 10 Punkte 1 Punkte Nicht bestanden 8 Europäische Prüfungszentrale Xper personal business skills, Düsseldorf 29