Revision SGB II Bericht gemäß 49 SGB II Eingliederungsstrategie Horizontale Revision
Inhaltsverzeichnis 1. Revisionsauftrag 1 2. Zusammenfassung 1 3. Revisionsergebnisse 2 3.1 Umgang mit Rechtskreiswechselnden 2 3.2 Nutzung und Auswertung von Kompetenzdiagnostik-Dienstleistungen 4 3.3 Qualität von Eingliederungsvereinbarungen 6 3.3.1 Fortlaufende Anwendung des 4-Phasen-Modells der Integrationsarbeit 6 3.3.2 Inhalt von Eingliederungsvereinbarungen 8 3.4 Fachaufsicht 9 Anlage Abkürzungsverzeichnis Eingliederungsstrategie Februar 2014
1. Revisionsauftrag Der Vorstand der BA hat in Abstimmung mit dem Bundesministerium für Arbeit und Soziales die Interne Revision SGB II beauftragt, das Thema Eingliederungsstrategie zu prüfen. Für die Prüfung ergaben sich folgende Zielfragen: Welche Auswirkungen hat ein Rechtskreiswechsel auf die Eingliederungsstrategie? Werden Schlussfolgerungen aus den Ergebnissen der Kompetenzdiagnostik-Dienstleistungen in Bezug auf die Eingliederungsstrategie gezogen? Stellen die Elemente des 4-Phasen-Modells der Integrationsarbeit die Grundlage für die im Rahmen der Eingliederungsstrategie abgeschlossene Eingliederungsvereinbarung dar? Entspricht der Inhalt der Eingliederungsvereinbarung den bestehenden Regelungen? Verfügen die ge für den Umgang mit Rechtskreiswechselnden, die Qualität von Eingliederungsvereinbarungen sowie die Nutzung und Auswertung von Kompetenzdiagnostik-Dienstleistungen über fachaufsichtliche Regelungen und wird Fachaufsicht zu diesen Themen ausgeübt? Die Beurteilung von IT-Kontrollen war nicht Gegenstand dieser Revision. Eine umfassende Prüfung datenschutzrechtlicher Aspekte erfolgte ebenfalls nicht. 2. Zusammenfassung 1 Die Gestaltung der Eingliederungsstrategie auf der Basis des 4-Phasen- Modells der Integrationsarbeit ist in den ge grundsätzlich verankert. In der detaillierten Umsetzung besteht bei verschiedenen Prozessschritten noch Optimierungsbedarf. Mit einer umfassenderen Fachaufsicht könnten Defizite in der Eingliederungsstrategie zeitnah erkannt und durch entsprechende Maßnahmen korrigiert werden. Das Ziel, die im Rechtskreis SGB III begonnenen Integrationsbemühungen in zeitlicher Hinsicht möglichst nahtlos fortzusetzen, wurde erreicht. Ein Rechtskreiswechsel brachte jedoch häufig wesentliche Änderungen der Eingliederungsstrategie mit sich. Nicht alle Änderungen waren plausibel bzw. nachvollziehbar dokumentiert. Dadurch besteht das Risiko, dass Qualität, Dauer und Erfolg des Integrationsprozesses beeinträchtigt und Beschäftigungspotenziale nicht erschlossen werden (Ziffer 3.1). Die Kompetenzdiagnostik-Dienstleistungen wurden zur Unterstützung des Integrationsprozesses genutzt und ausgewertet. Das jeweilige Ergebnis führte häufig zu einer Veränderung der Eingliederungsstrategie (Ziffer 3.2). 1 = hohes Risiko; = mittleres Risiko; = niedriges Risiko Eingliederungsstrategie Februar 2014 1
Bei der Aktualisierung der Eingliederungsvereinbarungen war in 73 % der Fälle nicht erkennbar, ob dabei alle Elemente des 4-Phasen-Modells der Integrationsarbeit einbezogen wurden. Dies birgt das Risiko, dass integrationsrelevante Informationen unberücksichtigt bleiben und dadurch die Integrationsbemühungen erschwert werden. Aufgrund der fehlenden Dokumentation können Mängel bei der Überprüfung der Aktualität der Bewerberdatensätze auch im Rahmen der Fachaufsicht nicht identifiziert werden (Ziffer 3.3.1). Die Eingliederungsvereinbarungen enthielten in keinem Fall unzulässige Bestandteile. Sie wiesen jedoch teilweise Defizite hinsichtlich der inhaltlichen Ausgestaltung und der Aktualität auf. Dadurch besteht die Gefahr, dass sich Transparenz und Verbindlichkeit für die am Integrationsprozess beteiligten Akteure verringern (Ziffer 3.3.2). Fachaufsicht zum Umgang mit Rechtskreiswechselnden, zur Nutzung und Auswertung von Kompetenzdiagnostik-Dienstleistungen sowie zur Qualität der Eingliederungsvereinbarungen wurde von den geprüften ge nicht umfassend ausgeübt. Dadurch besteht das Risiko, dass Defizite in der Eingliederungsstrategie nicht frühzeitig erkannt und durch entsprechende Maßnahmen korrigiert werden und damit Optimierungsmöglichkeiten für eine zeitnahe Integration von Kundinnen und Kunden ungenutzt bleiben (Ziffer 3.4). 3. Revisionsergebnisse 3.1 Umgang mit Rechtskreiswechselnden Das Ziel, die im Rechtskreis SGB III begonnenen Integrationsbemühungen in zeitlicher Hinsicht möglichst nahtlos fortzusetzen, wurde erreicht. Ein Rechtskreiswechsel brachte jedoch häufig wesentliche Änderungen der Eingliederungsstrategie mit sich. Nicht alle Änderungen waren plausibel bzw. nachvollziehbar dokumentiert. Dadurch besteht das Risiko, dass Qualität, Dauer und Erfolg des Integrationsprozesses beeinträchtigt und Beschäftigungspotenziale nicht erschlossen werden. In der Phase des Rechtskreisübertritts aus dem SGB III in den Zuständigkeitsbereich des SGB II kommt der durchgehenden Aktivierung und Betreuung der Kundinnen und Kunden eine hohe geschäftspolitische Bedeutung zu. Insbesondere soll ein Rechtskreiswechsel nicht zu einer Unterbrechung der Vermittlungs- und Integrationsbemühungen führen. Sollbeschreibung Zur Sicherstellung einer nahtlosen Betreuung bei Übergängen vom Rechtskreis SGB III in den Rechtskreis SGB II wird den ge u. a. empfohlen, ein zeitnahes Erstgespräch SGB II mit dem Ziel durchzuführen, die im SGB III begonnenen Integrationsbemühungen möglichst nahtlos fortzusetzen. Kernelement der Grundsicherung für Arbeitsuchende ist ein umfassendes und auf die Problemlage des Einzelnen zugeschnittenes Betreuungskonzept. Grundlage für ein individuelles Betreuungskonzept ist das 4-Phasen-Modell der Integrationsarbeit (4PM), das für sämtliche Kundinnen und Kunden beider Rechtskreise Anwendung findet, für die eine integrationsbegleitende Beratung und Vermittlung geleistet wird. Es umfasst folgende Prozessschritte: Eingliederungsstrategie Februar 2014 2
Profiling durchführen Ziel festlegen Strategie bzw. Strategiebündel auswählen Umsetzen und Nachhalten In allen 4 geprüften ge war die Zusammenarbeit zwischen der AA und der ge bei einem Rechtskreiswechsel in Form von Schnittstellenkonzepten geregelt worden, in denen sowohl das Verfahren detailliert als auch die Datenqualität des IT-Fachverfahrens VerBIS in unterschiedlicher Ausprägung beschrieben waren. In einer ge existierten zusätzlich dienststelleninterne Regelungen zur Steuerung des Neukundenprozesses nach einem Rechtskreisübertritt. Feststellungen Nach dem Rechtskreisübertritt aus dem SGB III in den Zuständigkeitsbereich des SGB II fanden in allen geprüften 113 Fällen Erstgespräche statt. Deren Durchführung erfolgte in den 81 Fällen mit vorherigem Bezug von Arbeitslosengeld I (Alg I) im Durchschnitt innerhalb von 3 Kalendertagen 2 mit einer Spannbreite von 0 bis 44 Kalendertagen nach dem Ende des Bezuges von Alg I. In 54 der 81 Fälle (67 %) fanden die Erstgespräche vor bzw. am Tag des Erschöpfens des Anspruchs auf Alg I statt. in den 26 Fällen, in denen Arbeitslosengeld II (Alg II) aufstockend zum Alg I gewährt wurde, im Durchschnitt innerhalb von 5 Kalendertagen mit einer Spannbreite von 0 bis 22 Kalendertagen nach der Beantragung von Alg II. In 9 der 26 Fälle fanden die Erstgespräche vor bzw. am Tag der Beantragung von Alg II statt. in den 6 Fällen ohne vorherigen Leistungsbezug in der AA im Durchschnitt innerhalb von 3 Kalendertagen mit einer Spannbreite von 0 bis 12 Kalendertagen nach der Beantragung von Alg II. In 3 der 6 Fälle fanden die Erstgespräche am Tag der Beantragung von Alg II statt. Im Rahmen der Erstgespräche wurden bei den Prozessschritten des 4PM aufgrund der Bewertung der zuständigen Integrationsfachkraft der ge häufig Änderungen vorgenommen. Wesentliche Änderungen resultierten insbesondere aus der Ergänzung/Neubewertung von beruflichen Kenntnissen und Vermittlungshemmnissen, der Berücksichtigung von gesundheitlichen Einschränkungen oder einer von der AA abweichenden Einschätzung der Integrationswahrscheinlichkeit. Konkret ergaben sich in den 113 Fällen folgende Anpassungen: Das Profiling war in 90 von 113 Fällen (80 %) geändert worden, wobei es in 56 dieser 90 Fälle (62 %) zu wesentlichen vermittlungsrelevanten Änderungen kam. Die Anpassungen waren in 11 der 90 relevanten Fälle (12 %) nicht plausibel bzw. nicht nachvollziehbar dokumentiert. So wurde zum Beispiel eine Profillage von Förderprofil in Marktprofil geändert, obwohl der Handlungsbedarf Berufserfahrung weiterhin bestand. 2 Bei den Berechnungen wurden Verzögerungen im Prozess, die die ge nicht zu vertreten hatten (z. B. verspätete Antragstellung nach Erschöpfen des Anspruchs auf Alg I, Erkrankungen der Kundinnen oder Kunden zum geplanten Erstgespräch), nicht zu Lasten der ge gewertet. Erstgespräche bereits vor oder am Tag des Erschöpfens des Anspruchs auf Alg I bzw. der Beantragung von Alg II wurden mit 0 Kalendertagen bewertet. Eingliederungsstrategie Februar 2014 3
Die Zieloption war in 33 von 113 Fällen (29 %) geändert worden, wobei es in 18 dieser 33 Fälle (55 %) zu wesentlichen vermittlungsrelevanten Änderungen kam. Die Anpassungen waren in 2 der 33 relevanten Fälle (6 %) nicht plausibel bzw. nicht nachvollziehbar dokumentiert. Die Handlungsstrategie war in 60 von 113 Fällen (53 %) geändert worden, wobei es in 35 dieser 60 Fälle (58 %) zu wesentlichen vermittlungsrelevanten Änderungen kam. Die Anpassungen waren in 9 der 60 relevanten Fälle (15 %) nicht plausibel bzw. nicht nachvollziehbar dokumentiert. Beispielsweise wurde in 3 dieser 9 Fälle die Handlungsstrategie Mitwirkung überprüfen ohne erkennbare Begründung aktiviert. In allen 113 Fällen war es nach dem Rechtskreiswechsel zum Abschluss einer neuen Eingliederungsvereinbarung (EinV) gekommen. Das Ziel, die im SGB III begonnenen Integrationsbemühungen in zeitlicher Hinsicht möglichst nahtlos fortzusetzen, wurde erreicht. Ein Rechtskreiswechsel brachte jedoch häufig wesentliche Änderungen der Eingliederungsstrategie mit sich. Nicht alle Änderungen waren plausibel bzw. nachvollziehbar dokumentiert. Dadurch besteht das Risiko, dass Qualität, Dauer und Erfolg des Integrationsprozesses beeinträchtigt und Beschäftigungspotenziale nicht erschlossen werden. Den ge wird empfohlen, die Plausibilität von Änderungsbedarfen und -umfängen der Eingliederungsstrategie kritisch zu hinterfragen sowie deren Dokumentation im IT-Fachverfahren VerBIS zu verbessern. Bewertung Empfehlung an die ge 3.2 Nutzung und Auswertung von Kompetenzdiagnostik- Dienstleistungen Die Kompetenzdiagnostik-Dienstleistungen wurden zur Unterstützung des Integrationsprozesses genutzt und ausgewertet. Das jeweilige Ergebnis führte häufig zu einer Veränderung der Eingliederungsstrategie. Zur Feststellung der persönlichen Stärken stehen den Integrationsfachkräften folgende zusätzliche Dienstleistungsangebote (Kompetenzdiagnostik-Dienstleistungen - K-DL) des Berufspsychologischen Services zur Verfügung: Sollbeschreibung K1: Fragebogen zur Selbsteinschätzung von Verhalten im Berufsleben K2: Test zur Erfassung der Auffassungsgabe K3: Begutachtung der Leistungsorientierung K4: Assessment Center zur Erfassung sozial-kommunikativer Kompetenzen In einem auf die K-DL folgenden Beratungsgespräch sind das Profiling, die vereinbarte Zieloption sowie die Strategieauswahl zu überprüfen und ggf. erforderliche Anpassungen vorzunehmen. Gemeinsam mit der Kundin/dem Kunden werden anschließend entlang der ausgewählten Handlungsstrategien zielführende Folgeaktivitäten erarbeitet, die in einer EinV festgeschrieben werden. In einer von 4 ge existierte ein Schnittstellenkonzept zwischen der ge und dem Berufspsychologischen Service der AA unter Hinweis auf den Praxisleitfaden zur Einschaltung des Psychologischen Dienstes im Bereich des SGB II Feststellungen Eingliederungsstrategie Februar 2014 4
und SGB III. In 3 der 4 ge gab es dienststelleninterne Regelungen zur Nutzung der K-DL im Rahmen des Integrationsprozesses. In die Prüfung wurden insgesamt 59 Aufträge für K-DL einbezogen (3 bis 20 Aufträge je ge). Die einzelnen Module wurden von den Integrationsfachkräften bei Kundinnen und Kunden aller Profillagen genutzt. Die Verteilung kann der folgenden Tabelle 1 entnommen werden: K-DL werden für alle Profillagen genutzt Profillage K-DL K1 K2 K1+K2 K3 K4 Summe Aktivierungsprofil 1 1 Förderprofil 2 4 4 2 5 17 Entwicklungsprofil 1 6 7 10 1 25 Stabilisierungsprofil 3 2 5 Unterstützungsprofil 3 7 10 keine Zuordnung 1 1 Summe 3 13 21 16 6 59 Tabelle 1: Verteilung Profillagen zu K-DL Die Anwendung von K-DL erfolgte in 27 der 59 Fälle (46 %) zur Klärung der Eignung für Qualifizierungsmaßnahmen. Außerdem war in 14 der 59 Fälle (24 %) die Prüfung der Leistungsorientierung, des Durchhaltevermögens, der Motivation und/oder der Kompetenz Anlass für die Nutzung von K-DL. 3 Diese Gründe für die Inanspruchnahme von K-DL bestätigten auch die Integrationsfachkräfte der 4 ge in den Interviews. Ihren Aussagen zufolge traf die Nutzung von K-DL auf eine höhere Akzeptanz bei den Kundinnen und Kunden als die Einschaltung des Berufspsychologischen Services aus anderweitigen Gründen. Nach Eingang der Ergebnisse der K-DL bei den Integrationsfachkräften waren alle 59 Ergebnisse ausgewertet und mit 49 Kundinnen und Kunden (83 %) in einem Folgegespräch erörtert worden. Die Einschätzung der Kundenkompetenzen hatte sich aufgrund der Ergebnisse der K-DL in 33 von 59 Fällen (56 %) geändert. Im Hinblick auf die Feststellungen der K-DL war die Zieloption in 19 von 59 Fällen (32 %) und die Handlungsstrategie in 9 von 59 Fällen (15 %) angepasst worden. Eine Aktualisierung der EinV im Anschluss an die Auswertung der K-DL war in 25 von 59 Fällen (42 %) erfolgt. Nach Aussagen der Integrationsfachkräfte der 4 ge sahen sie sich überwiegend durch die Ergebnisse der K-DL in ihren Integrationsbemühungen unterstützt. 3 Mehrfachnennungen waren möglich Eingliederungsstrategie Februar 2014 5
Die K-DL wurden zur Unterstützung des Integrationsprozesses genutzt und ausgewertet. Das Ergebnis der K-DL führte häufig zu einer Veränderung der Eingliederungsstrategie. Bewertung 3.3 Qualität von Eingliederungsvereinbarungen 3.3.1 Fortlaufende Anwendung des 4-Phasen-Modells der Integrationsarbeit Bei der Aktualisierung der Eingliederungsvereinbarungen war in 73 % der Fälle nicht erkennbar, ob dabei alle Elemente des 4-Phasen-Modells der Integrationsarbeit einbezogen wurden. Dies birgt das Risiko, dass integrationsrelevante Informationen unberücksichtigt bleiben und dadurch die Integrationsbemühungen erschwert werden. Aufgrund der fehlenden Dokumentation können Mängel bei der Überprüfung der Aktualität der Bewerberdatensätze auch im Rahmen der Fachaufsicht nicht identifiziert werden. Eine sorgfältige Standortbestimmung der Kundinnen und Kunden, die die Stärken und den Unterstützungsbedarf im Rahmen des Profilings identifiziert und daraus folgende Handlungsbedarfe aufzeigt, ist zwingende Grundlage für eine erfolgreiche Eingliederungsstrategie. Sollbeschreibung Auf Basis des Profilings und der arbeitsmarktlichen Zielfestlegung erfolgt die Vereinbarung des konkreten Umsetzungswegs zwischen den Kundinnen und Kunden und der Integrationsfachkraft. Je nachdem, welche und wie viele vermittlungsrelevante Handlungsbedarfe im Rahmen des Profilings festgestellt wurden, wird mit den und für die Kundinnen und Kunden ein individueller Umsetzungsfahrplan erarbeitet, der sich aus einer oder mehreren Handlungsstrategien zusammensetzen kann. Die EinV bietet ein wirkungsorientiertes Instrument zur Erzeugung von Verbindlichkeit im Integrationsprozess mit Kundinnen und Kunden. Sie soll von der Integrationsfachkraft der zuständigen ge und von der Kundin/dem Kunden gemeinsam erarbeitet werden. Spätestens nach sechs Monaten, in der Regel jedoch anlassbezogen gemäß des Fortschreitens des vereinbarten Integrationsprozesses, ist die EinV zu aktualisieren bzw. fortzuschreiben. Jedes anschließende Folgegespräch dient der Überprüfung des vereinbarten Umsetzungs- bzw. Integrationsfahrplans sowie der Beurteilung von möglichen Integrationsfort- bzw. -rückschritten und hat damit einen direkten Rückkopplungseffekt auf die Ausprägungen des Profilings. Dem 4PM liegt somit ein zirkulärer, sich stetig wiederholender Problemlösungsprozess zugrunde. Anlässe für die Aktualisierungen der EinV waren insbesondere Feststellungen in 60 von 172 Fällen (35 %) die Teilnahme an einer Fortbildung und Umschulung bzw. der Einsatz von anderen Eingliederungsleistungen, in 60 von 172 Fällen (35 %) der Ablauf der vorhergehenden EinV und in 14 von 172 Fällen (8 %) die Einschaltung des Berufspsychologischen Services bzw. des Ärztlichen Dienstes. 4 4 Mehrfachnennungen waren möglich Eingliederungsstrategie Februar 2014 6
Insgesamt war in 126 von 172 Fällen (73 %) beim Vergleich zwischen der zuletzt und der davor zwischen der ge und der Kundin/dem Kunden abgeschlossenen EinV nicht erkennbar, ob alle Elemente des 4PM (Profiling, Zieloption, Handlungsstrategie, Nachhaltung) in eine Aktualisierung einbezogen wurden. Folgende Feststellungen wurden im Einzelnen getroffen: In 77 von 172 Fällen (45 %) war nicht erkennbar, ob eine Überprüfung des Profilings stattgefunden hatte. In 25 von 172 Fällen (15 %) war eine Überprüfung des Profilings nachvollziehbar noch nicht erforderlich gewesen und in 70 von 172 Fällen (41 %) war ersichtlich, dass das Profiling überprüft worden war. Eine Änderung des Profilings war in 48 der 70 Fälle (69 %) erfolgt, in denen eine Überprüfung vorausgegangen war. In 82 von 172 Fällen (48 %) war nicht erkennbar, ob eine Überprüfung der Zieloption stattgefunden hatte. In 24 von 172 Fällen (14 %) war eine Überprüfung der Zieloption nachvollziehbar noch nicht erforderlich gewesen und in 66 von 172 Fällen (38 %) war ersichtlich, dass die Zieloption überprüft worden war. Eine Anpassung der Zieloption war in 35 der 66 Fälle (53 %) erfolgt, in denen eine Überprüfung vorausgegangen war. In 108 von 172 Fällen (63 %) war nicht erkennbar, ob eine Überprüfung der Handlungsstrategie stattgefunden hatte. In 25 von 172 Fällen (15 %) war eine Überprüfung der Handlungsstrategie nachvollziehbar noch nicht erforderlich gewesen und in 39 von 172 Fällen (23 %) war ersichtlich, dass die Handlungsstrategie überprüft worden war. Eine Änderung der Handlungsstrategie war in 33 der 39 Fälle (85 %) erfolgt, in denen eine Überprüfung vorausgegangen war. In 16 von 172 Fällen (9 %) war nicht erkennbar, ob die Umsetzung der zwischen der Integrationsfachkraft und der Kundin/dem Kunden vereinbarten Aktivitäten nachgehalten worden war. In 36 von 172 Fällen (21 %) war eine Nachhaltung der Umsetzung der vereinbarten Aktivitäten nachvollziehbar noch nicht erforderlich gewesen und in 120 von 172 Fällen (70 %) war ersichtlich, dass die Umsetzung der Aktivitäten nachgehalten worden war. Das 4PM bietet die Anleitung für ein fallangemessenes, individuelles Handeln im Integrationsprozess. Prüfansatz und Bewertung der Internen Revision basieren auf der dem 4PM zu Grunde liegenden These, dass durch die richtige und situationsgerechte Weichenstellung in den einzelnen Phasen des Prozesses der Integrationserfolg wahrscheinlicher erreicht werden kann als ohne Anwendung des 4PM. Bewertung Häufig war nicht erkennbar, ob alle Elemente des 4PM in Folgegesprächen überprüft wurden. Dies birgt das Risiko, dass integrationsrelevante Informationen unberücksichtigt bleiben und dadurch die Integrationsbemühungen erschwert werden. Aufgrund der fehlenden Dokumentation können Mängel bei der Überprüfung der Aktualität der Bewerberdatensätze auch im Rahmen der Fachaufsicht nicht identifiziert werden. Bei der Dokumentation im IT- Fachverfahren VerBIS besteht daher Optimierungsbedarf. Die mangelnde Nachhaltung von vereinbarten Aktivitäten zwischen der Integrationsfachkraft und der Kundin/dem Kunden kann die vom Gesetzgeber nach 1 Abs. 2 SGB II beabsichtigte Stärkung der Eigenverantwortung der Kundinnen und Kunden beeinträchtigen und damit zu einer Verlängerung der Arbeitslosigkeit führen. Eingliederungsstrategie Februar 2014 7
Den ge wird empfohlen, die Integrationsfachkräfte für eine nachvollziehbare Dokumentation der Überprüfung der Aktualität der Prozessschritte des 4PM zu sensibilisieren und zu einer konsequenten Nachhaltung von vereinbarten Aktivitäten anzuhalten. Empfehlung an die ge 3.3.2 Inhalt von Eingliederungsvereinbarungen Die Eingliederungsvereinbarungen enthielten in keinem Fall unzulässige Bestandteile. Sie wiesen jedoch teilweise Defizite hinsichtlich der inhaltlichen Ausgestaltung und der Aktualität auf. Dadurch besteht die Gefahr, dass sich Transparenz und Verbindlichkeit für die am Integrationsprozess beteiligten Akteure verringern. Gemäß 15 Abs. 1 SGB II soll die EinV insbesondere bestimmen, Sollbeschreibung welche Leistungen die oder der Erwerbsfähige zur Eingliederung in Arbeit erhält, welche Bemühungen erwerbsfähige Leistungsberechtigte in welcher Häufigkeit zur Eingliederung in Arbeit mindestens unternehmen müssen und in welcher Form diese Bemühungen nachzuweisen sind, welche Leistungen Dritter, insbesondere Träger anderer Sozialleistungen, erwerbsfähige Leistungsberechtigte zu beantragen haben. In die EinV sind demgegenüber insbesondere nicht aufzunehmen: die Schweigepflichtsentbindung Leistungen zur Sicherung des Lebensunterhalts nicht notwendige Angaben Vermutungen/nicht belegbare Wertungen negative Kennzeichnungen Nach 15 Abs. 1 SGB II soll die EinV für sechs Monate geschlossen werden. Danach soll eine neue EinV abgeschlossen werden. Bei jeder folgenden EinV sind die bisher gewonnenen Erfahrungen zu berücksichtigen. Wegen den bei jeder Kundin/jedem Kunden unterschiedlich anzutreffenden konkreten Voraussetzungen im Hinblick auf die Integrationschancen am Arbeitsmarkt bedarf die EinV einer individuellen Ausgestaltung. In 3 der 4 ge existierten dienststelleninterne Regelungen zu den Anlässen der Erstellung einer EinV und deren inhaltlicher Ausgestaltung. Feststellungen Bei der Prüfung der letzten zwischen der ge und der Kundin/dem Kunden abgeschlossenen EinV wurde in den 172 Fällen Folgendes festgestellt: Zum Zeitpunkt der Prüfung lag in 26 von 172 Fällen (15 %) keine gültige EinV vor. In 38 von 172 Fällen (22 %) war eine Aktualisierung bzw. Fortschreibung der EinV nicht fristgerecht erfolgt. In keinem der 172 Fälle enthielt die EinV unzulässige Bestandteile. In allen 172 Fällen beinhaltete die EinV Aktivitäten der Kundinnen und Kunden. Eingliederungsstrategie Februar 2014 8
Individualisierungen der EinV waren nicht durchgehend feststellbar. In 19 von 172 Fällen (11 %) war keine Individualisierung der Zieloption erfolgt. Die Handlungsstrategie war in 43 von 172 Fällen (25 %) nicht auf den Einzelfall zugeschnitten worden, indem sie beispielsweise keinen Bezug zum Profiling erkennen ließ. Den Aussagen der Integrationsfachkräfte der 4 ge zufolge fanden bei der Erstellung von EinV Textbausteine sowohl aus dem IT-Fachverfahren VerBIS als auch team- bzw. dienststelleninterne Formulierungshilfen Verwendung. Um einen Zuschnitt der EinV auf den Einzelfall zu erreichen, wurde von den Integrationsfachkräften aller 4 ge angegeben, dass personen- und anlassbezogene Individualisierungen erfolgten. Die befragten Teamleitungen der 4 ge bestätigten die Aussagen der Integrationsfachkräfte hinsichtlich der Nutzung und Individualisierung von Textbausteinen. Die geprüften EinV wiesen teilweise Defizite hinsichtlich der inhaltlichen Ausgestaltung und der Aktualität auf. Dadurch besteht die Gefahr, dass sich Transparenz und Verbindlichkeit für die am Integrationsprozess beteiligten Akteure verringern. Den ge wird empfohlen, auf die Gültigkeit der EinV verstärkt zu achten und auf deren regelmäßige Aktualisierung bzw. Fortschreibung hinzuwirken. Ferner sollten die Integrationsfachkräfte zu einer intensiveren Individualisierung der EinV angehalten werden. Bewertung Empfehlung an die ge 3.4 Fachaufsicht Fachaufsicht zum Umgang mit Rechtskreiswechselnden, zur Nutzung und Auswertung von Kompetenzdiagnostik-Dienstleistungen sowie zur Qualität der Eingliederungsvereinbarungen wurde von den geprüften ge nicht umfassend ausgeübt. Dadurch besteht das Risiko, dass Defizite in der Eingliederungsstrategie nicht frühzeitig erkannt und durch entsprechende Maßnahmen korrigiert werden und damit Optimierungsmöglichkeiten für eine zeitnahe Integration von Kundinnen und Kunden ungenutzt bleiben. Die Fachaufsicht umfasst die fachliche Weisungs- und Aufsichtsbefugnis der Führungskräfte über die rechtmäßige, zweckmäßige und wirtschaftliche Durchführung der Aufgaben. Nach Maßgabe des SGB II sind dabei die Grundsätze der Wirksamkeit und Wirtschaftlichkeit zu beachten. Sollbeschreibung Die ge entscheiden eigenverantwortlich, welche Instrumente sie im Sinne einer wirtschaftlichen und wirksamen Ausübung der Fachaufsicht einsetzen. Das Verfahren zur Durchführung der Kontrollen ist durch eine eindeutige Verfahrensregelung, ein internes Fachaufsichtskonzept, zu beschreiben und im Internen Kontrollsystem (IKS) zu integrieren. Als verpflichtend werden folgende Bestandteile der Fachaufsicht im IKS vorausgesetzt: Auswahl und Umfang der zu prüfenden Fälle, Prüfgegenstand, Prüfhäufigkeit, Dokumentationsrichtlinien und Eingliederungsstrategie Februar 2014 9
Richtlinien zur Berichterstattung. Form und Umfang der Fachaufsicht hängen dabei von der im Rahmen der Risikobeurteilung individuell erarbeiteten Risikostrategie ab. Der Umfang der Regelungen zur Fachaufsicht und deren Durchführung waren in den 4 ge unterschiedlich ausgeprägt: In 3 der 4 ge war der Umgang mit Rechtskreiswechselnden in die Fachaufsichtskonzepte zum Neukundenprozess integriert worden, in einer dieser 3 ge risikoorientiert jedoch nur für das Kalenderjahr 2012. Diese Regelungen waren den befragten Teamleitungen und Integrationsfachkräften dieser 3 ge bekannt. Alle 3 Fachaufsichtskonzepte enthielten Regelungen zur Prüfhäufigkeit. In 2 der 3 Fachaufsichtskonzepte waren der Prüfgegenstand, der Umfang der zu prüfenden Fälle sowie Richtlinien zur Dokumentation und zur Berichterstattung zu den Ergebnissen der Fachaufsicht geregelt worden. Zur Auswahl der zu prüfenden Fälle enthielt eines dieser beiden Fachaufsichtskonzepte Vorgaben. Feststellungen Regelungen Fachaufsicht In keiner der 4 ge existierten für die Nutzung und Auswertung von K-DL fachaufsichtliche Regelungen. Die Fachaufsichtskonzepte aller 4 ge enthielten Regelungen zur Prüfung der Qualität von EinV, in einer dieser ge risikoorientiert jedoch nur für das Kalenderjahr 2012. Die Existenz dieser Regelungen war den befragten Teamleitungen und Integrationsfachkräften der 4 ge bekannt. Vorgaben zum Prüfgegenstand, zur Prüfhäufigkeit und zum Umfang der zu prüfenden Fälle beinhalteten alle 4 Fachaufsichtskonzepte. Die Auswahl der zu prüfenden Fälle war in 2 der 4 ge geregelt. Richtlinien zur Dokumentation und Berichterstattung zu den Ergebnissen der Fachaufsicht existierten in allen 4 ge. Nach Aussage der Teamleitungen von 3 der 4 ge wurde Fachaufsicht zum Umgang mit Rechtskreiswechselnden im Rahmen des Neukundenprozesses durchgeführt. Dies wurde von einer dieser 3 ge durch Unterlagen belegt. Von der Teamleitung einer dieser 3 ge wurde im Interview angegeben, dass die Ergebnisse der Fachaufsicht zum Neukundenprozess dienststellenintern kommuniziert wurden. Belege hierfür lagen nicht vor. Durchführung Fachaufsicht Die quantitative Nutzung von K-DL wurde in 3 der 4 ge nachgehalten. Unterlagen hierzu legten 2 der 3 ge vor. Die Ergebnisse der fachaufsichtlichen Erhebungen zum Umfang der genutzten K-DL waren in 2 der 3 ge nachweislich dienststellenintern kommuniziert worden. Von einer dieser beiden ge wurde die Einleitung von Maßnahmen, die aus der Prüfung der Fachaufsicht zur Thematik K-DL resultierten, belegt. Für die Nachhaltung dieser Maßnahmen wurden keine Unterlagen vorgelegt. Die Qualität von EinV war nach Aussage der Teamleitungen aller 4 ge fachaufsichtlich begleitet worden. Nachweise für die entsprechenden Prüfungen wurden von 3 der 4 ge erbracht. Eine interne Kommunikation der Ergebnisse der Fachaufsicht zur Qualität von EinV und Maßnahmen zu deren Verbesserung bestätigten die befragten Teamleitungen in 3 der 4 ge. In 2 der 3 ge waren die Ergebnisse dieser Erhebung nachweislich dienststellenintern kommuniziert worden. Die Einleitung von Maßnahmen zur Qualitätsverbesserung aufgrund der Ergebnisse der Fachaufsicht wurde in diesen beiden ge durch Eingliederungsstrategie Februar 2014 10
Unterlagen belegt. Für die Nachhaltung dieser Maßnahmen wurden keine Unterlagen vorgelegt. Wenn Fachaufsicht nicht umfassend ausgeübt wird, besteht das Risiko, dass Defizite in der Eingliederungsstrategie nicht frühzeitig erkannt und durch entsprechende Maßnahmen korrigiert werden und damit Optimierungsmöglichkeiten für eine zeitnahe Integration von Kundinnen und Kunden ungenutzt bleiben. Den ge wird empfohlen, unter risikoorientierten Gesichtspunkten die Durchführung der Fachaufsicht zu optimieren und dabei Erkenntnisse der Fachaufsicht systematisch auszuwerten, Maßnahmen zur Qualitätsverbesserung einzuleiten, diese strukturiert nachzuhalten und deren Umsetzung zu dokumentieren. Bewertung Empfehlung an die ge Diese Prüfung wurde in Übereinstimmung mit den Internationalen Standards für die berufliche Praxis der Internen Revision durchgeführt. Eingliederungsstrategie Februar 2014 11
Anlage Abkürzungsverzeichnis A2LL AA Alg I Alg II Arbeitslosengeld II- Leistungen zum Lebensunterhalt (web-basierte Fachsoftware zur Umsetzung des SGB II-Leistungsrechts) Agentur für Arbeit Arbeitslosengeld nach SGB III Arbeitslosengeld nach SGB II BA Bundesagentur für Arbeit DELTA Dezentrales Testvorgabe- und Testauswertungssystem im BPS EinV Eingliederungsvereinbarung ge Gemeinsame Einrichtung nach 44b SGB II HEGA Handlungsempfehlung/Geschäftsanweisung IKS IT Internes Kontrollsystem Informationstechnik K-DL Kompetenzdiagnostik-Dienstleistungen 4PM 4-Phasen-Modell der Integrationsarbeit SGB II SGB III Sozialgesetzbuch - Zweites Buch - Grundsicherung für Arbeitsuchende Sozialgesetzbuch - Drittes Buch - Arbeitsförderung VerBIS Vermittlungs-, Beratungs- und Informationssystem Eingliederungsstrategie Februar 2014 1