Innovationsschauplatz IT Einkauf im öffentlichen Sektor Handwerkskammer Hamburg 29.02.2016 www.koinno bmwi.de
Agenda 1 KOINNO - Kompetenzzentrum innovative öffentliche Beschaffung 2 Beschaffungsprozess 3 Operativer/Strategischer Einkauf 4 Voraussetzungen strategischer, innovativer (IT-)Einkauf 2
Kompetenzzentrum innovative Beschaffung des BMWi Impulse für Modernisierung und Innovationen in öffentlichen Einrichtungen und Unternehmen Susanne Kurz Projektmanagerin Kompetenzzentrum innovative Beschaffung BME e.v. www.koinno bmwi.de
Kompetenzzentrum innovative Beschaffung Beitrag des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWi) zur nachhaltigen Innovationsorientierung des öffentlichen Einkaufs Innovatives Beschaffungswesen innovative Produkte/Dienstleistungen beschaffen Aktuell etwa 80/20 Prozesse stehen (noch) im Vordergrund Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.v. (BME) wurde mit dem Aufbau beauftragt und leitet das Kompetenzzentrum seit 1. März 2013 4
Warum ist die innovative und nachhaltige Beschaffung so wichtig? Modernisierung der öffentlichen Institutionen Bürgerfreundlich: Umstellung der Kommunen auf Digitale Dienste (E Government) Kosteneinsparung: Prozessoptimierung Innovations /Nachhaltigkeitsimpulse in die Wirtschaft 1% Steigerung Volumen innovative Beschaffung (= ca. 3 Mrd. p.a.) löst höheren Innovationsimpuls aus als die gesamten Bundesfördermittel für die Wirtschaft (= ca. 2,3 Mrd. p.a.) Vorbildfunktion des Staates Elektromobilität/LED Technologie/ Querschnittsthemen Energieeffizienz/ Nachhaltigkeit/Prozessoptimierung 5
Die Internetplattform www.koinno bmwi.de Projektdatenbank Anbieter von Innovationen Praxisbeispiele Veranstaltungsdatenbank Informationen/Links Fördermöglichkeiten Arbeitshilfen/Webinare Leitfäden/Studien Netzwerk 6
Leistungen Kompetenzzentrum innovative Beschaffung 7
Agenda 1 KOINNO - Kompetenzzentrum innovative öffentliche Beschaffung 2 Beschaffungsprozess 3 Operativer/Strategischer Einkauf 4 Voraussetzungen strategischer, innovativer (IT-)Einkauf 8
Wo setzt KOINNO im Beschaffungsprozess an? Umfassender Beschaffungsprozess Vergabeprozess i.e.s. Beschaffungsstrategie Beschaffungsmarktforschung Bedarfsmanagement Beschaffungsvergabe Beschaffungsabwicklung Bedarfsentstehung Bedarfsforschung Bedarfsprüfung Bedarfsfestlegung Wesentliche Kosten-/Leistungsbeeinflussung % Ebene mit eher strategischem Anteil Marktanalyse und -beobachtung Prognose von Entwicklungstrends Kommunikation mit Beschaffungsmärkten Nicht reguliert (Bedarfsbestimmungsrecht des Auftraggebers) Gestaltungsspielraum gegeben! Festlegung des Vergabeverfahrens Erstellung der Vergabeunterlagen Bekanntgabe der Beschaffung Bewertung und Auswahl von Anbietern und Angeboten (ggf. Verhandlung) Zuschlagserteilung Operative Ebene Determiniert durch Vergaberecht Kaum Gestaltungsspielraum % Festlegungen nach Vertragsabschluss Organisation der Logistik Güter- und Rechnungsprüfung Rechnungsabwicklung Geringe Kosten-/ Leistungsbeeinflussung Ebene mit eher operativem Anteil Nicht reguliert Gestaltungsspielraum gegeben 9
Position des öffentlichen Beschaffers im Sandwich Gesetzliche und politische Akteur 4: Rahmenbedingungen Strategische Entscheider Akteur 1: Beschaffungsstelle Akteur 2: Akteur 3: Nutzer/ Bedarfsträger Beschaffer Interaktion Anbieter/ Hersteller
Agenda 1 KOINNO - Kompetenzzentrum innovative öffentliche Beschaffung 2 Beschaffungsprozess 3 Operativer/Strategischer Einkauf 4 Voraussetzungen strategischer, innovativer (IT-)Einkauf 11
Was macht Ihr operativer Einkauf? Operativer Einkauf Ressourcen Prozesse Transparenz 12
Operativer Einkauf aus KOINNO Sicht Bestellabwicklung BANF Reklamationsmanagement Bedarfsidentifikation Rechnungsklärung Operativer Einkauf Stammdatenpflege und Archivierung Wareneingang Operatives Vertragsmanagement Terminkoordination Zahlung Prozesse Lieferantenauswahl 13
Haben Sie wirklich einen strategischen Einkauf? Strategischer Einkauf 14
Strategischer Einkauf aus KOINNO Sicht Standardverträge Invest- / Warengruppenteams Muster / Arbeitsmittel Lieferanten- Management Einkaufsprozess Strategischer Einkauf Vergabedesigns Strategische Verträge des Einkaufs Vertragsmanagement (Frühwarnsystem/ Standardisierung) Warengruppenstrategie Leistungsverzeichnisse Marketing des Einkaufs Rahmenverträge Compliance Warengruppenmanagement 15
Agenda 1 KOINNO - Kompetenzzentrum innovative öffentliche Beschaffung 2 Beschaffungsprozess 3 Operativer/Strategischer Einkauf 4 Voraussetzungen strategischer, innovativer (IT-)Einkauf 16
Voraussetzungen strategischer, innovativer (IT )Einkauf Einkauf frühzeitig in Bedarfsplanung/ Beschaffungsprozess einbinden Strategisches Innovationsmanagement/ systematische Interaktion mit Lieferanten Fokus Know how aus Fachabteilungen einbinden/ interdisziplinäre Projektteams Wirtschaftlichkeitsbetrachtung auf Basis Lebenszykluskosten Standardisierung/Bündelung/Prozessoptimierung/Medienbruchfreiheit
Voraussetzungen strategischer, innovativer (IT )Einkauf 1. Klares Mandat 2. Innovationsklima 3. Unternehmens /Einkaufsstrategie 4. Personelle Ressourcen (quantitativ/qualitativ) 5. Interne Positionierung/Schlüsselrolle einnehmen 18
Ist eine Gesellschaft geneigt, besonders die Risiken zu sehen und zu betonen, hat das zwangsläufig Auswirkungen auf die Innovationsbereitschaft und fähigkeit. Zitat: Uwe Möller, Direktor a.d. (1983 1998) Internationales Institut für Politik und Wirtschaft, Hamburg Rissen 19
Die Informationsstelle des Kompetenzzentrums beim BME e.v.: Telefon (Mo. Fr. von 8 17 Uhr): 069 / 30 838 350 E Mail: info@koinno bmwi.de Internet: www.koinno bmwi.de Susanne Kurz Projektmanagerin KOINNO Leiterin BME Fachgruppen Öffentliche Auftraggeber Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.v. (BME) Tel.: 069 / 308 38 127 susanne.kurz@bme.de 20