Shared IT-Services als Rückgrat der Netzverwaltung Anforderungen, Realisierungsansätze und Erfolgsfaktoren aus Sicht kommunaler IT- Dienstleister 5. Juni 2008 Prof. Dr. Andreas Engel KDN Dachverband kommunaler IT-Dienstleister NRW Geschäftsführer
Übersicht 1. Front-Office-/Back-Office-Organisation 2. Back-Offices als Shared Service Center 3. Shared IT-Services als infrastrukturelle Basis 4. Erfolgsfaktoren für Shared IT-Services
(Zu-)Stand der Verwaltungsproduktion Was die Leistungen der öffentlichen Verwaltung angeht, leben wir bildlich gesprochen in einer Zeit, in der man immer noch zur Gärtnerei gehen muss, um Gemüse zu kaufen, anstatt in den Supermarkt. Prof. Dr. Klaus Lenk, Abschied vom Zuständigkeitsdenken, 2006
Trennung von Front-Office- und Back-Office-Aufgaben: (G2N) Beteiligungsdienste (G2C) Bürgerservice Front-Office Internet-Auftritt Bürgerämter Mobile Dienste Call-Center Back-Office Meldewesen Kfz-Zulassung Gewerberegister (G2B) Unternehmensservice Behörden- Behörden-Dienste Kommunen, Land Bund, EU (G2G) Vorteile aus Bürgersicht: Freie Wahl des Zugangs One-stop-shop: keine Rücksicht auf Zuständigkeiten Daten, nicht die Bürger laufen
Vorteile aus Verwaltungssicht: Spezialisierung in Vertrieb (Kundenmanagement) und Produktion (Leistungserstellung) Modularisierung von Verwaltungsprozessen (SOA) Entlastung des Back-Office von allgemeinen Auskunfts- und Koordinationsdiensten Deutliche Leistungs- und Qualitätsverbesserungen und eine nachhaltige Reduzierung von Verwaltungskosten werden erst dann erreicht, wenn Back-Office-Funktionen ausgelagert und von einer Stelle für mehrere Kommunen erbracht werden.
Back-Office als Shared Service Center Querschnittsaufgaben, z.b. Personalabrechnung Fachaufgaben, z.b. KfZ-Zulassung Front- Offices Back- Office Front- Offices Kommune A Kommune D Front- Offices Front- Offices Kommune B Kommune C
Shared Service Center im Leistungsverbund z.b. NKF Back- Office Back- Office z.b. Personalabrechnung Front- Offices Leistungsnetzwerk Front- Offices Kommune A Back- Office Kommune D Front- Offices z.b. KfZ-Zulassung Front- Offices Kommune B Kommune C
Shared Service Center?
Shared Services Gemeinsam genutzte Anwendungen, z.b. zentrales Melderegister - Bereitstellung von Daten und Anwendungen über organisatorische Zuständigkeiten hinweg Gemeinsam genutzte Infrastruktur für Organisationsübergreifende Prozesse: z.b. elektronische Rückmeldung nach dem Melderechtsrahmengesetz über Clearingstellen und DVDV Kompetenz-/Leistungszentren: eine innerhalb eines Konzerns ausgelagerte Organisationseinheit für spezielle (Querschnitts-) aufgaben (z.b. Personal- oder IT-Dienstleistungen) Dienstleistungsorganisation: ein organisatorisch selbständiges Service Center für spezielle Verwaltungsdienstleistungen (z.b. BIT, Service Center für den Geschäftsbereich BMI und die Bundesverwaltung)
Organisationsmerkmale von Shared Service Center wirtschaftlich und rechtlich selbständige Einheiten innerhalb eines Konzerns ( Inhouse-Charakter ) zur Bereitstellung von Ressourcen und Dienstleistungen zur gemeinsamen Nutzung durch mehrere (vgl. auch U. Kagelmann: Shared Services als alternative Organisationsform. Wiesbaden: Gabler 2001, S. 50)
Shared Services nach Ebenen der Zusammenarbeit Verwaltungsprozesse (Shared Public Services) Prozessanalyse und organisation Produktion von Verwaltungsdienstleistungen Betrieb von Fachverfahren (Shared Application Services) RZ-Betrieb (Shared IT-Infrastructure- Services) Beschaffung, Inbetriebnahme und mandantenspezifisches Customizing von Fachapplikationen Bereitstellung einer gemeinsamen RZ- und Netzinfrastruktur Betrieb von Basissystemen Shared IT-Services
Chance für kommunale IT-Dienstleister: Ohne IT keine Shared Service Center! Chance für die Kommunalverwaltung: IT-Dienstleister als Vorbereiter für Shared Public Service Center!
Aber wie? Wirtschaftliches Betätigungsverbot (z.b. 85 GO NW) räumlich begrenztes Einzugsgebiet Vergaberecht (EuGH-Urteile vom 11.01.2005/13.01.2005) Ausschreibungspflicht interkommunale Kooperationen enge Auslegung für Inhouse-Geschäfte (100%) Organisatorische Fragen Institutioneller Rahmen? Zentraler oder dezentraler Betrieb? Personalüberleitung?
Das KDN-Geschäftsmodell: Shared IT-Services als als virtueller Leistungsverbund in einem Zweckverband
KDN Dachverband kommunaler IT- Dienstleister in NRW Gegründet 2004 als Zweckverband 12 Mitglieder 9 städtische IT-Dienstleister 2 GKD 1 Landkreis ca. 5 Millionen Einwohner in NRW Umsatz/Budget der Mitglieder: 140 Mio. Personal der Mitglieder: ca. 1000 MA Betreute PC-Arbeitsplätze: ca. 40.000 Umsatz Zweckverband: ca. 6.5 Mio. (2007) Personal Zweckverband: 4 MA
Ziele der Zusammenarbeit unter dem Dach der KDN Satzung: Leistungsaustausch
Entwicklung des Leistungsaustauschs 1. Stufe (Kompetenzzentrum): Der KDN bedient sich ausschließlich der Betriebsmittel seiner Mitglieder ( Einer-für-Alle ). RZ Mitglied A Mitglied B z.b. TESTA Beschaffung der Betriebsmittel (HW, SW) durch das Mitglied Bereitstellung der Betriebsleistungen durch das Mitglied Abnahme der Leistungen durch möglichst viele Mitglieder Leistungsvereinbarungen und -verrechnung zwischen Mitgliedern Der Zweckverband als Vermittler und Inhouse-Dach!
Ergebnis der Strategiediskussion 2007 Kompetenzzentren nur bedingt erfolgreich Leistungsaustausch kommt zu schleppend in Gang Fehlende gemeinsame Netz- und RZ-Infrastruktur als Hemmnis Einstimmiger Beschluss der Verbandsversammlung vom 9.5.2007: Aufbau eines virtuellen KDN-Rechenzentrums als Shared IT-Service Center (bis 2009)
2. Stufe: Virtuelles KDN-Rechenzentrum RZ Mitglied A Mitglied C Mitglied D RZ Mitglied B KDN-Transportnetz (MPLS-Providernetz) Mitglied E Der Zweckverband als direkter Leistungsanbieter
Geschäftsmodell: virtuelles KDN-RZ als Shared IT-Service Center Betrieb an Mitgliederstandorten, nicht in einem eigenen RZ-Bau RZ Mitglied A aber: logisch/netztechnisch getrennt von den RZ der Mitglieder - KDN-eigene HW- und SW - KDN-eigenes Netz/Sicherheitstechnik Betriebsverantwortung liegt beim KDN, nicht beim Mitglied RZ Mitglied B eine Betriebsorganisation und einheitliche Betriebsregeln für alle Standorte aber: Betriebsleistungen primär durch Personal der Mitglieder Zugang für alle Mitglieder über ein KDNeigenes Transportnetz
KDN RZ Betriebsstätte heute KDN RZ Betriebsstätte geplant KDN RZ Netz KDN Transportnetz (in Ausschreibung) Alternative Anbindungsvarianten (geplant)
Stand der Umsetzung heute Shared IT-Infrastructure Services RZ-Betrieb - Großrechner - Serverbetrieb (incl. 2-Standorte-SAN, Backup, DBMS, Systemmanagement) - 2-Standorte-Archivspeicher - RZ- und Transportnetz Basissysteme Shared Application Services - SAP NKF, TFA und PSCD Fachanwendungen - SAP Personalmanagement - Fachverfahren (akdn-sozial, KfZ-Verfahren, Wohngeld-, Gewerbeverfahren, ) ERP-Systeme
Erfahrungen Hoher Abstimmungsaufwand komplexe Abstimmungsprozesse Häufige, regelmäßige Abstimmungstermine... nur gerechtfertigt bei Synergien zur regulären Arbeit Technologieberatung und Know How-Transfer Nutzung der KDN-RZ-Rahmenverträge zur eigenen Bedarfsdeckung Schlanke Geschäftsführung Nebenamtliche Geschäftsführung Hauptamtliche Geschäftsstellenleitung mit Bürokraft nur möglich bei hohem, dauerhaftem Engagement in den Mitgliederorganisationen starkes commitment der Führungsebene hohe Identifikation mit dem Prozess bei den Leistungsträgern
Betriebliche Erfolgsfaktoren Betriebsstätten an den Mitgliederstandorten RZ-Infrastruktur als Synergie Betriebsleistungen durch Mitglieder Persönliche Identifikation, Einnahmen durch Leistungsverrechnung Zusatznutzen für den eigenen Betrieb Hochverfügbarkeit, Sicherheit, Langzeitarchivierung Nutzung der KDN-Verträge zur eigenen Bedarfsdeckung Technologie-/Know How-Transfer Möglichkeit zum eigenen Mandantenbetrieb dezentrale Administration, Wartung und Pflege von Fachverfahren im zentralen Betrieb Beteiligung am Aufbau der Betriebsorganisation für das virtuelle RZ
Betriebsorganisation des virtuellen KDN-RZ Verbandsvorsteher Verbandsversammlung Geschäftsführung/Geschäftsstelle AK Verbandsausschuss AK AK KDN-RZ Virtuelles KDN-RZ Süd Mitte Nord K SU WU RS PB KDN-RZ Betriebs-Jourfixe CvD CAB Sicherheitsteam
Betriebswirtschaftliche Erfolgsfaktoren (1) Rechtsfähigkeit Dachverband als selbständiges Rechts- und Wirtschaftssubjekt Beschaffungen durch den Zweckverband Synergien durch gemeinsame Ausschreibung (Knowhow- Transfer, Qualitätssicherung, Standardisierung) Skaleneffekte mit Einsparungen von 10-50% Klare Besitzverhältnisse Transparenz der Leistungsbeziehungen für alle Zweckverband als Leistungserbringer Zweckverband als Auftraggeber für Betriebsleistungen Organisation einer fairen Arbeitsteilung: Geben und Abnehmen
Betriebswirtschaftliche Erfolgsfaktoren (2) Vollkostenrechnung, Kosten- und Preistransparenz Beschaffungs- und Abschreibungskosten Personalkosten- und Gemeinkostenerstattungen für Betriebsleistungen der Mitglieder Für Netzkosten: Umlage auf den Leistungsaustausch Schlanke Organisation Nebenamtliche Geschäftsführung Hauptamtliche Geschäftsstellenleitung mit Bürokraft Kein Anschluss- und Benutzungszwang, stattdessen: Überzeugung durch Preis und Qualität!
Ertrags- und Wettbewerbsmodell Gemeinsame Beschaffung - Bedarfsfeststellung: Bedarfsmeldung und -abfrage - Definition der Leistungsanforderungen - Verbindliche Bedarfsabnahmeerklärung - Ausschreibung und Vergabe Gemeinsamer Betrieb - Auf der Basis der Beschaffungskosten: Servicedefinition und Preiskalkulation für das KDN-RZ im Verbandsausschuss - Betriebsangebot für das KDN-RZ - Make-or-buy-Entscheidung des Mitglieds - Leistungsvereinbarung mit SLA
Erfolgsfaktoren für Mitglieder Stärkung der Mitgliederorganisation Mitglied bleibt alleiniger Ansprechpartner des Kunden Erweiterung des eigenen Geschäftsfelds: Leistungsangebote für das KDN-RZ mit Möglichkeiten zur Spezialisierung, Professionalisierung Erweiterung des eigenen Service-/Leistungsangebots durch Bezug von Leistungen aus dem KDN-RZ Keine räumlichen Versetzungen/Personalüberleitungen Mitarbeiterbindung durch Anerkennung und Perspektiven Spürbare Wirtschaftlichkeits- und Entlastungseffekte
Die Zukunft der kommunalen Informationsverarbeitung liegt in Leistungsnetzwerken! Sie sind Rückgrat und Vorbereiter der vernetzten, kooperativen Verwaltung!
Ansprechpartner Prof. Dr. Andreas Engel Andreas.Engel@stadt-koeln.de Telefon: +49 (0)221/221 25070