M27 für die Erfassung von Projektstunden
Prinzip des s 2
Eigenschaften des s Realisierung in Excel VBA Umgebung Basierend auf der Datei und weiteren Dateien auf dem Server Dateien auf dem Server Personal, Projekte, Zeitbuchungen, Tätigkeiten und Projektbuchungen Bei der Abfrage der noch zu verbuchenden Stunden erfolgt automatisch ein Abgleich mit den Dateien auf dem Server Bei der Verbuchung von Stunden auf Projekte werden die gebuchten stunden automatisch auf die Datei Projektbuchungen auf dem Server ausgelagert. Individuelle Erweiterbarkeit des s Ausbau auch für die Zeiterfassung Einbau von kundenspezifischen Funktionen (z.b. automatisches Email an Nicht-Bucher) 3
Aufbau des s mit einem User Personal beim Mitarbeiter Projekte Zeitbuchungen Server mit den Dateien Tätigkeiten Projektbuchungen 4
Aufbau des s mit mehreren Mitarbeitern beim Mitarbeiter 1 beim Mitarbeiter 2 Busy Server mit den Dateien Vor einem Zugriff auf den Server (z.b. Mitarbeiter 1 wird überprüft, ob die Datei Busy vorhanden ist. Ist die Datei Busy NICHT vorhanden, so erzeugt das des Users (z.b. Mitarbeiter 1) die Datei Busy und blockiert den Zugang für andere User. Nach dem Datenaustausch zwischen dem User und dem Server wird die Datei Busy wieder gelöscht. Ist die Datei Busy vorhanden, so kann das nicht auf den Server zugreifen, was auch durch eine Info mitgeteilt wird. 5
Datei Personal Pro Person ein Zeileneintrag Einbau weiterer Spalten auf Kundenwunsch (z.b. E-Mail Adresse) Konvertierung der kundenspezifischen Personaldatei im, damit NICHT das ERP System des Kunden angepasst werden muss 6.4.2016 6
Datei Projekte Pro Projekt ein Zeileneintrag Einbau weiterer Spalten auf Kundenwunsch (z.b. forschungsprämienrelevant ja/nein) Konvertierung der kundenspezifischen Projektdatei im, damit NICHT das ERP System des Kunden angepasst werden muss 7
Datei Zeitbuchungen pro Tag und Person ein Zeileneintrag Einbau weiterer Spalten auf Kundenwunsch (z.b. E-Mail Adresse) Konvertierung der kundenspezifischen Zeiterfassung im, damit NICHT das ERP System des Kunden angepasst werden muss 8
Datei Tätigkeiten Pro Tätigkeit ein Zeileneintrag Einbau weiterer Spalten auf Kundenwunsch Konvertierung der kundenspezifischen Tätigkeiten Datei im, damit NICHT das ERP System des Kunden angepasst werden muss 9
Datei Projektbuchungen pro Projektbuchung ein Zeileneintrag Einbau weiterer Spalten auf Kundenwunsch Nach jeder Projektbuchung erfolgt ein Abgleich mit den Daten auf dem Server und eine automatische Berechnung der noch zu verbuchenden Stunden für einen bestimmten Zeitraum 10
Erweiterungen des s Möchten Sie das von den Datenbanken (Personal, Projekte, Zeiterfassung, Tätigkeiten, Projektbuchungen) ein täglicher Backup gemacht wird? In welcher Form (Text, CSV, Excel) liegt die Zeiterfassung vor? Welche Spalten möchten Sie in den Datenbanken (Personal, Projekte, Zeiterfassung, Tätigkeiten, Projektbuchungen)? Sollen Mitarbeiter per E-Mail automatisch benachrichtigt werden, dann sie an bestimmten Tagen noch nicht gebucht haben? Soll es möglich sein, dass der Mitarbeiter an einem Tag nur eine Maximalstundenanzahl zu buchen? Sollen Mitarbeiter nur die Cockpit Oberfläche sehen und der Administrator soll alle Tabellen sehen? Soll z.b. ein Administrator für einen Zeitraum basierend auf Arbeitsaufwand in Prozenten für bestimmte Projekte Stunden nachbuchen können? 11
Effizienzsteigerung bei Routinearbeiten Grundsätzliche Fragen Haben Sie in Ihrem Unternehmen Daten, die Sie wiederkehrend (z.b. wöchentlich, monatlich) mit Excel aufbereiten müssen? Stellt Ihnen Ihr ERP System wie z.b. SAP diese Auswertung nicht zur Verfügung? Wenn Sie beide Fragen mit JA beantworten, dann eignen sich Makros, die als Bestandteil von Excel laufen, bestens dazu. Vorteile: Auswertung der Daten vollautomatisch und innert weniger Sekunden/Minuten Keine Fehler durch Makroauswertung im Vergleich zur händischen Auswertung Konzentration auf die Analyse und nicht auf die Auswertung der Daten Effizienzsteigerung im Unternehmen Erstellung/Anpassung der Makros nach Ihren individuellen Wünschen Beispiele Konsolidierter Liquiditätsplan von mehreren Tochter-Unternehmen und Auswertung in verschiedenen Währungen Konsolidierung von Bilanz, GuV, Anlagenspiegel, etc. von Tochterunternehmen 12
s mit manuellen Zeitbuchungen Vorgehensweise bei manuellen Zeitbuchungen Laden der manuellen Zeitbuchungen vom Server (falls notwendig z.b. leeres Blatt manuelle Zeitbuchungen ) Erfassung der Zeitbuchungen via dem Blatt manuelle Zeitbuchungen Speichern der manuellen Zeitbuchungen (Transfer der Daten auf den Server in die Blätter Zeitbuchungen und manuelle Zeitbuchungen = Blatt manuelle Zeitbuchungen mit dem Button laden/speichern manuelle Zeitbuchungen 13
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