Praxisbeispiel Projektplan eines Kreises
Gliederung des Vortrags Zielsetzung für die Einführung des Neuen Kommunalen Finanzmanagements Projektorganisation und Zeitplan beim Kreis Gütersloh Projektbausteine Einführung der Finanzsoftware Aufstellung der Eröffnungsbilanz Umstellung des Rechnungswesens Qualifizierung Fazit 2
Zahlen, Daten, Fakten Einwohner: 356.539 (Stand: 01.01.2005) Fläche: 967,19 km² Haushaltsvolumen 2005 in Euro Verwaltungshaushalt: 293.153.264 Vermögenshaushalt: 42.554.341 Anzahl Stellen lt. Stellenplan: 790,25 Organisationsstruktur 4 Fachbereiche mit insgesamt 16 Servicestellen und Abteilungen organisatorisch gegliederter Haushaltsplan mit rd. 150 Produkten dezentrale Finanzbuchhaltung mit rd. 120 Buchungskräften 3
Zielsetzung des Projektes Umstellung der Haushaltswirtschaft von der Kameralistik auf die Doppik in Wellen. Abbildung des vollständigen Vermögens- und Schuldenbestands in der kommunalen Bilanz. Einführung einer NKF-fähigen Finanzsoftware. Steuerung des Haushalts durch Leistungsvorgaben und Überprüfung der Produktstruktur. Überprüfung der Organisation der Finanzbuchhaltung (zentrale vs. dezentrale Buchhaltung). Qualifizierung der Mitarbeiter/innen durch eigenes Personal. 4
Umstellung auf das NKF ist Chefsache Vorstellung des Projektes in der Leitungskonferenz Umstellung auf das NKF ist mehr als nur der Wechsel des Rechnungsstoffs Gesamtverantwortung liegt beim Kämmerer (Primat der Finanzen) Grundsatzbeschluss des Kreisausschusses für die Umstellung und regelmäßige Berichtspflicht der Verwaltung über Projektstatus 5
Projektorganisation Leitungskonferenz Politik Politik Regelmäßige Berichtspflicht Landrat Projektteam NKF FB I FB II FB III FB IV Kernteam (( 44 Personen )) Leiter Leiter der der Arbeitsgruppen Arbeitsgruppen Wissenstransfer Arbeitsgruppen NKF AG Finanzbuchhaltung AG Anlagenbuchhaltung AG Qualifizierung Projekte Einführung NKF Einführung Software Qualifizierung Mitarbeiter 6
Projektbeteiligte Ohne externes know how ist die Umstellung kaum möglich betriebswirtschaftliches know how aus der Praxis, Ingenieurbüros, Wirtschaftsprüfer Beteiligte zu Betroffenen machen frühzeitige Einbindung von Kasse, Revision, Personalentwicklung, Fachabteilungen, Rechenzentrum Delegation von Verantwortung z.b. dezentrale Erfassung und Bewertung von Vermögen, Produktbildung und Definition von Zielen und Kennzahlen 7
Umstellung auf das NKF Grundsätzliche Entscheidung zwischen Big Bäng und sanftem Umstieg Entscheidung des Kreises: sanfter Umstieg in 4 Wellen Gründe: nur geringer kaufmännischer Sachverstand in der Kreisverwaltung Software muss uneingeschränkt alle notwendigen Funktionalitäten beherrschen und ausreichend getestet werden (insbesondere Schnittstellen) Größe der Verwaltung 8
Zeitplan Kreis Gütersloh Sukzessive Ablösung des kameralen Rechnungswesen durch das NKF in 4 Wellen 2001 2002 2003 2004 2005 2006 1. Welle: Service IT und Zentrale Dienste Service Gebäudemanagement Gebührenhaushalt Rettungsdienst Abteilung Tiefbau 2. Welle: Abteilung Veterinärwesen Wirtschaftsförderung 3. Welle: Abteilung Straßenverkehr Abteilung Gesundheit Abteilung Schule und Sport Abteilung Liegenschaftskataster 4.Welle: 7 Abteilungen E R Ö F F N U N G S B I L A N Z 9
Projektbausteine Die Einführung des NKF umfasst mehrere Teilprojekte, die alle mehr oder weniger parallel laufen Folgende wesentliche Themen können genannt werden: Einführung der Finanzsoftware Erfassung und Bewertung des Vermögens und der Schulden Umstellung des Rechnungswesens Gliederung des Haushalts und Produktbildung Organisation der Finanzbuchhaltung Planung und Bewirtschaftung Qualifizierung der betroffenen Mitarbeiter 10
Einführung der Finanzsoftware Auswahl einer NKF-fähigen Finanzsoftware Erstellung eines Pflichtenheftes, Stellung von Praxisbeispielen, Integration möglichst vieler Module (z.b. KLR, Anbu, Vollstreckung, Druck des HHPlans) Bildung einer Projektgruppe unter Beteiligung der Softwarefirma/des Rechenzentrums Definition der Anforderungen, Einrichtung der Stammdaten, Erarbeitung von Konzepten für HH-Überwachung, Budgetierung, innere Verrechnungen, Erstellen von Fehlerlisten Schnittstellen als gesondertes, zeitintensives Thema betrachten Qualitätssicherung bei der Einspielung von updates Zeitaufwand für die Einführung: mindestens 2 Jahren 11
Erfassung und Bewertung des Vermögens und der Schulden Verschaffen Sie sich einen Überblick über den status quo in Ihrer Verwaltung Verschwenden Sie keine Zeit für aufwändige Detailerfassung und Bewertung von wertmäßig unwesentlichen Vermögensgegenständen (BGA machen nur ca. 2% - 5% des Vermögenswertes, jedoch 90% der Vermögensgegenstände aus) klären Sie frühzeitig, welche Positionen der Aktiv- und der Passivseite Sie selbst erfassen und bewerten können und wollen bzw. welche Arbeiten sie an Externe vergeben für eine externe Vergabe bieten sich z.b. bebaute Grundstücke, Infrastrukturvermögen und Pensionsrückstellungen an dezentralisieren Sie die Inventurverantwortung auf die Fachabteilungen klären Sie frühzeitig, welche Daten sie im Hinblick auf eine zukünftige Bewirtschaftung eventuell zusätzlich benötigen (z.b. für die Straßenunterhaltung, Facilitymanagement, Grünflächenbewirtschaftung) 12
Gliederung des Haushalts Grundsätzlich besteht die Möglichkeit der produktorientierten oder organisatorischen Gliederung des Haushalts Der Kreis Gütersloh hat einen organisatorisch gegliederten Haushaltsplan, d.h. alle Produkte sind eindeutig einer Servicestelle/Abteilung zugeordnet Vorteil: Fach- und Ressourcenverantwortung liegt in einer Hand Budgetierung wird erleichtert dennoch: Anpassung der Organisationsstruktur war unvermeidlich Nachteil: bei späterer Veränderung der Verwaltungsorganisation muss HH-Gliederung angepasst werden, Historie ist nur noch bedingt abbildbar Die Anforderungen des normierten Produktrahmens sowie die finanzstatistischen Vorgaben müssen beachtet werden 13
Produktdefinition Im Haushaltsplan des Kreises werden zur Zeit rd. 150 Produkte abgebildet Voraussetzung für die Produktbildung war eine flächenmäßige Erfassung der Leistungen der Verwaltung Bilden Sie die Produkte nicht am grünen Tisch sondern in Zusammenarbeit mit den betroffenen Mitarbeitern der Fachabteilungen Der Kreis Gütersloh hat mit der Bildung von abteilungsinternen Arbeitsgruppen gute Erfahrungen gesammelt; die Arbeitsgruppen wurden von einer Lenkungsgruppe gesteuert, die sich aus Abteilungsleitern, Personalrat und Politik zusammensetzte Ziel des Kreises Gütersloh ist die Steuerung der Verwaltung über Zielvereinbarungen und Leistungsvorgaben; hierfür ist die Einführung eines Kontraktmanagements geplant Nach der Definition eines Leitbildes werden zur Zeit mittelfristige Entwicklungsziele und Handlungsschwerpunkte durch die Fachabteilungen erarbeitet 14
Organisation der Buchführung im NKF Grundsätzliche Entscheidung zu Beginn des Projektes, die bestehende Organisation nicht zu verändern. Vorteil - bewährte Orga-Strukturen bleiben erhalten - Belegfluss muss nicht verändert werden - keine Akzeptanzprobleme in den Fachabteilungen - keine Umsetzung von Personal erforderlich - fachliches know-how ist in den Abteilungen vorhanden Nachteil - Hoher Schulungsaufwand aufgrund des großen Personenkreises - Qualitätssicherung wird erschwert - höhere Kosten (Software-Lizenzen, Schulungskosten) - Synergieeffekte werden nicht genutzt 15
Zielvorgabe Die Buchhaltung bleibt dezentral, wird aber in den Abteilungen zentralisiert. Pro Abteilung sollen max. 5 Personen Buchungen durchführen. Außenstellen, insbesondere die Schulen, können zukünftig ebenfalls dezentral über ein Terminal-Server Verfahren buchen. Es werden 120 Lizenzen (concurrent user) gekauft. Die Belege verbleiben wie in der Kameralistik in der Fachabteilung, es werden jedoch keine Anordnungen mehr ausgedruckt, unterschrieben und zur Kasse geschickt. Die Organisationsstrukturen werden nicht verändert, d.h. die Fachabteilung bucht Soll-Stellung, die Kasse bucht Zahlungsverkehr, die Kämmerei bucht Jahresabschluss. 16
Planung und Bewirtschaftung Einrichtung eines individuellen Kontenplans unter Berücksichtigung des normierten Kontenrahmens Struktur der Kosten- und Leistungsrechnung Festlegung des Belegflusses in Abhängigkeit von der Organisation der Buchhaltung (wer kontiert, wer bucht, wo findet die Belegablage statt) Abfrage von Besonderheiten in den Fachabteilungen Landeshaushalt, Barkassen, Datenschutz (z.b. Sozialamt, Jugendamt etc.) besondere Budgetringe, Zweckbindungen Statistiken oder sonstige Auswertungserfordernisse Erstellung von Überleitungstabellen von HHStellen zu Sachkonten, Kostenstellen, Kostenträgern 17
Sonstige ordentliche Aufwendungen (Auszug) 641101 Personaleinstellungen 641201 Fortbildung, Umschulung inkl. Fahrtkosten 641202 Ausbildung 641301 Dienstreisekosten 641411 Beschäftigungsbetreuung u. Dienstjubiläen 641501 Umzugskostenvergütung 641601 Dienst- u. Schutzkleidung, persönliche Ausrüstung 641701 Personalnebenaufwendungen 642101 Miete/Pacht/Nutzungsentschädigung f. Gebäude 642102 Mietnebenkosten 642131 Miete/Wartung Kopierer u.a. Büroausstattungen 642151 Miete/Wartung sonstige technische Anlagen 642201 Leasing 642701 Prüfung, Beratung, Rechtsschutz 642702 Gerichts- u. Sachverständigenkosten 642812 Entschädigung für die Stellvertreter des Landrates 642814 Entschädigungen für Kreistagsmitglieder 642821 Fraktionszuwendungen 643101 Büromaterial 643201 Druck und Vervielfältigung 643301 Zeitungen u. Fachliteratur 643401 Porto 643501 Telefon 643502 Leitungskosten Telefon 643601 öffentl. Bekanntmachungen 643701 Gästebewirtung u. Repräsentation 643702 Orga-, Marketingaufwendg f. eigene Veranstaltungen 643703 Jubiläeumsaufw. etc für Dritte 643801 Werbung (Geschenke u. ä.) 643901 Sonst. Geschäftsaufwendungen 643911 Verbrauchsmittel (Schulen) 643912 Lehr- und Unterrichtsmittel 643913 Lernmittel 644001 Versicherungsbeitr. u. ä. (ohne Kfz-Versich.beitr) 644101 Kfz-Versicherungsbeiträge 644201 Beiträge an Verbände, Vereine u.berufsvertretungen 649101 Verfügungsmittel 649201 Schadensfälle TEP16 Summe Sonstige ordentliche Aufwendungen Praxisbeispiel Kostenstelle Name 24004 Abtl. Gesundheit 24104 SG amtsärztlicher Dienst 24204 SG Kinder- und Jugendärztlicher Dienst 24304 SG Sozialpsychiatrischer Dienst 24404 SG Seuchen- und Umwelthygiene Produkt Weitere Gesundheitshilfe spezielle Personengruppen Kostenträger 2020004 Weitere Gesundheitshilfe spezielle Personengruppen 2020104 Beratungsstelle für suchtkranke Personen 2020105 Suchtkrankenfürsorge 2020106 Beratungsstellen für Schwangerschaftsprobleme 2020107 Krebskrankenberatung 2020108 AIDS-Prävention 2020109 Psychosoziale Begleitung Methadonvereinbarung 2020110 Frauenhaus 2020111 Drogenberatungsstelle 2029985 IT-Fachanwendungen 18
Planung- und Buchungsstelle HHJahr, Gemeindekennzeichen, Buchungsschlüssel Kamerale Haushaltsstelle 020 Gliederung (welche Aufgabe wird erfüllt) 0280 Maßnahme (Produkt) 6593 Gruppierung (welche Kosten fallen an) Empfänger (wer erhält das Geld) Doppische Buchung 543102 Sachkonto (welche Kosten fallen an) 31004 Kostenstelle = Abteilung (wo fallen die Kosten an) 1630004 Kostenträger = Produkt (wofür fallen die Kosten an) an K-0000815 Kreditor 19
Qualifizierung der Mitarbeiter Aufbau eines Qualifizierungskonzeptes mit vier Zielgruppen 1. Kämmerei, Kasse, Revision 2. Haushaltssachbearbeiter, Buchungskräfte 3. Führungskräfte 4. Politik Grundsatzentscheidung des Kreises: Mitglieder der Zielgruppe 2 bis 4 werden ausschließlich intern geschult Grundlagenschulung NKF für Haushaltssachbearbeiter und Buchungskräfte Umfang: rd. 20 Zeitstunden Inhalt: Zielsetzung NKF, Haushaltsgliederung, Planung und Bewirtschaftung, Kosten- und Leistungsrechnung, Haushaltsausgleich Softwareschulung in einer Testdatenbank unter Echtbedingungen ein eigenes Anwenderhandbuch wurde erstellt Vorteil: - Lehrende und Lernende sprechen die gleiche Sprache - Schulung erfolgt in den eigenem Strukturen - geringere Kosten im Vergleich zu externen Schulungsangeboten 20
Fazit Das Projekt Einführung des NKF ist komplex und umfasst mehr als nur den Wechsel des Rechnungsstoffs Die Projektgruppe muss zwingend direkt der Verwaltungsleitung unterstehen und zur Chefsache erklärt werden Die Mitglieder der Projektgruppe sollten sowohl kaufmännische als auch langjährige Verwaltungserfahrung vereinen und für die Dauer des Projektes vom Tagesgeschäft freigestellt sein 21