Inlandsreisekosten bei Selbstständigen und Unternehmern SKR 03 4650 Bewirtungskosten 70 4654 Nicht abzugsfähige Bewirtungskosten 1576 Abziehbare Vorsteuer 19 % 19 an 1200 Bank 119 30 SKR 04 6674 Reisekosten Unternehmer Verpflegungsmehraufwand 12 an 2180 Privateinlagen 12 SKR 04 6640 Bewirtungskosten 70 6644 Nicht abzugsfähige Bewirtungskosten 1406 Abziehbare Vorsteuer 19 % 19 an 1800 Bank 119 30 TIPP: Verpflegungspauschale und Bewirtungskosten Ein Unternehmer kann seine Verpflegungspauschale und 70 %der Bewirtungskosten nebeneinander als Betriebsausgaben abziehen. Hieraus ergeben sich Gestaltungsspielräume. Handelt es sich bei mehrtägigen Geschäftsreisen z. B. um Seminare, kann sich der Unternehmer mit seinen Kollegen oder Geschäftspartnern abstimmen und sie können sich wechselseitig bewirten. An dieser Situation ändert sich nach dem 31.12.2013 nichts. 2.4 Übernachtungskosten Ein Unternehmer kann bei Übernachtungen immer nur die ihm tatsächlich entstandenen Aufwendungen geltend machen. Die Pauschale von20eur gilt 32
Übernachtungskosten 2 nicht für den Unternehmer, sondern nur dann, wenn der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer die Übernachtungskosten ohne Nachweis erstattet. 2.4.1 ÜbernachtungimInland Ein Unternehmer muss seine Unterbringung am inländischen Reiseziel durch Rechnungen von Hotels und Gasthöfen nachweisen. Nimmt er seinen Ehegatten aus privaten Gründen mit auf die Geschäftsreise, darf er die Aufwendungen, die auf den Ehegatten entfallen, nicht als Betriebsausgaben abziehen. Ein Unternehmer darf bei Übernachtungen immer die Kosten für ein Einzelzimmer absetzen, die in der Regel höher sind als 50 %der Kosten für ein Doppelzimmer 24.Sind z. B. die Preise für Einzelzimmer und Doppelzimmer gleich hoch, kann auch der volle Betrag als Betriebsausgabe abgezogen werden. Es ist zweckmäßig, wenn sich der Unternehmer vom Hotel sofort eine Rechnung über ein Einzelzimmer ausstellen lässt. Den hier ausgewiesenen Betrag zieht er als Betriebsausgabe ab. Ist das wider Erwarten nicht möglich, sollte er sich eine Preisliste beschaffen, aus der sich der Preis für ein Einzelzimmer ergibt. Dann zieht er den Betrag als Betriebsausgabe ab, der auf ein Einzelzimmer entfällt. Ohne einen derartigen Nachweis läuft der Unternehmer Gefahr, dass das Finanzamt nur 50 %der Übernachtungsaufwendungen anerkennt. Beispiel: Ein Unternehmer wird auf seiner Geschäftsreise von seiner Frau begleitet. Für die Mitreise der Ehefrau gibt es keinen betrieblichen Anlass. Der Unternehmer und seine Frau übernachten in einem Doppelzimmer im Hilton. Er lässt sich eine Rechnung über 214 EUR einschließlich 7%Umsatzsteuer für ein Einzelzimmer ausstellen. Über die Differenz zum Doppelzimmer in Höhe von 32,10 EUR lässt er sich eine separate Rechnung ausstellen. Der Unternehmer zahlt die Übernachtungskosten von 214 EUR mit seiner Kreditkarte. 24 R 9.7 Abs.1 LStR. 33
Inlandsreisekosten bei Selbstständigen und Unternehmern SKR 03 4676 Reisekosten Unternehmer Übernachtungsaufwand 1571 Abziehbare Vorsteuer 7% 14 an 1730 Kreditkartenabrechnung 200 214 SKR 04 6680 Reisekosten Unternehmer Übernachtungsaufwand 1401 Abziehbare Vorsteuer 7% 14 an 3610 Kreditkartenabrechnung 200 214 Bei der Abbuchung des Kreditkartenunternehmens vom betrieblichen Bankkonto bucht der Unternehmer den Zahlungsvorgang wie folgt: SKR 03 1730 Kreditkartenabrechnung 214 an 1200 Bank 214 SKR 04 3610 Kreditkartenabrechnung 214 an 1800 Bank 214! WICHTIG: Rechnungsadressat Das Hotel muss die Übernachtungskosten zutreffend in Rechnung stellen. Bei einem Einzelunternehmer darf die Rechnung nur auf seinen Namen lauten und nicht an die Eheleute oder an Herrn und Frau adressiert sein. 34
Übernachtungskosten 2 2.4.2 Übernachtungbei Privatpersonen Hat ein Unternehmer die Möglichkeit, während einer Geschäftsreise privat bei Geschäftsfreunden oder Verwandten zu übernachten, entstehen ihm keine direkten Übernachtungskosten, die er als Betriebsausgaben abziehen kann. Allerdings kann er sog. Mitbringsel, z. B. Blumen für die Hausfrau oder Geschenke für die Kinder des Gastgebers, als Übernachtungskosten geltend machen. 2.4.3 Vorsteuerabzug aus Übernachtungskosten Nach 15 UStG darf ein Unternehmer die Umsatzsteuer bei betrieblich veranlassten Übernachtungskosten uneingeschränkt als Vorsteuer abziehen. Der Unternehmer muss Adressat der Rechnung sein. Bei Kleinbetragsrechnungen bis 150 EUR ist die Angabe des Adressaten nicht notwendig. 2.4.4 Abgrenzungvon Übernachtungs- und Verpflegungskosten Hotelübernachtungen unterliegen dem ermäßigten Umsatzsteuersatz. Die 7%gelten aber nur für Übernachtungen. Für andere Leistungen, die nicht unmittelbar mit der Beherbergung in Zusammenhang stehen wie z. B. für das Frühstück, gilt der Steuersatz von 19%. Die Konsequenz ist, dass die Leistungen in den Hotelrechnungen getrennt nach Steuersätzen ausgewiesen sein müssen. Weist der Hotelier die Entgelte und die Umsatzsteuer falsch aus, hat nicht nur er ein Problem, sondern auch sein Kunde, der seinen Vorsteuerabzug ganz oder teilweise verliert.! WICHTIG: Trennung nach Steuersätzen Ein Unternehmer, der während einer Geschäftsreise übernachtet, muss unbedingt darauf achten, dass er eine Rechnung erhält, in der die Leistungen mit unterschiedlichen Steuersätzen getrennt voneinander ausgewiesen werden. Das gilt auch für die Umsatzsteuer. Anderenfalls verliert er den Vorsteuerabzug, weil seine Rechnung nicht ordnungsgemäß ist. 35
Inlandsreisekosten bei Selbstständigen und Unternehmern 2.4.5 Für welche Leistungensind 7bzw.19%Umsatzsteuer zu zahlen? Die kurzfristige Vermietung vonwohn-, Schlafräumen und voncampingplätzen unterliegt dem ermäßigten Steuersatz von7%.dieser Steuersatz gilt nur für Leistungen,die unmittelbar der Vermietung dienen. Die Vermietung muss kurzfristig sein. Das ist der Fall, wenn sie weniger als sechs Monate beträgt 25. Es kommt nicht darauf an, ob ein Zimmer oder eine Wohnung vermietet wird. Ein gaststättenähnliches Verhältnis muss also nicht vorliegen 26.Ist die Vermietung kurzfristig, spielt es keine Rolle, ob die Übernachtungen in Hotels, Pensionen, Fremdenzimmern (möblierten Zimmern) oder Ferienwohnungen erfolgen. Abgrenzung der 7 und 19 %Leistungen Es dürfen nur die Leistungen mit 7% besteuert werden, die unmittelbar der Beherbergung dienen. Da die Differenzierung im Einzelfall schwierig ist, sollte man sich an der Unterscheidung orientieren, die von der Finanzverwaltung in Abschn. 12.16 Abs. 4, 5 und 8 UStAE vorgenommen wurde (siehe nachfolgende Übersicht). Kurzfristige Vermietung und Nebenleistungen zu 7%USt Übernachtung im Hotelzimmer, Appartement, auf dem Campingplatz Ausstattung der Zimmer mit Einrichtungsgegenständen, z. B. Fernsehgerät, Radio, Telefon, Zimmersafe Stromanschluss Nutzung von Bettwäsche, Handtüchern und Bademänteln Reinigung der gemieteten Räume (auch Endreinigung z. B. beim Mieten eines Appartements) 25 Abschn. 4.12.3. Abs. 2UStAE. 26 Abschn. 12.16 Abs. 3 UStR. 36
Übernachtungskosten 2 Bereitstellung von Körperpflegeutensilien, Schuhputz- und Nähzeug Weckdienst Bereitstellung von Schuhputzautomaten Mitunterbringung von Tieren in den überlassenen Wohn- und Schlafräumen Eigenständige Leistungen mit 19 %USt Verpflegung wie z. B. Frühstück, Halb- oder Vollpension, all-inclusive Nutzung von Kommunikationsnetzen, z. B. Telefon und Internet; Nutzung des entgeltlichen Fernsehprogramms, z.b.pay-per-view Getränkeversorgung aus der Minibar Leistungen, die das körperliche, geistige und seelische Wohlbefinden steigern (Wellness); Schwimmbadnutzung, Verabreichung von Heilbädern 27 Transport zwischen Bahnhof/Flughafen und Unterkunft, Transport von Gepäck Überlassung von Sportgeräten und -anlagen, Ausflüge Reinigung und Bügeln von Kleidung, Schuhputzservice Überlassung von Eintrittsberechtigungen für Veranstaltungen 28 Keine begünstigten Beherbergungsleistungen liegen in den folgenden Fällen vor, sodass der ermäßigte Steuersatz von vornherein ausscheidet: Überlassung von Tagungsräumen, Überlassung von Räumen zur gewerblichen oder beruflichen Nutzung, Vermietung von nicht ortsfesten Wohnmobilen, Caravans, Wohnanhängern, Hausbooten und Jachten, Beförderung in Schlafwagen der Eisenbahn, Nutzung von Kabinen auf Schiffen, die der Beförderung dienen, Vermittlung von Übernachtungsleistungen, Umsätze von Tierpensionen, 27 Unterliegen ggf. gem. 12 Abs. 2 Nr. 9 UStG dem ermäßigten Steuersatz. 28 Können ggf. nach 4 Nr. 20 UStG steuerfrei sein bzw. gem. 12 Abs. 2 Nr. 7 UStG dem ermäßigten Steuersatz unterliegen. 37
Inlandsreisekosten bei Selbstständigen und Unternehmern unentgeltliche Wertabgaben, z. B. die Selbstnutzung von Ferienwohnungen. HINWEIS Bei Stornokosten handelt es sich grundsätzlich um einen nicht steuerbaren Schadenersatz, für den keine Umsatzsteuer anfällt 29. Die Konsequenz ist, dass Übernachtungen mit Frühstück nicht pauschal in einer Summe abgerechnet werden dürfen. Eine Aufteilung ist zwingend erforderlich, damit die Umsatzsteuer zutreffend ermittelt werden kann. Dazu muss der Hotelier den Kostenanteil, der auf das Frühstück entfällt, ermitteln und dokumentieren. Er muss innerhalb von sechs Monaten eine ordnungsgemäße Rechnung ausstellen, wenn der Empfänger ein Unternehmer ist, der die Leistung für sein Unternehmen bezieht, keine Rechnung ausstellen, wenn der Leistungsempfänger eine Privatperson ist. 2.4.6 Abrechnungder Einzelleistungen Stellt der Hotelbetrieb eine Rechnung aus, sind die Übernachtungen zu 7% und andere Leistungen zu 19 %jeweils nach den vorgegebenen Hotelpreislisten abzurechnen. Das heißt: Die einzelnen Leistungsbestandteile müssen vom Hotelbetrieb in der Rechnung entsprechend ausgewiesen werden. Beispiel zu einer Übernachtung mit Frühstück: Ein Unternehmer übernachtet während einer auswärtigen Tätigkeit zweimal in einem Hotel in Nürnberg. Das Hotel berechnet ihm pro Übernachtung einen Betrag von 107 EUR (brutto) und für das Frühstück einen Betrag von 14 EUR (brutto). Der Unternehmer zahlt mit der EC-Karte seines Betriebskontos. Ein Internetanschluss (WLAN) kann von allen Hotelgästen ohne Berechnung eines Entgelts benutzt werden. Die Leistungsbeschreibung in der Rechnung sieht wie folgt aus: 29 Abschn. 12.16 Abs. 6 UStAE. 38
Übernachtungskosten 2 2Übernachtungen (100 EUR x2) 200,00 EUR zzgl. 7% Umsatzsteuer 14,00 EUR 214,00 EUR Frühstück 23,53 EUR zzgl. 19 % Umsatzsteuer 4,47 EUR 28,00 EUR Gesamtbetrag 242,00 EUR Für die Möglichkeit, das Internet nutzen zu können, wird kein Entgelt berechnet. Ob jemand das Internet nutzt oder nicht, wirkt sich also nicht auf den Hotelpreis aus. Aus dem Übernachtungsentgelt ist deshalb kein Betrag für die Internetnutzung herauszurechnen. Das Frühstück ist gesondert in der Rechnung ausgewiesen. Die Vorsteuer aus den Frühstückskosten darf der Unternehmer uneingeschränkt geltend machen. Den Verpflegungsmehraufwand darf er allerdings nur in Höhe der Pauschalen erfassen, sodass er die tatsächlichen Kosten für das Frühstück als Privatentnahme buchen muss. SKR 03 4676 Reisekosten Unternehmer Übernachtungsaufwand 200,00 1571 Abziehbare Vorsteuer 7% 14,00 1800 Privatentnahmen allgemein 23,53 1576 Abziehbare Vorsteuer 19 % 4,47 an 1200 Bank 242,00 SKR 04 6680 Reisekosten Unternehmer Übernachtungsaufwand 200,00 1401 Abziehbare Vorsteuer 7% 14,00 2100 Privatentnahmen allgemein 23,53 1406 Abziehbare Vorsteuer 19 % 4,47 an 1800 Bank 242,00 Bei Kleinbetragsrechnungen ist in der Rechnung der Steuerbetrag/Steuersatz so anzugeben, dass es möglich ist, den jeweiligen Nettobetrag und die Vorsteuer zutreffend zu ermitteln. 39
Inlandsreisekosten bei Selbstständigen und Unternehmern 2.4.7 Business-Package/Servicepauschale in Höhe von20% Bei Pauschalangeboten lässt das BMF Ausnahmen zu, die gleichermaßen für Arbeitnehmer und für Unternehmer gelten. Gemäß Abschn. 12.16 Abs. 12 UStAE dürfen in der Rechnung die nachfolgend aufgeführten 19%igen Leistungen in einer Summe als Sammelposten unter der Bezeichnung Servicepauschale oder Business-Package ausgewiesen werden: das Frühstück, das Nutzen von Kommunikationsnetzen, das Reinigen und Bügeln von Kleidung, Schuhputzservice, der Transport zwischen Bahnhof/Flughafen und Unterkunft, der Transport des Gepäcks außerhalb des Hotels, das Überlassen von Fitnessgeräten, die Überlassung von Parkplätzen. Diese Packages können aus Vereinfachungsgründen vom Hotelunternehmen pauschal mit 20 %vom Pauschalpreis angesetzt werden. In diesen 20 % sind alle vorgenannten Leistungen in einer Summe zusammengefasst. Das bedeutet, dass eine Differenzierung nicht erforderlich ist. Die Kosten für das Frühstück können mit 20 %der vollen Verpflegungspauschale herausgerechnet werden. Diese Handhabung ist ab dem 1.1.2014 gesetzlich geregelt 30.Die volle inländische Verpflegungspauschale beträgt 24 EUR, sodass 24 EUR x 20% = 4,80 EUR pro Übernachtung aus dem Package-Preis herausgerechnet werden. TIPP: Vorabvereinbarung einer Business-Pauschale Mit dem Hotel sollte von vornherein (schon bei der Buchung) abgeklärt werden, dass die 19%igen Umsätze pauschal ausgewiesen werden. Wie das folgende Beispiel zeigt, ist diese Variante vorteilhaft. Beispiel zu einem Business-Package: Ein Unternehmer übernachtet während einer auswärtigen Tätigkeit zweimal in einem Hotel in Bonn. Das Hotel berechnet ihm pro Übernachtung einen pauschalen Betrag von 126 EUR, in 30 9Abs.4aEStG. 40
Übernachtungskosten 2 dem das Frühstück, die Überlassung des Parkplatzes, die Nutzung von Fitnessgeräten und des Internets enthalten sind. Der Hotelbetrieb darf wie folgt abrechnen: Gesamtpreis brutto (126 EUR x2) 252,00 EUR 20 %für Business-Package/Servicepauschale 50,40 EUR Preis für die Übernachtung 201,60 EUR Die Leistungsbeschreibung in der Rechnung sieht wie folgt aus: 2Übernachtungen 188,41 EUR zzgl. 7% Umsatzsteuer 13,19 EUR 201,60 EUR Business-Package (Servicepauschale) 42,35 EUR zzgl. 19 % Umsatzsteuer 8,05 EUR 50,40 EUR Gesamtbetrag 252,00 EUR Als Leistungsempfänger darf der Unternehmer dann aus dem Business-Package bzw. der Servicepauschale das Frühstück mit einem pauschalen Betrag wie folgt herausrechnen: Business-Package davon für Frühstück (24 EUR x2=48eur x20%) übrige Leistungen (Reisenebenkosten) 50,40 EUR 9,60 EUR 40,80 EUR Der Pauschalpreis von 240 EUR verteilt sich wie folgt: Bezeichnung Bruttobetrag Nettobetrag Umsatzsteuer/Vorsteuer Übernachtung 201,60 EUR 188,41 EUR 13,19 EUR Frühstück 9,60 EUR 8,07 EUR 1,53 EUR Reisenebenkosten 40,80 EUR 34,29 EUR 6,51 EUR HINWEIS Die Nebenkosten können als Betriebsausgaben gebucht werden, wenn davon auszugehen ist, dass darin keine Kosten für Pay-TV, private Telefonate, Massagen usw. enthalten sind. 41