Seite 2 von 175 Inhaltsverzeichnis: Überblick über die gesetzlichen Regelungen 2014... 8 Betriebliche Reisekostenregelung und steuerliches Reisekostenrecht... 13 Nachweis / Glaubhaftmachung von Reisekosten... 17 Zeitpunkt der Reisekostenabrechnung... 18 Begriffsbestimmung: Regelmäßige Arbeitsstätte (Rechtslage bis 2013)... 19 1. Allgemeines... 19 2. Regelmäßige Arbeitsstätte an einer Einrichtung des eigenen Arbeitgebers... 20 3. Einsatz bei einem Kunden... 23 4. Fortbildungsveranstaltungen... 25 Erste Tätigkeitsstätte (Rechtslage ab 2014)... 26 1. Grundsätzliches... 26 2. Höchstens eine erste Tätigkeitsstätte je Dienstverhältnis... 28 3. Ortsfeste Einrichtung als erste Tätigkeitsstätte... 34 4. Ortsfeste betriebliche Einrichtung... 34 4.1. Grundsätzliches... 34 4.2. Wo kann eine erste Tätigkeitsstätte unterhalten werden?... 35 5. Erste Tätigkeitsstätte mit arbeits-/dienstrechtlicher Festlegung... 36 6. Dauerhafte Zuordnung... 41 6.1. Grundsätzliches... 41 6.2. Dauerhafte Zuordnung... 41
Seite 3 von 175 Einzelfragen zur 48-Monatsfrist... 46 6.3. Tätigkeitsänderungen im Dienstverhältnis... 49 6.4. Grenzüberschreitende Arbeitnehmerentsendung... 49 7. Erste Tätigkeitsstätte ohne arbeits-/dienstrechtliche Festlegung (Quantitative Zuordnungskriterien)... 51 8. Bildungseinrichtungen als erste Tätigkeitsstätte... 57 Fahrtkosten als Reisekosten... 59 1. Allgemein... 59 2. Tatsächliche Kosten... 59 2.1. Grundsätzliches... 59 2.2. Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel... 59 2.3. Exkurs: Kundenanbindungsprogramme (z. B. Miles & More) und Fahrtkostenabzug... 61 2.4. Tatsächliche Fahrtkosten bei Benutzung des eigenen/zur Nutzung überlassenen PKW... 62 3. Pauschale Kilometersätze... 63 3.1. Grundsätzliches... 63 3.2. Verhältnis: Steuerfreie Arbeitgebererstattung und Werbungskostenabzug... 64 3.3. Fahrtkosten bei Nutzung eines Dienstwagens... 65 3.4. Besonderheiten bei Mietwagengestellung... 66 4. Besonderheit: Sammelpunkt / weiträumiges Arbeitsgebiet... 67 4.1. Gesetzeswortlaut... 67 4.2. Fahrten zu einem Sammelpunkt... 67 4.3. Weiträumiges Tätigkeitsgebiet... 72 Tagegelder als Reisekosten... 75
Seite 4 von 175 1. Grundsätzliches... 75 2. Aufzeichungspflichten von Tagegeldzahlungen auf der Lohnsteuerbescheinigung... 76 3. Auswärtstätigkeiten im Inland... 78 3.1. Auswärtstätigkeiten ohne Übernachtung)... 78 3.2. Auswärtstätigkeit mit Übernachtung... 78 3.3. Unangemessene Verpflegungskosten... 79 3.4. Beispielsfälle zur neuen Rechtslage... 80 4. Auswärtstätigkeiten im Ausland... 85 4.1. Grundsätzliches... 85 4.2. Reisen vom Inland ins Ausland... 85 4.3. Reisen von einem ausländischen Staat in einen anderen ausländischen Staat... 86 4.4. Reisen vom Ausland ins Inland... 86 4.5. Beispielsfälle... 87 4.6. Auslandsreisekosten und Auslandseinsatz... 89 5. Unterbrechungszeiten (Dreimonatsfrist)... 91 5.1. Anwendung der Dreimonatsfrist bei ein und derselben Auswärtstätigkeit... 91 5.2. Abgrenzung zwischen derselben und einer neuen Auswärtstätigkeit... 95 6. Lohnsteuerpauschalierung von Tagegeldern... 104 6.1. Grundsätzliches... 104 6.2. Abwälzung pauschaler Lohnsteuer auf den Arbeitnehmer... 107 6.3. Aufzeichnung auf der Lohnsteuerbescheinigung... 108 6.4. Zeitpunkt der Lohnsteuerpauschalierung... 109 Exkurs: Mahlzeitengestellungen durch den Arbeitgeber während einer Auswärtstätigkeit... 110
Seite 5 von 175 1. Bewertungsvorschrift... 110 2. Mahlzeitengestellung durch einen vom Arbeitgeber beauftragten Dritten... 111 3. Definition: Übliche Mahlzeiten (60 -Grenze)... 112 4. Steuerfreiheit der Mahlzeitengestellung und eventuelle Auswirkung auf die Tagegeldsatzhöhe... 114 5. Mahlzeitengestellung: Bewertung mit dem amtlichen Sachbezugswert... 117 5.1. Grundsätzliches... 117 5.2. Beispiele Eintägige Veranstaltungen mit Essensgestellung (Seminare)... 118 5.3. Mehrtägige Auswärtstätigkeiten und Mahlzeitengestellung... 124 Kürzung der Verpflegungspauschalen... 128 1. Allgemeines... 128 2. Kürzung nur bei arbeitgeberseitig gestellten Mahlzeiten... 129 3. Kürzung und geschäftlich veranlasste Bewirtungskosten... 129 4. Betriebsveranstaltung... 132 5. Unübliche Mahlzeitengestellungen... 133 6. Behandlung des Arbeitnehmerentgelts für eine Mahlzeitengestellung... 133 Bescheinigungspflicht: Großbuchstabe M... 133 Neue Lohnsteuerpauschalierungsmöglichkeit bei üblichen Mahlzeitengestellungen... 135 Übernachtungskosten... 137 1. Grundsätzliches... 137 2. Beruflich veranlasste Reise / Verbindung mit privaten Urlaubstagen... 137 3. Übernachtungskosten: Einzelnachweis - Übernachtungspauschalen... 139
Seite 6 von 175 3.1. Allgemein... 139 3.2. Grundsatz: Einzelnachweis... 139 3.3. Ausnahme: Arbeitgebererstattung nach Übernachtungspauschalen... 139 3.4. Abrechnung nach Einzelnachweis... 145 4. Unterkunftskosten bei Mitnahme der Familie... 150 4.1. Kurzfristiges Mitnehmen der Familie... 150 4.2. Längerfristiges Mitnehmen der Familie an den auswärtigen Tätigkeitsort... 152 5. Begrenzte Berücksichtigung von Unterkunftskosten bei einer längerfristigen Auswärtstätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte im Inland... 154 5.1. Gesetzliche Neuregelung... 154 5.2. Anwendung der 48-Monatsfrist... 156 Reisenebenkosten... 157 1. Allgemein... 157 2. Private Telefonkosten und Überlagerungsrechtsprechung... 159 Doppelte Haushaltsführung... 162 1. Wann liegt eine doppelte Haushaltsführung vor?... 162 1.1. Grundsätzliches... 162 1.2. Beruflich begründete Zweiwohnung (Entfernung zum Tätigkeitsort)... 164 2. Fahrtkosten im Rahmen der doppelten Haushaltsführung... 165 2.1. Kosten für die erste und letzte Fahrt... 165 2.2. Wöchentliche Familienheimfahrt... 165 2.3. Fahrten von der Zweitwohnung zum Beschäftigungsort... 167 3. Tagegeldpauschalen... 168
Seite 7 von 175 4. Unterkunftskosten im Rahmen der doppelten Haushaltsführung... 170 Autor Dipl.-Finanzwirt Michael Seifert Steuerberater Am Wehrwasser 15 53844 Troisdorf (Sieglar) Fon: 02241 / 40 53 73 Fax: 02241 / 40 73 75 E-Mail: info@steuergeld.de Web: www.steuergeld.de Berücksichtigt wurde das BMF-Einführungsschreibens zum steuerlichen Reisekostenrecht vom 30. September 2013. 1 Sofern nachfolgend auf Randziffern ohne Angabe einer Quelle Bezug genommen wird, beziehen sich diese auf das BMF- Einführungsschreiben vom 30. September 2013. Der Käufer dieser Publikation hat das Recht, die Informationen ausschließlich für den eigenen Bedarf zu nutzen. Dieses Recht ist nicht übertragbar. Dieses Buch ersetzt keine individuelle Beratung durch Ihren steuerlichen Berater. Ein Beratungsvertrag kommt durch den Erwerb dieser Publikation nicht zustande. Alle Informationen wurden sorgfältig bearbeitet und zusammengetragen. Gleichwohl können wir keine Gewähr übernehmen und müssen jede Haftung im Zusammenhang mit der Nutzung dieses Buches ausschließen. Alle Rechte liegen beim Autor. Ein Nachdruck auch auszugsweise ist nur mit ausdrücklicher schriftlicher Genehmigung des Autors gestattet. 1 IV C 5 S 2353/13/10004 DOK 2013/0862915