Übersicht [accantum] Document Warehouse als webbasierte Dokumenten Archivlösung bietet Ihnen die Möglichkeit, strukturiert und benutzerfreundlich Dokumente abzulegen, zu suchen, anzuzeigen, downzuloaden und aufzubewahren. Ihre Dokumente werden elektronisch verarbeitet, beschlagwortet und in einem Datenpool abgelegt. Unter Einhaltung rechtlicher und regulativer Vorgaben und ohne eine Software installieren zu müssen. Bei der Cloud-Anwendung starten Sie einfach einen Internet-Browser, melden sich mit dem Benutzer-Account an und beginnen mit der Nutzung der Anwendung von überall und jederzeit. Ihre Dokumentenkommunikation ist somit sicher in der Cloud gespeichert. Sie benötigen weder Investitionen in Hard- noch in Software. Alle Services werden auf hochverfügbaren Infrastrukturen und sicheren Rechenzentren betrieben. Ihre gesamte Datensammlung ist selbstverständlich verschlüsselt und vor unbefugten Zugriff geschützt Folie: 1
Papierdokumente Wenn Sie über Dokumente in Papierform verfügen, können Sie diese einscannen, um in der Cloud gespeichert zu werden. Eingescannte Dokumente werden mittels OCR erkannt. Die OCR ist eine Erkennungs-Engine, d. h. es wird durchsuchbarer Text erzeugt. Im Archiv werden somit die Dokumente nach dem Volltext durchsuchbar. Im [accantum] Document-Warehouse gibt es die Möglichkeit, Formulare automatisiert erkennen zu lassen und eine Verschlagwortung von Dokumentattributen automatisch durchführen zu lassen. Folie: 2
Elektronische Dokumente Über Ihren Outlook-Account können Sie E-Mails archivieren und direkt aus dem Outlook auf archivierte E-Mails zugreifen bzw. nach E-Mails suchen. Der Inhalt des E-Mails wird im [accantum] Document- Warehouse abgelegt kann aber auch direkt vom Outlook- Account geöffnet werden. Über die Integration in den Windows Explorer können Sie vorhanden Dateien archivieren. Über Schnittstellen zu Drittsystemen (MS-Office, SAP ) können Dokumente direkt an das Archiv übergeben werden. Folie: 3
Indizieren Wenn Sie bei der Ablage Ihre Dokumente indexieren, finden Sie diese schnell wieder. Das heißt, ihrem Dokument werden bestimmte Felder zugewiesen, sogenannte Dokumentenattribute, nach denen man im Archiv gezielt suchen kann. Es gibt verschiedene Typen von Feldern, z. B. Textbox, Auswahlliste, Datum, etc. Mit dem [accantum] Document Manager lassen sich diese Felder automatisch befüllen. Folie: 4
Finden Im Webportal werden Dokumente so gespeichert, dass sie im Nachhinein leicht auffindbar sind. So werden diese mit Suchattributen versehen beispielsweise mit einer Dokumentennummer, dem Datum oder dem Kundennamen. Im Webportal gibt es eine benutzerfreundliche Suche (vergleichbar mit der Google-Suchfunktion). Es lassen sich Suchmuster definieren, um bestimmte Dokument(arten) schneller aufzufinden. Mit der Attributsuche oder der Suche in der Suche können Sie die Suchergebnisse verfeinern. Die Suchergebnisse werden in Ergebnislisten mit einer Dokumentenvorschau benutzerfreundlich angezeigt. Folie: 5
Scannen Das Dokument wird direkt in das Rechenzentrum gescannt Im Archivsystem können Regeln zur automatischen Verarbeitung und Ablage der gescannten Dokumente festgelegt werden. Am Scanner / MFP kann der Posteingang per Zielwahltaste bestimmt werden. Folie: 6
Upload Das Dokument wird über die Accantum Oberfläche in das Rechenzentrum hochgeladen : Die Verschlagwortung des Beleges erfolgt dann manuell. Der Windows Explorer wird mit dem gehostete Accantum verbunden. Folie: 7
Windows Integration Das Dokument wird mittels Explorer in das Rechenzentrum abgelegt Im Archivsystem können Regeln zur automatischen Verarbeitung und Ablage der übertragenen Dokumente festgelegt werden. Der Windows Explorer wird mit dem gehostete Accantum verbunden. Dateien die hier abgelegt werden, werden automatisch in das RZ übertragen / archiviert. Folie: 8
Technischer Überblick Das Dokument wird automatisiert an das Archiv übergeben, verschlagwortet, in der Datenbank indiziert und revisionssicher abgelegt Über den Webbrowser kann das Dokument bearbeitet werden MFP scannt das Dokument direkt auf das Kundenverzeichnis im RZ Folie: 9