Lösungsszenario Automatisierte Rechnungsverarbeitung Die Ausgangssituation Kaum ein Geschäftsprozess bietet so viel Optimierungs- und Einsparungspotenzial wie die Erfassung und Bearbeitung eingehender Rechnungen. Mühsam, zeitaufwändig und nicht selten fehlerhaft werden Daten von Hand erfasst und gebucht. An der Erfassung, Prüfung und Freigabe der Rechnungen sind in der Regel mehrere Mitarbeiter beteiligt. Fällt ein Mitarbeiter aus, bleiben die Rechnungen einfach liegen meist schon in den Fachabteilungen. Und: In dezentralen Organisationen braucht es oft mehrere Tage oder Wochen, bis einzelne Vorgänge in der Verwaltung erfasst und verbucht werden können. Ein weiterer Schwachpunkt ist die fehlende Transparenz des gesamten Bearbeitungsprozesses. Die Lösung Mit GFT inspire Invoice Processing rationalisieren und automatisieren Sie den gesamten Prozess der Rechnungsbearbeitung von der automatisierten Belegerfassung über die papierlose Verteilung, Weiterverarbeitung und Buchung relevanter Rechnungsdaten bis hin zur Zahlungsfreigabe. Sämtliche Prozesse werden zentral initiiert, gesteuert und überwacht, so dass Sie über jeden einzelnen Vorgang in Echtzeit informiert sind! Schluss mit der manuellen Datenerfassung Dokumentenklassifikation ohne manuelle Anpassung GFT inspire Invoice Processing arbeitet mit einer dokumentenunabhängigen, universellen Datenerfassungs- Software, die speziell für die Anforderungen nicht standardisierter Formate entwickelt wurde. Das System orientiert sich damit nicht allein an der spezifischen Dokumentenstruktur, sondern auch an der für Rechnungen typischen Terminologie. Eine manuelle Anpassung der vielen kreditorenspezifischen Rechnungsinformationen entfällt. Auch ein Vorsortieren vor dem Scanning oder das Aufkleben von Barcodes zur Dokumententrennung ist nicht notwendig! Rechnungserfassung in allen Formen und Formaten Mit GFT inspire Invoice Processing überwinden Sie Mediengrenzen! Auch Rechnungen in digitaler Form, sei es als Fax, E-Mail oder im Dateiformat können automatisiert verarbeitet werden. Es bedarf also keiner gesonderten Erfassung für papierlose Dokumente!
02 Automatisierte Rechnungseingangsverarbeitung Saubere Daten für eine sichere Buchung Alle relevanten Daten wie Rechnungsempfänger, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Kreditor, Nettound Bruttobeträge, Bezugsnebenkosten sowie komplette Positionstabellen etc. werden nach dem Scanning mit den Bestelldaten im ERP-System verglichen und auf Plausibilität, Konsistenz und Vollständigkeit geprüft. So prüft das System zum Beispiel, ob der Rechnungsbetrag zur Summe der Einzelposten passt und ob das Verhältnis von Mehrwertsteuer und Nettosumme richtig ist. Nicht sauber erkannte Zeichen, unplausible Daten, unvollständige Rechnungen sowie Liefer- und Bestellabweichungen werden automatisch zur manuellen Verifikation angezeigt. Mit Business Process Management zum optimierten Rechnungsprozess Einige Unternehmen greifen bereits auf Scanning- Lösungen zur Rechnungserfassung zurück. Die Prüfung, Freigabe und Buchung der Daten aber geschieht weiterhin auf herkömmliche Weise. Mit der integrierten Business Process Management Lösung von GFT entscheiden Sie sich für einen ganzheitlichen Lösungsansatz. Keine halben Sachen entscheiden Sie sich für eine Komplettlösung Einen erheblichen Mehrwert gegenüber herkömmlichen Systemen zur Rechnungserfassung bietet das Herzstück von GFT inspire Invoice Processing: die GFT Process-Suite. Der gesamte Prüfungs- und Freigabeprozess wird automatisiert von der Datenerfassung bis zur Buchung. Im Handumdrehen definiert: der Rechnungsworkflow Der GFT inspire Process-Designer wurde speziell für die einfache Definition komplexer Prozesse entwickelt. Den Rechnungsworkflow modellieren Sie über eine grafische Benutzeroberfläche im Handumdrehen durch Drag&Drop. In einem Zuge legen Sie einzelne Prozessschritte, Regeln, Plausibilitäten und Eskalationsszenarien mit Hilfe eines Assistenten fest ganz ohne Programmierkenntnisse! Somit muss nicht mehr jede Veränderung im Prozess von der IT vorgenommen werden. Die intuitiv gestaltete Oberfläche erlaubt auch Anwendern aus den Fachabteilungen eine einfache Definition von Prozessen!
Automatisierte Rechnungseingangsverarbeitung 03 Automatisierte Weiterverarbeitung nach klaren Regeln Im Anschluss an die elektronische Erfassung werden die Rechnungen papierlos und vollautomatisch nach von Ihnen klar festgelegten Regeln weitergeleitet. Die Prüfung und Freigabe erfolgt direkt am Bildschirm. Bleiben Rechnungen über einen definierten Zeitraum hinaus unbearbeitet, werden sie entweder zurück zum Auslöser oder aber an einen anderen Mitarbeiter geleitet. Nach Freigabe der Rechnung wird umgehend die Buchung im ERP-System ausgelöst. Dies erfolgt automatisch oder manuell durch einen autorisierten Benutzer. Auch einzelne Rechnungspositionen und Sammelrechnungen können mit GFT inspire Invoice Processing von einzelnen autorisierten Benutzern freigegeben und auf unterschiedliche Kostenstellen gebucht werden. Integriertes Reporting: Sie wissen jederzeit, was läuft. Die Process-Engine von GFT inspire Invoice Processing steuert und überwacht sämtliche Prozessschritte zentral und stellt Ihnen eine Monitoring-Ansicht und umfangreiche Reportings zu allen Vorgängen zur Verfügung in Echtzeit auf Basis sekundenaktueller Daten. Prozessoptimierung durch systematische Schwachstellenanalyse GFT inspire Invoice Processing erstellt kontinuierlich Berichte zu allen Rechnungsvorgängen, etwa zur Bearbeitungsdauer, zu Durchlaufzeiten, Eskalationen und vielen anderen Parametern. Mit diesem wachsenden Erfahrungsschatz und der Möglichkeit der einfachen Anpassung der Verarbeitungsregeln können Sie Ihren Rechnungsprozess kontinuierlich verbessern oder etwa an veränderte Rahmenbedingungen anpassen. Vom Papier zum Buchungssatz 1. Scannen 2. Aufbereitung der Daten 3. Archivieren 4. Freigabeprozess 5. Buchen im ERP sämtliche Eingangsdokumente Rechnungsklassifizierung Datenextraktionsabgleich Archiv Server Workflow-Server Dokumenten -ID TIFF G4 Report XML TIFF G4 XML-Archivserver XML
Automatisierte Rechnungseingangsverarbeitung 04 Alles auf einen Blick: das Rechnungseingangsbuch Sämtliche Rechnungsvorgänge werden übersichtlich dargestellt und können nach Kriterien Ihrer Wahl, wie etwa Kreditorenname, Betrag, Erfassungsdatum etc. sortiert werden. Sie sehen auf einen Blick den gesamten Cash-Flow. Mit einem Klick wird Ihnen die gesamte Prozesshistorie zu jedem einzelnen Vorgang in aller Ausführlichkeit angezeigt. GDPdU: revisionssichere Langzeitarchivierung Zur Aufbewahrung Ihrer gesamten Rechnungspost bietet GFT inspire Invoice Processing als Option ein GDPdU-konformes Archivsystem, das nach 15 Jahren konsequenter Weiterentwicklung allen Anforderungen an revisionssichere Langzeitarchivierung entspricht. Das sind Ihre Vorteile Automatisierte Datenerfassung Entlastung Ihres Personals von Routinearbeiten Saubere Daten für eine sichere Buchung in jegliches ERP-System Datenvalidierung durch Abgleich der Bestelldaten mit ERP- oder Warenwirtschaftssystemen Keine Barcodes oder Vorsortierung zur Dokumententrennung notwendig Einfache Nachbearbeitung unplausibler oder unleserlicher Daten Medienunabhängige Verarbeitung aller Rechnungseingänge (Post, Fax, E-mail oder Datei) Reporting und Controlling Echtzeitmonitoring für eine schnelle Status-Übersicht aller Rechnungsvorgänge Interaktives Rechnungseingangsbuch für ein optimales Cash-Flow-Management Möglichkeit zur kontinuierlichen Prozessverbesserung und -anpassung durch permanente Beobachtung der relevanten Größen Prüfungs- und Freigabeworkflow Einfache Modellierung des gesamten Rechnungsprozesses über eine grafische Benutzeroberfläche Enorme Beschleunigung des Prüfungs- und Freigabeprozesses durch komplette Automatisierung Vollständige Kontrolle über den Gesamtprozess durch zentrale Steuerung und Protokollierung aller Vorgänge Schnelle und zeitgerechte Bearbeitung aller Rechnungen, Vermeidung von Skontiverlusten Eskalationsszenarien bei Brüchen, Verzögerungen oder Manipulationen Wahlweise automatische Buchung ohne Benutzerinteraktion Automatische Dokumentation aller Verarbeitungsschritte
Automatisierte Rechnungseingangsverarbeitung 05 Der gesamte Prozess der Rechnungseingangsverarbeitung ist über eine grafische Benutzeroberfläche definiert und dokumentiert. Die Prüfung und Freigabe von Rechnungen erfolgt ganz einfach direkt am Bildschirm. Integrierte Reportings: Überprüfen und optimieren Sie den gesamten Rechnungsprozess (hier: Prozesslaufzeit in Minuten). Das interaktive Rechnungseingangsbuch bietet eine detaillierte Übersicht zu jedem einzelnen Rechnungsvorgang. Alle relevanten Rechnungsinformationen werden automatisch erfasst und für die Weiterverarbeitung bereit gestellt.
Business Benefits Schneller Return on Investment durch vollständige Prozessautomatisierung Zukunftssicherheit durch Kompatibilität mit allen bekannten ERP-Systemen Rechtssicherheit durch revisionssichere und GDPdU-konforme Archivierung Keine unkalkulierbaren Kosten bei Erhöhung der Rechnungsanzahl durch einfaches Lizenzmodell Schnelles und einfaches Auffinden von Rechnungen bei Steuerprüfungen Drastische Zeit- und Kostenersparnis durch Wegfall von Routinearbeiten Reduzierung der Kopier- und Lagerkosten durch Digitalisierung Kurze, einfache Projektierung durch den Einsatz von Standardtechnologien Investitionssicherheit durch Möglichkeit der Ausweitung auf die Verarbeitung des gesamten Posteingangs Verbesserte Liquiditätsplanung und optimales Cash-Flow-Management GFT Solutions ist eine hundertprozentige Tochter der GFT Technologies AG (GFT). GFT ist einer der führenden europäischen Anbieter für IT-Services, Software und Outsourcing. Unternehmen unterschiedlichster Branchen, die Geschäftsprozesse mit innovativen IT-Anwendungen zukunftsfähig gestalten möchten, bietet GFT innovative Lösungen, die eine schnelle und nachhaltige Differenzierung vom Wettbewerb ermöglichen. Gerne erläutern wir Ihnen in einem persönlichen Gespräch, wie auch Ihr Unternehmen zukünftig Zeit und Kosten sparen kann durch die vollständige Automatisierung der Bearbeitung eingehender Rechnungen. Wir freuen uns auf den Dialog! Rufen Sie uns an unter der kostenfreien Service-Hotline +49-800-497272448. Oder kontaktieren Sie uns per E-Mail unter solutions@gft.com. Mit mehr als 1.000 Mitarbeitern weltweit und langjähriger, umfassender Erfahrung ist GFT Ihr kompetenter Partner bei der Durchführung komplexer IT-Projekte. GFT Solutions GmbH Brooktorkai 1 20457 Hamburg Germany T +49 40 35550-0 F +49 40 35550-270 solutions@gft.com www.gft.com