smartdox connect for nav Die ECM Lösung für Microsoft Dynamics NAV und d.3ecm
smartdox connect for nav besteht aus den von edoc entwickelten Komponenten nav archivelink und nav content server d.3ecm. Das Lösungspaket wurde für alle Anwender von Microsoft Dynamics NAV und d.velop/d.3ecm geschnürt, um die Vorteile eines der führenden ERP Systeme mit einem der führenden ECM Systeme zu vereinen. Revisionssichere Archivierung und Dropzone Mit smartdox connect for nav können alle Dokumente, welche der Anwender in Microsoft Dynamics NAV erstellt, automatisch oder auch manuell revisionssicher im d.3ecm System archiviert werden. Der Anwender arbeitet dabei wie gewohnt in seiner ERP Umgebung während im Hintergrund auf dem Server die Archivierung der Dokumente im d.3ecm System durchgeführt wird. Dadurch wird der Arbeitsplatz des Anwenders nicht belastet, was verdeutlicht, dass für smartdox connect for nav nicht nur die Funktionalität, sondern auch die Performanceoptimierung im Vordergrund steht. Die automatische Erfassung von Papierdokumenten und externen Belegen mit Hilfe von Scannern, Barcodeverknüpfungen, automatischer Belegerkennung und Beleglesung sowie die Meldung von Dokumenten aus d.3ecm an Microsoft Dynamics NAV komplettiert den Archivierungsvorgang in d.3ecm und ermöglicht dem Anwender so den direkten Zugriff aus dem Microsoft Dynamics NAV Auftrag auf sämtliche zum Geschäftsvorfall gehörenden Dokumente. Selbstverständlich können nicht nur Ausgangsbelege (z. B. Auftragsbestätigungen, Ausgangsrechnungen, Lieferscheine, Journale, OP-Listen, Word-Briefe, Gehaltsabrechnungen etc.) im d.3ecm System abgelegt werden. Auch sämtliche Eingangsdokumente bzw. externe Dokumente (z. B. Angebote, Kalkulationen, E-Mails, Zertifikate etc.) können gleichlautend über Microsoft Dynamics NAV in d.3ecm archiviert werden. Eine komfortable Ablagefläche, die sogenannte ECM DropBox, ermöglicht dem Anwender eine äußerst einfache Möglichkeit via Drag & Drop diese Dokumente über die gewohnte Oberfläche im ERP System abzulegen. Die Ablage im d.3ecm System erfolgt anschließend wie gewohnt auf dem Server, so dass kein ECM Client für die Ablage von Dokumenten erforderlich ist. Archivierung über die Dropzone (ECM DropBox) smartdox connect for nav Stand: Oktober 2016 Seite 2 von 5
Suche und Anzeige Der Aufruf von Dokumenten kann einfach und direkt aus der Oberfläche von Microsoft Dynamics NAV erfolgen. Der Einsatz eines ECM Clients ist hierfür nicht erforderlich. Der Zugriff auf alle dem Geschäftsvorfall zugeordneten Dokumente, auch wenn diese nicht über Microsoft Dynamics NAV archiviert wurden, kann direkt aus dem ERP System erfolgen, ohne die Aktenstruktur des d.3ecm Systems zu kennen oder einen ECM-Client zu benötigen. Darüber hinaus bietet smartdox connect for nav innerhalb der Benutzeroberfläche des ERP Systems eine systemübergreifende Dokumentensuche. Sämtliche Dokumente, welche im ERP System bekannt sind oder sich ausschließlich im d.3ecm System befinden, können aus der gewohnten Benutzeroberfläche heraus gesucht und angezeigt werden. Die Unterstützung des flexiblen und kundenspezifischen Aktenplans des d.3ecm Systems steht bei der systemübergreifenden Dokumentensuche mit Hilfe eines d.3 smart clients zur Verfügung. Eine Suche direkt im d.3ecm System, auch ohne Microsoft Dynamics NAV (NON-NAV Zugriff), ist wie gewohnt über die bekannten d.3ecm Integrationen (d.3one in Microsoft Outlook, d.3one in Microsoft Office, d.3 mobile etc.) bzw. einen d.3 smart client jederzeit möglich. Auch der flexible und kundenspezifische d.3 Aktenplan wird dabei integriert. Komfortable Administration und performanter Datentransfer Die Einstellung zur Archivierung und zur Verschlagwortung bzw. Indizierung von Dokumenten im d.3ecm System findet innerhalb einer zentralen und sehr einfach strukturierten Oberfläche in Microsoft Dynamics NAV statt. Weiterführende d.3ecm Kenntnisse sind hierfür nicht erforderlich, so dass die Archivierung weiterer Dokumentarten inkl. Verschlagwortung jederzeit eigenständig durch den Kunden eingerichtet werden kann. Dokumentenanzeige aus Microsoft Dynamics NAV smartdox connect for nav Stand: Oktober 2016 Seite 3 von 5
Periodische oder einmalige Reindizierungsprozesse (z. B. wenn Attribute bei der ersten Archivierung vergessen wurden) oder Nachindizierungs- und Nacharchivierungsläufe (z. B. alle Ausgangsrechnungen bis zur letzten Betriebsprüfung sollen archiviert und indiziert werden) können direkt durch den Kunden im Microsoft Dynamics NAV System eigenständig verwaltet und eingestellt werden. Damit entfällt der Bedarf an externen Dienstleistungen. Ablauf gewährleistet ist. Hierdurch ist sowohl eine erhöhte Betriebssicherheit und Betriebsstabilität als auch die Minimierung möglicher Fehlerquellen gewährleistet. Das zentrale in Microsoft Dynamics NAV befindliche ECM Cockpit zur Anzeige und Überwachung sämtlicher ECM Vorgänge rundet das Produkt smartdox connect for nav ab. Ihre Vorteile im Überblick Zentrales ECM Cockpit Dateioperationen (z. B. mit.jpl oder.upd Dateien und hostimport Verfahren) gehören der Vergangenheit an. Die Kommunikation zwischen Microsoft Dynamics NAV und dem d.3ecm System erfolgt über den nav content server d.3ecm, welcher keine eigene Verwaltung benötigt und lediglich im Arbeitsspeicher eines d.3 service servers läuft. Die Kommunikation erfolgt über SOAP und entsprechende Webservices, so dass ein transparenter und synchroner Revisionssichere Archivierung aller NAV Ausgangsbelege Verwaltung und Verknüpfung von Eingangsbelegen Zugriff von NON-NAV Arbeitsplätzen auf ERP Belege durch (Nach) Indizierung im ECM System direkt aus NAV Zugriff aus der ERP Oberfläche auf NON-NAV Belege durch Rückverknüpfung aus dem ECM System Suche von Dokumenten sowohl im NAV System als auch aus dem NAV Client im ECM System ohne ECM Client Schnelle und einfache Implementierung durch NAV integrierte Administration Eigenständige Konfiguration durch den Kunden bzw. den NAV Systemadministrator Erhöhte Betriebssicherheit und stabilität durch synchrone Datenkommunikation Zentrales ECM Cockpit innerhalb von NAV smartdox connect for nav Stand: Oktober 2016 Seite 4 von 5