Berichte aus der Betriebswirtschaft Karl-Heinz Dieser Projekt Telearbeit Home-Office in IT-Projekten Shaker Verlag Aachen 2006
Bibliografische Information der Deutschen Bibliothek Die Deutsche Bibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.ddb.de abrufbar. Copyright Shaker Verlag 2006 Alle Rechte, auch das des auszugsweisen Nachdruckes, der auszugsweisen oder vollständigen Wiedergabe, der Speicherung in Datenverarbeitungsanlagen und der Übersetzung, vorbehalten. Printed in Germany. ISBN-10: 3-8322-5145-6 ISBN-13: 978-3-8322-5145-1 ISSN 0945-0696 Shaker Verlag GmbH Postfach 101818 52018 Aachen Telefon: 02407 / 95 96-0 Telefax: 02407 / 95 96-9 Internet: www.shaker.de E-Mail: info@shaker.de
- M a n u s k r i p t - PROJEKT TELEARBEIT - Home-Office in IT Projekten - Autor: Karl-Heinz Dieser Panroder Strasse 42 65510 Hünstetten Telefon: 06126 990871 mobil: 0174 3102384 e-mail: karl-heinz@dieser.de Hünstetten, 19. April 2006
Seite - 2 - VORWORT Die aktuelle Diskussion der Telearbeit wird geprägt durch Schlagworte wie Informationsgesellschaft, Dienstleistungsgesellschaft, Internet oder auch Virtuelle Unternehmen. Aber auch Begriffe wie elearning oder Tele-Learning sind heutzutage keine Fremdworte mehr. Hierin kommt zum Ausdruck, welche neue Gestaltung in unserer Gesellschaft in Zukunft zu erwarten ist. Deutlich wird, daß der Trend zur Informalisierung alle Bereiche des Lebens beeinflußt. Innerhalb der Arbeitsbeziehungen zeichnet sich die Entwicklung zu einer Intensivierung der Telearbeit ab. War die Telearbeit früher ausschließlich ein Gegenstand von wissenschaftlichen Abhandlungen, so zeigt sich heute, daß die Telearbeit auf eine vielfältige Resonanz gestoßen ist. Viele Unternehmen stellen sich die Frage, ob es sich lohnt, die Arbeitsorganisation entsprechend zu ändern. Gefordert sind aber auch Betriebsräte, die mit Wünschen nach Telearbeit seitens des Management bzw. seitens der Arbeitnehmer konfrontiert werden. Das folgende Buch hat sich daher die Aufgabe gestellt, Organisationsfolgen der Telearbeit, die unternehmensbezogenen, gesellschaftlichen und volkswirtschaftlichen Aspekte sowie Chancen aber auch Risiken darzustellen und zu erläutern. Ein weiterer Betrachtungspunkt bildet das Thema Tele-Learning, das in der heutigen Zeit eine immer größere Rolle spielt. Die kontroverse Betrachtung der Telearbeit schließt dieses Kapitel ab. Die Telearbeit bietet ein riesiges Potential an humanen wie ökonomischen Effizienzverbesserungen. Dies bedeutet, daß gerade der wirtschaftliche Erfolg eines Unternehmens nachhaltig gestärkt und ausgebaut werden kann. Darüber hinaus ermöglicht die Telearbeit die Option, daß die Beschäftigten eine hohe Autonomie bezüglich ihrer Arbeitsorganisation erhalten. Damit wird deutlich, daß die Telearbeit sowohl die Interessen der Arbeitnehmer als auch die des Betriebes berücksichtigt. Es bestehen jedoch auch riesige Fehlerpotentiale, die im Zusammenhang mit der Einführung und Organisation von Telearbeit auftreten können. Diese haben zur Konsequenz, daß die vermeintlichen Vorteile der Telearbeit zunehmend geschmälert werden kann. Um Fehler zu reduzieren bedarf es einer ausreichenden Informationsbasis. Dieses Buch soll als Informationsbasis dienen und richtet sich an Personalleiter, Projektleiter, Professoren, Studenten und an alles, die sich für Telearbeit interessieren oder sie in ihrem Unternehmen einführen wollen.
Seite - 3 - DANKSAGUNG DES AUTORS An dieser Stelle bietet sich mir nun die Gelegenheit all jenen zu danken, die mich bei der Erstellung meines Buches unterstützt haben. Ebenso danke ich allen, mit denen ich an den verschiedensten Projekten gearbeitet habe, für ihre Anregungen und die konstruktive Zusammenarbeit. Für eine erfolgreiche Arbeit ist immer auch ein entsprechendes Umfeld erforderlich. Daher gilt mein Dank allen Kollegen und Vorgesetzten, die mich bei der Erstellung dieses Buches unterstützten. Meinen besonderen Dank gilt an dieser Stelle auch meinem Lektor, Herr Dr. Matthias Starke, der unermüdlich auf der Suche nach dem richtigen Verlag war und mich mit Rat und Tat unterstützt hat. Schließlich gebührt meinen Freunden großer Dank, die mir meinen Weg durch ihre kontinuierliche Unterstützung erst möglich gemacht haben. Zu guter Letzt danke ich meiner Frau Bärbel Blum-Dieser für ihre Geduld und Unterstützung, in guten wie in schlechten Zeiten. Und auch für die vielen leckeren Eisbecher, die mich in der Schreibphase immer wieder auf s Neue inspiriert haben. Hünstetten, im August 2006 Karl-Heinz Dieser
Seite - 4 - INHALTSVERZEICHNIS Vorwort 2 Danksagung des Autors 3 Inhaltsverzeichnis 4 Abkürzungsverzeichnis 13 Abbildungsverzeichnis 17 Tabellenverzeichnis 19 1 Einleitung 22 1.1 Ausgangssituation 22 1.2 Aufbau dieses Buches 24 2 Definition, Formen, Entwicklungsgeschichte, Vertragsformen, Organisationsformen und Potentiale der Telearbeit 27 2.1 Was ist Telearbeit überhaupt? 27 2.2 Begriffsabgrenzung - Telearbeit 27 2.3 Definition der Telearbeit 29 2.4 Vertragsformen der Telearbeit 31 2.4.1 Der Telearbeiter als Arbeitnehmer 31 2.4.2 Der Telearbeiter als arbeitnehmerähnliche Person 33 2.4.3 Der Telearbeiter als Heimarbeiter 34 2.4.4 Der Telearbeiter als Selbstständiger 35 2.5 Organisationsformen der Telearbeit 36 2.5.1 Reine Teleheimarbeit 37 2.5.2 Satellitenbüros 37 2.5.3 Nachbarschaftsbüros und Telezentren 38 2.5.4 Alternierende Telearbeit 39 2.5.5 Mobile Telearbeit 41 2.5.6 Guerilla Telearbeit 42 2.5.7 Virtuelle Unternehmen 42 2.6 Die Entwicklungsgeschichte der Telearbeit 43
Seite - 5-2.6.1 Der Ursprung der Telearbeit in den USA 43 2.6.2 Die Entwicklung der Telearbeit in Deutschland 45 2.7 Potentiale und Realisierungsgrad der Telearbeit 47 2.8 Nutzen und mögliche Nachteile der Telearbeit 53 2.8.1 Vorteile für das Unternehmen 53 2.8.2 Vorteile für den Mitarbeiter 54 2.8.3 Vorteile für die Gesellschaft 55 2.8.4 Mögliche Nachteile für das Unternehmen 55 2.8.5 Mögliche Nachteile für den Arbeitnehmer 56 2.8.6 Mögliche Nachteile für die Gesellschaft 56 2.9 Zusammenfassung und Bewertung 57 3 Unternehmensbezogene Aspekte der Telearbeit 60 3.1 Organisatorische Aspekte der Telearbeit 60 3.1.1 Die Rahmenbedingungen für Telearbeit 63 3.1.1.1 Kommunikation 64 3.1.1.2 Führung 71 3.1.1.3 Die technischen Rahmenbedingungen 74 3.1.2 Anforderungen an Führung und Mitarbeiter 75 3.2 Technische Aspekte der Telearbeit 77 3.2.1 Grundlagen der Gestaltung von Telearbeitsplätzen 77 3.2.1.1 Technische Ausstattung von Telearbeitsplätzen 77 3.2.1.2 Aufgaben- und Organisationsbezogene Technikausstattung 79 3.2.2 Hardwareausstattung 82 3.2.3 Telekommunikationsausstattung 82 3.2.4 Software und Dienste 83 3.2.5 Groupware-Anwendungen 84 3.2.5.1 E-Mail 85 3.2.5.2 Desktop-Videokonferenz-Systeme 85 3.2.5.3 Microsoft Outlook 86 3.2.5.4 Bulletin Board Systeme 86 3.2.5.5 Call Manager 87 3.2.6 Kommunikationstechnologien 87 3.2.6.1 DSL - Entwicklungstrends der IuK Technologien 92
Seite - 6-3.2.6.2 DSL - Breitbandige Zugangstechnologien 93 3.2.6.3 Glasfaser 95 3.2.6.4 Satellitensysteme 96 3.2.7 Ergonomische Gesichtspunkte 96 3.2.8 Einrichtung einer Problem-Hotline 97 3.3 Rechtliche Aspekte der Telearbeit 98 3.3.1 Die rechtlichen Rahmenbedingungen 100 3.3.2 Arbeitsrechtliche Einordnung 101 3.3.2.1 Arbeitnehmer 102 3.3.2.2 Heimarbeiter 104 3.3.2.3 Arbeitnehmerähnliche Person 106 3.3.2.4 Selbständiger 107 3.3.3 Individualrechtliche Aspekte der Telearbeit 108 3.3.4 Anwendbarkeit kollektivrechtlicher Regelungen bei der Telearbeit 109 3.3.5 Telearbeit und Sozialversicherungsrecht 111 3.3.6 Interessenspezifische Beurteilung der Telearbeit 112 3.3.7 Rechtsstatus der Telearbeiter 113 3.3.7.1 Art der Vertragsgestaltung 114 3.3.7.2 Inhalte der rechtlichen Vereinbarungen 114 3.3.7.3 Haftung und Versicherungsschutz 116 3.3.7.4 Zugangsrecht zum häuslichen Telearbeitsplatz 117 3.3.8 Datenschutz 118 3.3.9 Datensicherheit 122 3.3.10 Arbeitszeit 122 3.3.11 Freiwilligkeit und Rückkehroption 123 3.3.12 Datenschutzaßnahmen am Telearbeitsplatz 123 3.4 Betriebswirtschaftliche Aspekte der Telearbeit 125 3.4.1 Quantitative Kosten und Nutzen der Telearbeit 126 3.4.2 Qualitative Nutzenpotentiale der Telearbeit 127 3.4.3 Neue Büroraumkonzepte: Telearbeit und Desk-Sharing 128 3.4.3.1 Entwicklungstrends in der Organisationsstruktur 129 3.4.3.2 Welches Büro ist das Richtige? 129 3.4.3.3 Organisatorische Aspekte des Desk-Sharings 130 3.4.3.4 Die organisatorische Umsetzung des Desk-Sharings 130
Seite - 7-3.4.3.5 Akzeptanz schaffen bisher noch ein schwieriges Thema 131 3.4.4 Die Kosten-Nutzen-Analyse 133 3.4.4.1 Beispielrechnung für Unternehmen 133 3.4.4.2 Beispielrechnung für Telearbeiter 135 3.5 Soziale Aspekte der Telearbeit 136 3.5.1 Das private Umfeld 138 3.5.2 Das berufliche Umfeld 139 3.6 Telearbeit und Porters Five Forces 140 3.6.1 Rivalität innerhalb der Branche 141 3.6.2 Marktmacht der Lieferanten 142 3.6.3 Marktmacht der Kunden 142 3.6.4 Neue Marktteilnehmer 142 3.6.5 Substitute 143 3.7 Zusammenfassung und Bewertung 144 4 Gesellschaftliche Aspekte der Telearbeit 148 4.1 Arbeitsmarkt- und strukturpolitische Aspekte der Telearbeit 148 4.2 Ökologische Aspekte der Telearbeit 154 4.3 Auswirkungen auf die Verkehrsentwicklung 156 4.4 Telearbeit aus dem Blickwinkel spezieller gesellschaftlicher Gruppen 159 4.5 Gesellschaftliche Aspekte 160 4.6 Gesellschaftliche Daten zur Telearbeit 162 4.6.1 Akteure und Projekte 163 4.6.2 Politische Initiativen zur Telearbeit 164 4.6.2.1 Europäische Initiativen 164 4.6.2.2 Initiativen des Bundes 166 4.6.2.3 Initiativen einiger Bundesländer 168 4.6.2.4 Kommunale und regionale Initiativen 169 4.7 Soziodemographische Zusammensetzung der Telearbeiter in der EU 171 4.7.1 Geschlecht 171 4.7.2 Alter 171 4.7.3 Bildungsstand 171 4.8 Die Wissensgesellschaft 172 4.9 Zusammenfassung und Bewertung 173
Seite - 8-5 Leitfaden zur Einführung von Telearbeit 178 5.1 Einführung von Telearbeit 178 5.2 Qualifizierungsbedarf 179 5.3 Bewertung des Pilotversuchs 181 5.4 Vorgehensmodelle zur Einführung von Telearbeit 181 5.4.1 Erläuterung der Vorgehensmodelle 183 5.4.1.1 Phasen- und Wasserfallmodell 185 5.4.1.2 Prototyping 187 5.4.1.3 Evolutionärer Ansatz 188 5.4.1.4 Spiralmodell 189 5.4.1.5 Clustermodell 190 5.4.1.6 Der Transformations-Ansatz 190 5.4.1.7 Code-and-fix -Ansatz 191 5.4.2 Vorgehensmodell für Telearbeit, eine Definition 191 5.4.3 Vorgehensstrategien zur Einführung von Telearbeit 192 5.4.4 Die Strategie vorhandener Vorgehensmodelle als Referenzmodell 193 5.4.4.1 Phase 1: Vorbereitung 194 5.4.4.2 Phase 2: Vorstudie 195 5.4.4.3 Phase 3: Pilotprojektgestaltung 196 5.4.4.4 Phase 4: Umsetzung 199 5.4.4.5 Phase 5: Erfolgskontrolle 200 5.4.4.6 Phase 6a: Ausweitung 200 5.4.4.7 Phase 6b: Scheitern der Telearbeit: Der Weg zurück 201 5.4.5 Die Strategie des Wasserfallmodells 201 5.4.6 Die Strategie des Prototyping 202 5.4.7 Die Strategie des evolutionären Ansatzes 202 5.4.8 Die Strategie des Spiralmodells 203 5.4.9 Die Strategie des Clustermodells 204 5.4.10 Die Strategie des Code-and-fix -Ansatzes 204 5.4.11 Initiative zur Einführung (Initialisierung) 207 5.5 Zusammenfassung und Bewertung 208 6 Analyse der Anwendbarkeit von Telearbeit in IT Projekt-Teams 211 6.1 Definition der Begriffe Projekt und Projektmanagement 212
Seite - 9-6.2 Definition des Begriffes Team 213 6.3 Projektmanagement 213 6.4 Auswertung der schriftlichen Befragung 214 6.4.1 Verständnis von Telearbeit 214 6.4.2 Gründe für die Einführung von Telearbeit 217 6.4.3 Befürchtete Nachteile der Telearbeit 218 6.4.4 Technische Aspekte, Kommunikation und Kostenverteilung 220 6.4.5 Kommunikation zwischen Mitarbeiter und dem Arbeitgeber 222 6.5 Arbeits- und sozialrechtliche Betrachtung 224 6.6 Durchführung der IST-Analyse 224 6.7 Durchführung der SWOT Analyse 225 6.8 Zusammenfassung und Bewertung 228 7 Telearbeit - Chancen für den deutschen Arbeitsmarkt 232 7.1 Situation auf dem deutschen Arbeitsmarkt 232 7.2 Telearbeit Chancen für den deutschen Arbeitsmarkt 237 7.2.1 Behinderte 238 7.2.2 Frauen 243 7.2.3 Mütter mit kleinen Kindern 244 7.2.4 Strafgefangene 246 7.2.5 Gewerkschaften 247 7.3 Zusammenfassung und Bewertung 248 8 Telearbeit kontovers betrachtet 251 8.1 Die zeitliche Dimension der Telearbeit 251 8.2 Die Eignung von Tätigkeiten für Telearbeit 252 8.3 Elektronische Selbstbedienung / Unbezahlte Teletätigkeit 254 8.4 Die Zukunft von Telearbeitsplätzen 255 8.5 Organisation von Arbeit und Leben 257 8.6 Kommunikation und Informationsbeschaffung 258 8.7 Steigerung der Flexibilität 261 8.8 Steigerung der Produktivität 262 8.9 Arbeitskräftepotential und Fluktuation 263 8.10 Das Befinden der Telearbeiter 264 8.11 Telearbeit und der Arbeitskraftunternehmer 266
Seite - 10-8.12 Flexibilisierung der Arbeitszeit und Teilzeit bei Telearbeit 270 8.13 Zusammenfassung und Bewertung 271 9 Tele Learning 276 9.1 Einleitung 276 9.2 Das Neue am Lernen 276 9.3 Der Begriff Telelernen 277 9.4 Der Begriff Telemedien 278 9.5 Eigenschaften von Telemedien 279 9.6 Weiterbildung mit Telemedien: Begriffe und Definitionen 279 9.6.1 Tele-Tutor 280 9.6.2 Tele-Coach 281 9.6.3 Tele-Trainer 282 9.6.4 Kurs-Designer 284 9.6.5 Curriculums Entwickler 284 9.6.6 Kursprogrammierer 284 9.6.7 Screen-Designer 284 9.7 Bekannte Formen des Telelernens 285 9.8 Charakteristika einer Lernsituation 285 9.9 Verschiedene Kommunikationsarten 285 9.10 Vorteile des Tele-Learnings 286 9.11 Nachteile des Tele-Learnings 286 9.12 Potentiale von Tele-Learnings 287 9.13 Zusammenfassung und Bewertung 287 10 Checklisten 291 Checkliste 1: Welche Aufgaben eigenen sich für Telearbeit 291 Checkliste 2: Merkmale telearbeittauglicher Personen 292 Checkliste 3: Kriterien für telearbeittauglicher Tätigkeiten 293 Checkliste 4: Verhaltensregeln zum Datenschutz 294 Checkliste 5: Maßnahmen 295 Checkliste 6: Persönliche Eignung zum Telemanager 296 Checkliste 7: Planung eines erfolgreichen Arbeitstages 297 Checkliste 8: Kosten für die technische Ausrüstung 298 Checkliste 9: Anforderungen an höher qualifizierte Tätigkeiten 299
Seite - 11 - Checkliste 10: Persönliche Eigenschaften 300 Checkliste 11: Bewertung der Mitarbeiter 301 Checkliste 12: Regelungspunkte einer Telearbeits-Betriebsvereinbarung 303 Checkliste 13: Eignet sich das Unternehmen für Telearbeit? 304 Checkliste 14: Einführung von Telearbeit 305 Checkliste 15: Eignen sich die Arbeitsinhalte für Telearbeit? 306 Checkliste 16: Allgemeine Ausstattung für Telearbeitsplätze 307 Checkliste 17: Vor der Einführung von Telearbeit 308 Checkliste 18: Vor der Einführung von Telearbeit 310 Checkliste 19: Checklisten zu IuK-Technologieanforderungen 312 Checkliste 20: Checkliste Betriebsvereinbarung 314 Checkliste 21: Wahl des geeigneten Arbeitszimmers 315 Checkliste 22: Checkliste zur Telearbeitseinführung für Unternehmen 316 Checkliste 23: Bin ich ein Typ für die Telearbeit? 319 Checkliste 24: Bereit für Telearbeit? 320 Checkliste 25: Software-Ergonomie 322 Checkliste 26: PC-Checkliste 323 Checkliste 27: Eckpunkte einer Betriebsvereinbarung 324 Checkliste 28: Übersicht der Nutzeneffekte der Telearbeit 325 Checkliste 29: Schriftliche Regelungen mit den Beschäftigten 326 Checkliste 29: Persönliche Eignung für Telearbeit 327 Checkliste 30: Können Sie entspannen? 328 Anhang 330 Anhang 1: Kosten für einen Telearbeitsplatz 330 Anhang 2: Kosten für einen Büroarbeitsplatz 331 Anhang 3: Vor- und Nachteile der Telearbeit 332 Anhang 4: Einleitung Anschreiben 334 Anhang 5: Fragebogen zum Thema Telearbeit 335 Anhang 6: Betriebsvereinbarung zur "Telearbeit" 339 Anhang 7: Ergänzung zum Arbeitsvertrag 343 Anhang 8: Verpflichtungserklärung Datengeheimnis gemäß 5 BDSG 346 Anhang 9: k.o. - Kriterien 347 Literaturverzeichnis 349
Seite - 12 - Weitere nützliche Links 362 Internet-Adressen für Frauen 362 Internet-Adressen für Existenzgründer 362 Ausbildungsstellen 362 Tele-Learning 363 Internet-Adressen für Arbeitssuchende 364 Internet-Adressen zur Telearbeit 364 Organisationen und Verbände - National 365 Politische Institutionen 365 Organisationen und Verbände - International 366 Allgemeine Informationsquellen zur Europäischen Union 366 Index 367